SESIÓN NRO.

06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

SESIÓN Nro. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

OBJETIVOS:
• Utilizar herramientas de Excel para poder ordenar datos.
• Aprender a usar los rellenos rápidos para obtener información rápidamente.

I. ORDENAR DATOS
Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos
siguiendo algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es
decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez,
siguiendo una jerarquía.
Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que
queramos ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones de la selección
Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea ascendente o descendente
respectivamente. También podemos pulsar sobre Ordenar… y escoger el
criterio de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos rápida.
Esto ordenará todo el conjunto de la fila.
DATOS A ORDENAR DATOS ORDENADOS
35 4
5 5
4 6
6 8
8 31
31 35
Ver Video 6.1
56 47 VIDEO DE REFERENCIA
47 56 FUENTE EXTERNA

Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto, deberemos hacer
clic sobre el encabezado de la misma.
El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de ordenación. Al pulsarlo, nos
aparece el cuadro de diálogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

En esta ventana podemos modificar los parámetros necesarios para una ordenación personalizada.

1
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

II. RELLENO RÁPIDO

En esta ocasión hablaremos sobre el comando de Relleno rápido, que se encuentra en la pestaña Datos y
en el grupo de Herramientas de datos.

Relleno rápido está disponible en Excel 2013, 2016 y 2019,

lamentablemente este comando no existe en versiones
anteriores de Excel, este comando nos permite realizar tareas
sencillas de concatenación, o, separación de textos, aunque
podemos obtener los mismos resultados usando una formula,
podemos ahorrarnos ese paso, usando el relleno rápido, vamos
a ver alguna de las técnicas más útiles, y, nos ayudaran a ser
más eficiente nuestro trabajo.
En la siguiente hoja, tenemos una serie de nombres en la
primera columna, y, todos ellos están con letras mayúsculas,
nos han pedido cambiar los nombres, de manera que solo
tenga la primera letra de cada palabra en mayúscula. Aunque
podemos usar una fórmula para esto, también podemos usar
el relleno rápido.
Primero, voy a insertar un encabezado en B1.
Una buena técnica para usar el relleno rápido es que tenga un
encabezado.

Ver Video 6.2

VIDEO DE REFERENCIA
FUENTE EXTERNA

En B2, voy a poner la palabra como la necesito, con la primera letra en mayúscula.

Recurso 6.1

2
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

Ahora, en la celda inferior, voy a empezar a escribir el nombre, pero no hago nada más escribir el comando
relleno rápido, ya me hace una sugerencia para los valores de toda la columna, si es lo que queremos
pulsamos, por ejemplo, cursor abajo.

Vamos a ver otra manera, de usar el relleno rápido, en la celda C1, insertare el encabezado Resultado 2.

Volveremos a escribir en C2, el nombre en mayúsculas, y, pulso la tecla <Enter>.

Si en C3, escribo las primeras palabras del nombre, relleno rápido me volverá a sugerir la lista, pero en este
caso, no la aceptamos, pulsamos <Escape>.
Lo que vamos a hacer es ponernos en la celda C2, vamos a la pestaña Datos – Herramientas de datos, y,
hacemos clic en relleno rápido.

3
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

Y luego de hacer todo esto ya tenemos la lista hecha.

Si se dan cuenta, relleno rápido hace la sugerencia tomando un valor o dos como referencia.
Vamos a ver otro ejemplo, vamos a ir a la hoja 2.

En la primera columna, tengo una lista de nombres con apellidos, y, necesito separarlos en las columnas B
y C, en la celda B2, pondré Pepe, y, pulsare <Enter>.

Ahora, en B3, empiezo a escribir el nombre, y, relleno rápido detecta que queremos extraer la primera
palabra de la columna A, pulsamos <Enter>, y, ya tenemos la lista.

4
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

Ahora, en la celda C2, escribo el apellido.

En C3, empezamos a escribir el apellido, y relleno rápido nos hará una sugerencia.

Si nos fijamos en los nombres de la columna A, están formados por dos palabras, y es por eso por lo que
relleno rápido los separa fácilmente En la celda D2, vamos a extraer las iniciales del nombre, que serán PG,
y la del segundo es JR.

5
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

Para nuestro siguiente ejemplo, invertiremos el orden del nombre y el apellido, en la celda E2, ingresare el
apellido, seguido del nombre.

En E3, empezaremos a escribir el apellido, y enseguida, relleno rápido, nos mostrara una sugerencia,
entonces, pulsare la tecla <Enter>.

Finalmente, vamos a ver que podemos añadirle un carácter a la nueva cadena de texto, entonces,
ingresaremos el nombre, seguido de una coma, y a continuación el apellido.
En F2, ingresaremos el apellido, pondremos una como, y el nombre.

En F3, empezamos a escribir el apellido, Excel nos propone la nueva lista, y, si nos fijamos vemos que va
incorporada la coma y pulsamos <Enter>.

De esta manera, podemos incluir uno o más caracteres a la cadena de texto, es importante considerar que
la nueva cadena de texto no tiene nada que ver con la cadena de donde ha salido.

6
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

Si cambiamos el nombre de A1, veremos que la cadena de texto unida no se actualiza.

Vamos a ver algunos ejemplos adicionales, otras aplicaciones que podemos darle a este comando, vamos a
ir a la hoja 3.

En la primera columna tenemos el nombre, a continuación, el segundo apellido y después el apellido,

queremos usar el relleno rápido para que incluya los valores de las tres columnas.
En la celda D2, ingresare Juan y el apellido Navarro, pulsare <Enter>.

En D3, ingresare el nombre María, y, en seguida me mostrara una sugerencia.

Puedes observar que, en el caso de María, no ha incluido el segundo nombre, esto es debido a que relleno
rápido no detecto el valor en blanco puesto en B2, y, por lo tanto, omite esa columna.

7
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

Pero eso lo podemos solucionar poniendo en D3, el nombre completo, incluirá el segundo nombre en
aquella fila que lo requiera.

Relleno rápido hace una sugerencia con los datos seleccionados, recuerden que no es un comando que
puede hacer cosas complejas, porque para eso están las fórmulas, pero en este tipo de operaciones nos
ahorrara una gran cantidad de tiempo.
Vamos ahora a la hoja 4.

8
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

Voy a seleccionarlas todas con <CTRL> <SHIFT> <Cursor abajo>.

Y cambiare su formato a fecha larga, en la pestaña Inicio.

9
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

En B2, pondré viernes.

Ahora, voy a la pestaña Datos, y, hago clic en relleno rápido.

Tenemos los días de la semana para cada una de las fechas. En la celda C2, ingresare el número 4, que es el
número de día de la semana, y, pulsare el comando de relleno rápido.

Para el mes, ingresare la cadena de texto enero, que corresponde al mes de la primera fecha, y, después
pinchare en relleno rápido.

Haremos lo mismo para el año, ingresare 2013, y, pulsare en el comando relleno rápido.

10
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

En uno de los ejemplos anteriores, usamos la coma para separar el nombre del segundo nombre, y, en esta
ocasión ingresare una nueva palabra, pondré lo siguiente:

Pulsare el botón de comando relleno rápido.

De esta manera, podemos usar relleno rápido para extraer partes de una fecha.
Vamos a la hoja 5.

Vamos a crear una nueva cadena de texto con formato de número de teléfono, que tenga el código de área
entre paréntesis, seguido del número telefónico separado con un guion medio.
En la celda B2, ingresare el número con el formato, y, pulso <Enter>.

11
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

A continuación, pinchamos en el botón de relleno rápido.

Ya tenemos la cadena de texto para el resto de los números, si por alguna razón no le aparece la opción de
relleno rápido, puede que lo tenga deshabilitado, para habilitarlo, pinchamos en Archivo – Opciones –
Avanzadas, y, en la opción Opciones de edición, tendrás que asegurarte que tienes activa la casilla de relleno
rápido.

12
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

EJERCICIOS PROPUESTOS
EJERCICIO 01
Tenemos una lista con nombres y apellidos y deseamos armar correos electrónicos con la
primera letra del nombre más el apellido. A su vez, ordenaras esta lista por el APELLIDO en
orden alfabético. Recurso 6.2

EJERCICIO 02
En base a los mismos datos de la Figura 1 ahora haremos otra prueba para armar emails, pero ahora utilizaremos
el nombre, apellido y un punto para separar los datos. Terminado lo anterior ordenaras la lista por el campo del
NOMBRE en orden alfabético inverso.

EJERCICIO 03
Esta herramienta no deja de sorprenderme. Ahora trataremos de extraer una fecha desde unos valores que
tienen este formato 19820605. Ordena los datos por el campo de FECHA2, del más antiguo al más reciente.

13
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

EJERCICIO 04
En el primer ejemplo armamos emails en base a nombres, ahora extraeremos nombres desde correos
electrónicos. Ordenar la lista por el campo NOMBRE en orden alfabético.

EJERCICIO 05
Crear una copia de la hoja para resolver cada ejercicio:
a) Ordenar la lista por apellido, en orden alfabético.
b) Ordenar por departamento como criterio primario y por apellido como criterio secundario.
c) Ordenar por antigüedad en la empresa, del más antiguo al más reciente.
d) Ordenar de mayor a menor sueldo.

14
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

15
SESIÓN NRO. 06: ORDENAR DATOS Y RELLENOS RÁPIDOS

EJERCICIO 06
Crear una copia de la hoja para resolver cada ejercicio:
a) Ordenar la lista por apellido.
b) Ordenar por puntuación acumulada como criterio primario y por puntuación como criterio secundario, de
mayor a menor.
c) Ordenar por lugar ascendente.
d) Ordenar de mayor a menor puntuación acumulada.

16