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ENTORNO LABORAL
EVIDENCIA NUMERO 3
“INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”
PRESENTADO POR:
EVER KENDRY MANJARREZ MORENO
SENA
CARTAGENA – BOLÍVAR
24/08/2021
Introducción
• Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones básicas
para el manejo de documentos tales como recepción o radicación, registros, y
distribución o embalaje.
1. Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas
recibidas
Recepción
Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios, tales
como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo electrónico,
entre otros.
Apertura:
Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se
revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
• Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
• Revisar que este firmado, verificar anexos.
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto
hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas
en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas.
Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda
a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero,
verificando que los datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan
con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido,
relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe entregar en el
recorrido, hace el recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar
el formato para verificación y control del recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se Coloca sello a la
correspondencia para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia
con el formato diligenciado según el servicio requerido donde corresponda
Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del
envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo
electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono contenido
,Ciudad a la que va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago , Observación,
Centro de costo y departamento que envió. Llamar al Operador para programar
recogida de Correspondencia.
3. Memorandos
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a
menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite
legal o administrativo.
Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal
efecto y deben contener la siguiente información.
o Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
o Nombres completo del solicitante o su representante.
o Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
o Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
o La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
o La firma del peticionario y/o su apoderado.
Procedimiento:
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la
planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos
como el (nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación, fecha
y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo
de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad
haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de
recibido.
este blog lo hago por que veo que en la web hay muchos pero hay que hacer
muchas cosas para verlos espero sea de su agrado.
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