MANUAL SISTEMA Código: MSGA-01

DE GESTION
AMBIENTAL Página:
Fecha: Octubre 2019

SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

FarmAmiga
“Creada para ti”

NEIVA –HUILA. OCTUBRE 2019

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Elaborado por: Harold J. Urbano Trujillo – Luisa P. Espinosa León
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TABLA DE CONTENIDO
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN.......................................................................2

4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO.......................3

4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES

INTERESADAS..................................................................................................................5

4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL.....................................................................................................................5

4.4 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.....................................................................6

5.1. LIDERAZGO Y COMPROMISO..............................................................................7

5.2 POLÍTICA AMBIENTAL............................................................................................7

5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN. 7

6. PLANIFICACIÓN............................................................................................................8

6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES...........................8

6.1.2 ASPECTOS AMBIENTLES................................................................................9

6.1.3 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS.....................................13

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4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
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Localización Geográfica

FARMAMIGA PLUS, es una empresa Huilense ubicada en la ciudad de Neiva, integrada

por tres sucursales: droguería Farmamiga Galan situada en la Carrera 5 N° 79a – 04,
droguería Farmamiga Mira Rio ubicada en la Calle 66 a N° 1a 04, y droguería Farmamiga
Tenerife que se encuentra en la Calle 21 N° 9-15. (Figura 1)

Figura 1. Ubicación satelital de las tres farmacias que integran a Farmamiga Plus localizadas en la
ciudad de Neiva – Huila.

Visión

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Para el 2025 lograremos ser una de las farmacias más reconocidas del mercado, además
poder contar con diferentes puntos de atención de las diferentes zonas del departamento del
Huila y así seguir brindando con responsabilidad y calidad el mejor servicio y asistencia a
nuestros usuarios.

Misión

Somos un equipo que busca el bienestar y calidad de una comunidad, trabajamos de la

mano del medio ambiente y comprometidos en brindar uno de los mejores servicios, desde
el año 2012 nos hemos formado como una organización distribuidora de medicamentos
alopáticos y homeopáticos de alta calidad y así brindar satisfacción a nuestros usuarios,
productos de belleza, nutrición, cuidado para la infancia, entre otros.

4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO

Farmamiga 3, determina mediante análisis DOFA, las razones externas (Oportunidades y

Amenazas) e internas (Fortalezas y Debilidades) que son pertinentes para su propósito y
que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión
ambiental. (Tabla 01)

Tabla 01. Análisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas), aplicado a la

farmacia Farmamiga 3.

DEBILIDADES
 Los empleados no cuentan con
prestaciones de ley.
 Los proveedores tardan en surtir la
farmacia quedando algunos fármacos
inexistentes.
 Falta de divulgación para el horario de
atención.
 La implementación de un SGA.
 Generar planes de manejo ambiental.
FORTALEZAS
 Farmamiga 3, se encuentra localizada
estratégicamente pues este sector aloja
grandes entidades de orden público
como es Policía Metropolitana y una
OPORTUNIDADES
 Entidades de financiamiento que
apoyan las pequeñas empresas.
 Disposición de un mercado.
 Presencia de herramientas tecnológicas
que permiten controlar información y
datos importantes.
 Desarrollo tecnológico.
 Proveedores generan acuerdos de pago
cómodos.
AMENAZAS
 Incremento de requisitos legales para la
comercialización de productos de
marca propia.
 Numero de farmacias de gran escala en

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sede del Ejercito Nacional de Artillería. el sector y la ciudad.

 Cuenta con el personal capacitado para  Competencia de precios.
cualquier cargo dentro de la droguería.  Normatividad que exige a las
 Adecuado servicio al cliente. droguerías las instalaciones adecuadas
 Los empleados reciben periódicamente para la venta de los productos.
capacitación encaminadas a la  Es indispensable el uso de aparatos
orientación de las necesidades del electrónicos
paciente.  Alto consumo energético
 Dentro de la droguería hay un buen
clima organizacional.
 Hay un organigrama establecido dentro
de la organización.
 La farmacia ofrece gama alta de
productos y laboratorios.
 Cuenta con productos naturales.
 Cuenta con soportes contables y
financieros.
 Posee un sistema llamado Syscafe el
cual factura por compra, ventas, cuenta
por cobrar, cuentas por pagar, e
inventario y productos el cual permite
conocer ganancias por periodos de
facturación productos y productos
faltantes.
 Cuenta con página web para la
identificación de productos y
realización de compras a domicilio.
 Posee varios métodos de pago:
efectivo, datafono y a cuotas para
clientes exclusivos.
 Debida separación de Residuos
Sólidos.
 Convenio con la empresa Incihuila para
manejos residuos peligrosos y
medicamentos vencidos.
 Implementación de programa y zona de
cuarentena para medicamentos
próximos a vencer

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4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS

PARTES INTERESADAS

Las partes interesadas se puede clasificar en internas que acobija la alta dirección y
operación de la farmacia como: accionistas, alta gerencia, y empleados, y las partes
externas como los consumidores, Ministerio de Salud y Protección Social, Ministerio de
Ambiente y Desarrollo Sostenible y competencia los cuales buscan satisfacer necesidades.
(Tabla 02)

Tabla 02. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas aplicado
solamente a la farmacia Farmamiga 3 de la ciudad de Neiva.

Parte Interesadas Necesidad Expectativa

Buena gestión, eficiencia,
Accionista Ingresos
posicionamiento
Alta gerencia Metas trazadas Cumplimiento de metas
Estabilidad, motivación,
Empleados Pago de salario
ambiente laboral
Crecimiento, atención de
Clientes y consumidores Pago oportuno y compras
calidad, transparencia
Ministerio de Salud y Cumplimiento legal y atienda las Cumplimiento con las políticas
Protección Social necesidades de la comunidad nacionales
Ministerio de Ambiente y Cumplimiento legal, disminución Cumplimiento con las políticas
Desarrollo Sostenible de impactos y desarrollo sostenible nacionales
Competitividad, requerimiento del Ser más competitivos,
Competencia y mercados
mercado satisfacción de necesidades.

4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL

El manual de sistema de gestión ambiental FARMAMIGA “organización distribuidora de

medicamentos alopáticos y homeopáticos de alta calidad” estará al alcance y disposición
solo para la sede FARMAMIGA 3 que se encuentra localizada en la calle 21 N° 9-15
Barrio Tenerife de la ciudad de Neiva, dispuesta para todos los empleados de la empresa y/o
terceros, encontrándose activo las 24 horas; con el fin de que se pueda prestar un servicio en
este horario extendido a la comunidad.

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4.4 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

El sistema de gestión ambiental se hizo con el fin de realizar de manera lógica y ordenada,
la planificación y el manejo ambiental de las actividades propias del proceso, sus impactos
ambientales, con sus respectivas obligaciones y responsabilidades de carácter legal y así
poder mejorar el comportamiento ambiental de la empresa FARMAMIGA 3 “organización
distribuidora de medicamentos alopáticos y homeopáticos de alta calidad” siguiendo el
ciclo de PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar) o más conocido como el de la mejora
continua.

Primero se identificaron las actividades que se generan en las instalaciones de

FARMAMIGA 3, seguido se reconocieron los aspectos e impactos que se generan de estas
actividades, para así poder realizar un proceso ya sea de mitigación, corrección, prevención
o compensación, siempre promoviendo a la mejora continua sin afectar nuestro medio
ambiente.

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5. LIDERAZGO
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5.1. LIDERAZGO Y COMPROMISO

La dirección de la farmacia ha emitido un acta de compromiso en la se responsabilizan a

establecer, implementar y mantener un sistema de gestión ambiental aplicado solo para la
farmacia Farmamiga 3. (Anexo 1)

5.2 POLÍTICA AMBIENTAL

FARMAMIGA 3, hace parte de una empresa Huilense que se dedica a la comercialización

de productos alopáticos y homeopáticos de alta calidad, además de ofertar servicios de
inyectología, toma de tensión, glucometría y control de peso, de igual manera atienden al
compromiso por la protección y conservación del medio ambiente, procurando la
prevención de contaminación al generar residuos peligrosos a través de la oferta de sus
servicios, por lo tanto y a partir de la formación permanentemente de todos sus trabajadores
y partes interesadas se dará cumplimiento del marco legal ambiental, mediante la aplicación
de los requisitos establecidos en la Norma NTC-ISO 14001: 2015 garantizando así el
compromiso de mejoramiento continuo en todos sus procesos y desempeño ambiental.

5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN

El sistema de gestiona ambiental establece responsabilidades para cada uno de los roles
establecidos en el equipo de trabajo (Tabla 03)

Tabla 03. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización para el SGA de Farmamiga 3 .

Roles
Gerente (Auditor Lider)
Contador (Auditor interno)
Auxiliar 1 (Auditor interno)
Auxiliar 2 (Apoyo SGA)
Auxiliar 3 (Coordinador SGA)
Domiciliario (Apoyo SGA)
Habilidad
Comunicativo-Líder
Responsable – Observador
Honesto - Responsable
Buen observador – perceptivo
Comunicativo - Líder
Diplomático - Responsable
Experiencia
Auxiliar de Farmacia
Contador
Auxiliar de Farmacia
Auxiliar de Farmacia
Estudiante Ing. Ambiental
Auxiliar de farmacia

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6. PLANIFICACIÓN
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6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES

Se identificaron las actividades que puedan generar algún tipo de riesgo dentro de la
farmacia y para ello se reconoció la oportunidad y la acción a seguir. (Tabla 04).

Tabla 04. Acciones para abordar riesgos y oportunidades en la farmacia Farmamiga 3.

Riesgo Oportunidad Acciones

Programas y capacitaciones
Seguridad y salud en el trabajo
Trasmisión de alguna de buenas prácticas de
permiten mejorar el desempeño de la
enfermedad (inyectologia). manejo que eviten este
seguridad y salud en el trabajo.
riesgo.
Programa de manejo y reducción de
Programas y capacitaciones
Manipulación de residuos residuos peligros de la farmacia
de manipulación de
peligrosos mediante capacitaciones dirigidas al
residuos peligrosos.
personal.
Seguimiento y control de la Verificación de la
Manejo de medicamentos destrucción y disposición final de los disposición final de los
vencidos empaques y medicamentos vencidos, medicamentos vencidos por
evitando nuevamente el uso de estos. empresas certificadas.
La farmacia crea un plan de
contingencia que permita adoptar las Mantenimiento y
medidas necesarias en contra verificación de las redes
Incendios incendios y evacuación de los eléctricas, e
trabajadores, mediante implementación de
capacitaciones por entidades programas de emergencias.
competentes
Programa de seguridad y salud en el Programas de capacitación
Socorrismo y primeros trabajo donde incluye los primeros mediante entidades
auxilios auxilios para contribuir a reducir al competente, además de
mínimo las consecuencias de los planes de emergencias.

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accidentes asistencia inmediata antes

de la llegada de personal médico
especializado.
Adecuaciones de
Seguridad y salud en el trabajo herramientas que aumente
Robos permiten mejorar el desempeño de la la seguridad dentro de las
seguridad y salud en el trabajo. instalaciones de la
farmacia.

6.1.2 ASPECTOS AMBIENTLES

Procedimiento Para La Identificación De Aspectos Ambientales

Farmamiga 3 es una empresa que se dedica a realizar auditorías internas ambientales, en

donde se evalúan las posibles irregularidades que se presenten (Tabla 06).

En nuestras instalaciones se realizan diversos procesos como: Inyectologia, Toma de

tensión, Glucometria, Control de peso, Facturación, mantenimiento de equipos y software,
asepsia de la farmacia, Domicilios y Necesidades básicas del personal, de los cuales pueden
generar impactos que afecten al medio ambiente, para ello se realizó la identificación,
valoración de impactos ambientales de forma cuantitativa mediante una matriz causa –
efecto.

La matriz de impactos ambientales consiste en identificar y relacionar cada uno de los

procesos o actividades que se desarrollan en la empresa y que pueda afectar de forma
directa e indirecta a cada uno de los factores ambientales (agua, aire, suelo, fauna, flora y
paisaje).

La valoración cuantitativa mide la magnitud del impacto para lo que se utilizan indicadores
numéricos para cada uno de los atributos (Tabla 05); entre los atributos fueron evaluados la
Acumulación (A) que consiste en que la acción del agente inductor, que incrementa
progresivamente su gravedad, Intensidad (In) hace referencia al grado de destrucción del
factor ambiental, Extensión (E) en la que incluye la superficie afectada puntual, local,
parcial o extensivo, Persistencia (P) las características del impacto con relación al tiempo,

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efecto permanente o temporal, Reversibilidad (Rv) que habla de procesos naturales y de

medio plazo en el que el medio sea capaz de eliminar el efecto y Recuperabilidad (Rc)
Aquél en que la alteración que supone puede eliminarse, bien por la acción natural, bien por
la acción humana.

La cuantificación de los impactos inicialmente es establecida mediante la valoración de

Importancia donde simplemente se suma cada uno de los atributos:

Im = ± (A + E + In + P + Rv + Rc)

Im: importancia Acumulación (A) Intensidad (In) Extensión (E)

Persistencia (P) Reversibilidad (Rv) Recuperabilidad (Rc)
Calculada la importancia mediante esta fórmula, no es posible analizar si éste valor es bajo
o elevado. Para contrastar los resultados utilizamos la siguiente expresión:

IN1 = ± (|Im| - Mínimo) / (Máximo - Mínimo))

Las actividades que producen mayor impacto sobre los recursos naturales son aquellas que
se aproximan a valores cercanos a 1, ya que la valoración oscila entre 0 – 1, siendo 0 el
valor mínimos y 0 valores máximo de la generación de un impacto.

Tabla 05. Valoración asignada a cada uno de los atributos para la valoración cualitativa de los
impactos ambientales.

VALORACIÓN CUALITATIVA DE IMPACTOS AMBIENTALES

SIGNO ACUMULACIÓN (A)
Impacto beneficioso + Simple 1
Impacto perjudicial - Acumulativo 3
  Sinérgico 5
EXTENSIÓN (E) INTENSIDAD (In)
(Área de influencia) ( Grado de destrucción)
Puntual 1 Baja 1
Parcial 2 Media 4
Extenso 3 Alta 8
PERSISTENCIA (P) REVERSIBILIDAD (Rv)
(Permanencia del efecto) (Medios naturales)
Temporal 1 Reversible 1
Permanente 3 Irreversible 3
RECUPERABILIDAD (Rc)  
(Medios humanos)  
Recuperable 1    

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Irrecuperable 3    

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 Tabla 06. Matriz de impactos ambientales para la farmacia Farmamiga de Neiva -Huila
 

MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTO AMBIENTAL

Elaborado por : Harold J. Urbano Trujillo – Luisa P. Espinosa León Código: MIA Versión 01
Objetivo: Identificar por medio de una matriz cuantitativa causa –efecto Responsable: Coordinador
Alcance: Este procedimiento solo aplicará para los impactos
los impactos ambientales que generan cada uno de los procesos del SGA
que se desarrollen en Faramamiga 3.
desarrollados en la Farmacia Farmaamiga 3.
 
ANALISIS DEL
CONTEXTO

Importanci

Rv

Rc
FACTOR

In
A

P
I
Procesos ASPECTO IMPACTO a

Paisa Faun
Agua Aire Suelo Flora
j a

Generación de residuos Tratamiento de incineración y

peligrosos (citotoxicos, disposición final de los X X         - 3 1 4 1 3 3 0,47
biopeligrosos) residuos peligrosos
Inyectologia

Generación de residuos no
Agotamiento vida útil del
peligrosos (plásticos, cartón,
relleno sanitario
X X X X X X - 1 1 4 1 3 3 0,37
vidrio)
Toma de
tensión
Consumo de energía Agotamiento recurso agua X   X X X X - 1 1 4 1 1 1 0,16

Generación de residuos Tratamiento de incineración y

INTERN
O
peligrosos (citotoxicos, disposición final de los X X         - 3 1 4 1 3 3 0,47
biopeligrosos) residuos peligrosos
Glucometria

Generación de residuos no
Agotamiento vida útil del
peligrosos (plásticos, cartón,
relleno sanitario
X X X X X X - 1 1 4 1 3 3 0,37
vidrio)
Control de
peso
Consumo de energía Agotamiento recurso agua X   X X X X - 1 1 4 1 1 1 0,16
Uso de equipos
eléctricos:
Generación Agotamiento vida útil del
Facturacion computadores,
de RAEE relleno sanitario
X X X X X - 3 1 1 3 3 3 0,42
faxes,
iluminación,

________________________________________________________________________________________Elaborado por: Harold J. Urbano Trujillo – Luisa

P. Espinosa León
 Consumo de
cámaras de energía
Agotamiento recurso agua X   X X X X - 3 2 4 3 3 1 0,53
video

Consumo de
papel
Agotamiento de recursos X X X X X X - 3 2 4 3 3 1 0,53
Uso de papel
para labores de Generación
oficina de residuos Agotamiento vida útil del
aprovechabl relleno sanitario
  X X X X X - 3 2 4 3 3 1 0,53
es

Generación
de residuos Agotamiento vida útil del
aprovechabl relleno sanitario
X X X X X X - 3 2 4 3 3 1 0,53
es

Generación
de residuos Agotamiento vida útil del
aprovechabl relleno sanitario
X X X X X X - 3 2 1 3 3 1 0,37
Necesidades es
básicas del Uso de baños
personal
Consumo de
agua
Agotamiento recurso agua X   X X X X - 3 2 1 3 1 3 0,37

Generación
agua Contaminación del agua X   X X X X - 3 2 1 3 1 3 0,37
residual

Equipos de
salud y Consumo de
Termohidromet energía
Contaminación del agua X   X X X   - 3 2 1 3 1 3 0,37
Mantenimient
ro
o de equipos y
software Fuga o
Mantenimiento
escape de
aire
gas
Contaminación atmosférica   X X X X X - 3 1 1 3 3 3 0,42
acondicionado
refrigerante

Consumo de
Agua usada agua
Contaminación del agua X   X X X X - 3 2 1 1 1 1 0,16
asepsia de la
para aseo
farmacia
general
Generación
de agua Contaminación atmosférica X   X X X X - 3 2 1 1 1 1 0,16
residual

________________________________________________________________________________________Elaborado por: Harold J. Urbano Trujillo – Luisa

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 Generación Contaminación de agua y
de emisión suelo   X X X X X - 1 2 4 1 3 1 0,32

Generación
Mantenimiento
de aceites Contaminación agua y suelo X   X X X X - 1 1 4 1 3 3 0,37
EXTERN usados
Domicilios y lavado de
O
vehículos
Generación
de residuos
Contaminación agua, aire y
especiales
suelo
X X X X X X - 1 2 4 1 3 3 0,42
(filtro
llantas, etc.)

Valoración Cualitativa de Impactos : Acumulación (A) Extensión (E) Intensidad (In) Persistencia (P) Reversibilidad (Rv) Recuperabilidad (Rc)

________________________________________________________________________________________Elaborado por: Harold J. Urbano Trujillo – Luisa

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6.1.3 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

El sistema de gestión ambiental se basa en unas normas establecidas por entidades

correspondientes, las cuales lo hacen tener claro que se puede o no hacer, para así
poder ofrecer nuestro servicio garantizado, cumpliendo con todos los requerimientos
de la norma (Tabla 07).

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Elaborado por: Harold J. Urbano Trujillo – Luisa P. Espinosa León
Tabla 07. Matriz marco legal para la farmacia farmamiga 3.
MODELO DE MATRIZ LEGAL
Fecha de Elaboración: DD_02_, MM_19_,AA_2019 Fecha de actualización: DD MM AA
Responsables de actualización: Harold Urbano Trujillo – Luisa Espinosa León
       
Año de emisión-
Norma Nombre Descripción del articulo
creación

Del articulo 245 donde se encuentran todas las especificaciones que se deben
Ley L-100 1993
tener de acuerdo con el Invima para entregar productos de buena calidad

El personal que se encuentre en la parte de distribución y manipulación de

Ley L-23 1962 medicamento tendrá que contar con los respectivos cursos que lo avalen como
aptos para el uso y control de estos medicamentos.

Ley L-81 1987 Donde se regula el precio con el que se le ofrecerá al público

El personal que se encuentre en la parte de distribución y manipulación de

Ley L-485 1988 medicamento tendrá que contar con los respectivos cursos que lo avalen como
aptos para el uso y control de estos medicamentos.
Establece que el medicamento vencido son residuos peligrosos y deben ser
Decreto D-4741 2005 tratados correctamente para realizar su disposición final, de igual manera estos
tienen un tiempo máximo para encontrarse dentro de la farmacia.
Colaborando con el Invima para que realice los respectivos controles en caso de
Decreto D-2078 2012
que sea necesario
El manejo de los residuos regulados por este decreto se rige, entre otros, por los
Decreto D-351 2014 principios de bioseguridad, gestión integral, precaución, prevención y
comunicación del riesgo.

Resolución R-010911 1992 Se determinaron los requisitos para realizar la apertura de la farmacia

Resolución R-1468 2006 Se dictamina la realización de un permiso para realizar la venta de medicamentos

________________________________________________________________________________________Elaborado por: Harold J. Urbano Trujillo – Luisa

P. Espinosa León
 que tienen control en nuestra nación, estas solicitudes se realizarán por medio de
la secretaria de salud
Estará ligada a la realización de compra de medicamento a laboratorios que
Resolución R-5402 2015 cuenten con certificación de Buenas Prácticas de Manufactura conforme a la
reglamenta

________________________________________________________________________________________Elaborado por: Harold J. Urbano Trujillo – Luisa

P. Espinosa León
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Elaborado por: Harold J. Urbano Trujillo – Luisa P. Espinosa León