Cartilla para

Proveedores AVH
¡Tendrás todas las herramientas para ser
nuestro aliado ideal !
 Definiciones

Contrato Proveedor La Organización

Para efectos de la presente cartilla, debes
Es el tercero que te suministra Bienes o Para efectos de la presente cartilla, cuando
entender como tal, a todo documento que
Servicios, que sirven para que La te hablemos de este término, nos
compromete a La Organización frente a un
Organización pueda operar. referiremos a las Compañías que
tercero (Proveedor), y contenga
componen Avianca Holdings en Conjunto
obligaciones en cabeza de estos. No
y/o individualmente consideradas.
importa el nombre con el que lo conozcas:
Po Estándar/Po Release, Contrato Jurídico,
Aceptación de Tarifas, Acuerdo tarifario,
Acuerdo de servicios, etc.
 Definiciones

Administrador Documento Área Usuaria RFP

de Contrato de Compra Área de La Request For Proposal,
Es el rol que asume un colaborador de La Organización que es por sus siglas en
Documento emitido por La
Organización, que consiste, en términos el destinatario final inglés.
Organización, previo al inicio
generales, en cumplir y hacer cumplir las del servicio o bien
de la ejecución de la
condiciones contenidas en los Contratos. que se adquiere.
relación comercial con El
Este rol es importante para La
Proveedor y La
Organización, porque permite que
Organización.
podamos operar de una manera
eficiente y rentable.
 ¿Qué compone
nuestra Cadena de
Abastecimiento?
 Deberes del proveedor

Mantener bajo estricta Respetar las No practicar ni

Obrar con Cumplir a cabalidad Garantizar la
confidencialidad, toda prácticas de empleo apoyar en sus
buena fe en la con las condiciones calidad del
información a la que justas y congruentes subcontratistas
etapa acordadas o servicio el trabajo
haya tenido acceso con los derechos
contractual. pactadas contratado y infantil o
actuando en humanos en el lugar
contractualmente. responder por forzado.
cumplimiento de sus de trabajo.
éste.
servicios.
 Quiero ser
Proveedor de AVH
¿Qué debo hacer?

Aquellas personas, naturales o jurídicas, que estén

interesadas en prestar sus servicios o suministrar los bienes
que distribuyen o fabrican, a cualquiera las compañías de
Avianca Holdings, deberán
iniciar el Proceso de Registro

Registro del Justo aquí

proveedor
¿Qué etapas
componen el
proceso de
registro?

Revisión
Revisión información
Diligenciar Ficha Listas Restrictivas Aprobación
de Registro Gestión de de Registro
Proveedores de Proveedor
Gestión de Solicitud de
Proveedor Proveedores Registro Gerente / Director
Ética y
Registro de ERP
Invitación Compras Cumplimiento
Ética y (Opcional)
de Proveedor
Cumplimiento
Compras / (Opcional) Compras
Invitación de (Opcional)
Registro
 Estado Descripción
No Invitado Proveedor que se encuentra en el directorio pero que aún no
¿Qué Estados se ha invitado a diligenciar la ficha de registro.
Un proveedor puede estar en este estado porque se Auto

pueden Registró, o porque únicamente se realizó la Solicitud de

Proveedor.

presentarse en Invitado Proveedor al que se le envió la invitación de registro al

correo electrónico pero aún no ha iniciado el
diligenciamiento de la ficha.
el Proceso de Pendiente de
Aprobación
Proveedor que ya diligenció y envió la ficha de registro y se
encuentra en las diferentes revisiones y aprobaciones por

Registro? parte de Avianca.

Este estado es previo al registro del proveedor.
Pendiente de Proveedor al cual se le pidió algún tipo de información
reenvío adicional luego de haber enviado la ficha de registro.
Durante el proceso de
Registro, puedes Registrado Proveedor que completó el proceso de Registro en Ariba y
por lo tanto, se encuentra registrado en el ERP.
presentar los Proveedor que fue rechazado por Avianca durante el proceso
Registro
siguientes estados: Denegado de registro.
En caso de querer volver a registrarse, deberá realizar el
proceso desde el inicio.
Etapas que
componen
nuestro
proceso de
Compras

*Sujeto a niveles de aprobación de la Organización

 Para facturar
¿Qué debo tener en cuenta para facturar por mis servicios?

Solo se formalizan solicitudes de No se recibirán facturas que no Se deberán tener en cuenta las
servicio/entrega de bienes con la hayan sido aprobadas por La fechas de cierre de facturación
emisión previa del documento de Organización. Tampoco que no de La Organización
Compra por parte de la cuenten con el Documento de
compañía. Compra, ni con la hoja de
entrada que avala la solicitud de
La Organización.
Recuerda
que…
Recuerda
que…
 ¿Qué es
un RFP?
Es un documento formal con el cual La Organización puede
solicitar la presentación de propuestas para la adquisición
de bienes y servicios.

Estos documentos estandarizados se caracterizan por

incluir las condiciones comerciales, técnicas y
contractuales bajo las cuales la Organización requiere
adquirir un bien o un servicio, estando las dos primeras,
establecidas en los Anexos del Documento, y las últimas,
incorporadas en el borrador de Contrato que se anexa a
cada solicitud.
 ¿Qué criterios de
selección se tendrán
en cuenta?
Las propuestas se evaluarán con base en
factores críticos para LA ORGANIZACIÓN,
establecidos conjuntamente entre el Área
de Compras y el Área Usuaria, los cuales
pueden incluir, sin limitarse, a, factores
económicos y técnicos, entre otros.
¿Cuándo me
solicitarán suscribir
un Contrato?

Deben contar con contrato jurídico las

compras recurrentes superiores a USD
$300.000 calculados con la TRM del
cierre de la negociación. Salvo para las
Categorías de Compra listadas en la
Maestra de Compras, las cuales en
todos los eventos deben ser
formalizadas a través de un contrato
jurídico escrito.
 Tengo mi
propio Código
de Ética
¿Debo someterme al de AVH?

Mediante el diligenciamiento de la ficha de

proveedor, simplemente declaras conocer el Código
de Ética de AVH, y que la manera en que
desenvuelves tu objeto social se encuentra acorde
con los principios éticos de la industria, sin que por
Código dicha declaración te adhieras a nuestro Código de
Ética.

de Ética
 Ya se cerró la
negociación del Contrato,

¿Cuál es el
siguiente paso?
Aprobado el contenido del Contrato por ambas partes, se inicia el
proceso de firmas con el envío por el ERP del Contrato firmado por El
Proveedor, para que seguidamente La Organización inicie el trámite de
sus firmas internas.

La Organización manejará preferentemente documentos digitales para

evitar retrasos en la recolección de las firmas, y colaborar con el medio
ambiente al evitar la impresión de los Contratos.
Formalizado el Contrato, el Proveedor deberá enviar dentro de los diez
(10) días calendario siguientes los certificados de póliza debidamente
ajustados a los requisitos Contractuales.
El proveedor deberá ir tramitando las pólizas con anterioridad a la
firma del Contrato por ambas partes.
 Cuando el contrato está firmado,
¿Quién es mi punto de
Contacto?
Suscrito el Contrato por ambas partes, tu punto de
contacto con la Organización será la persona que esta
haya designado como Administrador de Contrato o Área
Usuaria, información que en todo caso aparece
plasmada en el Contrato en el acápite referente a
notificaciones o comunicaciones.
Si no suscribo un documento jurídico
¿Qué debo tener en
cuenta ?
De no suscribirse un Documento Jurídico, la
negociación estará respaldada por cualquiera de
estos documentos, dependiendo de la criticidad
de la misma:
• Aceptación de tarifas con ANS
• PO estándar con ANS
• PO Estándar
¿Cuándo me
solicitarán emitir
Pólizas?
De acuerdo a la especificidad de los
bienes y/o servicios suministrados y al
monto de la negociación, La Organización
está en la facultad de solicitar la emisión
de Pólizas.
 ¿Si me han
solicitado emitir
Pólizas, quién me
asesora?
Si son servicios que serán ejecutados o bienes que
serán entregados en Colombia, las pólizas podrán ser
emitidas a través del corredor de seguros de La
Organización.
Para servicios que serán ejecutados o bienes que
serán entregados por fuera de Colombia, será
responsabilidad del Proveedor la emisión de las
pólizas respectivas con el lleno de los requisitos
establecidos por La Organización, los cuales serán
verificados.
 ¿En qué momento Constituidas las Pólizas, el certificado emitido por la
Aseguradora respectiva, debe ser enviado al
envío las pólizas? ¿a Administrador de Contrato junto con la constancia de
pago.

quién? Es responsabilidad del Administrador de Contrato

informar al Proveedor si las pólizas constituidas están
ajustadas o no a lo establecido en el Contrato.
Me están
incumpliendo
los pagos, ¿a quién
le notifico?
Tu primer foco de comunicación
respecto de las obligaciones emanadas
del Contrato será la persona designada
por la Organización como Administrador
de Contrato o Área Usuaria, quien se
encargará de canalizar tu solicitud con el
área respectiva.
 Se establecieron penalidades

¿serán cobradas
automáticamente?
No. Para el cobro de las penalidades y la
notificación de cualquier incumplimiento que se
evidencie, el Administrador de Contrato, en
representación de La Organización, deberá seguir
un procedimiento preestablecido en el que se
garantice el derecho a la defensa del Proveedor.

Para tal efecto enviará en primera instancia la

notificación por escrito al Proveedor, por la cual
pone en su conocimiento el fallo evidenciado y el
término para subsanarlo.
¿Mi contrato ya se ejecutó, La formalización de la terminación de un contrato, se realiza
mediante la suscripción de las siguiente Actas que en todo caso

¿cómo formalizo pueden ser integradas en un solo documento:

la terminación? 1 Acta de 2 Acta de

terminación liquidación
¿Para qué sirven
estas Actas?

Su propósito General es dejar

sentadas las condiciones en que se
ejecutó el Contrato, que las partes
se declaren a paz y salvo respecto
de las obligaciones que le atañen a
cada una de ellas, y que se
establezcan los mecanismos para el
pago de las obligaciones
pendientes.
Necesito una certificación
comercial, ¿a quién se la
solicito?
Las certificaciones comerciales se solicitan
siguiendo las instrucciones que aparecen
en el siguiente enlace:
.

Justo aquí
 Necesito un certificado de retenciones
¿dónde lo solicito?

Las solicitudes certificaciones tributarias (retención en la fuente de: IVA o impuestos

similares, impuestos municipales y de renta) se realizan al correo:

gencertificados.subavh@avianca.com
 Sí. Anualmente se realizará una Evaluación del Desempeño del
¿Durante la ejecución Proveedor por parte de la Gerencia de Gestión de Proveedores,
en la que se consultará al Administrador de Contrato lo
del Contrato le harán referente a:

seguimiento a mi - Cumplimiento de cronograma y cantidades pactadas.

- Cumplimiento de especificaciones técnicas.
desempeño? - Capacidad de respuesta.
- Asistencia Técnica.
- Valores agregados.
- Riesgos.