Está en la página 1de 99

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”


VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PRÁCTICA PROFESIONAL

OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE INVENTARIO DE LA GERENCIA DE


LOGÍSTICA DE LA EMPRESA HIDROBOLÍVAR

PEREZ LUGO, CARLOS ALBERTO

CIUDAD GUAYANA, OCTUBRE DE 2009


UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PRÁCTICA PROFESIONAL

OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE INVENTARIO DE LA GERENCIA DE


LOGÍSTICA DE LA EMPRESA HIDROBOLÍVAR

CIUDAD GUAYANA, ABRIL DE 20


UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PRÁCTICA PROFESIONAL

OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE INVENTARIO DE LA GERENCIA DE


LOGÍSTICA DE LA EMPRESA HIDROBOLÍVAR

Br. Carlos A. Pérez L.

Trabajo que se presenta para


cumplir con un requisito de
aprobación de la Práctica
Profesional ante el Departamento
de Ingeniería Industrial.

ING. FÉLIX MARTÍNEZ ING. ADRIAN PEÑA


TUTOR ACADÉMICO TUTOR INDUSTRIAL

CIUDAD GUAYANA, OCTUBRE DE 2009


PÉREZ LUGO, CARLOS ALBERTO
“Optimización de la gestión de inventario de la Gerencia de Logística de la
empresa Hidrobolívar”, 2009.

HIDROBOLIVAR
Pág. 84
Informe de Práctica Profesional.
Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre”. Vicerrectorado
Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniería Industrial. Departamento de Entrenamiento
Industrial.
Tutor Académico: Ing. Félix Martínez.
Tutor Industrial: Ing. Adrian Peña.
Referencias Pág. 58

i
ÍNDICE GENERAL

CAPÍTULO Página
AGRADECIMIENTOS ix
RESUMEN x
INTRODUCCIÓN 1
I EL PROBLEMA
1.1 Antecedentes 3
1.2 Planteamiento del Problema 4
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo General 5
1.3.2 Objetivos Específicos 5
1.4 Justificación 6
1.5 Delimitaciones 6

II MARCO DE REFERENCIA
2.1 Generalidades de la Empresa 7
2.2 Objetivos Estratégicos de la Empresa 8
2.3 Estructura Organizativa de HIDROBOLIVAR 8
2.4 Descripción del Área de Pasantía 9
2.5 Descripción del Trabajo Asignado 25
2.6 Descripción del Proceso 28
2.7 Glosario de Términos 31

III ASPECTOS PROCEDIMANTALES


3.1 Actividades Ejecutadas 35
3.2 Técnicas e Instrumentos de recolección de Información

ii
3.2.1 Análisis de Documentos Internos de 37
HIDROBOLIVAR
3.2.2 Herramientas Computacionales 37
3.2.3 Recursos Utilizados 37
3.3 Procesamiento de la Información 38
3.3 Resultados Obtenidos 42
IV RESULTADOS
4.1 Opciones de Solución 47
CONCLUSIONES 57
RECOMENDACIONES 58
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 59
REFERENCIAS ELECTRÓNICAS 60
ANEXOS 61

iii
LISTA DE FIGURAS

N° Pág.

2.1 HB Estructura General 2009 8

2.2 Organigrama Gerencia Logística 10

2.3 Diagrama de flujo del proceso de Adquisición de Bienes y 27


Servicios

2.4 Diagrama de Planta Potabilizadora de Agua 31

3.1 Modelo de Simulación en ARENA 41

iv
LISTA DE GRÁFICOS

N° Pág.

3.1 Entrada de entidades al sistema. 42

3.2 Salida de entidades al sistema. 43

4.1 Entrada de entidades al sistema. Comparación entre situación 49


actual y propuesta.

4.2 Entidades Procesadas. Comparación entre situación actual y 50


propuesta.

4.3 Tiempo total en Sistema. Comparación entre situación actual y 51


propuesta

4.4 Tiempo en Proceso. Comparación entre situación actual y 52


propuesta.
4.5 Tiempo en Espera de las Entidades. Comparación entre situación 53
actual y propuesta

4.6 Tiempo en Espera por cada proceso. Comparación entre 55


situación actual y propuesta
4.7 Cantidad de entidades en cola por cada proceso. Comparación 56
entre situación actual y propuesta.

v
LISTA DE TABLAS

N° Pág.

3.1 Diagrama de Actividades Realizadas 35

3.2 Tiempos de Servicio para cada proceso de la solicitud GPI-BM- 39


33

3.3 Entrada de entidades al sistema 42

3.4 Entidades procesadas 43

3.5 Tiempo Total en el Sistema para cada entidad 44

3.6 Tiempo Total en Proceso 44

3.7 Tiempo en espera 44

3.8 Tiempo en espera por cada proceso 45

3.9 Cantidad de entidades en espera por cada proceso 45

4.1 Entrada de entidades al sistema. Comparación entre situación 48


actual y propuesta

4.2 Entidades Procesadas. Comparación entre situación actual y 49


propuesta

4.3 Tiempo Total en Sistema. Comparación entre situación actual y 50


propuesta

4.4 Tiempo en Procesos. Comparación entre situación actual y 52


propuesta

4.5 Tiempo en Espera. Comparación entre situación actual y 53


propuesta

4.6 Tiempo en Espera por cada proceso. Comparación entre 54


situación actual y propuesta

vi
4.7 Cantidad de entidades en cola por cada proceso. Comparación 56
entre situación actual y propuesta

vii
LISTA DE ANEXOS

ANEXOS Pág.

A Panel de procesos básicos de ARENA 62

B Panel de procesos básicos del programa INPUT 79


ANALYZER

viii
AGRADECIMIENTOS

A Dios Todopoderoso, quien siempre está a nuestro lado en todo lo que


hacemos.

A mi mamá Josefina, mi papá Argenis y mi hermano Carlos A., quienes


siempre me han apoyado a lo largo de mis estudios y a quienes les debo todo lo
alcanzado hasta ahora.
A José Rafael Montenegro quien siempre me ha ayudado en todo lo que
le he pedido, gracias hermano.

A mis demás familiares, gracias por su apoyo incondicional.

A la UNEXPO, mi casa de estudios y a HIDROBOLIVAR por brindarme


los conocimientos y las oportunidades para mi formación profesional.

A mis tutores, Ing. Félix Martínez e Ing. Adrian Peña, por su valiosa guía,
asistencia y orientación para la elaboración de este trabajo.

A todo el personal de la Gerencia de Logística, Abg. Kelly Salas, Lic.


Pedro Fuentes, Ing. Ingrid Rosales, Ing. Zoe Avila, Lic. Diego Chacón, Lic.
Mónica Rojas, Lic. Rossy Núñez, Lic. Yuraima Rodríguez, Lic. María Elena
Castillo, Ing. Evelisa Herrera, Ing. Vanessa Zambrano, Ing. María Barroso, Sr.
Xaviel Rojas, Sr. Secundino Casique, Sr. Jimmy Rodriguez. También al personal
de operaciones Ing. Johanna Recio y la Sra. Noris Cordero, Gracias a todos
ellos por sus valiosas orientaciones y por hacer del día a día de trabajo una
experiencia agradable y enriquecedora para mi desarrollo como profesional.

ix
A mis amigos Alejandra Martínez, Andrea González, Leonardo Góngora,
Cesar Fonseca, Oscar Campos, Amador Rejón, J. J. Gallardo, Vanessa Maestri,
Liliana Reyes, María F. Flores, Anghiney Rojas, Jonathan Rojas, Emely Anzola,
María Gabriela Sánchez, Orleydee Romero, Octavio León y Gabriela Salazar,
gracias por compartir experiencias de amistad y compañerismo y por su apoyo
incondicional a lo largo de la carrera.

A la Profesora Olga Urdaneta, por la valiosa oportunidad de ser


preparador docente.

A todos, Muchísimas Gracias!

x
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
VICERRECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PRÁCTICA PROFESIONAL

OPTIMIZACION DE LA GESTION DE INVENTARIO DE LA GERENCIA DE


LOGISTICA DE LA EMPRESA HIDROBOLIVAR

Autor: Pérez Lugo, Carlos Alberto.


Tutor Académico: Ing. Félix Martínez.
Tutor Industrial: Ing. Adrian Peña.

RESUMEN
El siguiente trabajo fue desarrollado para realizar un modelo de simulación del
proceso de procura que permita determinar cuáles son los puntos críticos de los
procesos o cuellos de botella que se presentan en el sistema, con el fin de
determinar el tiempo de procura de los bienes materiales y servicios por la empresa
para realizar sus procesos administrativos y operativos. Una vez diseñado y
comprobado el modelo se determino el tiempo promedio de procura según el tipo de
compra y se proponen modificaciones a ciertos parámetros del sistema y la
estandarización de los tiempos de proceso para disminuir los tiempos de procura de
los bienes materiales y servicios que son requeridos a la gerencia de logística de la
empresa HIDROBOLIVAR. La investigación es de tipo documental, descriptiva y de
campo.

Palabras clave: Simulación, Tiempo de procura, Proceso, Optimización, Gestión de


Logística.

xi
INTRODUCCIÓN

El servicio de agua potable es una necesidad básica e indispensable


de los pobladores del estado Bolívar, por esta razón, la Gobernación del
Estado ha decidido invertir gran parte del presupuesto del estado, en cubrir el
crecimiento en la demanda del servicio de agua potable, creándose para ello
a HIDROBOLIVAR C.A. empresa encargada de administrar y garantizar este
servicio a toda la comunidad del estado Bolívar. Con el fin de hacer esta
empresa auto sustentable y que dependa menos de los ingresos que
provienen de los fondos públicos, cuenta con una política de mejora continua
y reducción de costos.

La Gerencia de logística de la empresa HIDROBOLIVAR tiene como


parte de su objetivo garantizar de manera oportuna la adquisición de bienes,
materiales y contratación de obras y servicios, a un precio más conveniente a
los intereses de la Hidrológica.

Debido a que es necesario un eficiente proceso de operación, que


permita mejorar el sistema de suministro de materiales a los distintos
departamentos que conforman la empresa, tanto en las áreas operativas
como administrativas, la gerencia de logística se ha propuesto optimizar la
gestión de inventario de la empresa. Con el fin de lograr esto, el objetivo
principal de este trabajo está orientado a reducir los tiempos de procura de
los bienes materiales y servicios requeridos para llevar a cabo los procesos.

En tal sentido el proyecto estará estructurado por cuatro capítulos. En


el desarrollo del Capítulo I se formula el problema a resolver con su
respectiva justificación y alcance, se plantean los objetivos a lograr y las
limitaciones; Capitulo II se hace referencia a: identificación y descripción

1
organizativa y funcional de la empresa HIDROBOLIVAR C.A y su respectiva
misión, visión y política de calidad, además de la identificación y descripción
organizativa de la gerencia de logística; el Capítulo III presenta , como
contenido, los aspectos procedimentales llevados a cabo para realizar esta
investigación, así como la descripción de la situación actual que presenta el
proceso de procura de bienes materiales y servicios de la empresa.

En el Capítulo IV se propone una opción de solución tendiente a


estandarizar los tiempos de servicio y reducir el tiempo total de procura;
Finalmente las conclusiones y recomendaciones del proyecto; Los anexos,
los apéndices y las bibliografías utilizadas en relación del proyecto.

2
CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 ANTECEDENTES

Hidrobolívar es iniciativa del Gobierno Regional de Francisco


Rangel Gómez, creada en el año 2005; con la finalidad de suministrar
el servicio de agua potable y saneamiento en condiciones de óptima
calidad, bajo un modelo de gestión efectivo y sustentable, para once
(11) municipios del Estado Bolívar. En vista de lograr esta misión, la
empresa ha tratado de mejorar continuamente sus procesos, tanto
administrativos como operativos, bajo un sistema de gestión ISO
9001:2000, obteniéndose resultados satisfactorios hasta la fecha en
los once (11) municipios.

No obstante la empresa sigue un enfoque o filosofía “Kaizen”, es


por ello que constantemente se evalúa el funcionamiento de las
diferentes plantas y procesos con el fin de mantener un eficiente
manejo de la información y los estándares de calidad que requieren
las normas.

Existe un número significativo de acueductos urbanos (11) y


rurales (170) administrados por Hidrobolívar debido a la gran
extensión del estado, por esto la empresa demanda un gran volumen
de suministros, piezas, equipos y materiales que son necesarias para
el correcto desarrollo de todos sus procesos.

3
El proceso de potabilización del agua llevado a cabo por la
empresa requiere actualmente de 5 sustancias químicas, las cuales
tienen acción desinfectante (Hipoclorito de Sodio, Gas Cloro),
coagulante (Sulfato de Aluminio, Polímero) y estabilizadora de ph (Cal
Hidratada) que son de vital importancia, ya que sin estas no se puede
realizar el proceso y no se garantiza la calidad del producto final (agua
potable). Por estas razones estas 5 sustancias son consideradas
como ítems críticos dentro del inventario de materiales y suministros
de la empresa.

Por todas las razones anteriormente expuestas, la Gerencia de


Logística requiere optimizar los tiempos de los procesos
administrativos necesarios para la obtención de los bienes materiales
y servicios necesarios para llevar a cabo sus procesos, especialmente
enfocado hacia bienes materiales, sustancias químicas y servicios.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Desde sus inicios en el año 2005 Hidrobolívar, ha establecido


una serie de procesos y normas para generar las solicitudes de bienes
materiales y servicios. Estos procesos se establecieron con el
propósito de estandarizar los procedimientos y mecanismos que
permitan controlar la demanda y adquisición de bienes y servicios que
necesita la empresa.

Hasta enero del año 2009 los procesos administrativos se


realizaban de forma manual, pero a partir de esa fecha se implantó un
sistema de información administrativo conocido con el nombre de
MERU, desarrollado por la Gerencia de Tecnología e Información de la
empresa, el cual fue implementado con el fin de automatizar los
procesos administrativos.

4
A pesar de haber implementado la mejora este nuevo sistema
administrativo, no existe un estimado del tiempo que se demora una
solicitud de un bien material o un servicio, desde que este se solicita
hasta que se materializa, es decir se adquiere el bien material o se
lleva a cabo el servicio solicitado. Todo esto genera desabastecimiento
en el inventario e incrementa los costos asociados a la gestión de
inventario, porque los tiempos administrativos en algunos casos se
demoran más de lo esperado.

En el caso de las sustancias químicas, por ser tan críticas y


vitales para el proceso de la empresa, es extremadamente importante
evitar el desabastecimiento de estas, y en caso de generarse, la
empresa entra en emergencia teniendo que adquirir estas por
procesos de emergencia, aumentando el costo de estas respecto a si
se adquieren por los procesos regulares.

Debido a esto se realizara una simulación de los procesos


administrativos utilizando el software Arena, para poder determinar
estos tiempos de servicio en los procesos administrativos.

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo General

Optimizar la gestión de inventario, de la Gerencia de


Logística, de la empresa HIDROBOLIVAR.

1.3.2 Objetivos Específicos

▪ Crear el modelo de simulación de la gestión de inventario


utilizando el software Arena.

▪ Determinar, utilizando los resultados arrojados por la


simulación, el tiempo de procura de los bienes materiales y
servicios utilizados en el proceso de potabilización del agua.

5
▪ Realizar un análisis de sensibilidad al sistema con el fin la
mejorar los tiempos de procura para la gestión de inventario
de los bienes y servicios utilizados en el proceso de
potabilización del agua.

1.4 JUSTIFICACION

Hidrobolívar tiene como visión ubicarse como la hidrológica de


referencia nacional mediante el suministro eficiente del servicio de
agua potable, que contribuya a mejorar la calidad de vida de los
ciudadanos del Estado Bolívar. Para alcanzar esta meta, la Gerencia
de Logística debe optimizar los tiempos de procura y determinar los
de stock de seguridad, con el fin de garantizar que los niveles de
calidad del agua cumplan con los estándares nacionales e
internacionales por los que se rige la empresa.

1.5 DELIMITACIONES

El siguiente trabajo se desarrollara específicamente en la Gerencia


de Logística en la empresa HIDROBOLIVAR C.A.

6
CAPÍTULO II

MARCO DE REFERENCIA

2.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA

HIDROBOLIVAR es una empresa de capital público dependiente de


la gobernación del estado Bolívar. Es la hidrológica del estado y nace el
24 de febrero de 2005, por iniciativa del Gobernador del Estado Francisco
Rangel Gómez y en consenso con los once Alcaldes del Estado Bolívar
con el compromiso de dar respuesta a la problemática del agua en el
Estado.

HIDROBOLIVAR es una realidad a partir del 26 de marzo del 2005


por iniciativa del gobierno regional del estado Bolívar en una acción sin
precedentes el cual consolido una institución para dar respuesta a la
grave problemática del estado en materia de agua potable y saneamiento.

El edificio sede de Puerto Ordaz está ubicado en la Zona Industrial


Matanzas, Sector II, Parcelas 321-08-04 y 321-08-05, Parroquia Unare,
Puerto Ordaz. Estado Bolívar, Venezuela.

La misión de la empresa es proveer el servicio de agua potable y


saneamiento en condiciones de óptima calidad, mediante un modelo de
gestión efectivo y sustentable, asegurando la satisfacción de nuestros
clientes y el desarrollo de una nueva cultura del agua fundamentada en la
valoración del recurso hídrico. Su visión es ser la Hidrológica de
Referencia Nacional.

7
2.2 OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA EMPRESA

 Garantizar la prestación del servicio de agua potable, con criterios de


cantidad y calidad.
 Mejorar la Recolección conducción tratamiento y disposición final de
aguas servidas y ampliación de la cobertura del servicio de
Saneamiento.
 Elaborar, administrar e inspeccionar proyectos que satisfagan el
suministro y distribución de Agua Potable y Saneamiento de Agua
Servidas.
 Alcanzar la sustentabilidad económica y financiera de la hidrológica.
 Mejorar los procesos administrativos y operativos.
 Promover y garantizar la participación comunitaria organizada para
solución de problemas del servicio de agua potable y saneamiento,
así como la sensibilización sobre el uso racional del recurso hídrico.

2.3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA


A continuación se muestra la estructura organizativa de la empresa
HIDROBOLIVAR C.A.

Fuente (Intranet Hidrobolívar)


Figura 2.1 HB Estructura General 2009

8
2.4 DESCRIPCION DE AREA DE PASANTIA
El trabajo asignado se desarrollo en la Gerencia de Logística de la
empresa HIDROBOLIVAR. Los objetivos y funciones de la gerencia y de
las diferentes unidades que la componen se detallan a continuación:

OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA GERENCIA DE LOGISTICA


OBJETIVOS:

Garantizar de forma oportuna la adquisición de bienes, materiales y


contratación de obras y servicios, aun precio mas conveniente a los
intereses de la hidrológica, igualmente prestar un servicio de
mantenimiento a todas y cada una de las instalaciones e infraestructura,
velar por la disposición, custodia y distribución de todos los materiales y
equipos del almacén, así como buscar y mantener proveedores
competentes según los requerimientos de las unidades solicitantes
cumpliendo con las normativas, leyes y decretos establecidos, para el
buen funcionamiento de la hidrológica.

FUNCIONES:

 Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, suministros y


servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
 Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin
perjuicios para la empresa.
 Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos
productos y materiales.
 Preocuparse por la permanente capacitación del personal.
 Mantener unas normas de calidad adecuadas.
 Buscar y mantener proveedores competentes.
 Normalizar los procedimientos, prácticas administrativas y operativas.
 Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los
costos administrativos sean los más bajos posibles.

9
 Desarrollar estrategias dirigidas hacia las compras el desarrollo de los
proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y
estrategias de la organización, tanto a corto plazo como a largo plazo.
 También debe considerar la capacidad económica o financiera de la
empresa, para determinar mayor o menor niveles de abastecimiento.
De consumo o reserva; la capacidad instalada de la empresa y el nivel
de utilización de las mismas, la mano de obra disponible y el nivel de
instalación.
 Determinar las capacidades de almacenaje total y disponible para
cada artículo, nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de
productos.
 Prestar un servicio de mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina y
equipos de transporte, manteniendo en condiciones de uso, todas las
instalaciones o áreas de responsabilidad.

Estructura Organizativa de la Gerencia de Logística

Fuente (Hidrobolívar Sistema de Gestión de Documentos)


Figura 2.2 Organigrama de la Gerencia de Logística

10
Objetivo y funciones de la División de Sustancias Químicas.
Objetivo Principal:
Generar los planes y programas de consumo de sustancias
químicas, garantizando el suministro, distribución y traslado a tiempo de
las Sustancias Químicas necesarias para el tratamiento del agua, en las
diversas plantas adscritas a Hidrobolívar, C.A., cumpliendo con las
normativas exigidas por la ley y la empresa.

Funciones:
 Elaborar los cálculos de los gastos de Sustancias Químicas y fletes
por Acueductos del Estado Bolívar anualmente.
 Elaborar la Programación anual de entrega de Sustancias
Químicas, de los Acueductos del Estado Bolívar.
 Elaborar estimaciones periódicas de los consumos de Sustancias
Químicas, a fin de facilitar la toma de decisiones al nivel
correspondiente, tendientes a cumplir con el proceso de
potabilización del agua.
 Elaborar Presupuesto anual de Sustancias Químicas y someterlo a
la aprobación de la Gerencia de Logística, a objeto de asegurar la
disponibilidad económica requerida y garantizar un óptimo
inventario en las Plantas de Tratamiento.
 Mantener el Control del desempeño del presupuesto de Sustancias
Químicas y evaluar el comportamiento de los costos de las
mismas.
 Realizar el seguimiento de los inventarios y consumos de las
Sustancias Químicas a fin de realizar las proyecciones necesarias,
coordinando con la Gerencia de Logística y los proveedores la
reprogramación de las entregas.
 Formular indicadores de medición de consumo de sustancias
químicas en los acueductos de Hidrobolívar, C.A.
 Medir la eficiencia del tiempo de respuesta de la autorización de
salidas y entrega de Sustancias Químicas, en función a las

11
solicitudes recibidas.
 Efectuar el seguimiento y control de de la aplicación del plan de
mejoras y actualización de los procedimientos de la Unidad.
 Desarrollar controles para medir el grado de cumplimiento y
desviación de las compras generadas en función de lo programado
y lo presupuestado.
 Recibir las solicitudes de Suministro de Sustancias Químicas
emitidas por la Gerencia de Operaciones de los Acueductos
Urbanos y Rurales.
 Elaborar y actualizar el Stock de Sustancias Químicas de los
Acueductos del Estado Bolívar.
 Establecer prioridades de distribución de sustancias químicas en
base a las fechas de las mismas en los acueductos.
 Elaboración, entrega y seguimiento de Autorizaciones de Salidas
de Sustancias Químicas, previa solicitud de los Acueductos Rurales
y Urbanos.
 Organización de la Logística del traslado de las Sustancias
Químicas a los diferentes Acueductos del Estado Bolívar.
 Suministro, distribución y traslado de las Sustancias Químicas a los
diferentes Acueductos del Estado Bolívar.
 Contacto y seguimiento de las entregas de Sustancias Químicas,
con todos los proveedores y con los transportistas de la flota de
Hidrobolívar, C.A.
 Realizar el seguimiento a los proveedores, en cuanto al
cumplimiento de la entrega de la entrega a tiempo de de las
sustancias químicas, a fin de verificar que el servicio ofrecido sea
eficiente.
 Efectuar el seguimiento a las autorizaciones de salidas de
sustancias químicas solicitadas por los acueductos Rurales y
Urbanos.
 Diseñar controles para medir la ocurrencia de traslados de
emergencia a los acueductos, con la finalidad de verificar, donde

12
sucede frecuentemente y plantear recomendaciones para evitar la
ocurrencia de dichos eventos.
 Elaborar el informe de Gestión de la unidad en función a los
controles e indicadores aplicados a los procesos, así como a las
mejoras de los mismos.
 Verificar el estado de las órdenes de Compras de las Sustancias
Químicas con los Proveedores.

Suministro de Combustible (Gasoil)


 Suministrar mensualmente a la Gerencia de Operaciones la
permisologia necesaria para la Carga de combustible en las distintas
Estaciones de Servicio del estado Bolívar, previos tramites y
asignación por parte del Ministerio del Poder Popular para la Energía
y el Petróleo.
 Tramitar mensualmente ante la gerencia de Logística la asignación
presupuestaria necesaria para la compra del combustible.
 Elaborar el cronograma de entregas de Gasoil a los distintos
acueductos, según requerimientos de la gerencia de Operaciones de
Acueductos Rurales.
 Realizar seguimiento de los inventarios y consumo del combustible en
cada acueducto a modo de pronosticar la demanda y priorizar las
entregas del mes en curso y próximos meses.
 Suministro oportuno de la información necesaria para las entregas de
gasoil, la cual comprende los accesorios que garantizan la
operatividad de las plantas en los acueductos tales como (Filtros de
Aire, Filtros de Aceite, Grasa, Filtros de gasoil y Aceite para Motor).
 Elaborar el informe de gestión de la unidad, en función de las entregas
del combustible asignado a los distintos acueductos.
 Aplicar recomendaciones para la mejora de los procesos internos de
la unidad.

13
Objetivos y funciones de la División de Compras y Contrataciones.
Objetivo Principal:
Planificar y verificar los procesos de compras Nacionales e
Internacionales, así como del registro de proveedores, y procesos de
contrataciones públicas con la finalidad de optimizar el logro de los
objetivos de la Gerencia, garantizando calidad sin afectar el presupuesto
asignado.

Funciones:
 Planear los procesos de generación de ordenes de compra,
servicios y de licitaciones así las visitas técnicas de los
proveedores.
 Tomar decisiones en cuanto a algún punto de la negociación, así
como cualquier otro aspecto vinculado a la ejecución de obras y
servicios.
 Verificar la clasificación y evaluación de proveedores, a fin de
garantizar la continuidad de las operaciones de compras y
contrataciones públicas en las coordinaciones de la división.
 Solicitar opiniones jurídicas en asuntos referentes a la gestión de
compras y contrataciones públicas.
 Planear la logística general necesaria para lograr el optimo
desarrollo de las actividades de compras y licitaciones tanto
nacionales como de importación.
 Verificar la generación de solicitudes de compra y/o servicios
emitidas por el departamento, asegurando que estas se efectúen
en condiciones de cantidad, calidad y oportunidad requeridas para
la gestión de la Hidrológica.
 Planear y supervisar la elaboración del análisis comparativo de las
ofertas para el proceso de selección y adjudicación de las ofertas.
 Verificar la elaboración y actualización de la información de los
expedientes de los proveedores de la Hidrológica.
 Garantizar la actualización de la información para dar inicio a los

14
procesos a los procesos de contrataciones públicas, así como
también de la tramitación de las fianzas de los proveedores.
 Tomar acciones para mejorar los procesos concernientes a las
devoluciones, reclamos y rechazos generados de las órdenes de
compra y/o servicios, así como del incumplimiento de las
obligaciones por parte de los proveedores, en función a las
recomendaciones emitidas por cada Coordinación.
 Supervisar y evaluar al personal adscrito a la División, a efectos de
que se cumplan a cabalidad las actividades asignadas,
garantizando así la efectividad y el cumplimiento de las metas
establecidas.
 Asegurar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en las
contrataciones con los proveedores, a fin de verificar que el servicio
ofrecido sea eficiente y gestionar de manera oportuna las
renovaciones y/o nuevas contrataciones al momento de su
vencimiento.
 Garantizar y controlar la elaboración de de los análisis de costos y
precios unitarios, así como la actualización de los precios y costos
de la data empleada para los análisis de presupuesto y procesos
de contrataciones públicas.
 Verificar que se cumplan los lineamientos, normas, políticas y
procedimientos desarrollados en la gerencia de Compras.
 Asegurar la generación del informe de gestión del área bajo su
competencia garantizando el cumplimiento de los parámetros
establecidos en la gerencia, así como los tiempos y la calidad de
los datos empleados.
 Garantizar la toma de acciones necesarias que se deriven de los
resultados obtenidos del informe de gestión para el mejoramiento
continuo de los procesos dentro de la división.
 Cumplir con las normas y procedimientos en materia de higiene y
seguridad establecidos por la empresa.
 Realizar cualquier otra tarea que le sea asignada.

15
Objetivos y Funciones de la Coordinación de Contrataciones:

Objetivo Principal:
Garantizar la gestión de procura de los bienes, materiales, obras y
servicios requeridos por las diferentes Unidades Organizativas, de
acuerdo a lo establecido en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley
de Contrataciones Públicas y las Normas y Procedimientos vigentes, a fin
de asegurar la adquisición de los mismos en condiciones de calidad,
cantidad y oportunidad, a costos razonables que satisfagan los intereses
de Hidrobolívar

Funciones:
A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Licitaciones
compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente:
 Recibir y verificar las solicitudes, al igual que la información y
documentos anexos a la solicitud, proveniente de las Unidades
Usuarias a fin de comprobar que contengan todos los elementos
requeridos para el inicio del proceso de adquisición; en el caso que
se omita alguna información que impida iniciar el proceso; devolver
a la Unidad Usuaria para que tomen las acciones correctivas a las
que hubiere lugar.
 Definir la fecha de reunión del comité de contratación, en el cual se
estipularan las condiciones generales que regirán el proceso, la
forma en que se evaluaran las propuestas económicas, el
cronograma de desarrollo y las especificaciones técnicas de la
obra, quedando por escrito en el “Pliego de Contratación” toda la
información levantada.
 Preparar los pliegos de acuerdo a los requerimientos establecidos
en las solicitudes, así como las condiciones y criterios aplicables a
la contratación; a fin de suministrar información confiable y
oportuna a los proveedores interesados en participar en el proceso

16
según la modalidad de contratación.
 Preparar y tramitar ante la Gerencia de Relaciones Institucionales,
la publicación de los avisos de prensa en los casos que
corresponda: apertura de los procesos y declaratoria de desierto, a
fin de dar cumplimiento a las disposiciones establecidas al
respecto.
 Pre-seleccionar de la lista de proveedores calificados emitidos por
la Coordinación de Proveedores, de acuerdo a los requerimientos
del Concurso Cerrado.
 Suministrar los pliegos a las empresas interesadas en participar en
el proceso con las condiciones estipuladas y mantener el control
sobre los Pliegos entregados, así como las modificaciones
realizadas a los mismos, a fin de evitar las desviaciones en las
ofertas recibidas.
 Aclarar las dudas que puedan existir sobre las especificaciones
técnicas, condiciones generales y sobre cualquier otra información
relativa al proceso.
 Coordinar con la Unidad Usuaria la realización de las visitas
técnicas de los contratistas o proveedores en las áreas donde se
va a ejecutarla obra o prestar el servicio, a los efectos de verificar
las características, condiciones y especificaciones aclarando
cualquier duda que se tenga de la misma.
 Preparar la agenda con los puntos a ser revisados por la Comisión
para la recepción de documentos y ofertas; así como el material
asociado a los puntos a deliberar.
 Recibir la documentación solicitada en el pliego (información de
índole básicamente legal, financiera y de experiencia) y recibir las
ofertas.
 Controlar el lapso de tiempo que deben ser otorgados a los
contratistas para la preparación de la manifestación de voluntad y
para la presentación de ofertas: incluyendo las prorrogas según las
disposiciones establecidas en Ley de Contrataciones.

17
 Asegurar que el proceso de recepción, apertura de ofertas y
documentos se realice en condiciones de equidad, igualdad y
justicia de acuerdo a la Ley de Contrataciones.
 Emitir de acuerdo a las recomendaciones de la Comisión de
Contrataciones y aprobadas por los niveles correspondientes al
Manual de Delegación de Autoridad, el Informe Comercial según
las ofertas recibidas y analizadas que cumplan los requerimientos
técnicos y económicos , a fin de garantizar la entrega oportuna de
los bienes, materiales, obras y/o servicios, en condiciones de
calidad y cantidad.
 Asegurar la guarda y custodia de los expedientes contentivos de
toda la documentación que da fe del proceso así como mantener el
acopio, control y custodia de la información y/o documentación
legal, técnica y financiera de la empresa, para garantizar la
conformación de los expedientes respectivos y la disponibilidad de
información actualizada y confiable sobre el comportamiento y
evolución de los mismos, desde su inicio hasta el cierre,
 Notificar a las empresas participantes y a la Unidad Usuaria sobre
los resultados del proceso (Buena Pro, Desierto, Terminado) y
gestionar ante Consultoría Jurídica la elaboración del contrato.
 Elaborar el informe de gestión de la unidad en función a los
controles e indicadores aplicados a los procesos, y desarrollar las
mejoras.
 Mantener copia física y copia electrónica actualizada, de la
documentación del sistema de gestión de calidad.
 Cumplir con las normas y procedimientos en materia de Higiene y
seguridad establecidas por la empresa
 Realizar cualquier otra tarea afín enmarcada dentro del área de
competencia.

18
Objetivos y Funciones de la Coordinación de Costos
Objetivo Principal:
Planificar, coordinar, formular y elaborar los presupuestos y calculo
de costos de acuerdo a los precios establecidos en el mercado, así como
su respectivo Análisis de Precios Unitarios a fin de establecer los costos
reales para la adquisición de bienes, ejecución de obras y servicios como
herramienta de apoyo en el proceso de procura para la tomo de
decisiones, dentro de los parámetros, condiciones definidas y en
concordancia con las especificaciones técnicas establecidas por la
Hidrológica.

Funciones:
A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Costos
compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente:
 Revisar la información de los proyectos, analizando cada una de
las partidas involucradas en el mismo.
 Realizar cada uno de los Análisis de Precios Unitarios (APU) en
cada una de las partidas.
 Elaborar los presupuestos con sus respectivos APU, estableciendo
la formula polinómica correspondiente y su interpretación
respectiva.
 Utilizar los Análisis de Precios Unitarios como herramienta de
apoyo en el proceso de toma de decisiones, asociadas a la
evaluación comercial y costos de contratación.
 Evaluar las necesidades de elaboración de presupuestos, a fin de
determinar las bases técnicas, recursos, materiales y costos
asociados en función de las especificaciones técnicas requeridas
para su ejecución y cumplimiento de las condiciones establecidas.
 Asegurar la formulación de los presupuestos en concordancia con
las inversiones, a fin de desarrollar los proyectos de acuerdo a los
requerimientos pre-establecidos.
 Realizar los presupuestos base de los proyectos menores a

19
desarrollar en Hidrobolívar, con el fin de asegurar la disponibilidad
de los recursos asignados en términos de oportunidad y calidad
requerida.
 Realizar el seguimiento y evaluación de las acciones correctivas
y/o preventivas requeridas, en los casos de desviaciones en el
cumplimiento del tiempo previsto para la elaboración de los
presupuestos, análisis técnicos y reconsideración de precios así
como; las no conformidades detectadas en la prestación del
servicio a los fines de eliminar o minimizar su repetición.
 Evaluar las variaciones de precios presentados por las empresas
contratistas, a fin de determinar la procedencia de los mismos y su
impacto en la estructura de costos de la obra.
 Realizar los Informes Técnicos para la Reconsideración de Precios,
Actualización de Presupuestos, Revisión de Precios y Estimación
de Costos.
 Establecer mecanismos de seguimiento y control inherente a la
ejecución de los planes estratégicos y logro de las metas
programadas; así como evaluar el comportamiento de los
indicadores de gestión de la Coordinación, a fin de aplicar las
acciones correctivas correspondientes.
 Analizar la estructura de los APU y los costos asociados al salario
según el contrato vigente de la industria de la construcción.
 Analizar y aplicar criterios para determinar los rendimientos,
análisis de sensibilidad del precio vs rendimiento, porcentajes de
participación sobre los costos directos y totales del precio unitario.
 Modificar las especificaciones y/o cómputos cuando aplique de
acuerdo a lo indicado en minuta de visita técnica.

Objetivos y funciones de la Coordinación de Compras.


Objetivo Principal
Preveer, gestionar, comprar o contratar de una manera eficaz y
eficiente, garantizando el abastecimiento de los insumos, bienes, obras

20
y/o servicios requeridos por la Hidrológica en términos de rentabilidad,
calidad y oportunidad.
Funciones:
A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Compras
compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente:
 Elaborar el Plan Anual de Compras mediante la recepción y
paquetización de los requerimientos anuales de las unidades
usuarias inherentes a materiales, repuestos, asesorías, obras,
servicios así como materiales stock de almacén, a fin de disponer
de mecanismos que permitan prever la adquisición oportuna, y las
acciones de seguimiento y control necesarias.
 Recibir las solicitudes de compra, servicios y/o ejecución de obras
y Puntos de Cuenta emitidos por las unidades usuarias, a fin de
verificar que las mismas cumplan con los requerimientos
necesarios para realizar la compra, y de esta manera evitar
desviaciones en el cumplimiento del plan así como contribuir a la
disminución del tiempo imputado al proceso de procura.
 Pre-seleccionar de la lista de proveedores calificados emitidos por
la Coordinación de Proveedores, de acuerdo al tipo de proceso.
 Negociar con los proveedores los mejores costos y calidad en la
adquisición de bienes y servicios.
 Coordinar la realización de las visitas técnicas de los contratistas o
proveedores en las áreas donde se va a ejecutar la obra o prestar
el servicio, a los efectos de verificar las características, condiciones
y especificaciones, así como aclarar cualquier duda que se tenga
de la misma.
 Preparar los expedientes de compras con la documentación
requerida para el análisis técnico y el análisis comercial de las
ofertas.
 Asegurar que el proceso de recepción de ofertas, se realice en
condiciones de equidad, igualdad, justicia y con apego a lo
establecido en el artículo 73 del decreto con Rango, Valor y Fuerza

21
de Ley de Contrataciones Públicas.
 Asegurarse que el proveedor entregue la mercancía solicitada, a
través de los controles de calidad establecidos por el Almacén,
verificando las notas de entrega con la Orden de Compra conforme
los requerimientos del producto,
 Mantener informado oportunamente a las Unidades Usuarias del
estatus de las Solicitudes de Compra definiendo los mecanismos
necesarios para lograrlo.
 Establecer mecanismos de información que faciliten obtener datos
sobre el cumplimiento del Plan de Compras, mediante el monitoreo
permanente de la información recibida relacionada a las solicitudes
de Compra-Servicios y Ejecución de Obras, siguiendo al proceso
de procura, a fin de alertar a las unidades usuarias sobre las
desviaciones detectadas y de esta manera realizar las correcciones
necesarias a las que hubiere lugar según lo establecido en el
decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones
Públicas, Decretos Gubernamentales, las Normas y
Procedimientos vigentes.
 Garantizar el control y registro en los expedientes de compras, de
las actas de inicio, terminación, aceptación definitiva, así como de
prorrogas, avances de obras y servicios contratados.
 Asegurar y mantener la guarda y custodia de los expedientes
contenidos de toda la documentación que da fe del proceso,
garantizando la conformación de los expedientes respectivos y la
disponibilidad de información actualizada y confiable sobre el
comportamiento y evolución de los mismos, desde su inicio hasta el
cierre.
 Elaborar el Informe de Gestión de la unidad en función a los
controles e indicadores aplicados a los procesos, y desarrollar las
mejoras.
 Cumplir con las normas y procedimientos en materia de higiene y
seguridad establecidos por la empresa.

22
 Realizar cualquier otra tarea afín enmarcada dentro de las áreas de
competencia.

Objetivos y funciones de la Coordinación de Proveedores.


Objetivo principal:
Asegurar el suministro de información confiable y oportuna sobre
los proveedores inscritos en el Registro, de acuerdo a las leyes, normas y
procedimientos vigentes, a fin de asegurar la disponibilidad de
proveedores aptos para satisfacer las necesidades de adquisición de la
Hidrológica.

Funciones:
A los fines de concretar su misión, la Coordinación de Proveedores
compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente:
 Realizar la captación de proveedores, mediante la implementación
de mecanismos de divulgación y promoción que estimulen la
participación a fin de disponer de una cartera de proveedores
potenciales para satisfacer las necesidades de adquisición de la
Hidrológica.
 Evaluar a los proveedores captados, en función de los parámetros
financieros, técnicos e industriales establecidos , a fin de disponer
de un registro de proveedores aptos para la participación de los
procesos de compra y procesos licitatorios.
 Realizar la pre selección de proveedores calificados de acuerdo a
los requerimientos de las compras y procesos de contrataciones
publicas, en función de la información disponible en los Registro de
Proveedores, en el Registro Nacional de Contratistas, desempeño
y los resultados emitidos en la evaluaciones técnicas y financieras
realizadas así como también de acuerdo a lo establecido en las
leyes, decretos, providencias, normas y procedimientos vigentes.
 Prepara la matriz de evaluación de las empresas proveedoras y

23
coordinar con las áreas de apoyo respectivas, la realización de las
evaluaciones técnicas, legales y financieras a los fines de
actualizar el Registro de Proveedores.
 Calificar a los proveedores una vez evaluados, de acuerdo a las
políticas y metodología definidas para tal efecto, a fin de facilitar el
proceso de pre selección de los mismos.
 Evaluar de acuerdo a las matrices establecidas, la capacidad
técnica y lo estados financieros de los proveedores participantes en
las licitaciones generales, a fin de garantizar que los mismos estén
calificados técnica y financieramente para su intervención en le
proceso.
 Mantener registro sobre el comportamiento de los proveedores
durante el cumplimiento de una orden de pedido asignada, a fin de
disponer de una base que facilite la tomo de decisiones inherentes
a la pre selección de proveedores.
 Mantener la guarda y custodia de toda la documentación
suministrada por el proveedor para su inclusión al Registro de
Proveedores de la Empresa, así como también garantizar la
actualización de las mismas de acuerdo a lo establecido en las
normas y procedimientos, leyes, decretos y providencias vigentes.
 Recepcionar y evaluar la emisión de los resultados generados por
las áreas usuarias, sobre el comportamiento de proveedores ante
la ejecución de compromisos contraídos con la Hidrológica, a fin
de suministrar información confiable y oportuna a Servicio Nacional
de Contrataciones que facilite la toma de decisiones
administrativas en lo inherente a la suspensión, permanencia o
exclusión del Registro de Proveedores.
 Garantizar el suministro de información a los proveedores de la
Hidrológica en lo relativo a los requisitos y recaudos que deben
consignar en le registro, emisión de solvencias, vencimiento de
documentación, permanencia, comportamiento y/o exclusión del
Registro de Proveedores.

24
 Asegurar la guarda y custodia de los expedientes contentivos de
toda la documentación que da fe del proceso así como mantener el
acopio, control y custodia de la información y/o documentación
técnica legal y financiera de las empresas inscritas en el Registro
de Proveedores y demás información establecida de acuerdo a las
normas y procedimientos vigentes, para garantizar la conformación
de los expedientes respectivos y la disponibilidad de la información
actualizada y confiable sobre los mismos.
 Establecer planes de mejoramiento continuo que permitan
satisfacer los requerimientos, expectativas y necesidades de sus
clientes internos, así como aplicar las medidas preventivas y
correctivas ante las desviaciones detectadas en la ejecución de
dichos planes.
 Establecer mecanismos de seguimiento de los planes estratégicos
y logro de las metas programadas así como también evaluar el
comportamiento de los indicadores de gestión de la Coordinación,
a fin de tomar las acciones correctivas a las que hubiere lugar.
 Realizar cualquier otra tarea afín enmarcada dentro del área de
competencia.

2.5 DESCRIPCION DEL TRABAJO ASIGNADO


El objetivo general de esta investigación es optimizar la gestión
de inventario de la gerencia de logística de le empresa Hidrobolívar. Para
lograr este objetivo se debe en primer lugar determinar cuál es el tiempo
promedio que se demora la empresa en gestionar la compra o adquisición
de cualquier bien material, producto o servicio que esta requiera para sus
procesos.

Para determinar este tiempo promedio, se realizara un modelo de


simulación del proceso administrativo de procura, desde que se genera la
solicitud del bien o servicio, hasta que la orden de compra es emitida por
la gerencia de logística.

25
El motivo principal para realizar este modelo de simulación es
que no se cuentan con datos históricos o técnicas adecuadas que
permitan determinar estos tiempos.

El proceso administrativo de procura en Hidrobolívar se inicia


cuando la unidad solicitante o usuaria realiza la solicitud de un bien o
servicio a través de su sistema de información administrativo denominado
MERU, luego de creada, esta es aprobada por el gerente de la unidad
solicitante. Después esta orden se imprime y se lleva a la Gerencia de
Administración y Finanzas en donde se genera el Pre Compromiso y se
aprueba la solicitud en caso de cumplir esta con todos los requisitos
exigidos por las normas internas de la empresa. Luego esta solicitud pasa
a la Gerencia de Logística en donde el gerente de la misma le asigna un
comprador el cual se encargara de realizar el proceso de compra, el cual
puede ser una consulta de precios, un concurso abierto o un concurso
cerrado esto según el monto señalado en la solicitud de acuerdo a lo
establecido en el decreto con rango, valor y fuerza de Ley de
Contrataciones Públicas.

El Diagrama de Flujo del Proceso se muestra a continuación:

26
Fuente (Elaboración propia)
Figura 2.3 Diagrama de Flujo del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios

27
Para efectos de la simulación en el software Arena, el proceso se
idealizo como un sistema de colas con múltiples servidores en el cual las
solicitudes de bienes o servicios representan a los clientes o entidades del
sistema y el personal de las diferentes gerencias que intervienen en el
proceso representan los servidores del sistema.

El sistema está considerado como un sistema de múltiples


servidores, con una disciplina de cola FIFO (first in first out), también
llamada FCFS (first come first served), según la cual se atiende primero al
cliente que antes haya llegado.

Los tiempos de servicio y demás datos que requiere el modelo de


simulación en este software fueron determinados a través de los datos
históricos arrojados por el sistema administrativo MERU y por la
herramienta del software Arena denominada Input Analyzer.

Una vez obtenidos los resultados de la simulación, se realizó un


estudio de sensibilidad sobre las variables del sistema con la finalidad de
optimizar el tiempo total de servicio y determinar así el número optimo de
recursos que se requiere para minimizar el tiempo de procura de los
bienes y servicios requeridos por la empresa.

2.6 DESCRIPCION DEL PROCESO


Proceso de Tratamiento del Agua
El agua potable no nace, se hace. Cuando un proveedor de agua
obtiene el agua no tratada de un río o embalse, regularmente contiene
suciedad y pequeños pedazos de hojas y otras materias orgánicas,
además de pequeñas cantidades de ciertos contaminantes. Esto se lleva
a cabo a través de un proceso industrial donde se conjugan factores
importantes que requieren de esfuerzo humano, de toda una organización
de trabajo permanente y grandes inversiones.

28
A partir de la fuente de abastecimiento que no es otra que el agua
tal como nos la presenta la naturaleza, ríos, lagos, quebradas, embalses o
aguas subterráneas, el agua transita básicamente por dos procesos
importantes:

Clarificación:

Consiste en la eliminación de partículas finas, que originan la


turbiedad, propiedad óptica de una muestra de diseminar y absorber la
luz en lugar de transmitirla en línea recta, además de turbiedad es
posible también definir color. Se habla de color aparente si no se ha
removido la turbiedad y de color verdadero del agua en caso contrario. el
color del agua se debe principalmente a materia orgánica y minerales en
suspensión o en estado coloidal. Esta etapa se subdivide en:
Coagulación, floculación, sedimentación y filtración.

Coagulación y Floculación, son dos procesos en el cual las


partículas se aglutinan en pequeñas masas llamadas flocs tal que su
peso especifico supere a la del agua y puedan precipitar. La
Coagulación se refiere al proceso de desestabilización de las partículas
suspendidas de modo que reduzcan las fuerzas de separación entre
ellas, comienza al agregar el coagulante al agua y dura fracciones de
segundos. La floculación tiene relación con los fenómenos de transporte
dentro del líquido para que las partículas hagan contacto. Esto implica la
formación de puentes químicos entre partículas de modo que se forme
una malla de coágulos, la cual seria tridimensional y porosa. Así se
formaría, mediante el crecimiento de partículas coaguladas, un floc
suficientemente grande y pesado como para sedimentar.

Sedimentación: A través de este proceso los sólidos


suspendidos (hidróxidos que se han formado) son separados del agua,
dejándolos reposar y por acción de la gravedad sedimentan en el fondo
de los decantadores. Un decantador consiste en un recipiente

29
generalmente rectangular, con un volumen suficiente como para
permitir que el agua permanezca el tiempo necesario para que los
coágulos se depositen en el fondo, formando lo que comúnmente se
denominan barros.

Filtración: Consiste en separar un sólido de un liquido por un


método físico. El agua limpiada conserva aun algunos materiales en
suspensión y es necesario filtrarla para producir una clarificación
completa.

Desinfección:

Aunque la carga microbiana puede haber quedado retenida en el


filtro de arena fina, es necesario desinfectar el agua. A partir de la
cloración de las aguas, se han podido controlar la mayoría de las
enfermedades de transmisión hídrica como el cólera y las disenterías
bacterianas.

El desinfectante utilizado casi universalmente es el gas Cloro,


pudiéndose utilizar también el método de la ozonización.

La desinfección del agua significa la extracción, desactivación o


eliminación de los microorganismos patógenos que existen en el agua. La
destrucción y/o desactivación de los microorganismos supone el final de
la reproducción y crecimiento de esto microorganismos. Si estos
microorganismos no son eliminados el agua no es potable y es
susceptible de causar enfermedades. El agua potable no puede contener
estos microorganismos.

30
Fuente (Intranet Hidrobolívar)
Figura 2.4 Diagrama de una Planta Potabilizadora de agua.

2.7 GLOSARIO DE TERMINOS:

Capacidad de la cola: Es el máximo número de clientes que


pueden estar haciendo cola (antes de comenzar a ser servidos). De
nuevo, puede suponerse finita o infinita. Lo más sencillo, a efectos de
simplicidad en los cálculos, es suponerla infinita.

Cliente: Es todo individuo de la población potencial que solicita


servicio.

Concurso Abierto: Es la modalidad de selección pública del


contratista, en la que pueden participar personas naturales y jurídicas
nacionales y extranjeras, previo cumplimiento de los requisitos
establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas y las condiciones
particulares inherentes al pliego de condiciones.

Concurso Cerrado: Es la modalidad de selección del contratista


en la que al menos cinco (5) participantes son invitados de manera

31
particular a presentar ofertas por el órgano o ente contratante, con base
en su capacidad técnica, financiera y legal.

Consulta de Precios: Es la modalidad de selección de contratista


en la que, de manera documentada, se consultan precios a por lo menos
tres (3) proveedores de bienes, ejecutores de obras o prestadores de
servicios.

Contratación Directa: Es la modalidad excepcional de


adjudicación que realiza el órgano o ente contratante, que podrá
realizarse de conformidad con la Ley de Contrataciones Públicas

Contratista: Toda persona sujeta o jurídica que ejecuta una obra,


suministra bienes, o presta un servicio no profesional ni laboral, para
algunos de los órganos y entes sujetos al Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley, en virtud de un contrato, sin que medie relación de
dependencia.

Contrato: Es el instrumento jurídico que regula la ejecución de una


obra, prestación de un servicio o suministro de bienes, incluidas las
ordenes de compra y ordenes de servicio, que contendrán al menos las
siguientes condiciones: precio, cantidades, forma de pago, tiempo y forma
de entrega y especificaciones contenidas en el pliego de condiciones, si
fuere necesario.

Disciplina de la cola: Es el modo en el que los clientes son


seleccionados para ser servidos.

Mecanismo de servicio: Es el procedimiento por el cual se da


servicio a los clientes que lo solicitan. Para determinar totalmente el
mecanismo de servicio debemos conocer el número de servidores de
dicho mecanismo (si dicho número fuese aleatorio, la distribución de

32
probabilidad del mismo) y la distribución de probabilidad del tiempo que le
lleva a cada servidor dar un servicio.

Fuente de entrada o población potencial: Es un conjunto de


individuos (no necesariamente seres vivos) que pueden llegar a solicitar el
servicio en cuestión. Podemos considerarla finita o infinita.

Obra: Debe cumplir con los siguientes criterios:


 Constituye un bien tangible.
 Incluye materiales, equipos y mano de obra, los cuales se
materializan como un todo.
 Se fabrica o construye, bajo plano y normas técnicas.
 Implica la construcción o mejora de un bien.

Oferente: Es la persona natural o jurídica que ha presentado una


manifestación de voluntad de participar, una oferta en alguna de las
modalidades previstas en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley.
Oferta: Es aquella propuesta que ha sido presentada por una
persona natural o jurídica, cumpliendo con los recaudos exigidos para
suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra.

Orden de Compra: Es un documento similar a la nota de pedido,


se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando
se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía
vendedores para ofrecer el producto .Es el documento formal que utiliza el
departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe
ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.

Proveedor: Se aplica a la persona que provee o abastece a otra


persona de lo necesario o conveniente para un fin determinado. También
se dice que es la empresa que se dedica a proveer o abastecer de
productos necesarios a una persona o empresa.

33
Servicio: Mantenimiento especializado y profesional. Debe cumplir
con las siguientes características:
 Se presta de manera frecuentemente
 Incluye materiales y equipos, normalmente es intensivo en
mano de obra.
 Se aplica sobre bienes ya existentes así como también los
servicios prestados por personas naturales o jurídicas en virtud
de actividades de carácter científico, profesional, técnico,
artístico, intelectual, creativo o docente, mano de obra, entre
otros.

34
CAPÍTULO III

ASPECTOS PROCEDIMENTALES

3.1 ACTIVIDADES EJECUTADAS.

Las actividades necesarias para la realización de este trabajo se


muestran a continuación en el siguiente diagrama

Fuente (Elaboración propia)


Tabla 3.1 Diagrama de Actividades Realizadas

35
3.2 TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE
INFORMACION.

De acuerdo con Hurtado de B. (2007) se tiene que las técnicas de


recolección de datos están directamente relacionadas con los instrumentos.
A través de éstas se logra determinar el cómo se va a recabar la información
necesaria para el logro de los objetivos y qué instrumentos son los más
apropiados.

De modo que para la realización de este estudio, se estimó como


técnica de recolección de datos más apropiada a la Observación Directa,
dado que fue necesaria la observación de cómo se llevaban a cabo las
actividades y operaciones diarias, en donde se enmarca el trabajo. De igual
forma permitió el diagnóstico de la realidad vivida por las unidades durante el
lapso de la práctica profesional.

En relación a la técnica, Eyssautier de la M. (2006) expresa que “La


observación directa consiste en interrelaciones de manera directa con el
medio y con la gente que lo forman para realizar los estudios de campo”
(p. 96)

Rojas de Narváez (1997) en torno a los instrumentos de recolección


de datos o información expresa lo siguiente:

Por instrumento para recolectar datos o información para una


investigación se entenderá todos aquellos medios, herramientas,
recursos, métodos, modelos, técnicas o implementos, tales
como: cuestionarios (encuestas, pruebas, entrevistas, test),
utensilios (herramientas), aparatos, mecanismos, dispositivos,
máquinas, equipos, materiales, modelos, sistemas, programas o
paquetes de computación u otros objetos que el investigador
elabora, selecciona, adapta, produce o crea para efecto de

36
estudio; con el fin de obtener los datos e información de acuerdo
con el diseño de la investigación que se planteó. (p. 157)

De acuerdo a esto, en el estudio se utilizaron los siguientes


instrumentos de recolección de datos e información.

3.2.1 Análisis de Documentos internos de HIDROBOLIVAR.

Se Examinaron documentos internos de la Gerencia de Logística


relacionados con las descripciones de los objetivos y funciones de las
diferentes unidades que conforman la gerencia, así como también los
registros históricos de las solicitudes de bienes materiales y servicios que
proceso la gerencia en el año 2008 y parte del 2009 y las respectivas
órdenes de compra emitidas por la gerencia en el mismo periodo.

3.2.2 Herramientas Computacionales

En referencia a las herramientas computacionales se mantuvo el uso


continuo de los Paquetes Office y OpenOffice, ambiente Windows. También
se empleó el correo electrónico interno de HIDROBOLIVAR para el envío y
recepción de información.

Además se realizaron consultas a los registro del Sistema


administrativo MERU utilizado por la empresa para recolectar la información
concerniente a los tiempos de proceso de las Solicitudes de bienes
materiales y servicios generadas en HIDROBOLIVAR.

3.2.3 Recursos Utilizados

a) Recursos Físicos
• Block de Notas
• Bolígrafos
• Computadoras

37
• Fotocopiadoras
• Hojas Papel Tamaño Carta
• Impresoras
• Lápices

b) Recursos Humanos
• Un asesor industrial: Ingeniero Industrial.
• Un asesor académico: Ingeniero Industrial.
• Un investigador: Pasante de Ingeniería Industrial.
• Personal de la Gerencia de Logística.

3.3 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION

Para la realización de esta investigación se obtuvo un reporte emitido


por el sistema de información administrativo MERU el cual contenía la
información correspondiente a las 2140 solicitudes de bienes materiales y
servicios emitidos por las diferentes gerencias que componen la estructura
organizativa de HIDROBOLIVAR en el periodo del mes de Enero al mes de
Agosto del año 2009.

El reporte obtenido contiene las fechas en las cuales se inicio cada


uno de los procesos requeridos para la solicitud de un bien material o
servicio, así como el bien o servicio solicitado, el precio estipulado y el
estatus en sistema de dicha solicitud.

Luego se procedió a determinar el tiempo de servicio en cada uno de


los procesos correspondientes para cada una de las solicitudes no anuladas
y se determino a qué tipo de compra pertenecen según su precio estimado y
la Ley de Contrataciones Publicas Vigente.

38
Por ejemplo para la solicitud GPI-BM-33 correspondiente a la solicitud
de polvo químico seco para recargar los extintores de los acueductos se
tienen las fechas en las cuales ingreso a cada etapa del proceso de compra.
Luego restando las fechas entre etapas sucesivas del proceso (Emisión –
Autorización – Rec. en Administración…) se obtienen los tiempos de servicio
en cada uno de los procesos para esa solicitud. De manera similar se
procedió con todas las solicitudes.

Tiempo de
Etapa de proceso Fecha
Servicio(Días)
Emisión 26/01/2009
Autorización 11/02/2009 16
Rec. en Administración 12/02/2009 0,5*
Pre. Compromiso 12/02/2009 0,5*
Rec. En Compras 13/02/2009 1
Asignado comprador 26/02/2009 13
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 3.2 Tiempos de Servicio para cada proceso de la solicitud GPI-BM-33

*Nota: Se tomo como tiempo mínimo 0.5 días

Una vez obtenidos los tiempos de cada proceso para cada solicitud,
utilizando la herramienta Input Analyzer del paquete de Software Arena se
obtiene la distribución estadística teórica que más se adapta a los datos
obtenidos.

Además se determinó que de las 2140 solicitudes emitidas en el


periodo de estudio (Enero - Agosto del 2009) que 2015 fueron autorizadas
por la unidad o gerencia solicitante, lo cual representa el 94.15% del total de
solicitudes. De igual manera se encontró que 1904 solicitudes fueron

39
aprobadas por la Gerencia de Administración y Finanzas, es decir el 88.97%
del total de solicitudes emitidas.

Para los procesos de Compra se tomaron para los tiempos de servicio


distribuciones de tiempo triangulares basadas en la experiencia de los
compradores, ya que el reporte obtenido del Sistema de información
Administrativo MERU no refleja estos tiempos.

Con toda esta información recopilada se realizó el modelo de


simulación en el software Arena en el cual se refleja el proceso para la
adquisición o de bienes o servicios por parte de la empresa HIDROBOLIVAR.

Se simuló el proceso durante 365 días tomando cada día con 8 horas
hábiles.

40
Fuente (Elaboración propia)
Figura 3.1 Modelo de Simulación en ARENA.

41
3.4 RESULTADOS OBTENIDOS.

En el tiempo estipulado de simulación la entrada de entidades al


sistema se muestra en la siguiente tabla.
Entrada de Entidades
Entidad Cantidad
Consulta de Precio 219,00
Concurso Cerrado 109,00

Concurso Abierto 15,0000

Fuente (Elaboración propia)


Tabla 3.3 Entrada de entidades al sistema.

El siguiente grafico el número de entidades que entró al sistema


con el fin de observar cual es la entidad que llega al sistema en mayor
proporción.

Fuente (Elaboración propia)


Grafico 3.1 Entrada de entidades al sistema.

Claramente se observa en el grafico que el mayor número de


entidades que ingresan al sistema corresponde a las Consultas de Precio.

42
Así también se obtuvo que el número de entidades salidas del
sistema el cual se muestra en el siguiente cuadro.

Entidades Procesadas
Entidad Cantidad
Consulta de Precio 145,00
Concurso Cerrado 55,0000
Concurso Abierto 6,0000
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 3.4 Entidades procesadas.

Fuente (Elaboración propia)


Grafico 3.2 Salida de entidades al sistema.

Del Grafico anterior se nota como el mayor número de entidades o


solicitudes procesadas corresponde a las Consultas de Precio. La
diferencia en magnitud de los valores de entrada y salida de entidades se
debe a que estas quedaron en proceso al momento de culminar el periodo
de tiempo simulado.

El tiempo total en sistema para cada tipo de entidad se refleja en la


siguiente tabla.

43
Tiempo Total en el Sistema(Días)
Entidad Average Mínimo Máximo
Consulta de Precio 75,2002 0,4329 160,08
Concurso Cerrado 116,43 0,2362 243,11
Concurso Abierto 70,4462 0,8141 193,99
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 3.5 Tiempo Total en el Sistema para cada entidad.

El tiempo total en sistema se compone del tiempo total en proceso


y del tiempo de espera. El tiempo total en proceso es el tiempo durante el
cual las entidades están siendo analizadas por los servidores, este se
muestra en la siguiente tabla.

Tiempo en Proceso(Días)
Entidad Average Mínimo Máximo
Consulta de Precio 10,1676 0,4329 28,1835
Concurso Cerrado 16,4799 0,2362 33,1140
Concurso Abierto 31,1511 0,8141 63,3866
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 3.6 Tiempo Total en Proceso.

El tiempo de espera es el tiempo en el cual las entidades esperan


su turno para ser atendidas ya que el servidor se encuentra ocupado al
momento de su llegada.

Tiempo en Espera de las Entidades(Días)


Entidad Average Mínimo Máximo
Consulta de Precio 65,0326 0,00 142,12
Concurso Cerrado 99,95 0,00 219,03
Concurso Abierto 39,2952 0,00 136,11
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 3.7 Tiempo en espera.

De estos resultados podemos observar que el tiempo total en


sistema es alto ya que para los 3 tipos de entidades sobrepasa los 70

44
días, y en todos los casos el tiempo de espera sobrepasa el 55% del
tiempo total, llegando incluso a ser más del 80% para las entidades de
consulta de precios y concurso cerrado. Esto nos lleva a inferir que el
tiempo real en el cual las entidades están siendo analizadas o atendidas
por los servidores es un porcentaje bajo en relación con el tiempo de
espera.
Para cada proceso se obtuvo el tiempo en espera, el cual es el
tiempo que las entidades esperan por ser atendidas en cada proceso. Se
muestra en el siguiente cuadro.

Tiempo de Espera (Días)


Proceso Average Mínimo Máximo
A C Concurso Cerrado 83,6552 0,00 174,30
A C Consulta de precios 16,0495 0,00 43,0891
A C Concurso Abierto 56,8214 2,7072 108,03
Asignación de Comprador 80,2366 0,00 129,63
Autorización 0,00097988 0,00 0,2227
Pre Compromiso 0,01491625 0,00 0,6709
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 3.8 Tiempo en espera por cada proceso.

Además los resultados de la simulación muestran el promedio de


Solicitudes en espera por ser atendidas para cada proceso.
Cantidad de entidades en cola
Proceso Average Mínimo Máximo
A C Concurso Cerrado 11,0264 0,00 26,0000
A C Consulta de precios 2,9021 0,00 13,0000
A C Concurso Abierto 1,4911 0,00 5,0000
Asignación de Comprador 50,4261 0,00 105,00
Autorización 0,00075437 0,00 2,0000
Pre Compromiso 0,01078874 0,00 3,0000
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 3.9 Cantidad de entidades en espera por cada proceso.

45
De estos 2 últimos cuadros podemos observar como los procesos
que presentan un tiempo de espera demasiado elevado como lo son A C
Concurso Cerrado y Asignación de Comprador, siendo este último
(Asignación de Comprador) el mas critico ya que de estos 2 es el único
que depende única y exclusivamente de factores internos de la
organización, no así el A C Concurso Cerrado que si bien presenta un
tiempo mayor (83,6552 días promedio), este se ve afectado por el tiempo de
respuesta de los proveedores, lo cual es un factor en muchos casos ajeno
a la empresa.

Se nota además que el proceso de Asignación de Comprador es el


que tiene el mayor número de entidades o solicitudes en cola, con un
valor promedio de 50,4261 entidades en espera, llegando a un máximo de
105,00 entidades en cola.

46
CAPITULO IV

RESULTADOS

4.1 OPCIONES DE SOLUCION

Una vez determinado en el análisis de la situación actual los


procesos en los cuales se presenta una mayor demora en el sistema y en
los que se observa un congestionamiento o un cuello de botella en el
sistema, se procedió a realizar un estudio de sensibilidad en el sistema.

Mediante este estudio de sensibilidad se procede a variar ciertos


parámetros en el sistema para observar luego cómo reacciona ante estos
cambios. Al variar estos parámetros se busca disminuir el tiempo total en
el sistema de las diferentes entidades así como estandarizar el tiempo de
los procesos de asignación de comprador y concurso abierto que
presentaron valores excesivamente altos en el análisis inicial.

A través de este análisis se propone como opción para disminuir


los tiempos de espera, mejorar los tiempos de servicios y disminuir el
número de entidades en cola los siguientes parámetros en el proceso:

1. Agregar un recurso (Servidor) al proceso de Asignación de


Comprador y establecer un estándar de tiempo en el cual el
proceso se ajuste a una distribución de tiempo triangular en
la cual se desea un valor mínimo de 0.5 días, un máximo de
7 días y una moda o valor que más se repite de 2 días.

47
2. Estandarizar el tiempo del proceso de compra mediante
concurso abierto en el cual el tiempo mínimo para realizar
este sea de 15 días y un tiempo máximo de 60 días, con una
moda o valor que más se repite de 30 días. Cabe destacar
que este proceso así como todos los procesos de compra se
ven afectados por factores externos a la empresa (tiempo de
respuesta del proveedor, tipo de cambio de la divisa local
respecto al dólar, inflación, escases en el mercado de ciertos
rubros, etc.).

Con estos cambios aplicados al modelo de Simulación del proceso


se obtuvieron los siguientes resultados los cuales se comparan con los
obtenidos en el análisis de la situación actual.

Para el mismo tiempo de simulación en ambos casos (365 días) se


observo un aumento en el total de entidades consulta de precio que
ingreso al sistema, y una disminución en el número de entidades
concurso cerrado. El número de entidades de concurso abierto
permaneció igual.

Entrada de Entidades
Situación
Entidad Situación Actual Propuesta % de
Cantidad Cantidad Diferencia Mejora
Consultas de 219,00 227,00
Precio 8,00 3,65
Concursos 109,00 94,0000
Cerrado -15,00 -13,76
Concurso Abierto 15,0000 15,0000 0,00 0,00
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 4.1 Entrada de entidades al sistema. Comparación entre situación actual y
propuesta
El siguiente grafico muestra la comparación entre la situación
actual y la situación propuesta de la entrada de entidades.

48
Fuente (Elaboración propia)

Grafico 4.1 Entrada de entidades al sistema. Comparación entre situación actual y


propuesta.

Con los cambios realizados al sistema se observo que la respuesta


de este se optimizo ya que el numero de entidades procedas aumento en
un 31,55% en total pasando de 206 entidades procesadas a 271
entidades procesadas.

Si observamos para cada tipo de las diferentes entidades se


obtuvo que las consultas de precios pasaron de 145 entidades
procesadas a 196, los concursos cerrados de 55 entidades procesadas a
65 y los concursos abiertos de 6 entidades procesadas a 10. Esto
representa una mejora del 35.17% para las consultas de precios, de un
18,18 % para los concursos cerrados y un 66,67% para los concursos
Abiertos.

Entidades Procesadas
Situación Actual Situación Propuesta % de
Entidad
Cantidad Cantidad Diferencia Mejora
Consultas de 145,00 196,00
Precio 51,00 35,17
Concursos 55,0000 65,0000
Cerrado 10,00 18,18
Concurso Abierto 6,0000 10,0000 4,00 66,67
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 4.2 Entidades Procesadas. Comparación entre situación actual y propuesta.

49
Fuente (Elaboración propia)

Grafico 4.2 Entidades Procesadas. Comparación entre situación actual y


propuesta.

El tiempo total en sistema disminuye para todas las entidades. La


disminución más significativa se observa en las consultas de precio que
pasan de 75,2002 días promedio a 35,1387 días promedio lo que
representa una disminución del 53.27% en el tiempo total en sistema. Los
concursos cerrados disminuyeron su tiempo total en sistema 23,9516 días
promedios pasando de 116,48 a 92,4916 días promedio, lo cual
representa una disminución del 20,57%.

Las entidades de concurso abierto pasaron de 70.4462 días


promedio a 68.8075 días promedio disminuyendo solo un 2.33%.

Tiempo Total en el Sistema(Días)


Situación Actual Situación Propuesta % de
Entidad
Average Average Diferencia Mejora
Consultas de 75,2002 35,1387
Precio 40,0615 53,27
Concursos 116,43 92,4816
Cerrado 23,9516 20,57
Concurso Abierto 70,4462 68,8075 1,6387 2,33
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 4.3 Tiempo Total en Sistema. Comparación entre situación actual y
propuesta.

50
Fuente (Elaboración propia)
Grafico 4.3 Tiempo total en Sistema. Comparación entre situación actual y
propuesta.

Esta disminución en el tiempo en sistema para las consultas de


precios representa una mejora significativa para el sistema, ya que este
tipo de entidades es la que mayor numero y frecuencia de entrada al
sistema presenta.
El Tiempo en proceso para cada una de las entidades en el
sistema aumento como se puede ver en la tabla y grafico siguientes. Este
aumento es aceptable ya que aumenta el tiempo que el servidor dispone
para realizar el análisis correspondiente a cada entidad, disminuyendo a
su vez el tiempo total en el sistema; dicho de otra manera, se aumento el
tiempo que en realidad es útil para los procesos y la disminución del
tiempo total aun con este aumento del tiempo en procesos, nos indica una
disminución en el tiempo de espera de las entidades.

51
Tiempo en Proceso(Días)
Situación Actual Situación Propuesta % de
Entidad
Average Average Diferencia Mejora
Consultas de 10,1676 12,8001
Precio -2,6325 -25,89
Concursos 16,4799 20,9061
Cerrado -4,4262 -26,86
Concurso Abierto 31,1511 33,5473 -2,3962 -7,69
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 4.4 Tiempo en Procesos. Comparación entre situación actual y propuesta.

Fuente (Elaboración propia)


Grafico 4.4 Tiempo en Proceso. Comparación entre situación actual y propuesta.

En la tabla 4.5 observamos como el tiempo promedio en espera


para cada una de las entidades presenta una reducción, siendo la mayor
o más significativa la presentada por las entidades de consulta de precios
cuyo tiempo en espera disminuyo 42.6990 días lo cual representa un
descenso del 65.65%, Los Concursos cerrados y Abiertos presentan una
disminución del 28.39% y del 10.27% respectivamente.

52
Tiempo en Espera de las Entidades(Días)
Situación
Entidad Situación Actual Propuesta % de
Average Average Diferencia Mejora
Consultas de 65,0326 22,3386
Precio 42,6940 65,65
Concursos 99,95 71,5755
Cerrado 28,3779 28,39
Concurso Abierto 39,2952 35,2603 4,0349 10,27
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 4.5 Tiempo en Espera. Comparación entre situación actual y propuesta.

Fuente (Elaboración propia)


Grafico 4.5 Tiempo en Espera de las entidades. Comparación entre situación actual
y propuesta.

Observando tablas 4.3, 4.4 y 4.5, podemos verificar como mejora


significativamente los tiempos en el sistema. Disminuir el tiempo total en
el sistema, aumentando levemente el tiempo en proceso y disminuyendo
significativamente el tiempo de espera o tiempo en cola de las entidades
permite un mejor aprovechamiento de todos los recursos (Servidores) en
el sistema y disminuye a su vez el tiempo de procura para todas las
solicitudes de bienes o servicios de la organización.

53
Con la introducción de la propuesta para optimizar el sistema se
obtuvo una disminución en el tiempo de espera para cada uno de los
procesos, siendo la más significativa la presentada por el proceso de
asignación de comprador que paso de 80.2366 días promedio a 16.3604
días promedio, lo que representa una disminución del 79.61% del tiempo
durante el cual las entidades esperan por ser atendidas en este proceso.

También se obtuvieron disminuciones en los tiempos de espera


para los demás procesos del sistema los cuales se muestran en el
siguiente cuadro.

Tiempo de Espera (Días)


Situación Situación
Proceso Actual Propuesta % de
Average Average Diferencia Mejora
A C Concurso Cerrado (A) 83,6552 81,2338 2,4215 2,89
A C Consulta de precios (B) 16,0495 14,8894 1,1602 7,23
A C Concurso Abierto (C) 56,8214 39,7676 17,0538 30,01
Asignación de Comprador 80,2366 16,3604
(D) 63,8762 79,61
Autorización (E) 0,00097988 0,00 0,0010 100,00
Pre Compromiso (F) 0,01491625 0,00154819 0,0134 89,62
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 4.6 Tiempo en Espera por cada proceso. Comparación entre situación actual
y propuesta.

54
Fuente (Elaboración propia)
Grafico 4.6 Tiempo en Espera por cada proceso. Comparación entre situación
actual y propuesta.

Con esta disminución en los tiempos de espera se obtuvo una


disminución en el número de entidades que permanecen en espera por
cada proceso. Este número de entidades en cola alcanza su valor mas
representativo en el proceso de Asignación de comprador en el cual se
logra una reducción del 80.24% en el número de entidades promedio en
cola.

Sin embargo para los procesos de Consulta de precios y Concurso


abierto se observo un aumento en el número de entidades en cola. No
obstante con este aumento se obtuvo una disminución del tiempo total
dentro del sistema como ya se reflejo en la tabla 4.3 y el grafico 4.3.

55
Cantidad de entidades en cola
Situación
Proceso Situación Actual Propuesta % de
Average Average Diferencia Mejora
A C Concurso 11,0264 9,2438
Cerrado(A) 1,7826 16,17
A C Consulta de 2,9021 5,1075
precios(B) -2,2054 -75,99
A C Concurso 1,4911 1,5316
Abierto(C) -0,0405 -2,72
Asignación de 50,4261 9,9641
Comprador(D) 40,4620 80,24
Autorización(E) 0,00075437 0,00 0,0008 100,00
Pre Compromiso(F) 0,01078874 0,00101799 0,0098 90,56
Fuente (Elaboración propia)
Tabla 4.7 Cantidad de entidades en cola por cada proceso. Comparación entre
situación actual y propuesta.
Cabe destacar que aunque el aumento porcentual en el numero de
entidades en cola es del 75.99%, valor que a priori se puede considerar
muy elevado, el aumento absoluto es de solo 2 entidades en cola. Esto se
observa en el siguiente grafico.

Fuente (Elaboración propia)


Grafico 4.7 Cantidad de entidades en cola por cada proceso. Comparación entre
situación actual y propuesta.

56
CONCLUSIONES

De acuerdo con los resultados obtenidos del modelo de simulación y los


datos suministrados por le sistema de información administrativo MERU se concluye
lo siguiente:

• Se determinó que el tiempo de procura para los bienes y servicios


que se adquieren por el proceso de consulta de precios es de 70
días.

• Se encontró que el tiempo de procura para bienes materiales y


servicios que se adquieren por medio del proceso de concurso
cerrado es de 116 días.

• Se obtuvo que el tiempo de total de proceso para las solicitudes de


bienes materiales y servicios que se adquieren mediante el proceso
de concurso abierto es de 70 días.

• Se debe agregar una persona que tenga la potestad de asignar los


compradores con el fin de agilizar el proceso, y por consiguiente
mejorar los tiempos de procura.

• El análisis de los datos tomados del sistema administrativo MERU se


concluye que el promedio de solicitudes devienes materiales y
servicios que se generan en la empresa es de 9.68 solicitudes al día.

• De las 2142 solicitudes de bienes y servicios que se generaron el


periodo de tiempo de estudio, el 10.17% (218) corresponde a
servicios a vehículos, 29.13% (624) a solicitudes de servicios
generales y el 60.69% (1300) a solicitudes de bienes materiales. Esto
claramente indica deficiencias en la política de inventarios

57
RECOMENDACIONES

• Implementar la propuesta realizada de agregar una persona


para al proceso de asignación de comprador con el fin de
mejorar los tiempos de procura.

• Actualizar periódicamente los datos del modelo de simulación


con el fin de mejorar continuamente el proceso de procura.

• Realizar un análisis más detallado a los procesos llevados a


cabo en la Gerencia de Administración y Finanzas de
HIDROBOLIVAR, ya que estos están estrechamente ligados al
proceso de procura de bienes materiales y servicios.

• Revisar las políticas para la solicitud de bienes materiales y


servicios con el fin de disminuir el número de estas.

• Revisar las políticas de manejo y administración de inventarios


existentes actualmente en la empresa, con la finalidad de
establecer mejoras y buscar soluciones que tiendan a disminuir
el volumen de solicitudes emitidas por las diferentes gerencias.

• Establecer estándares en los tiempos de cada uno de los


procesos que forman el sistema.

58
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

EYSSAUTIER DE LA MORA, Maurice. Metodología de la Investigación:


Desarrollo de la Inteligencia. (2006). Cengage Learning. 5ta Edición.
México.

HILLIER, Frederick S., LIEBERMAN, Gerald J., Investigación de


Operaciones (2002). Editorial Mc Graw-Hill.7ma Edición. México.

HIDROBOLIVAR. Manual de Organización Gerencia de Logística. Venezuela

HURTADO DE BARRERA, Jacqueline. El Proyecto de Investigación.


(2007). Ediciones SYPAL. 5ta Edición. Venezuela.

ROJAS DE NARVÁEZ, Rosa. Orientaciones Prácticas para la Elaboración


de Informes de Investigación. (1997). Ediciones UNEXPO. 2da Edición.
Venezuela.

59
REFERENCIAS ELECTRÓNICAS

[URL 1] Hidrobolivar [Página Web en línea]. Disponible:

http://www.hidrobolivar.gob.ve/

[Consulta: Junio 2009].

60
ANEXOS

61
ANEXO A

PANEL DE PROCESOS BÁSICOS DE ARENA.

62
ANEXO A

Panel de Procesos Básicos de ARENA.

Arena es un programa de computación especializado en la simulación


de líneas de espera, con el cual se puede idealizar procesos administrativos
y operativos mediante un conjunto de módulos que permiten imitar el
desempeño del sistema real.

A continuación se describen los símbolos utilizados por los módulos


para representar los diagramas de flujo de los modelos.

Módulos de ARENA

Los módulos de ARENA son el conjunto de objetos utilizados en los


módulos para idealizar o imitar los procesos.

Modulo Create

Descripción

Este modulo representa la fuente de entrada del sistema, es decir, el


punto de partida o salida de las entidades en un modelo de simulación. Las
entidades son creadas usando un cuadro de propiedades que contiene el
tiempo entre llegadas. Las entidades salen del modulo comenzando el
proceso de recorrido a través del sistema. El tipo de entidad es especificado
en este modulo (ver figura A1).

63
Usos Comunes

• La salida de partes de producción en una línea de manufactura.


• La llegada de documentos (órdenes, cheques, solicitudes) dentro de
un proceso de negocios.
• La llegada de clientes a procesos de servicios (tienda por
departamentos, restaurantes, oficinas de atención al cliente).

Figura A1 Cuadro de propiedades Modulo Create

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Create

• Name: Identificador único del modulo que representa la fuente del


sistema.

• Entity Type: Nombre del tipo de entidad generada.

• Type: Tipo de llegadas que son generadas, incluye Random,


Schedule, Constant y Expression.

• Value: Determina la media de la distribución exponencial (si es


utilizada la aleatoria) o el valor constante (si es utilizada la constante).

64
Aplica solamente cuando el Type es Random (Aleatorio) o Constant
(Constante).

• Schedule Name: Identifica el nombre de la lista a ser usada. La lista


define el modulo de llegada para las entidades que entran al sistema.
Aplica solamente cuando Type es Schedule.

• Expression: Cualquier distribución o valor especifico del tiempo entre


llegadas. Aplica solamente cuando el Type es Expression.

• Units: Unidades de tiempo para llegadas y el tiempo de la primera


creación.

• Entities per Arrival: Numero para entidades que entraran al sistema e


cada llegada.

• Max Arrival: Número máximo de entidades que este modulo generara.


Cuando este valor es alcanzado, la creación de nuevas entidades
hechas por este modulo se detiene.

• First Creation: Tiempo de salida para la primera entidad que llega


dentro del sistema. No aplica cuando Type es Schedule.

Modulo Dispose

Descripción

Este modulo representa el punto final de llegada para las entidades en


un modelo de simulación. Las estadísticas de las entidades pueden ser
registradas antes de llegar al modulo (ver figura A2).

Usos Comunes

• Partes Sobrantes del proceso.


65
• Terminación de un proceso de negocios.

• Los clientes que salen de un servicio.

Figura A2 Cuadro de propiedades Modulo Dispose.

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Dispose

• Name: Identificador unico del modulo que representa el sumidero del


sistema.

• Record Entity Statictics: Determina si se registraran las estadisticas de


las unidades entrantes.

Modulo Process

Descripcion

Este modulo representa el metodo fundamental de procesamiento en


la simulacion. Las opciones para tomar y soltar estan disponibles.
Adicionalmente, estan las opciones referidas a los submodelos y la jertarquia
especifica definida en la logica (ver figura A3).

Usos Comunes
66
• Maquinas de partes.

• Revision de documentos.

• Prestacion de un servicio a un cliente.

Figura A3 Cuadro de propiedades Modulo Process.

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Process

• Name: Identificador unico para representar un proceso en el modelo


de simulacion.

• Type: Metodo logico especificado dentro del modulo. Standard


significa que toda logica almacenada dentro del modulo Process y
definida por una accion particular. Un submodelo indica que la logica
se hara jerarquicamente definido en un submodelo que puede incluir
cualquier numero de modulos logicos.

67
• Action: Tipo de proceso que ocurre dentro del modulo. Delay
simplimente indica que un proceso demora o tarda con un recurso no
detenido. Seize Delay indica que un(os) recurso(s) seran colocados en
este modulo demorara la accion, pero que le recurso sera soltado o
liberado luego de un tiempo. Seize Delay Release indica que un(os)
recurso(s) seran colocado seguidos por un proceso de demora y
entonces el recurso sera liberado. Delay Release indica que un(os)
recurso(s) tienen o han sido colocados previamente y que las
entidades seran simplemente demoradas y liberadas por el recurso
especificado. Aplica solamente cuando Type es Standard.

• Priority: Valor prioritarioen la entidad que esperan en este modulo por


el recurso especificado. Usado cuando uno o mas entidades de otros
modulos son esperadas por el mismop recurso. No aplica cuando
Action es Delay o Delay Release, o cuando Type es Submodel.

• Recursos: Lista de recursos o juegos de recursos usados por la


entidad procesada. No aplica cuando Action es Delay, o cuando Type
es Submodel.

• Delay Type: Tipo de la distribucion o metodo de especificacion del


parametro de demora. Constant y Expression requieren un valor,
mientras que las distribuciones Normal, Uniform y Triangular,
requieren varios parametros.

• Units: Unidad de tiempo para los parametros de demora.

• Allocation: Determina como o de que modo el tiempo de procesado y


los costos de procesado seran asignados a las entidades. El proceso
puede ser considerado Value Added, Non-Value Added, Transfer,
Wait u otros asociados al costo seran adicionados a las categorias
apropiadas para la entidad y proceso.

• Minimum: Campo del parametro para especificar el valor miniumo para


una distribucion uniforme o triangular.

• Value: Campo del parametro para especificar la media de una


distribucion normal, el valor para un tiempo constante de demora, o
moda de una distribucion triangular.
68
• Maximum: Campo del parametro para especificar el valor maximo para
una distribucion uniforme o triangular.

• Stad Dev: Campo del parametro para especificar una expresion


estandar para una distribucion normal.

• Expression: Campo del parametro para especificar una expresion


cuyos valores evaluados y usadompor el tiempo de demora del
proceso.

• Report Statictics: Especifica si las estadisticas seran


automaticamentes registradas en el reporte de base de datos para
este proceso.

Modulo Process Elementos del Cuadro de Propiedades del Recurso

• Type: Especificacion de un recurso particular o selección de un


conjunto de recursos.

• Resource Name: Nombre del recurso que tomara a soltara. Aplica


solamnete cuando Type es Resource.

• Set Name: Nombre de los conjuntos de recursos de los cuales un


miembro sera tomado y/o soltado. Aplica solo cuando Type es Set.

• Quantity: Numero de recursos de un nombre conocido dado o de


juegos dado que seran retenidos/soltados.

• Selection Rule: Metodo de selección entre recursos disponibles en un


conjunto.

• Save Attribute: Nombre del atributo usado para salvar los numeros
indica dentro del juego de los miembros que son seleccionados. Este
Atributo puede ser luego referido con la regla de selección especifica
de miembros. No aplica cuando la regla de selección es Specific
Member.

69
• Set Index: El numero de indice dentro del juego de los miembros
solicitudes. Aplica solamante cuando Selection Rule es Specific
Member.

Modulo Decide

Descripcion

Este modulo esta diseñado para procesos de decision en el sistema.


Esto incluye opciones de decisiones basadas en una o mas condiciones
(Ejemplo: 80% Verdadero, 20% Falso). Las condiciones pueden ser basadas
en valores de atributos (Ejemplo: Priority); valores variables (Cedula de
Identidad) de Entity Type o una expresion (Ejemplo: NQ(Process
A.Queue))(ver figura A4).

Hay dos puntos de salida fuera del modulo Decide cuando estos
especifican dos caminos posibles o dos condiciones. Hay un punto de salida
para entidades que cumplen la condicion de verdadera y un punto para las
entidades que cumplen la condicion de falso. Caundo existen N-caminos
posibles o condiciones de tipo estan especificadas, multiples puntos de
salida son muestras para una condicion o probabilidad. El numero de
entidades que salen por cada tipo (Verdadero/Falso) son desplegadas por
dos caminos.

Usos Comunes

70
• Productos aceptados vs. Productos rechazados.

• Distinguir tipos de clientes.

Figura A4 Cuadro de propiedades Modulo Decide.

Elementos Del Cuadro de Propiedades del Modulo Decide

• Name: Identificador unico del modulo que representa una decision


dentro del modelo de simulacion.

• Type: Indica la decision, esta basada en una condicion(Ejemplo: si X >


Y) o por probabilidad/porcentaje (Ejemplo: 80% Si; 20% No). El Type
puede ser especificado por dos camino o N-caminos. Dos caminos
asignados por una condicion o probabilidad, N-caminos asignados por
cualquier numero de condiciones o probabilidad a ser especificadas.

• Conditions: Define uno o mas condiciones usadas a directa entidades


a diferentes modulos. Aplica solamente cuando type es N-way by
chance.

• Percentages: Define uno o mas porcentajes usados en las entidades o


diferentes modulos. Aplica solamente cuando type es N-way by
chance.

• If: Tipo de condiciones que estan disponibles para la evaluacion.

71
• Named: Especifica nombres de variable, atributos o tipo de entidad
que sera evaluado cuando una entidad entra al modulo. No aplica
cuando Type es Expression.

• Is: Evaluador de la condicion. Aplica solamente a condiciones y


atributos de las variables.

• Value: Expression que sera comparada con un atributo o variable que


sera evaluada con una expresion determinada. Si esta es verdadera o
falsa. No aplica a Entity Type Condition. If Type is Expression. Este
Valor tambien incluye el evaluador.

Modulo Batch

Descripcion

Este modulo representa un mecanismo de agrupamiento dentro del


modelo de simulacion. El Batch puede agrupar permanentemente o
temporalmente. De manera temporal los Batch pueden ser separados
utilizando el modulo Separate. Los Batches pueden ser hechos con cualquier
numero de especificaciones de las entidades entrantes o pueden ser
agrupados o reunidos basados en un atributo. Las llegadas de entidades al
modulo Batch son colocadas en una cola hasta que el numero de entidades
requeridos haya sido acumulado (ver figura A5).

Usos Comunes

• Colectar un numero de partes antes de comenzar un proceso.

72
Figura A5 Cuadro de propiedades Modulo Batch.

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Batch.

• Name: Identificador unico del modulo que representa un agrupamiento


en la simulacion.

• Type: Metodo de Agrupamiento de las entidades.

• Batch Size: Numero de entidades a ser agrupadas.

• Save Criterion: Metodo para la asignacion representativa de la entidad


mediante valores de atributos.

• Rule: determina como entran las entidades al modulo. Any entity sera
tomada la primera. Batch Size, numero de netidades y en su lugar las
agrupa. By Attribute significa que los valores de los atributos
especificos se debe agrupara a las entidades. Por ejemplo, si el
atributo es Name is Color, todas las entidades deben tener el mismo
valor Color para ser agrupadas.

• Attribute Name: Nombre del atributo cuyo valor debe agrupar,los


valores de las otras llegadas de entidades en orden.

Modulo Separate
73
Descripcion

Este modulo puede ser usado tanto para copiar una llegada de entidad
dentro de multiples entidades como para dividir entidades anteriormente
agrupadas.(ver figura A6).

Usos comunes

• Despacho individual de entidades para representar cajas removidas


de un container.

• Separacion de documentos ateriormente agrupados.

Figura A6 Cuadro de propiedades Modulo Separate.

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Separate.

• Name: Identificador unico del modulo que representa una separacion


dentro del modelo de simulacion.

74
• Type: Metodo de separacion de llegada de entidades. Duplicate
Original simplemente tomara las entidades originales y hara el mismo
numero de duplicados identicos. Split Existing Batch requiere que las
llegadas de entidades sean temporalmente agrupadas en el modulo
Batch. Las entidades originales del Batch seran separadas.

• Percent Cost to Duplicates: Este valor es especificado como un


porcentaje del costo original y el tiempo de las entidades(entre 0-100).

• # of Duplicates: Numero de entidades emitidas que seran asignadas al


modulo.

• Members Attributes: Metodo de determinacion del como se asignaran


los atributos de las entidades valores de las entidades originales.

• Attribute Name: Nombre que representa los atributos de la entidad que


esta asignada.

Modulo Assign

Descripcion

Este modulo puede ser usado para signar nuevos valores a variables,
entidades, atributos, tipos de entidades, entidades de galeria de figuras u
otros sistemas de variables. Multiples asignaciones pueden ser hechas con
un simple modulo Assign (ver figura A7).

Usos comunes

• Acumulador de numeros de subensambles de partes.

75
Figura A7 Cuadro de propiedades Modulo Assign.

Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Assign

• Name: Identificador unico del modulo que representa una asignacion


dentro del modelo de simulacion.

• Assignments: Especifica uno o mas asignaciones que seran hechas


cuando una entidad ejecuta el modelo.

• Type: Tipo de asignacion hecha.

• Variable Name: Nombre de la entidad que sera asignada a un nuevo


valor cuandop la entidad entra al modulo.

• Attribute Name: Nombre de la entidad atributo que sera asignada a un


nuevo valor cuando la entidad entra al modulo.

• Entity Type: Nuevo Entity Type que sera asignado a la cnatidad


cuando la entidad entra al modulo.

• Entity Picture: Nueva Entity Picture que sera asignada a la entidad


cuando la entidad entra al modulo.

76
• Other: Identificar el sistema de variable que sera asignado a un nuevo
valor cuando una entidad entra a los modulos.

• New Value: Asignacion valor de los atributos, variables u otros


sistemas de variables.

Modulo Record

Descripcion

Este modulo puede ser usado para registrar las estadisticas el el


modelo de simulacion. Varios tipos de observaciones estadisticas son
disponibles, incluyen tiempo entre salidas a traves del modulo, estadisticas
de las entidades (tiempo, costo), observaciones generales e intervalos
estadisticos (ver figura A8).

Usos Comunes

• Registrar el numero de trabajos completados en un dia.

Figura A8 Cuadro de propiedades Modulo Record.

77
Elementos del Cuadro de Propiedades del Modulo Record

• Name: Identificador único del modulo que representa el registro de las


estadísticas.

• Type: Tipo de observación estadística a ser generada

• Attribute Name: Nombre de los atributos cuyo valor será usado por el
intervalo estadístico.

• Value: Valor que será registrado de la observación estadística cuando


Type es Expression.

• Tally Name: Este campo define el nombre simbólico del contador


dentro de los cuales la observación es registrada.

• Counter Name: Este campo define el nombre simbolico del contador


incrementar/dercrementar. Aplica solamente cuando Type es Counter.

• Record Into Set: Caja de retención especifica.

• Tally Set Name: Nombre del contador que será registrado del tipo
estadístico.

• Set Index: Índice del contador.

78
ANEXO B

PANEL DE PROCESOS BÁSICOS DEL PROGRAMA INPUT ANALYZER

79
APENDICE B

Panel de Procesos Básicos del Programa INPUT ANALYZER

Input Analyzer es una herramienta del software ARENA que permite


determinar la distribución de probabilidad de los datos sujeto de estudio. Su
importancia radica en que permite describir procesos que evolucionan en el
tiempo de manera probabilística.

A continuación se describe la utilización de esta herramienta.

En el menú de herramientas denominado Tools, de la ventana


principal de ARENA, seleccionar Input Analyzer (ver figura B1).

Figura B1 Ventana principal de ARENA.

80
Una vez en la ventana principal, seleccionar en el menú de
herramientas de Input Analyzer, la función File y, seguidamente New (ver
figura B2)

Figura B2 Ventana principal del Input Analyzer

Luego se procede a abrir el archivo donde se tienen los datos


recolectados, a los cuales se les desea determinar su distribucion de
probabilidad. Estos datos deben estar guardados en formato de texto o .txt,
mas especificamente en la funcion Block de Notas (ver figura B3).

81
Figura B3 Block de Notas

Seleccionamos de la función File, Data File, Use Existing; para indicar


el archivo de texto que requiere ser analizado (ver figuras B4 y B5).

Figura B4 Menu File Input Analyzer

82
Figura B5 Menu Cuadro de Busqueda.

Finalmente, se selecciona la funcion Fit all para conocer la distribucion


de probabilidad (ver figuras B6 y B7).

83
Figura B6 Funcion Fit All.

84
Figura B7 Distribucion de Probabilidad.

85

También podría gustarte