LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

EN LA ORGANIZACIONES DE FORMA DIGITAL COMO UNA ESTRATEGIA

PARA MEJORAR PROCESOS O LA CONTRIBUCIÓN AL APRENDIZAJE
ORGANIZACIONAL Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO.

Aprendiz
Paola Andrea Hernández Pérez
C.C. 55.064.402

Instructora
Eudis Eugenia López

POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA

2021
 LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
EN LA ORGANIZACIONES DE FORMA DIGITAL COMO UNA ESTRATEGIA
PARA MEJORAR PROCESOS O LA CONTRIBUCIÓN AL APRENDIZAJE
ORGANIZACIONAL Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO.

La gestión documental es la base fundamental que, por medio del análisis

organizacional de cada una de las empresas, determina las necesidades y el
manejo de la información, con el fin de determinar los pasos a seguir para
mantener el control automatizado de la misma.
Con esta serie de estrategias se tienen en cuenta aspectos relevantes como la
importancia del documento para cada una de las actividades de la organización, el
tiempo requerido para realizar el mantenimiento de la información.
La gestión documental hace una revisión minuciosa en la organización con el fin
de identificar las falencias a mejorar para poder aplicar las normas necesarias
para el manejo de la información a lo largo del tiempo.

Las empresas deberán capacitar a sus empleados para que adquieran

conocimientos que les permitan generar estrategias para adaptarse a los cambios,
generar innovación y mejoras en los procesos. Teniendo en cuenta que los
documentos y la información son la columna vertebral de toda una organización.

Las empresas con alto volumen de documentación, donde se requiera optimizar

los tiempos de respuesta de ubicación de sus documentos o que necesiten pasar
de un sistema manual a tener todo en línea y bien organizado, son las idóneas de
implementar esta herramienta.
Las empresas en el momento de implementar la gestión documental les permite el
correcto manejo de los archivos físicos y electrónicos, donde se puede ver
reflejado en la optimización de los procesos y en la mejora continua por innovación
tecnológica. Esto con el fin de alcanzar logros basados en la eficacia y en la
eficiencia.
Este tipo de herramienta tecnológica permite lograr la agilidad de búsqueda o de
funciones archivísticas.
Es importante digitalizar los documentos porque permite actualizar los formatos, a
liberar espacio, a darle un trato adecuado a la información y una gestión eficiente,
ayuda aumentar la productividad en la empresa y este es un punto muy relevante,
donde permite conservar los documentos a través del tiempo.
Gracias a la implementación efectiva del proceso de Gestión Documental se han
logrado grandes beneficios como: mejora del clima organizacional, cumplimiento
con las diversas legislaciones, disminución del margen de error de las
operaciones, minimización en tiempos de capacitación e inducción, reducción del
impacto ambiental por el uso eficiente de recursos, apertura de los procesos en los
diferentes países.
Al utilizar esta herramienta tecnológica permite realizar las actividades de manera
ágil, sencilla y efectiva lo cual dará un excelente crecimiento competitivo a la
empresa.
Las empresas en la actualidad deben considerar la implementación de un Sistema
de Gestión Documental como parte de su estrategia.
Antiguamente los contadores era una de las áreas que más documentos
generaban, hoy en día se necesitan personas expertas que conozcan de temas
contables digitales, como nos ofrece la plataforma de Siigo y así las empresas
podrán estar en la vanguardia.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

https://atsgestion.net/gestion-documental-empresa/
https://www.youtube.com/watch?v=n1lukLsbQ5o