MANUAL DE USUARIO

MINEDU – OFIN
Fecha: 21-Febr-11

OFICINA DE INFORMÁTICA - OFIN

Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa SIAGIE v.2.0.1 Manual de Usuario

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HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha 16/11/2009 06/05/2010 12/05/2010 09/06/2010 26/07/2010 27/08/2010 12/09/2010 23/09/2010 12/10/2010 25/10/2010 11/11/2010 13/12/2010 19/01/2011 Versión 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 Descripción Elaboración del manual. Elaboración del manual de Usuario. Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización de las opciones de: Datos de Institución Educativa: parámetros, Año Académico (activación), Módulos y especialidades, Procesamiento de notas: prematrículas Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Autor PO YC YC YC YC LA YC YC YC YC YC YC YC

28/01/2011 21/02/2011

2.0 2.0

YC YC

Autor(es): YC : Yajaira Canal LA : Liz Alvarez Revisores: HZ : Hugo Zumaeta

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Contenido
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Introducción ......................................................................................................................... 4 Ingreso al Sistema .............................................................................................................. 5 CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL............................................................................ 8 Datos Institución Educativa ............................................................................................... 8 Año Académico ................................................................................................................. 15 Fases .................................................................................................................................. 19 Períodos de Evaluación ................................................................................................... 20 Registro de Ambientes .................................................................................................... 21 Grados y Secciones ......................................................................................................... 23 Fechas Especiales IE ...................................................................................................... 34 CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS ...................................................................... 36 Registro de Estudiantes .............................................................................................. 36 Matrícula de Estudiantes ............................................................................................. 47 Nómina de Matrícula .................................................................................................... 62 Registro de Nómina Básica ........................................................................................ 64 Resoluciones IE ............................................................................................................ 71 Estudiantes por sección .............................................................................................. 75 Padrón de Apoderados ................................................................................................ 79 Cambio de Sección por Estudiante ........................................................................... 79 Traslado de Estudiantes .............................................................................................. 81 Retiro de Estudiantes................................................................................................... 83 CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN ........................................ 84 Asistencia Mensual a la IE .......................................................................................... 84 Registro de Notas Genérico........................................................................................ 87 Subir Notas desde Excel ............................................................................................. 93 Registro de Apreciaciones de Docentes ................................................................... 95 Procesar Notas ............................................................................................................. 97 Proceso Disgregado de Notas.................................................................................. 102 Impresión de Boletas de Información ...................................................................... 106 Acta Consolidada de Evaluación ............................................................................. 109 Recuperación Subsanación ...................................................................................... 110 Registro de Notas de Área a Cargo ........................................................................ 110 Reporte Recuperación y Subsanación.................................................................... 111

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1. Introducción
a) OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para ser gestionado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional. El SIAGIE versión 2.0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. El sistema apoya los procesos administrativos, generando información base de estudiantes a partir de los cuales se podrán generar Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluación, Boletas de Notas y Actas de Evaluación. De similar manera, se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa y que tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas (DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado). ALCANCE DEL SISTEMA Este documento es una Guía Práctica para el manejo del SIAGIE versión 2.0 de tal manera que sea ejecutado íntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de manera independiente y centralizada. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema cuenta con los siguientes módulos: Administración del Sistema Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados para su acceso al sistema. Configuración Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel de todas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por parte del equipo de administración central del MINEDU. Administrar Personal Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la institución educativa. Administrar IE Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante, producto de su proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a las funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes. h) Administrar Red Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte. Seguridad Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la asignación de roles y la administración de privilegios. Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características: Ayuda Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del Sistema, la cual podrán identificar por el símbolo en estas ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las operaciones del sistema.

b)

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La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá la siguiente ventana.

Para ver los videos pulse sobre la opción que quiere ver

2. Ingreso al Sistema
Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL: http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación, después ingresar a la opción de “Intranet”

Ingrese a la opción Intranet

Después de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0.

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Ingrese al SIAGIE 2.0

Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistema

Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrara el Sistema será la de configuración Inicial de la Institución Educativa en donde se puede seleccionar los datos básicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente su Institución Educativa

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Por defecto aparece el nombre de la IE

Seleccione los turnos de la IE

Los datos ingresados en esta ventana son: Institucion Educativa Turnos de la I.E Año Academico El nombre de la Institución Educativa Turnos con los que cuenta la Institución Educativa El año Académico correspondiente

Nro de aulas Tipo de Periodo

Seleccione el número de aulas con los que cuenta la Institución Educativa Tipo de periodo de evaluación

Tipo de manejo de Sistema

Tipo de manejo del sistema

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Grados y cantidades

Seleccione los grados e indicar el numero de secciones por grado en la I.E

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”, pulsar varias veces el botón Refrescar.

Después de pulsar el botón refrescar el botón abra cambiado a “Conforme”

Finalmente pulse el botón “Finalizar”

CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL 3. Datos Institución Educativa
Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además permite complementar la información con los datos del director, teléfono, correo electrónico y dirección de página web, entre otros.

Datos de la IE extraídos del padrón de ESCALE.

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Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Mediante esta opción se realiza la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esta opción no tiene un botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto último brinda la seguridad de que solo las IE que están registradas allí tienen acceso al sistema. La primera vez, como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene que hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la información se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y pulse aceptar

En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Programa en la IE. A continuación realice los siguientes pasos:

a)

MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección web de la IE, entre otros.

Para modificar los datos del director: Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el Sup” o “Buscar en el Personal”

Buscar personal en Sistema Único de Planillas

Búsqueda de personal en la base del sistema

Tamaño del escudo

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Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:
Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE) Código Modular Anexo Nivel Nombre Gestión Departamento Provincia Distrito Dirección Centro Poblado Tipo I.E. Forma Cod. Local DRE Ugel Resolución AUTORIZACION DE FUNCIONAMIENTO Fecha Res. Turno Días de la Semana Laborales Identificador del personal Anexo Nivel Educativo Nombre de la institución educativa Encargado de la gestión Departamento de institución educativa Provincia de institución educative Distrito de institución educative Dirección de institución educative Nombre del centro poblado Tipo de institución educative Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc) Código numeral asignado al local DRE a la cual pertenece la Institución Educativa Ugel a la cual pertenece la Institución Educativa Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de la institución educativa Fecha de la resolución de autorización Turno de enseñanza Seleccione los días laborables de la I.E

Horas pedagógicas por día Genero

Distribución de las horas pedagógicas por día Genero de la I.E

Característica Datos de Registro Director Teléfono Email Página Web

Modo de enseñanza establecido Nombre del director de la IE Número telefónico de la IE Cuenta de correo electronic Dirección de página web

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1.

Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el SUP, se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:

2.

Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el personal de la IE, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la IE en la opción Registro de Personal.

3.

Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicas como la duración de la hora libre

Seleccione el turno

Ingrese el horario del turno

Ingrese la duración de la hora académica y de la hora libre

4.

Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede agregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana.

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Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser académico o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta qué hora serán las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema irá mostrando las mismas.

Si el usuario ha establecido la duración de las horas, tanto académica como libre, entonces el sistema colocará la hora que corresponde.

Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente ventana:

Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de orden superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías 5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.

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6.

Carga del Logo de la IE.- Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución educativa al sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5 cm.

Ruta de la imagen Muestra la ventana de dialogo Carga imagen al sistema

Elija una imagen del ordenador o PC

Pulse el botón Abrir para copiar la ruta de la imagen

b)

MODIFICAR PARÁMETROS.Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña Parámetros y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.

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Los valores de los parámetros son los siguientes: Límite Criterio de Evaluación Libreta. Indica el valor máximo de criterios de evaluación en las libretas de notas del estudiante a partir del cual el sistema empezará a reducir el tamaño de letra. Por defecto, el valor es 40. Si una IE emplea un total de criterios de evaluación mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el sistema empiece a recudir el tipo de letra en la libreta y de esta forma permitir que la libreta se emita en una cara de un papel tamaño A4. Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la libreta de notas. Si es que el check anterior fue desmarcado, entonces mediante esta opción se indica cuántas líneas se reservará para las apreciaciones escritas del tutor.

Registrar/Imprimir apreciaciones del tutor

Líneas en blanco para registro manual Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el Orden de Mérito y el Promedio final en la libreta de notas.

Visualización de datos de libretas de notas 1. Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaña correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar los programas en la IE. Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año académico en la IE.

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Ya en la modificación, el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas en los que participa le IE en el año indicado. Haciendo clic en el botón de Seleccione programas, el usuario podrá seleccionar el o los programas.

Por defecto, aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final después de haber seleccionado el o los programas adecuados, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:

El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes.

4. Año Académico
Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el período de inicio y fin de vigencia.

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Registrar Año Académico

Enlace modificar Año Académico

Eliminar el registro

a.

Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Fecha Inicio Fecha Fin Estado Detalle descriptivo del año académico Calendario fecha de inicio de año académico Calendario fecha de fin de año académico Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE, el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una sección posterior en esta opción cómo se activa un año académico.

b.

Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que sean ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para el Trabajo. El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se muestra a continuación:

c.

d.

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Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de combinación entre especialidades y módulos:

e.

El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar el botón Grabar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de grado académico dentro de la IE. Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del mismo. Los estados posibles de un año académico son: Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior. Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información. El proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se mostrará el siguiente mensaje:

Hacer clic en año inactivo

Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el año académico:

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Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreas por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el informe, al cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado sería parecido al siguiente.

Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la página desde el explorador presionando la tecla F5. Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a un año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el ícono de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a cerrar un año académico.

Hacer clic en año abierto

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Nota: El cierre de un año académico es irreversible.

5. Fases
Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarse dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación). El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:

Registrar Fase

Enlace Modificar Fase

Elimina el registro

a.

Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Listado de fases

ESTADO Activo Inactivo

Al marcar la casilla se establece la asistencia a la fase

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fase Identificador y descripción de la fase. Fecha Desde Calendario fecha de fase desde Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar dentro de las fechas de año académico. Estado Estado de registro Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.

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b.

Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

c.

6. Períodos de Evaluación
Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Período Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del Año Académico.

a.

Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Período Listado de tipo periodo. Puede ser:

Fecha Inicio Fecha Fin Estado

Calendario fecha inicio del período de evaluación Calendario fecha fin del período de evaluación Estado de la etapa de evaluación

En el inicio del año académico, se recomienda mantener el periodo como Sin Evaluar. Posteriormente, al iniciarse el proceso de evaluación y la posterior culminación se deberá cambiar este estado, respectivamente a En evaluación y Evaluado.

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Finalmente, queda la siguiente ventana.

Enlace Modifica Período Evaluación

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

b.

Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

c.

7. Registro de Ambientes
Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la institución educativa.
Registro de Ambiente

a.

Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Tipo de Ambiente Identificador del ambiente Tipo de área física

Descripción Ubicación Capacidad Estudiantes Área Estado

Descripción del ambiente Descripción detallada de la local físico Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente. Medida del local en metros cuadrados. Condición del local físico del ambiente

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios. Bueno Número de bienes en óptimo estado Regular Número de bienes en regular estado Malo Número de bienes en mal estado Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.

Enlace Modifica Ambiente Eliminar el registro

b.

Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

c.

d.

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Descripción del Reporte: Aula Ubicación Estado Cap Estado de carpetas Estado de sillas Estado de mesas Estado de mesas

Es la descripción del aula. Ubicación física del aula. Estado del ambiente: Bueno, regular, malo. Capacidad de estudiantes Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

8. Grados y Secciones
Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institución Educativa para un año académico en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a llevar en un año académico determinado. a. A GREGAR G RADO POR A ÑO .- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Lista de Grados disponibles

Marcar la casilla de selección de registro.

Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente:

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El sistema reconoce que para el nivel educativo al que pertenece la IE y según el diseño curricular se van a asociar estas áreas curriculares a cada grado.

Elimina el registro

1. Agregar áreas por grado. Una IE puede haber definido áreas particulares que son consideradas como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace “Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas correspondientes a un determinado grado.

Configuración de Especialidad a un área de grado de la IE.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón “Agregar” y luego seleccione los talleres y pulse el botón Agregar.

Finalmente pulse Agregar

Seleccione los talleres que va agregar

Dado que los talleres que aparecen son áreas, debe haber un catálogo único de áreas que pueden ser talleres.

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En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en donde sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Finalmente pulse aceptar

Pulse sobre el aspa

Si el área tiene criterios de evaluación relacionados, entonces primero deben ser eliminados. Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si es que ello fuera necesario, se deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que solicita creación de una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado especificado.

Al presionar el botón Agregar, se muestra esta ventana.

Seleccione el módulo de especialidad y pulse el botón Grabar.

2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de secciones asociadas a un grado de la IE.

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3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”.

Contenido Silábico

Números de criterios de evaluación

4. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

Agrega Criterio de Evaluación Elimina el registro

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5. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Año Código Diseño Código Nivel Código Grado Código Área Código Identificador del año académico Identificador del diseño curricular Identificador del nivel educativo Identificador del grado Identificador de área generic Identificador del contenido silábico

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Descripción Fecha Programada

Descripción del contenido silábico Fecha de exposición programada.

8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un registro de grados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las secciones.

Opción para modificar la sección Horarios de Sección

Estudiantes de Sección

b.

A GREGAR S ECCIONES . 1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar

Listado de Personal

Listado de Aulas

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana en donde está la lista de personal de la Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble click en el registro del aula.

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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Id Sección Descripción Tutor Identificador de sección Descripción de la sección Es el personal encargado o responsable de la sección. Previamente debe estar registrado como personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al momento de crear la sección el registro puede continuar. Especifica el aula de uso más frecuente por la sección. Número de vacantes disponibles. Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. En una fase de recuperación es posible crear secciones que agrupen a los estudiantes de diferentes secciones para que se recuperen en un área determinada. Área relacionada a la fase de recuperación. En la fase de recuperación de la IE, se forman secciones que van a agrupar a los diferentes estudiantes que están recuperándose en un área en particular. Es el turno en el que funcionará la sección.

Aula Num. Vacantes Fase

Área Recuperación

Turno 2)

Agregar Secciones en la fase recuperación.- Para agregar una sección en la fase recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

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Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble click en el registro del aula.

Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de áreas, seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble click en el registro del aula.

Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana

Después de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde muestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los estudiantes que recuperaran una determinada área

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3)

Mostrar Horarios Asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num. Horas” de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección.

Opción para modificar los horarios

Elimina el registro

4)

Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Listado de Áreas Genéricas Listado de Docentes

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Áreas Docentes Día Desde Hasta Área genérica impartida Docente responsable del dictado Día de la semana en que se dicta el área en la sección. Hora de inicio del dictado Hora de fín del dictado

Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen una asignación de este tipo. Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un registro de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma. Para una sección regular:

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Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la siguiente manera:

Pulse aquí para ver la última libreta de notas como muestra la siguiente ventana

Después de pulsar la opción de la libreta nos va mostrar el reporte de la misma como nos muestra la siguiente ventana

Para una sección de recuperación: Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistema mostrará una ventana similar a la siguiente:

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Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la siguiente ventana:

Por defecto se muestran todos los registros marcados para ser agregados.

5)

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al presionar el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección. Registro de Notas El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.

Pulse la opción y le mostrara la siguiente ventana

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se desea controlar.

Elige el periodo de evaluación

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Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y viceversa.

Si el candado se encuentra cerrado no podrá realizar modificaciones de notas en el área

Si el candado se encuentra abierto podrá realizar modificaciones de notas en el área

9. Fechas Especiales IE
Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no laborables dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un domingo.
Agregar fecha especial

a.

Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Descripción Identificador de la fecha especial, este número es autogenerado por el sistema. Descripción de la fecha especial

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Tipo fecha Especial

Tipo de fecha especial

Fecha Desde Fecha Hasta

Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el personal docente se les registrará la asistencia. Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales. Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

Enlace Modificar fecha especial

Eliminar el registro

b.

Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

c.

d.

Por defecto aparecen marcadas todas las fechas especiales generales.

Al poner el botón Grabar, queda así el registro.

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CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS 10. Registro de Estudiantes
Esta opción permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda la información necesaria para llevar un control de su progreso.
Búsqueda por filtros

Búsqueda específica

a.

Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Calendario para selección de fecha

Listado de Ubigeo:

Nota: En la opción “Posee Apellidos” Si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos y nombre de estudiante, si escoge la opción Solo Paterno el campo del Apellido Materno se bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara Los datos que se registran en este mantenimiento son:

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Nro. Estudiante Código Estudiante Sexo Posee apellidos Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Cargar foto País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento

Identificador asignado por el sistema Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Género masculino o femenino Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o materno. Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante Imagen del estudiante. Debe pesar menos menos de 500 Kb. y ser de los formatos .jpg, .bmp. País de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condición del estudiante Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)

Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes, como por ejemplo:

Si ingresa el nombre con doble espacio el sistema le mostrara este mensaje

El control de la homonimia en el sistema. En el momento que está ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de un estudiante y si éste ya existe en la base de datos, se mostrará la siguiente ventana que sugiere la existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el sistema muestra una ventana donde se muestran los datos personales más importantes.

Para acceder a la información pulse doble clik en el registro

El registro mostrado podría tratarse de un estudiante, un familiar o una docente de una IE. Para que el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si se trata de un

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caso de homonimia, entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde la columna “registrado como”. Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga con los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la información como nueva. Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, después de ingresar la información requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información ingresada y le saldrá la siguiente ventana.

b.

En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos se pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la búsqueda específica o por filtros para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios.

Nuevas pestañas

Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botón correspondiente y aparece la siguiente ventana.

Ingresando al botón Examinar, se podrá buscar el archivo que contiene la imagen del estudiante. Enseguida pulse “Abrir”.

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Enseguida tendrá que presionar el botón Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra de progreso:

Finalmente, la imagen queda asociada al registro del estudiante. Así:

GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS FICHA PRINCIPAL: Para la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios se pueden complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro. Una explicación especial se debe hacer en el registro de documentos asociados al estudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha:

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Ingrese el número de documento

Seleccione el tipo de documento

Finalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitada A continuación se va a detallar las demás fichas: FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha “Domicilio” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Año de nacimiento Lugar Residencia Ubicación geográfica del domicilio del estudiante Dirección Detalle de la dirección del domicilio del estudiante Lugar Lugar de domicilio Teléfono Teléfono de domicilio Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

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FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha “Situación Laboral” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente

Ficha Registrar Estudios/ Situación Laboral

Registro de Situación Laboral

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Edad Descripción Horas Sem. Año de labores Edad correspondiente al año de labores Detalle del trabajo o las labores realizadas Número de horas semanales que laboró

Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha “Datos Secundario” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente Ficha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios

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Ficha Registrar Estudios/ Datos Secundarios

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Lengua Materna Lengua por parte de madre

Segunda Lengua

Segunda lengua que domina

Religión

Religión que profesa.

Tipo de Discapacidad

Tipo de discapacidad que tiene el estudiante

Parto

Modo de nacimiento del estudiante

Obs. del Parto Número Hermanos Lugar que ocupa

Detalles del modo de nacimiento Número de hermanos del estudiante Orden que ocupa entre los hermanos

GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la información del peso y talla del estudiante.

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Calendario

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fecha Control Fecha del chequeo médico realizado Tipo de control realizado.

Resultado Observaciones FICHA ESTADO DE SALUD:

Resultado de la consulta realizada Detalle u observaciones adicionales

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Edad aprox. Tipo Edad aproximada del estudiante Tipo de estado de salud.

Enfermedad/ Vacuna

Tipo enfermedad / vacuna Si se trata de una enfermedad:

Si se trata de una vacuna:

Observaciones

Observaciones de la enfermedad o vacuna.

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FICHA ACTIVIDADES (PSICOMOTRIZ/LENGUAJE):

FICHA OTROS (Controles de salud):

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Alergias Experiencia Traumática Tipo de Sangre Detalle de las alergias que puede sufrir Accidente o caso acontecido Tipo de sangre del estudiante

GRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES

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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar País de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento Estado civil del familiar

Lugar Nacimiento Parentesco

Lugar de nacimiento del familiar Relación del familiar con el estudiante

Sexo Grado Instrucción

Género masculino o femenino Grado alcanzado.

Domicilio Centro de Trabajo Teléfono Celular Email Ocupación Vive c.

Dirección de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Número telefónico del familiar Número de teléfono móvil del familiar Correo electrónico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar

Generar Ficha de Matrícula.- Se accede al pulsar el botón “Generar Ficha Única de Matrícula”, ubicado en la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios. Esta opción permite realizar la impresión física de la Ficha Única de Matrícula.
Ficha Registrar Estudios/ Principal

Generación de la ficha única de matrícula

Opción para generar el reverso de la ficha única de matrícula

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Ficha Única de Matrícula en formato de archivo PDF.

Si el usuario ha indicado “Reverso” como se muestra en la siguiente imagen

Y pulsa la opción “Generar Ficha Única de Matricula” mostrara el reverso de la ficha de matrícula como se muestra en la siguiente ventana.

d.

Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.

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e.

Búsqueda Específica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código de estudiante, código del educando ó tipo y número de documento. Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro de estudiante para su mantenimiento.

Los datos a partir de los cuales se puede buscar son: Código Estudiante Identificador asignado por el sistema Código del Educando Identificador de único de estudiante Tipo de Documento Documento de identidad Número de Documento Número de documento de identidad f. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Filtros (apellidos nombres y código modular)

Campo para ingreso de texto

11. Matrícula de Estudiantes
Esta opción permite realizar el registro o ratificación de la matrícula de un estudiante para el presente año académico. Después de elegir la opción de “Matrícula de Estudiante” mostrara la siguiente ventana principal donde se podrá registrar la matricula de los estudiantes

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Búsqueda por datos específicos

a.

Nueva Matrícula.- Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Enlace Registrar el apoderado

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Código de matrícula Identifica a la matrícula. Es un número que es asignado por el sistema para cada año académico en cada IE. El código que identifica al estudiante. Vea posteriormente en este acápite la búsqueda y creación de estudiantes para ser matriculados.

Código de Estudiante

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Fecha de matrícula:

Foto estudiante Apellidos y nombres: Condición de Matricula

Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa también al momento de asociar resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrícula. Muestra la imagen asociada al estudiante. Corresponde al estudiante que ha sido matriculado.

Situación matrícula

Ingresante Promovido Repite

El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado. El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado El estudiante ha reingresado a estudiar

Reentrante Reingresante Grado

Sección Trabaja

Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitirá el primer grado del nivel. Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema.

Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condición de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones I.E Procedencia

Misma IE Otra IE Su casa Nombre I.E

El estudiante procede de la misma IE para esta matrícula. El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrícula. El estudiante no proviene de ninguna IE.

Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea “Otra IE”.

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Condicion Laboral

En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institución Educativa en el mismo año académico (aunque puede ser en otra IE), se mostrará la siguiente ventana indicando la I.E, el código de matrícula, año, grado y sección como se muestra en la siguiente ventana.

Búsqueda y creación de nuevos estudiantes Se debe destacar que este registro de matrícula, requiere que se haya previamente registrado el estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo. Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes pulse clic en el botón de ayuda. Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar una de las dos opciones “En la I.E” Solo buscará los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asume que el usuario sabe que el estudiante está asociado a su IE. “Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos. Esta será más costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de tiempo.

Registrar Estudiante

Búsqueda dentro de la IE

Búsqueda en el archivo general de estudiantes

En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre el registro el cual volverá a la ventana de “Registro de Matricula” como se muestra en la siguiente ventana

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Pulse sobre el registro

En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la opción “Nuevo Estudiante” y les mostrara la siguiente ventana:

Esta ventana permite registrar un estudiante de manera más directa que la opción de Registrar Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos, la ventana que queda se parece a la siguiente:

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Nro. Estudiante Código Educando Identificador asignado por el sistema. Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional.

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Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento

Género masculino o femenino Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante País de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condición del estudiante Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)

Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la información del apoderado que está matriculando al estudiante en el año académico en cuestión. Por lo tanto se emite el siguiente mensaje:

Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la información del apoderado:

Este formulario solicita los siguientes datos: Es apoderado Tipo y número de documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. Es el tipo y número de documento de identidad del familiar. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar País de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento

Lugar de nacimiento del familiar. Se activa

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Parentesco Sexo

Grado Instrucción

siempre y cuando el país de nacimiento sea Perú. Relación del familiar con el estudiante Género masculino o femenino. Si se eligió el parentesco Madre, entonces se marcará Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcará Hombre en sexo. Ultimo grado alcanzado.

Domicilio Centro de Trabajo Teléfono Celular Email Ocupación Vive

Dirección de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Número telefónico del familiar Número de teléfono móvil del familiar Correo electrónico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar

Pulse la opción “Nuevo” para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar la información.

Seleccione la opción de apoderado

b.

Finalmente pulse el botón grabar para que guarde la información ingresada del apoderado. Con ello la ventana de Matrícula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro de la matrícula. Note que el número de estudiante que se ha creado. Modificar Matrícula.- Para modificar una matrícula primero busque el registro que desee modificar, ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificación y pulse la opción “Buscar”

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Búsquedas específicas

Las búsquedas específicas permiten ubicar la matrícula de un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código matrícula, código de estudiante ó tipo y número de documento luego debe de pulsar el botón Buscar y mostrara los datos de la matrícula de estudiante. Después de encontrar el registro del estudiante pulse el botón Modificar para realizar los cambios necesarios y abrirá la siguiente ventana.

Permite ver la fotografía del estudiante.

En la ventana encontrará los siguientes complementos: Requisitos de Matricula Registrar Apoderado Las cuales pasamos a describir a continuación: REQUISITOS DE MATRICULA.- Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrícula y realizar un mejor control a la IE de la documentación que se necesita para este proceso.

REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace “Registrar el Apoderado”, luego pulse el botón Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la actualización de los datos del estudiante. Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:

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Es apoderado Tipo y número de documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil

Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. Es el tipo y número de documento de identidad del familiar. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar País de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento Parentesco Sexo

Grado Instrucción

Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando el país de nacimiento sea Perú. Relación del familiar con el estudiante Género masculino o femenino. Si se eligió el parentesco Madre, entonces se marcará Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcará Hombre en sexo. Ultimo grado alcanzado.

Domicilio Centro de Trabajo Teléfono Celular Email Ocupación Vive

Dirección de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Número telefónico del familiar Número de teléfono móvil del familiar Correo electrónico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar

Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deberá acceder desde el listado que aparece en la parte inferior de la ventana.

Pulse el enlace para modificar el familiar OFIN -2011 Página 55 de 111

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En la ventana también esta la opción de “Otros Datos”

Ingrese a la opción de “Otros Datos”

En dicha opción encontrara Áreas exoneraradas Áreas a Cargo Como se muestra en la siguiente ventana, pulse el botón modificar para que pueda ingresar la información
Pulse Modificar

AGREGAR AREA EXONERADA.- Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunas áreas pulse el botón “Agregar”, tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las áreas. Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que se puede exonerar.
Pulse grabar para guardar la información ingresada, caso contrario pulse salir

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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Diseño Curricular Areas Diseño curricular nacional o plan de estudios Área genérica. No todas las áreas pueden ser exonerables. Solo se despliegan las áreas que pueden ser exonerables, como por ejemplo Religión. Documento que autoriza la exoneración del estudiante. Calendario de fecha de exoneración Comentario u observación referidas a la exoneración.

Resolución Fecha Observaciones

Después de pulsar grabar mostrara la siguiente ventana de confirmación

Se quedara registrada el área exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de “ID”

Pulse el enlace para modificar

REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia dentro del nivel académico, no existe un grado previo).

Dado que la situación de esta matrícula es Promovido, se tiene la posibilidad de Registrar áreas a cargo.

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En la siguiente ventana se podrá ingresar la información correspondiente a las áreas a cargo que el estudiante tiene de matrículas anteriores.

Los datos que se ingresan en esta ventana son: Año Institución Educativa Diseño curricular Grado Año al que corresponde al área a cargo. Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el área que lleva como cargo. Es la estructura curricular Es el grado al que corresponde el área a cargo. Debe ingresarse un área precedente del grado de matrícula. Es el área del diseño curricular que el estudiante lleva como cargo.

Área

Después de pulsar el botón grabar mostrara la siguiente ventana de confirmación

El registro quedara grabado como se muestra en la siguiente ventana

c.

Eliminar Matrícula.- Utilice la búsqueda específica para ubicar el registro que desea eliminar. La eliminación solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “En proceso” y no existen ninguna información relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.

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Después de pulsar aceptar nos mostrará la siguiente ventana donde nos confirma que la matricula ha sido eliminada:

d.

Confirma matrícula. Cuando esté seguro que los datos ingresados en la matrícula del estudiante son los correctos pulse el botón “Confirmar Matricula”; el estado de matricula que se encontraba “En proceso” pasara al estado “Definitiva” por lo tanto ya no podrá realizar ningún tipo de modificación como se muestra en la siguientes ventanas.

Pulse la opción cuando este seguro que todos los datos están correctos

Estado

Cuando el estado de matricula sea “Definitiva” no se podrá realizar ninguna modificación a los datos.

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Estado paso a definitiva

Para lo cual saldrá la siguiente ventana:

Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecerá los estudiantes que tienen su matrícula en estado “DEFINITIVA”. Finalmente la venta queda como se muestra en la siguiente ventana

Si quiere ver el reverso de la ficha de matricula seleccione esta opción

Puede visualizar la ficha de la matricula pulsando en el icono

Después de pulsar el “Ficha de matricula” le mostrara el siguiente reporte

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En el caso que selecciono la opción de reverso y pulsar “Ficha de Matricula” mostrara la siguiente ventana.

e.

Imprimir.- Es la opción que te permite imprimir la información relacionada a la matrícula, si pulsa esta opción le abrirá la siguiente ventana la cual tiene dos opciones

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Si escoge la primera opción “Constancia de Matricula Estudiante” le mostrara la siguiente ventana en la cual muestra una imagen en PDF de la constancia de matricula

Al escoger la segunda opción “Relación de estudiantes por fecha matricula” mostrara la siguiente imagen en PDF donde muestra la relación de estudiantes correspondiente al año en curso.

12. Nómina de Matrícula
Esta opción permite ver las notas y la situación final del estudiante al término de una fase de acuerdo a las reglas y sub reglas establecidas para la promoción y Repitencia.

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Primero tiene que seleccionar el grado.

Seleccione la sección

Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opción de sección, también tenemos que elegir una de las opciones; automáticamente va mostrar los datos de Responsable de la matrícula, R.D institucional, Fecha de aprobación como se muestra en la siguiente pantalla

Estos datos se pueden actualizar en el registro de la sección

Pulse el botón Generar Nómina

Después pulse el botón “Generar Nómina” para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de Matricula la cual la puede imprimir la imagen de la cara de adelante

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La imagen de la cara posterior:

13. Registro de Nómina Básica
En algunos casos, se va a requerir solo emitir la nómina de matrícula básica a través del sistema, para ello se ha creado esta opción que permite realizar rápidamente la matrícula de estudiantes de una institución educativa. Como prerrequisito para usar esta opción se requiere haber creado las secciones de la IE para el año académico en curso y posteriormente ingresar a la opción.

a)

Se selecciona el grado y la sección y se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar una archivo Excel a través del explorador.

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b)

Usted está en la libertad de Abrir o guardar el archivo que se descarga, tenga en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la información allí contenida se depositarán los datos correctamente. Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección.

La segunda hoja denominada NominaDeMatricula, es donde se deben ingresar los datos de los estudiantes que pertenecen a la sección

c)

Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente. Si la IE cuenta con un sistema de información podrá rellenar estos campos a través de una interfase.

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d)

Nota: En esta pantalla el código de estudiante es un número intencional y aleatoriamente generado. Si el estudiante cuenta con DNI, se deberá anotar en la columna correspondiente. Si el estudiante tiene DNI, el sistema hará prevalecer éste sobre el código de estudiante de 14 dígitos. La hoja de cálculo que se ha descargado tiene 50 líneas. Si el usuario de la IE desea incluir más estudiantes en la hoja, deberá copiar líneas y colocar los números que correspondan a las mismas: 51, 52, 53, etc. Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.

e)

Presione el botó Examinar y ubique el archivo que desea cargar.

f)

Presione el botó Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivo Excel. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos, solamente se ha leído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuario

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g)

Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que el usuario pueda observar los datos que serán actualizados.

Para eliminar registros

Para modificar registros

Para agregar registros

h)

El usuario puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación. Para modificar un registro, haciendo clic sobre el ícono se apertura el formulario correspondiente para modificar los datos que se requiere para la nómina.

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Para grabar los datos registrados.

i)

Sin embargo, posiblemente el usuario desea modificar la hoja de cálculo y volver a realizar la carga nuevamente, repitiendo los pasos anteriormente descritos. Antes de realizar una carga nueva es necesario que se eliminen la relación haciendo clic en el botón Borrar Carga de Datos, tras lo cual se muestra el mensaje siguiente: Luego de aceptar se muestra lo siguiente:

j)

Al presionar el botón Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la información registrada por el usuario. Si no hay problemas, el sistema emite el siguiente mensaje:

k)

Finalmente, el usuario realizara la actualización definitiva con el botón de Transferir Información, tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:

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l)

Luego de transferir, el sistema muestra el mensaje siguiente:

m)

Al presionar el botón Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otra transferencia. El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nómina de matrícula mediante la opción de Nómina de matrícula.

Un acápite aparte se debe tener en cuenta para el tema de validaciones en esta carga de datos básicos para la nómina: Caso 1: Tratamiento de estudiantes homónimos: En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con los mismos nombres y apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente está registrado. Todo hace indicar que se trata del mismo estudiante, sin embargo el sistema solicita la confirmación por parte del usuario que viene realizando la carga. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que se muestra a continuación:

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En este punto, el usuario debe indicar si es que se trata de un homónimo o no. Para indicar que es un homónimo, es decir es OTRA persona con los mismos datos, se debe hacer doble clic sobre el registro. Si el usuario pulsa el botó Salir, estará indicando que se trata de la misma persona. El sistema no creará otro estudiante, pero asumirá que el código de estudiante que se consigna en la hoja de cálculo es el válido. Caso 2: Tratamiento del código de estudiante: En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con un código de estudiante que ya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema.

Posteriormente al activar la opción de Transferir Información se vuelve a realizar la misma validación e impide la transmisión, por lo tanto, el usuario está obligado a corregir la información antes de transmitir. Se puede optar por eliminar el registro que están siendo indicados en el Informe de validación. Para ello se puede

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Caso 3: Tratamiento del DNI del estudiante: En algunos casos, los estudiantes ya tienen un DNI, el mismo que ya viene consignado en una columna correspondiente en la hoja de cálculo.

El archivo Excel de carga contenía DNI para estos estudiantes

Luego de transferir la información, el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como el nuevo código de estudiante y el anterior código de estudiante no se ha perdido sino que se ha convertido en uno de los documentos adicionales, tal como lo muestra la ventana de siguiente:

El nuevo código del estudiante es el DNI

El antiguo código del estudiante se queda registrado como un nuevo documento.

14. Resoluciones IE
Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando y que sirven en proceso administrativo de matrícula y demás funcionalidades que progresivamente se vayan incluyendo en el sistema. Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones registradas. Inicialmente la lista está vacía.

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Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de una resolución.

Los datos que se registran en esta ventana son: Id resolución Tipo resolución No está disponible para ingreso por el usuario. Dependiendo del tipo de resolución se activará la finalidad. El tipo de resolución identifica el alcance que tiene las resoluciones siendo registradas.

Finalidad

Por ejemplo para una resolución jefatural se activan estas finalidades.

N° resolución Fecha de aprobación Responsable Fecha de inicio

Fecha de fin Descripción Texto resolución

Indique el número de resolución Es la fecha en la que se aprobó la resolución Es el personal de la IE que se hace responsable de la resolución. Es una fecha de control que permite agrupar los registros de interés de la resolución, según la finalidad de la resolución. Por ejemplo, si se trata de una resolución con la finalidad de matrícula adicional, entonces esta fecha corresponderá al inicio del rango para agrupar las matrículas. Al igual que el campo anterior, corresponde al rango final de agrupación. Es una descripción breve o resumida de la resolución. Es el texto de la resolución

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Al grabar la resolución, automáticamente se actualiza la lista de resoluciones.

Mientras la resolución esté como registrada, podrá ser eliminada.

Note el ícono siguiente . Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajar con la información contenida en el sistema. En este caso se trata de una resolución de matrícula, por lo tanto se solicita el registro de las matrículas asociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:

Al presionar el botón Agregar, se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el rango de fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.

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En el caso que se desee ir agregando matrículas de acuerdo a un criterio de agrupación en especial, podrá ir filtrando seleccionando la opción Filtrar, lo cual permitirá seleccionar ya sea, grados secciones o estudiantes.

Si selecciona el filtro por grados

Si selecciona el filtro por secciones

Si selecciona el filtro por estudiantes. Se puede buscar por apellidos y nombres o por código de estudiante:

Al presionar el botón Grabar, se confirma a las matrículas de estudiantes y son cargados a la resolución, apareciendo de la siguiente manera:

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Fíjese en la leyenda, el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en el estado de registrado.

Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas asociadas son confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una resolución usted debe hacer clic sobre el ícono del engranaje, el sistema le pedirá confirmar la acción.

Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminación del proceso

La resolución pasa al estado de procesado y ya no podrá ser eliminada ya que desaparece el ícono de eliminación.

15. Estudiantes por sección
Esta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección, también permite ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual.

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Secciones del grado

Enlace que permite modificar los datos del estudiante matriculado

Diseño Curricular Nacional vigente

La lista de estudiantes se puede ordenar de dos maneras a. Orden Automático Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenara automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente ventana.

Pulse Orden Automático

b. Orden Manual Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente.

Se podrá cambiar el orden de la lista, cambiando de posición de los números

En la siguiente ventana se puede observar que los números de orden ya están cambiados

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El usuario puede cambiar la numeración

Después de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón “Grabar” para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado, como se muestra en la siguiente ventana.

En la opción “Orden Manual” si usted repite el mismo número en el momento de grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.

En la opción “Orden Manual” usted ingresa un número que excede al total de estudiantes existentes en el momento de de pulsar grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.

c. Modificación de una matrícula de estudiante En el caso que desee realizar alguna modificación de los datos del estudiante presione el enlace “Código Educando” que permite modificar los datos del estudiante matriculado

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Pulse este enlace para modificar los datos del estudiante matriculado

Después de pulsar el enlace, mostrara la siguiente ventana en la cual tiene que pulsar el botón “Modificar” y se habilitara los campos para que pueda realizar las modificaciones.

Después de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla, en la cual al pulsar “Nuevo” podemos matricular a un nuevo estudiante ingresando los datos requeridos d. Cambio de estado de la matrícula de estudiantes. Los estados de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla. Los estados posibles son: Pre matrícula La matrícula del estudiante procede del proceso de promoción del año académico anterior. En proceso La matrícula es libre y no proviene del proceso de promoción del año académico anterior. Definitiva La matricula no puede ser modificada Anulada La matrícula fue anulada y no tiene validez. El usuario podrá eliminar toda la información del estudiante, pues se activa el botón de eliminación

Los cambios de estado posibles son los siguientes: Pre matrícula Pre matrícula En proceso Definitiva No No No En proceso No No Si Definitiva Si Si No Anulada Si Si Si

Anulada

Si

Si OFIN -2011

Si

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16. Padrón de Apoderados
Esta opción permite ver la relación de los apoderados por sección en la siguiente ventana podemos ver la lista de los apoderados filtrándolos por grado, diseño curricular, sección, grupo.

Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Grado Diseño Curricular Grupo Sección El grado del cual quiere saber la lista de apoderados Escoger el diseño curricular El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados La sección del cual quiere saber la lista de apoderados

Después de seleccionar todos los campos abrirá la siguiente ventana en la cual muestra la relación de todos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y sección

17. Cambio de Sección por Estudiante
Esta opción permite cambiar a un estudiante de sección dentro de un mismo grado en el transcurso del año académico. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del estudiante desde su sección origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente. Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se va realizar el cambio de sección.

Al pulsar el botón Agregar se muestra el siguiente formulario:

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Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante.

Los datos que se muestran / registran son: Codigo de matricula Grado Sección Nombre de estudiante Fecha de cambio Nueva sección Observaciones Identificador único de matrícula del educando Grado del estudiante. Sección del estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del estudiante Fecha que va ser realizado el traslado. Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante. Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de sección del estudiante.

El registro, puede quedar de esta forma:

Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la opción.

Al pulsar este ícono se podrá proceder al cambio de sección.

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Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aun. Para lograrlo se debe pulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:

Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificación y eliminación del registro.

18. Traslado de Estudiantes
Esta opción permite registrar los datos del estudiante que se va trasladar a otra institución educativa. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes trasladados de la institución educativa:

Al presionar el botón Agregar, aparece la siguiente ventana:

Los datos que se solicitan son: Código traslado Código matrícula Grado Sección Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico. Es el tipo y número de documento de identidad del familiar. Muestra el grado del estudiante que va a ser trasladado Muestra la sección del estudiante que va a ser trasladado

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Observaciones: Resolución traslado Fecha traslado IE a trasladar

El usuario registra alguna observación Es la resolución que se ha emitido por el traslado Es la fecha que se ha realizado el traslado Es la IE hacia donde se va a trasladar el estudiante. El sistema considera que solo se pueda trasladar a una IE del mismo nivel educativo.

El registro quedaría de esta manera:

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda de la I.E a la cual se le va trasladar al estudiante

El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante será trasladado en la ventana de ayuda siguiente:

En este campo se ingresa el nombre de la IE. Se puede filtrar para que se muestren las IIEE que pertenecen a un departamento en especial.

Las IIEE posibles de traslado deben ser del mismo nivel al que pertenece la IE de origen.

Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opción:

Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color naranja los días que le corresponden, tal como se muestra a continuación:

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Note que el sistema reconoce al estudiante como trasladado (ver el color naranja de la leyenda).

19. Retiro de Estudiantes
Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un año académido. Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa pulse el botón “Agregar”

Pulse Agregar para insertar un nuevo retiro en la IE.

Después de pulsar la opción agregar abrirá la siguiente ventana

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código de retiro Código de matrícula Nombre de estudiante Resolución de retiro Fecha retiro Motivo retiro Identificador asignado por el sistema Identificador único de matrícula del educando Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante Número de la resolución de traslado. Fecha que va ser realizado el traslado. Motivo por el cual se está retirando el estudiante.

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Observaciones

Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del estudiante.

Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro

Pulse el enlace para modificar la información Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia
impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden, tal como se muestra a continuación:
Note que el sistema reconoce al estudiante como retirado (ver el color rojo de la leyenda).

CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN 20. Asistencia Mensual a la IE
Esta opción permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institución educativa por meses, para las fechas dentro del año académico establecido para la institución educativa. Al ingresar a esta opción aparece la ventana siguiente:

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Enlace Registro de Asistencia

Permite consolidar o resumir el total de asistencias por mes, para su posterior consulta.

Luego de elegir el mes de registro accediendo al enlace Seleccionar, se procede al registro de la asistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuación: a. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico, y como límite hasta la fecha actual. b. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación aparecen como Asistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a clases. Por defecto las fechas muestran los días de la semana y días festivos de manera informativa, así como una descripción por cada uno de los estados. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicación del registro.

c.

d.

Pulsar con el mouse en la casilla para cambiar el estado

Si pone el cursor aparecerá el significado de cada letra

Fechas especiales marcadas

Leyenda que describe cada uno de los estados de la asistencia

Después Pulse el botón grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos fueron grabados con éxito.

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Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuación. Descripción Falta Tardanza Falta Justificada Tardanza Justificada Asistió No se registro a. Imprimir asistencia Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema mostrará la siguiente ventana: Símbolo F T J U símbolo de punto espacio en blanco

b.

Eliminar asistencia La eliminación de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos les estudiantes pulsando la opción “Limpiar Asistencia”

Pulse “Limpiar asistencia” para borrar la asistencia de todos los estudiantes

En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la siguiente ventana de confirmación y pulse “Aceptar”

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En el caso que quiera borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono

Pulse el icono para borrar la asistencia del estudiante

En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante le mostrara la siguiente ventana de confirmación y pulse “Aceptar”

21. Registro de Notas Genérico
Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada periodo, grado, sección y área. Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el llenado de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se carguen al sistema. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:

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Allí se pide ubicar la siguiente información: Diseño Curricular Periodo Diseño curricular correspondiente al año académico y al nivel al que pertenece la institución educativa. El es periodo académico al que pertenecen las notas que van a ser registradas y responden a la configuración realiza por la institución educativa para el año académico.

El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar se encuentren en el estado En evaluación, de lo contrario se mostrarán los periodos en cursiva y no podrán ser seleccionados, como por ejemplo:

Grado

Sección

Viene a ser el grado al que pertenece la sección que se va a ingresar notas. Es la sección de los alumnos cuyas notas serán ingresadas:

Note que cuando se ha seleccionado una sección se activa el botón de generar archivo Excel. Esto significa que este archivo se va a generar para la sección que se ha elegido hasta este momento. Más adelante en este acápite abordaremos la generación de este archivo:

Área

El usuario seleccionará el área que va a ingresar las notas existentes.

Luego de seleccionar se activa el botón de registro resúmen:

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Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la siguiente ventana.

Datos generales

Esta leyenda corresponde a los criterios de calificación

En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea correspondiente a dicho estudiante estará de color anaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se podrá realizar el registro de las notas.
Naranja: Retirado

Amarillo: Trasladado

Para registrar notas se procede de la siguiente manera: Al presionar el botón Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el botones Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:

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Cualquier ingreso incongruente, se marca inmediatamente con un asterisco. En este caso, se ha definido que para tipos de notas vigesimales, esta nota no esta permitida.

Note que la nota final por área no es editable. Esta nota se calcula al final, cuando se guarda el ingreso para esta sección.

Algunas consideraciones para el ingreso de notas: En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9” y no “09”; es decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas automáticamente se guardara como “09”. En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y B, C serán de color rojo. El ícono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación determinado.

-

Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la aplicación vuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por ejemplo:

Finalmente, se realiza la grabación:

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Note que al grabar, se calculan las notas finales. Cuando se tratan de notas literales, la nota final se corresponde con la nota del último criterio de evaluación.

a.

Cierre del registro de notas Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botón de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente advertencia:

Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificación.

Note que ambos botones se bloquean. El usuario no podrá modificar las notas a menos que sea liberado por un usuario de tipo administrador que tenga los suficientes privilegios.

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b.

Generación de archivo Excel para carga de notas Como se mencionó anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde se generará un archivo que permita hacer la carga de notas.

Pulse la opción “Generar Archivo Excel”

Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana, donde primero tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el archivo donde podrá ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el “5.16 Registro de Notas por Docente”

Un ejemplo de la hoja de cálculo que es descargada se muestra a continuación:

En cada hoja del libro (archivo Excel) se encuentra cada área.

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Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un área determinada.

En este sector el usuario debe ingresar las calificaciones de los estudiantes al finalizar el periodo.

22. Subir Notas desde Excel
Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema. En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opción de examinar abrirá la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo pulsamos el botón abrir.

Busque el archivo de excel

Pulse “Abrir”

Después de pulsar “abrir” se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe de carga

Informe de Carga Pulse “Cargar Notas” Pi

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Después de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra la información de las notas que se han registrado.

Mostrara este mensaje si hay inconsistencias en el ingreso de notas

Informe de Inconsistencias

Ingrese las notas directamente

En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña “Informe de Inconsistencia” donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.

Relación de inconsistencias

Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran: Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto. Cuando el código modular del estudiante pertenezca a otro estudiante. Que el criterio de evaluación haya sido modificado Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botón grabar o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana

En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de “Nueva Carga”.

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Opción para realizar nueva carga

23. Registro de Apreciaciones de Docentes
Esta opción permite registrar las apreciaciones de los docentes, para lo cual se tiene que elegir el grado y sección.

Después de seleccionar el grado y sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de estudiantes.

Opción para registrar las apreciaciones

Después de pulsar el icono de “Registra apreciaciones” nos mostrara la siguiente ventana donde se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo.

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Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la siguiente ventana

Ingrese las apreciaciones del estudiante

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quiera seguir ingresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se habilitará el campo para que pueda ingresar la información.

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Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se muestran en la siguiente ventana.

Apreciaciones del Docente

24. Procesar Notas
Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año académico en curso, tanto para las fases regulares y de recuperación. Este proceso tiene las siguientes características: Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estación del usuario, se emite la orden de ejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la actualización de los datos.

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Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que el servidor va realizando el cálculo correspondiente. Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario puede actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de procesamiento de notas. El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar el cálculo de notas. FASE REGULAR Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo muestra la siguiente pantalla:

Porcentaje de avance

Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año académico a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del año académico. b) La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los estados posibles son: Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo. En evaluación: Cuando se está evaluando el periodo. Solo se pueden procesar notas finales y generar libretas si el estado del periodo está En evaluación Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado. c) La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener la nota final de cada estudiante en el periodo seleccionado. Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es similar que se muestra en la ventana siguiente

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Informe de Proceso de Cálculo de Notas

Datos de la fecha, hora y usuario que ejecuto el proceso

Enlace Informe de Proceso Cálculo de Notas. Datos de la secuencia de proceso seguida (grados, secciones, número de estudiantes)

d)

La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben realizar antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último periodo y solo se activa para el último periodo del año académico en curso. Este proceso consiste en actualizar la situación del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando las reglas de promoción y repitencia que han sido definidas previamente. El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante. Las reglas de promoción y repitencia se definen centralizadamente.

Procesos previos. Aplica las reglas de promoción y repitencia

Al pulsar el botón de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:

Con este botón es posible consultar el estado de cada proceso.

Después de pulsar Procesar se realizará el proceso en la secuencia indicada como se muestra en la siguiente ventana, el proceso habrá terminado cuando todos los procesos estén en el estado de Conforme.

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e)

La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Este proceso consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la información impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso este archivo PDF puede ser consultado en cualquier momento por el familiar o docente.

Al finalizar este proceso el sistema también muestra un informe similar al siguiente:

Pulse el icono de impresora y abrirá la siguiente ventana
f) La sétima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas correspondiente a un periodo determinado. Cuando se pulsa el icono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde puedes seleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado de evaluaciones, seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por Numero de Orden o por mérito.

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Seleccione el grado

Seleccione la sección

Pulse mostrar reporte y le mostrara la siguiente ventana

Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en donde muestra el consolidado de evaluaciones.

Áreas y criterios de evaluación.

Proceso de generación de pre-matrícula. Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido como aprobados y desaprobados en el año académico en curso, para que puedan ser matriculados en el siguiente año académico. Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene: Requisito 01: Todos los periodos deben estar en el estado de Evaluado.

Los estados se encuentran como Evaluados.

Cuando el estado se encuentra en evaluado Recién se activan el boton OFIN -2011 Página 101 de 111

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Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir. Asegúrese de ello, de lo contrario, el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente y no podrá realizar este proceso:

Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán promovidos los estudiantes. Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso no será completo y se mostrará el siguiente mensaje:

Ya en la ejecución misma del proceso, al presionar el botón, se muestra el siguiente mensaje:

25. Proceso Disgregado de Notas
En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta a un estudiante en particular. Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un proceso por IE se esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento. Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las estadísticas de la sección y generar las libretas de calificaciones. La pantalla de registro es como sigue:

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Sector de selección.

Sector de selección de estudiantes para procesar

Sector de procesamiento Lista de los procesos que fueron ejecutados anteriormente Muestra el estado en que se encuentra el registro

Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Diseño Curricular Fase Período Escoger el diseño curricular

Escoger un periodo

Criterio de Selección

Escoger una opción para procesar las notas

Primer Criterio de Selección: Grados El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por grados”, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del año académico en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.

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Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opción de “Refrescar tablero” para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la siguiente ventana.

Pulse esta opción para actualizar el % de avance

% de Avance

Selección los grados

Cuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notas Segundo Criterio de Selección: Secciones. Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede observar en la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas.

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Seleccione las secciones

Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas. Tercer Criterio de Selección: Estudiantes. Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes determinado.

Sector de búsqueda de estudiantes

Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:

Presione la tecla DEL para eliminar el estudiante de la lista.

Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este mensaje

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Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.

Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.

26. Impresión de Boletas de Información
Esta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes para lo cual tiene 3 opciones de búsqueda: por grados, por secciones, por estudiante. Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las libretas:

Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en la IE. Es probable que no se haya realizado el proceso de generación de boletas de información o que el período se encuentre EVALUADO.

En el proceso de cálculo de notas se deberá llegar hasta la Generación de libretas

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Este proceso debe ser completado para que se pueda tener acceso a seleccionar el periodo.

Regresando a la impresión de libretas, se indica el criterio de selección.

Seleccione uno de los 3 criterios y pulse “Generar archivo de impresión”

En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la siguiente ventana:

Puede seleccionar un grado o varios y luego pulse la opción “Generar archivo de impresión”

También existe la opción de selección “Por secciones”

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Puede seleccionar la sección de un grado o varias secciones de diferentes grados y luego pulse “Generar archivo de impresión”

La última opción de selección es “Por estudiante”

Ingresar los datos del estudiante y pulse buscar

Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando

Pulse sobre el registro y este se pasara a la parte izquierda como se muestra en la siguiente ventana
Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.

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Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las libretas de calificaciones, presionando el botón de Generar archivo de impresión.

27. Acta Consolidada de Evaluación
Esta opción permite ver las notas finales y su situación final del estudiante dentro de su sección.

Una vez que el usuario ha ubicado la sección que desea imprimir, pulsa el botón Generar Acta y se muestra el acta correspondiente.

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28. Recuperación Subsanación
Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y subsanación para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección

Después de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya tienen su nota de subsanación

29. Registro de Notas de Área a Cargo
Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que tienen áreas a cargo. Recuerde que estas notas fueron registradas en la matrícula del estudiante. En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del estudiante:

En primera instancia se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo.

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Pulse Modificar para habilitar los campos de fecha y nota

Después de ingresar la Información pulse el botón grabar.

30. Reporte Recuperación y Subsanación
Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperación/subsanación. Seleccione el año académico como se muestra en la siguiente ventana:

Seleccione año académico y haga click en Mostrar reporte

Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le mostrara la siguiente ventana:

En este ejemplo hay un estudiante que tiene nota de recuperación

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