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COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Estado Elaborador Revisor Aprobador

Vigente Cerda S., Pablo A., Cortes G., Cuevas O., Maria Francisca, Gerente General
Patricio E. Vergara T, Gissela M.

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CONTROL DE DOCUMENTOS

NOMBRE DEL DOCUMENTOS: Comunicación Interna y Externa

CÓDIGO DEL DOCUMENTO: PNP.DLBISCOL0072

VERSIÓN DEL DOCUMENTO: 5.0

CONTROL DE CAMBIOS

Este documento se debe revisar y volver a publicar al menos cada tres años, se modificará
según sea necesario para asegurar que esté actualizado y es aplicable. De modo simultáneo
con cada reedición o modificación, el procedimiento será publicado en el SIG-BOX y
comunicado por correo electrónico a los Implementadores del SIG de Anglo American y
Empresas Contratistas.

Versión Fecha Descripción del cambio en relación a la versión anterior

1.0 Dic. 2008 Emisión

1.5 18.12.2012 Se agrega cuadro de control de documentos. Modificación de los


puntos 4.2 y 4.3
2.0 31.07.2014 Se modifican los puntos 4, 5, 6 y 7. Se agregan las direcciones de
SIX-BOX.
3.0 25.08.2017 Se realiza revisión del procedimiento, sin comentarios.

4.0 20.09.2017 El punto 5 “responsabilidades” se cambia al punto 4;


El punto 4 “Descripción de la Actividad” se cambia al punto 5.
Se modifica el punto 5.2. y 5.3 comunicaciones internas/externas
Se cambia Gerencia de Sustentabilidad por Gerencia de Medio
Ambiente.
Se agregan las Gerencias de Comunidades y Desarrollo Social
Relaciones Gubernamentales y Comunicaciones.
Se modifica la tabla de contenido.
Se elimina Documentum de pie de página.
5.0 13.07.2018 En el punto 3, Definiciones, se agrega la definición de SHE Way,
consulta, denuncia, felicitación y reclamo.
En el punto 4, Responsabilidades, se cambian todas las
responsabilidades y se incorpora al Gerente de Recursos
Humanos.
En el punto 5, se agrega el punto 5.2.1 Plan de Comunicaciones
Internas y 5.2.2 Comunicación SHE de Trabajadores.
Incorporación Anexo 1 y 2.
En todo el documento se reemplaza División por Operación Los
Bronces.

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TABLA DE CONTENIDOS

1. OBJETIVO: ........................................................................................................................ 5
2. ALCANCE: ......................................................................................................................... 5
3. DEFINICIONES: ................................................................................................................. 5
4. RESPONSABILIDADES: .................................................................................................... 6
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: .................................................................................. 7
5.1. Generalidades .............................................................................................................7
5.2 Comunicaciones Internas ............................................................................................7
5.3 Comunicaciones Externas ...........................................................................................9
6 DOCUMENTOS RELACIONADOS: ..................................................................................11
7 ANEXOS: ..........................................................................................................................11

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1. Objetivo:

Establecer un mecanismo efectivo y oportuno para la comunicación y ejecución de los temas


relacionados con Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SHE, por sus siglas en Inglés
Safety, Health and Environment), recibir y responder a las comunicaciones pertinentes de las
partes interesadas externas e internas, considerando asegurar un proceso de comunicación de
los trabajadores y contratistas respecto al desempeño, la cultura y el sistema de gestión de SHE
WAY.

2. Alcance:

Este procedimiento aplica a todas las comunicaciones relacionadas con el Sistema Integrado de
Gestión, SHE WAY y a todos los trabajadores de Anglo American y de Empresas Contratistas
que mantienen contrato vigente y que pueden influir en el desempeño SHE de la Operación Los
Bronces.

3. Definiciones:

• Comunicaciones Externas EN TEMAS DE SHE WAY: Es la transmisión de información de


Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente desde y hacia las Partes Interesadas de la
Operación, ya sea con fines de difusión, percepción de imagen o de respuesta a consultas.

• Comunicaciones Internas EN TEMAS DE SHE WAY: Corresponde a la transmisión y


recepción de información de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente dentro de la
organización, ya sea para difusión entre el personal propio o colaborador.

• Consulta de trabajadores: se refiere a las diversas formas de participación para generar


un intercambio continuo de opinión e información. La consulta es esencial para que la
operación o proyecto esté al tanto de las inquietudes de los trabajadores propios y
colaboradores hacia la gestión de SHE WAY de Anglo American Operación Los Bronces.
Este proceso es liderado por la Gerencia de Recursos Humanos y Relaciones Laborales.

• Denuncia: Informar de la ejecución de una falta o quebrantamiento de norma o estándar de


la organización a la jefatura competente.

• Felicitación: Acto de manifestar satisfacción a los trabajadores propios o colaboradores,


con respecto a los temas relacionados al cumplimiento de SHE WAY.

• Partes Interesadas: Personas o grupo que tiene interés o está impactado por el desempeño
relacionado con la Seguridad, Salud Ocupacional y Medio ambiente (SHE WAY) de
Operación Los Bronces.

• Reclamo: es la acción de manifestar disconformidad con algo o alguien y de pedir o exigir


con derecho o con instancia algo. Se origina cuando los trabajadores informan sobre un daño
o sobre lo que perciben como un mal desempeño SHE WAY de una operación o proyecto
para obtener una explicación, una modificación a la conducta que lo ha causado o un
desagravio.
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• SHE Way: Enfoque de Seguridad, Salud y Medio Ambiente, por sus siglas en inglés.
Corresponde a un marco de sistema de gestión que describe el planteamiento de Anglo
American para administrar los riesgos y oportunidades relativos a SHE (Safety, Health and
Environment).

• Sugerencia: idea que se sugiere para mejorar el desempeño de la operación o proyecto en


cuanto a Salud, Seguridad y Medio Ambiente (SHE WAY).

4. Responsabilidades:

• Gerentes y Superintendentes:
- Responsables de hacer cumplir este procedimiento.
- Difundir comunicación relevante de SHE WAY en su área.
- Difundir formulario de comunicación SHE WAY en las reuniones de trabajadores o
contratistas que lideren y entregarlo al representante de recursos humanos y
relaciones laborales que tenga asignado el área, en caso que algún trabajador propio
o colaborador requiera tener alguna comunicación.
- Apoyar y asesorar a la Gerencia de Recursos Humanos en la elaboración de la
respuesta a las comunicaciones SHE WAY en caso de ser requerido.

• Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional:


- Representante de la organización en temas de Seguridad y Salud ocupacional.
- Responsable de las comunicaciones habituales con autoridades sectoriales
responsables de seguridad y salud ocupacional (Director regional de
SERNAGEOMIN, SEREMI de Salud, entre otras)
- Encargado de entregar las necesidades de comunicación interna a la Gerencia de
Comunicaciones respecto a Seguridad y Salud Ocupacional.
- Asegurar las comunicaciones internas y externas en temas de Seguridad y Salud
Ocupacional.

• Gerente de Medio Ambiente:


- Representante legal para comunicaciones con la autoridad ambiental y con las
autoridades sectoriales como Superintendencia de Medio Ambiente, SEREMI de
Medio Ambiente, SEREMI de Salud, entre otras.
- Encargado de entregar las necesidades de comunicación interna a la Gerencia de
Comunicaciones, respecto a Medio Ambiente.
- Asegurar las comunicaciones internas y externas en temas de Medio Ambiente.

• Gerente de Recursos Humanos y Relaciones Laborales:


- Responsable de la gestión de la implementación de comunicación SHE WAY de
trabajadores.
- Mantener los registros de comunicaciones SHE WAY y dar respuesta a los
trabajadores propios y colaboradores

• Gerente Comunidades y Desarrollo Social Chile:


- Encargado de las comunicaciones y relaciones con las Comunidades.

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• Gerente Relaciones Gubernamentales:


- Encargado de las comunicaciones con la Autoridad Gubernamental.

• Gerente Comunicaciones:
- Encargado de las estrategias corporativa de comunicaciones internas y externas.
- Encargado de la Elaboración del Plan de Comunicaciones Internas de la Operación
Los Bronces
- Encargado de asegurar que los requerimientos de las áreas de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente apliquen y que se encuentren dentro de los
lineamientos de las estrategias de Anglo American de comunicación.

• Coordinador SIG/Líder SHE SSO/Líder SHE MA


- Encargado de difundir procedimientos, registros y documentos del SIG y SHE WAY a
la Operación Los Bronces y a las empresas contratistas.

- Apoyar y asesorar a la Gerencia de Recursos Humanos y Relaciones Laborales en la


elaboración de la respuesta a las comunicaciones SHE WAY en caso de ser
requerido, ante las diferentes consultas de los trabajadores propios y colaboradores

• Implementador (es) SIG:


- Encargado de materializar los registros de las gerencias y superintendencias a las
cuales correspondan de acuerdo a los requerimientos SIG y SHE WAY.

5. Descripción de la Actividad:

5.1. Generalidades
La Operación Los Bronces define los canales de comunicación interna y externa a nivel
corporativo de acuerdo a la estrategia corporativa de comunicaciones (Group STrategy
Summary, Angloamerican plc Diciembre 2017).

5.2 Comunicaciones Internas


Los Gerentes y Superintendentes son responsables de difundir la información correspondiente a
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, utilizando alguno de los tipos de Comunicación
Interna definidos anteriormente, y que estime conveniente, en el interior de sus respectivos
procesos.

Existen actividades de gestión relevantes vinculadas al Sistema de Gestión y SHE WAY, de las
cuales se dispone información mensualmente. Estas contemplan actividades del programa,
realización de auditorías, eventos, incidentes, consultas y/o reclamos de partes interesadas
externas, y reuniones varias en las cuales se comunica el desempeño de la gestión ambiental,
tales como informes mensuales operativos, reuniones semanales de staff y reuniones de comité
de seguridad, salud y medio ambiente, entre otras. Todas estas deben comunicarse al comité
respectivo, respaldada además en los registros que se mantienen en cada proceso.

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5.2.1 Plan de Comunicación Interna


La Gerencia de Medio Ambiente y la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional, deben
establecer las necesidades de comunicación de aspectos SHE WAY que requieren ser difundidos
y comunicados a la Operación Los Bronces. Para estos requerimientos de comunicación, el área
de comunicaciones debe establecer qué se requiere comunicar, a quién se debe comunicar, los
medios de comunicación que se requieren utilizar, los plazos y la información que se requiere
difundir.

La Gerencia de Comunicaciones es responsable de elaborar un plan de Comunicación SHE


WAY, el cual asegure la sensibilización en materias de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente requeridas; además, es la responsable por ejecutar el Plan de Comunicaciones SHE
WAY. Las Gerencias de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente son responsables de
entregar a la Gerencia de Comunicaciones la información que se requiera difundir.

El Plan de Comunicaciones está definido por el área de comunicaciones interna de acuerdo a la


estrategia global y los focos del año planificado, este se elabora en el primer trimestre de cada
año. Además, en caso de surgir un requerimiento adicional que se deba comunicar con respecto
a SHE WAY, las Gerencias de Medio Ambiente y de Seguridad y Salud Ocupacional deben enviar
los nuevos requerimientos y contenidos de difusión para actualizar el Plan de Comunicaciones
vigente.

El Plan de Comunicaciones SHE, debe responder a los requerimientos de comunicaciones y


debe especificar al menos los siguientes requisitos:
- Contenido,
- Métodos de comunicación,
- Plazos para la comunicación,
- Funciones y Responsabilidades con relación a la comunicación, y
- Público objetivo para las comunicaciones.

El Plan de Comunicaciones SHE debe registrarse en cuanto a su cumplimiento, por lo que cada
área usuaria debe contar con los debidos respaldos de implementación.

5.2.2 Comunicación SHE WAY de Trabajadores


Se dispone del Formulario de comunicación SHE WAY (Anexo Nº2), en versión física y/o digital
para que todos los trabajadores de Anglo American y de empresas contratistas puedan
comunicar todas sus consultas, reclamos, denuncias, sugerencias, felicitaciones o cualquier otro
tipo de inquietud o preocupación con respecto a la gestión de SHE WAY en Operación Los
Bronces.

El formulario de comunicación SHE WAY físico se encontrará disponible en cada una de las
reuniones periódicas a las que asisten los trabajadores y será responsabilidad del Gerente o
Supervisor a cargo de la reunión mantener disponible el formulario de comunicación SHE WAY
para cualquier trabajador que desee utilizarlo.
El trabajador que desee utilizar el formulario de comunicación SHE WAY debe hacer entrega
de éste en las oficinas de recursos humanos disponibles en cada una de las instalaciones.

La Gerencia de Recursos Humanos debe difundir el formulario de comunicación SHE WAY por
mail a todos los trabajadores de la operación con acceso a este medio y hacerlo al menos 1 vez

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al año. Además, debe considerar que los trabajadores puedan enviar por este mismo medio el
formulario de comunicación SHE WAY, en cuyo caso debe hacer registro y gestión de su
respuesta en las mismas condiciones y plazos que para el formulario físico.

La Gerencia de Recursos Humanos es la encargada de recepcionar todos los formularios de


comunicación SHE WAY, por vía física o digital y debe acusar recibo, en caso de que el
comunicado no sea anónimo, dentro de los 2 días hábiles siguientes desde la recepción del
formulario.

La Gerencia de Recursos Humanos debe categorizar la comunicación SHE WAY apuntando a


identificar el tema de la comunicación (Seguridad, Salud Ocupacional o Medio Ambiente), la
función o área relevante de la Operación que se encuentra asociada a la causa de la
comunicación y el tipo de comunicación recibida (Consulta, reclamo, denuncia, sugerencia,
felicitación u otro).

La Gerencia de Recursos Humanos debe analizar la información contenida en el formulario para


determinar las medidas que se tomarán al respecto. En caso que la información contenida
requiera su gestión, se elaborará la respectiva respuesta, con apoyo del líder SHE WAY SSO o
líder SHE WAY MA, y el área o proceso involucrado, según el tema de la comunicación, quienes
deberán prestar el asesoramiento requerido para la satisfactoria respuesta, esta actividad se
debe registrar en documento respuesta a partes interesadas y consultas de partes interesadas
(Anexo 3 y 4).

En consideración del análisis en conjunto realizado por los líderes SHE WAY y el responsable
del área o proceso, el Gerente del área involucrada deberá implementar las medidas necesarias
en el proceso que apunten a resolver o mejorar lo observado conforme a los requisitos SHE
WAY.

En caso de que la comunicación SHE WAY sea del tipo denuncia, guarde relación con incidentes
SHE, cumplimiento normativo SHE, o el no cumplimiento de la política SHE WAY, el área deberá
proceder con la aplicación del Procedimiento de reporte e investigación de Incidentes
PNP.DLBISCOL.0092.

Otro medio de denuncia para todos los trabajadores de Anglo American y de Empresas
contratistas es la línea abierta Speak Up, la cual se encuentra disponible 24/7 y permite a todo
trabajador o personal contratista plantear preocupaciones sobre conductas y prácticas contrarias
a los valores, principios y políticas del Grupo Anglo American. Más información sobre esta línea
se encuentra en: https://www.speak-up-site.com/

La Gerencia de Recursos Humanos debe mantener un registro con la cantidad de


informaciones SHE WAY recibidas y respondidas y enviarlo mensualmente a los líderes SHE
WAY de SSO y MA para su conocimiento.

5.3 Comunicaciones Externas


Toda Comunicación Externa orientada a dar a conocer el accionar de la Operación en las
materias del Sistema de Gestión y SHE WAY, dando respuesta a inquietudes, consultas o
reclamos, se evalúa previamente por los involucrados en las respuestas, ya sea Salud,
Seguridad, Medio Ambiente, Comunicaciones y/o el área legal de la compañía o sus
representantes.

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La Operación Los Bronces toma la siguiente decisión, respecto a la comunicación externa de


sus aspectos ambientales significativos:

“La comunicación externa de los aspectos ambientales a las partes interesadas será por
excepción, según los requerimientos de éstas. De esta forma se espera evitar generar falsas
alarmas por incomprensión de los mismos. Anglo American Sur - Operación Los Bronces en base
a su Política SHE WAY, continuará manteniendo una comunicación abierta y constructiva con
los trabajadores, clientes, proveedores, comunidades locales, autoridades y otras partes
interesadas, de manera de dar a conocer el accionar de la Operación, en las materias
relacionados o en aquellos aspectos que sean de interés de las partes interesadas”.

En el caso de las comunicaciones ambientales, la Gerencia de Medio Ambiente debe realizar un


seguimiento semanal de las cartas entrantes y salientes, tales como fiscalizaciones y visitas de
partes interesadas, con el fin de identificar potenciales compromisos que se puedan sostener de
estas comunicaciones. Adicionalmente, se realiza en conjunto con la Gerencia de Desarrollo
Social y Comunidades talleres de información medio ambiental con las comunidades.

La comunicación hacia las partes interesadas será manteniendo contactos y mecanismos de


acuerdo a los planes internos de interacción con la comunidad y asuntos corporativos o según
los requerimientos de las partes interesadas. Con el objetivo de responder oportunamente a
consultas, reclamos e incidentes con consecuencia social y de reputación desde las partes
interesadas, existe un procedimiento aprobado por la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos;
Procedimientos de respuestas a consultas, reclamos e incidentes con consecuencia social y de
reputación. Adicionalmente, la Operación los Bronces cuenta con el Plan de Gestión Social,
conforme a los requisitos de Anglo American Social Way

Dependiendo de la naturaleza y del requerimiento de la comunicación, podrían participar la


Gerencia de Comunidades y Desarrollo Social para las comunicaciones con las Comunidades;
Gerencia de Relaciones Gubernamentales para las comunicaciones con la Autoridad
Gubernamental; y Gerencia de Comunicaciones para las comunicaciones internas y externas
que requieran una estrategia de tipo Corporativa.

La Gerencia/Superintendencia o Empresa Contratista debe mantener actualizado y archivado el


registro Consulta de Partes Interesadas FRM. DLBISCOL.0016 en la dirección del SIG-BOX
Estándar 06.03. y el registro Respuesta a Partes Interesadas FRM. DLBISCOL.0017 y la
documentación asociada a las respuestas a las Partes Interesadas en la dirección del SIG-BOX
Estándar 06.04 (ver anexos N°4 y N°5). Además, se debe cumplir con el procedimiento
Administración y control de correspondencia externa (PNP.DLBISCOL.0117). Adicionalmente
los resultados ambientales de la compañía son notificados a través, de la ventanilla única RETC
(Registro de emisiones y transferencia de contaminantes) para acceso a todas las partes
interesadas que requieran acceder a esta información.

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6 Documentos Relacionados:

• FMR. DLBISCOL.0016 Consulta de partes interesadas.


• FRM. DLBISCOL.0017 Respuestas a Partes Interesadas.
• PNP.DLBISCOL.0092 Procedimiento de reporte e investigación de Incidentes.
• Group STrategy Summary, Angloamerican plc Diciembre 2017
• Procedimiento de respuesta a consultas, reclamos e incidentes con consecuencia social
y de reputación.

7 Anexos:

Anexo N°1: Plan de comunicación


Anexo N°2: Formulario Comunicación SHE
Anexo Nº3: Registros Respuesta a Partes Interesadas
Anexo N°4: Registro Consulta a Partes Interesadas

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Anexo N°1: Formato Plan de Comunicación

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Anexo N°2: Formulario de Comunicación SHE

FORMULARIO DE COMUNICACIÓN SHE

Envíenos sus Consultas, Sugerencias y Reclamos respecto a nuestra Gestión SHE


Este formulario es una alternativa para que todos nuestros trabjadores, de Anglo American y
Empresas Contratitas, puedan plantearnos sus inquietudes, preocupaciones, sugerencias,
denuncias, entre otros, con respecto a nuestro enfoque de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente (SHE WAY) en Operación Los Bronces.
Fecha:
Nombre (Opcional):
Contacto (Opcional):
Tema de Consulta: Seguridad Salud Ocupacional Medio Ambiente

Usted es Trabajador AngloAmerican Trabajador Empresa Contratista

Ubicación:
Proceso:
Tipo: Consulta Reclamo Denuncia
Sugerencia Felicitación Otro

Indique los cargos comprometidos en su comunicación:


VPO Gerente Superintendente

Supervisor con Personal a Cargo Supervisor sin Personal a Cargo

Trabajadores

¿Está su Gerencia o su Superintendencia al tanto?


Si No

¿En qué sector o proceso ocurrió la situación?

¿Cuándo se dió cuenta de lo ocurrido?

¿Cómo se dió cuenta de lo ocurrido?

Describa con sus palabras la situación

Este formulario debe hacerlo llegar a las oficinas de atención al personal de Recursos Humanos.

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Anexo N°3: Formato FRM. DLBISCOL.0017Respuesta a Partes Interesadas

Anexo N°4 Formato FRM. DLBISCOL.0016: Consulta de partes Interesadas.

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