TEMA 7. IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN...........

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TEMA 1. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACION

LA EMPRESA EN LA SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO

Definición de sistema: Conjunto de elementos interrelacionados según las normas de cierta

estructura, que persiguen la consecución de uno o más objetivos comunes.
Si los sistemas de relacionan con su entorno, se denominan abiertos.

La empresa es un sistema abierto, pues se relaciona con su ambiente mediante inputs de

materia prima y outputs resultantes del proceso de transformación realizado.

Entre los distintos inputs del sistema empresarial pueden mencionarse las influencias que
ejerce el entorno.
1. Entorno específico, constituido por aquellos elementos que afectan más directamente a la
empresa (consumidores, proveedores, competidores, etc).
2. Entorno general, que influye a su vez en el entorno específico, y por donde la sociedad de
la información se infiltra poco a poco en la empresa.

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

Todo sistema se puede dividir en subsistemas. Dado que la empresa se comporta como un
sistema, es posible fragmentar sus partes en subsistemas interrelacionados:
- Comercial
- Operaciones
- Financiero
- De personal
- Directivo
- De información

Enfoques sobre el sistema de información

1. Enfoque clásico de la dirección: Considera la organización como una máquina en la que lo
importante es la gestión de los flujos reales (materia prima, productos,..) y que de manera
determinista es controlable por la dirección. En este modelo el sistema de información es
utilizado como simple herramienta de control.

2. Enfoque sociotécnico: Representa la organización como un sistema compuesto por cinco

subsistemas:
- Directivo
- Tecnológico
- Social
- Estructural
- Cultural
El sistema de información puede ubicarse en el subsistema técnico. En este enfoque, al
sistema de información se le da tanta importancia como al resto de los subsistemas que
constituyen la organización

3. .Enfoque sistémico: Un sistema de información está formado por un conjunto de elementos

integrados e interrelacionados que persiguen el objetivo de capturar, depurar, almacenar,
recuperar, actualizar y tratar datos para proporcionar, distribuir y transmitir información.

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Definición de Dato: Conjunto de caracteres expresados en un determinado sistema de
codificación que representa un hecho o concepto.

Información: Dato o conjunto de datos

Cuando la empresa domina el paso de dato a información, se transforman los procesos de

toma de decisiones, la estructura de la organización y la forma en que se realizan las tareas. El
siguiente paso que se debe de dar es la creación y difusión de conocimiento.

Objetivos y características del sistema de información

Las empresas no gestionan adecuadamente su sistema de información. Para poder hacerlo
deben:
1. Ser conscientes de su existencia
2. Conocer los objetivos básicos de todo sistema de información que son:
 Suministrar a los distintos niveles de la dirección la información necesaria para la
planificación, control y la toma de decisiones.
 Colaborar en la consecución de los objetivos de la empresa, apoyando la
realización y coordinación de las tareas operativas.
 Extraer ventajas competitivas de su entorno

Para asegurar que el sistema de información de la empresa realmente dé soporte a la

consecución de estos objetivos básicos, la empresa debe realizar una adecuada definición y
planificación del mismo antes de su implantación, teniendo en cuenta que el sistema de
información debe basarse en los objetivos definidos por la empresa y, por tanto, en las
estrategias definidas para alcanzar dichos objetivos; y que su diseño debe adaptarse a las
circunstancias específicas, necesidades y recursos de la empresa.
Para cumplir eficientemente con los objetivos señalados, todo sistema de información deberá
contar con ciertas características principales:
 Fiable: Que proporcione información de calidad.
 Selectivo: Información necesaria para el objetivo asignado
 Relevante:
 Oportuno: Información en el tiempo que se necesita
 Flexible: Para adaptar el sistema a las necesidades de la empresa.

Los sistemas de información sólo serán de utilidad mientras no se supere su alcance, que se
define en función de los datos que se puedan obtener, del coste de obtenerlos, depurarlos,
almacenarlos, procesarlos y recuperarlos y del valor que tenga para el usuario la información
de salida generada. El sistema de información será de utilidad mientras el valor de la
información de salida proporcionada por el sistema supere al coste de obtenerla.

PAPEL DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA DE

INFORMACIÓN

Sistema de información: Sistema integrado usuario-máquina para proveer información que

apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una
empresa. El usuario y las tecnologías de la información forman un sistema combinado donde
se obtienen resultados por interacción de ambos. El usuario se encarga de la entrada de datos
al sistema, de especificar las instrucciones de operación y de hacer uso de la información de
salida.

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Motivos para la implantación en la empresa de un sistema de información basado en las
actuales tecnologías de la información

1. Los propiciados por las fuerzas tecnológicas y que presionan la oferta de tecnologías de la
información. La presión de la oferta, por parte de las fuerzas tecnológicas, se debe al gran
desarrollo tecnológico, reducción incesante de precios con mejoras simultáneas en la
capacidad de proceso y memoria, aumento de la diversidad en la oferta tecnológica,
proliferación de las aplicaciones, mejoras en la distribución, servicio de calidad creciente y
posibilidad de adaptación de los equipos a medida de cada cliente.

2. Los impulsados por las fuerzas económicas y que originan una demanda de tecnologías de
la información. La necesidad de incorporar tecnologías de la información viene dada por la
búsqueda de mayor productividad, competitividad y calidad, por la necesidad de renovación
continua, explosión de los mercados globales y personalizados, la orientación al cliente, el
aumento de la complejidad por el incremento de la incertidumbre en la toma de decisiones,
necesidad de respuestas rápidas y flexibilidad demandada por el mercado. Pero uno de los
mayores detonantes es la visibilidad de la capacidad de innovación y diferenciación que estas
tecnologías brindan frente a la competencia. Pero no todo es positivo, por ejemplo, la mejora
de productividad de las tareas administrativas es en muchos casos muy inferior a lo
inicialmente previsto, o los gastos de operación del sistema se incrementan sin cesar. Estos
problemas, radican en la forma en la que las empresas hacen uso del “nuevo” sistema de
información o en la manera en que la organización se adapta a las nuevas tecnologías de la
información. Son las pymes y las empresas en fase de desarrollo, las que se encuentran en
mejor situación de abordar con éxito el diseño e implantación de un sistema de información
tal como el que se describe. Se debe a:

- La mayor importancia que se otorga en las pymes a las áreas de comercial y producción,
relegándose a un segundo plano el resto de los aspectos de gestión de la empresa.
- Que carecen de lastre histórico. Hay pocas decisiones en el pasado que les condicionan el
presente.
- Que la menor dimensión de la pyme propicia un menor tiempo de diseño en implantación
del sistema de información, con lo que se observan más rápidamente los beneficios y mejoras
en la gestión que en organizaciones más complejas y con culturas más arraigadas.

Entre los principales problemas a los que se deben enfrentar las pymes para la implantación
de un sistema de información complejo se encuentran la falta de formación del personal, la
poca capacidad de ahorro necesario para las altas inversiones que podrían implicar y la
dificultad que experimentan para llevar a cabo planes a largo plazo.

SISTEMA DE INFORMACIÓN Y NIVELES DE DECISIÓN

El primer gran objetivo de todo sistema de información consiste en suministrar a los distintos
niveles de la dirección la información necesaria para la planificación, el control y la toma de
decisiones. Esta se pueden diferenciar en:

A. Decisiones estructuradas, que son aquellas en las que se pueden definir reglas y
procedimientos de decisión preestablecidos. Fáciles de automatizar mediante
aplicaciones informáticas, ya que las variables que intervienen en ellas son conocidas
y repetitivas.

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 B. Decisiones no estructuradas, que no son repetitivas y no poseen reglas de decisión
predefinidas. Las reglas de decisión deben ser creadas para cada ocasión. Requieren
cierto grado de intuición y sentido común. El papel del sistema de información aquí
sería de apoyo al decisor. Ejemplos, fusión de empresas.

Decisiones en cada uno de los niveles de decisión

-Nivel estratégico: Involucran el largo plazo, presentan alto riesgo e implican un proceso
complejo de toma de decisión. Debido al cambio continuo del entorno, resultan decisiones
mayoritariamente innovadoras, creativas, no rutinarias, y no estructuradas
- Nivel operativo: Corto plazo, con riesgo bajo y reducida complejidad en los problemas a
resolver. Decisiones repetitivas, rutinarias y de elevada estructuración. Suele basarse en
fórmulas de gestión de inventarios mecanizables.
-Nivel táctico: Sus características se sitúan entre las del nivel estratégico y las del Operativo.

Consecuencias de la distinta naturaleza de las decisiones

- La toma de decisiones será distinta en cada uno de los niveles
- La toma de decisiones en el nivel operativo suele ser interna.
- En el nivel estratégico, en su mayor parte, externa y, por tanto, de más difícil acceso.
- Las decisiones son normalmente estructuradas, no estructuradas o semiestructuradas,
según se trate de decisiones operativas, tácticas o estratégicas..
Se pueden encontrar los tres grados de estructuración en todos y cada uno de los niveles
de decisión.

Sistema de información para el nivel operativo

Consta de un sistema de procesamiento de transacciones, de informes y de consultas. Las
decisiones de este nivel suelen ser estructuradas y programables.

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Requerimientos del sistema de información para las decisiones estructuradas
1. Tener datos de entrada claros y no ambiguos.
2. Contar con procedimientos de validación que aseguren que la entrada de datos es
correcta y completa
3. Procesar los datos de entrada utilizando reglas de decisión preestablecidas
4. obtener una salida útil para la acción.

Sistema de información para el nivel táctico

Debe permitir a los directivos medir el rendimiento de sus departamentos, decidir sobre cómo
realizar las operaciones de control, formular las nuevas reglas de decisión que se aplicarán en
el nivel operativo y planificar cómo asignar los recursos.

Información que se requiere en este nivel

1. El funcionamiento planificado (objetivos, expectativas, presupuestos,etc.).
2. Desviación entre lo planificado y los resultados obtenidos
3. La causa de la desviación
4. Análisis de las alternativas que corrijan la desviación.

Las fuentes de datos son los datos proporcionados por las operaciones, los planes y
presupuestos, y, en menor medida, ciertos datos externos como por ejemplo, comparaciones
con datos industriales.

Sistema de información para el nivel estratégico

La planificación desarrollada a este nivel pretende establecer las estrategias que, a largo plazo,
guiarán hacia los objetivos marcados. Requiere datos resumidos de diversas fuentes, pero,
principalmente, de fuentes externas. Se necesitan datos tales como perspectivas económicas,
actualidad política, capacidad de funcionamiento propio y de la competencia.

Aunque algunos de estos datos son objetivos, muchos se basan en juicios de valor. Es
preferible contar con un sistema imperfecto que no disponer de ningún tipo de soporte a la
decisión.

Estos tres niveles de decisión no son independientes. Los niveles superiores necesitan
apoyarse en la información procesada en los niveles inferiores. El sistema de información
integra verticalmente el flujo de información a través de los distintos niveles organizativos.
Ejemplo: En la gestión de inventarios, en el nivel operativo, las peticiones de reposición de
productos dependen de la exactitud del procesamiento de transacciones. En el nivel táctico, la
decisión de fijar el nivel de inventario adecuado de un determinado producto depende de los
informes de rotación realizados en el ámbito operativo. En el nivel estratégico, la decisión de
sustituir el sistema de gestión de inventario de la empresa depende de los estudios de
eficiencia realizados en el ámbito táctico.

SISTEMA DE INFORMACIÓN Y FUNCIONES ORGANIZATIVAS

El segundo gran objetivo de todo sistema de información consiste en colaborar en la

consecución de los objetivos de la empresa, apoyando la coordinación y realización de las
actividades organizativas realizadas por los departamentos en los que se estructura la empresa.
Se puede describir el sistema de información en virtud de la función organizativa,
departamento, área o subsistema funcional a la que deba proporcionar soporte.

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Aunque los distintos departamentos de la empresa operan de forma independiente, éstos
deben actuar de forma coordinada para alcanzar los objetivos organizativos fijados. En este
sentido, el sistema de información permite integrar horizontalmente el flujo de información
actuando de enlace entre las distintas funciones organizativas. Para ello, algunas aplicaciones
y datos pueden ser comunes, actuando como elementos de cohesión.

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ESTRUCTURA CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

El sistema de información provee apoyo a la toma de decisiones en sus distintos niveles

jerárquicos y a las funciones organizativas. Los elementos del sistema de información que
proporcionan tal apoyo, configuran lo que se denomina la estructura conceptual del sistema de
información. Visualiza al sistema de información que provee soporte a los requerimientos de
información del nivel operativo, táctico y estratégico. Para ello, la estructura conceptual
cuenta con datos y aplicaciones particulares para cada subsistema funcional y nivel de
decisión, por un lado, y con datos y aplicaciones compartidos que actúan como elementos de
integración facilitando el intercambio de información a través de los diferentes niveles de
decisión y de las distintas funciones organizativas, por el otro lado.

La idea de la estructura conceptual del sistema de información incide en la necesidad de que

las distintas partes que configuran el sistema de información de la empresa deben encajar
como las piezas de un rompecabezas. Así, el sistema de información cumple con la función
de:
1. Proporcionar apoyo a las tareas de gestión y suministrar a los distintos niveles de
la dirección la información interna o externa que precisen para planificar.
2. Ejecutar el plan
3. Controlar su desempeño; el sistema de información se alimenta de inputs de datos
e información tanto de las acciones o transacciones internas como de las
transacciones externas, así como del entorno.

El sistema de información puede descomponerse en un sistema público y otro privado, que a

su vez, se dividen en un sistema formal y otro informal.

Sistema público formal: Formado por los datos y aplicaciones que se encuentran debidamente
documentados, disponibles y accesibles a todos los que deban hacer uso de ellos.

Sistema público informal: formado por aquellos datos y aplicaciones que están igualmente
disponibles y accesibles para todos los miembros de la organización, pero cuyo uso no está
tan formalizado.

Sistema privado formal: Datos y aplicaciones que, al ser de carácter privado, no forman parte
de la estructura conceptual del sistema de información.

Sistema privado informal: Actividades informativas de carácter privado que no pueden

formalizarse de ningún modo.

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TEMA 2.- COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

- El subsistema físico o hardware: es el lugar físico donde el subsistema lógico realiza

el tratamiento de datos. Proporciona las siguientes funciones básicas: entrada, salida,
almacenamiento y procesamiento de datos y programas, y comunicación entre
dispositivos.

- El subsistema lógico o software: son las instrucciones, estructuradas en programas,

que le dictan al subsistema físico qué tratamiento realizar sobre los datos.

- El subsistema de datos: es el conjunto de datos a partir de los cuales el sistema

obtendrá, tras un tratamiento adecuado, información de salida útil. Estos datos se
encontrarán almacenados en archivos, ficheros y bases de datos.

- Elementos humanos: se incluye en ese subsistema al personal técnico, ya sean del

departamento de sistemas de información, sean externos a la empresa y a los usuarios
del sistema de información, tanto internos como externos.

- Subsistema de procedimientos: es el formado por las rutinas organizativas para el

diseño y desarrollo de nuevos proyectos, criterios de calidad, procedimientos relativos
a cómo utilizar los sistemas, procedimientos de mantenimiento, programas de
formación del personal, etc.

Se denomina sistema informático al subconjunto de componentes del sistema de información

que posibilitan el tratamiento automático de la información, éstos son: el hardware, el
software y el subsistema de datos.
La informática es la técnica utilizada para obtener información procesando datos en un
sistema físico que obedece a las instrucciones marcadas por los programas.

SUBSITEMA FÍSICO O HARWARE

Es el conjunto de dispositivos físicos interrelacionados que constituyen un sistema con

capacidad para captar, almacenar, procesar y emitir datos e información de acuerdo con las
instrucciones que le hayan sido suministradas al efecto por el subsistema lógico.
Entre los dispositivos del subsistema físico destacan los ordenadores y dispositivos de
comunicación.

Arquitectura del ordenador

El elemento central del subsistema físico es el ordenador. El ordenador está formado por dos
subsistemas: el procesador y la periferia. El procesador es el corazón del ordenador y consta
de dos elementos principales, la unidad central de procesos (CPU), y la memoria principal. La
memoria principal almacena el núcleo y los elementos básicos del sistema operativo cuando
el sistema está funcionando, los programas en ejecución, y los datos que van a ser procesados
de inmediato. Se conoce por el nombre de RAM (Random Acces Memory), es volátil (pierde
los datos en caso de desconectar el equipo), de acceso muy rápido y de naturaleza electrónica.
La unidad central de procesos coordina los distintos dispositivos del sistema siguiendo las
instrucciones almacenadas en la memoria principal. Para ello lee estas instrucciones, las
interpreta y las ejecuta, dando las oportunas órdenes a los restantes elementos del sistema.

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La periferia realza las funciones de interface del usuario y el ordenador, permitiendo la
entrada al sistema de datos y programas: su almacenamiento; y la salida de información.

Cuatro tipos de elementos: los dispositivos de entrada, los de salida, los de almacenamiento y
los de comunicación.
Algunos de los principales dispositivos de entrada son: el teclado, lectores de tarjeta
magnética, lectores ópticos, etc.
Entre los dispositivos de salida se pueden mencionar al pantalla, impresora, plotter,etc.
Los dispositivos de almacenamiento, también denominadas de memoria secundaria, son
dispositivos de memoria estable y de naturaleza electromagnética. Su objeto es el de
almacenar de forma permanente el software de base y el sistema operativo, los programas de
aplicación y los datos.
Los principales dispositivos de comunicación son las tarjetas de red, módems, routers, etc., su
función es permitir que ordenadores y periféricos se puedan interconectar para interactuar y
compartir información.

Categorías de ordenadores.
Los ordenadores pueden clasificarse en tres grandes grupos: microordenadores (ordenadores
personales, servidos y estaciones de trabajo), miniordenadores (ordenadores departamentales)
y mainframes( ordenadores centrales). La diferencia entre unos y otros es cada uno respecto
del anterior, tienen una mayor capacidad de proceso.

Redes de comunicación
Esta interconexión se realiza a través de los medios de transmisión (cables de cobre, fibra
óptica, radio, etc.), haciendo los dispositivos de comunicación de interface entre los medios
de transmisión y los restantes dispositivos físicos. La red formada por los medios de
transmisión y el conjunto de los dispositivos interconectados en el ámbito de una
organización se conoce como red corporativa. Existen tres alternativas que no son
mutuamente excluyentes:

- Red pública: los medios de transmisión son proporcionados por operadores privados
en régimen de libre concurrencia. Entre este tipo de redes destacan: la red telefónica
básica (RTB), las redes de transmisión de datos, la telefonía móvil o la red digital de
servicios integrados (RSDI). Todas estas redes públicas de encuentran interconectadas
entre sí. Las compañías operadoras son las responsables de la instalación, gestión y
mantenimiento de los medios de transmisión, mientras que el usuario se hace
responsable de los terminales necesarios para acceder a los distintos servicios.

- Red privada: puede usar algunos recursos de las redes públicas, pero la mayor parte
de sus elementos son privados. La gestión y control de la red la realiza el usurario. Es
el caso de las redes de área local y de las redes construidas sobre líneas alquiladas.

- Red privada virtual: asigna semipermanente parte de los recursos de la red pública a
un usuario concreto. El control y mantenimiento de la red los realiza el operador de la
red pública, aunque el usuario posee ciertas capacidades de gestión.

Redes de área local (LAN)

Es un sistema de comunicación privado construido con medios de transmisión propios que
permite conectar, dentro de un área restringida no muy amplia como puede ser un edificio,
dispositivos de proceso independiente (normalmente ordenadores personales), entre sí o con
otros periféricos. Tiene una estructura flexible.

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Redes de área extendida (WAN)
Surgen por la necesidad de interconectar las distintas LAN con las que pueda contar una
misma organización. Esta interconexión puede realizarse bien utilizando dispositivos de
comunicación especiales, como los routers, etc., o bien a través de una nueva LAN. Sin
embargo, en el caso de que las LAN se encuentren situadas fuera de un mismo edifico o área
restringida, se requiere además, de lo anterior, un medio de transmisión adicional
(normalmente una red pública), formando lo que se conoce como redes de área extendida
(WAN). Son redes privadas sobre medios de transmisión públicos.

SUBSISTEMA LÓGICO O SOFTWARE

Conjunto de instrucciones escritas en un lenguaje especial y organizadas en programas que

por una parte dictan al sistema físico qué tareas debe realizar, y por otra, permiten la relación
entre el usuario y el ordenador, tenemos dos grupos:

- El software de base es el encargado de realizar tareas genéricas y conectar al hombre con la

máquina. Sus componentes son :
1.- El sistema operativo, que consta de rutinas elementales de trabajo que permiten la
ejecución de los procesos básico y facilitan un uso eficiente del equipo
2.- el software de ayuda a la programación, formado por los ensambladores,
compiladores e intérpretes que traducen el lenguaje simbólico en el que se escriben los
programas informáticos a un lenguaje binario
3.- el software de comunicaciones, que posibilita la comunicación de la máquina con
el exterior
4.- Las utilidades, que son programas que realizan tareas genéricas tales como
clasificación, ordenación, entradas y salidas de datos, etc. Y que el programador
encadena a sus programas facilitándole el proceso de creación de software, así como
rutinas de diagnóstico, editores sencillos, etc.

- El software de aplicación se encarga de la realización de tareas específicas. Se puede

clasificar por la amplitud del problema que resuelve en:
- Software vertical, formado por aquellos programas que resuelven problemas muy
concretos.
- Software horizontal, formado por aquellos programas que son de aplicación a
problemas genéricos muy variados. Son los denominados software de productividad
personal, y suelen abarcar alguno o todos de los siguientes cinco campos:
procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos, presentaciones graficas y
gestión de comunicaciones.

SUBSISTEMAS DE DATOS.

Es el conjunto de datos a partir de los que el sistema informático obtendrá, tras un tratamiento
adecuado, información de salida útil.

El subsistema de datos está formado por ficheros y bases de datos. Los ficheros son conjuntos
de datos asociados a aplicaciones específicas, por lo que su accesibilidad es limitada. Para
superar esta limitación surge la base de datos, que no es sino un conjunto de datos
estructurados e independientes de las aplicaciones que los manejan.

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Estas aplicaciones que permiten manipular los datos manteniendo su integridad,
confidencialidad y seguridad reciben el nombre genérico de sistemas gestores de bases de
datos (SGBD). El sistema gestor de bases de datos permite a múltiples usuarios acceder a los
datos de de forma rápida y simultánea.

Existen muchos tipos de sistemas de gestión de bases de datos, aunque los más extendidos en
la empresa son los de tipo relacional. En los sistemas relacionales, los datos se estructuran en
tablas. Una tabla está compuesta por un conjunto de filas o registros, encada una de las cuales
se recogen datos de distinta naturaleza sobre un mimo hecho o persona, y columnas, atributos
o campos, en los que se recogen variables de la misma naturaleza común a todos los registros.
Las ventajas que les reportan a las organizaciones las bases de datos son, por un lado, contar
con datos independientes del tratamiento que sobre ellos se realiza, más accesible y
protegidos, y con mayor eficiencia en su recogida, codificación e introducción al sistema.
Como las bases de datos pueden ser compartidas por distintas aplicaciones, esto obliga a que
los resultados obtenidos como salida de las distintas aplicaciones sean más coherentes,
normalizados y, debidos a su multidisciplinariedad, más formativos. Esto se debe a que, para
compartir las bases de datos, previamente:
1.- Todos los usuarios que las vayan a compartir han de participar en su diseño
2.- Lla bases de datos proporcionarán una visión global del conjunto de datos de la
organización,
3.- constituyen el núcleo del sistema informático de la empresa.

La tecnología de la información permite la interconexión de los equipos informáticos de la

empresa, lo que posibilita compartir las bases de datos en un sistema informático integrado
que conlleva las siguientes ventajas:
- No redundancia de datos e informaciones
- Consistencia de la información. La coherencia del sistema es total porque cada dato e
información existe una sola vez
- Mínimo coste de actualización de datos
- Ahorro de almacenamiento
- Calidad de los datos.

SUBSISTEMA HUMANO

No solo forma parte del subsistema humano el personal del departamento de sistema de
información, sino también todo el personal de la empresa, y de fuera de ella, que se relaciona
de alguna manera con el sistema de información.
El personal externo también forma parte del subsistema humano del sistema de información
de la empresa. Estos equipos técnicos, ya sean internos o externos, traducen las necesidades
de los usuarios a soluciones técnicas diseñando, construyendo, implantando y manteniendo
hardware y software necesario.
Por otro lado, se encuentran los usuarios del sistema. Son aquellos que se benefician del
sistema y lo usan de manera regular.
Es importante tener presente que las tecnologías de la información requieren la capacitación y
aceptación de los recursos humanos que harán uso de ellas, por lo que será necesarios
establecer en la empresa programas de formación personalizados en función del uso que harán
del sistema los distintos usuarios.

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SUBSISTEMA DE PROCEDIMIENTOS.

Los procedimientos son pautas de conductas idénticas exhibidas ante circunstancias similares
y repetitivas. Muchos de estos procedimientos son implantados a través de directrices escritas
(manuales de operaciones, etc.) pero otras se han consolidado en la organización en forma de
rutinas.

Existen otros tipos de procedimientos que no hacen alusión a la documentación de flujos de

información, sino más bien a la protocolización, o normalización, de conductas. Este tipo de
protocolos les indican a los vendedores cuáles deben ser sus tácticas de ventas, a los operarios
cómo trabajar con la máxima seguridad laboral, o a los usuarios y técnicos del sistema de
información, así como a directivos responsables, formas de diseño y manejo de las
tecnologías de la información. El objetivo es no dejar camino libre a la arbitrariedad. Que
todas las actividades conocidas y repetitivas se realicen de la mejor manera posible y siempre
de la misma forma aunque sean desarrolladas por personas distintas.

SERVICIOS DE VALOR AÑADIDO

Los servicios de valor añadido (SVA) son servicios que aportan funcionalidades adicionales
en cuanto al acceso a la información a través de las redes de comunicación.
Los SVA permiten acceder, tratar, depositar y recuperar información almacenar en lugares
remotos, y modifican el cuándo y el cómo acceder a una determinada información ( a través
de qué equipo, con que formato, etc.)

Los servicios de valor añadido, se clasifican en servicios de voz, servicios de datos, y

servicios de imagen. De entre estos servicios, destacan los telemáticos. Se entiende por
servicios telemáticos aquellos servicios normalmente dirigidos a la transmisión de datos y
texto, que incorporan una importante capacidad de procesamiento de información

Tipos de servicios de valor añadido:

Servicios de voz
- Audioconferencia: permite a más de tres usuarios, participar simultáneamente en una
única conversación telefónica
- Audiomensaje (correo o buzón de voz), permite a un usuario telefónico depositar un
mensaje de voz en un buzón que será retransmitido a otro usuario para escuchar,
registrar o reproducir verbalmente dicho mensaje
- Información registrada, suministra una información grabada de tipo genérico (hora,
previsiones metereológica,etc), para acceso de los usuarios telefónicos.
- Radiotelefonía privada, servicio de telefonía móvil en un área limitada sin capacidad
de acceso a otros servicios básicos de telecomunicación fijo o móvil.

Servicios de datos
- Correo electrónico, permite el envió de mensajes de texto (y adjuntar cualquier otro
tipo de archivo: voz, imagen, vídeo, fichero informático) a otros usuarios de una red
de ordenadores. Cada usuario cuenta con un espacio asignado en el ordenador central
llamado buzón, en el que se almacenan los mensajes que recibe y envía. Los buzones
que son personales, permiten que los mensajes sean recuperados por el usuario cuando
éste lo desee, evitando tener que establece una comunicación simultánea entre emisor
y receptor. Las aplicaciones que gestionan el correo electrónico permiten responder al

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 mensaje, redireccionarlo a otros, guardarlo, borrarlo, imprimirlo, etc. El correo
electrónico también puede ser usado para implantar en la empresa circuitos de
producción automatizados.
Existen dos sistemas: sistema in house, donde el servicio de correo electrónico es
gestionado por la propia organización, y un sistema público, donde las cuentas de
correo electrónico son gestionadas por un proveedor externo. En el in house, éste
puede limitarse a una red de comunicación privada (sin acceso al exterior) o estar
abierto para comunicarse con usuarios externos. En el caso de proveedores externos,
será necesario darse de alta en este servicio y contar con una línea telefónica.

- Acceso a bases de datos on-line, permite a los usuarios acceder a bases de datos
remotas gestionadas por proveedores externos, obteniendo respuesta en tiempo real
(on-line) a las consultas realizadas. Se distinguen dos tipos de bases de datos: aquellas
que contienen información estacionaria, con un contenido válido a pesar del paso del
tiempo y aquellas que contienen información volátil, por lo que necesita de una
constante actualización. Existen bases de datos de acceso gratuito, otras son de pago.
Para acceder a este tipo de bases de datos es necesario contar con una línea telefónica.

- Videotex (Ibertex en España); es una modalidad de servicio de acceso a bases de

datos. Permite la presentación en pantalla de información residente en un ordenador
remoto de forma interactiva en un formato específico. Esta interactividad permite que
se puedan realizar consultas, realizar compras a distancia, realizar operaciones
bancarias, etc. Se puede acceder a este servicio a través de un terminal videotex o por
medio de una tarjeta especial adaptada al ordenador, que emule mencionado terminal,
u módem. Es necesario contar con una línea telefónica para acceder al servicio, que es
gratuito, no haciendo falta darse de alta en el proveedor.

- Conferencia asistida por ordenador, se basa en el intercambio de archivos de

manera similar a como lo hace el correo electrónico, aunque se usa para intercambiar
información entre los miembros de un grupo. Las conferencias se pueden describir
como una especie de tablón en el que cada intervención de los participantes aparece
ordenado cronológicamente y donde cada participante puede modificar sus propias
intervenciones, teniendo acceso a la de los restantes miembros. El sistema contempla
la figura del moderador, que gestiona todo el conjunto de la conferencia, admitir y
excluir miembros, etc. Estos sistemas también permiten que los usuarios puedan
visualizar documentos abiertos en el ordenador personal de cualquiera de los
participantes, así como cooperar al mismo tiempo sobre los mismos.

- Intercambio electrónico de datos (EDI), permite la transferencia, a través de las

redes públicas de la telecomunicación, de documentos estructurados y con un formato
normalizado. Actúa como mensajería electrónica de documentos transacciones
(órdenes de compra, etc.). Esta mensajería electrónica entre ordenadores evita una
doble intervención manual, ya que no es necesario que un mismo documento
transaccional sea tecleado por el emisor y por el recepto, lo que proporciona ventajas
como:
a) Menor coste administrativo al evitarse los costes inherente al envío por correo,
evitarse la duplicación de entradas manuales de datos y de trabajar con grandes
volúmenes de papel, y hace que la información de las operaciones realizadas se
encuentre rápidamente.
b) Disminuyen los plazos de entrega de los productos

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 c) Optimiza las existencias de almacén. Esto permite aplicar métodos de gestión de la
producción tales como el just in time.
d) Mejora el cash-flow al reducirse las cargas financieras. Eso se debe a que la
facturación es más rápida y exacta, por lo que se reduce la necesidad de capital
ajeno financiando mercancías que tardan ser pedidas o cobradas.
e) Estrecha vínculos con los proveedores al facilitar el establecimiento de relaciones
de lealtad y confianza.

- Transferencia electrónica de fondos (TEF), permite realizar operaciones de pago,

compensación bancaria y de crédito para la compra de bienes. Para las empresas
destacan los terminales en los puntos de venta y la gestión de tesorería. Los terminales
en los puntos de venta son los típicos datafonos con los que se cobran las compras
realizadas, tras enviar los datos de una tarjeta y de la operación, vía telefónica, al
banco del cliente. La gestión de tesorería conecta on-line los ordenadores de la
empresa y del banco, con lo que se pueden realizar transferencias de fondos, consultas
de saldo, cobros y pagos de recibos, letras, salarios e incluso impuestos.

- Facsímil (fax), servicio que permite transmitir y recibir cualquier documento de forma
inmediata en cualquier lugar distante. Utiliza la red telefónica y no necesita de previa
contratación con ningún operador de telefonía. También se puede usar un ordenador
con una tarjeta módem que también sea fax.

Servicios de imagen
- Videoconferencia, servicio que proporciona a dos o más grupos de usuarios situados
en lugares remotos comunicación de voz y de vídeo animado.

- Bases de datos de imágenes: servicio que permite el acceso a bases de datos remotas
de imágenes estáticas.

INTERNET, WWW, INTRANET, EXTRANEX

Internet es una red de redes que comunica a millones de usuarios mediante el uso de un
protocolo (forma en que el equipo dispone y codifica la información que ha de viajar por
algún medio de transmisión. (protocolo TCP/IP).

La WWW( World Wide web) aparece en 1994, fue creada para facilitar un acceso sencillo a
la información, que se estructura en páginas escritas o páginas web. Las páginas web proveen
una comunicación amigable con el usurario, proporcionando una conexión directa e
instantánea a otras páginas residentes en cualquier otro ordenador conecto a internet, a través
de enlaces de hipertexto (permiten conectar unas páginas web con otras por medio de iconos,
imágenes o fragmentos de texto).
Internet también fomenta la comunicación a través de otras facilidades como el correo
electrónico, la transferencia electrónica de ficheros FTP (permite copiar borrar, grabar y
modificar ficheros de ordenadores remotos, siempre y cuando éstos lo autoricen), los foros de
debate o los grupos de noticias (foros en los que un usuario se relaciona con otros usuarios
que comparten intereses comunes).

Una intranet es una aplicación específica de las tecnologías y prestaciones propias de

Internet al interior de la empresa.

15
Una extranet emplea tecnología similar, pero atraviesa los límites organizativos de la
empresa, haciendo posible que la empresa pueda interactuar con proveedores, clientes y otras
organizaciones en lo que se conoce como comercio electrónico (e-commerce). Las
aplicaciones más conocidas del comercio electrónico son los populares servicios
consumidores on-line. Sin embargo, son los sistemas que permiten el establecimiento de
relaciones comerciales directas entre empresas (conocidos como e-business), los que
dominarán el comerció electrónico del futuro con aplicaciones como la gestión de la cadena
de proveedores, la gestión de la cadena de clientes o los sistemas de control de existencias
dirigidos por el proveedor. Gracias a este tipo de aplicaciones, las extranets permiten reducir
costes significativamente y añadir valor en muchas áreas de la empresa tales como la creación
de productos, el control de inventarios, el establecimiento de canales de distribución o la
gestión del feedback del consumidor.
Los motivos que justifican la gran aceptación de estas tecnologías en el mundo de la empresa
son su potencial para:
- Crear nuevas oportunidades de negocio o nuevos servicios de la empresa para sus
clientes (fidelización de clientes)
- Mejorar la productividad y reducir costes gracias a la sinergia que proporciona con
otros servicios de valor añadido tales como el correo electrónico, etc.
- Incrementar la capacidad de la empresa para compartir información interna y acceder a
información externa.

16
TEMA 3: EL SISTEMA DE INFORMACIÓN COMO SOPORTE A LA
PLANIFICACIÓN, A LAS ACTIVIDADES Y AL CONTROL

EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

Planificar: actividad básica de la gestión empresarial en la que se establecen los objetivos y

se definen las actividades necesarias para lograrlos.

Los planes formales proveen la base para la evaluación de resultados y la toma de decisiones.
Razones que explican que la empresa trate de evitar la planificación:
1. Actividad cognoscitiva difícil que supone un intenso esfuerzo.
2. Pone en evidencia la incertidumbre de sucesos futuros.
3. El margen de acción es más limitado.

Fuentes de obtención de datos son:

1. Datos internos, generados por la propia organización que reflejan sus resultados históricos
y son accesibles y exactos. No es recomendable planificar basándose solo en estos.
2. Datos externos, bien comprados a terceros (bases de datos distribuidas en CD-ROM u otro
soporte) o bien recabados por la propia empresa (de la publicidad, reportajes, prensa...).
Limitación de los datos comprados = están disponibles para todas las empresas dispuestas
a pagar por ellos.
3. Datos obtenidos mediante la explotación del entorno, es la única que trata de indagar en el
futuro. Se basan en la identificación de las fuerzas que generan una dinámica de cambio y
en el análisis de los elementos clave que controlan esas fuerzas permitiendo describir
tanto la situación actual como el futuro lógico y el ideal/deseable (Ej.: modelos de
simulación, econométrico o las proyecciones Delfi).

Técnicas de explotación del entorno:

 Descripción del escenario: expertos describen los posibles escenarios que se pueden
presentar.
 Simulación: simulaciones de la incidencia de cambios del entorno sobre la empresa.
 Modelos econométricos: construir un modelo econométrico para calcular su demanda.
 Proyecciones Delfi: varios expertos realizan pronósticos sobre el futuro, los resultados se
ponen en común hasta que se obtiene un grado de consenso aceptable en dichos
pronósticos.

SISTEMAS DE SOPORTE A LA PLANIFICACION

Estos sistemas proporcionan mejoras en el acceso a la gran cantidad de datos que hay que
considerar en el proceso de planificación, permiten su procesamiento de forma rápida y
económica, facilitan la realización de informes y la comunicación de los resultados, permiten
establecer modelos de planificación, proveen de un lenguaje común a las funciones que
mejora la comunicación y comprensión de los planes.

Modelos de planificación: describen el proceso mediante el cual se obtienen unos resultados

finales a partir de unos datos de entrada y de operaciones internas realizadas sobre los
mismos.

17
Los elementos de los modelos son: datos de entrada independientes, cálculos sobre los datos
de entrada (serie de operaciones preprogramadas), resultados de salida utilizados para la
elaboración de planes formales.

Tipos de Modelos de planificación:

• Contable: informes que emplean reglas contables para que los resultados previstos
sean contrastables con los reales.
• De análisis de datos: analizan los datos históricos para proyectar relaciones futuras y
a través de los resultados pasados poder efectuar pronósticos.
• De análisis de información: Facilitan el acceso a las bases de datos, obteniendo así
los datos necesarios para aplicarlos a modelos que permitan obtener información útil.
• De representación: Utilizan técnicas para simular la incidencia de posibles eventos
futuros en la empresa.
Para el desarrollo de modelos de planificación la empresa puede utilizar aplicaciones software
estándar o a medida.

SISTEMAS DE SOPORTE DE LAS ACTIVIDADES

Los resultados del proceso de planificación se formalizan en planes.

Ejecución de planes: realización de tareas/actividades organizativas por los departamentos,

agrupándose en “procesos de negocio” cuyo desempeño será evaluado en un proceso de
control.

Procesos de negocio: conjunto de actividades que reciben uno o más inputs y crean un
producto de valor para el cliente. Involucran en su realización a más de un departamento
debiendo coordinarse para programar la realización de actividades.

Componentes en la realización de toda actividad:

1. Físico: tareas físicas realizadas en la actividad.
2. Tratamiento de información: comprende la captura, tratamiento y recuperación de la
información necesaria para realizar tal actividad.

El sistema de información puede proporcionar soporte:

 Al componente físico: automatizando, supervisando y controlando la realización de las
tareas (diseño, ingeniería y sistemas de fabricación asistidos por ordenador).
 Al tratamiento de la información: automatizando las tareas de registro y
procesamiento de información y coordinando sus flujos (sistemas de procesamiento de
datos, planificación de recursos, los de automatización de oficinas y los de
automatización y gestión de procesos de negocio o WORK FLOW).

Sistema de fabricación integrada por ordenador (CIM)

La integración de las aplicaciones CAD, CAM y CAE dan lugar a los CIM, que proporcionan
soporte a las actividades de manufactura, y ayuda a que la empresa alcance sus objetivos
organizativos.

CAM: surge de la aplicación de la robótica a la fabricación automatizada de productos.

FMS: los sistemas de fabricación flexible surgen de la integración en los procesos
productivos de maquinas de control numérico, robots y otras herramientas.
CAD: tecnología de la información utilizada para apoyar las actividades de diseño.

18
CAE: para apoyar actividades de ingeniería, permitiendo encontrar la solución optima a un
problema basándose en los parámetros de optimización predefinidos.

Sistemas de procesamiento electrónico de datos (EDP)

Los sistemas de procesamiento electrónico de datos, también denominados sistemas de
procesamiento de transacciones o de producción, automatizan el componente de tratamiento
de información de las actividades rutinarias, estructuradas y repetitivas de la empresa.
Registran datos, producen información y coordinan flujos de información, sirviendo de
soporte a la realización de actividades operativas. Las bases de datos asociadas a los EDP
constituyen una fuente de datos fundamental para la gestión, por lo que mejoras en estos
sistemas pueden mejorar la eficiencia o aumentar la ventaja estratégica de la empresa.
Inconveniente: dificultad para hacer que los EDP puedan compartir datos de forma
automática, o para que sean capaces de extraer datos que puedan ser utilizados por el conjunto
de la organización.

Sistemas de planificación de recursos (ERP)

Permiten que todos los recursos de información de la empresa estén disponibles a quien los
necesite mediante aplicaciones que automatizan los procesos internos y gestionan las cadenas
de producción de información. Estandarizan los procesos empresariales y posibilitan el acceso
a la información en cualquier punto de la organización.
Para implantar este sistema la empresa puede optar por comprar todos los módulos de
software a un único proveedor (ventaja: integración e intercambio de datos entre aplicaciones)
o comprar cada modulo al proveedor que ofrezca el mejor producto. La tendencia en el
mercado es hacia la normalización.

Sistemas de automatización de oficinas (OAS)

La oficina: recoge, recibe, registra, clasifica, resume, interpreta, procesa, recupera y transmite
información en el formato, entorno, coste y tiempo correctos haciendo uso para ello de los
recursos humanos, tecnológicos y organizativos disponibles.
OAS o sistemas ofimáticos: conjunto organizado de recursos humanos y técnicos, cuyo
objetivo es ofrecer el soporte optimo para el sistema de información de oficina de la empresa.
Mejoran la eficiencia de la comunicación y soportan los procedimientos administrativos y
organizativos. No se ocupan de la mecanización de tareas sino de la reformulación de
funciones, tareas y procesos orientados a su realización integral mediante un conjunto de
maquinas y hombres organizados. Son sistemas integrales y no simplemente automatizados,
comprenden aquellos sistemas electrónicos formales o informales (ej. Software de
productividad del personal (procesadores txt), de presentaciones (hojas de cálculo), de gestión
documental, agendas electrónicas, las SVA (correo electrónico, fax, internet, intranet,
videoconferencias...).
Ventajas:
 En el soporte general de la oficina: facilitan la comunicación, reducen la ausencia en
los puestos de trabajo y dan flexibilidad a la ubicación del mismo…
 En la producción y distribución de documentos: permitiendo su normalización y
automatización, eliminación de la duplicidad, aumentan la seguridad (ej. Claves de
acceso)…
 En las comunicaciones: menor necesidad de reuniones, más eficiencia, mayores
alternativas, mejora de las comunicaciones tanto internas como externas…
 En el soporte de proceso de datos: acceso directo a los mismos por quien los necesite,
facilidad para la actualización de las BSD…

19
Sistemas de workflow
Los sistemas de soporte a la realización de actividades deben adaptarse a los procesos de
negocio, pero en muchas ocasiones no se ajustan y resultan difíciles de modificar. Para
superar esta dificultad, surgen los sistemas de circuito de producción o workflow.
Workflow: coordinación, control y comunicación automatizada del trabajo a realizar por
personas u ordenadores, en el contexto de los procesos de negocios, a través del movimiento
inteligente de información, eliminando las dependencias de los flujos de trabajo impuestas por
los EDP.
Tipos de sistemas Workflow:
Sistemas de producción o transaccionales: procesan a tiempo real muchas tareas similares.
Tratan con procesos rígidamente estructurados y complejos. Usuarios con funciones muy
definidas y más relacionados con el sistema informático que con otros usuarios.
S. administrativos: describen rutas de trabajo. Procesos estructurados, repetitivos y
estandarizados, pero NO complejos.
S. colaborativos: enrutan tareas de un usuario a otro. Procesos repetitivos relacionados con
las funciones del negocio. Distribuyen equilibradamente la carga del trabajo entre los
empleados, facilitan el seguimiento y control de las actividades y procesos, son sistemas muy
flexibles.
S. AD HOC: permiten al usuario crear nuevas rutas desde su puesto de trabajo. Soportan
procesos difíciles de estructurar por su dinamismo de cambio.

EL TELETRABAJO

Teletrabajo o trabajo a distancia: actividad profesional desarrollada en una empresa que es

independiente de la ubicación física y temporal de ésta, y se relaciona con la misma gracias a
las tecnologías de la información. Posibilita la flexibilización de la ubicación de los lugares de
trabajo (domicilio del trabajador, oficinas satélites, sedes de los clientes…). Reporta
beneficios tanto al trabajador como a la empresa.
Ventajas e inconvenientes:

20
Soluciones a los inconvenientes:

Características de las actividades que mejor se adaptan al teletrabajo:

1. Orientadas al resultado y no al control.
2. Producto final claramente definido.
3. Elevado contenido informativo.
4. Permiten planificar plazos de entrega parciales.
5. Poseen poca interacción con otras personas.
6. No necesitan de una continua comunicación para la realización de la tarea.

SISTEMAS DE CONTROL

Miden las desviaciones entre los resultados obtenidos y los planificados, tomándose medidas
correctoras para corregir las mismas. Control y planificación se hallan íntimamente ligados.
Componentes básicos de los sistemas de control:
Estructura de control: provee el marco formal que soporta el funcionamiento del proceso.
 Indicadores de control: son unidades de medida de las variables claves o críticas
controladas. A cada indicador se le asigna un resultado a alcanzar.
 Cuadro de mando: agrupación de variables. Contiene la información sobre que variables
clave controlar, indicadores que las miden, valores previstos y reales y desviaciones
producidas. Permite realizar un diagnóstico rápido. Su adecuación depende de la
selección de variables y objetivos.
 Sistema de incentivos: liga la retribución variable al cumplimiento de objetivos.
 Sistema de soporte a la planificación: ayuda a la planificación de las variables clave,
facilitando información útil, pronósticos, simulaciones…
 Sistema de soporte al control: facilita la información para evaluar el desempeño real y
comprarlo con el previsto. Permite detectar las causad de desviaciones y analizar el
impacto de las soluciones sobre la empresa.

Proceso de control: es la actividad controladora en sí.

1. Planificar: consiste en el establecer los objetivos específicos en coherencia con los
generales de la empresa, desarrollar estrategias y definir los planes. (control a priori)
2. Ejecución de las acciones previstas en los planes. (control durante el desarrollo de la
actividad)
3. Medición de resultados para verificar el grado de desviación con respecto a los
estándares prefijados y verificación de que el objetivo es realista y alcanzable. (control a
posteriori)
4. Análisis e interpretación de los resultados, y propuesta de acciones correctoras ante
desviaciones.

21
 5. Acción de control donde se adoptan las medidas correctoras.

SISTEMAS DE SOPORTE AL CONTROL

Permiten determinar cuáles son los objetivos, los resultados reales, proveen de herramientas
necesarias de análisis de desviaciones y, permiten comunicar las mismas a los responsables de
adoptar las medidas correctoras. Mejoran el proceso de control: simplificando el desempeño,
haciendo menos sofisticado el calculo de la desviación o identificación de la causa,
permitiendo realizar informes más frecuentemente, en tiempo real y de forma continua NO
periódica.

Un sistema de soporte al control es capaz de:

 Producir informes de controles normales y periódicos
 Producir informes a de control a discreción (AD HOC)
 Producir informes por excepción, es decir solo si una variable marcha fuera del control
 Ayudar en el pronóstico del efecto del control en distintas áreas.
 Acceder a las bases de datos para descubrir las relaciones importantes en el control.
 Analizar las consecuencias de las distintas medidas correctoras a adoptar ante
desviaciones.

22
TEMA 4. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN COMO SOPORTE A LAS
DECISIONES

Todos los procesos y actividades de la empresa se sustentan en la existencia de un buen

proceso de toma de decisiones. Dicho proceso se fundamentan en:
• La disponibilidad de documentos y datos fiables y útiles.
• Documentos accesibles en tiempo y forma para ser usados cuando y por quien los
necesite.

En este sentido, la empresa se ha beneficiado de la capacidad de las tecnologías de la

información para procesar, extraer, distribuir información evitando la sobreabundancia de
datos, que puede llegar a bloquear o ralentizar el proceso de toma de decisiones.

SISTEMAS DE SOPORTE A LAS DESICIONES. (DSS)

Son sistemas automatizados que realizan las funciones de:

Localizar
Seleccionar
Filtrar la información que requieren los procesos de toma de decisiones.
Procesar y
Comunicar

Son “de soporte”, porque soportan o ayudan, pero no automatizan, la toma de decisiones. Son
“herramientas” que proporcionan a los decisores, de forma oportuna y selectiva, información
relevante para la toma de decisiones. El resultado es que los decisores están en condiciones
de tomar decisiones de mayor calidad en menor tiempo.

La evolución de los DSS, va ligada a los avances de la tecnología de la información. Existen

varias fases.

1ª Fase:
• Recopilaban y organizaban datos para apoyo de tareas rutinarias y estructuradas.
• Surgen los Sistemas de Procesamientos de datos (EDP). (ej: procesamiento de
nóminas o facturación)
2ª Fase:
• Se pretende extraer información relevante de los datos almacenados en los ficheros de
datos asociados a los EDP.
• Surgen los sistemas gestores de bases de datos y primeros sistemas de información
para la gestión (MIS).
3º Fase:
• Se facilitó el acceso a los datos y a la realización de análisis más complejos e
interactivos.
• Surgen los sistemas de soporte a la decisión (DSS) y los sistemas de información para
ejecutivos (EIS).
4ª Fase:
• Con la finalidad de ayudar a la toma de decisiones complejas y altamente
estructuradas
• Surgen los sistemas expertos (ES).

23
En la actualidad se desarrollan técnicas como los almacenes de datos (DW) y aplicaciones que
permiten su explotación (data mining). Son herramientas que ayudan a extraer, de las bases de
datos existentes, conocimientos de difícil detección, útiles para la toma de decisiones.

En la figura se pasa de poner énfasis en el procesamiento de datos, a ponerlo en el análisis de

la información, y por último en la obtención del conocimiento.

Datos Información Conocimiento

EDP MIS DSS, EIS ES, DW

Según el grado de estructuración de las decisiones, los sistemas de apoyo a las decisiones se
clasifican en: Estructuradas y Semiestructuradas o no estructuradas

Naturaleza de las
decisiones Sistemas de soporte
Estructuradas EDP, MIS, ES
Semiestructuradas o no
estructuradas OAS, DSS, EIS, DW

La naturaleza de las decisiones está estrechamente ligada a los niveles jerárquicos.

DW
EIS

DSS,
MIS ES

EDP, OAS

EIS: Son utilizados por niveles directivos altos.

DSS, MIS: Son utilizados por niveles directivos medios.
EDP, OAS: Son utilizados por niveles operativos.

La aplicabilidad de estos sistemas dependerá del nivel de decisión en que se deban de tomar
las decisiones y del perfil de los usuarios principales.

Lo más frecuente es que estos sistemas coexistan en la misma organización, que se

encuentren interrelacionados, obteniéndose efectos sinérgicos. El más importante, que actúan
como elementos de integración de las funciones organizativas, facilitando que la información
fluya tanto vertical como horizontalmente.

24
SISTEMAS DE SOPORTE ORIENTADOS AL PROCESAMIENTO DE DATOS

Los Sistemas de Soporte Orientados al Procesamiento de Datos, hacen que tanto los datos
obtenidos por la realización de las actividades operativas como la información contenida en
los documentos de oficina sean accesibles a los decisores.

Estos sistemas facilitan la toma de decisiones relativas a:

• La planificación
• La programación
• Realización de actividades que soporta la toma de
• Coordinación decisiones en el ámbito tácito y
operativo
• Control

Hacemos referencia a:
EDP: Sistemas de procesamiento de datos
OAS: Sistemas de automatización de oficinas
MIS: Sistemas de información para la gestión

Sistemas de procesamiento de datos (EDP) y sistemas de automatización de oficinas

(OAS) como apoyo a la toma de decisiones.

Los sistemas EDP están asociados a bases de datos y están capacitados para producir
resultados de salida como consecuencia de consultas on-line, de la programación de informes
periódicos o de la petición de informes ad hoc.

La eficacia de los EDP, se ve potenciada cuando son operados por usuarios cualificados y con
conocimientos de los procesos de negocio de la empresa. La utilización de los EDP hace que
trabajadores del núcleo de operaciones se involucren más en la consecución de los objetivos
organizativos y sean más productivos.

A los sistemas OAS no se les atribuye capacidad de procesamiento de los datos, pero son
relevantes porque facilitan el acceso a documentos de oficina y producen mejoras en la
comunicación. Estas mejoras constituyen la base de decisiones más consensuadas, informadas
y rápidas, especialmente en el caso de que la decisión deba ser tomada por un grupo en lugar
de un decisor individual.

Sistemas de información para la gestión (MIS).

El Sistema de Información para la Gestión (MIS, Management Information Systems), es un
sistema integrado cuyo objeto es la recopilación de información para:

• La planificación
• Control de las operaciones de una organización en el ámbito
• Coordinación tácito (nivel intermedio)

Los MIS están diseñados para apoyar las actividades de gestión y la toma de decisiones, en
particular aquellas que son repetitivas y estructuradas. Existen distingos MIS aplicados a
soportar necesidades específicas (MIS funcionales más comunes: marketing, producción,
financiero, rrhh).
La estructura conceptual se divide en 3 partes:
25
 - Entrada de datos: Procedentes de EDP, de los subsistemas específicos de cada MIS y
de los subsistemas de inteligencia
- Bases de datos: Contienen datos integrados, no volátiles e históricos
- Salida de información: El software MIS elabora informes periódicos predefinidos y
especiales (ad hoc) y permite la recuperación de información mediante consultas on-
line.
LOS EDP y los MIS se ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS MIS MAS COMUNES
encuentran Entradas
interrelacionados, Otros subsistemas Subsistemas de
realizando cada uno EDP específicos inteligencia Salidas
su función específica.
Subsistemas de
marketing mix:
Subsistema de 1) de producto;
investigación de 2) de distribución;
Datos e marketing: Reúne datos 3) de promoción;
MIS de información prospectivos sobre Información sobre la 4) de precio;
marketing sobre ventas clientes competencia 5) de mix integrado
Subsistema de
ingeniería industrial: Subsistemas de salida:
Producido por los 1) de producción;
Datos de coste ingenieros sobre el Información sobre 2) de inventario;
MIS de y estado de la componente físico e proveedores y 3) de calidad;
producción producción informativo sindicatos 4) de coste
Subsistema de
Datos de auditoría interna: Subsistemas de salida:
contabilidad y Provee datos e Datos del entorno 1) de previsión;
MIS otros datos información internos a sobre flujos 2) de gestión de fondos;
financiero financieros partir del EDP. monetarios. 3) de control
Subsistemas de salida:
1) de planificación de
Subsistema de personal y de
investigación de Datos de comunidad administración;
recursos humanos: financiera, sindicatos, 2) de compensación;
Datos sobre Analiza tareas comunidad local y 3) de reclutamiento y
personal. desempeñadas, las competidores, beneficios sociales;
MIS de Destaca el habilidades requeridas proveedores de 4) de seguridad,
recursos procesamiento para ello, y el adecuado personal y sobre el relaciones laborales y
humanos de nóminas nivel de retribución. Gobierno. nóminas

Los MIS cumplen la función de consolidar información verticalmente. Los MIS garantizan
que cada nivel jerárquico sólo reciba la información con el nivel de detalle requerido para
cumplir con sus responsabilidades organizativas.

SISTEMAS DE SOPORTE ORIENTADOS AL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

Los Sistemas de Soporte Orientados al Análisis de la Información permiten al decisor

investigar el problema y probar alternativas de acción de forma interactiva durante el proceso
de toma de decisión. El decisor hace uso de la información y de las capacidades analíticas
proporcionadas por el sistema; aportando su experiencia, conocimiento y raciocinio.

Estos sistemas son utilizados habitualmente en los niveles táctico y estratégico para soportar
la toma de decisiones no estructuradas. Siendo habitual que estén adaptados a las necesidades
específicas y a la forma de trabajar de cada usuario (directivo).

26
Ventajas de estos sistemas:
• Simplifican la detección de problemas y oportunidades
• Permiten explorar un mayor número de alternativas y hacerlo con más profundidad
• Realizan presentaciones estructuradas de los resultados obtenidos, que acrecienta la
creatividad de las soluciones y facilita su comunicación.
Las ventajas apuntadas anteriormente se pueden volver desventajas. Al ser factible manipular
los datos gracias a las herramientas de análisis matemático con las que cuentan estos sistemas,
lo fácil de caer en errores inducidos por la incorrecta interpretación de los resultados de salida
en formato gráfico, si no se dispone de datos contrastados, se desconoce la influencia de los
parámetros sobre los resultados de salida, el software del sistema no está suficientemente
depurado, lo más aconsejable es desechar su uso.
Los sistemas de este tipo más conocidos son los de soporte para la decisión (DSS), los
sistemas para la decisión en grupo (GDSS) y los sistemas de información para ejecutivos
(EIS).

Sistemas de soporte para la decisión (DSS).

Los sistemas de soporte para la decisión (DSS, Decision Support Systems) son sistemas que
pretenden satisfacer los objetivos siguientes:
• Apoyar la toma de decisiones semiestructuradas y no estructuradas en todos los
niveles de dirección (especial en el táctico). Facilitan la resolución de los problemas
sin reemplazar el juicio de los directivos. Existe la interacción usuario-sistema, donde
los ordenadores se aplican a la parte estructurada y el usuario a la no estructurada.
• Mejorar la eficiencia del proceso de toma de decisiones. El directivo a través de la
interacción con el DSS, aprende más sobre el problema, toma decisiones más rápidas,
objetivas y evita decisiones intuitivas.

Los DSS son una evolución de los MIS. Constan de:

• Software de consulta, con capacidad de generar información de salida que puede ser
visualizada o impresa en forma de texto o representación gráfica.
• Software de generación de modelos, que permite construir modelos de simulación.
Dichos modelos realizan una abstracción de la realidad, la representan
matemáticamente, permitiendo proyectar al futuro las consecuencias de las decisiones.

Análisis el papel del DSS con relación a las etapas del modelo de Simon:
• Etapa de Inteligencia: Se detecta el problema o la oportunidad
• Etapa de Diseño: Se identifican y evalúan soluciones alternativas.
• Etapa de Selección: Se elige entre las alternativas, la mejor solución
• Etapa de Revisión: Tras implantar la solución, se realiza un seguimiento y evaluación
de la misma

El papel de los DSS en la resolución de problemas pasa por la creación de un prototipo de

aplicación que ayude a resolver dicho problema. Una de las ventajas de los DSS es que
intervienen en todas las etapas del proceso de toma de decisiones, pero el decisor mantiene el
control sobre todas las fases del proceso.

En el mercado se dispone de 3 tipos de software de generación de DSS:

1) Software de productividad personal.
2) Software específico para la construcción de DSS.
3) Aplicaciones DSS realizadas a medida.

27
Sistemas de soporte para la decisión en grupo (GDSS).
Los DSS pueden proveer apoyo a la toma de decisiones en grupo. Esto es proporcionar
soporte cuando varias personas intervienen en la decisión aportando ideas, opiniones,
información y conocimiento. Para ello ha sido necesario sumarle a las capacidades de análisis
de información del DSS, capacidades de comunicación, lo que ha impulsado a un tipo
especial de DSS: los sistemas de soporte a la decisión en grupo (GDSS, Group Decision
Support System). Es software usado en este contexto recibe el nombre de: groupware.

Los GDSS, permiten realizar actividades de toma de decisiones en grupo con independencia
de que exista separación espacial o temporal.

Los grupos pueden:

• coincidir en el espacio y el tiempo (A)
• coincidir en el tiempo pero estar geográficamente separados (B)
• trabajar en un área geográfica reducida pero no coincidir en el tiempo (C)
• no coincidir en la misma ubicación geográfica ni el mismo lapso de tiempo (D)

GDSS Y LAS DIMENSIONES ESPACIO TIEMPO

TIEMPO
MISMO
Salas de decisión (A)
Disponen de:
* ordenadores conectados en red (con
herramientas convencionales y
específicas) * tecnologías no
informáticas (micrófonos,
Junto videocámaras, etc.)
Audio y videoconferencia o
Espacio
DISTINTO
Aplicaciones de trabajo cooperativo
Correo electrónico (C)
Se puede hacer uso de aplicaciones
soportadas por redes de área local
(LAN)
Correo electrónico
Aplicaciones de trabajo corporativo
(D) También hacer uso de las

Conferencia asistida por ordenador aplicaciones de conferencia asistida por

Separado (B) ordenador

Gracias a GSS, se han superado problemas como la sincronización de las diferentes zonas
horarias, necesidad de contacto cara. Cada persona comprometida se encuentra en todo
momento posicionada “virtualmente” para participar en el proceso de la toma de decisiones.

Sistemas de información para ejecutivos (EIS).

Un sistema de información para ejecutivos (EIS, Executive Information Systems), es el que
proporciona a los altos directivos información sobre el desempeño general de la empresa y su
entorno. Tiene un enfoque hacia la información generada fuera de la empresa y no
estructurada consecuencia del carácter estratégico de las decisiones ejecutivas.
Uno de los objetivos básicos de los EIS es servir de herramienta fundamental para el proceso
de control de una organización. Pero también:
• Ayudan a mejorar el proceso de análisis de la información
• A optimizar el proceso de la toma de decisiones
• Facilitan el seguimiento y control de los procesos de negocio y acciones en curso.
El software del EIS, accede, extrae, filtra, organiza, y almacena de forma automática y
personalizada la información que necesita el ejecutivo (en la base de datos del EIS).

28
La base de datos del EIS se nutre de:
1) las bases de datos de la empresa
2) los buzones de correo electrónico
3) agendas electrónicas o los OAS
4) datos e información externa

Un EIS puede ser construido:

• Mediante el desarrollo de una aplicación a medida
• Mediante paquetes de software estándar desarrollados para la construcción de estos
sistemas.
La tendencia es la de construir cada vez más EIS de ámbito organizativo y no individual. Esto
se explica por la cada vez mayor importancia que está adquiriendo para el desempeño
organizativo la rápida diseminación de la información y de las decisiones adoptadas por los
altos ejecutivos por toda la organización.
EIS se está interpretando como Enterprise Information System (sistema de información de
empresa), resaltando la idea de que la información debe ir dirigida a una más amplia gama de
personas dentro de la organización.

SISTEMAS DE SOPORTE ORIENTADOS AL CONOCIMIENTO

El conocimiento es el recurso organizativo que posibilita la conversión de la información en

decisiones y acciones. Entre los sistemas de soporte a las decisiones orientados al
conocimiento destacan los Almacenes de Datos (Data Warehouse), que funcionan
conjuntamente con las herramientas necesarias para su explotación, como el Data Mining y
los Sistemas Expertos.

Almacenes de datos (DW).

Data Warehouse (DW) es una colección de datos orientados al negocio, agregados, no
volátiles o históricos, organizados para apoyar a los sistemas de soporte a las decisiones. Estas
características los diferencian claramente de los sistemas de producción tradicionales (EDP),
cuyos datos son volátiles, actuales y no agregados, estando generalmente organizados por
proceso funcional. Con un DW los usuarios pueden acceder a la información corporativa
histórica, lo que permitirá adoptar decisiones a largo plazo.

Ventajas de un Data Warehouse:

1) Convierte información operativa simple en información relacionada y con un
significado homogéneo, útil para la toma de decisiones.
2) Centraliza y homogeneiza la información, evitando el que se produzca respuestas
distintas a la misma pregunta formulada de forma diferente
3) Permite la visión global de la información de la empresa sobre la base de los
conceptos de negocio manejados por los usuarios (información temática)
4) Evita las costosas extracciones manuales de datos de los distintos subsistemas de
información y la existencia de “islas de información”.
5) Establece una infraestructura común para los sistemas de soporte de las decisiones.

Componentes funcionales que caracteriza a un DW:

• La adquisición de datos (extracción, preparación y carga)
• Su almacenamiento
• Acceso a los datos por parte de los usuarios finales (acceso y visualización)

29
 Sistemas
externos Usuario
s

Sistemas
internos Almacenami
(EDP) ento

Extracción Acceso
Preparación Visualiza
Carga ción

El almacenamiento de los datos del DW se realiza en una base de datos separada de las bases
de datos del sistema de producción de la empresa. Esta base de datos se alimenta mediante
extracciones periódicas de datos que, previamente, han sido transformados de acuerdo a
criterios predefinidos.

Una de las principales bazas de este tipo de arquitecturas es que permite implantar una
infraestructura común a todos los sistemas de soporte a las decisiones que mejor se adapte en
cada momento a su necesidad concreta: efectuar consultas simples o complejas; efectuar
análisis sobre datos estructurados y agregados; realizar extrapolaciones o simulaciones; etc.

El DW constituye una “base de decisión” alrededor de la cual se engarzan las distintas

herramientas de soporte a las decisiones. Distintos sistemas como los DSS o los EIS, pueden
acceder directamente a los datos almacenados en el DW, o de forma indirecta apoyándose en
las capacidades analíticas de las herramientas del Data Mining.

Aplicaciones de exploración (Data Mining).

Data Mining o minería de datos es el conjunto de herramientas que le permiten al usuario
acceder a los datos contenidos en el DW (Data Warehouse) y analizarlos para extraer
conocimiento. El Data Mining forma parte de lo que se denomina gestión de relaciones con el
cliente (CRM, Customer Relationship Management).

El Data Mining agrupa diferentes tipos de herramientas que aplican técnicas diversas. Son:
• Técnicas estadísticas, para descubrir relaciones entre datos
• Redes neuronales para descubrir modelos funcionales
• Análisis discriminante y árboles de decisión, para extraer perfiles de comportamiento
• Otras técnicas para realizar clasificaciones no supervisadas, detectar desviaciones,
visualizar gráfica de modelos o relaciones, etc.

Los Data Mining actúan de manera similar a como lo haría un experto, no dejando la
iniciativa al usuario para que éste elija los elementos que quiere observar o analizar. El propio
sistema toma la iniciativa descubriendo asociaciones entre datos y emitiendo hipótesis, que
seguidamente contrasta metodológicamente y exhaustivamente.

Sistemas expertos (ES).

Los sistemas expertos (ES, Expert System), denominados también sistemas basados en el
conocimiento, son una aplicación de la inteligencia artificial que imitan el conocimiento de un

30
experto versado en algún área concreta. Se diferencias de los DSS en que extienden las
habilidades de los decisores más allá de sus capacidades normales.

Hay 2 procedimientos básicos de resolución de problemas: el algoritmo y el heurístico.

Algorítmico: Se aplica en procedimientos claramente definidos que garantizan una única
solución al problema.
Heurístico: Se centra en un conjunto de reglas empíricas que permiten encontrar una solución
satisfactoria al problema, aunque no sea la óptima.

Los ES utilizan procedimientos heurísticos para resolver problemas con altas dosis de
incertidumbre que carecen de una respuesta inmediata y donde la solución es fruto de una
acción probabilística sin resultado cierto.

Los ES se pueden descomponer en 4 partes:

1) La interfaz de usuario. Permite al decisor la entrada al sistema de instrucciones e
información y la salida de información del ES hacia el usuario.
2) La base de conocimiento contiene hecho que describen el área del problema, técnicas
de representación del conocimiento y reglas que describen cómo los hechos se
relaciones entre ellos de una manera lógica.
3) El motor de inferencia. Es la parte que realiza el razonamiento usando el contenido
de la base de conocimiento y aplicando sus reglas lógicas.
4) El motor de desarrollo que es usado para crear el ES. Este proceso involucra la
construcción del conjunto de reglas.

Ventajas e inconvenientes de los EIS:

VENTAJAS INCONVENIENTES
Aplican la lógica de un experto. Se reduce la
necesidad de contar con personal cualificado. Son de aplicación a áreas muy limitadas.
Sirven como herramientas de formación, al
permitir acceder a nuevos conocimientos y
facilitar su transferencia. Su desarrollo conlleva altos costes.

Pueden operar con información incompleta o Carecen de la intuición que en ocasiones,

deficiente, proporcionando respuestas rápidas es tan necesaria en la resolución de
y de calidad. problemas.
Permiten que los usuarios consideren
alternativas en el proceso de decisión de las Como los expertos humanos, comenten
que serian capaz de manejar por sí mismos. errores.

31
TEMA 5 : PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

EL CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA

El ciclo de vida representa las distintas etapas que atraviesa un sistema a lo largo de su
existencia.
Por lo que se refiere al desarrollo de un sistema de información, básicamente se puede optar
entre dos tipos de ciclos de vidas alternativos:
1.- Ciclo de vida en cascada.
2.- Ciclo de vida en espiral.
Las fases de ambos modelos son las mismas:
1.- Planificación
2.- Análisis de requerimientos
3.- Diseño
4.- Implantación
5.- Mantenimiento.

El ciclo de vida en cascada es aconsejable cuando el sistema desarrollar es poco complejo, se

dispone de un tiempo limitado para su desarrollo, o las especificaciones de usuario están
perfectamente claras. En caso contrario, se debe seguir un ciclo en espiral.

La principal diferencia entre ellos radica en que, mientras en el primero, es necesario

completar totalmente cada una de sus fases para pasar a la siguiente, en el ciclo de vida en
espiral, es posible volver hacia atrás para introducir modificaciones que a su vez repercutirán
en la siguiente fase.

PLANIFICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El objetivo de la planificación es identificar los proyectos a desarrollar, hacer explicitas las

prioridades y asignar recursos.

La experiencia demuestra que la tasa de éxito cosechada por las empresas que coordinan de
algún modo su plan estratégico con el plan de sistemas de información es superior a las que
no lo hacen. Esto se debe a diversas razones:
1.- El plan estratégico permite establecer las necesidades futuras de información de la
organización, necesidades que pueden ser automáticamente trasladadas al plan de
sistemas de información.
2.- Los directivos que diseñan el plan estratégico también participan en el diseño del
plan de sistemas de información, produciéndose unas sinergias aconsejables.
3.- Se facilita la coordinación entre los calendarios de actividades de los planes
estratégicos y de sistemas de información.

Esta coherencia entre planes se pude dar en una doble vertiente:

1.- Planificación PASIVA. El Plan de sistemas de información puede desarrollarse a
partir del plan estratégico, cubriendo las necesidades que éste determine. Desde este
punto de vista, el sistema de información es percibido como un mero elemento
instrumental, es decir, como una herramienta más al servicio de la empresa.
2.- Planificación ACTIVA. Es posible que en la propia formulación del plan estratégico
se consideren las posibilidades que ofrece el sistema de información para la
obtención de ventajas competitivas. Desde este punto de vista, la planificación del

32
 sistema de información se encuentra directamente entroncada en la planificación
estratégica de la empresa.

EVOLUCION HISTÓRICA DE LA PLANIFICACION DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

La planificación de los sistemas de información ha evolucionado de forma consustancial al

desarrollo de las tecnologías de la información y a la creciente importancia del papel
desempeñados por éstas en las organizaciones.

En esta evolución histórica es posible diferenciar cuatro etapas:

1.- Introducción de la Informática.
2.- Expansión anárquica de las aplicaciones.
3.- Alineamiento del sistema de información con el plan estratégico. (PLANIFICCIÓN
PASIVA)
4.- Interdependencia entre el plan estratégico y el plan de sistema de información.
(PLANIFICACIÓN ACTIVA)

La Introducción de la Informática en la empresa

La aplicación de la informática a la empresa en los años sesenta supuso la incorporación a la
misma de sistemas informáticos basados en ordenadores de gran tamaño y muy difícil
manejo. Esto reservó las decisiones que se tomaban respecto del sistema a los especialistas
informáticos, con lo que se creó una barrera de comunicación entre la dirección de la empresa,
enfocada al negocio, y el departamento de procesos de datos, más enfocado a la tecnología.

Los procesos exclusivamente estaban enfocados a la mecanización de tareas administrativas.

(Nominas, Contabilidad, facturación, etc.)
En esta etapa no se realiza una planificación formal de sistemas de información.

Expansión anárquica de las aplicaciones

Una vez que las aplicaciones que atendían los procesamientos antes dichos se encontraban
suficientemente desarrollados, se comienza a recibir peticiones para resolver problemas
complejos relacionados con los procesos de negocio (aplicaciones MISy DSS).

Sin embargo, como consecuencia de la barrera de comunicación levantada en la etapa anterior

entre el personal técnico y de negocio, la selección de proyectos a desarrollar sigue basándose
en criterios tales como la facilidad de implantación; novedad, atractivo tecnológico. Como
resultado, muchas de las decisiones adoptadas no son las más adecuadas para la empresa en su
conjunto, lo que provoca que la empresa cuente con un gran número de aplicaciones disjuntas
con un bajo nivel de integración.

En esta etapa, si existe en la empresa un plan de sistemas de información, no mantiene

ninguna conexión con el plan estratégico.

Alineamiento del plan de sistemas de información con el plan estratégico

En esta etapa se empiezan a establecer planes de sistemas de información coherentes con los
objetivos estratégicos de la empresa y de sus unidades funcionales. También en esta etapa,
desaparece la barrera de comunicación que se levantaba entre el personal técnico y de
negocio, y se establece una dependencia del plan de sistemas de información con respecto al
plan estratégico de la empresa. Es lo que hemos llamada Planificación Pasiva.

33
Interdependencia entre el plan estratégico y el plan de sistemas de información
Una vez que la empresa cuenta con un plan de sistemas de información que proporciona
soporte a la consecución de sus objetivos estratégicos, la alta dirección se plantea sacar
partido de las enormes posibilidades que otorgan las tecnologías de la información.

Para ello se hace necesario integrar las posibilidades del sistema y de las tecnologías de la
información con la estrategia de la empresa en el mismo momento en el que se formula el
plan estratégico (Planificación Activa).

En esta etapa, las organizaciones integran la información en la estratégica corporativa,

reafirmando su valor como recurso, y utilizándola, junto con la tecnología de la información
para concebir nuevas formar de diseño, fabricación, venta, etc.

PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN PASIVA DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN

La metodología para la obtención de un plan de sistemas de información alineado con el plan

estratégico del negocio se puede estructurar en cuatro etapas:
1.- Organización del proyecto.
2.- Descripción de la situación.
3.- Formulación del plan de sistemas de información.
4.- Programación de actividades.

Organización del Proyecto

Esta primera etapa tiene como finalidad el correcto entendimiento de los objetivos del sistema
de información, así como la fijación de prioridades entre los distintos objetivos y la puesta en
marcha de un equipo de trabajo.

La fuente de partida será el plan estratégico de la empresa, a partir del cual se definirán los
objetivos principales del sistema de información.

El equipo de trabajo elaborará el plan de sistemas de información y acordará la estrategia de

desarrollo del plan. Los participantes que suelen ser necesarios para formar este equipo de
trabajo son:
1.- Comité de dirección
2.- Equipo de trabajo
3.- Usuarios y otros especialistas

Comité de dirección: Es la instancia con responsabilidad última sobre el sistema de

información que se diseñe. Entre sus funciones de encuentra supervisar la planificación,
proporcionar criterios estratégicos para la fijación de prioridades y asignación de recursos.
Será el encargado de aprobar el plan desarrollado. Suele estar formado por el máximo
responsable de la empresa, los responsables de las distintas áreas funcionales y el responsable
de sistemas de información.

Equipo de Trabajo: Desempeña la función ejecutiva encaminada a la elaboración del plan.

Realiza la programación del plan, define la administración, procedimientos y organización del
trabajo. Esta dirigido por el responsable de sistemas de información y debe estar integrado por
personas del nivel adecuado de todas las áreas funcionales.

34
Usuarios: Son los que definen las funcionalidades que necesitan y colaboran en la difusión e
implantación del plan.
Especialistas: Son expertos en sistemas de información, en organización, presupuestos, etc., y
aportan propuestas para la obtención de las soluciones buscadas.

Descripción de la situación
Consiste en describir la situación actual de la empresa desde una doble dimensión: de negocio
y del sistema de información existente.

El objeto de esta etapa es conocer con suficiente grado de detalle la situación actual del
sistema de información, así como detectar y relacionar aquellos condicionantes que puedan
incidir en el plan (presupuestarias, de personal, de calendario, etc.).

Respecto del negocio habrá que describir cuáles son las funciones y procesos que se realiza
en la empresa.

Respecto del sistema de información, será preciso establece un catálogo de los recurso y
capacidades actuales de la empresa. Para llegar a ello se pueden considerar que son necesarias
las siguientes actividades:
1.- Inventariar el hardware, software y el personal relacionado con el sistema de
información
2.- Evaluar el estado de las aflicciones y bases de datos, diferenciando aquellas que
funciona correctamente de aquellas que necesitan revisión, mejoras o sustitución.
3.- Analizar los gastos producidos por el sistema de información, el grado de utilización
de hardware y el software.
4.- Inventariar proyectos desarrollados, en curso y desestimados.

Una herramienta especialmente útil, que contribuye a formalizar la descripción del sistema de
información, es el modelo de Nolan. Este modelo permite determinar con precisión la
situación actual del sistema de información en función de las características que éste presenta
en un momento dado.

El modelo identifica seis etapas que se especifican en la tabla:

Etapa Descripción
Iniciación Un número reducido de usuarios usan una nueva tecnología de la información para
cubrir necesidades básicas. Ausencia de planificación y de control. Se disfruta de
cierta holgura para experimentar.
Expansión o contagio La Planificación es mínima. El control es reducido y está descentralizado. Mayor
holgura para experimentar con la nueva tecnología. Aumenta el número de
usuarios. Proliferación rápida de aplicaciones no integradas, con la consiguiente
crisis por elevación de los costes de los desarrollos
Formalización o Control Mayor planificación del sistema de información. Se implantan altos niveles de
control que restrinjan los gastos por crecimiento descontrolado del sistema. Los
nuevos desarrollos se seleccionan bajo criterios conste-efectividad. Se observa
centralización
Integración Integración de las aplicaciones. Los controles continúan siendo ajustados
Administración de datos Atención a la administración de datos. Se permite cierta holgura que motive el
desarrollo de los sistemas que contribuyan a obtener ventajas estratégicas.
Madurez Sistema de información completo y adecuado a los objetivos organizativos

Cada etapa de desarrollo también implica una mayor inversión-gasto por parte de la empresa
en el sistema de información.

35
Según se establece en este modelo de Nolan, las empresas evolucionan a través de estas
etapas sin poder saltarse ninguna, dado que se requiere de la experiencia acumulada en una
determinada etapa para pasar a la siguiente. Sin embargo, y aquí radica la utilidad de este
modelo, el comprender cómo evoluciona el sistema de información y el poder diagnosticar en
qué etapa se encuentra permite planificar el tránsito por las restantes etapas.

Formulación del plan de sistemas de información

En esta fase se lleva a cabo la planificación propiamente dicha, elaborándose el plan de
sistemas, el cual establece un esquema conceptual para la planificación detallada del sistema
de información.

Primer Paso.- Documentar las necesidades de información de cada una de las funciones de
negocio en relación con las acciones estratégicas de la empresa.

Segundo Paso.- Decidir si es mejor introducir nuevas funcionalidades en el sistema existente

o proceder a su renovación.

Tercer Paso.- Establecer la composición funcional y las características de cada uno de los
subsistemas. A partir de aquí se determinaran las prioridades de desarrollo de los distintos
subsistemas con arreglo a las necesidades en el tiempo.

Cuarto Paso.- Por último habrá que hacer un esfuerzo para pronosticar aquellos eventos
futuros que podrían afectar al plan de sistemas. Además, también será necesario predecir la
evolución del entorno que pueda afectar al plan. En definitiva se trata de evitar que la falta de
previsión pueda llegar a invalidar el plan.

Programación de actividades
En esta fase se detallan las acciones específicas en forma de proyectos a llevar a cabo a corto
plazo. Aunque el plan de sistemas de información debe abarcar un horizonte temporal de
largo plazo, es preciso detallar qué es lo que la empresa hará en el corto plazo, normalmente a
un año vista, para poder asignar los recursos correspondientes en los presupuestos anuales de
la empresa. Se debe hacer un calendario para la adquisición de hardware y software.

En esta fase del proceso de planificación se adopta una perspectiva técnica frente a la visión
de negocios que dominó las etapas previas.

Mantenimiento del plan de sistemas de información

Una vez que el plan está en marcha, éste no permanece inmutable. Por una parte, habrá que ir
actualizando en función de los avances realizados como consecuencia de su aplicación.

Cambios del Entorno Avances tecnológicos, Cambios legislativos, exigencias de

clientes
Cambios internos que Adquisición o fusión de otra empresa, rediseño de sistemas
afectan al sistema actuales
Cambios Internos ajenos al Reasignación presupuestaria, nuevos desarrollos
sistema

Por todo ello, será preciso disponer de los mecanismos de evaluación que permitan el control
de la implantación del plan según lo establecido.

36
DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

Los requerimientos de información del sistema se establecen a dos niveles:

1.- En el ámbito de la organización. El conjunto de requerimientos a nivel organización
se agrupan en bases de datos y aplicaciones, con lo que queda definida la arquitectura
de información del sistema, sus fronteras y las interfases entre las distintas
aplicaciones.
2.- En el ámbito de aplicación concreta y de bases de datos. En esta fase de análisis de
requerimientos se documentas las necesidades de información de bases de datos y
aplicaciones: se definen los informes y pantallas de salida del sistema, frecuencia de
procesos, etc., para que, posteriormente, en la fase de diseño, los técnicos determinen
la mejor manera de hacerlo realidad.

Estrategias de definición de requerimientos de información

Principalmente se pueden identificar cuatro métodos o estrategias:

1.- Método de Interrogación. En sistemas muy estables, con estructura muy bien
definida, el analista puede preguntarle a los usuarios del sistema cuáles son sus
requerimientos
2.- Deducción a partir de un sistema de información existente. Cuando el sistema de
información existente cubre operaciones estándares como elaboración de nominas,
facturación, contabilidad, es posible deducir los requerimientos, por lo tanto se podrá
analizar:
a.-)Los sistemas existentes que serán sustituidos por el nuevo
b.-) El sistema usado por otra organización similar
c.-)Las necesidades que cubren los paquetes estándares de aplicaciones
d.-) Las descripciones libros, manuales, estudios y revistas especializadas
3.- Síntesis a partir de las características de los sistemas organizativos. Parte del análisis
de las características y actividades de los sistemas organizativos y de sus necesidades,
tras asumir que el sistema de información debe proporcionar soporte al resto de
sistemas de la empresa.
4.- Creación de un prototipo. Se puede implantar un sistema con el que se pueda
experimentar y, de forma evolutiva, mejorar, hasta obtener todos los requerimientos
de información.

Síntesis a partir
Método de Deducción a partir de las Creación de un
Interrogación del sistema de características de prototipo
información los sistemas
existente organizativos

Baja Incertidumbre Alta Incertidumbre

Identificar cuál o cuáles de las anteriores estrategias de determinación de los requerimientos

de información deben emprenderse, estará en función de la incertidumbre que plantea el
análisis de los siguientes parámetros:
1.- Utilización del sistema
2.- Características del sistema de información o de la aplicación
3.- Los usuarios
4.- Los Analistas.

El siguiente cuadro resume sus características:

37
 Elementos Características que reducen la
incertidumbre
Utilización del sistema Sistema y tecnología estables, bien
definidos. Actividades o decisiones
estructuradas. Existe un modelo de
sistema. Estabilidad en la
administración y control del
sistema
Sistema de información o de Requerimientos tradicionales y
aplicación simples. Sistemas transaccionales.
Aplicaciones de bajo nivel que, a
veces, sustituyen procedimientos
manuales.
Usuarios Pocos usuarios. Usuarios con gran
experiencia en el uso del sistema
Analistas Experiencia en la planificación y
uso de sistemas de información
similares. Experiencia con las
aplicaciones.
Características que incrementan
la incertidumbre
Sistema y tecnología inestables,
mal comprendidos o en proceso de
cambio. Actividades o decisiones
no estructuradas. Administración y
control del sistema cambiantes.
Requerimientos de información
complejos, integrados o inusuales.
Sistemas de apoyo a la gestión.
Aplicaciones de alto nivel
Muchos usuarios. Poca experiencia
de los usuarios en el uso del
sistema
Poco experiencia en la
planificación y uso de sistemas de
información similares. Poco
experiencia con las aplicaciones.

SELECCIÓN DEL SISTEMA INFORMATICO

La gran variedad de opciones tecnológicas disponibles, los altos costes de desarrollo y

mantenimiento, y las históricamente altas tasas de fracaso en la implantación de los sistemas
informáticos, justifican que la planificación del sistema informático se vuelva una condición
necesaria. En esta planificación, una de las cuestiones fundamentales es saber qué se quiere,
por qué se quiere y para qué se quiere.

Selección de elementos lógicos

El hardware suele dar la impresión de acarrear costes muy elevados; sin embargo, en muchas
ocasiones es el software la parte más cara del sistema informático.
Se tiene dos opciones para elegir el software:
1.- Software estándar. Es aquel que desarrolla empresas especializadas con idea de
cubrir las necesidades generales del sector empresarial.
2.- Software a medida. Es la creación por parte de personal propio o empresa
subcontratada, de software específico y a medida de las necesidades de una empresa.

Ventajas del software estándar frente al software a medida

a.-)Las economías de escala, ya que la producción en serie de éste hace que los coste de
producción se puedan repartir entre muchos clientes, por lo que hace descender el coste
unitario.
b.-) Transferencia de Know-how (el saber hacer). El software estándar recoge las mejores
prácticas y experiencias de negocio de muchas compañías y sectores.
c.-)Evolución o actualizaciones sencillas, baratas y seguras.
d.-) Menos tiempo de puesta en marcha, instalación prácticamente inmediata
e.-)Disminución del riesgo del comprador, ya que se está comprando algo tangible, no una
promesa o proyecto intangible.

Ventajas del software a medida frente al software estándar

Tiene una ventaja clarísima. Se adapta mucho mejor a los requerimientos de la empresa, dado
que se realiza por encargo o se desarrolla dentro de la empresa.

38
Selección de elementos físicos
Algunos de los criterios técnicos bajos los que se valoran las distintas opciones de hardware
son:
a.-)Necesidad de memoria secundaria o primaria
b.-) El número de puestos de trabajo que debe soportar
c.-)Naturaleza del trabajo a realizar (Batch u on-line)
d.-) Número de aplicaciones que tendrá que soportar
e.-)Integración de otras aplicaciones y equipos ya existentes
f.-) Etc. Etc.

Obsolescencia e Incompatibilidad
La obsolescencia consiste en la incapacidad de gestionar al ritmo de evolución necesario. Esto
derivaría en un sistema anticuado. La solución es mantenerse informado y planificar
adecuadamente.
La incompatibilidad es entendida como la imposibilidad de instalar una aplicación en un
equipo o de interconectar los equipos para que se puedan intercambiar información. La causa
de esta incompatibilidad es la diferencia en los estándares utilizados en el hardware y
software.

Multiplicidad de ofertas y Tecnología cambiante

La multiplicidad de ofertas hace que sean varios los equipos que podrían cubrir una misma
necesidad.
La tecnología cambiante también dificulta acertar en la selección, ay que podría hacer el
sistema seleccionado rápidamente obsoleto o incompatible con otros equipos.

Selección del proveedor

A veces, la selección de un sistema conlleva caer en las redes del proveedor, haciéndose
altamente dependientes del mismo.
Algunos criterios para la selección del proveedor más adecuado son: reputación, solvencia,
experiencia, capacidad de progreso, formas de pago, servicio posventa y oferta de cursos de
formación.

39
TEMA 6. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN COMO MEDIO DE
OBTENCIÓN DE VENTAJAS COMPETITIVAS

NECESIDAD DE PLANIFICACIÓN ACTIVA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.

El entorno dinámico en el que actualmente se mueven hace que la competitividad sea un arma
necesaria para la supervivencia, y no solo una respuesta al clásico objetivo empresarial de
maximización de beneficios. En este contexto, el papel de las tecnologías de la información
(Information Tecnology) se han convertido en fuente de ventajas competitivas.

Bajo esta óptica, el sistema y las tecnologías de la información han de ser tenidos en cuenta de
manera explícita durante todo el proceso de planificación estratégica, de modo que ya no se
trata de un subproducto subordinado de éste, tal y como sucedía en la planificación pasiva.
Esta forma de planificación se llama planificación activa. En la figura 6.1 se puede observar
gráficamente ese diálogo entre el plan estratégico de la empresa y el plan del sistema de
información. Diálogo que, al igual que ocurría en la planificación pasiva del sistemas de
información, esta influido e influye a la estructura organizativa de la empresa.

No todas las empresas están en disposición de poder realizar una planificación activa, debido
a que muchas empresas no cuentan ni con un plan de sistemas de información que les sirva de
guía ni la con la cultura organizativa adecuada para enfrentarse a ese reto. Será preciso, por
tanto, evolucionar pasando por la planificación pasiva, a fin de que se creen el necesario
aprendizaje organizativo y la cultura adecuada. Por otra parte, hay empresas para las que las
tecnologías de la información no son importantes para la estrategia de la empresa ni lo
esperan que lo sea a medio plazo. La herramienta de diagnóstico; matriz de mcfarlan puede
ser de gran ayuda para determinar si la empresa requiere de una planificación activa o pasiva.

40
MATRIZ DE MCFARLAN.

La Matriz de Mcfarlan permite clasificar al sistemas de información de las empresas en

función de esta dependencia como: de apoyo, estratégico, táctico o impulsor.

Los cuadrantes superiores de la matriz reflejan empresas para las que no es excesivamente
importante el sistema de información actual: los cuadrantes inferiores, empresas para las que
su sistema actual es vital para estrategia y operativa. Loa cuadrantes de la izquierda señalan
empresas para las que no serían importantes nuevos desarrollos de los sistemas de
información; los de la derecha, empresas que requieren de las futuras innovaciones para su
supervivencia.

El papel del sistema de información es de apoyo cuando tanto las aplicaciones actuales como
los previsibles desarrollos futuros están dedicados únicamente al soporte operativo de las
actividades diarias. Entre ambas posiciones extremas están posiciones intermedias y de
transición.

Con carácter general, la empresa que ya se encuentre en la posición estratégica debe mantener
su posición; mientras que aquellas que se encuentren en otras posiciones deberán estudiar si
pueden, cómo, y si es útil trasladarse hacia la posición estratégica. Ahora bien, con respecto a
esto último hay que aclarar que la matriz McFarlan sirve para diagnosticar cuál es la posición
actual de una empresa, pero no ayuda a determinar cuál debería ser su posición ideal ni como
llegar hasta ésta.

ANALIZANDO EL IMPACTO ESTRATÉGICO DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN.

Para obtener el potencial de los sistemas de información y de las tecnologías de la

información será preciso evaluar el impacto del sistema de información sobre la posición
competitiva de la empresa. Para ello será preciso evaluar el impacto del sistema de
información sobre la posición competitiva de la empresa; medir el impacto de las tecnologías
de la información sobre las actividades que componen los distintos procesos de la empresa, y

41
realizar un análisis del contenido informativo del producto y de los requerimientos de
información en las distintas etapas del ciclo de vida del producto.

El análisis detallado de estas dimensiones permitirá establecer estrategias que permitan la

consecución de ventajas competitivas. Estas estrategias también servirán como materia prima
para la formulación del plan estratégico de la empresa y de su plan de sistemas de
información

LA ESTRUCTURA DE LOS SECTORES.

A la empresa le interesa analizar con detenimiento su entorno (conocer el sector en el que

opera y sus competidores) con el objetivo de identificar las oportunidades y amenazas
presentes en ese entorno. Una herramienta útil para este fin, es el marco conceptual de las
cinco fuerzas de Porter, que describe el entorno de una empresa en función de cinco
elementos:
- la rivalidad interna entre los competidores existentes en el sector,
- la amenaza de que entren nuevos competidores en el sector,
- la amenaza de productos sustitutivos en el sector,
- el poder de los proveedores sobre la empresa, y
- el poder de los clientes sobre la empresa.

Estos elementos se encuentran representados en la figura 6.2

El balance global de estas fuerzas en el sector muestra lo atractivo que es (o que no es) dicho
sector, es decir, la estructura de un sector condiciona su estabilidad.

Con relación a las estructuras de los sectores, los sistemas de información pueden cumplir tres
objetivos:

1) Mejorar la posición relativa de la empresa dentro de estas fuerzas;

2) cambiar la estructura del sector,
3) desdibujar los límites sectoriales.

42
Mejorar la posición relativa de la empresa dentro de estas fuerzas.

Los sistemas de información se muestran útiles para desarrollar algunas de las estrategias
genéricas a fin de afrontar la rivalidad interna entre los competidores actuales. Estás son
liderazgo en costes, diferenciación, y segmentación.

Los sistemas de información en caso de amenaza de:

- nuevos entrantes-> pueden crear barreras de entrada.
- Productos sustitutivos-> ayudan a generar nuevos productos y servicios o a mejorar
los actuales.
El poder de negociación con los proveedores también puede verse alterado (aumentado el
poder o reduciéndolo)

Cambiar la estructura del sector.

El sistema de información puede alterar, no solo la posición relativa en las fuerzas sectoriales,
sino también las fuerzas en sí cambiando la forma en que se hacen las cosas en el sector.

Desdibujar los límites sectoriales.

Los sistemas de información y las tecnologías de la información pueden ser los recursos que
permitan la disolución de los limites sectoriales y competir en tantos sectores como
aplicaciones distintas encuentre.

LA CADENA DE VALOR.

Se considera que el valor es el precio que los clientes están dispuestos a pagar por los
productos o servicios de una empresa. La empresa será rentable cuando el valor creado exceda
al coste de producción de dicho valor. El concepto de cadena de valor de Porter, representado
en la figura 6.3, ayuda a analizar cómo se produce el valor en la empresa.

La cadena de valor identifica las actividades de la empresa que son tecnológicamente y

económicamente distintas.

43
Así se distingue entre:
- Las actividades Primarias: añaden valor a una Unidad de negocio.
- Las actividades auxiliares o de apoyo, son aquellas que proporcionan los factores de
producción y las infraestructuras que posibilita el funcionamiento de las actividades
primarias, sin añadir valor directamente.

Los sistemas de información como se puede comprobar en la tabla, como concepto global
estarían clasificados en las Actividades Auxiliares.

Las actividades de valor no son independientes, se encuentran conectadas por enlaces, Se dice
que existe un enlace entre dos actividades cuando la forma en que se realiza una de ellas
influye sobre el coste o productividad de la otra. Los enlaces ponen de manifiesto la necesidad
de coordinación entre actividades.

Impacto de las tecnologías de la información sobre la cadena de valor interna.

Las tecnologías de la información están influyendo en todas las actividades de valor, así como
en sus enlaces. En las actividades de valor se distingue dos componentes: uno físico y otro de
tratamiento de la información. Este último, se encuentra siempre presente y comprende la
captura, tratamiento y recuperación de la información necesaria para realizar tal actividad. En
la tabla 6.3 se ilustran ejemplos de cómo pueden incidir las tecnologías de la información en
cada una de las actividades de la cadena de valor.

44
Asimismo las tecnologías de la información pueden afectar a los enlaces modificándolos,
destruyéndolos o creándolos donde no existían añadiendo valor al producto.

Impacto de las tecnologías de la información sobre la cadena de valor externa.

Del mismo modo que se pueden crear enlaces internos, también se pueden crear, destruir o
modificar enlaces externos. Las actividades de valor de las cadenas de dos empresas también
se pueden ver afectadas, porque se trasvasen de una a otra o porque la cadena de valor se
realice de forma conjunta.

La forma en que el sistema de información puede mejorar el negocio, bajo la perspectiva del
análisis de la cadena de valor, es:
- Mejorando la relación con clientes y proveedores.
- Mejorando los flujos de información de las actividades primarias para obtener una
información exacta y para eliminar cuellos de botella y retrasos.
- Obteniendo mejoras locales en la realización de las actividades primarias y de apoyo.
- Mejorar la forma en la que las actividades de apoyo facilitan las actividades primarias

SISTEMA DE INFORMACIÓN Y PRODUCTOS.

Las empresas han de valorar tanto la intensidad informativa presente como la potencial para
poder adoptar decisiones estratégicas respecto de su sistema de información.

Contenido informativo del producto

Los productos suelen tener un componente físico y otro informativo. Este último es todo
aquello que el comprador necesita saber para adquirir, usar y mantener el producto. En el

45
pasado el componente físico era siempre el más importante, actualmente gracias a las
tecnologías de la información se están invirtiendo cada vez más las tornas.

Como consecuencia de la disminución del coste de la tecnología de la información, y de las

cada vez mayores posibilidades de la misma, muchos sectores están introduciendo un mayor
contenido informativo, tanto en el proceso como en el producto, surgiendo cada vez más
productos sin componentes físico alguno.(Ej. Prensa en Internet).

Contenido informativo del producto frente al contenido informativo del proceso.

El papel de las tecnologías de la información en las empresas difiere sectorialmente en el

contenido informativo que poseen sus cadenas de valor y el que poseen sus productos, tanto
en el producto como en el proceso. En la tabla 4.4 se recogen algunos ejemplos.

Matriz del Boston Consulting Group y ciclo de vida

La matriz del portafolios o del Boston Consulting group (BGD), representada en la figura 6.4,
es una herramienta útil para tomar decisiones de inversión o desinversión sobre la cartera de
productos de la empresa, pero también para definir cuáles son las necesidades de información
de cada producto en función de la etapa de su ciclo de vida en la que se encuentre, y de su
posición en le mercado respecto a los productos de la competencia.

46
El sistema de información debe adecuarse a la etapa del ciclo de vida del producto o de lo
contrario, se perderá eficacia. A continuación se analizarán cuales son las necesidades de
información de los productos en función de la etapa del ciclo de vida en la que se encuentre:

 Nacimiento: Con los productos nuevos la demanda no está bien definida. El

SISTEMA DE INFORMACIÓN puede ayudar a adecuar el producto a las necesidades
del cliente, por lo que se deberá centrar en la investigación de mercados y en
proporcionar la información necesaria para el desarrollo del producto así como definir
los canales de distribución más adecuados.

 Crecimiento: Los productos de crecimiento se encuentran en el cuadrante de estrellas

en la matriz del BCG. Para satisfacer el crecimiento de la demanda se requiere
mayores inversiones y hacer frente a los competidores. Para satisfacer la demanda, el
sistema de información debe apoyar la labor productiva e identificar y prever la
demanda para disponer de recursos necesarios que la satisfagan.

47
 A medida que el producto se haga más competitivo será necesario que el sistemas de
información ayude a controlar los costes de los productos y su contribución a
beneficios, cambios en las preferencias de los clientes, las actividades de la
competencia y, si es posible, crear barreras de entrada a nuevos competidores
vinculando a clientes y proveedores, lo que obligaría a los nuevos entrantes a disponer
de los mismos sistemas de información o a entrar en desventajas.

 Madurez: La demanda no crece, por lo que aumenta la rivalidad de la competencia, y

el principal objetivo es mantener la cuota de mercado y ordeñar la liquidez de la vaca
para dedicarla a nuevos productos. El sistema de información debe apoyar una
estrategia defensiva permitiendo la segmentación del mercado, aumentando la
productividad y optimizando las necesidades de capital circulante. Las políticas de
precio e hacen agresiva, por lo que se necesita información exacta de mercado y
costes. El control y la planificación son vitales, y para estos es fundamental el papel
que juegan los sistemas de información de información.
Son necesarias, y el sistema de información debe contribuir en lo posible, una mayor
eficacia y eficiencia en el empleo de los recursos, una mejor gestión de la oferta y de
los canales de distribución, la creación de costes de cambio en los clientes, y conocer a
cada competidor.

 Declive: La oferta se hace mayor a la demanda y hay que centrarse en no producir

excedentes y en ser eficientes en costes. El sistema de información debe proporcionar
información financiera, de costes y provisional.

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES

ESTRATÉGICAS.

La creación de ventajas competitivas exige identificar oportunidades que pudieran ser

aprovechadas por la empresa. Para ello es recomendable utilizar un procedimiento formal que
analice los cambios internos y externos. A continuación se estudian una serie de posibles
metodologías para el análisis de estos cambios. La tabla 6.5 resume estas metodologías.

48
Respecto a los cambios externos es preciso estudiar:

 Los posibles cambios que se produzcan en la estructura del sector. Aplicando, por
ejemplo, el modelo de las cinco fuerzas competitivas de Porter. A estos cinco elementos
habría que añadir un sexto, la Administración Pública, dado que en el contexto europeo el
grado de intervención de leyes y empresas pública influye sobre la estructura de los
sectores.
 La relación de la empresa y su producto con el cliente. El proceso de compra del cliente es
un buen referente para analizar nuevas oportunidades.
1ª Habría que analizar en que medida necesita el cliente el producto o servicio
de la empresa.
2habría que analizar cómo elige y analiza el producto
3ª hay que conocer cómo el cliente usa, mantiene, repara y recompra el
producto. Esto podría alertar de la necesidad de asesoramiento y atención al
cliente on-line telefónica..
Finalmente se abaliza cuando se deja de utilizar el producto. Detectar la causa
y el momento en el que el cliente deje de usar el producto.
 creación de unos sistemas de información interorganizacionales. También pueden
surgir oportunidades por la formación de alianzas estratégicas con otras empresas que
permitan entrar en algún mercado, obtener unos recursos o capacidades que se necesiten y
no se posean, ni sean fáciles de desarrollar, aumentar el poder de negociación con
proveedores y clientes, reducir y compartir los costes u obtener efectos sinérgicos en
algún proceso. las tecnologías de la información pueden apoyar la coordinación, control y
comunicación de las actividades compartidas.

Respecto a los cambios internos es preciso estudiar:

 El análisis de la cadena de valor. Resulta ser una herramienta útil para modelizar los
procesos de la e empresa y su interdependencia mutua. Dicho modelo permite la selección
de las actividades y enlaces críticos, sobre los que observar cuál sería la incidencia de la
aplicación de las tecnologías de la información.
 Estudios de productos actuales y potenciales. Hay que analizar cuál es la intensidad
del uso de información que se incorpora a los productos actuales y potenciales, y cuál es
la capacidad de éstos para aceptar las nuevas tecnologías de la información. En ocasiones,
este análisis llega a generar no sólo nuevos productos, sino incluso nuevos negocios.

A la luz de las oportunidades a aprovechar los tipos de estrategias que se pueden desarrollar
podrían ser seis.

 Diferenciación. Consiste en que el cliente percibe el producto o servicio de la empresa

como distintos a los de la competencia. las tecnologías de la información pueden
añadir elementos diferenciadores.
 Reducción de costes. Los costes deben reducirse respecto a los de la competencia, con
lo que es posible variar el precio de venta, del producto o servicio, como arma
competitiva. Se estaría persiguiendo una estrategia de liderazgo en costes. Las mejoras
de productividad que proporciona las tecnologías de la información hacen esto
posible.
 Segmentación o focalización. La empresa se centra en mercados poco explotados y
con necesidades específicas. Las tecnologias de la información permiten detectarlos
gracias a las capacidades analíticas que proveen; basta pensar en las capacidades de

49
 los Data Minig asociados a sistemas data Warehouse. Por otro lado, también facilitan
el ajuste a las necesidades específicas de dichos mercados, gracias a la flexibilidad que
proporcionan.
 Innovación. Consiste en cambiar drásticamente el producto, a fin de crear productos
mejores o sustitutivos de los competidores, o los procesos de los competidores, o los
procesos de negocios.
 Crecimiento. Consiste en aumentar el volumen de venta, integrar o diversificar la
producción. Habría que analizar, y las tecnologías de la información pueden ayudar a
ello, nuevos mercados, el proceso de compra de los clientes de la empresa y la
imposibilidad de eliminar intermediarios.
 Alianzas estratégicas. Las alianzas se pueden establecer con empresas cliente,
proveedores u otras empresas, a fin de entrar en nuevos mercados, crear barreras de
entrada al sector, u obtener efectos sinérgicos en algún proceso, la coordinación
proporcionada por las tecnologias de la información facilita este tipo de alianzas.

REINGENERÍA DE PROCESOS(BRP).

A la hora de proceder a la mejora de procesos de negocio, la empresa puede adoptar dos

enfoques: la mejora continua de la eficiencia de los procesos o su rediseño radical. Siendo
más difíciles de implantar los cambios que se derivan de este último. Mientras que la mejora
continua pretende cambiar algunos de los aspectos de los procesos existentes, el rediseño
radical implica cambiar totalmente los procesos de negocio, con el objetivo de alcanzar
mejoras espectaculares en factores críticos para la organización. A este último se le conoce
como reingeniería de procesos o BRP(Businesistemas de información Procesistemas de
información Redesign).
Algunos de los consejos para mejorar los procesos en un proyecto BRP serán:
- Organizarse entorno a resultados y no en torno a las tareas, estando más
atentos al flujo de la información mostrada por los resultados que a la
forma concreta en la que debe ser realizada la tarea.
- Hacer que los que gestionan cierta información sean los que realicen los
procesos que incluyan dicha información.
- Integrar el procesamiento de la información y el flujo de trabajo. No
resulta eficaz separar el procesamiento de la información de la
realización del trabajo que genera dicha información.
- Enlazar actividades paralelas para evitar que actividades comunes se
dupliquen.
- Facilitar la información y autoridad suficiente para que las decisiones
puedan ser tomadas por la persona que realice el trabajo.
- Capturar la información una sola vez, evitando duplicidades.

No se debe introducir ninguna nueva aplicación informática en la organización sin antes

evaluar el proceso asociado.

PROCESAMIENTO DE PALNIFICACIÓN ACTIVA DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN.

El procesamiento de planificación activa del sistemas de información Información es muy

similar a al procedimiento de planificación pasiva desarrollado en el capítulo anterior. La
única diferencia estriba en que en la elaboración del plan de negocios son tenidas en cuenta
las posibilidades de los sistemas de información y las tecnologías de la información para la
consecución de ventajas competitivas. De esta forma queda garantizado que las acciones

50
estratégicas a desarrollar puedan sacar provecho de las tecnologias de la información. Este
procedimiento se esquematiza en la figura 6.5.

Se expone a continuación una secuencia de actividades que pueden facilitar los procesos de
formulación de estrategia de negocio:
1. Valorar la intensidad informativa presente y potencial de los productos y los procesos
de cada unidad estratégica de la empresa, seleccionando qué unidades son las más
adecuadas para realizar inversiones en sistemas de información o tecnologias de la
información.
2. Determinar el papel del sistema de información en la estructura del sector.
3. Distinguir y clasificar en que se podría aprovechar el sistema de información para
obtener ventajas competitivas sostenibles.
4. Investigar las formas en que podrían generarse nuevos negocios por medio del sistema
de información, teniendo en cuenta la posibilidad de crear negocios nuevos a partir de
los ya existentes.
5. Desarrollar un plan de aprovechamiento del sistema de información. Este punto es
consecuencia de los cuatro anteriores y debe plasmarse, inicialmente, en el plan de
negocios de la empresa a partir del cuál se establecerán las acciones estratégicas de la
empresa. Por último, se formulará el plan de sistemas de información mediante un
procedimiento similar al explicado para la planificación pasiva.

51
TEMA 7. IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN COMO FACTOR DE CAMBIO

ORGANIZATIVO

En la incorporación de la tecnología de la información en la empresa se distinguen tres etapas

que quedan caracterizadas no sólo en función de los avances tecnológicos, sino también por
los cambios organizativos experimentados:

- Primera etapa.
o Desde los años sesenta hasta mediados de los setenta.
o Se introdujo en la empresa sistemas de ordenadores centralizados (mainframe)
y de sistemas de bases de datos.
o No tuvo casi incidencia en la forma en que se realizaba el trabajo ni influyó en
la estructura organizativa de la empresa.
- Segunda etapa.
o Comenzó en los ochenta con el advenimiento de los ordenadores personales.
o Se produjo un desplazamiento desde la mainframe hacia los ordenadores
personales y posteriormente una transición hacia los ordenadores en red.
o En esta etapa la tecnología de la información empieza a alterar la naturaleza
del trabajo y la estructura de las organizaciones.
- Tercera etapa.
o Da comienzo a mediados de los noventa.
o Crecimiento y difusión de Internet y de la World Wide Web.
o Se empieza a mirar en las empresas por primera vez hacia fuera de sus límites
con el comercio electrónico y la nueva economía.
o Integración real entre actividades internas y externas.

LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Se hace necesario analizar cómo incidirá la implantación del plan de sistemas de información
en la estructura de la empresa para evitar en lo posible cambios no deseados.

Siguiendo a Mintzberg se puede analizar la estructura organizativa:

a) Clasificando al componente humano en virtud de la naturaleza del trabajo que

desempeña en la empresa
b) Descomponiendo dicha estructura en parámetros de diseño estructural
c) Analizando cuáles son los factures de contingencia que inciden sobre los mencionados
parámetros de diseño.

Componente humano

Mintzberg divide la línea jerárquica en tres niveles

- el ápice estratégico, encargado de las tareas de dirección y planificación
- la línea media que realiza tareas de supervisión y conecta el ápice estratégico con la
base de la organización
- el núcleo de operaciones que se ubica en la base y produce los bienes y servicios que
le son propios a la organización.

52
Sin autoridad jerárquica, y de forma lateral, se distinguen dos componentes más:
- la tecnoestructura que normaliza la actividad ajena y colabora en la adaptación de la
organización al entorno
- el staff de apoyo que apoya indirectamente el trabajo del núcleo de operaciones,
asesorando en temas específicos.

Ápice
Tecnoestructura estratégico Staff de apoyo

Línea media

Núcleo de
operaciones

Componentes humanos de la estructura

Mintzberg identifica tres mecanismos básicos de coordinación:

1. Adaptación mutua: Obtiene la coordinación del trabajo mediante comunicación

informal (directa entre los propios trabajadores)
2. Supervisión directa o jerarquía de autoridad. En organizaciones de mayor tamaño o
complejidad, la adaptación mutua no es suficiente.
3. Normalización o formalización. Normas preestablecidas. Se puede plantear desde tres
vertientes:
a. Normalización de los procesos de trabajo, es decir, se define cómo se debe
realizar la actividad.
b. Normalización de los resultados que se supone que se deben obtener.
c. Normalización de las habilidades o conocimientos que tiene que poseer el
trabajador que ocupe determinado puesto.

En concreto:
- A mayor incertidumbre de la tarea, mayor es la cantidad de información a procesar,
debido a que se tratará de una tarea difícil de planificar precisamente en todos sus
aspectos y, por tanto, presentará muchas excepciones que deberán ser resueltas.
- Cuanto mayor sea el número de unidades que intervengan en la toma de decisiones,
mayor será la cantidad de información a procesar a fin de coordinar la decisión a
tomar.
- Cuanto mayor sea la interdependencia entre las distintas unidades de la empresa,
mayor será la cantidad de información a procesar para que dichas unidades desarrollen
sus actividades de manera coordinada.

53
Parámetros de diseño

Son los componentes básicos de la estructura organizativa. La agregación de las

características que tengan cada uno de estos parámetros definirá cuál es la estructura de cada
organización.

Mintzberg identifica nueve parámetros y los clasifica en cuatro grupos:

Grupo Parámetro de diseño

Diseño de puestos
Diseño de la superestructura
Diseño de vínculos laterales
Diseño del sistema decidor
• Especialización del cargo
• Formalización del comportamiento
• Preparación y adoctrinamiento
• Agrupación de unidades
• Tamaño de la unidad
• Sistema de planificación y control
• Dispositivos de enlace
• Descentralización vertical
• Descentralización horizontal

Factores de contingencia

Mintzberg define a los factores de contingencia como aquellos factores externos e internos
que determinan cuáles son los valores más adecuados que deben tomar los parámetros de
diseño organizativo. Identifica once factores de contingencia que se pueden clasificar en
cuatro grupos:

Grupo Factores
• Edad de la organización
Edad y tamaño
• Tamaño
• Regulación del sistema técnico
Sistema técnico
• Sofisticación del sistema técnico
• Estabilidad del entorno
• Complejidad del entorno
Entorno
• Diversidad del entorno
• Hostilidad del entorno
• Necesidades de poder de los
Poder miembros
• Moda

La dimensión regulación describe el grado en el cual el trabajo de los operarios se be

controlado o regulado por el sistema técnico.

La dimensión sofisticación describe el grado en que resulta difícil comprender el diseño y

mantenimiento del sistema técnico, sin perjuicio de que las tareas operativas que se realicen
con él pudieran ser sencillas.

Las tres hipótesis de Mintzberg

54
 Mintzberg presenta tres hipótesis que afectan a la estructura organizativa en función del
grado en el que el sistema técnico es más o menos regulador o sofisticado:

• Hipótesis 1: Cuanto más regulador sea el sistema técnico, más formalizado resultará el
trabajo de operaciones y más burocrática será la estructura del núcleo de operaciones
• Hipótesis 2: Cuanto más sofisticado sea el sistema técnico, más elaborada será la
estructura administrativa; concretamente, mayor y más profesional será el staff de
apoyo, mayor será la descentralización selectiva (hacia dicho staff) y mayor el uso de
los dispositivos de enlace (a fin de coordinar el trabajo del staff).
• Hipótesis 3: La automatización del núcleo de operaciones transforma la estructura
administrativa burocrática en una estructura orgánica.

IMPACTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA ESTRUCTURA

ORGANIZATIVA.

Se analiza cómo influye sobre los cuatro grupos en que se pueden sintetizar los distintos
parámetros de diseño organizativo:
- Diseño de puestos
- Diseño de la superestructura
- Diseño de vínculos laterales
- Diseño del sistema decidor

Diseño de puestos

El sistema de información tiene la capacidad de disminuir la especialización vertical y

horizontal de los puestos de trabajo.

Después de la disminución, el nuevo puesto de trabajo resultante será un puesto más

enriquecido y, por tanto, más motivador para el trabajador.
La mayor diversidad de tareas asignadas a un puesto y el alto nivel de autocontrol sobre el
mismo reducen su nivel de formalización. Favorece el trabajo en equipo.

Evolución de la organización tradicional a la basada en la

Información en el diseño de puestos

Organización Organización de la
Tradicional Información
Especialización
Alta Baja
horizontal
Especialización vertical Alta Baja
Motivación Baja Alta
Formalización Burocracia Adhocracia
División del trabajo Individual En equipo
Formación Baja Alta

Diseño de la superestructura

55
Las tecnologías de la información también incidirán sobre los criterios de agrupación de las
unidades.
En cuanto al tamaño de la unidad, los trabajos enriquecidos hacen necesario un número menor
de personas para un conjunto de funciones determinadas, por lo que las unidades (entendidas
como agrupación de puestos relacionados)son de menor tamaño.

Evolución de la organización tradicional a la basada en la

información en el diseño de la superestructura

Organización Organización de la
tradicional Información
Niveles jerárquicos Estructuras altas Estructuras planas
Tamaño de la unidad Grande Pequeño

Diseño de vínculos laterales

Elementos de los que la organización dispone para actuar coordinadamente:

- Planificación. Proporciona mayores capacidades analíticas, de diseño y de acceso a la
información.
- Control. La incidencia de los sistemas de información sobre la estructura es más clara.
- Dispositivos de enlace. Facilitan la adaptación mutua necesaria cuando la supervisión
directa y la normalización no son suficientes.

Las nuevas tecnologías mejoran la coordinación y adaptación mutual al proveer sistemas de

comunicación más eficaces. Aunque por otro lado, la existencia de equipos de trabajo
autodirigidos disminuye la necesidad de comunicación entre las distintas unidades. Se pueden
distinguir por tanto, entre mecanismos que reducen la necesidad de procesar información y los
que incrementan la capacidad de procesar información.

Mecanismos que reducen la necesidad de procesar información:

1. Subsistemas auto-organizativos: Surgen cuando las normas no son capaces de cubrir
la incertidumbre que plantean las tareas ni la jerarquía el alto número de excepciones.
2. Recursos de holgura: Cuando los miembros de una organización desarrollan sus tareas
obedecen a las directrices marcadas por los planes de la empresa y se pueden plantear
procesamientos de información adicional que pueden ser resueltos sin autorización
previa.
3. Estructuras autocontenidas: No sólo se delegan las decisiones sino que también se
duplican todos los recursos necesarios para desarrollar la actividad delegada.

Mecanismos que incrementan la capacidad de procesar información:

4. Sistemas de información vertical: Para que la información sea accesible y fluya con
rapidez a lo largo de la línea jerárquica tanto de manera ascendente como
descendente.
5. Formas organizativas laterales: Incrementan la comunicación y la capacidad de
procesar información de manera horizontal. (Contacto directo, enlaces, misión
específica, equipos de trabajo, personal de integración y organización matricial).

56
Diseño del sistema decisor

Para ver el grado de centralización o descentralización en la toma de decisiones.

Las tecnologías de la información pueden apoyar la centralización que proporciona una mayor
transparencia organizativa y capacidad de control por parte de la alta dirección o pueden
apoyar la descentralización o descentralización selectiva, en la que la información es
rápidamente accesible desde cualquier punto de la organización por trabajadores más
formados.

Las tecnologías de la información permiten aprovechar las ventajas de la centralización y

descentralización de manera simultánea.

PROBLEMÁTICA DE LA IMPLANTACIÓN DEL PLAN DE SISTEMAS

Implantación es la ejecución con éxito de un cambio planificado.

Se pueden presentar problemas en dos vertientes:

- Problemática técnica. Tras la implantación técnica pueden surgir dificultades (el
hardware o software no sea el adecuado, sean incompatibles entre sí o con el sistema
antiguo, rápida obsolescencia, etc. Esta problemática se puede minimizar planificando
y diseñando bien el sistema de información y teniendo claros los criterios de selección
del sistema informático.
- Problemática organizativa. Problemas de naturaleza social (Dificultades surgidas en
la dirección del proyecto de implantación, resistencia de los miembros de la
organización al cambio, etc.)

Modelo de Lewin

El plan de sistemas de información ha de ser formulado correctamente, tan importante como

planificar el cambio es saber implantarlo de forma adecuada.
Rombo de Leavitt. Cuatro elementos en interacción.

Estructura

Tareas Tecnología

Personas

Estos cuatro elementos se encuentran en equilibrio inestable, de tal manera que cuando se
altera cualquiera de ellos se inducen cambios, planificados o no, en los restantes.

57
Lewin propone un modelo de cambio planificado que es ampliamente usado para dirigir el
proceso de cambio de los sistemas de información. El cambio ha de ser deseado por los
miembros de la organización y una vez implantado es necesario institucionalizarlo para que
no exista el riesgo de rechazo. Consta de tres etapas:

• Reactivación. Crear un clima para que el cambio sea deseable y donde sea posible
establecer convenios con las partes implicadas. Involucrar al mayor número de niveles
jerárquicos.
• Cambio. Se realiza el análisis, planificación, diseño e implantación del cambio. Es
importante que los miembros de la organización participen en todo el proceso de
cambio: formulación, implantación y seguimiento.
• Activación. Incentivar y formar para el cambio, Motivar al personal a que rompa con
las prácticas anteriores al cambio.

Modelo sociotécnico del sistema de información.

Método de reactivación del cambio de naturaleza participativa.

La meta perseguida por este enfoque sociotécnico es lograr sistemas que no solamente sean
eficientes, sino que también conduzcan a una gran satisfacción en el trabajo.

Fijar objetivos sociales Fijar objetivos técnicos

Determinar alternativas Determinar alternativas

sociales técnicas

Parejas de alternativas
sociotécnicas

Evaluar restricciones
(capacidad, recursos,
etc.)

Seleccionar la mejor
alternativa sociotécnica

58
TEMA 8. SEGUIMIENTO Y MANTENIMIENTO DEL PLAN DE
SISTEMAS DE INFORMACION.

Los sistemas de información evolucionan porque las organizaciones y sus objetivos cambian
en el tiempo y se adaptan al entorno, ya sea de forma planificada o emergente, debido a
causas externas o internas.

Implantado el sistema de información o en su proceso de implantación, es necesario realizar

un seguimiento tanto del cumplimiento del plan, como de sus posibles cambios desde que se
realizó la planificación.

En la revisión de la implantación del plan, se establecen mecanismos de control de los

presupuestos, recursos y fechas fijadas para ver si el plan se ajusta a lo inicialmente
programado .Cabe la posibilidad que aun cumpliendo estrictamente la programación, el
diseño técnico del sistema de información no responda a las expectativas descritas en el plan.
En este último caso hay que revisar el sistema de información de la empresa y esto se
denomina auditoria del sistema de información, que refleja problemas en el sistema de
información que no se tuvieron en cuenta en el plan.

Los posibles cambios de lo inicialmente planificado que nos obliguen a revisar los
presupuestos de partida que generaron el plan original pueden ser dos:

CAMBIOS INTERNOS:
• Que los planes de la organización hayan cambiado.
• Que el aprendizaje deje obsoletas algunas decisiones.

CAMBIOS EXTERNOS:
• La modificación de las condiciones del mercado.
• Modificaciones en el entorno tecnológico
• Modificaciones en el entorno legal.

Si el sistema de información de la empresa está bien diseñado, el propio sistema nos tendría
que suministrar la información interna y externa relativa a la necesidad del cambio, para ello
es necesario utilizar canales de información múltiples.
Estos canales a veces pueden ser contradictorios pero no por ello los descartaremos

CONCEPTO, OBJETIVOS Y NECESIDAD DE LA AUDITORIA DE LOS SISTEMAS

DE INFORMACION.

La auditoria de los sistemas de información es el conjunto de técnicas y métodos que se

aplican para la evaluación y control de los sistemas de información de una empresa.

La auditoria pretende la operatividad del sistema de información y revisa los elementos del
sistema de información para:
• Conocer las necesidades de la empresa.
• Conseguir los objetivos de la empresa y que estos sean coherente.
• Conseguir que estos objetivos sean eficientes.

59
Los elementos a revisar son de:

- Carácter organizativo: rentabilidad, relación con otras áreas de la empresa, personal de

informática, usuarios del sistema, ….

- Carácter técnico: hardware, software, comunicaciones, seguridad informática, …

La auditoria mide los posibles fallos en el desarrollo e implantación del sistema, (falta de
capacidad directiva para explotar los recursos informáticos, falta de expertos en su
planificación, falta de rapidez en su implantación para adelantarse a la competencia, falta de
planificación y la confianza ciega de que cuanto mayor sea el equipamiento mejor)
Así con estos problemas podemos tener equipos infra o sobredimensionados, bases de datos
incompatibles, aplicaciones difíciles de modificar, exceso o falta de personal informático o
falta de formación de dicho personal, falta de seguridad en el acceso a la información y datos
pocos fiables.

CONTENIDO DE LA AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION.

El equipo encargado de la auditoria realiza un diagnostico de la situación en la que se

encuentra la información, luego emite un informe de donde se sugieren recomendaciones y
soluciones a los problemas detectados.

La auditoria reparte su trabajo de la siguiente manera:

Adecuación a las necesidades.

El sistema de información puede olvidarse de algunas tareas, que pueden ser automatizadas,
pero en cambio necesita un sistema de información flexible y adaptable para los cambios
futuros y actuales.

Personal
Es preciso que el personal técnico y los usuarios de la empresa, estén formados. El aceptar un
nuevo sistema de información depende de la formación del usuario y de la edad del mismo.
Un servicio de informática ineficiente y el desconocimiento pueden ser causas de rechazo de
las nuevas tecnologías de la información, para ello es necesaria una documentación adecuada
del sistema de información y un conocimiento del manejo y mantenimiento del sistema que
debe ser compartido por todos.
Es adecuado que el personal de la empresa participe en todo el proceso y puedan conocerlo y
mantenerlo. Esto lleva consigo la adecuada comunicación entre el personal del departamento
de información y el resto de los departamentos usuarios.

La organización
Todos los departamentos de la empresa deben estar homogéneamente informatizados y para
esto tienen que existir mecanismos de control para el seguimiento del plan e identificar las
lagunas de la organización que no han sido informatizadas.
El departamento de sistemas de información no debe subordinarse a ninguna área funcional,
ya que generaría conflictos de intereses cuando otros departamentos demandaran recursos
informáticos. Por lo que corresponde a la alta dirección tomar decisiones relativas a la
planificación del sistema de información y la asignación de recursos. Pero el departamento de
información y el resto de los departamentos deben realizar propuestas en el proceso de
planificación.

60
Las adquisiciones
La responsabilidad de realizar las adquisiciones, a quien, etc. debe de recaer en un grupo
centralizado.

La legalidad
El uso de la información plantea problemas éticos y legales. Es necesario saber que se puede
hacer con los datos que tenemos de nuestros clientes y trabajadores ya que el derecho a la
intimidad debe ser preservado.
También tenemos que destacar los problemas que las tecnologías de la información plantean
al ser una herramienta que son fáciles de intervenir por comunicaciones ajenas, sofisticados
sistemas de encriptación de datos que son descodificados unos detrás de otros.

La seguridad física
El elevado índice de empresas que fracasan al perder sus datos, por errores humanos o
catástrofes, justifican el desarrollo de planes de contingencia y prevención. Dichos planes son
copias de seguridad periódicas, uso de equipos alternativos, sistema contra incendio,
dispositivos de energía continua contra cortes, etc.

Servicios del departamento de sistemas de información

El departamento de información debe planificar su trabajo diariamente y a medio plazo para
desarrollar los planes ajustándose al coste y plazos asignados. Debe proporcionar manuales
de procedimientos para el trabajo normal y para emergencias.
El departamento de información tiene una rutina diaria, pero esta no debe desconectarlo de los
planes generales de la empresa y en particular del plan de sistemas de información. Serán los
ejecutores de los planes de contingencia si surgiera algún imprevisto, además de estar
preocupados por temas como la accesibilidad a los datos, obsolencia, integración de los
sistemas de información, uso fraudulento de los equipos y datos, funcionamiento de las
comunicaciones y flexibilidad del sistema par cambiar.

El departamento del sistema de información debe corregir los errores del sistema de
información estableciendo procedimientos de control sobre las bases de datos, equipos, etc.,
siendo estos errores minimizados mediante períodos de pruebas que confirmen el buen
funcionamiento del sistema.
Estos períodos de prueba sirven como herramienta de formación para los nuevos usuarios de
los nuevos desarrollos.

Practicas de gestión informática

Es necesario que existan prácticas que definan el procedimiento, quedando estas reflejadas en
los procedimientos de mantenimiento y programas de formación del personal usuario.

Seguridad lógica.
La seguridad lógica es la que se encarga de proteger la información de su modificación,
destrucción o divulgación indebida o retraso en su tratamiento. Los que modifiquen esta
información deberán quedar debidamente identificados mediante la introducción de claves
pudiendo ser estas diferentes para cada uno. Se puede asignar también a los diferentes
usuarios distintos niveles para acceder a los datos.
Hay que proteger también los datos, un ejemplo es la realización de las copias de seguridad
diarias o grabaciones periódicas en el mismo día, para esto pueden programarse rutinas de
evaluación de la integridad de la información y de recuperación en caso de pérdida de esta.

61
Equipamiento
Hay que revisar los equipos físicos para analizar su eficiencia o carencia, la uniformidad de
los equipos y programas evitaran los problemas derivados de la incompatibilidad.
Así la continua evolución de los equipos evitara su obsolencia.

Aplicaciones y bases de datos

Hay que ver la antigüedad de las aplicaciones y bases de datos, ver su eficiencia y la utilidad
de los usuarios, es necesario que existan manuales para ver su estructura, funcionamiento y
operatividad.

Integración de los sistemas

El que no exista integración en los sistemas de información duplica las tareas pudiendo
producir incoherencias, generando la pérdida de confianza en los datos almacenados.

Comunicaciones
Hay que ver que medio de transmisión es el correcto, en ocasiones la velocidad de la
transmisión puede verse afectada por las horas punta o archivos de gran tamaño, el analizar
estos problemas servirá para hacer un uso mas racional de las comunicaciones.
La asignación de prioridades en la transmisión y el uso del software pueden ayudar a
conseguir estos objetivos.
Otro elemento de análisis de la auditoria es la continuidad en la prestación del servicio y su
coste.

TECNICAS Y METODOLOGIA DE AUDITORIA DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACION

Las diferentes técnicas para analizar el estado del sistema de información destacan:

- Cuestionarios; se realizara un cuestionario en personas claves de la empresa para cruzar la

información y ver posibles problemas, el cuestionario no podrá ser tipo, tendrá que ser
diseñado a medida para cada empresa.

- Análisis de documentación; hay que estar bien documentado y analizar esta para ver que
este actualizada tanto de equipos como de programas.

- Entrevistas; las entrevistas estructuradas permitirán indagar en los temas de interés.

- Observación; la observación es útil para darse cuenta de aquello que los sujetos observados
no se percatan.

- Software de interrogación; son los que realizan muestreos de cómo esta la instalación.

- Experimentación; son las herramientas usuales cuando la auditoria es realizada por

miembros externos a la empresa, la recomendación es que se realicen con productos de la
empresa, a pesar de que los auditores sean externos.

Todas estas técnicas son combinables, en cuanto a la metodología de la auditoria hay dos
opciones hacerla con especialistas externos o bien internos.

62
Cuando la auditoria es interna el equipo de trabajo dependerá de la dirección, en el ámbito
staff fuera de la línea ejecutiva, esto es para no obtener una información sesgada.

En la presentación de la auditoria tanto externa como interna, será la alta dirección la que
tome las decisiones correspondientes.

Dispuesto el equipo de trabajo, éste tendrá que desarrollar el siguiente proceso:

1. Establecer los objetivos que se desean auditar y la profundidad que se desea.
2. Asignar tareas y responsabilidades a los miembros del equipo
3. Analizar la situación actual del sistema de información desde el punto de vista
organizativo y técnico. La comparación entre la situación real del sistema y la que se
había planificado.
4. Es preciso corroborar que la situación actual del sistema de información guarda
coherencia con los objetivos y estrategias de la organización.
5. Hay que evaluar las necesidades no cubiertas y problemas que ni siguiera fueron
considerados en el plan. Estos constituyen un feedback para la reformulación de los
planes de la empresa.
6. Informe final estará compuesto por:
o Objetivos y alcance de la auditoria
o Enumeración de los temas considerados
o Exposición de la situación actual , puntos débiles, amenazas, consecución de
los objetivos propuestos
o Recomendaciones y planes de acción.

SEGURIDAD INFORMATICA Y PLANES DE CONTINGENCIA.

La seguridad informática debe considerarse como un asunto prioritario por las empresas, se
prevé que cada 5 años un 20% de las empresas sufren un contratiempo importante debido a su
dependencia de las tecnologías de la información. De estos mismos datos sacamos que el 40%
de estas empresas no sobrevivirán un año después de la catástrofe y que menos del 7%
continúan cinco años después.
Una seguridad absoluta no solo es prácticamente imposible, sino que además es muy costosa.
Está demostrado, que los costes de la seguridad son mucho mayores cuando se pretende
aplicar a un sistema que ya se halla en funcionamiento.
La falta de seguridad no solo originara problemas sino que cerrara las puertas a
oportunidades ofrecidas por las actuales tecnologías de la comunicación.
Esta seguridad preventiva debe ser acompañada de planes de contingencia que restauren el
sistema de información o palien los daños sufridos, de modo que la empresa pueda seguir
funcionando con normalidad.

Tenemos dos tipos de seguridad:

SEGURIDAD FISICA

Es necesario el control de las condiciones ambientales de humedad y temperatura, que en

casos extremos podrían afectar al equipo. Es preciso elaborar medidas preventivas y
paliativas de incendios, inundaciones, cortes eléctricos y robos o vandalismo.
Es preciso alejar el equipo de las zonas de riesgo y guardar a buen recaudo las copias de
seguridad de los datos. Especialmente delicados son los cortes del suministro eléctrico ya que
pueden perjudicar tanto al equipo como a las aplicaciones y datos que se estuvieran

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utilizando en el momento del apagón. La solución es la de tener una instalación eléctrica
independiente para los equipos de proceso de datos, con sistemas de alimentación
interrumpida (SAI).
También pueden surgir problemas por interferencias. Las redes prestaran un servicio entre los
distintos equipos remotos que la integran. Además existen soluciones técnicas para detectar
cuando las comunicaciones han sido intervenidas, y algunos medios son más seguros que
otros, como es el caso de la fibra óptica.

SEGURIDAD LOGICA

Aquí destaca la perdida de información por error humano, accesos no autorizados o virus
informáticos.
Los errores humanos se arreglarían permitiendo a los usuarios solo el borrado de sus datos,
con programas de recuperación de datos borrados, con copias de seguridad del sistema,
definiendo atributos de solo lectura para archivos que no deban ser manipulados, entre otras
soluciones técnicas, y con formación en seguridad informática, a fin de concienciar de la
magnitud del problema a los usuarios

Referente a los accesos no autorizados, es preciso identificar al usuario con claves de acceso,
comprobar que se conecta desde un línea conocida, encriptar las comunicaciones que aunque
dijimos que no era un método muy seguro es necesario seguir apostando por ella. Evitar que
el personal deje sus equipos encendidos y conectados a la red.

Respecto a los accesos no autorizados hay que recordar lo importante de salvaguardar la

confidencialidad de los datos personales tanto de trabajadores como de clientes, la difusión de
los datos de estos últimos daría una muy mala imagen de la empresa.

Los virus informáticos nacieron para evitar copias fraudulentas de programas, aunque hoy en
día su generación viene motivada por el reto malintencionado de su programador. Su
principio es contagiar a otros archivos con los que entra en contacto implicando la perdida de
información y en menos casos el deterioro físico de algunos componentes. El único remedio
es el antivirus, que el personal no baje de la red archivos dudosos, no instalar nada que no este
autorizado y utilizar antivirus antes de instalar cualquier programa.

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