ETAPA DE

PLANIFICACIÓN
Administración de Empresas

Docente: Sonnia Alexandra Proaño Chacha

Grupo #2
 Cueva Rodríguez David Antonio
 Torres Anchundia Génesis Esther
 Rivadeneyra Andi Jorge Edmundo
 Anzules Collazo Paulette Del Rosario
 Rios Totoy Marina Lissette

1 DE FEBRERO DE 2020
PROYECTOS II
Sexto Semestre
 2. Etapa De Planificación (todos)

a) Formulación de los proyectos

El principal interesado de este proyecto es el representante legal, ya que, es la persona a

cargo de la organización, que busca una solución factible y que está predispuesto a
colaborar con la información pertinente para la elaboración del proyecto, los
colaboradores aportarán con su capacidad tanto física como intelectual en la realización
de actividades dentro de la organización, otorgando información que los proyectistas
consideren pertinentes, además son los beneficiarios directos en el caso de que la
propuesta se ejecute, ya que mejorara la estructura que actualmente posee la
organización, por último, los clientes obtendrán beneficios en la eficiencia y agilidad del
desarrollo de sus demandas.
Debido a una escasa facturación, el Agente de Aduana ha venido arrastrando gastos a lo
largo del tiempo. Logrando que no se refleje el margen de utilidad deseable para el giro
normal del negocio, por ende, imposibilita las opciones de expansión financiera o
estructural. Por lo que mediante esta propuesta se pretende realizar un examen
exhaustivo de todas las falencias en las que incurre el agente, con esto buscamos una
alternativa que permita desarrollar una facturación eficiente.
La principal solución es aumentar la facturación, para ello se necesita realizar ciertas
reestructuraciones tales como la implementación de una estructura financiera, para ello
se procurará adecuar mejoras en sus políticas administrativas. Al conseguirlo, la toma
de decisiones será realizada de una manera más adecuada y profesional, el control de
gastos permitirá tener un mejor manejo y conocimientos de los mismos.
La mejora de las ventas será producto de la búsqueda de nuevos mercados, ya que con
ello se captarán posibles nuevos clientes, esto originara que los incentivos hacia los
colaboradores se incrementen al saber que son más productivos. Una comunicación
eficiente en todas las direcciones de la organización minimizará los posibles errores que
puedan suscitarse.
La implementación de estructuras de procesos y procedimientos pondrá en claro, tanto
para directivos como para colaboradores, los objetivos que se persiguen, creando un
ambiente de responsabilidad laboral y un manejo adecuado de los recursos que se
reflejará en productividad eficaz y eficiente.
Acorde al árbol de objetivos se derivan varias alternativas a tomar en cuenta para el
cumplimiento de la meta propuesta:
Alternativa 1: Se analiza el aumento del portafolio de clientes, notamos un que la
facturación es insuficiente y ante ello planteamos que la situación tendría una mejora si
existiera un área de ventas donde se encarguen de buscar o contactar a más clientes que
requieran de los servicios de la empresa, en el caso de que esta alternativa se suscite de
manera positiva, el portafolio de clientes se expandiría trayendo mayor rentabilidad y se
ampliando el mercado objetivo.
 Alternativa 2: La implementación de una estructura de procesos y procedimientos hoy
en día es vital para toda organización ya que contar con procesos establecidos ayuda a
reducir los tiempos innecesarios, generando una mayor productividad
Alternativa 3: Se analizará la comunicación eficiente y eficaz, los empleados cumplan
los objetivos esperados por los directivos en cada actividad. Para ello la comunicación
debe ser comprensiva, clara, objetiva y debe expresar lo deseado de la actividad a
realizarse.
Alternativa 4: La falta de conocimiento de los costos / gastos que hay dentro de la
empresa es un problema de gran significatividad en cualquier organización. Por ello es
importante que se implemente un sistema que permitan visualizar la situación
económica actual de la empresa para así controlarlos de forma oportuna.
¿Qué tan viable es el diseño de un Plan de Mejora en la facturación insuficiente
para el Agente de Aduana, Vicente Rosales?
Después de haber realizado un análisis exhaustivo, podemos concluir que el proyecto a
ejecutar es viable, siempre se tengan en cuenta los riesgos internos y externos, además
implementando las medidas propuestas en un supuesto sine qua non, el agente de
aduana contará con las herramientas necesarias para el desarrollo metodológico de la
propuesta.
b) Construcción de la matriz del marco lógico

RESUMEN NARRATIVO MEDIO DE

DE OBJETIVOS
horizontal y transversal
Mejoradas los conocimientos
de sus propios costos/gastos. financieros desde el
Comunicación eficiente y
eficaz
Implementada estructura de
procesos y procedimientos
Aumentado el portafolio de
clientes
INDICADORES SUPUESTO
VERIFICACION
Que el Agente de Aduanas
Análisis vertical,
Vicente Rosales mejore la
Informe del análisis comprensión de los estados
de los estados
de los estados financieros y sus tendencias en el
financieros. tiempo, aportando una visión
año 2016 hasta el
global de sus costos o gastos
2018. dentro de la organización.
Disminución de las Encuestas dirigidas a Que la comunicación sea eficaz
llamadas de atención los administrativos y y asertiva, ya que garantiza un
dentro de la ejecución sus colaboradores, buen ambiente en la compañía y
de las evaluando la es fundamental para que la
responsabilidades de comunicación dentro persona y los directivos estén
los colaboradores. de la organización. encaminados a un mismo fin.
Que se creen los procesos para
Desarrollo de una ayudar a la empresa a reducir
Informe del análisis
estructura de procesos tiempos innecesarios,
de los KPI.
y procedimientos. incrementando la eficiencia de la
empresa.
Que se ingresen más facturas, es
Informes de los decir que aumenten las ventas
Aumentar los
registros de facturas dentro de la empresa por medio
despachos aduaneros
por cliente. del aumento del portafolio de
clientes.
 Mejoradas los conocimientos de sus propios
FIN1
costos/gastos.
FIN2 Comunicación eficiente y eficaz
Implementada estructura de procesos y
FIN3
procedimientos
FIN4 Aumentado el portafolio de clientes
PROPÓSITO Aumentar la Facturación
COMPONENTES ACTICIVIDADES
Investigar y analizar sobre el proceso de preventa,
venta y postventa.
Manual políticas de Instituir un departamento de ventas.
ventas Establecer políticas de ventas.
Establecer los objetivos de ventas mensuales.
Entrega de manual a cada colaborador.
Entrevistas a los colaboradores.
Identificar procesos y subprocesos de la
organización
Estructura de procesos
Análisis de la gestión por funciones implementada
y procedimientos.
en organización
Realizar un mapa y una matriz de procesos
Entrega de informe a los colaboradores.
Análisis FODA de la organización
Fijación de objetivos de comunicación
Plan de comunicación Capacitar al personal de la empresa con los
organizacional interna objetivos de la organización.
y externa Establecer estrategias.
Difusión del plan.
Recolección de información financiera necesaria.
Análisis de Estados financieros.
Informe de análisis de Identificación de problemas financieros.
la estructura Elaboración de un informe del análisis financiero
financiera
Conclusiones y recomendaciones de propuestas
para mejora de la estructura financiera.
c) Resumen narrativo o lógica de intervención

FIN. Objetivo General

Aumentar la facturación en los servicios que presta la empresa como lo son:
Desaduanización de la mercancía en el ámbito nacional
 Clasificación arancelaria
 Cálculo de valores previos
 Seguimiento de carga
 Aforos e inspecciones seguras
 Asesoría legal constante
Todo esto se pretende realizarlo en el mediano plazo.
Propósito. Objetivos Específicos
 Mejoradas los conocimientos de sus propios costos/gastos.
 Comunicación eficiente y eficaz
 Implementada estructura de procesos y procedimientos
 Aumentado el portafolio de clientes
Resultados esperados. Componentes
 Manual políticas y proceso de ventas
 Informe de la gestión por procesos
 Plan de comunicación organizacional interna y externa
 Informe de análisis de la estructura financiera
Actividades
 Investigar y analizar sobre el proceso de preventa, venta y postventa.
 Instituir un departamento de ventas.
 Establecer políticas de ventas.
 Establecer los objetivos de ventas mensuales.
 Entrega de manual a cada colaborador.
 Entrevistas a los colaboradores.
 Identificar procesos y subprocesos de la organización.
 Análisis de la gestión por funciones implementada en organización
 Realizar un mapa y una matriz de procesos
 Entrega de informe a los colaboradores.
 Análisis FODA de la organización
 Fijación de objetivos de comunicación
 Capacitar al personal de la empresa con los objetivos de la organización.
 Establecer estrategias.
 Difusión del plan.
 Recolección de información financiera necesaria.
 Análisis de Estados financieros.
 Identificación de problemas financieros.
 Elaboración de un informe del análisis financiero
 Conclusiones y recomendaciones de propuestas para mejora de la
estructura financiera.
d) Indicadores

Análisis vertical, horizontal y transversal de los estados financieros desde el año 2016
hasta el 2018. El análisis de estados financieros va dirigido a evaluar la posición
financiera, presente, pasada y los resultados de la empresa, con el objetivo de establecer
las mejores estimaciones y predicciones posibles sobre los resultados futuros, brindando
información de utilidad para la toma de decisiones, proporcionando a los usuarios
información para predecir, comparar y evaluar la capacidad de generar beneficios a la
empresa.
Disminución de las llamadas de atención dentro de la ejecución de las responsabilidades
de los colaboradores, las llamadas de atención por un mal desempeño fruto de la
ignorancia al realizar uno o más procesos. Estas llamadas de atención pueden ser
medidas y cuantificadas.
Desarrollo de una estructura de procesos y procedimientos nos permite poder globalizar
todos los sectores que forman parte de la empresa. Esto lleva a la creación de un
departamento único sin que haya que trabajar de manera independiente en sus diferentes
divisiones. De esta manera vamos a conseguir que el trabajo que se lleve a cabo sea
mucho más fluido, mejorando la comunicación entre los empleados.
Aumentar los despachos aduaneros, gracias a ello la empresa crece económicamente, su
producción puede estar ala alta, y así mismo ofrecer un servicio con mayor calidad.
Además, el capital invertido no correrá riesgo, sus inversiones están funcionando, el
servicio ofrecido puede ser reconocido con mayor facilidad.
e) Determinación de las fuentes de verificación

El informe del análisis de los estados financieros suministra información sobre la

organización a un amplio conjunto de posibles usuarios o destinatarios de dicha
información para ayudarles a tomar decisiones. Estos documentos, elaborados conforme
a unas reglas predefinidas, proporcionan información sobre la situación económico-
financiera de una empresa y sobre los distintos flujos que han modificado dicha
situación a lo largo del tiempo.

Encuestas dirigidas a los administrativos y sus colaboradores, evaluando la

comunicación dentro de la organización, las encuestas proporcionan números concretos
sobre las opiniones y las conductas de las personas que pueden usarse para tomar
decisiones importantes, además son percepciones tomadas directamente de las personas,
lo que las hacen más confiables para comprender qué motiva las acciones.

Informe del análisis de los KPI, muestran un resultado de desempeño para poder
mejorarlo. Los indicadores clave del desempeño deben ser una radiografía del negocio y
ofrecer ópticas que nos permitan tomar mejores decisiones pues tendremos datos en
tiempo real, desde cualquier lugar en que nos encontremos, lo que nos permite tomar
decisiones oportunas que deriven en un incremento en la rentabilidad del negocio.

Informes de los registros de facturas por cliente, deberán registrarse, una por una, todas
las facturas, así como también los documentos sustitutivos que se hayan emitido para
obtener una cifra segura del incremento de las ventas.
f) Supuestos o riesgos.

Supuesto 1.

Que el Agente de Aduana Vicente Rosales mejore la comprensión de los estados

financieros con el fin de reducir o controlar los gastos/costos, así también controlando la
inversión que se pueda dar innecesariamente, al poner un limite le permite a la
compañía mejorar el flujo de efectivo.

Conocer y controlar los costos/gastos facilita la planificación financiera, al saber cuanto

la empresa va a gastar en un periodo determinado y así desarrollar un presupuesto
eficaz.

Que con en el transcurso del tiempo se puedan mantener el crecimiento financiero

deseado, no solo con el fin de controlar los costos y gastos, si no el de obtener un mayor
margen de utilidad.

Supuestos 2.

Es necesario que la empresa tenga una comunicación eficaz donde todos los
colaboradores tengan claro lo que se necesita comunicar, este punto es importante ya
que la comunicación entre directivos y colaboradores crea un entorno libre de conflictos
que genera lealtad y confianza hacia la organización. La comunicación va de la mano
con el éxito de la organización ya que todos van encaminados a un mismo fin.

Supuestos 3.

Definir la estructura de procesos y procedimientos ayuda a la empresa a reducir las

actividades sin valor agregados, refiriéndonos a recursos, dinero, tiempo y esfuerzo que
son innecesarios en una empresa. Todos los que conforman la compañía podrán conocer
sus responsabilidades en cada actividad, así cuando ocurra algún problema se vaya
directamente a la fuente.

En este punto también ofrece una soluciona la necesidad de reducir costes ya que si se
controla el proceso aseguramos que se aumente la rentabilidad de la empresa.

Supuestos 4.

En toda empresa existe una cartera de clientes, el tratar de expandir la misma

proporcionará a la compañía mayores ventas, más registró de facturas y no solo es
seguir conquistando a los clientes que ya se tiene actualmente. Una empresa tiene mayor
capacidad de crecer al buscar más clientes y manteniendo a los que ya tenían.

Principalmente se debe delimitar correctamente los objetivos de la empresa, es decir,

buscar al cliente potencial y definir estrategias acordes a lo que necesitan haciéndolos
sentir únicos.
 g) Línea base de indicadores

INDICADOR 1 LINEA BASE DE INDICADOR 1 META AÑO 1

La rentabilidad es estable y aceptable, al
Análisis vertical, horizontal La rentabilidad es baja, al igual que el
igual que el endeudamiento, el flujo de
y transversal de los estados endeudamiento, casi no existe solvencia
efectivo se encuentra con valores positivos
financieros desde el año y la acidez indica que no pueden pagar
aceptables y la acidez indica que pueden
2016 hasta el 2018. en el corto plazo lo que se debe.
pagar en el corto plazo lo que se debe.
INDICADOR 2 LINEA BASE DE INDICADOR 2 META AÑO 2
Disminución de las
Disminución de al menos un 60% de las
llamadas de atención Disminución de un 0% de las llamadas
llamadas de atención dentro de la
dentro de la ejecución de de atención dentro de la ejecución de las
ejecución de las responsabilidades de los
las responsabilidades de los colaboradores.
colaboradores.
responsabilidades de los
colaboradores.
INDICADOR 3 LINEA BASE DE INDICADOR 3 META AÑO 3
Desarrollo de una
Incrementar un 0% la eficiencia de los Incrementar un 50% la eficiencia de los
estructura de procesos y
procedimientos. colaboradores. colaboradores.
INDICADOR 4 LINEA BASE DE INDICADOR 4 META AÑO 4
Aumentar los despachos Aumentar los despachos aduaneros en al Aumentar los despachos aduaneros en al
aduaneros menos un 0% mensual. menos un 15% mensual.

h) Gestión Basada en Resultados (GBR) y Matriz RBM

RESUMEN
NARRATIVO MEDIO DE
INDICADORES SUPUESTO RESULTADOS
DE VERIFICACION
OBJETIVOS
Que el Agente de
El Agente de Aduana Vicente
Análisis vertical, Aduanas Vicente Rosales
Rosales y sus directivos han de
horizontal y mejore la comprensión de
Mejoradas los Informa del obtener una mejor comprensión
transversal de los los estados financieros y
conocimientos análisis de los de sus costos y gastos en sus
estados sus tendencias en el
de sus propios estados periodos, además implementó un
financieros desde tiempo, aportando una
costos/gastos. financieros. análisis financiero trimestral para
el año 2016 hasta visión global de sus
conocer el desenvolvimiento de
el 2018. costos o gastos dentro de
la organización. su organización.
El ambiente organizacional tuvo
Disminución de Encuestas Que la comunicación sea
grandes mejoras, debido que
las llamadas de dirigidas a los eficaz y asertiva, ya que
tanto sus colaboradores como sus
atención dentro administrativos y garantiza un buen
Comunicación directivos persiguen los mismos
de la ejecución sus colaboradores, ambiente en la compañía
eficiente y objetivos, lo que también
de las evaluando la y es fundamental para que
eficaz significó una disminución en las
responsabilidades comunicación la persona y los directivos
llamadas de atención y en la
de los dentro de la estén encaminados a un
ejecución de procesos del giro
colaboradores. organización. mismo fin. normal del negocio.
 La ejecución de los procesos por
parte de los colaboradores ha
Que se creen los procesos mejorado en productividad
Implementada Desarrollo de una para ayudar a la empresa eficacia y eficiencia, debido a
Informe del
estructura de estructura de a reducir tiempos que se han definido los procesos
análisis de los
procesos y procesos y innecesarios, y procedimientos con medidas de
KPI.
procedimientos procedimientos. incrementando la tiempo y KPI, además los
eficiencia de la empresa. directivos tomaron la iniciativa
de implementar el método
KAISEN.
El portafolio de clientes se
Que se ingresen más
encuentra en crecimiento debido
Informes de los facturas, es decir que
Aumentado el Aumentar los a la implementación de todos los
registros de aumenten las ventas
portafolio de despachos objetivos anteriores, esto se debe
facturas por dentro de la empresa por
clientes aduaneros. a un aumento en la calidad del
cliente. medio del aumento del
servicio, lo que finalizó en
portafolio de clientes. Marketing de boca en boca.

i) Gestión de riesgos

Si la empresa no proporciona documentos financieros efectivos para la realización de

los análisis pertinentes del proyecto podría llevar a que los objetivos financieros del
mismo no se logren cumplir a cabalidad o que el plan ingeniado no puede ser utilizado
con la estructura real de la institución.
Los malentendidos entre los colaboradores por falta de comprensión de los objetivos de
la organización nos pueden llevar a un trabajo poco eficientes. Además, puede existir
una barrera ante el cambio por parte de los colaboradores, ya que han venido trabajando
con una ineficiente e ineficaz estructura organizacional a lo largo de los años,
implementar una nueva o mejor puede implicar paradigmas negativos al cambio.
Que por falta de conocimiento de las responsabilidades de cada uno de los
colaboradores no se entregue un buen servicio a los clientes, que la demora de un
procedimiento retrase los tramites del servicio o que no haya un responsable directo
para la realización de una o más actividades.
Que al ser un agente de aduana tiene una competencia estrecha, además que al aumentar
el portafolio de clientes la empresa no tenga la capacidad para abastecer a este aumento
de clientes.
j) Estudio de línea de base

En el presente proyecto para el desarrollo metodológico de la investigación, se

consideró el planteamiento de un proceso descriptivo, explicativo y no experimental,
donde se tomó en cuenta el análisis de la situación financiera de la empresa, de manera
que se respalde información analizada. Además, a través de la metodología que se
planteó, se busca conocer los efectos generados por la mala administración financiera
mediante el análisis vertical y horizontal de estados financieros y el uso de ratios para
medir aspectos tales como liquidez, solvencia, rentabilidad, nivel de endeudamiento,
entre otros.
Para el desarrollo de la investigación se aplicó un estudio de tipo cuali – cuantitativo ya
que se consideró como parte del estudio realizar el análisis e interpretación de los
estados financieros, generando así resultados que permita realizar un informe que refleje
la situación económica de la empresa.
Después de haber analizado los estudios de viabilidad en la empresa, vamos a rescatar
los aspectos principales del proyecto:
•Ecuador es un país que dispone de una economía en desarrollo con una relación
comercial con distintos países que están en constante crecimiento. Se debe
aprovechar las oportunidades que se generan en el mercado exterior y exportar
productos que generen ingresos para nuestro país e importar artículos de menor
costo para la producción interna de artículos.
•La contratación de servicios aduaneros, logísticos en el país es una parte
importante para las grandes empresas. Las organizaciones no pueden permitir
correr el riesgo de implementar una empresa destinada al área de logística porque
dependerá de una mayor inversión y el riesgo de pérdidas si se suscitara perdidas de
sus artículos, por eso prefieren contratar estos servicios para desligarse de toda
responsabilidad.
•La empresa prestadora de estos servicios al implementar las medidas de
mejoramiento aumentaría su facturación, estas medidas no representarían un costo
significativo más bien consistiría en buscar oportunidades de mejora en áreas donde
las falencias son notorias.