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FINANZAS
Ejecución de un informe de variación de GL a PPM

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AYUDA LABORAL

Ejecución del informe de variación de GL a PPM

Versión 1
25 de mayo de 2021

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Ejecución de un informe de variación de GL a PPM

Ejecución del informe de variación de PPM a GL

Descripción general de la ejecución del informe

El propósito de este informe es proporcionar la variación de saldo PPM-GL por dimensiones de entidad, contrato, número de
proyecto, tipo de gasto y período contable. Por lo tanto, se puede ejecutar en cualquiera de las dimensiones anteriores
dependiendo de la necesidad. El informe incluye únicamente los saldos de las partidas de gastos del año hasta la fecha (YTD). No
incluye partidas de la cuenta del balance.

Ubicación del informe

1. Desde la página de inicio de Insight, navegue hasta el Instrumentos menú. Haga clic enInformes y analíticas y luego
haga clic en Examinar catálogo. Haga clic en la siguiente ruta de carpeta:
I. Carpetas compartidas> Personalizado> Propiedad financiera> Informes globales> Proyectos.

2. Debajo CRS_Fin_Proj_Exp_GL_Var hacer clic Más, luego haga clic en Calendario.

3. Parámetros para seleccionar datos

Notas importantes cuando
Parámetros:
Selección de parámetros:
A) A partir del período - Elija el período de la lista desplegable. Además
• El informe utiliza los parámetros
para períodos específicos, hay opciones para Mes actual y Cerrado
Entidad, Centro de costos, Contrato y
reciente. Cerrado reciente se refiere al período cerrado más reciente en Proyecto para seleccionar proyectos de

Insight. El mes actual incluirá los datos publicados hasta el mes actual, PPM para incluirlos en su análisis.
Pueden existir saldos GL en proyectos
según el día en que esté ejecutando el informe.
que no están en PPM. El informe
B) Entidad (padre o hijo) - Puede elegir una o más regiones incluirá los saldos del Proyecto solo GL

específicas (padres) o programas nacionales. si deja los parámetros Entidad y Centro

de costos como "Todos" y Contrato y
C) Centro de costos (padre o hijo) - Esto se refiere a los centros de costos que son parte de
Proyecto
la organización que "posee" o controla el (los) proyecto (s). Ser propietario de un parámetros en blanco.

centro de costos suele ser más útil para los informes de la sede que los informes de • El informe incluye únicamente los saldos hasta la

fecha. Si el informe se ejecuta para años anteriores,

los programas del país. Al elegir uno o más centros de costos aquí (o padres), el
los saldos hasta la fecha deben ejecutarse a partir

informe incluirá todos los proyectos propiedad de esos centros de costos. de abril de 2020, cuando Insight entró en

funcionamiento.

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D) Contrato - Déjelo en blanco a menos que desee restringir el informe a contratos o adjudicaciones específicos.
Puede ingresar uno o más números. Separe varios números de contratos o adjudicaciones con comas.

E) Proyecto - Déjelo en blanco a menos que desee restringir el informe a proyectos específicos. Puede
ingresar uno o más números de proyecto. Separe varios números de proyectos con comas.
F) Informar solo variaciones (S / N) - Esto brinda la opción de ver el informe con o sin las
variaciones. Si se selecciona Y, la salida del informe solo tendrá saldos con variación; Si se
selecciona N, la salida del informe tendrá tanto saldos con variación como sin variación.
G) Excluir cuentas 601991, 603991, 625095 (S / N) - Estas cuentas solo aparecen en GL pero no en PPM y esto
siempre provocará una variación. Por esa razón, seleccioneY solo para que estos conocidos
las variaciones se pueden excluir del informe.

A B C D mi F

GRAMO

4. Programación y envío del informe

una. Cuando programa un informe, los parámetros se encuentran en una pestaña llamada"General". También hay una

Pestaña "Notificación" donde puede hacer arreglos para que el sistema le envíe un correo electrónico cuando el informe

esté terminado. El correo electrónico incluirá un enlace a la pantalla del historial de trabajos del informe que se describe a

continuación. Marque la casilla "Notificar por" e ingrese su dirección de correo electrónico para usar esta función. Puede

ingresar varias direcciones de correo electrónico separadas por comas.

B. Cuando se establezcan los parámetros y otras opciones, haga clic en elEnviar en la esquina superior derecha.

C. Desplácese hacia abajo en la ventana que aparece e ingrese un nombre de trabajo de informe. Luego haga clic enOK.

D. Debería aparecer una ventana que diga que su trabajo se envió correctamente. Haga clic en Aceptar. El
informe se enviará a través de su dirección de correo electrónico. El informe puede tardar entre 2 y 40
minutos o más en completarse, dependiendo de qué tan limitadas o amplias fueron sus selecciones.

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a
D

5. Obtención de la salida de Excel

Puede obtener los resultados de salida de Excel de cualquiera de las dos formas siguientes:

una. Salida de Microsoft con notificación por correo electrónico: Si la dirección de correo electrónico se ingresa en el

Pestaña "Notificación", luego se recibirá un correo electrónico a través de la bandeja de entrada de Outlook.

Haga clic en elhipervínculo en el historial de vistas y lo dirigirá al navegador predeterminado. Haga clic en el

signo único de la empresa y luego haga clic enSalida1 bajo el nombre de salida.

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Salida de notificación de correo electrónico de resultado a través

a a

Salida a través de la historia: Desde el CRS_Fin_Proj_Exp_GL_var informe de la ubicación en la ruta anterior, haga clic en

Más, luego Historial como se muestra a continuación. Cuando el trabajo termina de ejecutarse, elEstado debiera ser Éxito. Si es
así, haga clic en la entrada debajoNombre de trabajo de informe. En la siguiente pantalla, haga clic en la entrada debajo de
Nombre de salida. De forma predeterminada, la salida se denominaSalida 1. Esto descargará un archivo de Excel. Es posible que
su navegador le pregunte si desea abrirlo. Puede abrirlo con Excel o guardar el archivo. Guardar el archivo lo pondrá en
su carpeta de Descargas.

B B

5
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Comprensión del contenido de los datos del informe de salida

Los datos de salida del informe tienen muchas columnas basadas en los parámetros seleccionados durante la ejecución inicial.
Para interpretar mejor los resultados del informe de variación final, es importante definir lo que se incluye en algunas de las
columnas clave, como se destaca a continuación:

Tipo de registro: El informe contiene PPM y Var tipos de registro donde PPM representa los saldos reales del
libro mayor auxiliar de Proyectos, y Var representa la variación entre PPM y el Libro mayor (GL)
saldos. Var = GL menos PPM saldos. Por lo tanto, si incluye el tipo de registro Var en el informe, se
proporcionarán los saldos del libro mayor. Por el contrario, si excluye el tipo de registro Var del informe, solo se
mostrarán los saldos de PPM.

Número de proyecto: El número de proyecto de 6 dígitos que puede ser patrocinado (series 4xxxx, 5xxxxx) o no
patrocinado (series 1xxxx-3xxxx, 9xxxx).

Entidad: El valor de entidad que representa el código de país de su CP. Seleccione Todo si necesita ejecutar el informe
para toda la agencia.

Número de contrato: El número de 5 dígitos asignado a los contratos asociados a las adjudicaciones y
Proyectos no patrocinados.

Cuenta: El tipo de gasto en el que se han registrado los gastos (serie 6xxxxx). Este informe es
solo para partidas de gastos y no para balances.

Prd Num - Número de período, identifica el período contable del año fiscal de los datos donde 1 es para octubre y 2
es para noviembre y 12 es para septiembre, etc.

Incep hasta PY real en USD- Importe real del año anterior. Esto está relacionado con el período 0. Desafortunadamente, el
informe no proporcionará la comparación de los saldos de años anteriores. Será necesario ejecutar un informe separado para los
períodos del año anterior y del año actual y consolidarlo para hacer un informe de inicio hasta la fecha.

USD actual hasta la fecha - Cantidades reales para el año hasta la fecha

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Var existe - el espacio en blanco es para saldos sin variación (donde PPM = saldo GL) y 1 para saldos con
variación (el saldo PPM no es igual al saldo GL).

6. Cree una tabla dinámica con los datos de salida del informe del paso 5
una. En el campo de la tabla dinámica, seleccione elTipo de registro y Prd Num (período) uno por
uno en ese orden y arrástrelos a la Columna sección
B. En el campo de la tabla dinámica, seleccioneEntidad, número de contrato, número de
proyecto y contabilidadt uno por uno y arrástrelos a la Filas sección
C. En el campo de la tabla dinámica, seleccioneSuma de USD reales hasta la fecha y arrástrelo a Valores

D. En los campos de la tabla dinámica, seleccioneVar existe y arrástrelos a Sección de filtro

Nota IMPORTANTE: Haga clic en Diseño en la parte superior de la pantalla y luego haga clic en el menú desplegable de Diseño de informe y

seleccione Mostrar en forma tabular.

7. Interpretación de los resultados de salida de la tabla dinámica:

Nota IMPORTANTE: Copie y pegue los valores de los resultados de la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel
separada para formatear fácilmente los resultados.
una. PPM total - los saldos de los costos reales del proyecto hasta la fecha en el Sub-libro mayor de Proyectos para
los Períodos 1-6 o Oct-Mar por Entidad (2674), Contrato, Proyecto, Cuenta y Período Contable (Prd Num).
B. Gran total (total GL) - el saldo actual de los costos de GL hasta la fecha para los Períodos 1-6 o Oct-
Mar por Entidad (2674), Contrato, Proyecto, Cuenta y Período Contable (Prd Num).
C. Var Total - la variación YTD entre los saldos de costos del Libro mayor auxiliar del proyecto y del Libro
mayor para los Períodos 1-6 o Oct-Mar por Entidad, Contrato, Proyecto, Cuenta y Período Contable (Prd
Num). Donde el valor de Var es cero o en blanco, significa los saldos PPM = GL y donde no es cero,
significa que hay una falta de coincidencia de saldos entre los dos libros mayores.

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D. El informe muestra que hubo una variación en el saldo de gastos de PPM-GL de $ 133,13 en el período 1 bajo el
proyecto n.o 400168 ET 607021 (el saldo de GL fue de $ 273,9 mientras que el saldo de PPM fue de $ 140,77, lo
que da como resultado una variación de $ 133,13. Sin embargo, en el período 2, este PPM-
La variación de GL se corrigió de manera que, en base al año, el saldo de PPM coincidiera con los saldos de
GL.

C B

A
7

MI. El saldo GL debe ser igual al 'saldo PPM más saldo de varianza'. Si la Var es cero o está en blanco,
no hay variaciones.

GL es igual a PPM- Sin Var

mi

F. La variación YTD entre PPM y GL a nivel de entidad es la diferencia entre el saldo PPM YTD
por entidad y el saldo GL por entidad, que es igual a la Var YTD por entidad.
GL a PPM Var a nivel de entidad

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GRAMO. Para encontrar la variación a nivel de proyecto, verifique la Var YTD total a nivel de proyecto, que es la
diferencia entre los saldos PPM Total y GL (Gran Total). Para conocer la varianza en el siguiente nivel,
puede consultarlos en el Periodo o en la cuenta.

GL a PPM var a nivel de proyecto GRAMO

NOTA: Es posible que las desviaciones creadas en un período se hayan corregido en el período posterior. Por lo
tanto, verifique la variación neta PPM-GL en base a ITD antes de tomar cualquier medida correctiva. ITD es del 20
de abril cuando Insight se puso en marcha

8. Ejecución de informes detallados de listado de transacciones de PPM y GL

Una vez que haya identificado la varianza PPM-GL del Informe de tabla dinámica anterior (que se encuentra
en el nivel de saldo total), deberá investigar la causa raíz de la varianza profundizando en la lista detallada de
transacciones de PPM y GL que hacen subir el saldo de la varianza.

Nota: Una vez que se haya identificado la causa raíz de la variación, las entradas correctivas se realizarán en el
Período abierto actual.

Los informes de listado de transacciones detallados que se ejecutarán mediante cualquiera de los parámetros seleccionados son los siguientes:

▪ CRS_Fin_Detailed Transaction Report_Projects_Todos los proyectos (del Libro auxiliar de costos del
proyecto)
▪ CRS_Fin_Trans (del libro mayor)

Las rutas de ubicación de los dos informes anteriores son las siguientes:

Informe detallado de listado de transacciones de PPM

Ruta de archivo: Carpetas compartidas> Personalizado> CRS Personalizado> Informes> FIN> Común> Informes

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Informe CRS_Fin_Trans

Ruta del archivo: Carpetas compartidas> Personalizado> Propiedad financiera> Informes globales> GL

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