éQué es un archivo? Antonia HEREDIA HERRERA EDICIONES TREAHoy que la fidelidad no esta de moda, me con- fieso fiel y a la hora de esta dedicaroria se me amontonan los nombres y los ageadecimientos. De entre ellos, Pedro Lépez Gémez, Mariano Gareia Ruipére2, Ramén Martin Suquia, Alfonso Diaz Rodriguez. Los demas también estén en mi corazén, Colecin digits pos Jo Boada Rat © Astonia Heredia 2, 2007 0 de et din lieiones Tes, SL “Maria Goze Is Podal, 98 nave D 33393 Somonte Cero. Gin (Asus Tes 985308801 Fax: 985 303 712 Direei edo Alvaro Dis Huish Prodvcin: Jost Antonio Matin Cubes pean Esso (Goren: Maia Lopes Cain Maguetacie Paria Laxague Jordin Impesin: Gees Apel Eneaadernaciin: Cimadevi Dep ea: A. 1195-2007 ISBN: 978-84-9704-3069, Inpro en Hepa ~ Printed ia Spin “Todos los derechos reservados. No se permite Ia repradsin toat «paride ete Hb, a inconporacn » un sea informe, ‘tae eranamisi en cuslgue fora 0 por cashier med, ea ete lecunico, mesic, por fotocopi, po abacin w otros més, sine peamizo previo por ecto de Edcions Trea, 5. TTT1, EL «ARCHIVO», UN CONCEPTO «CONTROVERSO» 1.1. El contexto normative Aunque en los inicios de la democracia, cuando, reunidos en Palma de Mallorca, con ocasién del segundo Congreso de axanab, analizabamos la nueva situacién administrativa, abogamos por la necesidad de una ley esta- tal de Archivos que fuera el marco para las que vinieran de las autonomias, esto no ha sido asi. Seguimos sin ley de Archivos, a nivel central, si de Patri monio histrico (ley 15/1985, de 25 de junio), en la que ha quedado delimi- tado el Patrimonio documental espafiol. Pero, claro, el Patrimonio hist6rico ‘asa mal con el Patrimonio documental, cuando aquel esti esencialmente compuesto por bienes patrimoniales indestrucribles y el documental contem- pla comofexigencialla ra poder entrar en el estadio de lo histrico. ee Son bastantes, no todas, las leyes sobre Archivos de las Comunidades auténomas, y la del Estado, en este momento, se promete como inmediata. En efecto, la atribucién de competencias exclusivas, compartidas 0 concu- rrentes, sobre el Patrimonio documental respectivo, ha propiciado la elabora- ci6n de leyes y de reglamentos al respecto, Tanto los textos normativos del Es- tado, como los autonémicos dejan bien sentado que el documental es uno mas de los Patrimonios que hay que conservar y proteger para usar y disfrutan! Desde la primera ley de Archivos de Andalucia (3/1984, de 9 de enero) hasta la tiltima publicada para Valencia (3/2008, de 16 de junio) son muchas las Comunidades que tienen su propia ley y hasta dos, como es el caso de Cataluiia y de Valencia En todas ellas ha existido una voluntad de distinguir * Antonia Howow Hivnuna: La difusién del Patrimonio documenal andalute, Actas VI Jon nada andalucasdedifusién dl Patrimonio histrco Junta de Andalucia, 2002, pp. 333-341us y acotar, por un lado, los Archivos como instituciones det Patrimonio docu- mental, y, por otro, el Patrimonio documental. Expresiones como Archivos y Patrimonio documental, Archivos y documentos, Archivos y fondos docu- mentales no hacen sino marcar, con ms © menos acierto, la diferencia entre una y otra realidad, sin perjuicio de sus intrinsecas conexiones, delimitando primero el Patrimonio documental y luego los Archivos. Siendo el Patrimonio documental parte del Patrimonio historico que, a su ve7, se integra en otto estadio superior mas amplio, el Patrimonio cultural, las leyes que regulan aquel entienden que los bienes patrimoniales que inte- gran el Patrimonio documental son los Archivos como instituciones del Pa- trimonio documental y los documentos constitutivos del Patcimonio doct- mental. Y como hemos dicho, no deja de ser contradictorio el concepto de Patrimonio con la parte de él que se prevé desechable. Esta limitacién de lo histérico que afecta a los Archivos y a sus fondos est haciendo tambalear posiciones ancestrales. Los Archivos, porque solo eran histéricos, tenfan su sitio al lado de la investigacién y de la cultura, pero ahora que la gestién de los documentos y de los Archivos no puede concebirse sino en relacién con la gestion administrativa, quizd las competencias sobre documentos y Archi- vos, para ser coherentes, tendrian que estar situadas en areas como Adminis- tracién pablica, Gobernacién, es decis, con competeneias transversales. Ya son bastantes las Comunidades, Administraciones locales y Universidades que han realizado este trasiego. ‘Vaya por delante que en los referidos textos, con bastante generalidad, se usa con total arbitrariedad la grafia, mayiiscula y minscula, al utilizar la palabra archivo para las dos acepciones y, asimismo, al referirse a los docu- ‘mentos con demasiada frecuencia se valen del término documentacién, in- cluso se llega a preferir documentacién a documentos. Hay otras cuestiones claves en las que cada uno de los textos legales ha tratado de posicionarse: por una parte, la acotacién del denominado Sistema de Archivos, en la que solo suele existir coincidencia en el nimero y en la cenumeracion de los elementos que lo componen, y, por otra, la conceptua- cién de gestién documental. Para el primero no solo han precisado los orga- nos de gobierno y los consultivos, sino que han creado los Archivos de la nueva Administracién autonémica, empezando por el més sefiero: el Regio nal, General, y en algiin caso, Nacional. El desarrollo de los Sistemas, es justo reconocerlo, es desigual y en mas de un caso inacabado, Sistemas que van a impedir el aislamiento y favorecer la interrelacién. 1. Bl earchivos, un concepto scontroversow (29) Para la delimitaci6n de la gestién documental, hay posiciones para todos Jos gustos a partir de definiciones e interpretaciones que, légicamente, tenfan que producirse af haber-importado un término, un concepto, y no haber importado la realidad archivistca a la que se adecuaba en otros paises, no siendo-parecida a la niaestra. Tendremos que abundar sobre el tema, al ex- tendernos en la segunda acepcién del término archivo. Este es, a grandes rasgos, el contexto normativo y conceptual en el que vamos a situar los Archivos y sus contenidos documentales. Pudiera sorpren- der que las leyes més recientes no se detengan en la incidencia de la implan- tacin de las Administraciones electrOnicas a la hora de concebir las redes de Archivos y a la hora de tomar posiciones ante la gestién documental que tendra que empezar con la colaboracién en el andlisis de las funciones admi- nistrativas y en el diseiio de sus procedimientos. 1.2. Del valor de las palabras. Una propuesta que busca seguidores: Archivo/archivo Estamos en un estadio de nuestra vida como ciudadanos en el que es ha- bicual la confusién, la trasgresién, en el uso de las palabras. No podemos sino recordar a este respecto el libro de Lézaro Carreter: El nuevo dardo en la palabra, que traslada a la sociedad como los malos usos del lenguaje pue den pervertirel vocabulario. Y no cabe duda de que, por este camino, tam. bién 5¢ puede trastocar una disciplina y hasta la profesion que la practica. Los archiveros, a fuerza de buscar la dimensién cientifica, hemos de de- fender el rigor terminolégico sobre el que sustentar nuestra disciplina y esto no empece la riqueza y diversidad de un vocabulario, siempre fundamenta~ do, que permita sin embargo la unidad de.los conceptos. La integracién y con ella la interdisciplinariedad que hoy pregonamos son compatibles con las identidades respectivas, y es el vocabulario propio el primer instrumento para el respectivo conocimiento. De ahi su importancia. Se impone la precisién que nos lleve a un uso adecuado que impida la confusién o el equivoco. Y esto no ha de suponer inmovilismo. Son los tér- ‘minos mas especificos y por esto los mas habituales, como es entre otros la vvor archivo, los que con preferencia han de someterse a este rigor. El término archivo goza de definiciones plurales y dispares y sin embargo cexige precisién a la par que actualizacién ante el uso dado por otros profe-ol _ : entesuanceor sionales como pueden ser los documentalistas y los informéticos. La preci- sién tropieza con ciertas dificultades, como tendremos ocasién de ver cuan- do nos detengamos en las definiciones existentes. En la mayoria de nuestros textos legales, se induce ala confusién entre Archivo y fondo documental, al utilizar la misma definicién para ambos. Las Wos acepciones para el término archivo, como institucién y como contenido, hacen necesaria una distincién entre ambas que la unidad del término no permite. Para paliar esta necesi- dad, algunos aurores, como Ramén Alberch, Ana Dupli, Antonia Heredi ‘en mas de una ocasién han recurrido, para reconocer la acepcién de institu- i6n, a expresiones como «servicio de archivo», «centro de archivor, «insti- tucidn del Patrimonio documental», sin que falten otras, con el mismo fin, como «centros archivisticos» 0 «instituciones de archivo Por otra parte, a la hora de su mencién escrita no hay unanimidad en el uso dela geafia, al utilizar indistintamente la maydiscula y la mindscula, pero lo grave no es el uso a partir de una opcién, sino la arbitrariedad en ese uso. La ausencia de criterio. Existe una amplia mayoria de autores que utilizan la mayiiscula solo para citar un Archivo, institucién, en particular, seguido de su nombre (Archivo de la Corona de Aragén), no cuando se refieren a ellos de forma genérica (archivos municipales). Lo cuestionable, sin embargo, como acabamos de apuntas, es la discrecionalidad en esa utilizaci6n. A este respecto el Consejo Internacional de Archivos ya se hizo eco de esta cuestién con una recomendacin sobre el uso de mayéisculas y mintscu- las para el término que nos ocupa. Hay que reconocer sin embargo que su propuesta solo convenia a realidades donde la gestién documental se identi ficaba con practicas y usos procedentes del records management donde no se reconocia la existencia de Archivos —instituciones— hasta después de deci- dida la conservaci6n permanente de los documentos. Para aquellos proponia la maydiscula, y reservaba la miniscula para los records o documentos admi nisteativos. El traslado de este uso no resulta facil en nuestro caso por cuan- to los Sistemas de Archivos abarcan desde los de oficina, pasando por los centeales y los intermedios, hasta los hist6ricos y porque la gestion docu- mental integrada supone una secuencia de intervenciones archivisticas desde la creacién, 0 como menos desde la produccién, de los documentos hasta después de decidida la conservacién definitiva ‘Aprovechando la recomendacién del cia y adecuéndola a nuestros mode- los mas comunes de gestidn documental y de Sistema de Archivos, hicimos ey recientemente una propuesta? que necesita seguidores: uso de la mayiscula para los Archivos como instituciones y de la minéscula para el contenido documental de aquellos que no tiene que coincidir con un fondo documen- tal, que es otro concepto diferente. El uso de esta geafia no solo nos valdra para distinguir a primera vista las dos acepciones que se reconocen al término archivo, sin tener que renunciat ‘su propio nombre y sin tener que recurrir a otras expresiones, sino que nos permitira precisar tanto las funciones como los instrumentos relacionados ‘con una u otra acepcion. Sin perjuicio de aplicar la préctica propuesta a lo largo de este texto, qui- zi algunos ejemplos favorezcan la adhesién, cuando de lo que se trata es de precisar qué es un archivo a partir de sus dos versiones. ‘Asi, a la hora de la expresién de «documento de archivo», que no «docu- mento de Archivo», tan esencial para cualquier archivero, el uso de archivo, ‘con mintscula, resulta bien significativo al respecto, porque da la dimension de su naturaleza. Los documentos, objeto de la Archivistiea y de nuestra atencién en este trabajo, son fales, no porque se conserven en un Archivo, sino porque forman parte del contenido documental, que es un archivo, se~ sgiin nuestra propuesta. De hecho existen muchos documentos de archivo fuera de los Archivos. Un documento de archivo se puede pensar, puede producitse, sia Archivo, no asia la inversa La distincién, a partir de la grafia, puede facilitarnos la respuesta acerca del momento del nacimiento del archivo. Habremos de distinguir dos mo- mentos, que no uno, segin se trate de una u otra acepcién: el que se identi- a con la produccién de los documentos, es decir, del archivo, y no e otro que el inicio de la tramitacin administrativa en las unidades administrati- vas, y el que se refiere al Archivo, como institucién, que precisa de una disposicién de cualquier naturaleza para su creacién y puesta en funciona~ miento y suele ser, desgeaciadamente, bastante posterior al nacimiento del contenido documental 0 archivo. Otro caso. Es habitual en la bibliografia archivistica encontrar «adminis- tracién de archivos 7 gestion documental». La conjuncién copulativa debia determinar la existencia de dos gestiones y no una. Ahora bien, si archivos lo tomamos como contenido, documentos, no cabe duda de que hablamos 2 Anais Heazou Hnanena: «El nombre de las cons o el valor de las palabras, en Homensie a Vicenes Cons Alonso, Revista del AGN, Lima, n° 28, 2005, pp. 27-32ey QUEES UN ARCHIVO de-una misma cosa y habriamos de sustituir y por o. La pregunta es inmedia- ta: gson dos 0 una? Importa saber lo que decimos, sin ambigiiedades. Desde nuestro punto de vista, que ya defenderemos, son dos formas de gest no una, pero para que sean distintas, lo que se gestiona ha de diferir. naremos Archivos y gestionaremos archivos/documentos, Si mantenemos el pTanteamiento de la grafia, el uso de la mayiscula obviaria la confusion. Alguna que otra confusidn se evitaria a partir de la préctica propuesta. En un reciente titulo de la bibliografia archivistica, al presenta la tipologia de los Archivos, como instituciones, y eferirsea los privados se explicita lo siguiente: «Muchos are ‘ntegrado en a licos, bien por ddepésito 0 cesion de los originales, bien por microfilm de sus fondos». Al utili zar éi el mismo pérrafo la palabra archivo para las dos acepciones no se pro- dace sino confusién, de hecho el depésito, como procedimiento administeativo ue es, no afecta a los Archivos como instituciones sino a los documentos. Cuando hablamos del acceso, es cierto que casi siempre nos referimos a los documentos pero esto no es obstaculo para que el acceso pueda también referitse a los Archivos, como instituciones. Unos y otros requieren para su » —eercicio procedimientos y requisitos diferentes. El uso de la grafia propuesta vendria en ayuda de la distincién. ‘A veces el uso de expresiones como «archivos y documentos» no deja lugar a dudas por exclusin, pero no cabria sino Ia evidencia si nos reiriéra- mos a «Archivos y documentos». De utilizar el término archivo sin recurtie 4 ninggin otto término comparativo, puede cabernos la duda de si hablamos de la institucién o del contenido documenta. La graffa propuesta vendré también en nuestro auxilio a la hora de los 3) cuadtos de clasificacién. No cabe duda de que clasficacidn es un término co- <$ _ min utilizado con especificidad por cada una de las Ciencias de la Documen- &_acién. Por lo que a nosotros se refers econviene a insttucidn (a parte de los fondos y de las colecciones) y al fondo (a partir de sus categorias documen- tales). No nos cabrian dudas a la hora de distinguir, si habléramos de cuadro 7 42 lasificacion del Archivo, frente al cuadro de clasificacién del fondo.) ,~ ee 1.3. La formacién del archivo y la creacién del Archivo La relacién indisoluble entre Archivos y documentos —no escribimos ar- chivos y documentos porque, entendemos, serfa una redundancia— eviden- 1, El sarchivos, 1 concepto scontroversoe ciada en las dos acepciones a las que venimos refriéndonos, a partir de un término iinico, no puede impedinos su distincién porque a los unos y a los otros les convienen tiempos y elementos propios. Es el caso del nacimiento. @Cuindo se produce en uno y otro? Los documentos de archivo se producen naturalmente, inevitablemente, ‘como testimonio y como prueba de la gestion de una Institucién, familia o persona y por acumulacién van formando el fondo documental, que en al- ‘gunos casos constituira el contenido documental del Archivo de la referida Institucién. No hablamos para ellos sino de nacimiento © produccién/for- macién, En todo caso, el archivo en su acepcién de contenido documental, *) EConstituido por uno 0 varios fondos e incluso por alguna/s coleccio- | nes, se va formando a partir de una sucesin de ingresos regulares 0 ex- traordinarios. “Por el contratio, el Archivo, como institucién hay que crearlo, regular. Es bastante habitual que la creacién del Archivo tenga lugar después de ini- ciada la formacin del archivo. A veces este retraso dificultara su funciona Iiento, La creacién del Archivo exige un documento expreso que la atesti- giie, Si el nacimiento de los dotumentos y su constitucién en un fondo documental no estén determinados por ninguna orden, el Archivo, si Los Archivos, como instituciones, como centros, se crean ligados a las lnstituciones, organisinos, familias o personas, publicas 0 privadas. Esto no obsta para la creacidn de Archivos de ambito superior, quapsrmiten la agru- de fondos documentales dife atesJA Jo largo del tiempo se han crea- do mas de uno de estos Archivos. Un ejemplo significativo es el Archivo General de Indias. Actualmente son también frecuentes en las Comunidades auténomas; ¢s el caso de los Generales o Regionales. Los Archivos Histérico Provinciales son otro ejemplo generalizado. Los documentos, los contenidos documentales, nacen inevitable, inexcu- sablemente. Tienen produictorles. Los Archivos; instituciones, se erean. Tienen creadores, titulares. 1.4. Expresiones para una realidad plural Son muchas las expresiones, peyorativas unas, laudarorias otras, que marean unos extremos dificles de conciliar, pero que, sin duda, testimonian tuna realidad diversa y multicolor que ha permitido esas calificaciones.241 Se ha llegado a comparar el Archivo con el infierno de Dante, con Ja via rmuerta de los documentos o con el cementerio en el que se pudren los testi- monios de la accién administrativa y de la historia. Se les ha identificado con los s6tanos, con los palomares. Se ha dicho de ellos: local de papeles viejos ue no sirven para nada, se les ha definido como «cementerio burocratico donde tantas veces van a parar las instancias, quejas y reclamaciones de los administrados». En el extremo opuesto, otras denominaciones y expresiones como: me- moria, cultura, gestin antes que cultura, arsenal de la Administracién 0, lo ae es lo mismo, instrumentos fandamentales en la gestién administrativa, autoridad e informacién, fuente de autoridad fehaciente, marco organizati vo de los papeles que necesitamos, fuente primaria para la investigacién, srancros y laboratorios para la historia. Desafortunadas, las que denostan; atinadas, las que pretenden dar una instanténea fie; unas y otras no son sino trasunto de la realidad plural que trasmiten y ha dado ocasi6n a las dos tanténeas. De las segundas habria que resaltar la de «memoria», aunque se haya convertido en t6pica a fuerza de tanto repetitla, por cuanto es la que determina todas las apreciaciones positivas. Es dificil, sin memoria, hablar de igestidn, de informacién, de investigacién o de cultura. A la hora de considerar estas expresiones y denominaciones, acudiendo a la relacién Archivo/archivo, se aprecia que las primeras, en general, convie- nen ms a la acepci6n de institucién, y las segundas son més propias de los «papeles», salvo excepciones como aquella de «graneros y laboratorios», que casan més con la institucién. Existen otras expresiones inadecuadas referidas respectivamente a la di- rmensién administrativa o historica de los Archivos: Archivos vivos y Archi- Vos muertos, activos o inactivos, abiertos y cerrados. Ni la muerte, nla in- actividad pueden identificarse con fos historicos ni trascender.a sus funciones, cuando estas no son prueba sino de vida y actividad continua que no da ‘casi6n al reposo. Por su parte, la apertura conviene a todos y su manifesta cin mas probada es la libre accesibilidad a los Archivos y el derecho al ac- eso a la informacién contenida en los documentos que guardan. El califica- tivo de cerrados a los histéricos, que alguna vez ha venido a.referirse al secretisino, no habria de constatar sino que las series de los fondos histéxicos albergados estan cerradas, porque la Institucién que las producfa se ha ex- tinguido. Ciertamente son expresiones que contrastan y no dejan de asombrat. 7 ee . lees CEO Ly 1, El sarchivos, mse concepto scontroversom _ ps El Consejo de Europa, en el aiio 2000, declaraba que los «archivos cons- titayen una parte esencial ¢ irremplazable del Patrimonio cultural pues pre~ seevan la perennidad de la memoria de la humanidad». Y al lado de esta acertada apreciacion, nuestra Constitucién, vigente por el momento, en el cap. vi tt. 3°, art, 148.115. al establecer las competencias exclusivas de las Comunidades auténomas se olvida de enumerar los Archivos 2 los que habeé que recuperar a partir de las actividades culturales. Por su parte, la ley basica de Régimen Local no incluye a los Archivos entre los servicios mus cipales minimos frente a las Bibliotecas calificadas de servicios obligatorios. De aqui la reflexin de nuestro colega Luis Martinez. sobre los Archivos: «No son los elementos més importantes de un régimen politico, si acaso los ras débiles, los menos importantes», cuando tiene que ser muy al contrario, La ley de Archivos y Documentos de Catalufia, con medidas obligatorias de creacién de Archivos, va imponiendo una necesidad que tendria que estar asumida por todas las Administraciones. 1.5. Definiciones Vamos a recurrir en primer lugar al Diccionario de la Real Academia Espafiola, que nos dice, a la hora de precisar la voz archivo: «local en que se custodian los documentos piblicos 0 particulares y conjunto de esos docu- mentos». Las dos acepciones reconocidas en el oRaE se acerean en cierta medida a la estimacién archivistica mas tradicional. Es imporcante para la primera el uso de custodia, en lugar de conservaci6n, ya que supone una accién supe- “rior a la de guardar, y por lo que respecta a la segunda, es digno de agradecer eluso de documentos, que no documentacién. Con todo, las dos definiciones se quedan cortas por cuanto el Archivo es mucho mas que un local para la custodia y también mucho més que un conjunto de documentos sin mas. Durante mucho tiempo se ha hecho hincapié en la dualidad de continente y contenido. Los manuales de Archivistica, los diccionarios y tos textos lega~ les al respecto insisten una y otra vez en la doble acepcién, sin perjuicio de ise reconociendo una importante evolucién al concebir el Archivo como institucién, desplazando la referencia al local, sin dejar de distinguir el archi- v0 como contenido documental. El local, el continente, no deja de ser un elemento especifico y distintivo de la institucién, pero, quiz, no substancial(26) Que Esum ARCHIVO? al concepto que nos ocupa. De aqui el abandono, en bastantes definiciones, de esta acepcién sustituida por lade institucién. Tanto el pat como buena parte de la bibliogratia archivistia usan la misma srafia para las dos acepciones, cuando los dos conceptos que representan son bastante diferentes y, de hecho, para el reconocimiento de uno y de otro se exi- igen elementos representativos distintos. Un Archivo se reconoce por su funda- cién, por su ttularidad, por su tipologfa, por sti contenido documental, por sus instalaciones, por sus recursos, por sus servicios. El archivo, por apart, podré estar constiuido por uno 0 més fondos y hasta por alguna que otra coleccién. Actualmente la doble vertiente: institucidn/contenido documenta, reconocida de forma generalizada, no ha sido, sin embargo interpretada de la misma for- faye anton cuanto la segunda acepsin o comtnid se deine en mchos textos como fondo documental, cuando esto no siempre resulta habitual. El término arcbiv6 & el mids utligado en la bibliografia archivistica, es de uuso comin para la Administracién y para el hombre dela calle y desde hace algunos afios es vor habitual para los informaticos. ‘Vamos a analizar, sin pretensiones de exhaustividad, algunas definiciones, empezando por el Diccionario de terminologia archivistica, del Ministerio de Cultura,? que ofrece no dos sino tres acepciones: 1) Conjunto orgénico de documentos producidos ylo recibidos en el ejer- . Definicién amplia que sigue de cerca na de las acepciones que figuran en el Diccionario del Consejo Internacional de Archivos, que identifica el contenido documental con un fon- do. Fuera de la defnicién, la autora alude al archivo como instituci6n. Ya ve- remos que quienes, como Vicenta Cortés, han sido fees al texto del cia man- tendrén,a la hora de identificar a los productores, una enumeéacién que quiz habria que hacer ala inversa, para ie de lo general a lo particulae. Olga Gallego y Pedro Léper, en su Introduccién a la Archivistica (1989, p. 9) se quedan con la definicién incozporada por Vicenta Cortés, priorizan- do con ella la acepci6n de contenido documental. Cuando Olga Gallego publica su Manual de Archivos familiares (1993, p. 17) define el Archivo familiar solo por la acepeién de contenido documental. Antonia Heredia en su manual Archivistica General. Teoria y préctica (1986-1992), sin dejar de ceconocer la dimensién de continente para el té- mino archivo, prioriza la dimensién de contenido documental y para tal fin recurre a una expresién significativa aprendida de los colegas peruanos: «Ar- chivo = documentos + organizacién + servicion. Su definiciOn es la que sigue: «Archivo es uno 0 mas conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una perso-re ues un arco? 1 0 institucién paiblica o privada en el transcurso de su gestién, conserva- los, respetando aquel orden, para servir como testimonio ¢ informacién ara la persona o institucién que los produce, para los ciudadanos y para ervir de fuentes de historia». Reconociendo el origen de esta definicidn en la Jel GA, quizd sea la primera autora que identifica el contenido documental on_uno o mas fondos, Como en todas las definiciones que han tomado ofio punto de partida la del cx trasciende el origen jurisdiccional, a na- uralidad del proceso de formacién, la unidad del fondo, el principio de rocedencia y el servicio generalizado a la sociedad. La autora, sin embargo, a incorporado una apreciacién expresiva del orden, en su sentido archivis co mas amplio, con la voluntad de vincular esta cualidad al concepto esen- jal que erradique expresiones como «archivos desorganizados». José Ramén Cruz Mundet cuando define el Archivo Municipal (1992, 12) lo reconoce como: « Aquella parte del Patrimonio documental forma~ a por un conjunto de documentos generados o recibidos por la institucién wunicipal alo largo de su proceso natural de gestidn o actividad, conserva o, organizado y ordenado convenientemente por especialistas pata poder roporcionar la mayor informacién posible de una forma ripida y eficaz». rioriza la acepcién de contenido documental pero se acerca a la institucién hablar de las funciones. En este caso, como en otros, cuando se trata de cchivos municipales suele ser frecuente que el contenido documental coin- da con el fondo documental del Ayuntamiento. Los especialistas, no cabe ada, son los archiveros. Manuel Romero Tallafigo, en Archivistica y archivos... (1994; p. 17), nizd sea el nico autor que para definir al archivo utiliza el término colec- én apoyindose en la definicién de coleccidn dada por el Diccionario de utoridades de la Real Academia: «Archivo seria una coleccién de docu- entos reunidos por una entidad en el ejercicio de una actividad préctica y esaria, conscrvados en un lugar seguro como memoria fiel para servi stimonio ¢ informacién», Nos hemos permitido poner en cursiva algunas presiones que no suelen ser habituales, pero lo que resulta bastante dife- nte es la atribucién de coleccién al concepto que nos ocupa. En este caso ) solo se da prioridad al contenido documental, acotado como en otras finiciones al fondo documental, sino que lo hace sinénimo de coleccién. la referida obra, tras la definicién, al insistir sobre el término archivo es- nndolo polivalente, reconoce como tal al «edificio, lugar donde se res- ardan \os documentos», ademss de considerarlo como institucién. 1. Bl sarchivo», um concepto acontroverson be] Jose Ramén Cruz Munder, en su Manual de archivistica (1996; p. 91}, selecciona y transcribe definiciones de varios autores extranjeros y de algin “Ramin Alberch, ens eine obra Los archivos nr ls memoria is rica y la sociedad del conocimiento (2003; p. 17), afitma que la palabra ar- chivo tiene tres acepciones, y aunque la fuente parece similar a la que utilizé en su dia el Diccionario,de terminologia archivistica, existe alguna aprecia- cién personal que la hace algo diferente: 1) cor de suns as fon yopre mae po rea eos por cular pron fee mostly poreulgier sev atime plbicow prvadocnel jee des sctidad conser ates aa orton asnactanes par su oops resend bon rate Paes sme dears cnpetone pinto ochre , vacién y la comunicacién de los archivos, también denominada servicio de archivo (0 archivos); ss 3) edificio o parte de un edificio donde se conservan y conunican los archivos, denominado también depésito de archivos Hemos subrayado las apreciaciones aftadidas. La primera acepcién, como contenido documental, vuelve a ser fa de fondo documental. Para la segun- da, evita con buen criterio e calificativo de cultural y siente la necesidad de darle una denominacién propia: «servicio de archivo», Hemos subrayado inventario porque entendemos que esto es parte del tratamiento, La tercera acepcin vuelve a parecernos menos importante, pero algin comentario se nos ocurre al respecto, con relaci6n a la estimacién dada de «depésiro. de archivo» por cuanto la mayoria de los autores utilizan esta expresion solo para designar el espacio, dentro del Archivo, donde estén instaladas las es tanterias ocupadas con las unidades de conservacién o de instalaci6n. Para Ana Dupla del Moral, que mantiene las definiciones oftecidas en la ley 4/1993 de 21 de abril de Archivos y Patrimonio documental de la Comu nidad de Madrid (art. 2), en su «Glosario de terminologia archivistica» (2005), dice que «Archivo» es tanto el.«Fondo de Archivo» como el «Cen- to de Archivor. Luego incorpora las definiciones para uno y para otro: + Ana Durch vet Monat: «Glosavio de terminologa archiviticas, en Renists del AGN, Lima, 8225, 2005, pp. 35-36, 40), __utis uv ancuwor Fondo de archivo: conjunto orginico de documentos generados por cualquier insti en el serio de sus fnciongs que son testmenio dels actividades ue realizan y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia ¢informacién de sus derechos, intereses, la buena gestién de las insttuciones y el fomento de fa investigaciGn que ayude al progreso y promueva la cultura Centro de archivo: lgae donde se custodian, organizan sien los decumen- tos de los cifeentes Fndos de Archivo dena o diverse procedencas dorado de insalacones aecuadasy person suciente pata su atencion En los Centros de Archivo podrn ingresa adem de los Fondos de Archivo, documentos, coleciones de docuentacon de valor infrmativ qe, com pase Gel vempo, hubisenadquiio a condicion de tsimorio relevante La primera identificacién mantiene la ténica de las dos acepciones. La definicién primera, referida al «Fondo de archivo», que traslada la més ge- nérica del cia, es ampliada y completada, quiza en exceso, a efectos de pre- cisar sus finalidades que ral vez. no correspondan al fondo sino al Archivo. La segunda, para «Centro de archivo», nos parece més discutible al introdu- cir algiin concepto que, quizd por efecto de la redaccién, puede resultar equi- voco cuando habla «de diferentes Fondos de Archivo de una o diversa pro- cedencia». Solo con que haya dos fondos en un Archivo han de ser de distinta procedencia. No hubiera sido necesaria la referencia a la proceden- cia Gnica, toda vez que cada fondo implica un producto Antonia Heredia, en un reciente trabajo, «El nombre de las cosas 0 el valor de las palabras» (2005, p. 29), a la vista de las definiciones que identi- fican al archivo contenido documental— con el fondo documental y des- pués de comprobado el uso arbitrario de la grafia a la hora de utilizar el ‘érmino archivo, propone las siguientes definiciones: 1) Archivo: a ngiuion que conserva, tata y seve los documentos de archivo _ {3720 eve comer dcume del Aci, idnieado contd doe 7 Irentoeconservados en hy sea solo un fondo, yon ag "fondo, o varios, yen su cas, alguna o varias eolecioness 3) fondo documenta conjuno orpinco de documentos proedente de a ns titi, colectvoo rong testimonoy pacha desu rnpetvagsion Pedro Lépez, en su trabajo «La representacin de las agrupaciones de fondos documentales» (2004), al reflexionar sobre la voz archivo reproduce archivo», un concepto scontrovers Bu ores espaciales, la naturaleza orgénica (estructura) y la nacuraleza funcional (Servicio/uso) a los que se asocia un rercero, la memoria, imbricado en los anteriores». Nuestro amigo y colega, por su parte, reconoce el archive como institucidn y como contenido documental, fondos y colecciones, que siguien- EB do al profesor Tanodi denomina «archivalia» ® De acuerdo con lo previsto vamos a examinar las definiciones incorpora- BF das a algunos de nuestros textos legales, al respecto.. En la primera ley de Archivos, la de Andalucia (ley 3/1984, de 9 de enero, art. 3), se define el «archivo como conjunto orgadnico de documentos conser- ® yados total o parcialmente con fines de gestidn, defensa de derechos, infor- ‘macién, investigacion y cultura», es decir, se queda solo con la acepcién de contenido y acota escasamente el conjunto de documentos al no referirse a los productores. No sera hasta la publicacién de la ley de Patrimonio histé- rico de Andalucta (ley 1/1991, de 3 de julio; art. 59,1) cuando se reconozca como Archivo no solo a los conjuntos orgiénicos de documentos, sino tam- bign a las instituciones encargadas de su custodia, tratamiento y servicio. En la ley de Patrimonio histérico espafiol (ley 16/1985, de 25 de junio), la definicién para la palabra archivo dice: «Conjunto organico de documen tos 0 la reunién de varios de ellos reunidos por las personas juridicas, pi: blicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de st utiliza- cién para la investigacién, la cultura, la informacién y la gestién administrativa. Se entienden también por archivos las instituciones cultura les donde se retinen, conservan, ordenan y difunden, para los fines anterior- mente mencionados dichos conjuntos organicos». Como en la ley andaluza y como debe ser, primero se habla de documentos, luego de las institucio nes, aunque en Ia ley estatal a las instituciones no les cuadre en exceso, como ya lo hemos dicho, el calificativo de culturales. Es el primer texto le- gal que identifica el archivo como contenido documental con uno o més conjuntos orgnicos de documentos. Lo que no resulta coherente es el or- den en la enumeracién de los fines al aparecer de forma invertida, cuando la gestién administrativa es antes que la investigacién, o en todo caso simul- tinea, pero nunca cultura antes que gestién. La ley 4/1993, de21 de abril de Archivos y Patrimonio documental de la Comunidad de Madrid, al referirse a los «Archivos» da dos definicionesque es uv activo? (art, 2): una para delimitar el «Fondo de Archivo» y otra el «Centro de Archivo» y no hace sino plasmar la necesidad de dar nombre propio a las dos acepciones que se vienen arrastrando. No las reproducimos por haber Jas comentado ya al analizar la bibliografia archivistica En la segunda ley catalana, de Archivos y Documentos (ley 10/2001, de 13 de julio de 2001: tt. 1, art. 2), el «Archivo» solo se define como institu cin: «Organismo 0 institucién donde se realizan especificamente funciones de organizacién, de tutela, de gestién, de descripcién, de conservacion y de difusién de documentos y fondos documentales». El fondo documental se define aparte, y por tanto sin posibilidad de identificarlo con «Archivo: «Conjunto organico de documentos reunidos en un proceso natural que han sido generados o recibidos por una persona fisica o juridica, piblica o priva- da, alo largo de su existencia y en el ejercicio de las actividades y las funcio- nes que le son propias». En el caso de la primera definicién solo puede extra~ ar ala hora de enumerar las funciones que se incluya gestién, sin ningin determinativo, cuando si hablamos de gestidn documental, en ella estan in- Cluidas todas las enumeradas. En cuanto a la segunda definicién, solo obje- tar que las funciones son antes que las actividades. Laley valenciana (3/2008, de 5 de junio de Archivos, at. 3), a Gltima por el momento de las Comunidades aut6nomas, que ha venido a modificar fa ley 4/1998 de 11 de junio del Patrimonio cultural valenciano, reconoce pata los «Archivos» las dos acepciones: de institucién y de conjunto orginico de documentos. Parece ser que en el proyecto de ley de Archivos que ha elaborado el Mi- nisterio de Cultura la definiciOn que incorpora es la que sigue: Archivo: sistema corporativo de gestién que contribuye de manera efectiva ‘mediante wna metodologia propia a la definicién de los procesos de produecién administrativa garantizando la correcta creacién de los documentos, su trata miento, conservaci6n, acceso y comunicacidn. Asi como el érgano responsable de la coordinacién de dicho sistema y el centro donde se ubica Habra que explicar lo de metodologia propia, que no es sino integrada, interdisciplinar. Habra que precisar qué son los «procesos de produccién administrativa», Sin duda que no se habla de procedimientos, sino de se- cuencia de actuaciones buscando los objetivos que se enumeran. Cuesta re- conocer, a simple vista, en esta definicién las tres acepciones que dio el Mi- nisterio de Cultura en el pra. Quizd, ahora, la primera tenga que ver con la _ B31 ‘que vamos a denominar funcién de archivo, es deci, la gestion documental; la segunda puede equivaler a la institucién 0 unidad que en ese texto se le da categoria de Srgano, y la tercera no parece sino la que en su dia se denominé local. Cabe concluir que el Archivo es una unidad de gestion, colegiada, maltidisciplinar, dentro de una Institucién, responsable de su gestién docu- ‘mental Si antes nos hemos referido al desplazamiento de la acepeién de «local» a favor de la acepcién «instituciéne, recientemente se esti recurriendo, a la hora de definir el érmino archivo al.concepto de.sistema.... +—~ No cabe la menor duda de que seguimos aportando definiciones para nuestro personaje al hilo de las nuevas exigencias de la sociedad y de las Administraciones incorporadas a las nuevas tecnologias. Parece que a la vis- ta de la Administracién electrénica la definicién para el término archivo tendré como punto de partida su funcionalidad, que de ser asi no vended a apartarnos de lo que ya confesabamos. De hecho, cuando hemos definido el archivo como institucién en la mayoria de los casos hemos recurrido a las fanciones realizadas sobre los documentos. La funcidn de archivo no es otra que la sucesién de funciones ¢ intervenciones archivisticas a lo largo de la vida del documento, desde su creacién hasta, incluso, después de decidida su conservacin permanente. Funciones archivisticas que hasta hace poco se realizaban por el archivero dentro de las paredes del Archivo y casi se limi- taban a las ceconocidas para el tratamiento documental. Hoy las funciones atchivisticas se han dimensionado, se realizan anticipadamente, se integran con otras y en colaboracién con otros profesionales. La funcién de archivo, que précticamente se identifica con Ia gestién do- ‘cumental, exige una unidad dentro de las organizaciones, responsable de esa funcién, que no es sino la institucién de Archivo que no puede desaparecer.