La palabra inglesa benchmark se utiliza comúnmente para designar comparativas de

rendimiento, con el objetivo de comprobar qué iniciativas, empresas, políticas o sistemas

presentan un comportamiento más adecuado para un determinado fin.

El benchmarking es la actividad de realizar un benchmark, aunque tiene un significado más

amplio, pues es una tarea que no solo se limita a ejecutar una comparativa, sino que busca
investigar, rastrear o incluso copiar los principios que sustentan el mejor comportamiento
de uno de los elementos comparados sobre el resto.

El proceso de benchmarking para obtener un benchmark se compone de las siguientes

fases:

 Planificación, en la que se decide qué objetivo se desea cumplir con el benchmark,

qué parámetros se necesita comparar, cuáles son las fuentes y qué medios se van a
emplear para llevar a cabo la recopilación de información.
 Captura y análisis de la información, también denominada fase de “benchmark
test”, donde se utilizan determinadas herramientas o dedicación personal para
acceder a las fuentes de datos, analizarlos según los objetivos marcados y mostrar la
comparativa en el formato más adecuado para una toma de decisiones posterior.
 Plan de acción, en función de los resultados obtenidos, donde los responsables
deciden qué conviene copiar, mejorar, cambiar o eliminar del proceso de negocio
bajo estudio para conseguir “batir” el benchmark, es decir, ser el líder de la
comparativa cuando se vuelva a realizar este en un período de tiempo determinado.
 Evolución o mejoras adicionales que, aunque no estuvieran contempladas como
objetivos prioritarios en la fase inicial, salgan a la luz una vez finalizado el
benchmark (por ejemplo, la necesidad de disponer de datos de más calidad y en
tiempo real dentro de la organización).

Los benchmarks están muy ligados a los KPI, pues es habitual lanzar los primeros tomando
los segundos como parámetros de rendimiento. De hecho, en algunas ocasiones podrían
llegar a confundirse, pues la evolución de KPI se suele presentar en formato dashboard o
cuadro de mando, donde se muestra su evolución histórica y, en algunas ocasiones, la
esperada.

Sin embargo, es importante diferenciarlos bien, principalmente por las razones de negocio
que promueven la puesta en marcha de cada uno de ellos. Mientras los benchmarks se
lanzan para conocer el posicionamiento de la compañía, servicio o proceso sobre otros, el
KPI se establece para medir la evolución del proceso en sí, con el objetivo de conocer su
tendencia y comparación con lo esperado, no con terceros.

Por ello, los benchmarks suelen tomar información de fuentes externas, mientras los KPI
suelen medir solo variables internas de la compañía o departamento. Esta particularidad
complica la obtención de un benchmark, ya que se hace necesario disponer de
una herramienta capaz de conectarse a bases de datos de terceros, extraer datos en
distintos formatos y a través de otros protocolos, normalizarlos, adaptar formatos y
visualizarlos de forma que resulten aprovechables para su análisis.