[GESTIÓN EMPRESARIAL] Marzo

Marzode
de 2021
2021

GESTIÓN
EMPRESARIAL

Manuales… ¿Cuál es el Flujograma… ¿Qué elementos

ideal para tu empresa? necesito para realizar uno?
(Pág. 5) (Pág. 8)
 [GESTIÓN EMPRESARIAL] Marzo de 2021

| EDITORIAL

E sta edición especial de la revista “Gestión Empresarial” trata la

unidad de Organización y Métodos, específicamente sobre los
Manuales, Flujograma y los Formularios.

¿Qué son? ¿Para qué son útiles, los puedo implementar en mí en

empresa? Todas estas interrogantes y más serán respondidas en la
presente edición de la revista “Gestión Empresarial”.

- Francelys Pernalete

Diseño y Edición

Pernalete Reyes Francelys Clarianned

C.I.: 28.019.781
PNF: Contaduría Pública
Sección: CO-2103
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CONTENIDO

Pág. 04
MANUALES

¿Cuál es el manual ideal para tu

empresa? Pág. 05

FLUJOGRAMA
Pág. 07

Pág. 12 ¿Qué es un Formulario? ¿Qué elementos componen

un Flujograma? Pág. 08

Pág. 13
Elementos básicos de los formularios
 [GESTIÓN
MANUALES
a
L os manuales son de enorme
relevancia a la hora de transmitir
información que sirva a las personas
desenvolverse en una situación
determinada. Se denomina manual a toda
guía de instrucciones que sirve para el uso
de un dispositivo, la corrección de
problemas o el establecimiento de
procedimientos de trabajo.
Los manuales son la forma en que se
transmite información de manera ordenada
con forma de libro que se puede manejar
de manera fácil.
Es ideal para empresas y franquicias que
desean estandarizar información hacia sus
distribuidores, franquiciatarios, sucursales,
clientes, proveedores, entre otros.
¿Por qué son importantes los manuales en
una organización? La importancia de los
manuales radica en que ellos explican de
manera detallada los procedimientos dentro
de una organización; a través de ellos
logramos evitar grandes errores que se
suelen cometer dentro de las áreas
funcionales de la empresa.
Los manuales son necesarios pues ayudan a
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las empresas y vendedores a promover sus
productos o instrucciones de los mismos,
mientras más llamativos sean los manuales
mayor es el interés de ser leídos, todo
depende del lugar donde desees imprimir.
Los elementos que componen un manual
son los siguientes: Caratula, es la cubierta
exterior del documento; Portada, continua
después de la caratula y lleva el nombre del
manual; Índice general, es la presentación
resumida de los elementos; Presentación, es
la explicación clara y concisa del objetivo
del manual; Cuerpo, en el contiene todas las
instrucciones de uso del manual; Flujograma,
representación del flujo de operaciones
para mostrar las unidades
que participan y las actividades que
realizan; Glosario de términos, se incluirá un
compendio alfabético que contenga los
conceptos referidos; y por últimos pero no
menos importantes las conclusiones,
recomendaciones, anexos y si es necesarios
una representación gráfica de los
procedimientos.
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¿Cuál es el manual ideal para tu empresa?

A continuación los tipos de manuales; escoge el que más se adapte a tus
necesidades.

Manual de Organización: Documento

normativo que contiene, de forma ordenada y
sistemática, información sobre el marco jurídico-
administrativo, atribuciones, antecedentes
históricos, misión, visión, objetivos,
organización y funciones de una dependencia o
entidad.

Manual de Políticas: Contiene escritas en él las

políticas establecidas por una institución, en este
documento se indican la forma de proceder y los
límites dentro de los cuales deben enmarcarse las
actividades tendientes a alcanzar los resultados
Institucionales.

Manual de Procedimientos y Normas:

Describe en forma lógica, sistemática y detallada
las actividades de una institución o unidad
organizativa de acuerdo con sus atribuciones y
tomando en cuenta lo necesario para la ejecución
eficiente de las mismas, generalmente señalan
quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de
realizarse estas actividades.

Manual para Especialistas: Contiene normas o

indicaciones referidas exclusivamente a
determinado tipo de actividades u oficios. Se
busca con este manual orientar y uniformar la
actuación de los empleados que cumplen iguales
funciones.

Manual del Empleado: Contiene aquella

información que resulta de interés para los
empleados que se incorporan a una empresa
sobre temas que hacen a su relación con la
misma, y que se les entrega en el momento de la
incorporación.

Manual de Propósitos Múltiples: Reemplaza

total o parcialmente a los mencionados
anteriormente, en aquellos casos en los que la
dimensión de la empresa o el volumen de
actividades no justifique su confección y
mantenimiento.
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U
figura
n Flujograma o
diagrama de flujo
consiste en una
o gráfico que
representa una serie de
procesos o un grupo de
actividades por medio
de símbolos. Por tanto,
la principal utilidad de
un Flujograma es que
muestra de un solo
vistazo un proceso que
puede ser complejo. De
esta forma, cada
persona implicada en él
sabe cuál es su labor.
Con esto se consigue
incrementar la
eficiencia y reducir las
posibles incidencias.
puntos donde puede existir un problema y podemos
realizar las correspondientes mejoras a posteriori e
implementarlas; En tercer lugar, por facilitar las
relaciones personales entre las personas implicadas. Por
eso, en los trabajos en equipos (incluidos los virtuales) es
de una enorme utilidad. Cada parte tiene clara cuál es
su parte dentro del proceso; En cuarto y último lugar,
por representar procesos permite entender fácilmente
los diferentes protocolos implementados en la empresa.
A continuación te presentaremos un ejemplo;
Imaginemos un departamento de mantenimiento que
crea un Flujograma para conocer qué hacer en caso
de incidencia eléctrica.
La empresa dispone de dos fases de seguridad
que deben comprobarse para arreglar las averías. Por
supuesto, es un ejemplo sencillo para mostrar cómo
funciona. La figura sería algo así:

Estos se
caracterizan por en
primer lugar, sencillez.
En una sola imagen
tendremos suficiente
información para saber
qué tenemos que hacer
y tomar decisiones al
respecto; En segundo
lugar, por permitir
conocer aquellos
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¿Qué elementos componen un Flujograma?

Terminador: Es representado por

un pequeño rectángulo con
esquinas curvas. Los terminadores
aparecen al inicio y al final de los
diagramas de flujo. El terminador
final aparece solamente una vez
en un diagrama.

Líneas de flecha: Las líneas de Procesos: Es representado

flecha dibujadas en una por un rectángulo. Éste se
dirección, de preferencia de refiere a una acción en un
arriba hacia abajo, proceso de negocios y debe
mantienen la claridad de un describirse de forma clara y
diagrama de flujo. concisa.

Subprocesos: Está representado

Conector: Está representado
por un rectángulo con líneas
por un pequeño círculo o un
dobles en cada lado. Un
cuadro conector y se etiqueta
subproceso es un proceso
usando letras. Asegura que los
importante que puede
procesos estén conectados de
descomponerse en procesos más
forma lógica y correcta en
simples que pueden desarrollarse
varias páginas.
en otro diagrama de flujo.

Decisión: Está representada por

un diamante. Un proceso que
puede responder a una
decisión de "sí" o "no" requiere
un cuadro de decisión.
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Tipos de Flujograma

DE PRIMER NIVEL O DE DIRECCIÓN DESCENDENTE: Se visualizan los principales pasos de un

procedimiento y se puede incorporar también resultados intermedios de cada paso
(producto o servicio producido) y los pasos secundarios.

DE SEGUNDO NUVEL O DETALLADO: Es mas detallado porque señala las actividades o

pasos de un procedimiento incluyendo: periodos de espera, puntos de decisión,
repetición de tareas y fases de retroalimentación.

DE EJECUCIÓN O MATRIZ: Como su nombre lo indica, en este tipo de flujograma se

representa de manera gráfica un proceso pero en base a los sujetos que realizan los
diferentes pasos y actividades del mismo.

EN FORMATO VERTICAL: Las secuencias y los pasos van de arriba hacia abajo
convirtiéndolo en una lista ordenada de los pasos de un procedimiento conteniendo
toda la información que se considera estrictamente necesaria.

EN FORMATO HORIZONTAL: El flujo de los pasos del proceso van de izquierda a derecha.

EN FORMATO PANORÁMICO: En este, se representa todo el diagrama en una sola carta

donde se puede apreciar mas rápidamente toda la información que leyendo un texto,
facilitando así su comprensión y ejecución (no importa si la persona está familiarizada o
no con el proceso).

EN FORMATO ARQUITECTÓNICO: En este formato pormenoriza el itinerario de ruta de

personas, materiales o formas a través del espacio de trabajo donde se mueve,
emitiendo primero un diagrama de flujo descriptivo y luego un flujograma
eminentemente representativo.

DE LABORES: En este se indica la secuencia de las actividades, quién las realiza, en qué
consisten y en qué lugar se llevan a cabo.

DE MÉTODO: Se presentan las series de operaciones, el sujeto que las realiza y cómo suele
realizarlas.

ANALÍTICO: En este, no solo se describen las actividades, quién y cómo las hace sino
también describe para qué sirven.

COMBINADO: Es aquel que contiene dos o más diagramas integrados.

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"En un salón de clases no se puede aprender algo

importante en realidad. Debe ser aprendido
mediante la acción, al cometer errores y corregirlos.
Es entonces cuando se obtiene la sabiduría".
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¿Te has preguntado para qué se utiliza sencillos y solicitar la información

un formulario? ¿O qué tipos de
formularios existen? Cada formulario se
crea adaptándose a las necesidades
de la persona a la que va destinado. Un
Formulario es un documento utilizado
para la recolección de datos de
manera estructurada. Se designa con el
término de Formulario a aquella plantilla
que contiene espacios vacíos, los cuales
están destinados para ser rellenados por
algún individuo con un propósito
específico.
¿Qué Tipos de Formularios
existen?
Un formulario es un documento, ya
sea físico o digital, diseñado con el
propósito de introducir la información
deseada de forma ordenada para
poder analizarla posteriormente. Por lo
tanto, dependiendo de la finalidad
del formulario en cuestión, este será
de un tipo u otro. Aunque haya una
gran variedad de formularios, todos
siguen la misma línea.
en orden secuencial; Deben tener
espacio suficiente para llenar la
información que solicitan; Debe estar
codificado bajo algún esquema; Deben
tener un diseño adecuado; La
redacción sobre la solicitud de datos
debe estar diseñada para reducir las
posibilidades de error.
Los formularios son más comunes de lo
que pensamos, por ejemplo, para
registrarte en cualquier red social llenas
un formulario ¿a qué no sabías?, al igual
que para tramitar el RIF llenas un
formulario con todos tus datos
personales. Los formularios son de
mucha utilidad a la hora
almacenar y guardar los datos para
que queden registrados fácilmente.

¿Cómo se caracterizan los

Formularios?
Están diseñados para
un procedimiento específico; Deben ser
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ELEMENTOS BÁSICOS DE LOS

FORMULARIOS DE GENERACIÓN DE LEADS
La vía para que tu empresa alcance su objetivo de conversión de visitas en
leads pasa por un diseño de formulario web que contenga los elementos que a
continuación señalamos:

Ubicación: Para que la generación de

leads sea exitosa, lo ideal es que el
formulario se localice a un lado de la
ilustración en la que tu página ofrece
contenido de interés.

Botón de envío: El botón que cada

usuario ha de pulsar para enviar su Preguntas: Debes prestar atención al
información debe tener la palabra tipo de información que solicitas. A
adecuada. Algunos estudios han veces se suele pedir demasiada
demostrado que la palabra “enviar” información, o lo que es peor,
genera un menor porcentaje de información inadecuada. La mejor
conversiones. Emplear palabras como opción es obtener información que
“pincha aquí” o “continuar” resultan permita contactar y cualificar el
menos comprometedoras para los lead.
usuarios.

Política de privacidad: Gran parte de

las personas no están dispuestas a
proporcionar información sensible.
Tu website debe generar confianza, y
para ello puedes incluir: Un
certificado de seguridad; Un sello de
garantía; Respaldo de una autoridad
competente; Un enlace a la política de
privacidad
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