GESTIÓN de los

interesados
Mg. JACQUELINE SANTAMARIA VALBUENA

Universidad Pontificia Bolivariana - Seccional

Bucaramanga - www.upb.edu.co Personería Jurídica
1 Resolución Ejecutiva No. 48 del 22 de febrero de
1937 del Ministerio de Gobierno Formación
profesional universitaria Vigilada Mineducación
 GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

La Gestión de los Interesados del Proyecto incluye los

procesos necesarios para identificar a las personas, grupos
u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el
proyecto, para analizar las expectativas de los interesados
y su impacto en el proyecto, y para desarrollar estrategias
de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz
de los interesados en las decisiones y en la ejecución del
proyecto.

La gestión de los interesados también se centra en la

comunicación continua con los interesados para comprender
sus necesidades y expectativas, abordando los incidentes
en el momento en que ocurren, gestionando conflictos de
intereses y fomentando una adecuada participación de los
interesados en las decisiones y actividades del proyecto.

La gestión de los interesados implica dar cumplimiento a

los siguientes procesos:

Esta es una descripción general de los 3 procesos inmersos

en la Gestión de los Interesados del Proyecto, los cuales v
entre sí y con los procesos de otras Áreas de Conocimiento.

2
 1. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:

El proceso de identificar las personas, grupos u

organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una
decisión, actividad o resultado del proyecto, así como de
analizar y documentar información relevante relativa a sus
intereses, participación, interdependencias, influencia y
posible impacto en el éxito del proyecto.

3
 Para técnicas y herramientas

El análisis de interesados, es una técnica que consiste en

recopilar y analizar de manera sistemática información
cuantitativa y cualitativa, a fin de determinar qué intereses
particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto.
Permite identificar los intereses, las expectativas y la
influencia de los interesados y relacionarlos con el propósito
del proyecto. También ayuda a identificar las relaciones de
los interesados (con el proyecto y con otros interesados).

Sigue los siguientes pasos:

• Identificar a todos los interesados potenciales del

proyecto y toda la información relevante.

• Analizar el impacto o apoyo potencial que cada

interesado podría generar y clasificarlos para definir
una estrategia de aproximación. En el caso de grandes
comunidades de interesados, es importante priorizar a
los interesados a fin de garantizar el uso eficiente del
esfuerzo para comunicar y gestionar sus expectativas.

• Evaluar el modo en que los interesados clave pueden

reaccionar o responder en diferentes situaciones, a
fin de planificar cómo influir en ellos para mejorar su
apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales.

Los modelos más frecuentes para el análisis de interesados

son:

- Matriz de poder/interés, que agrupa a los interesados

basándose en su nivel de autoridad (“poder”) y su
nivel de preocupación (“interés”) con respecto a los
resultados del proyecto.

Por ejemplo: En la siguiente matriz se muestran los puntos

A-H que representan los lugares que ocupan interesados
4 genéricos para el proyecto.
 - Matriz de poder/influencia, que agrupa a los
interesados basándose en su nivel de autoridad
(“poder”) y su participación activa (“influencia”) en el
proyecto.

- Matriz de influencia/impacto, que agrupa a los

interesados basándose en su participación activa
(“influencia”) en el proyecto y su capacidad de efectuar
cambios a la planificación o ejecución del proyecto
(“impacto”).

- Modelo de prominencia, que describe clases de

interesados basándose en su poder (capacidad
de imponer su voluntad), urgencia (necesidad de
atención inmediata) y legitimidad (su participación es
adecuada).

Para las salidas

1. Registro de Interesados: Identificar a los Interesados

es el registro de interesados, y debe contener todos los
detalles relacionados con los interesados identificados,
incluyendo:

- Información de identificación: Nombre, puesto en la

organización, ubicación, rol en el proyecto, información
de contacto.
5
 - Información de evaluación: Requisitos principales,
expectativos principales, influencia potencial en el
proyecto, fase del ciclo de vida con el mayor interés.

- Clasificación de los interesados.

2. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS

INTERESADOS:

El proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas

para lograr la participación eficaz de los interesados a lo
largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis
de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el
éxito del proyecto.

Identifica el modo en que el proyecto afectará a los

interesados, lo que permite al director del proyecto
desarrollar diferentes formas de lograr la participación
eficaz de los interesados en el proyecto, gestionar sus
expectativas y en última instancia, alcanzar los objetivos
del proyecto. La gestión de los interesados es algo más que
la mejora de las comunicaciones y requiere algo más que la
dirección de un equipo.

La gestión de los interesados trata de la creación y el

mantenimiento de las relaciones entre el equipo del proyecto
y los interesados, con objeto de satisfacer sus necesidades
y requisitos respectivos dentro de los límites del proyecto.

Da lugar al plan de gestión de los interesados, que a su vez

contiene planes detallados sobre cómo lograr una gestión
eficaz de los interesados. A medida que avanza el proyecto,
los miembros de la comunidad de interesados y el nivel
requerido de participación pueden cambiar; por tanto, la
planificación de la gestión de los interesados es un proceso
iterativo que el director del proyecto revisa regularmente.
6
 Para herramientas y técnicas

1. Técnicas Analíticas: El nivel de participación actual de

todos los interesados se debe comparar con los niveles de
participación planificados que se requieren para concluir el
proyecto con éxito. La participación de los interesados a lo
largo del ciclo de vida del proyecto es crítica para el éxito
del mismo.

El nivel de participación de los interesados se puede clasificar

de la siguiente manera:

• Desconocedor: Desconocedor del proyecto y de sus

impactos potenciales.

• Reticente: Conocedor del proyecto y de sus impactos

potenciales, y reticente al cambio.

• Neutral: Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya

ni es reticente.

• Partidario: Conocedor del proyecto y de sus impactos

potenciales, y apoya el cambio.

• Líder: Conocedor del proyecto y de sus impactos

potenciales, y activamente involucrado en asegurar el
éxito del mismo.

Y se puede representar como se muestra en la siguiente

matriz:

A través de este proceso analítico se pueden identificar las

brechas entre los niveles de participación actual y deseada.
7
 Para la salida

EL PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS, puede ser

formal o informal, muy detallado o formulado de manera
general, en función de las necesidades del proyecto, además
de los datos recopilados, el plan incluye:

Los niveles de participación deseado y actual de los

interesados clave, El alcance e impacto, las interrelaciones,
los requisitos de comunicación, la información a distribuir
entre los interesados y el método para actualizar y refinar
el plan de gestión de los interesados a medida que avanza
y se desarrolla el proyecto.

3. GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS

INTERESADOS:

El proceso de comunicarse y trabajar con los interesados

para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los
incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la
participación adecuada de los interesados en las actividades
del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo.

Gestionar la Participación de los Interesados implica realizar

actividades tales como:

• Involucrar a los interesados en las etapas adecuadas

del proyecto para obtener o confirmar su compromiso
continuo con el éxito del mismo;

• Gestionar las expectativas de los interesados

mediante negociación y comunicación para asegurar
que se alcancen los objetivos del proyecto;

• Abordar posibles inquietudes que aún no representan

incidentes y anticipar futuros problemas que puedan
8 plantear los interesados. Dichas inquietudes deben
 identificarse y analizarse tan pronto sea posible para
evaluar los riesgos asociados al proyecto; y

• Aclarar y resolver los incidentes que han sido

identificados.

Gestionar la Participación de los Interesados ayuda a

aumentar la probabilidad de éxito del proyecto al asegurar
que los interesados comprenden claramente las metas,
objetivos, beneficios y riesgos del mismo. Esto les permite
apoyar el proyecto de forma activa y ayudar en la orientación
de las actividades y en las decisiones del proyecto.

Para las entradas

Se deben tener en cuenta:

1. Plan de gestión de interesados

2. Plan de gestión de comunicaciones

3. Registro de cambios

4. Activos de los procesos de la organización

Para herramientas y técnicas

1. Métodos de Comunicación: Los métodos de

comunicación identificados para cada interesado en el plan
de gestión de las comunicaciones se utilizan durante la
gestión de la participación de los interesados.

2. Habilidades Interpersonales: Generar confianza,

resolver conflictos, escuchar de forma activa, y superar la
resistencia al cambio.

3. Habilidades de Gestión: Facilitar el consenso hacia

los objetivos del proyecto, ejercer influencia sobre las
personas para que apoyen el proyecto, negociar acuerdos
para satisfacer las necesidades del proyecto, y modificar
el comportamiento de la organización para aceptar los
resultados del proyecto.

9
 Para las salidas

Se debe llevar registro de los siguientes documentos:

1. Registro de Incidentes

2. Solicitudes de Cambio

3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

4. CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS

INTERESADOS:

El proceso de monitorear globalmente las relaciones de

los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los
planes para involucrar a los interesados:

Las actividades de participación de los interesados se

incluyen dentro del plan de gestión de los interesados
y se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto. La
participación de los interesados se debería controlar de
manera continua.

Para herramientas y técnicas

1. Sistemas de Gestión de la Información: proporciona

una herramienta estándar para que el director del proyecto
capture, almacene y distribuya a los interesados la
información relativa a los costos, al avance del cronograma
10 y al desempeño del proyecto.
 2. Juicio de Expertos: Se debe procurar el aporte de
grupos o personas con capacitación especializada o pericia
en la materia. El juicio de expertos se puede obtener
mediante consultas individuales.

3. Reuniones: Las reuniones de revisión del estado se

utilizan para intercambiar y analizar información acerca de
la participación de los interesados.

Para las salidas

Se debe llevar registro de los siguientes documentos:

1. Información de desempeño del trabajo: Consiste en

los datos de desempeño recopilados de varios procesos de
control, analizados en contexto e integrados sobre la base
de las relaciones entre áreas.

2. Solicitudes de Cambio: Se deben contemplar:

• Las acciones correctivas recomendadas incluyen

cambios que ajustan el desempeño futuro esperado
del proyecto alineándolo con el plan para la dirección
del proyecto.

• Las acciones preventivas recomendadas pueden

reducir la probabilidad de incurrir en un desempeño
negativo del proyecto en el futuro.

3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del

Proyecto: A medida que los interesados se involucran
en el proyecto, se puede evaluar la eficacia general de la
estrategia de gestión de los interesados. A medida que
se identifican los cambios necesarios en el enfoque o la
estrategia, puede ser necesario actualizar las secciones
afectadas del plan para la dirección del proyecto a fin de
reflejar estos cambios.

4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto:

Los documentos del proyecto susceptibles de actualización
incluyen:

- Registro de interesados.
- Registro de incidentes.

5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos

11 de la Organización: Los activos de los procesos de la
 organización susceptibles de actualización incluyen, entre
otros:

- Notificaciones a los interesados. Se puede

proporcionar información a los interesados sobre
incidentes resueltos, cambios aprobados y estado
general del proyecto.

- Informes del proyecto. Los informes del proyecto,

formales e informales, describen el estado del proyecto
e incluyen lecciones aprendidas, registros de incidentes,
informes de cierre del proyecto y las salidas de otras
Áreas de Conocimiento.

- Presentaciones del proyecto. Información

proporcionada de manera formal o informal por
el equipo del proyecto a cualquiera o a todos los
interesados del proyecto.

- Registros del proyecto. Los registros del proyecto

incluyen correspondencia, memorandos, actas de
reuniones y otros documentos que describen el
proyecto.

- Retroalimentación de los interesados. La

información recibida de los interesados relativa a las
operaciones del proyecto se puede distribuir y utilizar
para modificar o mejorar el desempeño futuro del
proyecto.

- Documentación sobre lecciones aprendidas. La

documentación incluye el análisis de causa raíz de los
incidentes enfrentados, el razonamiento subyacente a
la acción correctiva elegida.

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 Referencias Bibliográficas

• GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

(Guía del PMBOK – 5ª edición) Project Management Institute.

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