PROTOCOLO DE LA GESTIÓN

OPERATIVA DE SOLICITUD DIGITAL

Y EMISIÓN DEL CERTIFICADO OFICIAL DE
ESTUDIOS EN LA OFICINA GENERAL DE
ESTUDIOS DE LA UNASAM

UN ASAM
 UNIVERSIDAD NACIONAL
“SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO”
“Una Nueva Universidad para el Desarrollo”
Ciudad Universitaria Telf. (043) 640020 anexo 2701
Email: oge@unasam.edu.pe Huaraz Perú

PROTOCOLO DE LA GESTION OPERATIVA DE SOLICITUD DIGITAL Y EMISION DEL

CERTIFICADO OFICIAL DE ESTUDIOS EN LA OFICINA GENERAL DE ESTUDIOS DE LA
UNASAM

La Universidad Nacional Santiago Antúnez de Mayolo, ante la alerta sanitaria producida por el
Coronavirus, COVID-19, establece un protocolo de actuación con medidas preventivas, siguiendo para
ello las recomendaciones que establecen las autoridades sanitarias.

1. OBJETIVO

Regular la atención a los usuarios en la Oficina General de Estudios (OGE) en la gestión de certificados
de estudios, durante el Estado de Emergencia Sanitaria declarado a nivel nacional.

2. BASE LEGAL
a) Ley Universitaria N° 30220
b) Ley de Procedimiento Administrativo General Ley N° 27444.
c) Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley N° 27806.
d) Decreto Legislativo N° 1412 que aprueba la Ley de Gobierno Digital
e) Estatuto de la UNASAM aprobado con Resolución N° 001-2015- AE-UNASAM
f) Decreto de Urgencia N° 026-2020, que establece diversas medidas excepcionales y
temporales para prevenir la propagación del Coronavirus (COVID-19) en el territorio nacional.
g) Resolución Ministerial N° 055-2020-TR, Aprueban el documento denominado “Guía para la
Prevención del Coronavirus en el Ámbito Laboral”.
h) Resolución Directoral N°086-2020-UNASAM/DGA, donde se aprueba el Plan para la
Vigilancia, Prevención y Control del COVID-19 en las sedes de la Universidad Nacional
Santiago Antúnez de Mayolo.
i) Decreto Supremo Nº 116-2020-PCM, establece las medidas que debe observar la ciudadanía
en la Nueva Convivencia Social y prorroga el Estado de Emergencia Nacional.
j) Decreto Supremo Nº 135-2020-PCM de fecha 30 de julio de 2020 donde prorroga el Estado
de Emergencia Nacional.

3. ALCANCES

Son encargados de hacer cumplir el presente Protocolo la Vice Rectoría Académica, Escuela de
Posgrado, la Oficina General de Estudios, las Facultades, las Direcciones de los Departamentos
Académicos y las Direcciones de Escuelas Profesionales.

4. SIGLAS Y DEFINICIONES
• Certificado de estudios (CE): es el documento que acredita el historial de notas aprobadas
por el estudiante en una determinada carrera profesional.
• Expediente digital: es un conjunto de documentos digitales que forman parte de un
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determinado proceso administrativo.

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• Limpieza: Eliminación de suciedad e impurezas de las superficies utilizando agua y jabón o
detergente.
• Distancia social: Medida que consiste en mantener entre uno (1) a dos (2) metros entre las
personas, particularmente aquellas que presenten síntomas respiratorios y tengan fiebre,
para evitar que una persona con una potencial infección por COVID-19, tosa o estornuda y
proyecte pequeñas gotículas que contengan el virus.
• Mascarilla: Equipo de barrera que cubre boca o nariz para reducir la transmisión de
enfermedades.
• Grupo de riesgo: Conjunto de personas que presentan características individuales asociadas
a mayor riesgo de complicaciones por COVID-19 Personas mayores de 65 años, o quienes
cuenten con comorbilidades como:
Hipertensión arterial, diabetes mellitus, enfermedades cardiovasculares, asma, enfermedad
pulmonar crónica, insuficiencia renal crónica, cáncer, obesidad, u otros estados de
inmunosupresor.
• Mesa de Partes Virtual: Servicio digital que permite al usuario presentar documentos
digitales, respetando los requisitos generales establecidos en la Ley del Procedimiento
Administrativo General vigente.
• Trámite Documentario virtual: efectuado a través de la Mesa de Partes de la OGE que brinda
el servicio de atención al usuario, recepción y despacho de documentos digitales.
• OGE: Oficina General de Estudios – UNASAM.

5. DISPOSICIONES GENERALES
• La atención que se brinda a los usuarios en la Oficina General de Estudios se realiza a través
del siguiente correo electrónico secretariaoge@unasam.edu.pe.
• La Oficina General de Tecnologías de Información, Sistema y Estadística (OGTISE) es la
encargada de la gestión, seguridad de la Información, implementación y funcionamiento
adecuado y continuado de los correos institucionales para todos los Órganos y Unidades
Orgánicas de la UNASAM.
• Decreto Supremo 116-2020-PCM que establece las medidas que debe observar la ciudadanía
en la Nueva Convivencia Social y prorroga el Estado de Emergencia Nacional por las graves
circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del COVID-19.

6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

ATENCIÓN DE CONSULTAS, TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS POR MEDIO VIRTUAL

a) La Oficina General de Estudios difundirá a través de la página Web de la UNASAM y las redes
sociales de la OGE, el uso de la Mesa de Partes Virtual, a la cual accederán a través del siguiente
correo electrónico: secretariaoge@unasam.edu.pe a fin que ingresen sus solicitudes digitales
(Formato del ANEXO N° 01) con sus respectivos y concretos requisitos, asignándoles el número
de expediente correspondiente para su trámite, sin necesidad de apersonarse a la OGE, con el
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fin de acatar las recomendaciones sanitarias emitidas por el Estado peruano y el Ministerio de
Salud.

b) La atención y trámite se sujeta al horario regular de 8:00 a 16:00 horas. La presentación de

documentos luego del horario regular se tendrá por ingresada en el día y hora hábil siguiente.
El cómputo de plazos se hará desde el día hábil siguiente a la recepción.

c) La documentación digital presentada a través del correo secretariaoge@unasam.edu.pe, no

debe exceder de 10 MB así como ser presentada en el orden y con la numeración indicada en
los requisitos y en formato PDF.

d) El pago de las tasas de gestión de certificados oficial de estudios se efectuará al número de

cuenta del Banco de la Nación 00-371-072314, a la Unidad de Tesorería de la UNASAM u otro
medio que habilite la UNIVERSIDAD, establecido en el TUPA y TUOT de la UNASAM. Aprobado
con RCU Nº 302-2018-UNASAM, registrado en la página web de la UNASAM.
e) Los reclamos relacionados con el servicio y proceso de solicitud digital y emisión del certificado
oficial de estudios, se efectúan a través del correo electrónico vgarroc@unasam.edu.pe.

De los requisitos

1. Solicitud en Formato digital, dirigida al Director de la Oficina General de Estudios.

2. Recibo de pago por semestre académico establecido en el TUPA de la UNASAM. (Boucher oficial)
3. Constancia de no adeudar libros a la biblioteca central de la UNASAM.
4. Consolidado de notas, mediante tramite digital al director de escuela y con firma electrónica por
el director de escuela.

Todos estos documentos deben enviarlos de manera ordenada y en medio digital (escaneados
y en formato PDF) a través del correo electrónico: secretariaoge@unasam.edu.pe

5. 01 Fotografía a color tamaño carné reciente, fondo blanco y vestimenta formal.

La fotografía debe hacerla llegar en físico y dentro de un sobre blanco cerrado, al personal de
vigilancia de la puerta Nº 03 de la ciudad universitaria, en el horario de 8:00 a 16:00 horas solo
los días lunes. Debiendo consignar: apellidos y nombres y facultad, habiendo previamente
enviado la solicitud digital y requisitos digitales para la emisión de certificado de estudios a
través del correo secretariaoge@unasam.edu.pe

Del despacho de solicitudes digitalmente

a) El Director General de la Oficina General de Estudios, proveerá la atención de cada expediente

digital con fecha y proveído de atención digital, a través de la secretaria de la OGE, para luego
ser tramitado a la Dirección de Registro y Certificación Académica para la expedición del
certificado de estudios oficial correspondiente.

Del Procedimiento para la emisión de certificado oficial de estudios

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La Oficina General de Estudios, a través de la Dirección de Registro y Certificación Académica, es la
única encargada de procesar expedientes de solicitud digital y emisión del certificado oficial de
estudios de posgrado, pre grado y CACIP, de acuerdo al anexo Nº 01.

Del contenido del certificado oficial de estudios

Los certificados deben registrar la siguiente información:

ROTULO E IDENTIFICACION DEL CERTIFICADO OFICIAL DE ESTUDIOS:

a) Nombre de la Universidad: Universidad Nacional “Santiago Antúnez de Mayolo” pre impreso.

b) Nombre de la oficina encargada de la emisión del certificado: Oficina General de Estudios.
c) Numeración del certificado emitido.
DATOS DEL ESTUDIANTE

a) Nombre del estudiante.

b) Código del estudiante.
c) Facultad.
d) Escuela Profesional al que pertenece el estudiante.
e) Plan de estudios al que pertenece el estudiante.
DETALLE DE LAS ASIGNATURAS CURSADAS

a) Código de la asignatura.
b) Nombre de la asignatura.
c) Ciclo al que corresponde la asignatura.
d) Créditos.
e) Calificativos (en números y letras).
f) Semestre de aprobación de la asignatura.
g) Observaciones, según la modalidad de certificación.
h) Traslado Interno.
i) Traslado Externo o Cambio de Sede.
j) Equivalencia (por cambio de plan curricular.
ANOTACIONES FINALES

a) Sumatoria total de créditos aprobados.

b) Promedio ponderado de asignaturas aprobadas.
c) Fecha de emisión del certificado oficial de estudios.

De las firmas

Las personas autorizadas para la firma del certificado oficial de estudios son:

El (la) Director (a) de Registro y Certificación Académica de la UNASAM firmará los certificados
oficiales de estudios los días miércoles de cada semana.

El (la) Secretario (a) General de la UNASAM firmará los certificados oficiales de estudios los días
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jueves de cada semana.

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Del recojo de certificado de estudios

a) El usuario deberá recoger su certificado oficial de estudios en la Dirección de Registro y

Certificación Académica solo los días LUNES y en el horario de 9:00 a 12:00 horas, previa
coordinación de su visita a la OGE a través del correo vgarroc@unasam.edu.pe la
confirmación será enviada al correo declarado en su solicitud.
b) El tiempo que demora la entrega del certificado oficial de estudios desde la presentación de
su solicitud, será de 05 días laborables a partir del día siguiente de su presentación, excepto
en casos en los que los expedientes presenten alguna irregularidad que sean materia de
observancia y posterior regularización.

Los usuarios que acudan a recoger sus certificados de estudios, deben portar su Documento
Nacional de Identidad vigente. Así mismo el usuario debe apersonarse de manera responsable y
puntual, portando adecuadamente los elementos de protección personal (mascarillas, protector
facial, guardapolvo y otros que resulten necesarios), respetar la distancia social establecida de un
(01) metro, como mínimo.

La Dirección de Registro y Certificación Académica, hará llegar a la Secretaría de la OGE un reporte

semanal del formato de control de emisión de certificados de estudios entregados a los usuarios.

7. DE LOS ESPACIOS PARA ATENCIÓN DE MESA DE PARTES

a) Los usuarios que se apersonen a la OGE, de manera obligatoria, deben de portar adecuadamente
los elementos de protección personal (mascarillas, protector facial, guardapolvo y otros que
resulten necesarios), respetar la distancia social establecida de un (01) metro, como mínimo.
b) Sólo se permite el ingreso del usuario solicitante a las instalaciones de la OGE para que realice
el recojo del certificado oficial de estudios, salvo que cuente con algún impedimento físico que
le impida su desplazamiento, lo cual debe ser puesto en conocimiento del personal de vigilancia
para las coordinaciones de entrega del certificado correspondiente.

8. CONDICIONES DEL PERSONAL DE LA OGE QUE ENTRA EN CONTACTO CON EL CIUDADANO, CON
DISTANCIAMIENTO SOCIAL

a) El personal de vigilancia capacitado, cuenta con un termómetro infrarrojo para la toma de

temperatura, a todas las personas que pretenden ingresar para el recojo del certificado oficial
de estudios, previa cita, a la oficina de la DRCA-OGE, limitándose su acceso, según las normas
emitías por el MINSA.
b) Durante el Estado de Emergencia Sanitaria, todo el personal que tiene contacto con los
usuarios, no deben encontrarse en el grupo de riesgo identificado por el MINSA.
c) Todo el personal que tiene contacto con los usuarios, debe utilizar los implementos de
protección contra el COVID-19 (mascarillas, protector facial y guardapolvo, proporcionados
por la institución) en todo momento.
d) En todo momento, durante el día y horario de entrega del certificado oficial de estudios, debe
estar presente un personal de vigilancia para garantizar la seguridad del personal en las horas
de trabajo.
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e) El área destinado para el recojo del certificado oficial de estudios, debe estar debidamente
señalizado con círculos, separados como mínimo a un metro de distancia.

9. DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA EL PROCESAMIENTO Y EMISION DEL

CERTIFICADO OFICIAL DE ESTUDIOS

a) El Administrador de la Base de Datos, al ingresar para la actualización de la información al Centro

de Servidores:
▪ Dispondrán de un dispensador de alcohol en gel en el ambiente para que se desinfecten las
manos.
▪ Debe utilizar los implementos de protección personal contra el COVID-19 (mascarillas,
protector facial y guardapolvo, proporcionados por la institución) en todo momento,
siempre y cuando no obstaculice las actividades suyas y de otras personas.
b) El personal deberá contribuir a mantener ordenadas y limpias las instalaciones, por lo que
deberá cuidar que al inicio y al finalizar la sesión esté libre de desperdicios y con todos los
materiales y equipos en orden.
c) No está permitido ingresar con alimentos y bebidas.
d) No está permitido el ingreso de menores de edad.
e) Está terminantemente prohibido mover o trasladar un equipo de cómputo y sus accesorios.
f) La desinfección de todas las superficies con productos de desinfección aprobados por el
Ministerio de salud (MINSA).

10. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

a) La OGE en coordinación con la RR.HH, evalúa y determina el aforo de cada una de las oficinas
desconcentradas, de acuerdo con los parámetros de distanciamiento establecidos en el
presente Protocolo.
b) La OGE es responsable de disponer la implementación de horarios de atención diferenciados, a
fin de garantizar la seguridad y salud del personal de la UNIVERSIDAD; así como de los usuarios.
c) La OGE establece la posibilidad de utilizar alternativamente otros espacios en el supuesto que
alguno de ellos tuviese que ser temporalmente suspendido por sospecha o presencia del COVID-
19. En los casos que corresponda, dicha determinación se establece en coordinación con el
Comité COVID de la UNASAM.
d) La Oficina General de Estudios se encuentra facultada para la emisión de disposiciones
complementarias a fin de tomar acciones para la prevención y control del COVID-19 en la
atención al usuario y gestión documental.
e) La movilidad de la UNASAM estará disponible para el traslado de los certificados oficial de
estudios, para la firma del Secretario General, en los tiempos establecidos.
f) El protocolo de gestión operativa de solicitud digital y emisión de certificado oficial de estudios
será implementada, como consecuencia de la emisión de la resolución y su publicación a través
de la página web de la UNASAM.
g) Queda suspendido temporalmente el Reglamento de Gestión Documentaria Académica -
Normar la Gestión de Certificado de Estudios, aprobado mediante Resolución de Consejo
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Universitario Nº 436-2016, mientras dure el estado de emergencia nacional.

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Email: oge@unasam.edu.pe Huaraz Perú
h) La Dirección de Gestión Ambiental, Defensa Civil y Bioseguridad de la UNASAM, deberá
supervisar y velar por el estricto cumplimiento del Plan de vigilancia, prevención y control
frente al COVID-19 en la UNASAM.
i) La Oficina de Control Interno de la UNASAM se encargará de controlar el cumplimiento del
presente protocolo.

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 ANEXO N° 01
“UNIVERSDIAD NACIONAL “SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO”
OFICINA GENERAL DE ESTUDIOS

FORMATO DE IDENTIFICACIÓN REGISTRO Nº

SOLICITO: CERTIFICADO DE ESTUDIOS DE

PREGRADO, POSGRADO, CACIP.

SEÑOR DIRECTOR DE LA OFICINA GENERAL DE ESTUDIOS DE LA UNIVERSIDAD “NACIONAL SANTIAGO

ANTUNEZ DE MAYOLO”
Yo; ................................ Identificado con DNI Nº. . . . . . .. .
(Apellidos y nombres)

código de matrícula ......... Escuela Profesional de: .. ..................

Domiciliado en,. . . . . . . . . . . . . .....................................

(Dirección y Ciudad)
Teléfono Nº: ............

Ante usted con el debido respeto me presento y expongo:

Que, por realizar trámites para:
(Marcar con una X)

Optar el grado de bachiller

Optar el grado de Maestro/Doctor

Traslado interno

Traslado externo

Movilidad estudiantil

Selectivo

Cantidad de Certificados

POR LO EXPUESTO

Solicito a usted señor Director se otorgue el certificado estudios del ……. al…………..Semestre

Huaraz,........ de. . . . . . . . . . . de . . . . .

_______________________
FIRMA
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
El cargo de recepción y número del registro del expediente será comunicado a su
correo electrónico.
Nota: El usuario deberá hacer el seguimiento del estado de su expediente, en caso de existir alguna observación subsanar de
inmediato; de no levantar las observaciones en 60 días calendarios, este pasará al archivo definitivo.
Derecho de Almacenaje de certificado de estudios, Condiciones: (1) certificados no recogidos dentro de los 60 días hábiles de
tramitado y por cada año fiscal en custodia (2) Si pasa a otro año pagará el doble del monto inicial (establecido en el TUPA-
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UNASAM).
 ANEXO N° 02

FORMATO PARA CONTROL DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS

OFICINA GENERAL DE ESTUDIOS DIRECCION DE REGISTRO Y CERTIFICACION ACADEMICA

FORMATO DE CONTROL DE EMISIÓN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS OFICIAL

MES FORMATO Nº 000
RECIBO DE PAGO TRÁMITE DEL CERTIFICADO
Fecha de
Fecha APELLIDOS Y Fecha
Nº EXP. Nº FECHA MONTO S/. A DRCA Nº CERT. retorno a ESTADO FIRMA DNI FECHA
Ingres o NOMBRES Emisiòn Secretaria

001

02

003

004

005

006

007

008

009

010

011

012

013

014

015

TRAMITADOS 15
EMITIDOS 0 Mag. Victoria Miriam Garro Condezo M.Sc. Eva Delfina Zarzosa Márquez
OBSERVADOS 0 Directora de Registro y Certificacion Académica Secretaria General de la UNASAM
TO TAL 0.00
L e y e n d a :E : P a ra e n tre g a r. P : P e n d ie n te , O : O b s e rv a d o
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