CONTENIDO DEL MANUAL

INTRODUCCIÓN:..........................................................................................................5 ¿QUÉ ES EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS? ...................................................5 ¿CUÁL ES LA UTILIDAD DE ESTE MANUAL?.............................................................................5 ¿CUÁLES SON SUS OBJETIVOS?.............................................................................................5 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS..............................................................7 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS:......................................................................................................................7 Descripción del procedimiento:................................................................................7 Proceso:....................................................................................................................7 Documentación necesaria:........................................................................................8 Diagrama de Flujo:...................................................................................................9 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES.............................................................................................................10 Descripción del procedimiento:..............................................................................10 Proceso:..................................................................................................................10 Documentación manejada:.....................................................................................10 Diagrama de flujo:..................................................................................................11 PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA.....................12 Descripción del procedimiento...............................................................................12 Proceso:..................................................................................................................12 Documentación manejada:.....................................................................................12 Diagrama de flujo:..................................................................................................13 PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO:............................................14 Descripción de procedimiento................................................................................14 Proceso:..................................................................................................................14 Documentación manejada:.....................................................................................14 Diagrama de flujo:..................................................................................................16 PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA.............................17 Descripción del procedimiento...............................................................................17 Proceso:..................................................................................................................17 Documentación manejada:.....................................................................................17 Diagrama de flujo:..................................................................................................18 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS.......................................................19 Descripción del procedimiento...............................................................................19 Proceso:..................................................................................................................19 Documentación manejada:.....................................................................................19 Diagrama de flujo:..................................................................................................20 PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS.................................................................................................................21 Descripción de procedimiento................................................................................21 Documentación manejada:.....................................................................................21 Diagrama de flujo:..................................................................................................22 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES...........................23 Descripción del procedimiento...............................................................................23

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Proceso:..................................................................................................................23 Documentación utilizada.........................................................................................23 Diagrama de flujo...................................................................................................25 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:.......................26 Descripción del procedimiento...............................................................................26 Proceso:..................................................................................................................26 Documentación manejada.......................................................................................26 Diagrama de flujo:..................................................................................................27 PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO......................................28 Descripción del procedimiento...............................................................................28 Proceso:..................................................................................................................28 Documentación utilizada.........................................................................................28 Diagrama de flujo:..................................................................................................30 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL........31 Descripción del procedimiento...............................................................................31 Proceso:..................................................................................................................31 Documentación utilizada:.......................................................................................31 Diagrama de Flujo:.................................................................................................32 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS..........................................................................33 Descripción del procedimiento...............................................................................33 Proceso:..................................................................................................................33 Documentación utilizada:.......................................................................................34 Diagrama de Flujo:.................................................................................................35 PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES...............................................36 Descripción del procedimiento:..............................................................................36 Proceso:..................................................................................................................36 Documentación utilizada:.......................................................................................36 Diagrama de flujo:..................................................................................................37 PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL.......................................................38 Descripción del procedimiento:..............................................................................38 Proceso:..................................................................................................................38 Documentación utilizada:.......................................................................................38 Diagrama de flujo:..................................................................................................39 PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES..........................................................................................................40 Descripción del procedimiento...............................................................................40 Proceso:..................................................................................................................40 Documentación utilizada.........................................................................................40 Diagrama de flujo:..................................................................................................41 PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS............42 Descripción del procedimiento:..............................................................................42 Proceso:..................................................................................................................42 Documentación utilizada:.......................................................................................42 Diagrama de flujo...................................................................................................43 DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO..............44 FORMAS DE CONTROL INTERNO:.......................................................................46
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TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS........................................................................46 FORMATO DE FACTURA ESPECIAL.......................................................................................47 FORMA DE RECIBO DE INGRESOS A CAJA.............................................................................48 FORMA DE FACTURA.........................................................................................................49 LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA............................................................................................51 TARJETA PARA INVENTARIOS FÍSICOS.................................................................................53 NOTA DE DEVOLUCIÓN.....................................................................................................55 CHEQUE VOUCHER...........................................................................................................57 ARQUEO DE CAJA GENERAL:...............................................................................................58 CONCILIACIÓN BANCARIA..................................................................................................59 TARJETAS DE KARDEX DE PRODUCTOS................................................................................60 PEDIDOS DE MERCADERÍAS:...............................................................................................62 REGISTRO AUXILIAR DE CAJA:............................................................................................64 REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS DEPÓSITOS MONETARIOS........................................................65 REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:................................................................66 ORDEN DE COMPRA:.........................................................................................................67

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 4 LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ ..DECIMO SEMESTRE .

HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Ya que el manual.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 5 INTRODUCCIÓN: ¿Qué es el manual de procedimientos administrativos? El manual de procedimientos administrativos esta constituido por un conjunto de procedimientos los cuales a su vez. sus equivalentes. LIC. y que son nuevas en la institución. tienen en él una guía para aprender a realizar su trabajo de la mejor forma posible. Este manual es una guía explicita de cómo debe realizarse un determinado trabajo.DECIMO SEMESTRE . ¿Cuáles son sus objetivos? ⇒ Ser una guía para los empleados para que aprendan la mejor forma de realizar su trabajo. ¿Cuál es la utilidad de este manual? Es de suma importancia para el quehacer operativo de la empresa. + Ç Estas tareas críticas son aquellas tareas que tienen que ver con todo lo relacionado al manejo del efectivo y equivalentes de efectivo. se puede determinar en que momento un empleado está realizando su trabajo de manera eficaz y eficiente. Mediante este manual.UMG . Con el manual de procedimientos administrativos. y quién es el responsable que al final autoriza las operaciones que constituyen el procedimiento. determinar la forma de realización del trabajo administrativo. ⇒ Normar las actividades diarias de la empresa en áreas críticas de control como el efectivo. se puede fácilmente realizar el trabajo de administración de personal. y referente al manejo de los inventarios de la empresa.. Esto especialmente para empleados nuevos dentro de la empresa. ya que las personas que se integran a las labores. al manejo de mercaderías y cualquier otro inventario o fondo relacionado. en lo concerniente a la introducción. cuando deben hacerlo.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . quién o quiénes deben hacerlo. por lo tanto es fácil evaluar en que momento no se está cumpliendo con los estándares mínimos aquí establecidos. están constituidos por los pasos o fases que se deben de seguir para realizar las labores operativas de la empresa. capacitación y evaluación de trabajo del empleado. y en que momento un empleado está dejando a un lado los canales de autoridad formal que la empresa tiene establecidos para la realización de determinadas tareas críticas de la empresa.

se puedan mejorar los procedimientos descritos en este manual. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . para que se puedan reconocer las áreas problemáticas.UMG . basándose en la experiencia activa de los empleados de sus propios puestos de trabajo. para que se cumplan los principios de la administración moderna.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 6 ⇒ Permitir reconocer los canales formales de autoridad dentro de la estructura organizacional. Asimismo. se pueda determinar hasta que punto se están cumpliendo con los objetivos impuestos por la alta dirección de la empresa. ⇒ Sugerir el uso de formas de control interno que documenten todo hecho contable y administrativo en la empresa.. sea fácil reconocer los lugares donde se necesitan. LIC. donde pueden darse errores e irregularidades en el futuro. para que a la hora de realizar una auditoría administrativa.DECIMO SEMESTRE . ⇒ Permitir que en el futuro si se desea estudiar de una manera más consciente la organización de la empresa. ⇒ Permitir que a la hora de crear sistemas computarizados de control. y cuales son los documentos que estos sistemas deben dar como resultado de sus procesos binarios.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . pueda verlo de una forma fácil y comprensible. ⇒ Representar de forma gráfica los procedimientos y sus distintas etapas para que todo aquel que esté interesado en conocer cual es el proceso del procedimiento.

3. solicita autorización del crédito al Jefe Financiero B.2.3.1.3. Encargado de créditos recibe solicitud de crédito y demás documentos que se requieran B. para saber si ha quedado mal en algún lugar. B.3.2.UMG . investigación negativa B.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .1. solicitud denegada B. crédito denegado B. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .1. Banco de datos LIC.2. Proceso: A. y si el manejo de su cuenta en otras empresas ha sido el indicado.2.2. verifica su contenido B. etc.2.3. FIN del procedimiento D. documentación completa verificada B.1. quién va a autorizar un crédito nuevo. quien va a realizar el procedimiento de investigación del cliente para determinar las referencias del mismo. Se procede a crear una nueva cuenta corriente y se le crea una nueva tarjeta con el nombre del cliente.3. Establece monto y condiciones de crédito según capacidad de pago y políticas administrativas.2.1. C. solicitud aprobada. Cuando un cliente solicita un crédito con la empresa. o continuamente queda en mora y no paga. Este procedimiento está creado para establecer. investigación positiva B.3. la solicitud tiene que pasar por varias fases hasta determinar si en realidad es posible autorizar el crédito o no.2. Por ejemplo: se tienen que investigar las referencias que proporciona el cliente. no cumple con los requisitos mínimos de información B.3.. devuelve los documentos al vendedor y deniega autorización del crédito B.DECIMO SEMESTRE .1. investigación de referencias y solicitud de información B.1.1.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 7 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS: Descripción del procedimiento: Este procedimiento es un conjunto de pasos que sirven para generar la autorización de un crédito a un cliente nuevo.3.

. Solicitud de crédito (A) 3.2. tarjetas de cuentas corrientes (B3.DECIMO SEMESTRE .UMG . Pedido de mercaderías.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 8 Documentación necesaria: 1. 2.3) LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 9 Diagrama de Flujo: 1 A B B1 B11 C B2 B 3 B31 B321 C B3221 D B32 B321 B32 2 C B323 C 2 LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ ..UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

Es necesario que alguien verifique estas cosas para poder seguirle dando crédito a la persona o empresa.1.2.1. si es para un cliente con un muy mal manejo de su cuenta corriente B. tarjetas de cuentas corrientes (C) LIC. y se crea una nueva tarjeta D.2. crédito denegado B. de lo contrario. Se supone que cada vez que el cliente solicita que se le venda al crédito se tiene que verificar que no sobrepase su monto autorizado.DECIMO SEMESTRE .3. Descripción del procedimiento: Con este procedimiento se pretende establecer quién va a autorizar los créditos sucesivos que se le dan a un cliente de la empresa.3.1.. Ingresa Pedido B. Aprobación del crédito. y que no haya tenido un muy mal manejo de su cuenta en los meses anteriores. Banco de datos Documentación manejada: 1. Proceso: A. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . FIN del procedimiento E. este procedimiento debe establecer el camino a seguir.1. si es un buen cliente pero sobrepasa el monto de crédito autorizado B.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . se crea una nueva cuenta corriente a nombre del cliente. pedido de mercaderías (A) 2. si es para un cliente en mora B.UMG .1. Verificación del pedido B. crédito denegado B. crédito denegado C.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 10 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES.

UMG .1 B3 D D D E 1 LIC.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 11 Diagrama de flujo: 1 A B1 D C B B2. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ ..DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

DECIMO SEMESTRE . las retira simplemente D.1. E.1.2.2. si el cliente ha elegido el reparto. quién vende. Vendedor realiza pedido B.. Pedido (A) factura (B) recibos de caja (C) nota de envío de mercaderías (D1) LIC. Traslada pedido a caja y el cliente paga. FIN del procedimiento F. 3. etc. Le firman la nota de envío de recibido. Se supone que la empresa tiene vendedores que atienden a las personas que ingresan a comprar. D. Bodega prepara las mercaderías y las empaca D.UMG . quién despacha. se despachan las mercaderías D. Se trasladan el pedido y copia de la factura y el recibo de caja a bodega D.1.3. Proceso: A.1. Base de datos Documentación manejada: 1. Este procedimiento se refiere a los vendedores que están en tienda trabajando. se pretende establecer los pasos a seguir para realizar una venta al contado en tienda. y tiene vendedores que van hasta la casa o empresa del cliente. se establece quién cobra. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .1.1. Subproceso de cobros en caja C.1. 2.1. 4. quién factura. firma de recibido la nota de envío. quién reparte. y se grafican.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . D. el bodeguero entrega las mercaderías al repartidor D.1. si el cliente ha elegido llevárselas él mismo.1. Mediante conjunto de pasos. Este procede a llevárselas hasta la casa del cliente.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 12 PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA Descripción del procedimiento Mediante este conjunto de fases que se explican a continuación. Se le extiende su correspondiente factura autorizada.

3 LIC.UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .1 D1.2 D1.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 13 Diagrama de flujo: 1 2 3 A B C D 4 E D1.. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .1.2 E E D1.DECIMO SEMESTRE .1.1 D1 E D1.

entonces se procede a trasladar a bodega la documentación respectiva donde se realiza el despacho. etc.2.1. etc. E Bodega despacha el pedido y dependiendo de la decisión del cliente este podría recoger las mercaderías en la empresa. C El vendedor genera la factura autorizada mediante la cual continúa el trámite de la venta.UMG .DECIMO SEMESTRE .2. E. Esto debido a que la verificación de las referencias de la solicitud ha resultado negativa. y al darle más crédito sobrepasaríamos su máximo de crédito autorizado. el repartidor se traslada hasta la casa del cliente y le entrega los productos.2.1. F FIN del procedimiento G Banco de datos Documentación manejada: 1. Proceso: A ingresa pedido B determinación del procedimiento de crédito secundario dependiendo si el cliente es nuevo o un cliente que ya existe.2. ¿Quién reparte?. podemos tener una solicitud de crédito denegada en este punto.3.1. subproceso de autorización de crédito para clientes ya existentes B. ¿Quién despacha?. facturas (C) LIC. B. E.2. el repartidor devuelve la nota de envío debidamente firmada a bodega donde es archivada para comprobar las salidas de mercaderías.1. D Una vez el pedido y la factura generada.1.1. el cliente decide llevarse las mercaderías el mismo.2. E. B. Cómo se va a retirar la mercadería de la bodega para que se sepa exactamente quién es el responsable en todo momento. el cliente decide que se le lleven los productos. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .. y para tal efecto firma antes la nota de envío en bodega y retira sus productos.2. solicitud de crédito llena.2.2.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 14 PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO: Descripción de procedimiento Este procedimiento está creado para responder a preguntas como ¿Quién vende?. si el cliente debe y no ha pagado. se solicita documentación como fotocopia de cédula. subproceso de autorización de ventas al crédito cuando el cliente ya existe.2. firmando el cliente a cambio la nota de crédito.2. o solicitar que se le envíen a su casa: E.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . si el cliente ya existe. notas de envío (E2) 2. También por un mal manejo de su crédito. B. en este punto podemos tener una solicitud denegada y se rompe el proceso. el bodeguero entrega al repartidor la mercadería incluyendo nota de envío E. B. si el cliente es nuevo: B.1.

HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 15 3.DECIMO SEMESTRE . pedidos (A) LIC..

3 LIC.1 E2.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 16 Diagrama de flujo: A 2 B2 B B1 F B2.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG .DECIMO SEMESTRE . 2 F C 3 F D E1 E 1 E2.2 G G F E2.1 G B2.. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .

1. paga con tarjeta de crédito B. Se extiende la factura F. pagará de otra forma B.2. Almacenamiento interno Documentación manejada: 1. recibo de caja (D) voucher de tarjeta de crédito (B2) cheques de clientes (B1) factura autorizada (E) LIC. si tiene fondos. o los cheques. sus tarjetas no tienen monto disponible.DECIMO SEMESTRE .2.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . D. pagos con cheque B.1.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 17 PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA Descripción del procedimiento Este es un subprocedimiento que trabaja juntamente con el “Procedimiento de cobros por ventas al contado en tienda” Su objetivo es establecer los pasos necesarios. se solicita autorización electrónicamente B.1. continúa el proceso B. FIN del procedimiento G.2.1. se llama al banco para verificar si tiene fondos B.1. continua el proceso B. autorización denegada B. o si sus cheques no tiene fondos. 2. Banco de Datos H. También trata de establecer las calidad y los pasos que el cliente debe tomar cuando su pago no es el convenido.1. 4. Este pagará de la siguiente forma: B.1.1. se reciben el efectivo.2. se atiende al cliente B. o el voucher de tarjeta de crédito debidamente firmado.3.2.1.1. venta denegada B. se reciben sus pagos. etc. no tiene fondos.1.1.1.1. Proceso: A. y especificar la responsabilidad en el cobro de las ventas que se realizan en tienda.2. paga en efectivo C. número de autorización recibida.1.. Se extiende recibo de caja E. 3.UMG . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .2.

1.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 18 Diagrama de flujo: A F B1 3 B2 B3 C 1 2 F D B E 4 B2 .1 F LIC.DECIMO SEMESTRE .1.1 .1.1 B2.2 F B2.UMG . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA ..1 B2.

DECIMO SEMESTRE . ¿quién tiene la responsabilidad de pagar los sueldos?. D El departamento de finanzas ejecuta el pago de los cheques E El departamento de finanzas devuelve la planilla con las copias de los recibos firmados por los empleados para ser archivados. se envía al Jefe del departamento Financiero para que ejecute el pago de la misma. planilla de sueldos (A) LIC. Proceso: A Departamento de personal genera planilla de sueldos al final del mes. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG . B Se envía la planilla a Gerencia General para su autorización C Al regresar la planilla autorizada.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 19 PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS Descripción del procedimiento Mediante este procedimiento se trata de especificar las distintas responsabilidades que se tienen a la hora de generar la planilla de sueldos. ¿quién tiene la responsabilidad de elaborar la planilla?. F FIN del procedimiento G Banco de datos Documentación manejada: 1.. etc. ¿quién va a autorizar su pago?.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 20 Diagrama de flujo: 1 A B C D E G F LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG .DECIMO SEMESTRE ..

.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . 4. la cual es aprobada por el Jefe de Finanzas y es enviada a Contabilidad para su registro.DECIMO SEMESTRE . cheques (C) recibos de pago de sueldos y salarios (E) planilla de sueldos (A) débitos y créditos para hacer partidas. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 21 PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS Descripción de procedimiento A personal envía planilla autorizada para que finanzas ejecute el pago B el jefe de Finanzas recibe la planilla C la secretaria de Finanzas genera los cheques por cada empleado y los traslada al Jefe para su autorización D Jefe de Finanzas firma los cheques y autoriza su pago E Los empleados recogen sus cheques y firman un recibo por el monto pagado.UMG . (G) LIC. donde se explica que mes se está pagando. H Banco de datos I FIN del procedimiento Documentación manejada: 1. 3. 2. y los distintos conceptos que se pagan F La secretaria de Finanzas devuelve la planilla pagada y las copias de los recibos para su archivo en Personal G La secretaria de Finanzas hace su partida correspondiente.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 22 Diagrama de flujo: 3 1 2 A B C D H E I G F 4 H LIC..

etc. la manera de pagar el importe por las compras de papelería y útiles. si en la revisión se encuentran mercaderías dañadas o equivocadas. tinta.UMG . los productos se registran y se reciben. sellos.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Mediante este procedimiento se establece ¿quién tiene la obligación de informar cuando ya no hay suficiente existencia en este inventario.. el bodeguero tiene que generar una nueva tarjeta de kardex. cotizaciones (A) LIC. se generan los débitos y créditos de contabilidad con las partidas que se deben realizar. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . lápices. se procede a devolverlo. en fin todo tipo de papelería y útil que se necesite en cualquier área de la empresa. y abrir un nuevo código para el bien. hojas.1. kardex de mercaderías en bodega (H2) 2. talonarios de pedidos. talonarios de créditos y débitos de contabilidad. El bodeguero genera un reporte de los productos a devolver con sus generalidades. cuenta.DECIMO SEMESTRE . ya que comprenden artículos como los siguientes: talonarios facturas. En este paso. si la verificación es buena. verifica mercaderías H. I los envíos son trasladados al jefe de Almacén y Compras. La papelería y útiles son necesarios para que la empresa se desempeñe de forma eficiente.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 23 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES Descripción del procedimiento Este procedimiento muestra todas las responsabilidades y niveles de autoridad a la hora de realizar compras de papelería y útiles. y que se deben realizar compras?. J Jefe de Almacén y compras envía documentos a contabilidad para su registro. Si alguno de los productos en nuevo. Proceso: A bodeguero reporta a jefe de Almacén y Compras los productos abajo del mínimo de existencia. B Secretaria de Almacén y Compras genera cotizaciones C Proveedores retornan cotizaciones D Jefe de Almacén y Compras elige las mejores opciones juntamente con los que van a utilizar los productos E Secretaria genera órdenes de compra y las envía F Proceso de pagos (anticipos) G Proveedores envían mercaderías H Bodega revisa. H. etc.2. y la razón por la cual se deben devolver. K Proceso de pagos a proveedores L FIN del procedimiento M Banco de datos Documentación utilizada 1. ¿quién autoriza las compras de papelería y útiles?.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 24 3. órdenes de compra (E) 4.UMG . débitos y créditos de contabilidad (J) 5.. reporte de devolución de artículos (H1) LIC.DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG .DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 25 Diagrama de flujo 3 F A 2 B C D E L H1 5 H G 4 L K J I H2 1 M M LIC.. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .

Estos vales tienen los códigos y nombres de distintos productos y talonarios de formas a utilizar B el jefe de cada departamento autoriza los vales de papelería y útiles C son enviados al jefe de Almacén y Compras donde se revisan y se aprueba su despacho. D El bodeguero recibe los vales y prepara las mercaderías y las despacha. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Documentación manejada 1. J FIN del procedimiento. E El bodeguero entrega en cada departamento según sea el caso. vales de papelería y útiles (A) 2. Por ejemplo: la responsabilidad del despacho la tiene el Jefe de Almacén y Compras.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 26 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES: Descripción del procedimiento Este procedimiento contiene los pasos que establecen el nivel de autoridad y responsabilidad referentes al despacho de la papelería y útiles. pero la responsabilidad del uso. I La secretaria de Almacén y Compras genera las partidas y las envía a Contabilidad donde son operadas. Proceso: A los distintos departamentos generan vales de pedidos de papelería y útiles cuando acaban provisiones. la tienen cada uno de los jefes de los departamentos donde es utilizada. K Banco de Datos.. débitos y créditos de contabilidad (I) LIC.UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . los productos solicitados F El jefe del departamento firma de recibido el producto en el vale.DECIMO SEMESTRE . G El bodeguero costea y rebaja del inventario de papelería y útiles los importes de cada vale H El bodeguero envía el vale firmado y costeado al jefe de Almacén y Compras.

UMG .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 27 Diagrama de flujo: A 3 B C D E 3 J I H G F K LIC.DECIMO SEMESTRE .

. si no concuerda con las especificaciones bodega los devuelve a los proveedores los artículos. kardex de activos fijos (H2) solicitud de compra de activos fijos (A) cotizaciones (B) ordenes de compra (E) reporte de devolución de artículos (H1) LIC. etc. 3.2. También mediante este procedimiento se norma la forma de adquirir los activos fijos que se necesite para trabajar. B Secretaria genera cotizaciones para los proveedores y las envía C Proveedores retornan cotizaciones D El jefe del departamento de Almacén y Compras juntamente con el jefe del departamento donde se necesita el activo. 4.DECIMO SEMESTRE . G Los proveedores envían los activos fijos H Bodega realiza proceso de verificación de la mercadería si coincide en términos de cantidad.1. 5.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . y la razón de la devolución. 2. Proceso: A almacén y compras recibe solicitud del jefe del departamento donde el activo es necesitado. realizando un reporte de la cantidad de artículos devuelto. sus generalidades. Es un conjunto de pasos que establecen las fases que conlleva la compra de un nuevo activo para la empresa. precio. H. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . etc. calidad.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 28 PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO Descripción del procedimiento Este procedimiento es muy importante para la empresa puesto que establece las responsabilidades y obligaciones de quienes utilizan los activos fijos de la empresa.UMG . E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de compra para los proveedores F Procedimiento de pagos a proveedores (por anticipos). H. deciden comprar la mejor opción en calidad. garantías. si concuerda y son los requeridos bodega los recibe y los registra en su kardex correspondiente I proceso de entrega de Activos Fijos J bodega entrega los envíos al Jefe de Almacén y Compras párale pago a los proveedores K procedimiento de pagos a proveedores L FIN del procedimiento M Banco de Datos Documentación utilizada 1.

DECIMO SEMESTRE ..AUDITORIA ADMINISTRATIVA .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 29 LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG .

HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG ..AUDITORIA ADMINISTRATIVA .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 30 Diagrama de flujo: A 2 B 3 C 5 D E 4 F L H1 H G H2 1 K J I M L M M LIC.DECIMO SEMESTRE .

su descripción. Para tal efecto se utilizan tarjetas de responsabilidad de activos firmadas por los empleados y se cuenta con un kerdex de activos fijos donde están detallados sus nombres. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . por lo que debe de velar por el uso racional del activo. marcas.. el principal responsable es el jefe del departamento donde los activos son utilizados.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 31 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL Descripción del procedimiento Con este procedimiento se trata de establecer cuales son los pasos que se deben seguir para entregar un activo a un empleado. y de que manera se le debe hacer responsable del uso del mismo. tarjetas de kardex de activos fijos (B) LIC. Por otro lado. F Bodega recibe las tarjetas de responsabilidad y las archiva G FIN del procedimiento H Banco de datos. Proceso: A Bodega realiza tarjetas de responsabilidad B Bodega realiza el ingreso al kardex de activos fijos C Los activos fijos son enviados al departamento donde se necesitan con sus tarjetas de responsabilidad D El jefe del departamento donde se entregarán los activos fijos asigna los activos a quienes van a usarlos y se firman las tarjetas de responsabilidad E El jefe del departamento que recibió los activos fijos devuelve las tarjetas firmadas a bodega.DECIMO SEMESTRE . Documentación utilizada: 1. sus números de serie. tarjetas de responsabilidad (A) 2. etc.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA ..UMG .DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 32 Diagrama de Flujo: A 1 B H C D E 2 G F H LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .

Aquí se genera un reporte de las mercaderías a devolver y la razón por la cual se devuelven. y se necesita pagar un anticipo o pago total del pedido: Proceso de pagos.2. si las mercaderías están en mal estado. y debemos mantener un saldo promedio que no rebase el límite máximo de crédito que nos han dado. Aquí prepara un reporte que entrega. al Jefe de Almacén y Compras. Cuando esto sucede nos abren una cuenta corriente en sus registros. se procede a crear la tarjeta y se realiza el proceso de determinar sus mínimos y máximos. entonces finaliza el proceso. D Jefe de Almacén y Compras determina la mejor opción E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de compra y las envía F Proceso de pago F. Algunas empresas cobran intereses por el crédito que nos están proporcionando. los proveedores dan créditos a corto plazo considerando la cantidad del importe que se les compra mensualmente. F. o no son las requeridas por la empresa.. F. o luego de recibir las mercaderías. G. marcas. etc. plazos. si vamos a comprar al crédito. de lo contrario. B secretaria de Almacén y Compras realiza cotizaciones a los proveedores por ordenes de su Jefe.3.1. C Los proveedores devuelven cotizaciones con precios. enviamos la solicitud correspondiente con toda la papelería necesaria adjunta. LIC. cantidad. Si algún producto no existía con anterioridad.2. si las mercaderías están en buen estado y son las correctas. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .DECIMO SEMESTRE .1.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 33 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Descripción del procedimiento Este proceso consiste en que la empresa para poder vender necesita comprar las mercaderías a los proveedores que le coticen al mejor precio. un porcentaje anual capitalizable ya sea mensual o trimestralmente. F. si vamos a comprar al contado.2. En este caso consideramos las compras pagando con anticipo. G Las mercaderías son enviadas por los proveedores y recibidas por bodega donde son verificadas en términos de calidad.1. Puede ser que el crédito sea denegado. marcas. la mejor calidad y el mejor servicio. Este caso es aplicable a las compras al crédito ya que el proceso de pago puede darse Proceso: A bodeguero informa de los productos cuyas existencias han descendido hasta el mínimo o por debajo de él.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . y entonces finaliza el proceso. garantías.1. Cuando se llega a ser cliente de una empresa más grande.1. G. puede ser que la empresa proveedora decida no darnos el crédito por alguna razón. etc. si no somos aún clientes del proveedor.UMG . solo solicitamos que nos carguen la mercadería a nuestra cuenta F. entonces se procede a la devolución. se procede a recibirlas y a ordenarlas en su lugar correspondiente.

. 5. 3. 6. 8. 4.UMG . Todo depende del tipo de negociación a la cual se ha llegado con el proveedor. J Los envíos sirven para que la secretaria genere las partidas correspondientes utilizando las notas de débito y crédito de contabilidad. (G2) débitos de contabilidad créditos de contabilidad LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . L FIN del proceso M Banco de datos Documentación utilizada: 1. 2. 7. K Luego las partidas son enviadas a Contabilidad donde son registradas en los libros. reporte de productos con mínimos y máximos de existencia (A) cotizaciones de productos (B) ordenes de compra (E) solicitud de crédito (E1) reporte de productos que se devuelven (G19) tarjetas de kardex.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 34 H Los envíos se mandan al Jefe de Almacén y Compras para que se tramite el pago de la mercadería I Si vamos a pagar luego de recibir las mercaderías: se ejecuta el Procedimiento de Pagos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 35 3 Diagrama de Flujo: A 1 B M 2 F3 F C D E M L F1 4 F2 L M L M G G2 5 M I M G1 J K 6 7y8 LIC.. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE .UMG .

H FIN del procedimiento I Base de datos Documentación utilizada: 1.2. 4. 5. G Se devuelven copias de los documentos a Almacén y Compras para informar del pago respectivo.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .1. Mediante este procedimiento se establecen los pasos que hay que seguir para pagarle a los proveedores. la empresa debe de dejar un registro bien documentado del hecho.DECIMO SEMESTRE . cheque recibo de caja boleta de depósito notas de débito de contabilidad notas de crédito de contabilidad LIC. y el nivel de autoridad y responsabilidad de los distintos empleados involucrados. Es claro que para cada retiro de efectivo de la empresa o emisión de un cheque a favor de una tercera persona. 2. 3. que se le entregue al representante de ventas E se generan las notas de débito y crédito de partidas correspondientes F se envían a contabilidad las notas de débito y crédito de contabilidad y los demás documentos adjuntos a las mismas. para evitar cualquier mal manejo de fondos y corrupción por parte de personas inescrupulosas. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . y la forma cómo debe hacerse. Proceso: A Jefe Financiero recibe de Almacén y Compras las cotizaciones para generar los anticipos respectivos B Jefe Financiero recibe de Almacén y compras los envíos de mercaderías respectivos y las ordenes de compra recibidas C Se procede a generar el cheque correspondiente con su recibo de caja. para que sean operados en los libros..MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 36 PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES Descripción del procedimiento: Este procedimiento establece quién va a pagar a los proveedores. D Se paga al proveedor D. o D. ya sea que se les deposite el cheque en una cuenta bancaria.UMG .

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 37 Diagrama de flujo: A B C 1y2 D1 D 3 D2 E F G 4y5 H LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE ..UMG .

y la auditoría debe realizar sus procedimientos para que la contabilidad cargue a nombre del cajero los faltantes. FIN del proceso I. y cobrar las cuentas que le tienen pendientes. Proceso: A.UMG . Secretaria de departamento financiero recibe ordenes de generar créditos y débitos que luego se envían juntamente con los documentos que los respaldan. y firman la boleta de entrega de fondos diarios el cajero. Jefe financiero recibe los fondos de regreso y realiza la boleta de depósito respectiva F. jefe de finanzas entrega fondo al cajero. Jefe financiero deposita fondos al banco G. B. o registre los sobrantes. Con este procedimiento establecemos las responsabilidades del jefe del departamento de Finanzas. en salvaguardar los activos e la empresa. D. boleta de entrega de fondos a caja. Auditoría revisa la liquidación y genera procedimientos de auditoría para determinar si existen faltantes o sobrantes del día. cuenta sus fondos y realiza su liquidación del día.. vouchers de tarjetas de crédito y documentos de crédito. si existen diferencias ejecuta el “Procedimiento de auditoría cuando existen diferencias” D.1.2.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 38 PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL Descripción del procedimiento: Este procedimiento se realiza diariamente ya que una de las tareas más frecuentes de la empresa es cobrar las ventas del día que se realizaron al contado. C. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Banco de datos Documentación utilizada: 1. depósito monetario (F) LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . cajero realiza todos los cobros del día. (C) 3. El cajero debe realizar su liquidación diaria y sobre esta base. se le revisa y se determina si tiene diferencias en el manejo diario de los valores. y recibe: efectivo. E. De todos modos. y la responsabilidad de Auditoría Interna de arquear al empleado constantemente. aunque existan diferencias. H.DECIMO SEMESTRE . cheques. a contabilidad para su respectivo registro. liquidación de caja. Cajero cierra su caja. (A) 2. el jefe financiero debe recibir los fondos que el cajero tiene bajo su responsabilidad. D. y el cajero.

. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .UMG .DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 39 Diagrama de flujo: 1 A B 2 C D1 D D2 I E F G H 3 LIC.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

Proceso: A. y teléfono. y vuelve mañana. a la vez se presta un buen servicio ya que se le evita al cliente que llegue hasta la empresa o al banco a pagar su deuda.. incluyendo la dirección del cliente y su nombre. Posteriormente entrega una liquidación de sus cobros diarios la cual es auditada y se determina si existen diferencias o ha hecho bien su trabajo. El cobrador se retira de la empresa para realizar sus cobros.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 40 PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES Descripción del procedimiento Este proceso consiste en que diariamente el encargado de créditos de la empresa. Banco de datos Documentación utilizada 1. le paga el monto al cobrador C.1. Este procedimiento establece el nivel de responsabilidad y autoridad entre el departamento de auditoría y los cobradores. entrega a los cobradores un reporte de todas las cuentas corrientes para cobro del día. 4. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .2. liquidación de cobros del día (E) recibos de caja (B2) boletas de depósito (D) cuentas corrientes de los clientes (G) LIC. el cliente no se encuentra en el lugar indicado de cobro.1. cobrador entrega copias de recibos a encargado de créditos para éste proceda a rebajar los importes pagados por los clientes de sus respectivas cuentas corrientes. B.1. y el encargado de créditos. Auditoria revisa su liquidación y determina las diferencias. FIN del proceso I. finaliza el proceso del día. cobrador extiende recibo de caja por el monto cobrado D.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . 3. si existen diferencias se ejecuta el “Procedimiento cuando existen diferencias” G. si definitivamente no encuentra a la persona. debe hacer un depósito y pasar al banco depositando todo lo cobrado. B. cobrador viaja hasta la cada del cliente y le cobra B. Mediante este procedimiento se rebajan las cuentas corrientes de los clientes por sus pagos realizados. Probablemente tendrá que regresar más tarde.UMG . F. cliente se encuentra en el lugar establecido para el cobro de la deuda. H. encargado de créditos entrega cuentas corrientes para cobro del día a los cobradores B. F. y luego de finalizar de cobrarle a los clientes. Cobrador realiza su liquidación de cobros del día adjuntando todas las copias de recibos de caja emitidos. E.DECIMO SEMESTRE .1. cobrador realiza boleta de depósitos al banco y deposita el total de los cobros del día. 2.

UMG ..AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 41 Diagrama de flujo: I 2 A B1 B B2 3 1 H C D E F I G 4 H LIC.

1. o en los cobros por parte de los cobradores de la empresa en el campo de trabajo. créditos y débitos contables (A1.1.1. auditoría revisa si es posible encontrarlo A. Banco de datos Documentación utilizada: 1.2.2. faltante A.2. se contabiliza en una cuenta de sobrantes por si alguien lo reclama posteriormente A.2.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 42 PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS Descripción del procedimiento: Este procedimiento se crea para poder determinar que se hace cuando existen diferencias en los cobros por parte del cajero.2.UMG . entonces el proceso FINALIZA. si no fue posible encontrar el faltante. sobrante A.1.1) 3. Papeles de trabajo del auditor (A) 2.2.1.1. se informa a Personal para que descuente el faltante a fin de mes o de la liquidación del encargado A.1. se determina el tipo de diferencia encontrada A.3.1.3.1.2. FIN del proceso A.1.2. si fue posible encontrar la causa del sobrante. FIN del procedimiento C. Este procedimiento ha establecido el grado de responsabilidad del personal.1) y (A2. Proceso: A.1. se sugieren partidas para que contabilidad registre el faltante a nombre del empleado encargado y responsable. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .1. informe de auditoría LIC.1. quien es el que descuenta el faltante si lo hubiera.1..1. si no fue posible encontrar la razón del sobrante entonces: A.2. el auditor revisa si es posible encontrar la razón del mismo A.1. si fue posible encontrarlo. A. entonces FIN del proceso A. se genera el informe de auditoria A.2.1.2.2.2. A.2.2.1. se genera el informe de auditoria A.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .2.2.DECIMO SEMESTRE . y quien es el que revisa.1. que tratamiento se le va a dar al sobrante cuando aparezca. etc. B.1.3.1.2.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 43 Diagrama de flujo C A1 A A2 3 A1.1 A2.2. 1 2 A1.1. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .1 A1.2 A2.2 3 B LIC.2 A2.1.1.1.1.DECIMO SEMESTRE .1 B B B A2.2.AUDITORIA ADMINISTRATIVA ..2.UMG .2. 1 A1.3 A1.

C Decisión: este elemento indica que se tiene que tomar una decisión. Cabe mencionar que un proceso puede tener muchos otros procesos incluidos en sí mismo.DECIMO SEMESTRE . Para describir este proceso de pago que se podrá ver en otra parte descrito.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . o que se pueden tomar distintos caminos. Por ejemplo: dentro del procedimiento de compra se puede ejecutar el proceso de pago. B Proceso alternativo: se refiere a la ejecución de otro proceso aparte del que se describe..UMG . se utiliza este elemento particular. pero si todo sale bien en las subsiguientes fases. cada camino tiene un final si algo sale mal. el cual es diferente al de compra. LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 44 DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO A B C D E F A Proceso: este elemento significa que se realiza un proceso sea cual sea. el proceso terminará de forma eficiente.

E F . E Terminador: se utiliza para indicar que el camino terminó. LIC. que las fases terminar en esta parte. según el número que contiene dentro. vía.DECIMO SEMESTRE .UMG . de done se requiere extractar información para utilizarla en el momento. mecánica o electrónica. o se está guardando información. desde la cual se está extrayendo información. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 45 D Documento: este elemento indica cual de los documentos detallados en “Documentación utilizada” se tiene que generar. y el procedimiento también. y luego volver a almacenarla ya modificada. Este es el caso de las bases de datos. F Almacenamiento o extracción desde base de datos: indica que se tiene una base de datos manual. G La flecha de una sola dirección indica el flujo o camino que sigue el procedimiento H La flecha con doble dirección indica que el camino es de doble.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

en buenas condiciones y a responder por ellos en caso de extravío (9) Quetzaltenango _________________________________________________________ (10) Recibí Entregado Contenido de la forma 1. 3. 6.00 Q 635. 4.00 Q 1.00 Me comprometo a devolver el equipo.00 Sumatorias 2 Q 2..500. departamento y sección donde se encuentra el bien Cargo del Empleado responsable Descripción del bien Fecha en la que se entrega Cantidad de bienes de la misma especie Costo unitario en el kardex LIC.135. mobiliario y cualquier otro activo descrito anteriormente.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . 2. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 46 FORMAS DE CONTROL INTERNO: Tarjeta de Responsabilidad de Activos Empresa XY Quetzaltenango 77556689 Fax: 36362598 División Departamento Sección Empleado Cargo (2) Número (1) (3) Fecha Cantidad Descripción (5) (6) (4) 15/01/2004 1Barreno General Electric de 15” 15/02/2005 1soldadura General Elect Costo Valor Total (7) (8) Q 635. Numero de tarjeta División.DECIMO SEMESTRE . 5. 7.500.UMG .00 Q 1.

DECIMO SEMESTRE .UMG .: 55652536 Fax: 25361425 Factura Especial Número (2) 695 Quetzaltenango___________________________________________ (3) (4) Vendedor:__________________________________ Cédula:______________ Direccion:__________________________________ NIT:_________________ Cantidad(5) Descripción (6) Valor (7) Total-----------------------. Texto donde se responsabiliza el empleado 10. Costo total: costo unitario * cantidad 9.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 47 8. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Área de firmas de aceptación y entrega Formato de Factura Especial Factura Especial Empresa Xmen (1) Quetzaltenango Tel. 8..AUDITORIA ADMINISTRATIVA . 4. cédula y dirección del vendedor del bien cantidad descripción del producto valor: cantidad * costo unitario total sumarizado LIC. 2.(8) Autorizada según resolución X-2565Y99 del año 1566 Contenido de la forma 1. 7. 5. 6. Razón social y demás datos de la empresa número de la factura especial fecha de la factura nombre. 3.

UMG .A. (1) Quetzaltenango Tel. su número.00 Pedido No. el código del cliente o proveedor según sea el caso d. lugar y fecha del recibo b. el valor del recibo en números 3. el número de pedido de ventas al que corresponde este cobro c. Se supone que cada recibo tiene un número único que lo identifica b. su dirección teléfono y fax. cantidad en letras del recibo 4.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 48 Forma de Recibo de Ingresos a Caja Recibo de Ingresos a Caja Empresa Fábrica Campo Sol S.. 2. Logotipo de la empresa.1500. conceptos por los cuales se realiza el recibo 5.DECIMO SEMESTRE . nombre del cliente o proveedor c.: 55668899 Fax: 44778899 (2) 65 Por Valor de: Q.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . datos generales del recibo como: a. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . A-9645 Cod Cliente/Proveedor CL-1938 Lugar y fecha_____________________________________________________ (3) Recibimos de_____________________________________________________ La cantidad de____________________________________________________ Por: (4) Venta Contado Abono a Cuenta Devolucion de Proveedor Otros Numero: Especifique_______________________________________________________ (5) _________________ Cajero Responsable Contenido de la forma: 1. incluye: a. firma del cajero responsable de recibir el pago LIC.

00% Q.48 Q 0.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 49 Forma de Factura Factura Autorizada Empresa Sulamita S.UMG . Quetzaltenango NIT.. 18-96 Zona 1 Dirección Teléfonos Otros C1 Número 253645 Vendedor VA-365 Terminos Contado Método de Pago Efectivo Cod Prod.00 (K) Contenido de la Forma: A. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .312. ClienteEnviar A: (I) 236456-3 15 Ave.A.071. Dirección y teléfonos c. NIT y Fax LIC. Aquí se incluye la siguiente información de la empresa: a.62 Q 100.00 (J) % Desc Importe 8 0.86 Subtotal Detalle I.V. 25356595-99 Teléfono: 55668899 Fax: 44778899 Fecha DÍA 15 Serie (A) (B) (C) (D) MES 15 AÑO 1237 (G) (E) (F) Facturar A: Hugo Soto Dirección Teléfonos 76325368 Contacto: Hugo Soto (H) Cod.2. Descripción Costo Cantidad 2954Drive Computer Q.271.369. 12% Flete Pagado Adeudado Autorizado según resolución AD-253645 con fecha 15/15/1237 Facturas de la serie C1 de la 250000 a la 500000 (L) Q 19.DECIMO SEMESTRE .200.00 Q 21. Nombre o razón social b.00% Q.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .00 11221Video System Q.A.86 Q 2.650. Encabezado de la factura.684.14.5.00 6 1.

Importe: este valor es el costo unitario por la cantidad requerida K. con efectivo. Código del producto b. Nombre del producto c. Método de pago: se refiere a la forma como se va a efectuar el pago de la factura. J. etc.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 50 d. Otros datos B. con cheques. Son todos los detalles de la factura. Fecha: se refiere a la fecha en que se realiza la factura. E. I. Costo unitario e.A.V. la cantidad pagada por el cliente y el saldo que le queda pendiente de pago L. LIC. Código del vendedor que generó el pedido. Aquí van los siguientes datos: a. con tarjeta de crédito. Cantidad comprada d. crédito 15 días. para calcularles sus comisiones al final del mes. Descuento f. Por ejemplo Serie A-2565 C. con letra de cambio. además se incluyen sus datos esenciales..DECIMO SEMESTRE . H. otros. el flete si lo hay. Líneas de totales y subtotales: aquí se aprovecha para detallar el I. Esta información se utiliza para poder calcular el valor de las ventas por vendedor.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Es el código y nombre del cliente. Se refiere al número de la factura que actualmente se está utilizando D. crédito 1 mes. por ejemplo con cheques prefechados. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . F. G. Cada detalle incluye un producto que se haya vendido. Se refiere al lugar donde el cliente desea que se le envíe su pedido. Aquí van los números de resolución que amparan la impresión de la factura.. Se refiere al número de serie de la factura.UMG . Términos: se refiere a los términos de pago de la factura: contado.

Quetzaltenango NIT. Bo. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ ._________________ En concepto de liquidación de Caja Chica de los gastos efectuados y que se detallan a continuación Fecha Comp No Codigo Cuenta (F) ConceptoValor Cheque No. Aquí se incluye la siguiente información de la empresa: LIC. 25356595-99 Teléfono: 55668899 Fax: 44778899 Fecha DÍA (A) (B) (C) Número 253645 Encargado MES AÑO (D) (E) La cantidad de_______________________________ Q. (H) Encargado Caja Chica (I) Contenido de la forma: A. Encabezado de la factura.DECIMO SEMESTRE .UMG ..A. (G) Vo.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 51 Liquidación de Caja Chica Liquidación de Caja Chica Empresa Sulamita S.

Fecha: fecha del gasto b.. Cheque: aquí se escribe el número del cheque que el departamento financiero ha emitido para contabilizar todos los gastos que la caja chica ha realizado. NIT y Fax d.UMG . Concepto: sirve para detallar el concepto o la razón por la cual se ha realizado el gasto. En letras y números.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 52 a. Valor: sirve para escribir el valor totdal de documento que nos han extendido. G. c. Fecha en que se realiza el arqueo de caja chica. cual es su número. F. Es la firma del encargado de caja chica que realiza la liquidación. y la liquidación E. Código del encargado de caja clica D. d. Dirección y teléfonos c. aquí se registra su importe total. En el caso de que se trate de una factura especial. Nombre o razón social b. e. H. y reponer el fondo. Es la forma del jefe del encargado de caja chica I.DECIMO SEMESTRE . Número de la liquidación C. Incluye los siguientes apartados: a. Código de cuenta: se refiere al código de cuenta que afecta el gasto realizado. LIC. Comprobante número: se refiere al documento que le extendieron. Otros datos B. Detalle de la liquidación. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Cantidad por la que se realiza la liquidación.

DIRECCION: 2a.. CALLE 93-06 ZONA 1 (A) No. (C) (D) (E) (F) FECHA (B) CONTROL INVENTARIO FISICO ARTICULO ENCARGADO ASISTENTE REVISADO POR CODIGO DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA LIQUIDACION Estan Bodega tería Casilla CANTIDAD EXIS TENCIA KARDEX DIFE RENCIA COSTO UNITARIO COSTO TOTAL (G) LIC.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 53 Tarjeta Para Inventarios Físicos ALMACEN "EL ESFUERZO".DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

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Contenido de la forma
A. Aquí va el nombre o razón social de la empresa, su dirección, teléfonos, NIT, etc. B. Fecha: aquí se escribe la fecha en que se realiza el inventario C. Artículo: indica el nombre y código del artículo que se está registrando D. Encargado: aquí va el nombre del empleado que está encargado de realizar el inventario físico E. Asistente: nombre de la persona que asiste al encargado del inventario F. Revisado por: aquí va el nombre del auditor que revisa la labor del levantado del inventario físico G. Detalle de la tarjeta: a. Código: este es el código de los productos a inventariar. b. Descripción: descripción del artículo a inventariar. c. Unidad de medida: aquí se escribe la unidad de medida que se utiliza para el artículo. d. Liquidación: en esta parte se establece cuanto producto hay en bodega, casilla, estantería, y su sumatoria que va a total. e. Existencia kardex: aquí se escribe el total de unidades que el kardex tiene reportados que hay. f. Diferencia: aquí se determina si existen diferencias de sobrantes y/o faltantes restando la Existencia de Kardex menos la Cantidad. g. Costo unitario: aquí se escribe el costo unitario del artículo. h. Costo total: aquí va el costo por la cantidad existente.

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Nota de Devolución
NOTA DE DEVOLUCION Almacén El Esfuerzo (A) DEVOLUCION SOBRE COMPRAS No.: FECHA: (B)

PROVEEDOR: DIRECCION:

(C) (D)

Quetzaltenang o (E) DIA MES AÑO

(F) (G) Orden de Compra FECHA No.

(H) FACT. No.

(I)

(J)

FECHA CREDITO CONTADO

CANTIDAD

CODIGO

DESCRIPCION

PRECIO UNIT.

PRECIO TOTAL

(K)

(L)

T O T A L..

RECIBI CONFORME

(M) ENTERADO

APROBADO

Contenido de la forma:
A. Nombre de la empresa o razón social, y sus demás datos como dirección, teléfonos, NIT, ETC. B. Devolución No. Aquí va el número de esta devolución. C. Aquí va el nombre y código del proveedor a quien le estamos haciendo la devolución D. Dirección del proveedor.
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E. Lugar y fecha de la devolución: aquí se escribe el lugar y fecha en que se está haciendo esta devolución. F. Número de orden de compra: aquí va el número de la orden de compra por la cual se solicitó el pedido anteriormente. G. Fecha: fecha de la orden de compra. H. Factura número: aquí va el número de la factura que el proveedor nos emitió I. Fecha de a factura. J. Crédito, contado: aquí se detalla la forma de pago de la orden que se le solicitó al proveedor, si al fue al contado o al crédito. K. Detalle de la devolución. Aquí se detalla lo siguiente: a. Cantidad de producto b. Código del producto c. Descripción del producto a devolver d. Precio unitario del producto que se devuelve e. Precio total: es el importe que se calcula así: cantidad por precio unitario. L. Observaciones: aquí se añade cualquier observación que se desea realizar en la nota de devolución. M. Firmas de recibido, enterado, aprobado, etc.

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Pago recibido por: nombre de la persona beneficiaria del cheque. F. Firmas autorizadas: aquí van dos firmas. Fecha: fecha en que se autoriza y emite el cheque d. Revisado por: nombre o iniciales de la persona que ha revisado el cheque para autorizarlo. quienes son los dos principales responsables del cheque. la del representante legal o Gerente general.UMG . H. y la del jefe del departamento financiero. Páguese a la orden de: nombre de la persona beneficiaria del cheque. Lugar y fecha de emisión del cheque. 132059-9 TEL. Valor en número por el cual se genera el cheque E. D. G.DECIMO SEMESTRE . Valor del cheque en letras. Autorizado por: iniciales y/o nombre de la persona que autoriza el pago del cheque c. Cheque número: aquí se escribe el número del cheque C. Detalle del voucher: a.. Hecho por: iniciales de la persona que ha elaborado el cheque b. 77672184 Paguese a la Orden de Quetzales (A) Cheque No. LIC. e.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 57 Cheque Voucher ALMACEN "EL ESFUERZO" QUETZALTENANGO NIT. (B) Lugar y Fecha © (E) (F) (G) Firma Autorizada Q. Datos generales de la empresa B. (D) Firma Autorizada Código Cuenta (H) Descripción Debe Haber Hecho Por Autoriza Por Fecha Revisado Por Pago Recibido Por (I) Contenido de la forma: A.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .

/ / © Practica Por Sub-total Q. Se hace constar.DECIMO SEMESTRE . Nombre del cajero o tesorero quien tiene a su cargo la caja C. (f) Cajero General o Tesorero (f) (F) Contenido de la forma: A..UMG . Practicado por: iniciales y nombre del auditor que va a realizar el arqueo de caja general LIC. que después del arqueo practicado. Q. Cheques Recibidos Documentos de Abonos Total Arqueado El total de Los valores Arqueados es de: Q. Fecha del arqueo D. Q.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 58 Arqueo de caja general: ALMACEN "EL ESFUERZO" ARQUEO CAJA GENERAL Cajero General o Tesorero Fecha del Arqueo Descripción Monedas (E) Billetes Q. Q. (A) (B) (D) Total Denominación Cantidad Q. Encabezado de la forma donde van los datos generales de la empresa B. Q. de lo cual firmamos de etera conformidad la presente hoja de arqueo.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Q. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . fue entregado el efectivo y demas documentos que sirvieron de base al mismo. Q.

(E) (F) Valor (G) No.DECIMO SEMESTRE . LIC. Bo. Fecha en la que se concilian los saldos C. Monto en quetzales según el estado de cuenta F. Lugar y Fecha (J) (f) Elaborado Por (f) Vo. Firmas tanto del cajero como del auditor que realizaron el arqueo. de Boleta Valor (H) Saldo conciliado con libros Q. (D) Q. de Cheque (+) Deposito en transito: Fecha / / No. Detalle de los depósitos en tránsito I.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Nombre del bando D.. Número de la cuenta bancaria a conciliar E. Encabezado y datos generales de la empresa B.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 59 E. Conciliación Bancaria ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) CONCILIACIÓN CANCARIA Conciliación de Saldos al Banco C Saldo segundo Banco (-) Cheques en Circulación: Fecha / / (B) Cuenta No. Contenido de la forma: A. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Espacio para las firmas del cajero o tesorero y su jefe quien le revisa. (I) (+) Notas de crédito no contabilizadas (-) Notas de débito no contabilizadas Saldo Conciliado con Banco Q. Detalle de los cheques en circulación H. Valor del saldo conciliado con libros J. Detalle de lo encontrado en caja F. Valor de los cheque en circulación G.UMG .

UMG . Haber 1000 Un. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 60 Tarjetas de Kardex de Productos EL ESFUERZO (A) 24 Avenida 25-125 Zona 3 Tel: 55778899 Fax: 11223366 Quetzaltenango Kardex de Productos (B)Codigo Producto:______________________ Nombre Producto:_____________________ Descripción:__________________________ ____________________________________ Mínimo:______________ Máximo:______________ C Fecha Concepto 01/01/2004Saldo 02/01/20004 pedido 36 Un.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .DECIMO SEMESTRE . Debe Un.. Saldo Costo Promedio 1000 15 985 Valor Debe Valor Haber Valor Saldo 10 10000 10000 10 150 9850 (D) LIC.

Encabezado de la tarjeta respecto al producto: a. i. Fecha: aquí se escribe la fecha del movimiento que se realiza del producto. Nombre producto: aquí va el nombre del producto del cual se lleva registro. Unidades saldo: aquí se va recalculando el saldo anterior + debes – haberes. D.. o costo total invertido en el inventario correspondiente al producto al cual corresponde la tarjeta de kardex. Valor debe: aquí se escriben los valores costeados que se están ingresando al inventario. Valor saldo: esta casilla representa el valor total. Valor haber: aquí se escribe el valor costeado que se esta egresando del inventario. LIC. Detalle de la forma dividido en las siguientes secciones: a. es decir. Todo está basado en la rotación del inventario. Unidades debe: aquí se rellena esta casilla cuando el movimiento que se está operando. c. Unidades haber: aquí se rellena esta casilla cuando el movimiento que se está operando representa una venta o una devolución a un proveedor. Costo promedio: es la división entre valor saldo / entre unidades saldo. Máximo: esta casilla indica cual es la cantidad máxima que se debe pedir del producto cuando se compre. f. el máximo debe ser mucho menor. Descripción: lugar para una breve descripción del producto.UMG . Concepto: indica si fue una venta. una compra. C. d. Mínimos y máximos de existencias: a. el máximo debe ser un poco más alto. Normalmente contiene 6 ó 4 dígitos decimales g. Esto se hace para no quitar capital importante de otras áreas de la empresa.DECIMO SEMESTRE . h. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Encabezado que contiene el nombre de la empresa y sus generalidades B. si es una rotación rápida. Se supone que este mínimo se ha calculado en base al tiempo en que tarda en venir la mercadería desde la casa proveedora.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . e. c.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 61 Contenido de la forma A. Código del producto: aquí se escribe el código único que distingue al producto del cual se lleva registro en esta tarjeta b. y el número del documento que ampara el movimiento. está ingresando unidades del producto al inventario. b. para nunca quedarse sin existencias. que se están retirando unidades del inventario. y tenerlo durmiendo en un inventario donde hay poca rotación. Mínimo: aquí se escribe la cantidad mínima requerida para poder realizar ordenes de compra nuevamente. una devolución. b. si es una rotación lenta.

86 (F) (G) Subtotal Detalle I.2. B. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Encabezado de la forma donde van las generalidades de la empresa.00 6 1.62 Q 100.5.00 Q 21.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 62 Pedidos de Mercaderías: Pedido de Mercaderías Empresa El Esfuerzo Quetzaltenango NIT.00% Q.V.200. Número: indica un número correlativo del pedido.00 Contenido de la forma: A. Ciudad Precio Unitario Cantidad % Desc Importe Q.00 Q.271.86 Q 2.48 Q 0. b.684.14.00 8 0. Descripción 2954Drive Computer 11221Video System (E) Enviar A: Dirección 65 Calle 254-369 Col.00% Q. Vendedor: es el código del empleado vendedor que realiza la venta.650.A. 12% Flete Pagado Adeudado Q 19.071.DECIMO SEMESTRE .312. 25356595-99 Teléfono: 55668899 Fax: 44778899 Fecha DÍA (A) Número 253645 Vendedor V-2565 Terminos Contado Método de Pago Cheque (B) MES AÑO C (D) Facturar A: Cod.UMG . Generalidades del pedido: a.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . El Progreso Teléfonos 25654478 Otros Guatemala.369. Cliente Juan Gomez G-25 Dirección 13 calle 9-65 Zona 37 Guatemala Teléfonos 2565489 Contacto: Pedro Cardenas Cod Prod.. LIC.

Descripción: aquí van los nombres descriptivos de los productos solicitados. E. Estas son las casillas correspondientes a los detalles del pedido clasificadas así: a. si con cheque. Precio unitario: aquí va el precio de cada artículo que el cliente está solicitando d. c. que se le puede aplicar a cada artículo en particular. f. b. Método de pago: aquí se establece como va a pagar el cliente. Términos: aquí se establece si el cliente va a comprar al contado o al crédito. Pie del pedido donde van las sumatorias finales: a. y su código. Puede ser que tenga crédito. c. LIC. G. aunque muchas empresas no cobran flete si el reparto es en el perímetro urbano. d.DECIMO SEMESTRE . HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . 12%: esta es la casilla donde va lo correspondiente al 12% de I. menos el total de lo pagado en este pedido.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 63 C. efectivo. e. c. D. que la empresa debe cobrar.V. d. F.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .A. o cualquier otro método.V. Cantidad: aquí va la cantidad requerida por cada producto. Fecha: es la fecha en la cual se está realizando el pedido Facturar A: aquí van los datos generales del cliente. Esta casilla se utiliza solo cuando las políticas de la empresa dicten que por cada reparto se cobra un flete. % de descuento: aquí va un porcentaje de descuento (opcional). Enviar A: aquí va la dirección donde el cliente que se el entregue su producto. y que solo deje una parte o nada del total del pedido. Adeudado: en esta casilla se suman los saldos anteriores del cliente más el total del detalle de este pedido. Código producto: en esta columna van los códigos de los productos que el cliente esta pidiendo b. tarjeta de crédito.A.. Flete: aquí va lo pactado de flete con el cliente. Importe: aquí va la operación matemática de multiplicar la cantidad requerida por el precio unitario. Subtotal detalle: esta es la casilla donde va la sumatoria de todos los importes de los detalles.UMG . e. Pagado: aquí la cantidad de dinero que el cliente va a pagar por su pedido. I.

Descripción: aquí va una pequeña descripción del documento recibido. se toma solo mes y año. menos los créditos de la misma línea. Detalles de la forma: a.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Fecha documento: aquí va la fecha en la que se opera el documento. b.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 64 Registro auxiliar de caja: ALMACEN "EL ESFUERZO" Registro Auxiliar de Caja Mes Año (A) (B) Fecha Docto.DECIMO SEMESTRE .UMG . Encabezado de la forma: aquí va la razón social o nombre del establecimiento. Descripción Debe Haber Saldo C Contenido de la forma A. Fecha del registro: fecha en la que se esta registrando el movimiento de la caja. que se totaliza utilizando el saldo anterior. si es un documento que ingresa. C. B. Saldo: en esta casilla se van sumando el saldo anterior. si es un documento que egresa. más los debitos e la línea siguiente. d. Haber: aquí va la cantidad que se acredita a la caja. o se recibió en caja.. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . e. Es decir. Debe: aquí va la cantidad que se debita de la caja. LIC. c.

Aquí se escribe la cantidad del documento si está debitando a la cuenta. NO. c. LIC. Descripción: aquí se escribe una pequeña descripción del documento por el cual se realiza el movimiento c. Es decir. Mes.UMG .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 65 Registro auxiliar de bancos depósitos monetarios ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) REGISTRO AUXILIAR BANCOS DEPOSITOS MONETARIOS BANCO CTA. MES Fecha Docto.. Fecha documento: aquí se escribe la fecha del documento que se esta registrando b. debe.DECIMO SEMESTRE . menos créditos. Descripción Descripción (B) AÑO Debe Haber Saldo C Contenido de la forma: A. año: aquí se escribe el mes por el cual se realiza esta forma C. Aquí se escribe el número de cuenta. saldo anterior. Saldo: aquí se escribe el saldo luego de la operación. Haber: aquí se escribe la cantidad o importe del documento si esta acreditando la cuenta. Detalles: a. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Banco: aquí se escribe el nombre del banco b.AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Encabezado de la forma: aquí va el nombre de la empresa. Generalidades de la forma: a. Cta. d. B. más débitos. No.. e.

E.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 66 Requisición y despacho de papelería y útiles: ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES (B) No. Encabezado. Pie de la forma: aquí van las distintas autorizaciones que necesita la requisición para que sea despachada. LIC. Este es el detalle de la forma: a. cuando considere que no es necesitada. SIRVASE DESPACHAR A: DESTINADO PARA: Cantidad Solicitada Cantidad Autorizada C Código Descripción del Artículo Cantidad Despachada Valor de la Orden (D) SOLICITANTE AUTORIZADO POR REVISADO POR DESPACHADO POR RECIBI CONFORME OPERADO POR Contenido de la forma: A. Descripción del artículo: aquí va la descripción el artículo. f. Valor de la orden: aquí se escribe el valor de lo solicitado ya costeado. c. e. Código: código del producto b. en todo caso que no haya suficiente existencia. B. Cantidad solicitada. para que el bodeguero pueda rebajarlo fácilmente de su kardex.. Cantidad despachada: aquí va la cantidad que se despacha de bodega. Cantidad autorizada: esta casilla sirve para que el jefe del departamento cuando revise la requisición pueda recortar las cantidades. C. Aquí se escribe el número de la requisición y la fecha en que esta se realiza.DECIMO SEMESTRE .UMG . Aquí se escribe el nombre del departamento de donde es solicitada la papelería y útiles D. FECHA SEÑOR BODEGUERO. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . d.

.DECIMO SEMESTRE .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 67 Orden de compra: Almacén el Esfuerzo (A) Quetzaltenango ORDEN DE COMPRA (B) Señor proveedor: Sirvase enviar los siguientes artículos a la dirección y lugar indicados Enviar A: (D) Dirección Fecha: Número: C Código Descripción Cantidad Precio Importe (E) Importe Total Orden de Compra Total en letras: Elaborado por: Autorizado por: Revisado por: (F) Contenido de la forma: A. E. según nuestro kardex. elabora. F. Precio que fuera cotizado por el proveedor en la cotización previa. Código del producto.AUDITORIA ADMINISTRATIVA .UMG . Descripción del producto que deseamos nos envíen c. y revisa la orden de compra. Encabezado de la forma Nombre y código del proveedor Fecha de la orden y número Dirección a donde deseamos que nos envíen las mercaderías Detalles de la forma: a. Importe: cantidad por precio. e. Firmas e iniciales de quien autoriza. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . D. C. Cantidad del producto que requerimos d. B. LIC. b.

procedimientos del departamento de seguridad 2. procedimientos del departamento de cocina LIC.DECIMO SEMESTRE .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . procedimientos del departamento de lavandería 3.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 68 PROCEDIMIENTOS A REALIZAR: LUIS GODINEZ: 1. procedimientos de recepciòn y reservaciones ANIBAL: 1. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ . Procedimiento del departamento de limpieza 2..UMG .

DECIMO SEMESTRE . y revisa la orden de compra. Importe: cantidad por precio. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ A. Cantidad del producto que requerimos d. Precio que fuera cotizado por el proveedor en la cotización previa. .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 69 Orden de compra: Almacén el Esfuerzo (A) Quetzaltenango ORDEN DE COMPRA (B) Señor proveedor: Sirvase enviar los siguientes artículos a la dirección y lugar indicados Enviar A: (D) Dirección Fecha: Número: C Código Descripción Cantidad Precio Importe (E) Importe Total Orden de Compra Total en letras: Elaborado por: Autorizado por: Revisado por: (F) Contenido de la forma: Encabezado de la forma Nombre y código del proveedor Fecha de la orden y número Dirección a donde deseamos que nos envíen las mercaderías Detalles de la forma: a. C. Descripción del producto que deseamos nos envíen c. F. E. LIC. Código del producto. e. B.AUDITORIA ADMINISTRATIVA ..UMG . elabora. según nuestro kardex. Firmas e iniciales de quien autoriza. D. b.

DECIMO SEMESTRE .. procedimientos del departamento de lavandería 3.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 70 PROCEDIMIENTOS A REALIZAR: LUIS GODINEZ: 1. procedimientos del departamento de cocina LIC.UMG . procedimientos del departamento de seguridad 2. procedimientos de recepciòn y reservaciones ANIBAL: 1. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ .AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Procedimiento del departamento de limpieza 2.

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