Guía de Writer

Capítulo 15
Usar formularios en Writer

OpenOffice.org
Copyright
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Authors
Iain Roberts
Sigrid Kronenberger
Tara Hess
Jean Hollis Weber
Janet Swisher

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Publication date and software version

Published 7 November 2006. Based on OpenOffice.org 2.0.4.

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 Contents

Contenido
Copyright....................................................................................................................................ii
Authors........................................................................................................................................ii
Feedback.....................................................................................................................................ii
Publication date and software version........................................................................................ii
Introducción.....................................................................................................................................1
Cuándo usar los formularios............................................................................................................1
Alternativas para usar los formularios en Writer.........................................................................2
Crear un formulario simple..............................................................................................................2
Crear un documento....................................................................................................................2
Barra de Herramientas de Formulario.........................................................................................2
Modo Diseño...............................................................................................................................3
Insertar controles de formulario..................................................................................................3
Configurar los controles..............................................................................................................4
Usar el formulario.......................................................................................................................5
Referencia de controles de formulario........................................................................................5
Ejemplo: un formulario simple......................................................................................................10
Cree el documento.....................................................................................................................10
Agregar controles de formulario................................................................................................11
ConFigura los controles del formulario....................................................................................12
Arreglos finales.........................................................................................................................13
Accesar las fuentes de datos ..........................................................................................................13
Crear una base de datos.............................................................................................................14
Accessing an existing data source.............................................................................................17
Crear un formulario para la entrada de datos............................................................................18
Ingresar datos en un formulario.................................................................................................20
Personalización avanzada del formulario.....................................................................................20
Vincular una macro a un control de formulario........................................................................20
Documentos de solo lectura......................................................................................................22
Configurar los permisos de acceso en la base de datos.............................................................22
Opciones de formato de controles de formulario......................................................................23

Using Forms in Writer i

 Contents

XForms..........................................................................................................................................23

Using Forms in Writer ii

 Introducción

Introducción
Este capítulo se refiere el uso de formularios en los documentos de Writer. La mayoría de esta
información también se aplica a los formularios en otros componentes de OpenOffice.org,
pero hay algunas diferencias.
El capítulo presenta información sobre cómo usar los formularios en cuatro secciones
principales: configurar un formulario básico, un ejemplo de creación de un formulario,
enlazar un formulario a una fuente de datos y finalmente algunas técnicas avanzadas.
Los formularios de OpenOffice.org comprenden muchos temas y no todo esta incluido aquí.
Las omisiones mas notables se encuentran en el uso de los formularios en documentos
HTML y la escritura de macros para enlazarlas a controles de formularios.

Cuándo usar los formularios

Un documento de texto estándar presenta información: una carta, informe o folleto, por
ejemplo. Por lo general, el lector puede editar todo o nada de alguna forma. Un formulario
tiene secciones que no pueden editarse, y otras secciones estan diseñadas para que el usuario
pueda hacer cambios.
Por ejemplo, un cuestionario tiene una introducción y las preguntas (que no cambian) y
espacios en blanco para que el usuario introduzca las respuestas.
OpenOffice.org ofrece varias maneras de introducir información en un formulario, entre ellas:
casillas de verificación, botones de opción, cajas de texto, listas desplegables y botones de
selección numérica.
Los formularios se usan de tres maneras:
• Crear un documento simple para que el destinatario lo complete, como un cuestionario
que se envía a un grupo de personas para que lo llenen y lo devuelvan.
• Vincularse en una base de datos o fuente de datos y permitirle al usuario introducir
información. Una persona que toma pedidos podría ingresar la información para cada
pedido en una base de datos usando un formulario.
• Para ver información contenida en una base de datos o fuente de datos. Un
bibliotecario podría convocar en pantalla información sobre los libros.
Usar los formularios para accesar una base de datos ofrece una forma fácil y rápida de
construir complejas interfases gráficas de usuario. Su formulario no sólo puede incluir los
campos que se enlazan a la fuente de datos sino también texto, gráficos, tablas, dibujos y
otros elementos.

Using Forms in Writer 1

 Cuándo usar los formularios

Alternativas para usar los formularios en Writer

En OpenOffice.org versión 1.x, los formularios eran la única forma de acceder una fuente de
datos. En la versión 2.0 el componente Base proporciona una manera alternativa de lograr
esto. Existen muchas similitudes entre los formularios en Base y Writer, pero puede resultar
que uno sea mejor para una tarea particular que el otro. Base sólo es apropiado si el
formulario accesa una fuente del datos; no podria usarse para formularios simples.

Ahora OOo2.0 incluye Base -el componente de base de datos. Usted puede crear
bases de datos y formularios en Base.

La mayoría de los otros componentes de OpenOffice.org: Calc, Impress y Draw tambien

soportan formularios casi exactamente de la misma manera que Writer lo hace.

Crear un formulario simple

Esta sección explica cómo crear un formulario simple sin enlaces a una fuente de datos o
base de datos y sin personalizaciones avanzadas.

Crear un documento
No se requiere hacer nada especial cuando se crea un documento para usarse como un
formulario. Cree un nuevo documento en Writer desde Archivo> Nuevo> Documento de
Texto.

Barra de Herramientas de Formulario

Dos barras de herramientas controlan la creación del formulario: Controles de Formulario y
Diseño de Formulario. Seleccione Ver > Barra de Herramientas > Controles de
Formulario y Ver > Barra de Herramientas > Diseño de Formulario para mostrar ambas.

Tips La barra de herramientas de Diseño de Formulario también puede iniciarse desde la

barra de herramientas de Controles de Formulario. Algunos de los controles
normalmente menos usados se encuentran en una tercera barra de herramientas -
Más Controles - que también se inicia desde la barra de herramientas de Controles
de Formulario.
Puede acoplar estas barra de herramientas en diferentes lugares de la ventana de
Writer, o dejarlas en forma flotante.

Using Forms in Writer 2

 Crear un formulario simple

Figura 1: Las tres barras de herramientas de diseño de formulario

Consulte la referencia de Controles de Formulario en página 5 para un resumen de las

herramientas en estas barras de herramientas.

Nota En OpenOffice.org los controles de formulario son las cajas de texto, cajas de lista,
botones de opción, botones de mando y otros objetos que pueden colocarse en los
formularios.

Modo Diseño
Al crear un formulario, se deberá verificar que todas las partes del formulario funcionen
correctamente. Si el modo de diseño está desactivado, el formulario actua como si fuera
destinado al usuario final. Pueden apretarse los botones, las casillas de verificación marcarse
y los items del listado seleccionarse. Si el modo de diseño esta activado, haciendo clic en un
control lo selecciona para edición.

Haga clic en el botón de Activar/Desactivar en la barra de herramientas de los

Controles de Formulario para habilitar o deshabilitar el modo de diseño.

TIP Si el botón de Modo de Diseño no está habilitado, haga clic en el botón Seleccionar.
Esto activa la mayoría de las herramientas en las tres barra de herramientas.

Insertar controles de formulario

1) Para insertar un control de formulario en el documento, haga clic en el icono del
control para seleccionarlo. El puntero del mouse cambia para verse así:
2) Haga clic en el documento donde quiera colocar el control. (Puede cambiarlo de lugar
después.)
3) Mantener presionado el botón izquierdo del mouse y arrastrar el control para ajustar el
tamaño.
4) El botón del control permanece activo, para que pueda insertar varios controles del
mismo tipo sin necesidad de usar nuevamente la barra de herramientas.

Using Forms in Writer 3

 Crear un formulario simple

5) Para cambiar a otra herramienta, haga clic en su icono correspondiente en la barra de

herramientas.

Para dejar de insertar controles, haga clic en el botón de Selección en la barra de

herramientas de los Controles de Formulario, o haga clic en cualquiera de los controles
que insertó. El puntero del mouse cambia a su forma normal.

Tip Mantener presionada la tecla Shift cuando crear un control de formulario hace que
el control adquiera una forma cuadrada. Si presiona Shift cuando cambia el tamaño
de un control existente, se mantienen sus mismas proporciones.

Nota Cuando inserta una caja de grupo, caja de lista o cajas combinadas, se inicia un
asistente para guiarlo a través de la configuración. Si prefiere no ejecutar el
asistente, haga clic en el botón Activar/Desactivar Asistente en la barra de
herramientas de Controles de Formulario..

Configurar los controles

Una vez insertados los controles, necesita configurarlos para que se vean y actuen como lo
desea. Haga clic derecho en un control de formulario dentro del documento y seleccione la
opción Control del menú desplegable.
El cuadro de diálogo Control de Formulario (2) tiene tres páginas: General, Datos y Eventos.
Para los formularios simples, sólo interesa la página General. En esta página se puede ajustar
el aspecto del control.
Algunos controles tienen otras opciones útiles:
• Algunos controles tienen etiquetas visibles, como Botón de Mando y Botón de
Opción. El texto de la etiqueta puede cambiarse.
• La Caja de Lista contiene una lista de opciones para escoger. Coloque éstas en el
cuadro de entradas de Lista.

Tip Al hacer doble clic en un control también inicia el cuadro de diálogo Propiedades
del Control.

Using Forms in Writer 4

 Crear un formulario simple

Figura 2: Cuadro de diálogo de Propiedades del

Control

Usar el formulario
Para usar el formulario, deje el modo de diseño haciendo clic el botón de Activar/Desactivar

Modo de Diseño. .
Una forma común de usar un formulario es:
1) Usted diseña el formulario, luego lo guarda cuando está conforme con él.
2) Puede enviar el formulario a otras personas (por ejemplo, por correo electrónico).
3) Ellos llenan el formulario, lo guardan y se lo envían de vuelta .
4) Usted abre el formulario y ve lo que respondieron.

TIP Al usar una fuente de datos, o configurar un formulario para actualizarse a través de
internet, puede reunir la información automáticamente. Sin embargo, ambos sistemas
son más complejos y tal vez usted prefiera mantener las cosas simples.

Referencia de controles de formulario

Controles de
Formularios
Seleccionar un control de formulario para realizar otra
Selecciona acción en él.

Using Forms in Writer 5

 Crear un formulario simple

Controles de
Formularios
Alternar entre el modo de diseño activado (para editar los
Design mode on/off formularios) y modo de diseño desactivado (para usar los
formularios).
Iniciar el cuadro de dialogo de propiedades del control de
Control formulario. Este cuadro de diálogo puede mantenerse
abierto mientras se seleccionan diferentes controles.
Iniciar el cuadro de diálogo de propiedades de formulario,
Form que controla las propiedades del formulario en conjunto,
como por ejemplo a qué fuente de datos se conecta.
Una caja que puede seleccionarse o no en el formulario.
Check Box Tambien puede colocar una etiqueta a la caja.
Un Control para crear una caja en la que el usuario del
Text Box formulario pueda escribir cualquier texto.
Un Control que permite las opciones de formato numéricas.
Formatted Field Por ejemplo, se puede asignar valores máximos y mínimos
para el número ingresado, o el tipo de número (lugares
decimales, científico, moneda).
Crea un botón que puede vincularse a un macro. La
Push Button etiqueta es el nombre que aparece en el botón.
Crea un botón de opción o un botón de tipo radio. Cuando
Option Button se agrupan varios botones, sólo puede seleccionarse uno a
la vez. La manera más fácil de agrupar múltiples botones es
usar el botón cuadro de grupo en la barra de herramientas
mas controles, con los asistentes habilitados.
Crea una lista de opciones, como un menú desplegable
List Box donde el usuario puede escoger. Si los asistentes estan
activados, al crear una caja de lista se inicia el Asistente de
Caja de Lista. El asistente solamente es útil si el formulario
se vincula a una fuente de datos.
Si no se vinculó a una fuente de datos, desactive los
asistentes y cree una caja de lista vacía. Luego haga clic en
el botón del Control y, en la opción de Entradas de Lista en
la pestaña General, ingrese las opciones que desea que
aparezcan en la lista.
Como sucede con una Caja de Lista, se configura una lista
Combo Box de opciones. Además un cuadro en la parte superior
despliega la opción escogida o le permite al usuario del
formulario ingresar algo más . Por otra parte este funciona
igual que la Caja de Lista.
Una etiqueta de texto. La diferencia entre ésta y
Label Field simplemente escribir en la página es que, como un control,
se puede vincular un campo de etiqueta a una macro para
que, por ejemplo, algo suceda cuando el mouse pasa
encima de él o se hace clic en él.

Using Forms in Writer 1

 Crear un formulario simple

Controles de
Formularios
Iniciar la barra de herramientas Mas Controles.
More Controls
Iniciar la barra de herramientas de Diseño de Formulario
Form Design (que también puede abrirse desde Ver> las Barra de
herramientas> Deseño de Formulario).
Algunos controles de formulario (la Caja de Lista y Cajas
Wizards On/Off Combinadas) tienen asistentes opcionales. Si no quiere que
el asistente se inicie cuando cree uno de estos controles,
use el botón Activar/Desactivar Asistentes para
deshabilitarlos.

Mas Controles
Un botón de selección permite a los usuarios del
Spin Button formulario escoger un número al hacer un recorrido a
través de ellos. Especificar máximo, mínimo, valor
predeterminado y el separador entre números. Este control
normalmente no se usa en Writer, ya que no se visualiza el
número.
En Calc, sin embargo, una etiqueta de Datos aparece en el
cuadro de diálogo de Propiedades del Control, que permite
vincular el botón de selección a una celda.
Crea una barra de desplazamiento, con varias opciones
Scrollbar para definir la apariencia.
Este control generalmente no se usa en Writer. En Calc,
una etiqueta del Datos aparece en el cuadro de diálogo de
Propiedades del Control, que permite vincular la barra de
desplazamiento a una celda.
Se comporta exactamente como un botón de mando, pero
Image Button se visualiza como una imagen. Elija la imagen en la opción
de Gráficos en la pestaña General en el cuadro de diálogo
Propiedades del Control.
Sólo es útil cuando el formulario se conecta a una fuente
Image Control de datos y un campo en la fuente de datos pueda soportar
imágenes. Puede agregar nuevas imágenes a la base de
datos o puede recuperar y mostrar imágenes contenidas en
ella .
Soporta el formato fecha. ConFigura la fecha más antigua y
Date Field más reciente que contendrá el campo, la fecha
predeterminada y el formato de fecha. Puede agregar un
botón de selección numérica.
Funciona como un campo de fecha, especificando la hora.
Time Field

Using Forms in Writer 2

 Crear un formulario simple

Mas Controles
Le permite al usuario seleccionar un archivo, ya sea
File Selection ingresando directamente la ruta y el nombre o haciendo
clic en el botón Buscador para escoger el archivo de un
cuadro de diálogo.
Muestra un número. Especifica formato, máximo, mínimo
Numeric Field y valores predefinidos. Puede agregar un botón de
selección nemérica.
Funciona como un campo numérico; tambien puede
Currency Field agregar un símbolo de moneda.
Los campos de patrones son útiles cuando el formulario se
Pattern Field vincula a una fuente de datos. Especifica una Máscara de
Edición para limitar lo que un usuario puede ingresar en el
campo. Especifica una Máscara Literal para restringir qué
datos se muestran desde la fuente de datos.
El control de cajas de grupo tiene dos usos diferentes, ya
Group Box sea si los asistentes se encuantran activados o desactivados.
Si los asistentes estas activados, al crear una caja de grupo
se inicia el asistente de Elemento de Grupo. Esto crea un
grupo de botones de opción (en el que solo puede
seleccionarse uno a la vez). En la mayoría de los casos,
usar una caja de grupo es la manera mejor de crear un
conjunto de botones de opción.
Si los asistentes están desactivados, una caja de grupo
simplemente es una caja visual donde se agrupan controles
diferentes. No tiene influencia en la manera que los
controles operan.
El Control de Tabla sólo funciona con una fuente del datos.
Table Control Si no se especifica ninguna fuente de datos, se le pedirá
que escoja una en el Asistente de Elemento de Tabla.
Elija los campos a mostrar y, cuando el modo de diseño
está desactivado, los datos aparecen en la tabla. La tabla
también incluye controles para moverse a través de los
registros.
Pueden agregarse registros, borrarse y modificarse en la
tabla.
Una barra de navegación es similar a la barra de
Navigation Bar herramientas de Navegación de Formulario (Ver > Barra
de herramientas > Navegación de Formulario), pero
puede colocarse en cualquier parte del documento y
ajustarse su tamaño.

Using Forms in Writer 1

 Crear un formulario simple

Barra de
herramientas de
Diseño de Formulario
Seleccionar un control de formulario para realizar una
Select acción sobre él.
Alternar entre el modo de diseño activado (para editar los
Design mode on/off formularios) y modo de diseño desactivado (para usar los
formularios).
Inicie el cuadro de diálogo de propiedades de control de
Control formulario. Este cuadro de diálogo puede mantenerse
abierto mientras se seleccionan los diferentes controles.
Iniciar el cuadro de diálogo de propiedades de formulario,
Form que controla las propiedades del formulario en conjunto,
como por ejemplo a qué fuente de datos se conecta.
El Navegador de Formulario es una utilidad muy buena,
Form Navigator muestra todos los formularios y controles en el documento
actual, permitiéndole editarlos y borrarlos fácilmente.
Si usa al Navegador de Formulario, es conveniente que
ponga nombres a los controles (en el cuadro de diálogo de
propiedades). El nombre aparece en el navegador para que,
por ejemplo, si tiene diez cajas de texto, puede saber cual
es cual.
Agregar Campo sólo es útil si se ha especificado una
Add Field fuente de datos para el formulario. Si ninguna fuente de
datos se especificó, se abre una caja vacía.
Si se especificó una fuente de datos, Agregar Campo abre
una lista de todos los campos en la tabla seleccionada, los
que luego puede arrastrar y soltar en la página. Los campos
se hubican en la página con el nombre del campo delante
de ellos.
Ésta es una manera rápida y fácil de crear un formulario de
una fuente de datos.
Le permite especificar el orden en que el foco alterna entre
Activation Order los controles. Puede probar el orden abandonando el modo
de diseño y usando la tecla Tab para cambiar entre los
controles.
Abra el formulario actual en modo de diseño (para editar el
Open in Design Mode formulario en lugar de ingresar en los datos).
Si esta activado, el foco se coloca en el primer control del
Automatic Control Focus formulario.
Inicie el cuadro de diálogo Posición y Tamaño, que le
Position and Size permite especificar ambos datos escribiendo los valores
precisos, en lugar de arrastrar el control. También puede
bloquear el tamaño o posición, para que no se cambien
accidentalmente. En algunos controles, puede girarlos y
definir la inclinación y radio del ángulo.

Using Forms in Writer 0

 Crear un formulario simple

Barra de
herramientas de
Diseño de Formulario
Al igual que con un marco, cualquier control del
Change Anchor formulario puede anclarse a la página, párrafo o caracter y
también puede fijarse como un caracter (por lo tanto se
comporta como cualquier otro caracter en la página).
El botón de Alineación esta deshabilitado a menos que el
Alignment control se fije como un caracter. Puede alinear un control
de diferentes formas, por ejemplo para que la parte
superior del control se alinee con parte superior del texto o
la parte inferior se alinee con el final del texto.
Despliegue una grilla de puntos en la página para ayudarlo
Display Grid a alinear los controles.
Cuando un control se lleva cerca de un punto de la grilla o
Snap to Grid linea, se unirá a ella. Este procedimiento facilita la
alineación de los controles.
Cuando un control es movido, se extienden desde él unas
Guides when Moving líneas horizontales y verticales para ayudarle a ubicarlo
con precisión.

Ejemplo: un formulario simple

Cree el documento
Abra un nuevo documento (Archivo > Nuevo > Documento de Texto). Es una buena idea
anotar el diseño del documento, sin los controles del formulario, aunque por supuesto, puede
cambiarse fácilmente después.

Figura 3: Documento inicial sin controles

Using Forms in Writer 1

 Ejemplo: un formulario simple

Agregar controles de formulario

El próximo paso es agregar el control de formulario al documento. Tendremos cuatro
controles:
• El Nombre es una caja del texto
• El Sexo corresponde a dos botones de opción, masculino o femenino.
• La Figura Favorita es una lista de opciones.
• Todas las figuras que le gustan es una serie de casillas de verificación.
Para agregar estos controles:
1) Seleccione Ver > Barra de herramientas > Controles de Formulario para abrir la
barra de herramientas de Control de Formulario.
2) Si las herramientas no estan activadas, haga clic en el botón Navegador de
Formulario (en la barra de herramientas de Control de Formulario) para activarlos. Si
es necesario, también haga clic en el botón Activar/Desactvar Modo de Diseño.

3) Haga clic en el botón Caja de Texto , luego haga clic en el documento y, con el
botón izquierdo del mouse presionado, arrastre el contorno de la caja de texto Nombre
hasta aproximadamente el tamaño que desee.
4) Asegúrese el botón de Activar/Desactivar Asistentes este activado (sombreado con un

borde) . Haga clic en el botón Más Controles para iniciar la barra de

herramientas Mas Controles.
5) En la barra de herramientas Mas Controles, haga clic en el botón de Caja de Grupo

. Dibuje una caja de grupo para el Sexo: al hacer esto se inicia el Asistente de
Elemento de Grupo.
6) En la primera página del asistente, ingrese dos nombres para los campos de las
opciones: Masculino y Femenino. Haga clic en Siguiente > tres veces, borre el
subtítulo y haga clic en Finalizar.
7) Ahora cree la caja de lista. En la barra de herramientas de Controles de Formulario,

haga clic en el botón Activar/Desactivar Asistentes para desactivarlos. Haga clic

en el botón Caja de Lista y dibuje una caja de lista para Figura Favorita: en el
documento. Por ahora solo será un cuadro vacío.
8) Finalmente cree cuatro casillas de verificación para Todas las figuras que le gustan.

Haga clic en el botón de Casillas de Verificación y luego dibuje cuatro casillas,

lado a lado a lo largo de la página.
Ahora debería tener un documento similar a este:

Using Forms in Writer 2

 Ejemplo: un formulario simple

Figura 4: Documento con controles de formulario

ConFigura los controles del formulario

No se requiere ninguna otra configuración para los campos de Nombre y Sexo (hay, sin
embargo, configuraciones que podrían hacerse si usted quisiera, como por ejemplo dar un
nombre a cada control y cambiar la apariencia de los mismos).
La caja de lista debe configurarse para agregar la lista de opciones. Las casillas de
verificación deben configurarse para agregar los nombres (en lugar de Casilla de Verificación,
Casilla de Verificación1...)
1) Haga clic en el control de Caja de Lista dentro del documento y luego en el botón del

Control en la barra de herramientas de Diseño de Formulario para iniciar el

cuadro de diálogo de las propiedades del control. Seleccione la pestaña General.
2) 2)En la caja Entradas de Lista, ingrese los nombres de las figuras: Círculo, Triángulo,
Cuadrado y Pentágono. Escriba el nombre de una figura y prensione Enter. Luego
posicione el cursor al final de la línea para escribir la próxima figura. Se debería
terminar con una línea que diga "Círculo"; "Triángulo"; "Cuadrado"; "Pentágono".
3) Haga clic en la primera Casilla de Verificación. El cuadro de diálogo de Propiedades
permanece abierto pero cambia para mostrar las propiedades para la casilla de
verificación.
4) Cambie el nombre de la Etiqueta a Círculo y presione Enter. La etiqueta en la casilla
de verificación cambiará inmediatamente.
5) Haga clic en cada una de las otras tres casilla de verificación sucesivamente. Cambie
la Etiqueta en el cuadro de diálogo de Propiedades a Triángulo, Cuadrado y Pentágono.
6) Cierre el cuadro de diálogo de Propiedades.

Using Forms in Writer 3

 Ejemplo: un formulario simple

7) Desactive el Modo de Diseño y cierre las dos barras de herramientas de

Controles.
Ahora usted ha completado el formulario y con un poco de suerte debería parecerse a este:

Figura 5: Formulario completo

Arreglos finales
El formulario está completo, pero es libre de realizar más cambios en él. Si su intención es
enviarlo a otras personas para que lo completen, probablemente desee convertir el documento
a modo sólo lectura. El resultado sería que los usuarios podrían llenar el formulario, pero no
hacer ningún otro cambio al documento.
Para que el documento sea de sólo lectura, seleccione Herramientas > Opciones >
OpenOffice.org > Seguridad > Abra este documento en modo sólo lectura.

Nota Si el documento es de solo lectura, cualquier persona que complete el formulario

necesitará usar Archivo > Guardar como para guardar el documento.

Accesar las fuentes de datos

El uso más común de un formulario es como la interfaz de usuario de una base de datos.
Puede habilitar un formulario que permita a los usuarios ingresar información en una base de
datos de contactos y, porque es parte de un documento de Writer, el formulario puede
contener todos los gráficos, formatos, tablas y otros elementos para que la apariencia sea tal
como que usted lo desee. Aun mejor, modificar el formulario es tan simple como editar un
documento.

Using Forms in Writer 4

 Accesar las fuentes de datos

OpenOffice.org puede acceder a numerosas fuentes de datos. Entre estas se incluyen ODBC,
MySQL, Oracle JDBC, hojas de cálculo y archivos de texto. Como regla general, las bases de
datos pueden accederse para leer y escribir; otras fuentes de datos (como las hojas de cálculo)
son de sólo lectura.

Tip Para ver la lista completa de los tipos de fuente de datos que soporta, seleccione
Archivo > Nuevo > Base de datos. Haga clic en Conectar a una base de datos
existente y luego pulse el triángulo al lado de la caja de lista.

Crear una base de datos

El capítulo 10, "Comenzar con Base" de la Guía de Comienzo trata con más detalle cómo
crear una base de datos. Aqui le brindaremos una guía breve para crear una base de datos muy
simple con Base de OOo.
1) Seleccione Archivo > Nuevo > Base de datos para iniciar el Asistente de Base de
datos (6).
2) Seleccione Crear una nueva base de datos y haga clic en Siguiente.
3) En la próxima página, seleccione Sí, registre la base de datos por mí y Abrir la base
de datos. Registrar la base de datos significa simplemente que puede accederse a ella
desde otros componentes de OOo como Writer y Calc. Usted necesita hacer esto si
desea vincular sus formularios a ella..
4) Haga clic en Finalizar y guarde su nueva base de datos, dándole un nombre. A
diferencia de otros documentos en OOo, las bases de datos sólo deben guardarse la
primera vez que se las crea.
Después de guardar la base de datos, se debería ver la ventana principal de Base (7), que
contiene tres paneles. El panel de la izquierda es el de Base de datos, con los iconos para
Tablas, Consultas, Formularios e Informes.

Using Forms in Writer 5

 Accesar las fuentes de datos

Figura 6: El Asistente de base de datos

Figura 7: La ventana principal de Base

Using Forms in Writer 6

 Accesar las fuentes de datos

El próximo paso es crear una tabla. Como ya se dijo, esto se trata más detalladamente en el
Capítulo 10, "Comenzar con Base" de la Guía de Comienzo. Aquí vamos a crear una pequeña
tabla como ejemplo.
1) Elija Tablas en la columna de la izquierda, luego escoja Crear Tabla en Vista de
Diseño debajo de Tareas.
2) Use la ventana de Diseño de Tabla (8) para indicarle a Base que campos se van a crear.
Tendremos solamente tres campos: Nombre, Dirección y Teléfono.
3) En la primera línea, ingrese debajo de Nombre del Campo ID y coloque el Tipo de
Campo a número Entero [ENTERO]. En la caja de color gris a la izquierda de la línea,
haga un clic derecho y seleccione Llave Primaria, el icono de una llave aparecerá en
la caja. En las Propiedades del Campo al pie de la ventana se ve la opción de Valor
Automático; cambielo a Sí.

Tip Un paso muy importante es configurar el campo Llave Primaria con el Valor
Automático definido en Sí. Si este paso no se realiza, el formulario que cree después
será mucho más difísil de usar y puede generar errores para el usuario. ¡Asegúrese
de lograr este paso correctamente!

4) En tres líneas, ingrese debajo de Nombre de Campo: Nombre, Dirección y Teléfono.

Acepte el Campo de Tipo de Texto predeterminado [VARCHAR] y deje Descripción
en blanco.
5) Guarde la tabla (Archivo > Guardar). Se le sugerirá que le ponga un nombre (puede
ser cualquier nombre de su agrado).
6) Finalmente, guarde toda la base de datos desde la ventana principal de Base
(Archivo> Guardar)..

Using Forms in Writer 7

 Accesar las fuentes de datos

Figura 8: Diseño de tablas de base de datos

Accessing an existing data source

Si tiene una fuente del datos existente, como una hoja de cálculo o base de datos, solo
necesita informarle a OpenOffice.org sobre ella . Esto se llama registrar una fuente de datos.
Para registrar una fuente de datos existente:
1) Seleccione Archivo > Nuevo > Base de datos para iniciar el Asistente de Base de
datos (9).
2) Seleccione Conectar a una base de datos existente y escoja el tipo en el menú
desplegable.

Using Forms in Writer 8

 Accesar las fuentes de datos

Figura 9: Usar el Asistente de Base de datos para conectarse a una base de datos existente

3) Haga clic en Siguiente y siga las instrucciones para seleccionar la base de datos a
registrar (el procedimiento exacto varía entre los diferentes tipos de fuente de datos).
4) En el Paso 3: Guarde y prosiga, verifique que "Sí, registre la base de datos por mí"
esta seleccionado. Quite la selección de Abrir la base de datos para edición,
solamente necesita registrarla, no editarla a través de Base.

Crear un formulario para la entrada de datos

Si creó una nueva base de datos, o ya tenía una fuente de datos, debe registrarla con
OpenOffice.org (ver anteriormente). Una vez registrada, vincular su formulario a la fuente de
datos es sencillo. Siga los próximos pasos para crear un nuevo formulario y vincularlo a una
fuente de datos registrada.
1) Cree un nuevo documento en Writer (Archivo > Nuevo > Documento de Texto).
2) Diseñe su formulario, sin poner dentro los campos actuales (siempre puede cambiarlos
después)..

Using Forms in Writer 9

 Accesar las fuentes de datos

3) Despliegue la barra de herramientas Controles de Formulario(Ver > Barra de

herramientas > Controles de Formulario).

4) Haga clic en el botón Activar/Desactivar Modo para poner el documento en

modo de diseño, si es necesario. Con el modo de diseño desactivado, la mayoría de los
botones de la barra de herramientas se ponen grises. Si el botón de Modo de Diseño
también se pone gris, haga clic en el botón de Selección para activarlo.

5) Presione el botón de Caja de Texto . Haga clic en el documento y, mientras

mantiene presionado el botón izquierdo, arrastre el mouse para crear una caja de texto
para el primer campo del formulario (por ejemplo, Nombre, si hace un vínculo a la
base de datos creada anteriormente).

6) Presione el botón de Caja del Texto de nuevo y arrastre el mouse para dibujar
otro campo. Pueden agregarse campos adicionales, de cualquier tipo, de la misma
manera (hacer clic y arrastrar).
Hasta siguió los mismos pasos que realizó anteriormente cuando creó su primer formulario.
Ahora vincule su formulario con la fuente de datos que registró.
1) Inicie el cuadro de diálogo de Propiedades del Formulario. Puede hacerlo presionado

el botón del Formulario en la barra de herramientas Controles de Formulario o

haciendo clic derecho en cualquiera de los campos que insertó y seleccione
Formulario. El botón del formulario se pone de color gris a menos que tenga
seleccionado uno de los elementos del formulario. En cuanto seleccione un elemento
del formulario en su documento, el botón Formulario se vuelve activo.
2) En cuadro de diálogo Propiedades del Formulario, haga clic en la pestaña Datos (10).
• Defina Fuente de Datos con la fuente de datos que registró.
• En el Tipo de Contenido coloque Tabla.
• Defina Contenido con el nombre de la tabla que desea accesar..
• Cierre el cuadro de diálogo.
1) Para cada control del formulario a la vez, inicie el cuadro de diálogo de Propiedades.
Haga clic en el control para seleccionarlo (pequeñas cajas verdes apareceran a su
alrededor). Luego haga clic derecho y seleccione Control o presione el botón Control

de la barra de herramientas Controles de Formulario.

Using Forms in Writer 10

 Accesar las fuentes de datos

Figura 10: Propiedades de Formulario, conectarse a una

fuente de datos
2) In the Properties dialog box, click on the Data tab (11). Si configuró el formulario
correctamente, la opción Campo de Datos contendrá una lista de los diferentes campos
de la fuente de datos (por ejemplo, Nombre, Dirección y Teléfono). Seleccione el
campo que desee.

Figura 11: Propiedades de control de formulario, la

pestaña de Datos,
3) Repita este procedimiento para cada control hasta cada uno de ellos tenga asignado un
campo.

Tip Si usted creó una base de datos en Base de OOo y el campo Lave Primaria tenía el
Valor Automático puesto a Sí, ese campo no necesita ser parte del formulario. Si el
Valor Automático estaba puesto en No, tendrá que incluirlo y los usuarios deberán
ingresar un valor único en ese campo siempre que hagan una nueva entrada - no lo
que usted quiera.

Using Forms in Writer 11

 Accesar las fuentes de datos

Ingresar datos en un formulario

Una vez que usted creó un formulario y lo vinculó a una base de datos, querrá usarlo para
ingresar información en su fuente de datos, o modificar datos existentes.
1) Asegurese que el formulario no está en modo de diseño. En la barra de herramientas de
Controles de Formulario, haga clic en el botón Activar/Desactivar Modo del Diseño

. Si el modo de diseño está desactivado, la mayoría de los botones de la barra de

herramientas se pondrán de color gris.
2) Asegurese que la barra de herramientas de Navegador de Formulario este activada (
Ver > Barra de herramientas> Navegador de Formulario). Esta barra de
herramientas generalmente aparece en la parte inferior de la ventana.

Figura 12: La barra de herramientas de Navegador de Formulario

3) Si hay datos existentes en la fuente de datos, use los botones de control en la barra de
herramientas de Navegador de Formulario para ver los diferentes registros. Puede
modificar los datos en un registro al editar los valores en el formulario. Para afirmar
los cambios, presione la tecla Enter con el cursor en el último campo. El registro se
guarda y se visualiza el siguiente registro.
4) Si no hay ningún dato en el formulario, puede ingresarlo. Para confirmar el nuevo
registro, presione la tecla Enter con el cursor en el último campo.
5) Pueden realizarse otras funciones desde la barra de herramientas de Navegador de
Formulario, incluso borrar un registro y agregar uno nuevo.

Personalización avanzada del formulario

Vincular una macro a un control de formulario

Usted puede configurar cualquier control del formulario (por ejemplo, una caja del texto o un
botón) para que realice una acción cuando se provoque algún evento. Para ver la lista
completa de eventos, haga un clic derecho en el control de formulario cuando el modo de
diseño este activado, seleccione Control y haga clic en la pestaña Eventos (13).
Asignar una macro a un evento:
1) Cree la macro. (Ver el Capítulo 17, "Comenzar con Macros" de la Guía de Comienzo.)
2) Haga un clic derecho en el control del formulario, seleccione Control y haga clic en la
pestaña Eventos.
3) Presione el botón ... a la derecha del evento para convocar el cuadro de diálogo
Asignar una acción (14).
4) Haga clic en Asignar y seleccione la macro.

Using Forms in Writer 12

 Personalización avanzada del formulario

Figura 13: La pestaña de eventos de propiedades de

control
Las macros también pueden asignarse a eventos que relacionen al formulario en conjunto.
Para realizar esto, haga clic derecho en un control del formulario en el documento, seleccione
Formulario y haga clic en la pestaña de Eventos.

Figura 14: Cuadro de diálogo de Asignar acción

Using Forms in Writer 13

 Personalización avanzada del formulario

Documentos de solo lectura

Una vez que creó su formulario, deseará que quien lo use sea capaz de acceder a la
información almacenada en la base de datos, o completar el formulario, sin cambiar el
diseño. Hay una forma sencilla de hacer esto: convertir el documento a modo de solo lectura.
Seleccione Herramientas > Opciones > OpenOffice.org > Seguridad > Abrir este
documento en modo de solo lectura.

Configurar los permisos de acceso en la base de

datos
Por defecto, cuando se accesa una base de datos desde un formulario, puede hacerse en ella
cualquier cambio: pueden agregarse, eliminarse y modificarse registros. Tal vez usted no
quiere que se comporte de esa manera. Por ejemplo, desea que los usuarios solamente puedan
agregar nuevos registros o les este prohibido borrar los registros existentes.
En modo de diseño, haga clic derecho en un control del formulario y seleccione Formulario
del menú desplegable. En la pestaña Datos del cuadro de diálogo de Propiedades del
Formulario se muestran varias opciones: Permitir registros, Permitir eliminación, Permitir
modificaciones y Agregar unicamente datos. Coloque cada uno de éstos a Sí o No para
controlar el acceso que los usuarios tienen a la fuente de datos
También pueden protegerse campos individuales. Esto podría ser muy útil si desea que un
usuario modifique algunas partes de un registro pero sólo pueda ver otras, por ejemplo una
lista de inventario donde las descripciones de los artículos son fijas y pueden modificarse las
cantidades.
Para convertir un campo individual a solo lectura, en modo de diseño, haga un clic derecho
en el control del formulario dentro del documento y seleccione Control del menú
desplegable. Elija la pestaña General y coloque Solo lectura a Sí.

Opciones de formato de controles de formulario

Usted puede personalizar la apariencia y comportamiento de los controles de formulario de
diversas maneras. Se accede a todas ellas en modo de Diseño. Haga clic derecho en el control
del formulario, seleccione Control del menú desplegable y elija la pestaña General en el
cuadro de diálogo de Propiedades.
• Defina una etiqueta para el control en el campo Etiqueta. Algunos controles de
formulario, como los botones de mando y los botones de opción, tienen etiquetas
visibles que pueden ajustarse. Otros, como las cajas de texto, no las tienen.
• Defina si el control de formulario tambien se imprimirá si se imprime el documento
con la opción Imprimir.
• Utilice las configuraciones de Fuente para colocar la fuente, tipo de letra y tamaño
para un campo.

Using Forms in Writer 14

 Personalización avanzada del formulario

• Para una caja de texto, puede definir la longitud máxima del texto. Esto es muy útil
cuando se agregan registros en una base de datos. Cada campo de texto de una base de
datos tiene una longitud máxima y, si la información que se ingresa es demasiado
larga, OOo muestra un mensaje de error. Este error puede evitarse al definir la longitud
máxima del texto del control de formulario para que sea igual que la del campo de la
base de datos.
• Puede colocar la opción predeterminada para un control de formulario. Por defecto, un
control está en blanco, o tiene cada opción sin seleccionar. Usted puede definir que el
control se inicie con una opción particular o un artículo de la lista seleccionado.
• En controles donde se ingresa una contraseña, al configurar el caracter de la
Contraseña (por ejemplo un *) muestra sólo ese carácter, pero guarda lo que el usuario
realmente escribe.
• Puede agregar información adicional y textos de ayuda para un control de formulario.
• Otros controles de configuración como el color de fondo, apariencia 3-D, formato de
texto, barras de desplazamiento y bordes le permiten definir la apariencia del control.

XForms
XForms son un nuevo tipo de formulario de internet, desarrollado por World Wide Web
Consortium [Consorcio de la Web] (W3C). OpenOffice.org 2.0 soporta XForms 1.0 open
standard [estándar abierto] para la creación de formularios web con XML.

OOo2.0 soporta el estándar de XForms

En OpenOffice.org, un documento de XForms es un tipo especial de documento de Writer.

XForms usa los mismos controles que los formularios comunes descritos en este capítulo.
Después de crear y guardar un documento de XForms, usted puede abrir el documento, llenar
el formulario, y enviar los cambios a un servidor.
Un estudio detallado de XForms no será tratado en el ámbito de este capítulo.

Using Forms in Writer 15