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PROPUESTA DE DOCUMENTACIÓN

DE PROCESOS
ANÁLISIS SIPOC
PARA QUÉ SIRVE?
▪Contiene la información básica para construir el diagrama de
flujo.

▪Evita pérdida de tiempo en el diseño del flujo grama.

▪Sirve como documentación inicial del proceso.

▪Facilita la validación con usuarios del proceso tal como es hoy.

▪Facilita el análisis de secuencia de acciones, participantes,


insumos, productos, controles y límites del proceso entre otros.
CONDICIONES PARA ELABORAR EL
DIAGRAMA DE FLUJO

Basarse en el Análisis Condiciones Todo lo que entra


SIPOC normales sale

Representar sólo las


Pasos lógicos actividades que se Enfoque positivo
requieran

Símbolo de decisión
cuando sea
Flujo continuo
estrictamente
necesario
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

Nombre del proceso: TRAMITE DE COMPRAS


Dueño del proceso: JEFE DE COMPRAS

PROVEEDOR INSUMO PROCESO PRODUCTO CLIENTE


FINAL
RESPONSABLE ACTIVIDAD
INVENTARIOS REQUISICIÓN JEFE DE COMPRAS 1. SE RECIBE LA REQUISICIÓN, SE LE
PRODUCCIÓN 0/1 ASIGNA UN NÚMERO CONSECUTIVO
MANTENIMIENTO

2. SE IDENTIFICAN LOS PROVEEDORES


POR CADA PRODUCTO

3. SE PRODUCEN LAS SOLICITUDES DE SOLICITUD DE PROVEED


COTIZACIÓN. COTIZACIÓN OR
4. SE RECIBEN LAS COTIZACIONES

PROVEEDOR COTIZACIÓN 5. SE REVISAN LAS COTIZACIONES.


6. SE ELIGE EL PROVEEDOR.
7. SE PREPARA LA ORDEN DE COMPRA ORDEN DE PROVEED
8. SE COLOCA LA ORDEN DE COMPRA. COMPRA OR

9. SE RECIBE EL PEDIDO.
FACTURA 10.SE VERIFICA LA FACTURA VS. LA FACTURA CUENTAS
ORDEN DE COMPRA. VERIFIDACA POR
11. DISTRINUYE DOCUMENTOS. O/C PAGAR
PROVEED
12.ENTREGA PRODUCTO A ALMACEN. ORES
ESQUEMA GENERAL

S I P O C
PROVEEDORES INSUMOS ACTIVIDADES – SALIDAS CLIENTE
RESPONSABLES

S I P O C

REPORTE PROCEDIMIENTO

PROVEEDOR INSUMO DOCUMENTO


ACTIVIDAD

INFORME CLIENTE
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS – EJEMPLO COMPRAS
REVISA
PREPARA
JEFE DE REQUISICIÓN AUXILIAR JEFE DE SELECCIONA FACTURAS VS
COTIZA ORDEN DE A
ALMACEN DE COMPRAS COMPRAS PROVEEDOR ORDENES DE
COMPRA
COMPRA
1 2

SOLICITUD DE
COTIZACIÓN ORDEN DE COMPRA FACTURA
COTIZACIÓN

ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR
PROVEEDOR

FACTURA

ORDEN DE COMPRA CUENTAS


POR PAGAR

ENTREGA
A MATERIAL Y
DOCUMENTOS COTIZACIÓN

REQUISICIÓN AZ de compras
ordenada por
fechas

1 La orden debe ser aprobada por el Gerente 2 En caso de diferencias deja constancia sobre la factura y solicita corrección
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS – EJEMPLO CUENTAS X
PAGAR
FACTURA RADICA SACA AUXILIAR ORDENA COMPARA
COMPRAS PROVEEDOR RECEPCIONISTA A
FACURA FOTOCOPIAS CAUSACIÓN FACTURAS FACTURA
1

3
PLANILLA DE FOTOCOPIA ORDENES DE
RADICACIÓN FACTURA COMPRA

Carpeta de 2 AZ de ordenes
radicación de compra
disponible en ordenada por
puesto de trabajo consecutivo

FACTURA AZ de facturas
ordenada por
fechas
CAUSA
LIQUIDA
CUENTA POR DISTRIBUYE
A VERIFICA RETENCIONES Y CONTADOR VERIFICA
PAGAR EN DOCUMENTOS
CODIFICA
EL SISTEMA

4 5 6 7
FOTOCOPIA
FACTURA CAJA

1 Firmado y devolviendo primera copia de factura al proveedor 5 En caso de error devuelve factura a la recepcionista para corrección
Las organiza alfabéticamente y las envía al auxiliar de causación los días
2 6 Sobre la factura
lunes y miércoles previa firma de recibo en la planilla
Que las liquidaciones, los soportes y las autorizaciones estén correctas.. En caso
3 Por número de orden de compra 7
contrario devuelve al auxiliar de causación para corrección
4 Que la liquidación del IVA este correcta
DESCRIPCIÓN O NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
(Play Script)
FECHA NOMBRE DE LA SECCIÓN CÓDIGO DEL
ABRIL DE 2013 PROCESO:

VERSIÓN: II COMPRAS Página 13

JEFE DE 1. Identifica el requerimiento (1).


ALMACEN
2. Envía la orden de compra en original y
copia al proveedor (2).
3. Recibe del proveedor la factura original
4. Distribuye documentos:
- Orden de compra – Original.
- Factura – Original.

_____
Al procedimiento de cuentas por pagar.
Notas:
(1) La política es tener negociaciones por periodos anuales con los proveedores que ofrecen
mejor calidad, entrega, puntualidad y mejor precio.
(2) El proveedor entrega los artículos directamente al solicitante