UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PRÁCTICA

PROFESIONAL

OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE INVENTARIO DE LA GERENCIA DE LOGÍSTICA DE LA EMPRESA HIDROBOLÍVAR

PEREZ LUGO, CARLOS ALBERTO

CIUDAD GUAYANA, OCTUBRE DE 2009

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PRÁCTICA PROFESIONAL

OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE INVENTARIO DE LA GERENCIA DE LOGÍSTICA DE LA EMPRESA HIDROBOLÍVAR

CIUDAD GUAYANA, ABRIL DE 20

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PRÁCTICA PROFESIONAL

OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE INVENTARIO DE LA GERENCIA DE LOGÍSTICA DE LA EMPRESA HIDROBOLÍVAR

Br. Carlos A. Pérez L.

Trabajo que se presenta para cumplir con un requisito de aprobación de la Práctica Profesional ante el Departamento de Ingeniería Industrial.

ING. FÉLIX MARTÍNEZ TUTOR ACADÉMICO

ING. ADRIAN PEÑA TUTOR INDUSTRIAL

CIUDAD GUAYANA, OCTUBRE DE 2009

PÉREZ LUGO, CARLOS ALBERTO “Optimización de la gestión de inventario de la Gerencia de Logística de la empresa Hidrobolívar”, 2009. HIDROBOLIVAR Pág. 84 Informe de Práctica Profesional. Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre”. Vicerrectorado Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniería Industrial. Departamento de Entrenamiento Industrial. Tutor Académico: Ing. Félix Martínez. Tutor Industrial: Ing. Adrian Peña. Referencias Pág. 58

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ÍNDICE GENERAL

CAPÍTULO AGRADECIMIENTOS RESUMEN INTRODUCCIÓN I EL PROBLEMA 1.1 Antecedentes 1.2 Planteamiento del Problema 1.3 Objetivos 1.3.1 Objetivo General 1.3.2 Objetivos Específicos 1.4 Justificación 1.5 Delimitaciones

Página ix x 1

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5 5 6 6

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MARCO DE REFERENCIA 2.1 Generalidades de la Empresa 2.2 Objetivos Estratégicos de la Empresa 2.3 Estructura Organizativa de HIDROBOLIVAR 2.4 Descripción del Área de Pasantía 2.5 Descripción del Trabajo Asignado 2.6 Descripción del Proceso 2.7 Glosario de Términos 7 8 8 9 25 28 31

III

ASPECTOS PROCEDIMANTALES 3.1 Actividades Ejecutadas 3.2 Técnicas e Instrumentos de recolección de Información 35

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3.2.1

Análisis

de

Documentos

Internos

de

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HIDROBOLIVAR 3.2.2 Herramientas Computacionales 3.2.3 Recursos Utilizados 3.3 Procesamiento de la Información 3.3 Resultados Obtenidos IV RESULTADOS 4.1 Opciones de Solución CONCLUSIONES RECOMENDACIONES REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS REFERENCIAS ELECTRÓNICAS ANEXOS 47 57 58 59 60 61 37 37 38 42

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LISTA DE FIGURAS

N° 2.1 2.2 2.3 HB Estructura General 2009 Organigrama Gerencia Logística Diagrama de flujo del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios Diagrama de Planta Potabilizadora de Agua Modelo de Simulación en ARENA

Pág. 8 10 27

2.4 3.1

31 41

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LISTA DE GRÁFICOS

N° 3.1 3.2 4.1 Entrada de entidades al sistema. Salida de entidades al sistema. Entrada de entidades al sistema. Comparación entre situación actual y propuesta. Entidades Procesadas. Comparación entre situación actual y propuesta. Tiempo total en Sistema. Comparación entre situación actual y propuesta Tiempo en Proceso. Comparación entre situación actual y propuesta. 4.5 Tiempo en Espera de las Entidades. Comparación entre situación actual y propuesta Tiempo en Espera por cada proceso. Comparación entre situación actual y propuesta 4.7 Cantidad de entidades en cola por cada proceso. Comparación entre situación actual y propuesta.

Pág. 42 43 49

4.2

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4.3

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4.4

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53

4.6

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LISTA DE TABLAS

N° 3.1 3.2 Diagrama de Actividades Realizadas Tiempos de Servicio para cada proceso de la solicitud GPI-BM33 Entrada de entidades al sistema Entidades procesadas Tiempo Total en el Sistema para cada entidad Tiempo Total en Proceso Tiempo en espera Tiempo en espera por cada proceso Cantidad de entidades en espera por cada proceso Entrada de entidades al sistema. Comparación entre situación actual y propuesta Entidades Procesadas. Comparación entre situación actual y propuesta Tiempo Total en Sistema. Comparación entre situación actual y propuesta Tiempo en Procesos. Comparación entre situación actual y propuesta Tiempo en Espera. Comparación entre situación actual y propuesta Tiempo en Espera por cada proceso. Comparación entre situación actual y propuesta

Pág. 35 39

3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 4.1

42 43 44 44 44 45 45 48

4.2

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4.3

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4.4

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4.5

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4.6

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vi

4.7

Cantidad de entidades en cola por cada proceso. Comparación entre situación actual y propuesta

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LISTA DE ANEXOS

ANEXOS A B

Pág. 62

Panel de procesos básicos de ARENA Panel de procesos ANALYZER básicos del programa INPUT

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AGRADECIMIENTOS

A Dios Todopoderoso, quien siempre está a nuestro lado en todo lo que hacemos.

A mi mamá Josefina, mi papá Argenis y mi hermano Carlos A., quienes siempre me han apoyado a lo largo de mis estudios y a quienes les debo todo lo alcanzado hasta ahora. A José Rafael Montenegro quien siempre me ha ayudado en todo lo que le he pedido, gracias hermano.

A mis demás familiares, gracias por su apoyo incondicional.

A la UNEXPO, mi casa de estudios y a HIDROBOLIVAR por brindarme los conocimientos y las oportunidades para mi formación profesional.

A mis tutores, Ing. Félix Martínez e Ing. Adrian Peña, por su valiosa guía, asistencia y orientación para la elaboración de este trabajo.

A todo el personal de la Gerencia de Logística, Abg. Kelly Salas, Lic. Pedro Fuentes, Ing. Ingrid Rosales, Ing. Zoe Avila, Lic. Diego Chacón, Lic. Mónica Rojas, Lic. Rossy Núñez, Lic. Yuraima Rodríguez, Lic. María Elena
Castillo, Ing. Evelisa Herrera, Ing. Vanessa Zambrano, Ing. María Barroso, Sr.

Xaviel Rojas, Sr. Secundino Casique, Sr. Jimmy Rodriguez. También al personal de operaciones Ing. Johanna Recio y la Sra. Noris Cordero, Gracias a todos ellos por sus valiosas orientaciones y por hacer del día a día de trabajo una experiencia agradable y enriquecedora para mi desarrollo como profesional.

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A mis amigos Alejandra Martínez, Andrea González, Leonardo Góngora, Cesar Fonseca, Oscar Campos, Amador Rejón, J. J. Gallardo, Vanessa Maestri, Liliana Reyes, María F. Flores, Anghiney Rojas, Jonathan Rojas, Emely Anzola, María Gabriela Sánchez, Orleydee Romero, Octavio León y Gabriela Salazar, gracias por compartir experiencias de amistad y compañerismo y por su apoyo incondicional a lo largo de la carrera.

A la Profesora Olga Urdaneta, por la valiosa oportunidad de ser preparador docente.

A todos, Muchísimas Gracias!

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICERRECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PRÁCTICA PROFESIONAL OPTIMIZACION DE LA GESTION DE INVENTARIO DE LA GERENCIA DE LOGISTICA DE LA EMPRESA HIDROBOLIVAR Autor: Pérez Lugo, Carlos Alberto. Tutor Académico: Ing. Félix Martínez. Tutor Industrial: Ing. Adrian Peña. RESUMEN El siguiente trabajo fue desarrollado para realizar un modelo de simulación del proceso de procura que permita determinar cuáles son los puntos críticos de los procesos o cuellos de botella que se presentan en el sistema, con el fin de determinar el tiempo de procura de los bienes materiales y servicios por la empresa para realizar sus procesos administrativos y operativos. Una vez diseñado y comprobado el modelo se determino el tiempo promedio de procura según el tipo de compra y se proponen modificaciones a ciertos parámetros del sistema y la estandarización de los tiempos de proceso para disminuir los tiempos de procura de los bienes materiales y servicios que son requeridos a la gerencia de logística de la empresa HIDROBOLIVAR. La investigación es de tipo documental, descriptiva y de campo. Palabras clave: Simulación, Tiempo de procura, Proceso, Optimización, Gestión de Logística.

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INTRODUCCIÓN

El servicio de agua potable es una necesidad básica e indispensable de los pobladores del estado Bolívar, por esta razón, la Gobernación del Estado ha decidido invertir gran parte del presupuesto del estado, en cubrir el crecimiento en la demanda del servicio de agua potable, creándose para ello a HIDROBOLIVAR C.A. empresa encargada de administrar y garantizar este servicio a toda la comunidad del estado Bolívar. Con el fin de hacer esta empresa auto sustentable y que dependa menos de los ingresos que provienen de los fondos públicos, cuenta con una política de mejora continua y reducción de costos.

La Gerencia de logística de la empresa HIDROBOLIVAR tiene como parte de su objetivo garantizar de manera oportuna la adquisición de bienes, materiales y contratación de obras y servicios, a un precio más conveniente a los intereses de la Hidrológica.

Debido a que es necesario un eficiente proceso de operación, que permita mejorar el sistema de suministro de materiales a los distintos departamentos que conforman la empresa, tanto en las áreas operativas como administrativas, la gerencia de logística se ha propuesto optimizar la gestión de inventario de la empresa. Con el fin de lograr esto, el objetivo principal de este trabajo está orientado a reducir los tiempos de procura de los bienes materiales y servicios requeridos para llevar a cabo los procesos.

En tal sentido el proyecto estará estructurado por cuatro capítulos. En el desarrollo del Capítulo I se formula el problema a resolver con su respectiva justificación y alcance, se plantean los objetivos a lograr y las limitaciones; Capitulo II se hace referencia a: identificación y descripción

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organizativa y funcional de la empresa HIDROBOLIVAR C.A y su respectiva misión, visión y política de calidad, además de la identificación y descripción organizativa de la gerencia de logística; el Capítulo III presenta , como contenido, los aspectos procedimentales llevados a cabo para realizar esta investigación, así como la descripción de la situación actual que presenta el proceso de procura de bienes materiales y servicios de la empresa.

En el Capítulo IV se propone una opción de solución tendiente a estandarizar los tiempos de servicio y reducir el tiempo total de procura; Finalmente las conclusiones y recomendaciones del proyecto; Los anexos, los apéndices y las bibliografías utilizadas en relación del proyecto.

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CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 ANTECEDENTES Hidrobolívar es iniciativa del Gobierno Regional de Francisco Rangel Gómez, creada en el año 2005; con la finalidad de suministrar el servicio de agua potable y saneamiento en condiciones de óptima calidad, bajo un modelo de gestión efectivo y sustentable, para once (11) municipios del Estado Bolívar. En vista de lograr esta misión, la empresa ha tratado de mejorar continuamente sus procesos, tanto administrativos como operativos, bajo un sistema de gestión ISO 9001:2000, obteniéndose resultados satisfactorios hasta la fecha en los once (11) municipios. No obstante la empresa sigue un enfoque o filosofía “Kaizen”, es por ello que constantemente se evalúa el funcionamiento de las diferentes plantas y procesos con el fin de mantener un eficiente manejo de la información y los estándares de calidad que requieren las normas. Existe un número significativo de acueductos urbanos (11) y rurales (170) administrados por Hidrobolívar debido a la gran extensión del estado, por esto la empresa demanda un gran volumen de suministros, piezas, equipos y materiales que son necesarias para el correcto desarrollo de todos sus procesos.

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El proceso de potabilización del agua llevado a cabo por la empresa requiere actualmente de 5 sustancias químicas, las cuales tienen acción desinfectante (Hipoclorito de Sodio, Gas Cloro), coagulante (Sulfato de Aluminio, Polímero) y estabilizadora de ph (Cal Hidratada) que son de vital importancia, ya que sin estas no se puede realizar el proceso y no se garantiza la calidad del producto final (agua potable). Por estas razones estas 5 sustancias son consideradas como ítems críticos dentro del inventario de materiales y suministros de la empresa. Por todas las razones anteriormente expuestas, la Gerencia de Logística requiere optimizar los tiempos de los procesos

administrativos necesarios para la obtención de los bienes materiales y servicios necesarios para llevar a cabo sus procesos, especialmente enfocado hacia bienes materiales, sustancias químicas y servicios.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Desde sus inicios en el año 2005 Hidrobolívar, ha establecido una serie de procesos y normas para generar las solicitudes de bienes materiales y servicios. Estos procesos se establecieron con el propósito de estandarizar los procedimientos y mecanismos que permitan controlar la demanda y adquisición de bienes y servicios que necesita la empresa. Hasta enero del año 2009 los procesos administrativos se realizaban de forma manual, pero a partir de esa fecha se implantó un sistema de información administrativo conocido con el nombre de MERU, desarrollado por la Gerencia de Tecnología e Información de la empresa, el cual fue implementado con el fin de automatizar los procesos administrativos.

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A pesar de haber implementado la mejora este nuevo sistema administrativo, no existe un estimado del tiempo que se demora una solicitud de un bien material o un servicio, desde que este se solicita hasta que se materializa, es decir se adquiere el bien material o se lleva a cabo el servicio solicitado. Todo esto genera desabastecimiento en el inventario e incrementa los costos asociados a la gestión de inventario, porque los tiempos administrativos en algunos casos se demoran más de lo esperado. En el caso de las sustancias químicas, por ser tan críticas y vitales para el proceso de la empresa, es extremadamente importante evitar el desabastecimiento de estas, y en caso de generarse, la empresa entra en emergencia teniendo que adquirir estas por procesos de emergencia, aumentando el costo de estas respecto a si se adquieren por los procesos regulares. Debido a esto se realizara una simulación de los procesos administrativos utilizando el software Arena, para poder determinar estos tiempos de servicio en los procesos administrativos. 1.3 OBJETIVOS 1.3.1 Objetivo General Optimizar la gestión de inventario, de la Gerencia de Logística, de la empresa HIDROBOLIVAR. 1.3.2 Objetivos Específicos ▪ Crear el modelo de simulación de la gestión de inventario utilizando el software Arena. ▪ Determinar, utilizando los resultados arrojados por la simulación, el tiempo de procura de los bienes materiales y servicios utilizados en el proceso de potabilización del agua.

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▪ Realizar un análisis de sensibilidad al sistema con el fin la mejorar los tiempos de procura para la gestión de inventario de los bienes y servicios utilizados en el proceso de potabilización del agua.

1.4 JUSTIFICACION Hidrobolívar tiene como visión ubicarse como la hidrológica de referencia nacional mediante el suministro eficiente del servicio de agua potable, que contribuya a mejorar la calidad de vida de los

ciudadanos del Estado Bolívar. Para alcanzar esta meta, la Gerencia de Logística debe optimizar los tiempos de procura y determinar los de stock de seguridad, con el fin de garantizar que los niveles de calidad del agua cumplan con los estándares nacionales e

internacionales por los que se rige la empresa.

1.5 DELIMITACIONES El siguiente trabajo se desarrollara específicamente en la Gerencia de Logística en la empresa HIDROBOLIVAR C.A.

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CAPÍTULO II

MARCO DE REFERENCIA

2.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA HIDROBOLIVAR es una empresa de capital público dependiente de la gobernación del estado Bolívar. Es la hidrológica del estado y nace el 24 de febrero de 2005, por iniciativa del Gobernador del Estado Francisco Rangel Gómez y en consenso con los once Alcaldes del Estado Bolívar con el compromiso de dar respuesta a la problemática del agua en el Estado.

HIDROBOLIVAR es una realidad a partir del 26 de marzo del 2005 por iniciativa del gobierno regional del estado Bolívar en una acción sin precedentes el cual consolido una institución para dar respuesta a la

grave problemática del estado en materia de agua potable y saneamiento.

El edificio sede de Puerto Ordaz está ubicado en la Zona Industrial Matanzas, Sector II, Parcelas 321-08-04 y 321-08-05, Parroquia Unare, Puerto Ordaz. Estado Bolívar, Venezuela.

La misión de la empresa es proveer el servicio de agua potable y saneamiento en condiciones de óptima calidad, mediante un modelo de gestión efectivo y sustentable, asegurando la satisfacción de nuestros clientes y el desarrollo de una nueva cultura del agua fundamentada en la valoración del recurso hídrico. Su visión es ser la Hidrológica de Referencia Nacional.

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2.2 OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA EMPRESA

Garantizar la prestación del servicio de agua potable, con criterios de cantidad y calidad. Mejorar la Recolección conducción tratamiento y disposición final de aguas servidas y ampliación de la cobertura del servicio de Saneamiento. Elaborar, administrar e inspeccionar proyectos que satisfagan el suministro y distribución de Agua Potable y Saneamiento de Agua Servidas. Alcanzar la sustentabilidad económica y financiera de la hidrológica. Mejorar los procesos administrativos y operativos. Promover y garantizar la participación comunitaria organizada para solución de problemas del servicio de agua potable y saneamiento, así como la sensibilización sobre el uso racional del recurso hídrico.

2.3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA A continuación se muestra la estructura organizativa de la empresa HIDROBOLIVAR C.A.

Fuente (Intranet Hidrobolívar) Figura 2.1 HB Estructura General 2009

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2.4 DESCRIPCION DE AREA DE PASANTIA El trabajo asignado se desarrollo en la Gerencia de Logística de la empresa HIDROBOLIVAR. Los objetivos y funciones de la gerencia y de las diferentes unidades que la componen se detallan a continuación:

OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA GERENCIA DE LOGISTICA OBJETIVOS:

Garantizar de forma oportuna la adquisición de bienes, materiales y contratación de obras y servicios, aun precio mas conveniente a los intereses de la hidrológica, igualmente prestar un servicio de

mantenimiento a todas y cada una de las instalaciones e infraestructura, velar por la disposición, custodia y distribución de todos los materiales y equipos del almacén, así como buscar y mantener proveedores competentes según los requerimientos de las unidades solicitantes cumpliendo con las normativas, leyes y decretos establecidos, para el buen funcionamiento de la hidrológica.

FUNCIONES:

Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización. Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin perjuicios para la empresa. Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales. Preocuparse por la permanente capacitación del personal. Mantener unas normas de calidad adecuadas. Buscar y mantener proveedores competentes. Normalizar los procedimientos, prácticas administrativas y operativas. Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.

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Desarrollar estrategias dirigidas hacia las compras el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organización, tanto a corto plazo como a largo plazo. También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa, para determinar mayor o menor niveles de abastecimiento. De consumo o reserva; la capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilización de las mismas, la mano de obra disponible y el nivel de instalación. Determinar las capacidades de almacenaje total y disponible para cada artículo, nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de productos. Prestar un servicio de mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina y equipos de transporte, manteniendo en condiciones de uso, todas las instalaciones o áreas de responsabilidad.

Estructura Organizativa de la Gerencia de Logística .

Fuente (Hidrobolívar Sistema de Gestión de Documentos) Figura 2.2 Organigrama de la Gerencia de Logística

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Objetivo y funciones de la División de Sustancias Químicas. Objetivo Principal: Generar los planes y programas de consumo de sustancias químicas, garantizando el suministro, distribución y traslado a tiempo de las Sustancias Químicas necesarias para el tratamiento del agua, en las diversas plantas adscritas a Hidrobolívar, C.A., cumpliendo con las normativas exigidas por la ley y la empresa.

Funciones: Elaborar los cálculos de los gastos de Sustancias Químicas y fletes por Acueductos del Estado Bolívar anualmente. Elaborar la Programación anual de entrega de Sustancias Químicas, de los Acueductos del Estado Bolívar. Elaborar estimaciones periódicas de los consumos de Sustancias Químicas, a fin de facilitar la toma de decisiones al nivel correspondiente, tendientes a cumplir con el proceso de

potabilización del agua. Elaborar Presupuesto anual de Sustancias Químicas y someterlo a la aprobación de la Gerencia de Logística, a objeto de asegurar la disponibilidad económica requerida y garantizar un óptimo inventario en las Plantas de Tratamiento. Mantener el Control del desempeño del presupuesto de Sustancias Químicas y evaluar el comportamiento de los costos de las mismas. Realizar el seguimiento de los inventarios y consumos de las Sustancias Químicas a fin de realizar las proyecciones necesarias, coordinando con la Gerencia de Logística y los proveedores la reprogramación de las entregas. Formular indicadores de medición de consumo de sustancias químicas en los acueductos de Hidrobolívar, C.A. Medir la eficiencia del tiempo de respuesta de la autorización de salidas y entrega de Sustancias Químicas, en función a las

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solicitudes recibidas. Efectuar el seguimiento y control de de la aplicación del plan de mejoras y actualización de los procedimientos de la Unidad. Desarrollar controles para medir el grado de cumplimiento y desviación de las compras generadas en función de lo programado y lo presupuestado. Recibir las solicitudes de Suministro de Sustancias Químicas emitidas por la Gerencia de Operaciones de los Acueductos Urbanos y Rurales. Elaborar y actualizar el Stock de Sustancias Químicas de los Acueductos del Estado Bolívar. Establecer prioridades de distribución de sustancias químicas en base a las fechas de las mismas en los acueductos. Elaboración, entrega y seguimiento de Autorizaciones de Salidas de Sustancias Químicas, previa solicitud de los Acueductos Rurales y Urbanos. Organización de la Logística del traslado de las Sustancias Químicas a los diferentes Acueductos del Estado Bolívar. Suministro, distribución y traslado de las Sustancias Químicas a los diferentes Acueductos del Estado Bolívar. Contacto y seguimiento de las entregas de Sustancias Químicas, con todos los proveedores y con los transportistas de la flota de Hidrobolívar, C.A. Realizar el seguimiento a los proveedores, en cuanto al cumplimiento de la entrega de la entrega a tiempo de de las sustancias químicas, a fin de verificar que el servicio ofrecido sea eficiente. Efectuar el seguimiento a las autorizaciones de salidas de sustancias químicas solicitadas por los acueductos Rurales y Urbanos. Diseñar controles para medir la ocurrencia de traslados de emergencia a los acueductos, con la finalidad de verificar, donde

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sucede frecuentemente y plantear recomendaciones para evitar la ocurrencia de dichos eventos. Elaborar el informe de Gestión de la unidad en función a los controles e indicadores aplicados a los procesos, así como a las mejoras de los mismos. Verificar el estado de las órdenes de Compras de las Sustancias Químicas con los Proveedores.

Suministro de Combustible (Gasoil)
Suministrar mensualmente a la Gerencia de Operaciones la permisologia necesaria para la Carga de combustible en las distintas Estaciones de Servicio del estado Bolívar, previos tramites y asignación por parte del Ministerio del Poder Popular para la Energía y el Petróleo. Tramitar mensualmente ante la gerencia de Logística la asignación presupuestaria necesaria para la compra del combustible. Elaborar el cronograma de entregas de Gasoil a los distintos acueductos, según requerimientos de la gerencia de Operaciones de Acueductos Rurales. Realizar seguimiento de los inventarios y consumo del combustible en cada acueducto a modo de pronosticar la demanda y priorizar las entregas del mes en curso y próximos meses. Suministro oportuno de la información necesaria para las entregas de gasoil, la cual comprende los accesorios que garantizan la operatividad de las plantas en los acueductos tales como (Filtros de Aire, Filtros de Aceite, Grasa, Filtros de gasoil y Aceite para Motor). Elaborar el informe de gestión de la unidad, en función de las entregas del combustible asignado a los distintos acueductos. Aplicar recomendaciones para la mejora de los procesos internos de la unidad.

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Objetivos y funciones de la División de Compras y Contrataciones. Objetivo Principal: Planificar y verificar los procesos de compras Nacionales e Internacionales, así como del registro de proveedores, y procesos de contrataciones públicas con la finalidad de optimizar el logro de los objetivos de la Gerencia, garantizando calidad sin afectar el presupuesto asignado.

Funciones: Planear los procesos de generación de ordenes de compra, servicios y de licitaciones así las visitas técnicas de los proveedores. Tomar decisiones en cuanto a algún punto de la negociación, así como cualquier otro aspecto vinculado a la ejecución de obras y servicios. Verificar la clasificación y evaluación de proveedores, a fin de garantizar la continuidad de las operaciones de compras y contrataciones públicas en las coordinaciones de la división. Solicitar opiniones jurídicas en asuntos referentes a la gestión de compras y contrataciones públicas. Planear la logística general necesaria para lograr el optimo desarrollo de las actividades de compras y licitaciones tanto nacionales como de importación. Verificar la generación de solicitudes de compra y/o servicios emitidas por el departamento, asegurando que estas se efectúen en condiciones de cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la gestión de la Hidrológica. Planear y supervisar la elaboración del análisis comparativo de las ofertas para el proceso de selección y adjudicación de las ofertas. Verificar la elaboración y actualización de la información de los expedientes de los proveedores de la Hidrológica. Garantizar la actualización de la información para dar inicio a los

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procesos a los procesos de contrataciones públicas, así como también de la tramitación de las fianzas de los proveedores. Tomar acciones para mejorar los procesos concernientes a las devoluciones, reclamos y rechazos generados de las órdenes de compra y/o servicios, así como del incumplimiento de las obligaciones por parte de los proveedores, en función a las recomendaciones emitidas por cada Coordinación. Supervisar y evaluar al personal adscrito a la División, a efectos de que se cumplan a cabalidad las actividades asignadas,

garantizando así la efectividad y el cumplimiento de las metas establecidas. Asegurar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en las contrataciones con los proveedores, a fin de verificar que el servicio ofrecido sea eficiente y gestionar de manera oportuna las

renovaciones y/o nuevas contrataciones al momento de su vencimiento. Garantizar y controlar la elaboración de de los análisis de costos y precios unitarios, así como la actualización de los precios y costos de la data empleada para los análisis de presupuesto y procesos de contrataciones públicas. Verificar que se cumplan los lineamientos, normas, políticas y procedimientos desarrollados en la gerencia de Compras. Asegurar la generación del informe de gestión del área bajo su competencia garantizando el cumplimiento de los parámetros establecidos en la gerencia, así como los tiempos y la calidad de los datos empleados. Garantizar la toma de acciones necesarias que se deriven de los resultados obtenidos del informe de gestión para el mejoramiento continuo de los procesos dentro de la división. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de higiene y seguridad establecidos por la empresa. Realizar cualquier otra tarea que le sea asignada.

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Objetivos y Funciones de la Coordinación de Contrataciones:

Objetivo Principal: Garantizar la gestión de procura de los bienes, materiales, obras y servicios requeridos por las diferentes Unidades Organizativas, de acuerdo a lo establecido en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas y las Normas y Procedimientos vigentes, a fin de asegurar la adquisición de los mismos en condiciones de calidad, cantidad y oportunidad, a costos razonables que satisfagan los intereses de Hidrobolívar

Funciones: A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Licitaciones compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente: Recibir y verificar las solicitudes, al igual que la información y documentos anexos a la solicitud, proveniente de las Unidades Usuarias a fin de comprobar que contengan todos los elementos requeridos para el inicio del proceso de adquisición; en el caso que se omita alguna información que impida iniciar el proceso; devolver a la Unidad Usuaria para que tomen las acciones correctivas a las que hubiere lugar. Definir la fecha de reunión del comité de contratación, en el cual se estipularan las condiciones generales que regirán el proceso, la forma en que se evaluaran las propuestas económicas, el cronograma de desarrollo y las especificaciones técnicas de la obra, quedando por escrito en el “Pliego de Contratación” toda la información levantada. Preparar los pliegos de acuerdo a los requerimientos establecidos en las solicitudes, así como las condiciones y criterios aplicables a la contratación; a fin de suministrar información confiable y oportuna a los proveedores interesados en participar en el proceso

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según la modalidad de contratación. Preparar y tramitar ante la Gerencia de Relaciones Institucionales, la publicación de los avisos de prensa en los casos que corresponda: apertura de los procesos y declaratoria de desierto, a fin de dar cumplimiento a las disposiciones establecidas al respecto. Pre-seleccionar de la lista de proveedores calificados emitidos por la Coordinación de Proveedores, de acuerdo a los requerimientos del Concurso Cerrado. Suministrar los pliegos a las empresas interesadas en participar en el proceso con las condiciones estipuladas y mantener el control sobre los Pliegos entregados, así como las modificaciones realizadas a los mismos, a fin de evitar las desviaciones en las ofertas recibidas. Aclarar las dudas que puedan existir sobre las especificaciones técnicas, condiciones generales y sobre cualquier otra información relativa al proceso. Coordinar con la Unidad Usuaria la realización de las visitas técnicas de los contratistas o proveedores en las áreas donde se va a ejecutarla obra o prestar el servicio, a los efectos de verificar las características, condiciones y especificaciones aclarando cualquier duda que se tenga de la misma. Preparar la agenda con los puntos a ser revisados por la Comisión para la recepción de documentos y ofertas; así como el material asociado a los puntos a deliberar. Recibir la documentación solicitada en el pliego (información de índole básicamente legal, financiera y de experiencia) y recibir las ofertas. Controlar el lapso de tiempo que deben ser otorgados a los contratistas para la preparación de la manifestación de voluntad y para la presentación de ofertas: incluyendo las prorrogas según las disposiciones establecidas en Ley de Contrataciones.

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Asegurar que el proceso de recepción, apertura de ofertas y documentos se realice en condiciones de equidad, igualdad y justicia de acuerdo a la Ley de Contrataciones. Emitir de acuerdo a las recomendaciones de la Comisión de Contrataciones y aprobadas por los niveles correspondientes al Manual de Delegación de Autoridad, el Informe Comercial según las ofertas recibidas y analizadas que cumplan los requerimientos técnicos y económicos , a fin de garantizar la entrega oportuna de los bienes, materiales, obras y/o servicios, en condiciones de calidad y cantidad. Asegurar la guarda y custodia de los expedientes contentivos de toda la documentación que da fe del proceso así como mantener el acopio, control y custodia de la información y/o documentación legal, técnica y financiera de la empresa, para garantizar la conformación de los expedientes respectivos y la disponibilidad de información actualizada y confiable sobre el comportamiento y evolución de los mismos, desde su inicio hasta el cierre, Notificar a las empresas participantes y a la Unidad Usuaria sobre los resultados del proceso (Buena Pro, Desierto, Terminado) y gestionar ante Consultoría Jurídica la elaboración del contrato. Elaborar el informe de gestión de la unidad en función a los controles e indicadores aplicados a los procesos, y desarrollar las mejoras. Mantener copia física y copia electrónica actualizada, de la documentación del sistema de gestión de calidad. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de Higiene y seguridad establecidas por la empresa Realizar cualquier otra tarea afín enmarcada dentro del área de competencia.

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Objetivos y Funciones de la Coordinación de Costos Objetivo Principal: Planificar, coordinar, formular y elaborar los presupuestos y calculo de costos de acuerdo a los precios establecidos en el mercado, así como su respectivo Análisis de Precios Unitarios a fin de establecer los costos reales para la adquisición de bienes, ejecución de obras y servicios como herramienta de apoyo en el proceso de procura para la tomo de decisiones, dentro de los parámetros, condiciones definidas y en concordancia con las especificaciones técnicas establecidas por la Hidrológica.

Funciones: A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Costos compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente: Revisar la información de los proyectos, analizando cada una de las partidas involucradas en el mismo. Realizar cada uno de los Análisis de Precios Unitarios (APU) en cada una de las partidas. Elaborar los presupuestos con sus respectivos APU, estableciendo la formula polinómica correspondiente y su interpretación

respectiva. Utilizar los Análisis de Precios Unitarios como herramienta de apoyo en el proceso de toma de decisiones, asociadas a la evaluación comercial y costos de contratación. Evaluar las necesidades de elaboración de presupuestos, a fin de determinar las bases técnicas, recursos, materiales y costos

asociados en función de las especificaciones técnicas requeridas para su ejecución y cumplimiento de las condiciones establecidas. Asegurar la formulación de los presupuestos en concordancia con las inversiones, a fin de desarrollar los proyectos de acuerdo a los requerimientos pre-establecidos. Realizar los presupuestos base de los proyectos menores a

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desarrollar en Hidrobolívar, con el fin de asegurar la disponibilidad de los recursos asignados en términos de oportunidad y calidad requerida. Realizar el seguimiento y evaluación de las acciones correctivas y/o preventivas requeridas, en los casos de desviaciones en el cumplimiento del tiempo previsto para la elaboración de los presupuestos, análisis técnicos y reconsideración de precios así como; las no conformidades detectadas en la prestación del servicio a los fines de eliminar o minimizar su repetición. Evaluar las variaciones de precios presentados por las empresas contratistas, a fin de determinar la procedencia de los mismos y su impacto en la estructura de costos de la obra. Realizar los Informes Técnicos para la Reconsideración de Precios, Actualización de Presupuestos, Revisión de Precios y Estimación de Costos. Establecer mecanismos de seguimiento y control inherente a la ejecución de los planes estratégicos y logro de las metas programadas; así como evaluar el comportamiento de los indicadores de gestión de la Coordinación, a fin de aplicar las acciones correctivas correspondientes. Analizar la estructura de los APU y los costos asociados al salario según el contrato vigente de la industria de la construcción. Analizar y aplicar criterios para determinar los rendimientos, análisis de sensibilidad del precio vs rendimiento, porcentajes de participación sobre los costos directos y totales del precio unitario. Modificar las especificaciones y/o cómputos cuando aplique de acuerdo a lo indicado en minuta de visita técnica.

Objetivos y funciones de la Coordinación de Compras. Objetivo Principal Preveer, gestionar, comprar o contratar de una manera eficaz y eficiente, garantizando el abastecimiento de los insumos, bienes, obras

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y/o servicios requeridos por la Hidrológica en términos de rentabilidad, calidad y oportunidad. Funciones: A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Compras compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente: Elaborar el Plan Anual de Compras mediante la recepción y paquetización de los requerimientos anuales de las unidades usuarias inherentes a materiales, repuestos, asesorías, obras, servicios así como materiales stock de almacén, a fin de disponer de mecanismos que permitan prever la adquisición oportuna, y las acciones de seguimiento y control necesarias. Recibir las solicitudes de compra, servicios y/o ejecución de obras y Puntos de Cuenta emitidos por las unidades usuarias, a fin de verificar que las mismas cumplan con los requerimientos necesarios para realizar la compra, y de esta manera evitar desviaciones en el cumplimiento del plan así como contribuir a la disminución del tiempo imputado al proceso de procura. Pre-seleccionar de la lista de proveedores calificados emitidos por la Coordinación de Proveedores, de acuerdo al tipo de proceso. Negociar con los proveedores los mejores costos y calidad en la adquisición de bienes y servicios. Coordinar la realización de las visitas técnicas de los contratistas o proveedores en las áreas donde se va a ejecutar la obra o prestar el servicio, a los efectos de verificar las características, condiciones y especificaciones, así como aclarar cualquier duda que se tenga de la misma. Preparar los expedientes de compras con la documentación requerida para el análisis técnico y el análisis comercial de las ofertas. Asegurar que el proceso de recepción de ofertas, se realice en condiciones de equidad, igualdad, justicia y con apego a lo establecido en el artículo 73 del decreto con Rango, Valor y Fuerza

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de Ley de Contrataciones Públicas. Asegurarse que el proveedor entregue la mercancía solicitada, a través de los controles de calidad establecidos por el Almacén, verificando las notas de entrega con la Orden de Compra conforme los requerimientos del producto, Mantener informado oportunamente a las Unidades Usuarias del estatus de las Solicitudes de Compra definiendo los mecanismos necesarios para lograrlo. Establecer mecanismos de información que faciliten obtener datos sobre el cumplimiento del Plan de Compras, mediante el monitoreo permanente de la información recibida relacionada a las solicitudes de Compra-Servicios y Ejecución de Obras, siguiendo al proceso de procura, a fin de alertar a las unidades usuarias sobre las desviaciones detectadas y de esta manera realizar las correcciones necesarias a las que hubiere lugar según lo establecido en el decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, Decretos Gubernamentales, las Normas y

Procedimientos vigentes. Garantizar el control y registro en los expedientes de compras, de las actas de inicio, terminación, aceptación definitiva, así como de prorrogas, avances de obras y servicios contratados. Asegurar y mantener la guarda y custodia de los expedientes contenidos de toda la documentación que da fe del proceso, garantizando la conformación de los expedientes respectivos y la disponibilidad de información actualizada y confiable sobre el comportamiento y evolución de los mismos, desde su inicio hasta el cierre. Elaborar el Informe de Gestión de la unidad en función a los

controles e indicadores aplicados a los procesos, y desarrollar las mejoras. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de higiene y seguridad establecidos por la empresa.

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Realizar cualquier otra tarea afín enmarcada dentro de las áreas de competencia.

Objetivos y funciones de la Coordinación de Proveedores. Objetivo principal: Asegurar el suministro de información confiable y oportuna sobre los proveedores inscritos en el Registro, de acuerdo a las leyes, normas y procedimientos vigentes, a fin de asegurar la disponibilidad de proveedores aptos para satisfacer las necesidades de adquisición de la Hidrológica.

Funciones: A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Proveedores compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente: Realizar la captación de proveedores, mediante la implementación de mecanismos de divulgación y promoción que estimulen la participación a fin de disponer de una cartera de proveedores potenciales para satisfacer las necesidades de adquisición de la Hidrológica. Evaluar a los proveedores captados, en función de los parámetros financieros, técnicos e industriales establecidos , a fin de disponer de un registro de proveedores aptos para la participación de los procesos de compra y procesos licitatorios. Realizar la pre selección de proveedores calificados de acuerdo a los requerimientos de las compras y procesos de contrataciones publicas, en función de la información disponible en los Registro de Proveedores, en el Registro Nacional de Contratistas, desempeño y los resultados emitidos en la evaluaciones técnicas y financieras realizadas así como también de acuerdo a lo establecido en las leyes, decretos, providencias, normas y procedimientos vigentes. Prepara la matriz de evaluación de las empresas proveedoras y

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coordinar con las áreas de apoyo respectivas, la realización de las evaluaciones técnicas, legales y financieras a los fines de actualizar el Registro de Proveedores. Calificar a los proveedores una vez evaluados, de acuerdo a las políticas y metodología definidas para tal efecto, a fin de facilitar el proceso de pre selección de los mismos. Evaluar de acuerdo a las matrices establecidas, la capacidad técnica y lo estados financieros de los proveedores participantes en las licitaciones generales, a fin de garantizar que los mismos estén calificados técnica y financieramente para su intervención en le proceso. Mantener registro sobre el comportamiento de los proveedores durante el cumplimiento de una orden de pedido asignada, a fin de disponer de una base que facilite la tomo de decisiones inherentes a la pre selección de proveedores. Mantener la guarda y custodia de toda la documentación suministrada por el proveedor para su inclusión al Registro de Proveedores de la Empresa, así como también garantizar la actualización de las mismas de acuerdo a lo establecido en las normas y procedimientos, leyes, decretos y providencias vigentes. Recepcionar y evaluar la emisión de los resultados generados por las áreas usuarias, sobre el comportamiento de proveedores ante la ejecución de compromisos contraídos con la Hidrológica, a fin de suministrar información confiable y oportuna a Servicio Nacional de Contrataciones que facilite la toma de decisiones

administrativas en lo inherente a la suspensión, permanencia o exclusión del Registro de Proveedores. Garantizar el suministro de información a los proveedores de la Hidrológica en lo relativo a los requisitos y recaudos que deben consignar en le registro, emisión de solvencias, vencimiento de documentación, permanencia, comportamiento y/o exclusión del Registro de Proveedores.

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Asegurar la guarda y custodia de los expedientes contentivos de toda la documentación que da fe del proceso así como mantener el acopio, control y custodia de la información y/o documentación técnica legal y financiera de las empresas inscritas en el Registro de Proveedores y demás información establecida de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes, para garantizar la conformación de los expedientes respectivos y la disponibilidad de la información actualizada y confiable sobre los mismos. Establecer planes de mejoramiento continuo que permitan satisfacer los requerimientos, expectativas y necesidades de sus clientes internos, así como aplicar las medidas preventivas y correctivas ante las desviaciones detectadas en la ejecución de dichos planes. Establecer mecanismos de seguimiento de los planes estratégicos y logro de las metas programadas así como también evaluar el comportamiento de los indicadores de gestión de la Coordinación, a fin de tomar las acciones correctivas a las que hubiere lugar. Realizar cualquier otra tarea afín enmarcada dentro del área de competencia.

2.5 DESCRIPCION DEL TRABAJO ASIGNADO El objetivo general de esta investigación es optimizar la gestión de inventario de la gerencia de logística de le empresa Hidrobolívar. Para lograr este objetivo se debe en primer lugar determinar cuál es el tiempo promedio que se demora la empresa en gestionar la compra o adquisición de cualquier bien material, producto o servicio que esta requiera para sus procesos.

Para determinar este tiempo promedio, se realizara un modelo de simulación del proceso administrativo de procura, desde que se genera la solicitud del bien o servicio, hasta que la orden de compra es emitida por la gerencia de logística.

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El motivo principal para realizar este modelo de simulación es que no se cuentan con datos históricos o técnicas adecuadas que permitan determinar estos tiempos.

El proceso administrativo de procura en Hidrobolívar se inicia cuando la unidad solicitante o usuaria realiza la solicitud de un bien o servicio a través de su sistema de información administrativo denominado MERU, luego de creada, esta es aprobada por el gerente de la unidad solicitante. Después esta orden se imprime y se lleva a la Gerencia de Administración y Finanzas en donde se genera el Pre Compromiso y se aprueba la solicitud en caso de cumplir esta con todos los requisitos exigidos por las normas internas de la empresa. Luego esta solicitud pasa a la Gerencia de Logística en donde el gerente de la misma le asigna un comprador el cual se encargara de realizar el proceso de compra, el cual puede ser una consulta de precios, un concurso abierto o un concurso cerrado esto según el monto señalado en la solicitud de acuerdo a lo establecido en el decreto con rango, valor y fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.

El Diagrama de Flujo del Proceso se muestra a continuación:

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Fuente (Elaboración propia) Figura 2.3 Diagrama de Flujo del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios

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Para efectos de la simulación en el software Arena, el proceso se idealizo como un sistema de colas con múltiples servidores en el cual las solicitudes de bienes o servicios representan a los clientes o entidades del sistema y el personal de las diferentes gerencias que intervienen en el proceso representan los servidores del sistema.

El sistema está considerado como un sistema de múltiples servidores, con una disciplina de cola FIFO (first in first out), también llamada FCFS (first come first served), según la cual se atiende primero al cliente que antes haya llegado.

Los tiempos de servicio y demás datos que requiere el modelo de simulación en este software fueron determinados a través de los datos históricos arrojados por el sistema administrativo MERU y por la herramienta del software Arena denominada Input Analyzer.

Una vez obtenidos los resultados de la simulación, se realizó un estudio de sensibilidad sobre las variables del sistema con la finalidad de optimizar el tiempo total de servicio y determinar así el número optimo de recursos que se requiere para minimizar el tiempo de procura de los bienes y servicios requeridos por la empresa.

2.6 DESCRIPCION DEL PROCESO Proceso de Tratamiento del Agua El agua potable no nace, se hace. Cuando un proveedor de agua obtiene el agua no tratada de un río o embalse, regularmente contiene suciedad y pequeños pedazos de hojas y otras materias orgánicas, además de pequeñas cantidades de ciertos contaminantes. Esto se lleva a cabo a través de un proceso industrial donde se conjugan factores importantes que requieren de esfuerzo humano, de toda una organización de trabajo permanente y grandes inversiones.

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A partir de la fuente de abastecimiento que no es otra que el agua tal como nos la presenta la naturaleza, ríos, lagos, quebradas, embalses o aguas subterráneas, el agua transita básicamente por dos procesos importantes: Clarificación: Consiste en la eliminación de partículas finas, que originan la turbiedad, propiedad óptica de una muestra de diseminar y absorber la luz en lugar de transmitirla en línea recta, además de turbiedad es posible también definir color. Se habla de color aparente si no se ha removido la turbiedad y de color verdadero del agua en caso contrario. el color del agua se debe principalmente a materia orgánica y minerales en suspensión o en estado coloidal. Esta etapa se subdivide en: Coagulación, floculación, sedimentación y filtración. Coagulación y Floculación, son dos procesos en el cual las partículas se aglutinan en pequeñas masas llamadas flocs tal que su peso especifico supere a la del agua y puedan precipitar. La Coagulación se refiere al proceso de desestabilización de las partículas suspendidas de modo que reduzcan las fuerzas de separación entre ellas, comienza al agregar el coagulante al agua y dura fracciones de segundos. La floculación tiene relación con los fenómenos de transporte dentro del líquido para que las partículas hagan contacto. Esto implica la formación de puentes químicos entre partículas de modo que se forme una malla de coágulos, la cual seria tridimensional y porosa. Así se formaría, mediante el crecimiento de partículas coaguladas, un floc suficientemente grande y pesado como para sedimentar. Sedimentación: A través de este proceso los sólidos

suspendidos (hidróxidos que se han formado) son separados del agua, dejándolos reposar y por acción de la gravedad sedimentan en el fondo de los decantadores. Un decantador consiste en un recipiente

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generalmente rectangular, con un volumen suficiente como para permitir que el agua permanezca el tiempo necesario para que los coágulos se depositen en el fondo, formando lo que comúnmente se denominan barros. Filtración: Consiste en separar un sólido de un liquido por un método físico. El agua limpiada conserva aun algunos materiales en suspensión y es necesario filtrarla para producir una clarificación completa. Desinfección: Aunque la carga microbiana puede haber quedado retenida en el filtro de arena fina, es necesario desinfectar el agua. A partir de la cloración de las aguas, se han podido controlar la mayoría de las enfermedades de transmisión hídrica como el cólera y las disenterías bacterianas. El desinfectante utilizado casi universalmente es el gas Cloro, pudiéndose utilizar también el método de la ozonización. La desinfección del agua significa la extracción, desactivación o eliminación de los microorganismos patógenos que existen en el agua. La destrucción y/o desactivación de los microorganismos supone el final de la reproducción y crecimiento de esto microorganismos. Si estos microorganismos no son eliminados el agua no es potable y es susceptible de causar enfermedades. El agua potable no puede contener estos microorganismos.

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Fuente (Intranet Hidrobolívar) Figura 2.4 Diagrama de una Planta Potabilizadora de agua.

2.7 GLOSARIO DE TERMINOS: Capacidad de la cola: Es el máximo número de clientes que pueden estar haciendo cola (antes de comenzar a ser servidos). De nuevo, puede suponerse finita o infinita. Lo más sencillo, a efectos de simplicidad en los cálculos, es suponerla infinita.

Cliente: Es todo individuo de la población potencial que solicita servicio. Concurso Abierto: Es la modalidad de selección pública del contratista, en la que pueden participar personas naturales y jurídicas nacionales y extranjeras, previo cumplimiento de los requisitos

establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas y las condiciones particulares inherentes al pliego de condiciones.

Concurso Cerrado: Es la modalidad de selección del contratista en la que al menos cinco (5) participantes son invitados de manera 31

particular a presentar ofertas por el órgano o ente contratante, con base en su capacidad técnica, financiera y legal.

Consulta de Precios: Es la modalidad de selección de contratista en la que, de manera documentada, se consultan precios a por lo menos tres (3) proveedores de bienes, ejecutores de obras o prestadores de servicios.

Contratación

Directa:

Es

la

modalidad

excepcional

de

adjudicación que realiza el órgano o ente contratante, que podrá realizarse de conformidad con la Ley de Contrataciones Públicas

Contratista: Toda persona sujeta o jurídica que ejecuta una obra, suministra bienes, o presta un servicio no profesional ni laboral, para algunos de los órganos y entes sujetos al Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, en virtud de un contrato, sin que medie relación de dependencia.

Contrato: Es el instrumento jurídico que regula la ejecución de una obra, prestación de un servicio o suministro de bienes, incluidas las ordenes de compra y ordenes de servicio, que contendrán al menos las siguientes condiciones: precio, cantidades, forma de pago, tiempo y forma de entrega y especificaciones contenidas en el pliego de condiciones, si fuere necesario.

Disciplina de la cola: Es el modo en el que los clientes son seleccionados para ser servidos.

Mecanismo de servicio: Es el procedimiento por el cual se da servicio a los clientes que lo solicitan. Para determinar totalmente el mecanismo de servicio debemos conocer el número de servidores de dicho mecanismo (si dicho número fuese aleatorio, la distribución de

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probabilidad del mismo) y la distribución de probabilidad del tiempo que le lleva a cada servidor dar un servicio.

Fuente de entrada o población potencial: Es un conjunto de individuos (no necesariamente seres vivos) que pueden llegar a solicitar el servicio en cuestión. Podemos considerarla finita o infinita.

Obra: Debe cumplir con los siguientes criterios: Constituye un bien tangible. Incluye materiales, equipos y mano de obra, los cuales se materializan como un todo. Se fabrica o construye, bajo plano y normas técnicas. Implica la construcción o mejora de un bien.

Oferente: Es la persona natural o jurídica que ha presentado una manifestación de voluntad de participar, una oferta en alguna de las modalidades previstas en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley. Oferta: Es aquella propuesta que ha sido presentada por una persona natural o jurídica, cumpliendo con los recaudos exigidos para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra.

Orden de Compra: Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto .Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.

Proveedor: Se aplica a la persona que provee o abastece a otra persona de lo necesario o conveniente para un fin determinado. También se dice que es la empresa que se dedica a proveer o abastecer de productos necesarios a una persona o empresa.

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Servicio: Mantenimiento especializado y profesional. Debe cumplir con las siguientes características: Se presta de manera frecuentemente Incluye materiales y equipos, normalmente es intensivo en mano de obra. Se aplica sobre bienes ya existentes así como también los servicios prestados por personas naturales o jurídicas en virtud de actividades de carácter científico, profesional, técnico, artístico, intelectual, creativo o docente, mano de obra, entre otros.

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CAPÍTULO III ASPECTOS PROCEDIMENTALES

3.1 ACTIVIDADES EJECUTADAS. Las actividades necesarias para la realización de este trabajo se muestran a continuación en el siguiente diagrama

Fuente (Elaboración propia) Tabla 3.1 Diagrama de Actividades Realizadas

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3.2 TECNICAS INFORMACION.

E

INSTRUMENTOS

DE

RECOLECCION

DE

De acuerdo con Hurtado de B. (2007) se tiene que las técnicas de recolección de datos están directamente relacionadas con los instrumentos. A través de éstas se logra determinar el cómo se va a recabar la información necesaria para el logro de los objetivos y qué instrumentos son los más apropiados. De modo que para la realización de este estudio, se estimó como técnica de recolección de datos más apropiada a la Observación Directa, dado que fue necesaria la observación de cómo se llevaban a cabo las actividades y operaciones diarias, en donde se enmarca el trabajo. De igual forma permitió el diagnóstico de la realidad vivida por las unidades durante el lapso de la práctica profesional. En relación a la técnica, Eyssautier de la M. (2006) expresa que “La observación directa consiste en interrelaciones de manera directa con el medio y con la gente que lo forman para realizar los estudios de campo” (p. 96) Rojas de Narváez (1997) en torno a los instrumentos de recolección de datos o información expresa lo siguiente: Por instrumento para recolectar datos o información para una investigación se entenderá todos aquellos medios, herramientas, recursos, métodos, modelos, técnicas o implementos, tales como: cuestionarios (encuestas, pruebas, entrevistas, test), utensilios (herramientas), aparatos, mecanismos, dispositivos, máquinas, equipos, materiales, modelos, sistemas, programas o paquetes de computación u otros objetos que el investigador elabora, selecciona, adapta, produce o crea para efecto de

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estudio; con el fin de obtener los datos e información de acuerdo con el diseño de la investigación que se planteó. (p. 157) De acuerdo a esto, en el estudio se utilizaron los siguientes instrumentos de recolección de datos e información. 3.2.1 Análisis de Documentos internos de HIDROBOLIVAR. Se Examinaron documentos internos de la Gerencia de Logística relacionados con las descripciones de los objetivos y funciones de las diferentes unidades que conforman la gerencia, así como también los registros históricos de las solicitudes de bienes materiales y servicios que proceso la gerencia en el año 2008 y parte del 2009 y las respectivas órdenes de compra emitidas por la gerencia en el mismo periodo. 3.2.2 Herramientas Computacionales En referencia a las herramientas computacionales se mantuvo el uso continuo de los Paquetes Office y OpenOffice, ambiente Windows. También se empleó el correo electrónico interno de HIDROBOLIVAR para el envío y recepción de información. Además se realizaron consultas a los registro del Sistema

administrativo MERU utilizado por la empresa para recolectar la información concerniente a los tiempos de proceso de las Solicitudes de bienes materiales y servicios generadas en HIDROBOLIVAR. 3.2.3 Recursos Utilizados a) Recursos Físicos • • • Block de Notas Bolígrafos Computadoras 37

• • • • •

Fotocopiadoras Hojas Papel Tamaño Carta Impresoras Lápices

b) Recursos Humanos • • • • Un asesor industrial: Ingeniero Industrial. Un asesor académico: Ingeniero Industrial. Un investigador: Pasante de Ingeniería Industrial. Personal de la Gerencia de Logística.

3.3 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION Para la realización de esta investigación se obtuvo un reporte emitido por el sistema de información administrativo MERU el cual contenía la información correspondiente a las 2140 solicitudes de bienes materiales y servicios emitidos por las diferentes gerencias que componen la estructura organizativa de HIDROBOLIVAR en el periodo del mes de Enero al mes de Agosto del año 2009. El reporte obtenido contiene las fechas en las cuales se inicio cada uno de los procesos requeridos para la solicitud de un bien material o

servicio, así como el bien o servicio solicitado, el precio estipulado y el estatus en sistema de dicha solicitud. Luego se procedió a determinar el tiempo de servicio en cada uno de los procesos correspondientes para cada una de las solicitudes no anuladas y se determino a qué tipo de compra pertenecen según su precio estimado y la Ley de Contrataciones Publicas Vigente.

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Por ejemplo para la solicitud GPI-BM-33 correspondiente a la solicitud de polvo químico seco para recargar los extintores de los acueductos se tienen las fechas en las cuales ingreso a cada etapa del proceso de compra. Luego restando las fechas entre etapas sucesivas del proceso (Emisión – Autorización – Rec. en Administración…) se obtienen los tiempos de servicio en cada uno de los procesos para esa solicitud. De manera similar se procedió con todas las solicitudes.

Etapa de proceso Emisión Autorización Rec. en Administración Pre. Compromiso Rec. En Compras Asignado comprador

Fecha 26/01/2009 11/02/2009 12/02/2009 12/02/2009 13/02/2009 26/02/2009

Tiempo de Servicio(Días) 16 0,5* 0,5* 1 13

Fuente (Elaboración propia) Tabla 3.2 Tiempos de Servicio para cada proceso de la solicitud GPI-BM-33

*Nota: Se tomo como tiempo mínimo 0.5 días

Una vez obtenidos los tiempos de cada proceso para cada solicitud, utilizando la herramienta Input Analyzer del paquete de Software Arena se obtiene la distribución estadística teórica que más se adapta a los datos obtenidos.

Además se determinó que de las 2140 solicitudes emitidas en el periodo de estudio (Enero - Agosto del 2009) que 2015 fueron autorizadas por la unidad o gerencia solicitante, lo cual representa el 94.15% del total de solicitudes. De igual manera se encontró que 1904 solicitudes fueron

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aprobadas por la Gerencia de Administración y Finanzas, es decir el 88.97% del total de solicitudes emitidas.

Para los procesos de Compra se tomaron para los tiempos de servicio distribuciones de tiempo triangulares basadas en la experiencia de los compradores, ya que el reporte obtenido del Sistema de información Administrativo MERU no refleja estos tiempos.

Con toda esta información recopilada se realizó el modelo de simulación en el software Arena en el cual se refleja el proceso para la adquisición o de bienes o servicios por parte de la empresa HIDROBOLIVAR.

Se simuló el proceso durante 365 días tomando cada día con 8 horas hábiles.

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Fuente (Elaboración propia) Figura 3.1 Modelo de Simulación en ARENA.

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3.4 RESULTADOS OBTENIDOS.

En el tiempo estipulado de simulación la entrada de entidades al sistema se muestra en la siguiente tabla.
Entrada de Entidades
Entidad Consulta de Precio Concurso Cerrado Concurso Abierto Fuente (Elaboración propia) Tabla 3.3 Entrada de entidades al sistema.

Cantidad
219,00 109,00 15,0000

El siguiente grafico el número de entidades que entró al sistema con el fin de observar cual es la entidad que llega al sistema en mayor proporción.

Fuente (Elaboración propia) Grafico 3.1 Entrada de entidades al sistema.

Claramente se observa en el grafico que el mayor número de entidades que ingresan al sistema corresponde a las Consultas de Precio.

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Así también se obtuvo que el número de entidades salidas del sistema el cual se muestra en el siguiente cuadro.

Entidades Procesadas
Entidad Consulta de Precio Concurso Cerrado Concurso Abierto Cantidad 145,00 55,0000 6,0000

Fuente (Elaboración propia) Tabla 3.4 Entidades procesadas.

Fuente (Elaboración propia) Grafico 3.2 Salida de entidades al sistema.

Del Grafico anterior se nota como el mayor número de entidades o solicitudes procesadas corresponde a las Consultas de Precio. La diferencia en magnitud de los valores de entrada y salida de entidades se debe a que estas quedaron en proceso al momento de culminar el periodo de tiempo simulado.

El tiempo total en sistema para cada tipo de entidad se refleja en la siguiente tabla.

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Tiempo Total en el Sistema(Días)
Entidad Consulta de Precio Concurso Cerrado Concurso Abierto Average 75,2002 116,43 70,4462
Fuente (Elaboración propia) Tabla 3.5 Tiempo Total en el Sistema para cada entidad.

Mínimo 0,4329 0,2362 0,8141

Máximo 160,08 243,11 193,99

El tiempo total en sistema se compone del tiempo total en proceso y del tiempo de espera. El tiempo total en proceso es el tiempo durante el cual las entidades están siendo analizadas por los servidores, este se muestra en la siguiente tabla.

Tiempo en Proceso(Días)
Entidad Consulta de Precio Concurso Cerrado Concurso Abierto Average 10,1676 16,4799 31,1511
Fuente (Elaboración propia) Tabla 3.6 Tiempo Total en Proceso.

Mínimo 0,4329 0,2362 0,8141

Máximo 28,1835 33,1140 63,3866

El tiempo de espera es el tiempo en el cual las entidades esperan su turno para ser atendidas ya que el servidor se encuentra ocupado al momento de su llegada. Tiempo en Espera de las Entidades(Días)
Entidad Consulta de Precio Concurso Cerrado Concurso Abierto Average 65,0326 99,95 39,2952
Fuente (Elaboración propia) Tabla 3.7 Tiempo en espera.

Mínimo 0,00 0,00 0,00

Máximo 142,12 219,03 136,11

De estos resultados podemos observar que el tiempo total en sistema es alto ya que para los 3 tipos de entidades sobrepasa los 70

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días, y en todos los casos el tiempo de espera sobrepasa el 55% del tiempo total, llegando incluso a ser más del 80% para las entidades de consulta de precios y concurso cerrado. Esto nos lleva a inferir que el tiempo real en el cual las entidades están siendo analizadas o atendidas por los servidores es un porcentaje bajo en relación con el tiempo de espera. Para cada proceso se obtuvo el tiempo en espera, el cual es el tiempo que las entidades esperan por ser atendidas en cada proceso. Se muestra en el siguiente cuadro.

Tiempo de Espera (Días)
Proceso A C Concurso Cerrado A C Consulta de precios A C Concurso Abierto Asignación de Comprador Autorización Pre Compromiso Average 83,6552 16,0495 56,8214 80,2366 0,00097988 0,01491625
Fuente (Elaboración propia) Tabla 3.8 Tiempo en espera por cada proceso.

Mínimo 0,00 0,00 2,7072 0,00 0,00 0,00

Máximo 174,30 43,0891 108,03 129,63 0,2227 0,6709

Además los resultados de la simulación muestran el promedio de Solicitudes en espera por ser atendidas para cada proceso. Cantidad de entidades en cola
Proceso A C Concurso Cerrado A C Consulta de precios A C Concurso Abierto Asignación de Comprador Autorización Pre Compromiso Average Mínimo Máximo 11,0264 0,00 26,0000 2,9021 0,00 13,0000 1,4911 0,00 5,0000 50,4261 0,00 105,00 0,00075437 0,00 2,0000 0,01078874 0,00 3,0000
Fuente (Elaboración propia) Tabla 3.9 Cantidad de entidades en espera por cada proceso.

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De estos 2 últimos cuadros podemos observar como los procesos que presentan un tiempo de espera demasiado elevado como lo son A C Concurso Cerrado y Asignación de Comprador, siendo este último (Asignación de Comprador) el mas critico ya que de estos 2 es el único que depende única y exclusivamente de factores internos de la organización, no así el A C Concurso Cerrado que si bien presenta un tiempo mayor (83,6552 días promedio), este se ve afectado por el tiempo de respuesta de los proveedores, lo cual es un factor en muchos casos ajeno a la empresa.

Se nota además que el proceso de Asignación de Comprador es el que tiene el mayor número de entidades o solicitudes en cola, con un valor promedio de 50,4261 entidades en espera, llegando a un máximo de 105,00 entidades en cola.

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CAPITULO IV RESULTADOS 4.1 OPCIONES DE SOLUCION Una vez determinado en el análisis de la situación actual los procesos en los cuales se presenta una mayor demora en el sistema y en los que se observa un congestionamiento o un cuello de botella en el sistema, se procedió a realizar un estudio de sensibilidad en el sistema. Mediante este estudio de sensibilidad se procede a variar ciertos parámetros en el sistema para observar luego cómo reacciona ante estos cambios. Al variar estos parámetros se busca disminuir el tiempo total en el sistema de las diferentes entidades así como estandarizar el tiempo de los procesos de asignación de comprador y concurso abierto que presentaron valores excesivamente altos en el análisis inicial. A través de este análisis se propone como opción para disminuir los tiempos de espera, mejorar los tiempos de servicios y disminuir el número de entidades en cola los siguientes parámetros en el proceso:

1. Agregar un recurso (Servidor) al proceso de Asignación de Comprador y establecer un estándar de tiempo en el cual el proceso se ajuste a una distribución de tiempo triangular en la cual se desea un valor mínimo de 0.5 días, un máximo de 7 días y una moda o valor que más se repite de 2 días.

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2. Estandarizar el tiempo del proceso de compra mediante concurso abierto en el cual el tiempo mínimo para realizar este sea de 15 días y un tiempo máximo de 60 días, con una moda o valor que más se repite de 30 días. Cabe destacar que este proceso así como todos los procesos de compra se ven afectados por factores externos a la empresa (tiempo de respuesta del proveedor, tipo de cambio de la divisa local respecto al dólar, inflación, escases en el mercado de ciertos rubros, etc.).

Con estos cambios aplicados al modelo de Simulación del proceso se obtuvieron los siguientes resultados los cuales se comparan con los obtenidos en el análisis de la situación actual. Para el mismo tiempo de simulación en ambos casos (365 días) se observo un aumento en el total de entidades consulta de precio que ingreso al sistema, y una disminución en el número de entidades concurso cerrado. El número de entidades de concurso abierto permaneció igual. Entrada de Entidades
Entidad Consultas de Precio Concursos Cerrado Concurso Abierto

Situación Actual Cantidad
219,00 109,00 15,0000

Situación Propuesta Cantidad
227,00

Diferencia 8,00
94,0000 15,0000

% de Mejora 3,65 -13,76 0,00

-15,00 0,00

Fuente (Elaboración propia) Tabla 4.1 Entrada de entidades al sistema. Comparación entre situación actual y propuesta

El siguiente grafico muestra la comparación entre la situación actual y la situación propuesta de la entrada de entidades.

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Fuente (Elaboración propia)

Grafico 4.1 Entrada de entidades al sistema. Comparación entre situación actual y propuesta.

Con los cambios realizados al sistema se observo que la respuesta de este se optimizo ya que el numero de entidades procedas aumento en un 31,55% en total pasando de 206 entidades procesadas a 271 entidades procesadas. Si observamos para cada tipo de las diferentes entidades se obtuvo que las consultas de precios pasaron de 145 entidades procesadas a 196, los concursos cerrados de 55 entidades procesadas a 65 y los concursos abiertos de 6 entidades procesadas a 10. Esto

representa una mejora del 35.17% para las consultas de precios, de un 18,18 % para los concursos cerrados y un 66,67% para los concursos Abiertos. Entidades Procesadas
Entidad Consultas de Precio Concursos Cerrado Concurso Abierto

Situación Actual Cantidad
145,00 55,0000 6,0000

Situación Propuesta Cantidad
196,00

Diferencia 51,00

% de Mejora 35,17 18,18 66,67

65,0000 10,0000

10,00 4,00

Fuente (Elaboración propia) Tabla 4.2 Entidades Procesadas. Comparación entre situación actual y propuesta.

49

Fuente (Elaboración propia)

Grafico 4.2 Entidades Procesadas. Comparación entre situación actual y

propuesta. El tiempo total en sistema disminuye para todas las entidades. La disminución más significativa se observa en las consultas de precio que pasan de 75,2002 días promedio a 35,1387 días promedio lo que representa una disminución del 53.27% en el tiempo total en sistema. Los concursos cerrados disminuyeron su tiempo total en sistema 23,9516 días promedios pasando de 116,48 a 92,4916 días promedio, lo cual representa una disminución del 20,57%. Las entidades de concurso abierto pasaron de 70.4462 días promedio a 68.8075 días promedio disminuyendo solo un 2.33%. Tiempo Total en el Sistema(Días)
Entidad Consultas de Precio Concursos Cerrado Concurso Abierto

Situación Actual
Average 75,2002 116,43 70,4462

Situación Propuesta
Average 35,1387

Diferencia 40,0615
92,4816

% de Mejora 53,27 20,57 2,33

23,9516
68,8075

1,6387

Fuente (Elaboración propia) Tabla 4.3 Tiempo Total en Sistema. Comparación entre situación actual y propuesta.

50

Fuente (Elaboración propia) Grafico 4.3 Tiempo total en Sistema. Comparación entre situación actual y propuesta.

Esta disminución en el tiempo en sistema para las consultas de precios representa una mejora significativa para el sistema, ya que este tipo de entidades es la que mayor numero y frecuencia de entrada al sistema presenta. El Tiempo en proceso para cada una de las entidades en el sistema aumento como se puede ver en la tabla y grafico siguientes. Este aumento es aceptable ya que aumenta el tiempo que el servidor dispone para realizar el análisis correspondiente a cada entidad, disminuyendo a su vez el tiempo total en el sistema; dicho de otra manera, se aumento el tiempo que en realidad es útil para los procesos y la disminución del tiempo total aun con este aumento del tiempo en procesos, nos indica una disminución en el tiempo de espera de las entidades.

51

Tiempo en Proceso(Días)
Entidad Consultas de Precio Concursos Cerrado Concurso Abierto

Situación Actual
Average 10,1676 16,4799 31,1511

Situación Propuesta
Average 12,8001

Diferencia -2,6325
20,9061

% de Mejora -25,89 -26,86 -7,69

-4,4262
33,5473

-2,3962

Fuente (Elaboración propia) Tabla 4.4 Tiempo en Procesos. Comparación entre situación actual y propuesta.

Fuente (Elaboración propia) Grafico 4.4 Tiempo en Proceso. Comparación entre situación actual y propuesta.

En la tabla 4.5 observamos como el tiempo promedio en espera para cada una de las entidades presenta una reducción, siendo la mayor o más significativa la presentada por las entidades de consulta de precios cuyo tiempo en espera disminuyo 42.6990 días lo cual representa un descenso del 65.65%, Los Concursos cerrados y Abiertos presentan una disminución del 28.39% y del 10.27% respectivamente.

52

Tiempo en Espera de las Entidades(Días)
Entidad Consultas de Precio Concursos Cerrado Concurso Abierto

Situación Actual
Average 65,0326 99,95 39,2952

Situación Propuesta
Average 22,3386

Diferencia 42,6940
71,5755 35,2603

% de Mejora 65,65 28,39 10,27

28,3779 4,0349

Fuente (Elaboración propia) Tabla 4.5 Tiempo en Espera. Comparación entre situación actual y propuesta.

Fuente (Elaboración propia) Grafico 4.5 Tiempo en Espera de las entidades. Comparación entre situación actual y propuesta.

Observando tablas 4.3, 4.4 y 4.5, podemos verificar como mejora significativamente los tiempos en el sistema. Disminuir el tiempo total en el sistema, aumentando levemente el tiempo en proceso y disminuyendo significativamente el tiempo de espera o tiempo en cola de las entidades permite un mejor aprovechamiento de todos los recursos (Servidores) en el sistema y disminuye a su vez el tiempo de procura para todas las solicitudes de bienes o servicios de la organización.

53

Con la introducción de la propuesta para optimizar el sistema se obtuvo una disminución en el tiempo de espera para cada uno de los procesos, siendo la más significativa la presentada por el proceso de asignación de comprador que paso de 80.2366 días promedio a 16.3604 días promedio, lo que representa una disminución del 79.61% del tiempo durante el cual las entidades esperan por ser atendidas en este proceso. También se obtuvieron disminuciones en los tiempos de espera para los demás procesos del sistema los cuales se muestran en el siguiente cuadro.

Tiempo de Espera (Días)
Proceso A C Concurso Cerrado (A) A C Consulta de precios (B) A C Concurso Abierto (C) Asignación de Comprador (D) Autorización (E) Pre Compromiso (F)

Situación Actual
Average 83,6552 16,0495 56,8214 80,2366 0,00097988 0,01491625

Situación Propuesta
Average 81,2338 14,8894 39,7676 16,3604

Diferencia 2,4215 1,1602 17,0538 63,8762
0,00

% de Mejora 2,89 7,23 30,01 79,61 100,00 89,62

0,0010 0,0134

0,00154819

Fuente (Elaboración propia) Tabla 4.6 Tiempo en Espera por cada proceso. Comparación entre situación actual y propuesta.

54

Fuente (Elaboración propia) Grafico 4.6 Tiempo en Espera por cada proceso. Comparación entre situación actual y propuesta.

Con esta disminución en los tiempos de espera se obtuvo una disminución en el número de entidades que permanecen en espera por cada proceso. Este número de entidades en cola alcanza su valor mas representativo en el proceso de Asignación de comprador en el cual se logra una reducción del 80.24% en el número de entidades promedio en cola. Sin embargo para los procesos de Consulta de precios y Concurso abierto se observo un aumento en el número de entidades en cola. No obstante con este aumento se obtuvo una disminución del tiempo total dentro del sistema como ya se reflejo en la tabla 4.3 y el grafico 4.3.

55

Cantidad de entidades en cola
Proceso A C Concurso Cerrado(A) A C Consulta de precios(B) A C Concurso Abierto(C) Asignación de Comprador(D) Autorización(E) Pre Compromiso(F)

Situación Actual
Average 11,0264 2,9021 1,4911 50,4261 0,00075437 0,01078874

Situación Propuesta
Average 9,2438

Diferencia 1,7826
5,1075

% de Mejora 16,17 -75,99 -2,72 80,24 100,00 90,56

-2,2054
1,5316

-0,0405
9,9641 0,00 0,00101799

40,4620 0,0008 0,0098

Fuente (Elaboración propia) Tabla 4.7 Cantidad de entidades en cola por cada proceso. Comparación entre situación actual y propuesta.

Cabe destacar que aunque el aumento porcentual en el numero de entidades en cola es del 75.99%, valor que a priori se puede considerar muy elevado, el aumento absoluto es de solo 2 entidades en cola. Esto se observa en el siguiente grafico.

Fuente (Elaboración propia) Grafico 4.7 Cantidad de entidades en cola por cada proceso. Comparación entre situación actual y propuesta.

56

CONCLUSIONES

De acuerdo con los resultados obtenidos del modelo de simulación y los datos suministrados por le sistema de información administrativo MERU se concluye lo siguiente: • Se determinó que el tiempo de procura para los bienes y servicios que se adquieren por el proceso de consulta de precios es de 70 días. • Se encontró que el tiempo de procura para bienes materiales y servicios que se adquieren por medio del proceso de concurso cerrado es de 116 días. • Se obtuvo que el tiempo de total de proceso para las solicitudes de bienes materiales y servicios que se adquieren mediante el proceso de concurso abierto es de 70 días. • Se debe agregar una persona que tenga la potestad de asignar los compradores con el fin de agilizar el proceso, y por consiguiente mejorar los tiempos de procura. • El análisis de los datos tomados del sistema administrativo MERU se concluye que el promedio de solicitudes devienes materiales y servicios que se generan en la empresa es de 9.68 solicitudes al día. • De las 2142 solicitudes de bienes y servicios que se generaron el periodo de tiempo de estudio, el 10.17% (218) corresponde a servicios a vehículos, 29.13% (624) a solicitudes de servicios generales y el 60.69% (1300) a solicitudes de bienes materiales. Esto claramente indica deficiencias en la política de inventarios

57

RECOMENDACIONES • Implementar la propuesta realizada de agregar una persona para al proceso de asignación de comprador con el fin de mejorar los tiempos de procura. • Actualizar periódicamente los datos del modelo de simulación con el fin de mejorar continuamente el proceso de procura.

• Realizar un análisis más detallado a los procesos llevados a cabo en la Gerencia de Administración y Finanzas de HIDROBOLIVAR, ya que estos están estrechamente ligados al proceso de procura de bienes materiales y servicios. • Revisar las políticas para la solicitud de bienes materiales y servicios con el fin de disminuir el número de estas.

• Revisar las políticas de manejo y administración de inventarios existentes actualmente en la empresa, con la finalidad de establecer mejoras y buscar soluciones que tiendan a disminuir el volumen de solicitudes emitidas por las diferentes gerencias. • Establecer estándares en los tiempos de cada uno de los procesos que forman el sistema.

58

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

EYSSAUTIER DE LA MORA, Maurice. Metodología de la Investigación: Desarrollo de la Inteligencia. (2006). Cengage Learning. 5ta Edición. México. HILLIER, Frederick S., LIEBERMAN, Gerald J., Investigación de

Operaciones (2002). Editorial Mc Graw-Hill.7ma Edición. México. HIDROBOLIVAR. Manual de Organización Gerencia de Logística. Venezuela HURTADO DE BARRERA, Jacqueline. El Proyecto de Investigación. (2007). Ediciones SYPAL. 5ta Edición. Venezuela. ROJAS DE NARVÁEZ, Rosa. Orientaciones Prácticas para la Elaboración de Informes de Investigación. (1997). Ediciones UNEXPO. 2da Edición. Venezuela. .

59

REFERENCIAS ELECTRÓNICAS

[URL 1] Hidrobolivar [Página Web en línea]. Disponible: http://www.hidrobolivar.gob.ve/ [Consulta: Junio 2009].

60

ANEXOS

61

ANEXO A

PANEL DE PROCESOS BÁSICOS DE ARENA.

62

ANEXO A

Panel de Procesos Básicos de ARENA.

Arena es un programa de computación especializado en la simulación de líneas de espera, con el cual se puede idealizar procesos administrativos y operativos mediante un conjunto de módulos que permiten imitar el desempeño del sistema real. A continuación se describen los símbolos utilizados por los módulos para representar los diagramas de flujo de los modelos.

Módulos de ARENA Los módulos de ARENA son el conjunto de objetos utilizados en los módulos para idealizar o imitar los procesos.

Modulo Create

Descripción Este modulo representa la fuente de entrada del sistema, es decir, el punto de partida o salida de las entidades en un modelo de simulación. Las entidades son creadas usando un cuadro de propiedades que contiene el tiempo entre llegadas. Las entidades salen del modulo comenzando el proceso de recorrido a través del sistema. El tipo de entidad es especificado en este modulo (ver figura A1). 63

Usos Comunes • La salida de partes de producción en una línea de manufactura. • La llegada de documentos (órdenes, cheques, solicitudes) dentro de un proceso de negocios. • La llegada de clientes a procesos de servicios (tienda por departamentos, restaurantes, oficinas de atención al cliente).

Figura A1 Cuadro de propiedades Modulo Create

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Create • Name: Identificador único del modulo que representa la fuente del sistema. • Entity Type: Nombre del tipo de entidad generada. • Type: Tipo de llegadas que son generadas, incluye Random, Schedule, Constant y Expression. • Value: Determina la media de la distribución exponencial (si es utilizada la aleatoria) o el valor constante (si es utilizada la constante). 64

Aplica solamente cuando el Type es Random (Aleatorio) o Constant (Constante). • Schedule Name: Identifica el nombre de la lista a ser usada. La lista define el modulo de llegada para las entidades que entran al sistema. Aplica solamente cuando Type es Schedule. • Expression: Cualquier distribución o valor especifico del tiempo entre llegadas. Aplica solamente cuando el Type es Expression. • Units: Unidades de tiempo para llegadas y el tiempo de la primera creación. • Entities per Arrival: Numero para entidades que entraran al sistema e cada llegada. • Max Arrival: Número máximo de entidades que este modulo generara. Cuando este valor es alcanzado, la creación de nuevas entidades hechas por este modulo se detiene. • First Creation: Tiempo de salida para la primera entidad que llega dentro del sistema. No aplica cuando Type es Schedule.

Modulo Dispose

Descripción Este modulo representa el punto final de llegada para las entidades en un modelo de simulación. Las estadísticas de las entidades pueden ser registradas antes de llegar al modulo (ver figura A2).

Usos Comunes • Partes Sobrantes del proceso. 65

• Terminación de un proceso de negocios. • Los clientes que salen de un servicio.

Figura A2 Cuadro de propiedades Modulo Dispose.

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Dispose • Name: Identificador unico del modulo que representa el sumidero del sistema. • Record Entity Statictics: Determina si se registraran las estadisticas de las unidades entrantes.

Modulo Process

Descripcion Este modulo representa el metodo fundamental de procesamiento en la simulacion. Las opciones para tomar y soltar estan disponibles. Adicionalmente, estan las opciones referidas a los submodelos y la jertarquia especifica definida en la logica (ver figura A3). Usos Comunes 66

• Maquinas de partes. • Revision de documentos. • Prestacion de un servicio a un cliente.

Figura A3 Cuadro de propiedades Modulo Process.

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Process • Name: Identificador unico para representar un proceso en el modelo de simulacion. • Type: Metodo logico especificado dentro del modulo. Standard significa que toda logica almacenada dentro del modulo Process y definida por una accion particular. Un submodelo indica que la logica se hara jerarquicamente definido en un submodelo que puede incluir cualquier numero de modulos logicos. 67

• Action: Tipo de proceso que ocurre dentro del modulo. Delay simplimente indica que un proceso demora o tarda con un recurso no detenido. Seize Delay indica que un(os) recurso(s) seran colocados en este modulo demorara la accion, pero que le recurso sera soltado o liberado luego de un tiempo. Seize Delay Release indica que un(os) recurso(s) seran colocado seguidos por un proceso de demora y entonces el recurso sera liberado. Delay Release indica que un(os) recurso(s) tienen o han sido colocados previamente y que las entidades seran simplemente demoradas y liberadas por el recurso especificado. Aplica solamente cuando Type es Standard. • Priority: Valor prioritarioen la entidad que esperan en este modulo por el recurso especificado. Usado cuando uno o mas entidades de otros modulos son esperadas por el mismop recurso. No aplica cuando Action es Delay o Delay Release, o cuando Type es Submodel. • Recursos: Lista de recursos o juegos de recursos usados por la entidad procesada. No aplica cuando Action es Delay, o cuando Type es Submodel. • Delay Type: Tipo de la distribucion o metodo de especificacion del parametro de demora. Constant y Expression requieren un valor, mientras que las distribuciones Normal, Uniform y Triangular, requieren varios parametros. • Units: Unidad de tiempo para los parametros de demora. • Allocation: Determina como o de que modo el tiempo de procesado y los costos de procesado seran asignados a las entidades. El proceso puede ser considerado Value Added, Non-Value Added, Transfer, Wait u otros asociados al costo seran adicionados a las categorias apropiadas para la entidad y proceso. • Minimum: Campo del parametro para especificar el valor miniumo para una distribucion uniforme o triangular. • Value: Campo del parametro para especificar la media de una distribucion normal, el valor para un tiempo constante de demora, o moda de una distribucion triangular. 68

• Maximum: Campo del parametro para especificar el valor maximo para una distribucion uniforme o triangular. • Stad Dev: Campo del parametro para especificar una expresion estandar para una distribucion normal. • Expression: Campo del parametro para especificar una expresion cuyos valores evaluados y usadompor el tiempo de demora del proceso. • Report Statictics: Especifica si las estadisticas seran automaticamentes registradas en el reporte de base de datos para este proceso.

Modulo Process Elementos del Cuadro de Propiedades del Recurso • Type: Especificacion de un recurso particular o selección de un conjunto de recursos. • Resource Name: Nombre del recurso que tomara a soltara. Aplica solamnete cuando Type es Resource. • Set Name: Nombre de los conjuntos de recursos de los cuales un miembro sera tomado y/o soltado. Aplica solo cuando Type es Set. • Quantity: Numero de recursos de un nombre conocido dado o de juegos dado que seran retenidos/soltados. • Selection Rule: Metodo de selección entre recursos disponibles en un conjunto. • Save Attribute: Nombre del atributo usado para salvar los numeros indica dentro del juego de los miembros que son seleccionados. Este Atributo puede ser luego referido con la regla de selección especifica de miembros. No aplica cuando la regla de selección es Specific Member.

69

• Set Index: El numero de indice dentro del juego de los miembros solicitudes. Aplica solamante cuando Selection Rule es Specific Member.

Modulo Decide

Descripcion Este modulo esta diseñado para procesos de decision en el sistema. Esto incluye opciones de decisiones basadas en una o mas condiciones (Ejemplo: 80% Verdadero, 20% Falso). Las condiciones pueden ser basadas en valores de atributos (Ejemplo: Priority); valores variables (Cedula de Identidad) de Entity Type o una expresion (Ejemplo: NQ(Process A.Queue))(ver figura A4).

Hay dos puntos de salida fuera del modulo Decide cuando estos especifican dos caminos posibles o dos condiciones. Hay un punto de salida para entidades que cumplen la condicion de verdadera y un punto para las entidades que cumplen la condicion de falso. Caundo existen N-caminos posibles o condiciones de tipo estan especificadas, multiples puntos de salida son muestras para una condicion o probabilidad. El numero de entidades que salen por cada tipo (Verdadero/Falso) son desplegadas por dos caminos.

Usos Comunes 70

• Productos aceptados vs. Productos rechazados. • Distinguir tipos de clientes.

Figura A4 Cuadro de propiedades Modulo Decide.

Elementos Del Cuadro de Propiedades del Modulo Decide • Name: Identificador unico del modulo que representa una decision dentro del modelo de simulacion. • Type: Indica la decision, esta basada en una condicion(Ejemplo: si X > Y) o por probabilidad/porcentaje (Ejemplo: 80% Si; 20% No). El Type puede ser especificado por dos camino o N-caminos. Dos caminos asignados por una condicion o probabilidad, N-caminos asignados por cualquier numero de condiciones o probabilidad a ser especificadas. • Conditions: Define uno o mas condiciones usadas a directa entidades a diferentes modulos. Aplica solamente cuando type es N-way by chance. • Percentages: Define uno o mas porcentajes usados en las entidades o diferentes modulos. Aplica solamente cuando type es N-way by chance. • If: Tipo de condiciones que estan disponibles para la evaluacion.

71

• Named: Especifica nombres de variable, atributos o tipo de entidad que sera evaluado cuando una entidad entra al modulo. No aplica cuando Type es Expression. • Is: Evaluador de la condicion. Aplica solamente a condiciones y atributos de las variables. • Value: Expression que sera comparada con un atributo o variable que sera evaluada con una expresion determinada. Si esta es verdadera o falsa. No aplica a Entity Type Condition. If Type is Expression. Este Valor tambien incluye el evaluador.

Modulo Batch

Descripcion Este modulo representa un mecanismo de agrupamiento dentro del modelo de simulacion. El Batch puede agrupar permanentemente o temporalmente. De manera temporal los Batch pueden ser separados utilizando el modulo Separate. Los Batches pueden ser hechos con cualquier numero de especificaciones de las entidades entrantes o pueden ser agrupados o reunidos basados en un atributo. Las llegadas de entidades al modulo Batch son colocadas en una cola hasta que el numero de entidades requeridos haya sido acumulado (ver figura A5).

Usos Comunes • Colectar un numero de partes antes de comenzar un proceso.

72

Figura A5 Cuadro de propiedades Modulo Batch.

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Batch. • Name: Identificador unico del modulo que representa un agrupamiento en la simulacion. • Type: Metodo de Agrupamiento de las entidades. • Batch Size: Numero de entidades a ser agrupadas. • Save Criterion: Metodo para la asignacion representativa de la entidad mediante valores de atributos. • Rule: determina como entran las entidades al modulo. Any entity sera tomada la primera. Batch Size, numero de netidades y en su lugar las agrupa. By Attribute significa que los valores de los atributos especificos se debe agrupara a las entidades. Por ejemplo, si el atributo es Name is Color, todas las entidades deben tener el mismo valor Color para ser agrupadas. • Attribute Name: Nombre del atributo cuyo valor debe agrupar,los valores de las otras llegadas de entidades en orden.

Modulo Separate 73

Descripcion Este modulo puede ser usado tanto para copiar una llegada de entidad dentro de multiples entidades como para dividir entidades anteriormente agrupadas.(ver figura A6).

Usos comunes • Despacho individual de entidades para representar cajas removidas de un container. • Separacion de documentos ateriormente agrupados.

Figura A6 Cuadro de propiedades Modulo Separate.

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Separate. • Name: Identificador unico del modulo que representa una separacion dentro del modelo de simulacion. 74

• Type: Metodo de separacion de llegada de entidades. Duplicate Original simplemente tomara las entidades originales y hara el mismo numero de duplicados identicos. Split Existing Batch requiere que las llegadas de entidades sean temporalmente agrupadas en el modulo Batch. Las entidades originales del Batch seran separadas. • Percent Cost to Duplicates: Este valor es especificado como un porcentaje del costo original y el tiempo de las entidades(entre 0-100). • # of Duplicates: Numero de entidades emitidas que seran asignadas al modulo. • Members Attributes: Metodo de determinacion del como se asignaran los atributos de las entidades valores de las entidades originales. • Attribute Name: Nombre que representa los atributos de la entidad que esta asignada.

Modulo Assign

Descripcion Este modulo puede ser usado para signar nuevos valores a variables, entidades, atributos, tipos de entidades, entidades de galeria de figuras u otros sistemas de variables. Multiples asignaciones pueden ser hechas con un simple modulo Assign (ver figura A7).

Usos comunes • Acumulador de numeros de subensambles de partes. 75

Figura A7 Cuadro de propiedades Modulo Assign.

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Assign • Name: Identificador unico del modulo que representa una asignacion dentro del modelo de simulacion. • Assignments: Especifica uno o mas asignaciones que seran hechas cuando una entidad ejecuta el modelo. • Type: Tipo de asignacion hecha. • Variable Name: Nombre de la entidad que sera asignada a un nuevo valor cuandop la entidad entra al modulo. • Attribute Name: Nombre de la entidad atributo que sera asignada a un nuevo valor cuando la entidad entra al modulo. • Entity Type: Nuevo Entity Type que sera asignado a la cnatidad cuando la entidad entra al modulo. • Entity Picture: Nueva Entity Picture que sera asignada a la entidad cuando la entidad entra al modulo.

76

• Other: Identificar el sistema de variable que sera asignado a un nuevo valor cuando una entidad entra a los modulos. • New Value: Asignacion valor de los atributos, variables u otros sistemas de variables.

Modulo Record

Descripcion Este modulo puede ser usado para registrar las estadisticas el el modelo de simulacion. Varios tipos de observaciones estadisticas son disponibles, incluyen tiempo entre salidas a traves del modulo, estadisticas de las entidades (tiempo, costo), observaciones generales e intervalos estadisticos (ver figura A8).

Usos Comunes • Registrar el numero de trabajos completados en un dia.

Figura A8 Cuadro de propiedades Modulo Record.

77

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Record • Name: Identificador único del modulo que representa el registro de las estadísticas. • Type: Tipo de observación estadística a ser generada • Attribute Name: Nombre de los atributos cuyo valor será usado por el intervalo estadístico. • Value: Valor que será registrado de la observación estadística cuando Type es Expression. • Tally Name: Este campo define el nombre simbólico del contador dentro de los cuales la observación es registrada. • Counter Name: Este campo define el nombre simbolico del contador incrementar/dercrementar. Aplica solamente cuando Type es Counter. • Record Into Set: Caja de retención especifica. • Tally Set Name: Nombre del contador que será registrado del tipo estadístico. • Set Index: Índice del contador.

78

ANEXO B

PANEL DE PROCESOS BÁSICOS DEL PROGRAMA INPUT ANALYZER

79

APENDICE B

Panel de Procesos Básicos del Programa INPUT ANALYZER

Input Analyzer es una herramienta del software ARENA que permite determinar la distribución de probabilidad de los datos sujeto de estudio. Su importancia radica en que permite describir procesos que evolucionan en el tiempo de manera probabilística.

A continuación se describe la utilización de esta herramienta.

En el menú de herramientas denominado Tools, de la ventana principal de ARENA, seleccionar Input Analyzer (ver figura B1).

Figura B1 Ventana principal de ARENA.

80

Una vez en la ventana principal, seleccionar en el menú de herramientas de Input Analyzer, la función File y, seguidamente New (ver figura B2)

Figura B2 Ventana principal del Input Analyzer

Luego se procede a abrir el archivo donde se tienen los datos recolectados, a los cuales se les desea determinar su distribucion de probabilidad. Estos datos deben estar guardados en formato de texto o .txt, mas especificamente en la funcion Block de Notas (ver figura B3).

81

Figura B3 Block de Notas

Seleccionamos de la función File, Data File, Use Existing; para indicar el archivo de texto que requiere ser analizado (ver figuras B4 y B5).

Figura B4 Menu File Input Analyzer

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Figura B5 Menu Cuadro de Busqueda.

Finalmente, se selecciona la funcion Fit all para conocer la distribucion de probabilidad (ver figuras B6 y B7).

83

Figura B6 Funcion Fit All.

84

Figura B7 Distribucion de Probabilidad.

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