Taller Factura

TALLER FACTURA
TEMA 1: TRABAJAR CON HOJAS

1. Trabajar con hojas de cálculo.
1.1. Ingresar datos.
1.2. Formato moneda
1.3. Encabezado y pie de pagina
1.4. Vista Preliminar
1.5. Área de Impresión
1.6. Ocultar columnas
Una vez abierto el libro, se procede a ingresar datos en cada una de sus hojas.
1. Dar clic sobre el nombre de la hoja. Para el ejercicio seleccionar “Productos”.

2. Ubicar el cursor en la celda a ingresar información. Celda A2.
3. Digitar la información.
Microsoft Office Excel 2013
Recuerde que. Si la información ingresada en una celda (B2), no es visualizada, puede

ampliar el ancho de la columna.
NOTA: Ingrese datos en la hoja de vendedores y clientes.
Ya que, en la hoja de productos y vendedores, se encuentran valores numéricos, los cuales

representan dinero, se cambian a un formato de moneda para visualizar un signo pesos ($).
1. Hacer clic sobre el nombre de la hoja (Productos)

2. Sobre la letra de la columna C, dar clic.
3. Hacer clic sobre la pestaña inicio y ubicar el grupo número.
4. Dar clic sobre la flecha de formato.
5. Del menú visualizado, seleccionar con un clic moneda.
Aplicar formato moneda a la columna valor salario en la hoja vendedores.
Ahora se adicionar una imagen de encabezado y pie a las hojas del libro, para darle
presentación al instante de imprimir.
1. Haga clic sobre la hoja. Dar clic en “Productos”.

2. Hacer clic en la ficha insertar y ubicar el grupo texto.
3. Seleccionar con clic la opción “Encabezado y pie de página”.
4. Visualizará el área del encabezado.

5. En el grupo “Elementos del encabezado y pie de página”, hacer clic en la opción
imagen.
6. Ubicar en la unidad de disco duro, la imagen que se desea adicionar al encabezado.

7. Seleccionar con clic.
8. Dar clic en insertar.
9. Dar clic en la opción, “ir a pie de página”

10. Dar clic en la opción Imagen.

11. Ubicar en la unidad de disco duro, la imagen que se desea adicionar en el pie.
12. Seleccionar con clic.
13. Dar clic en insertar.
Hacer clic sobre un área fuera del encabezado y pie de página. Se observa que la información
anteriormente
ingresada, no se puede leer de forma clara.

1. Dar clic en la opción vista preliminar.
2. En la ventana, vista preliminar, dar clic sobre la opción mostrar márgenes.

3. Desplazar la margen superior al borde inferior de la imagen, en el encabezado de
página. Desplazar la
4. margen inferior al borde superior de la imagen, en el pie de página. Dar clic en cerrar
vista preliminar.
NOTA: Adicionar encabezado y pie de página en las páginas vendedores y clientes.
Si en algún instante, se desea realizar una impresión de los listados, se define un área de
impresión.
1. Dar clic en el botón vista normal.

2. Seleccionar las columnas A hasta C.
3. Seleccionar la ficha diseño de página.
4. En el grupo configurar página, hacer clic la opción área de impresión.
5. De la lista desplegada, dar clic en la opción establecer área de impresión.
6. Una línea punteada aparece, indicando el área definida como impresión.
NOTA: Definir el área de

impresión en las páginas
vendedores y clientes.
Terminado, la adición del encabezado y pie de página además de la configuración de un área

de impresión, se ocultaran las columnas, que no se necesitan para trabajar.
1. Hacer clic sobre el nombre de la columna vacía (D).

2. Presionar al mismo tiempo las combinación de columnas Shift + ctrl + . Quedaran
seleccionadas todas las columnas del libro.
3. Dar clic derecho sobre el área sombreada.

4. Delo menú visualizado, dar clic en la opción ocultar.
NOTA: Ocultar las columnas de las hojas vendedor y clientes.
TEMA 2: HERRAMIENTAS DE EDICION
2. Herramientas de edición.
2.1. Copiar información
2.2. Pegar información.
El sistema manejador de bases de datos de Nicolás, genero un libro con los productos que
actualmente, él maneja. El desea copiar cierta información en su libro de prácticas del curso
de Excel.
1. Abrir el libro DatosEjemplo.

2. Hacer clic sobre la hoja1.
3. Seleccionar la celda A1 a C1. Utilizar la combinación de teclas Shift + Ctrl + para
seleccionar hasta el final de la lista de la hoja1
4. Seleccionar la ficha inicio, ubicar el grupo portapapeles.
5. Dar en la opción copiar.
Recuerde que. Para seleccionar todos los valores de la lista primero debe, seleccionar la
celda A1 hasta la C1 y utilizando la combinación de teclas Shift + Ctrl + Flecha hacia abajo
(sostenido) la lista es seleccionada.
La información copiada de la hoja1 del libro DatosEjemplo, será pegada en la hoja Productos
del libro Práctica.
1. Abrir el libro Practica.
2. Seleccionar la hoja productos.
3. Hacer clic en la celda A2.
4. Seleccionar la ficha inicio y en el grupo portapapeles, dar clic en la opción pegar.
TEMA 3: TRABAJAR CON CELDAS
3. Trabajar con celdas.

3.1. Adicionar hoja
3.2. Cambiar nombre a hoja
3.3. Combinar celdas
3.4. Bordes
3.5 Formato personalizado
Para agilizar ciertos procesos en su empresa, Nicolás ha decidido crear un formato de

cotización, con el fin de evitar de hacer este proceso de forma manual.
1. Al libo “Practica” con el cual se ha trabajado desde el inicio, se le adicionara una nueva
hoja. Hacer clic sobre “nueva hoja de Excel”.
2. Hacer clic derecho sobre la nueva hoja, “Hoja1”.

3. Seleccionar cambiar nombre.
4. En la parte sombreada, escribir “cotizaciones”.
5. Se ingresan los siguientes valores en las celdas correspondientes:
A1=Clientes: A3=Teléfono: H6= Valor Unitario H34 = Dto.

J1= Cotización No. A6=Ítem J6= Valor total I34 = 5%
A2=Dirección: B6= Cód. Producto H32 = Subtotal
C3= Email C6= Cant. H33 = Valor IVA
6. Seleccionar las celdas C1 hasta H1.

7. Dar clic sobre la pestaña inicio y ubicar el grupo alineación.
8. Sobre la opción “combinar y centrar”, dar clic.
NO OLVIDE. Que para seleccionar un grupo de celdas, se hace clic sobre una celda (C1) y se
arrastra hasta la posición deseada (H1)
El combinar un grupo de celdas, hace que el grupo tenga apariencia de una sola.
9. Combinar las siguientes celdas:
C1 hasta H1, B2 hasta H2, D3 hasta H3, J2 Hasta J3, A4 hasta J5, D6 hasta G6, H6 hasta I6, A32
hasta G33, A34 hasta G36, H35 hasta I36 y J35 hasta J36
10. Seleccionar un grupo de celdas. Para el ejemplo seleccionar el grupo A6 – J36.

11. Hacer clic en la pestaña inicio y ubicar el grupo fuente.
12. Dar clic en la flecha de la opción borde.
13. Seleccionar con clic todos los bordes.
Disminuir el tamaño de la columna I(i).

Insertar encabezado y pie de página.
NO olvidar ajustar para que el texto no esté superpuesto sobre las imágenes.
NOTA. Si la cotización no es visualizada en una sola hoja, ajuste el tamaño de las columnas
o en la vista preliminar mueva las márgenes.
Ingresar el siguiente texto en la combinación de celdas A4 –J5
“De acuerdo a su amable solicitud de cotización, nos permitimos presentar a su

consideración los siguientes productos de alta calidad.”
14. Ajustar el texto ingresado. Dar clic en la ficha inicio y ubicar el grupo alineación.
15. Dar clic en la opción ajustar texto y alinear en la parte superior.
Ocultar las columnas a partir de la columna K en adelante.

Recuerde que. Para ocultar un grupo de columnas, haga clic sobre la letra de la columna
(K), mantenga presionada la combinación de teclas Shift + Ctrl + . Hacer clic derecho
sobre el área sombreada, dar clic en ocular.
Se creará un formato personalizado para que, al instante de ingresar un número de

cotización, se antepongan tres ceros.
1. Seleccionar en conjunto de celdas combinadas J2 – J3

2. Hacer clic en la pestaña inicio, ubicar el grupo número.
3. Dar clic en la flecha ubicada en la parte inferior derecha.
4. En la ventana visualizada, seleccionar “personalizada” de la lista categoría.

5. En la casilla tipo, borrar el valor allí visualizada, escribir 000.
6. Dar clic en aceptar.
7. Ingresar un número en la celda. Para el ejemplo ingresar 1.
Al presionar la tecla Enter, se visualizará 001. Ajuste el texto.
TEMA 4: FUNCIONES BASICAS
4. Funciones básicas
4.1. Sumar valores de celdas.
4.2. Formas.
Nicolás comenzara a ingresar formulas básicas, para la realización de cálculos básicos, como
los son sumas, restas, multiplicaciones, haciendo de esta forma un poco más automático el
proceso de calcular el valor de la cotización.
1. Hacer clic sobre la celda J7.

2. Para calcular el valor a pagar del producto se multiplica la cantidad por en valor unitario.
Ingresar la formula = C7 * H7
Recuerde que. Para ingresar una formula en una celda, se debe anteponer el signo igual (=)
3. Presionar enter para aceptar la formula. Se visualiza el valor de la multiplicación.
Ingresar las fórmulas para el cálculo de los otros productos de la lista.

El valor subtotal de la cotización es igual a la suma de los valores totales de los productos.
Quiere decir que el subtotal sería igual a sumar el valor de la celda J7 más J8 más J9.
El valor IVA es igual a: Al subtotal se multiplica por 0.15 (15%)

El descuento es igual a: Al valor subtotal se multiplica por 0.05 (5%)
El valor total de la cotización es igual a: Al subtotal, se le suma el valor del IVA y se le resta el
descuento
Para finalizar se le dará presentación al modelo de cotización.

1. Hacer clic en la ficha insertar y ubicar el grupo ilustraciones.
2. Dar clic en la flecha de la opción formas.
3. De la lista desplegada, dar clic en rectángulo redondeado.
4. Desplazar el cursor sobre el área de trabajo, el cursor ha cambiado a una cruz

delgada. Hacer clic el borde superior izquierdo de la celda A1. Con clic sostenido
arrastra hasta el borde inferior derecho de la celda H3. Se dibuja un rectángulo.
5. En las herramientas de dibujo, ubicar el grupo estilos de formas.

6. Dar clic sobre la opción relleno de forma.
7. Seleccionar la opción sin relleno.
• Insertar una forma, en el lugar donde se visualiza el número de la cotización.

• Insertar borde inferior a las celdas donde se visualiza, el nombre del cliente,
dirección, teléfono y email.
• Alinear dichos valores de celdas a la izquierda.
• Alinear los valores de celdas A6 – J6 al medio y centro.
• Aplicar formato moneda a las celdas de valores de dinero.
Hacer clic en la opción diseño de página para ver la forma como quedaría el modelo, al
instante de imprimir. Disminuya el zoom para ver en el área completa.
TEMA 5: RANGOS DE CELDAS
5. Rangos de Celda
5.1. Asignar nombre a un rango.
5.2. Función BUSCARV
Para llevar a cabo la automatización de la hoja cotización, se deberán crear rangos de

celda para realizar consultas sobre las diferentes hojas de cálculo del libro. Nicolás
primero creara un rango, el cual hace referencia a la hoja clientes de su libro.
1. Seleccionar la hoja clientes. Dar clic sobre el nombre.

2. Dar clic sobre la columna A y seleccionar hasta la columna G.
3. Hacer sobre la ficha formulas clic.
4. Ubicar el grupo nombres definidos.
5. Hacer clic en la flecha asignar nombre a un rango.

6. Del menú visualizado dar clic en la opción definir nombre.
7. Escriba el nombre. Para el ejercicio se ingresa ListaClientes.
8. aceptar.
1. Seleccionar la hoja Cotización. Dar Clic sobre el nombre de la hoja.

2. Ubicarse en la fila uno, en frente del código del cliente.
3. Ingresar la siguiente fórmula: = BUSCARV(B1;ListaClientes;2;FALSO)
Nota. No olvidar que al ingresar una formula en una hoja de

Excel es necesario anteponer el signo igual (=). La función
BUSCARV, busca valores en hojas de cálculo de Excel.
Terminada de ingresar la formula, se ve el nombre del cliente

ingresado.
TEMA 6: RANGOS DE CELDAS
6. Rangos de Celda
6.1. Completar Campos del Cliente
6.2. Asignar nombre a un rango - Productos
6.3. Función BUSCARV – Productos
Como la finalidad del ingreso de fórmulas, es que las operaciones y búsquedas sean
de forma automática, Nicolás ingresara las siguientes fórmulas para que la
información del cliente, sea visualizada, únicamente cuando sea ingresado un código.
4. Escribir las siguientes formulas en las siguientes celdas.
Para la dirección del cliente ingresar: = BUSCARV(B1;ListaClientes;6;FALSO)

Para el teléfono del cliente ingresar: = BUSCARV(B1;ListaClientes;5;FALSO)
Para el email del cliente ingresar: = BUSCARV(B1;ListaClientes;7;FALSO)
Asignar nombre a un rango – Productos
Una vez asignado el rango de para la hoja clientes, Nicolás deberá asignar un rango
que haga referencia a la hoja productos de su libro. Con el fin de que se visualice, el
nombre y valor unitario cuando sea ingresado un código de producto.
9. Seleccionar la hoja productos. Dar clic sobre el nombre.

10. Dar clic sobre la columna A y seleccionar hasta la columna C.
11. Hacer sobre la ficha formulas clic.
12. Dar clic en la opción definir nombre.
13. Escriba el nombre. Para el ejercicio se ingresa ListaProductos.
14. aceptar.
1. Seleccionar la hoja Cotización. Dar Clic sobre el nombre de la hoja.

2. Ubicarse en la fila siete, en frente de la cantidad.
3. Ingresar la siguiente fórmula: =BUSCARV(B7;ListaProductos;2;FALSO)
Ingresar la siguiente formula en valor unitario = BUSCARV(B7;ListaProductos;3;FALSO)

TEMA 7: FORMATO
7. Formato
7.1. Copiar Formulas
7.2. Formato condicional
7.3. Función BUSCARV – Productos
Cuando la formula ha funcionado, es copiada sobre cada una de las celdas a seguir.
Para que se visualice, la descripción de un producto y su valor unitario, se copia la
formula.
1. Seleccionar la hoja cotización. Dar clic.

2. Ubicarse en la fila 7, conjunto de celdas combinadas D hasta G. Dar clic.
3. Ubicar el puntero del mouse, en la esquina inferior derecha. Esperar a que
cambie a signo más.
4. Con clic sostenido, arrastrar y soltar el puntero hasta la fila 31, conjunto de
celdas combinadas D hasta G.
5. Realizar el mismo procedimiento para copiar las fórmulas de las celdas valor
unitario, valor total.
Nota: Aparecerá el error N/A, no aplica. Simplemente porque se encuentran vacías

las celdas donde se ingresa el código del producto. Ingrese un valor.
Se utilizara el formato condicional, para no visualizar en la hoja, el error N/A al

instante de imprimir.
1. Seleccionar el conjunto de celdas D8 hasta J31.

2. Hacer clic sobre la pestaña inicio.
3. Sobre la opción formato condicional. Dar clic.
4. Del menú visualizado hacer clic en nueva regla.
5. Seleccionar el tipo de regla “aplicar formato a las celdas que contengan”.

6. Seleccionar errores.
7. Hacer clic en formato.
8. En la ventana desplegada, en la opción color, seleccionar blanco.
9. Aceptar en la ventana formato de celdas.
10. Aceptar en la ventana nueva regla de formato.
TEMA 8: FUNCIONES
8. Funciones
8.1. SUMA
8.2. SI.ERROR
8.3. CONCATENAR
8.4. ENTERO
Se ingresaran, funciones para la ejecución de cálculos.
9. Ubicar la celda J32 e ingresar la formula. =SUMA(J7:J31). Oprimir enter para

aceptar.
10. Sobre la celda, se visualiza el error N/A (NO APLICA).
Nótese que el error aparece a que las celdas a J8 Hasta J31 no tienen un valor
numérico, solo el error N/A.
Se utiliza la función SI.ERROR, para no ver el error N/A en la hoja, simplemente cero
(0)
1. Seleccionar la celda J7.
2. Hacer clic en la barra de formulas.
3. Modificar la formula por. =SI.ERROR(C7*H7;0)
4. Copiar el valor a las celdas J8 hasta J31.
Recuerde: Para copiar los valores de celda, ubicar el cursor sobre la esquina inferior
derecha de la celda que contiene la formula, cuando cambie a flecha, arrastrar y
soltar en la celda deseada.
La función concatenar se utiliza, para unir los valores de nombre y apellido de la hoja
clientes.
1. Seleccionar la celda C1. Dar clic.
2. Escribir la siguiente formula en la barra de formulas.
=CONCATENAR(BUSCARV(B1;ListaClientes;2;FALSO);"_";BUSCARV(B1;ListaClientes;3;
FALSO))
La función concatenar une el valor de las columnas nombre y apellido de la hoja del
cliente. Se utiliza la función BUSCARV para buscar el nombre y apellido.
Esta función se utilizara, para que el valor de la cotización no visualice decimales.

1. Seleccionar la celda J36.
2. Ingresar la siguiente formula. =ENTERO(J32+J33-J34)
Nota: La función entero, deja los números sin cifras decimales.
TEMA 9: MACROS.
8. Macros
a) Guarda libro habilitado para macros.

b) Activas pestaña programador.
c) Utilizar editor Visual Basic.
d) Utilización del macro para colocar valor cotización en letras.
Se utilizara un programa en visual Basic como macro, para poder visualizar el valor de
la cotización en letras.
1. Hace clic sobre el botón office de Microsoft Excel.

2. Del menú emergente, ubicar el cursor sobre la opción grabar como.
3. Hace clic sobre la opción libro de Excel habilitado para macros.
4. Seleccionar la unidad o carpeta a guardar el libro.

5. Digitar nombre.
6. Dar clic en guardar.
Activar pestaña programador
1. Hacer clic en el botón de office de Microsoft Excel.

2. Sobre el botón opciones de Excel dar clic.
3. De la ventana, seleccionar con un clic la opción más
4. Marcar la opción ficha programador en la cinta de
5. Dar clic en aceptar.
1. Abrir el archivo de texto MacroLetras.

2. Seleccionar toda la información.
3. Copiar la información.
4. Seleccionar el libro de trabajo.

5. Hace clic sobre el nombre de la hoja Cotización.
6. Dar clic en la pestaña programador.
7. En el grupo codigo hacer clic en la opcion Visual Basic.
8. En el editor de visual Basic, Hacer clic en la flecha diseño.

9. Seleccionar con un clic la opción Modulo.
10. En la ventana en blanco, pegar la información copiada del archivo MacrosLetras.

11. Cerrar el editor de Visual Basic.
12. Hacer clic en la hoja cotización del libro.

13. Seleccionar con un clic, las fila 32 – 33.
14. Ingresar la siguiente formula: =mayusc(Cletras(J35;0))

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TEMA 1: TRABAJAR CON HOJAS

1. Dar clic sobre el nombre de la hoja. Para el ejercicio seleccionar “Productos”.

Recuerde que. Si la información ingresada en una celda (B2), no es visualizada, puede

NOTA: Ingrese datos en la hoja de vendedores y clientes.

Ya que, en la hoja de productos y vendedores, se encuentran valores numéricos, los cuales

1. Hacer clic sobre el nombre de la hoja (Productos)

Aplicar formato moneda a la columna valor salario en la hoja vendedores.

1. Haga clic sobre la hoja. Dar clic en “Productos”.

4. Visualizará el área del encabezado.

6. Ubicar en la unidad de disco duro, la imagen que se desea adicionar al encabezado.

9. Dar clic en la opción, “ir a pie de página”

10. Dar clic en la opción Imagen.

ingresada, no se puede leer de forma clara.

2. En la ventana, vista preliminar, dar clic sobre la opción mostrar márgenes.

NOTA: Adicionar encabezado y pie de página en las páginas vendedores y clientes.

1. Dar clic en el botón vista normal.

NOTA: Definir el área de

Terminado, la adición del encabezado y pie de página además de la configuración de un área

1. Hacer clic sobre el nombre de la columna vacía (D).

3. Dar clic derecho sobre el área sombreada.

NOTA: Ocultar las columnas de las hojas vendedor y clientes.

TEMA 2: HERRAMIENTAS DE EDICION

1. Abrir el libro DatosEjemplo.

TEMA 3: TRABAJAR CON CELDAS

3. Trabajar con celdas.

3.5 Formato personalizado

Para agilizar ciertos procesos en su empresa, Nicolás ha decidido crear un formato de

2. Hacer clic derecho sobre la nueva hoja, “Hoja1”.

5. Se ingresan los siguientes valores en las celdas correspondientes:

A1=Clientes: A3=Teléfono: H6= Valor Unitario H34 = Dto.

6. Seleccionar las celdas C1 hasta H1.

9. Combinar las siguientes celdas:

10. Seleccionar un grupo de celdas. Para el ejemplo seleccionar el grupo A6 – J36.

Disminuir el tamaño de la columna I(i).

Ingresar el siguiente texto en la combinación de celdas A4 –J5

“De acuerdo a su amable solicitud de cotización, nos permitimos presentar a su

Ocultar las columnas a partir de la columna K en adelante.

Se creará un formato personalizado para que, al instante de ingresar un número de

1. Seleccionar en conjunto de celdas combinadas J2 – J3

4. En la ventana visualizada, seleccionar “personalizada” de la lista categoría.

7. Ingresar un número en la celda. Para el ejemplo ingresar 1.

Al presionar la tecla Enter, se visualizará 001. Ajuste el texto.

TEMA 4: FUNCIONES BASICAS

1. Hacer clic sobre la celda J7.

3. Presionar enter para aceptar la formula. Se visualiza el valor de la multiplicación.

Ingresar las fórmulas para el cálculo de los otros productos de la lista.

El valor IVA es igual a: Al subtotal se multiplica por 0.15 (15%)

Para finalizar se le dará presentación al modelo de cotización.

4. Desplazar el cursor sobre el área de trabajo, el cursor ha cambiado a una cruz

5. En las herramientas de dibujo, ubicar el grupo estilos de formas.

• Insertar una forma, en el lugar donde se visualiza el número de la cotización.

TEMA 5: RANGOS DE CELDAS

Para llevar a cabo la automatización de la hoja cotización, se deberán crear rangos de

1. Seleccionar la hoja clientes. Dar clic sobre el nombre.

5. Hacer clic en la flecha asignar nombre a un rango.

1. Seleccionar la hoja Cotización. Dar Clic sobre el nombre de la hoja.

Nota. No olvidar que al ingresar una formula en una hoja de

Terminada de ingresar la formula, se ve el nombre del cliente

TEMA 6: RANGOS DE CELDAS

4. Escribir las siguientes formulas en las siguientes celdas.

Para la dirección del cliente ingresar: = BUSCARV(B1;ListaClientes;6;FALSO)

Asignar nombre a un rango – Productos

9. Seleccionar la hoja productos. Dar clic sobre el nombre.