CAPÍTULO I

GENERALIDADES DE CONTROL INTERNO

1.1. DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO

Para una mejor comprensión sobre el significado del control interno, citaré algunas
definiciones de autores estudiados sobre este tema:

a) Control Interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la

administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar
seguridad razonable con miras a la consecución de los objetivos en las
siguientes categorías:
 Efectividad y eficiencia de las operaciones.
 Confiabilidad en la información financiera.
 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.1

b) El control interno comprende el plan de la organización y todos los

métodos y procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una
entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y
confiabilidad de su información financiera y la complementaria
administrativa y operacional, promover la eficiencia operativa y estimular la
adhesión a las políticas prescritas por la administración.2

c) El control interno de un negocio es el sistema de su organización, los

procedimientos que tienen implantados y el personal con que cuenta,
estructurados en un todo para lograr tres objetivos fundamentales: a) la
obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna b) la
protección de los activos de la empresa, y c) la promoción de eficiencia en la
operación del negocio.3

d) El sistema de control interno comprende el plan de la organización y

todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa
con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los
datos contables4

1
MANTILLA, Samuel A., Control Interno, Informe Coso, Cuarta Edición, Ecoe Ediciones,
Colombia, 2005, p.14.
2
SANTILLANA, Juan R., Establecimiento de sistemas de control interno, Primera Edición, Editorial
Thomson, México, 2001. p.2
3
I.M.C.P. Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria. Boletín E-02
4
Control Interno, http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml,
15/08/09.
 e) El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos,
políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto
asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable
y administrativa de la empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del
proceso de información y registros, cumplimiento de políticas definidas,
etc.)5

En conclusión entendemos al control interno como un proceso que es de interés

para todo el personal dentro de una organización, ya sea este, la alta gerencia, los
administradores, entre otros; que es diseñado para ofrecer un grado razonable de
seguridad en la obtención de los siguientes objetivos interrelacionados:
 Efectividad y eficiencia en la consecución de las operaciones, en cuanto a los
propósitos de negocio de la empresa, es decir el desempeño, rentabilidad y
uso adecuado de sus recursos.
 Fiabilidad en la información financiera que es preparada y posteriormente
presentada en los estados financieros.
 Cumplimiento en las leyes y normas a las que está sujeta la organización.

1.2. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

La finalidad básica del sistema de control interno es facilitar que la empresa alcance
sus propios objetivos mediante el mejoramiento de la confiabilidad en la información
que esta maneja, sin embargo existen los siguientes objetivos generales a
mencionarse:

 Promover la eficiencia de las operaciones en lo relativo a las

recaudaciones, distribución y uso de los recursos que generan las actividades
empresariales o públicas, dentro del marco legal correspondiente.
 Promover la utilidad y conveniencia de los sistemas de administración y
finanzas, diseñados para el control de las operaciones e información de los
resultados alcanzados.
 Ayudar a generar información útil, oportuna, confiable y razonable sobre
el manejo, uso y control de los derechos y obligaciones de las empresas o
entes públicos.

5
AGUIRRE, Juan, Control Interno, Áreas específicas de implantación, Procedimientos y control,
Editorial Cultural de ediciones S.A., España, 2001.p.7

2
  Promover la actualización, modernización y sostenibilidad de los
sistemas y su tecnología.
 Promover la aplicación de las leyes, reglamentos y los procedimientos
diseñados para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta
oportuna de los resultados de los resultados de su gestión en el marco de un
proceso transparente y ágil de rendición de cuentas.
 Motivar la capacidad administrativa para reaccionar frente a los estímulos
negativos de su entorno, para que esté en condiciones de identificar,
comprobar e impedir, posibles malos manejos de los recursos disponibles,
así como administrar los riesgos existentes.6

1.3. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

Hoy en día, toda empresa, ya sea esta pública, privada, mixta, o comercial, industrial
y de servicios, se ve ante la necesidad de contar con un sistema adecuado de control
interno, que nos permita producir información con una plena confiabilidad en cifras,
informes y reportes de los estados financieros.

El control interno ayudará al manejo eficiente de los recursos existentes en la

empresa, ya sean estos humanos, materiales, financieros o técnicos, esto se realizará
mediante la adopción de criterios que permitan asegurar la integridad, custodia y
registro oportuno de las operaciones.

Este sistema de control se aplicará en la organización cuando se requiera “detectar

los riesgos de errores e irregularidades para identificar sus causas y promover
acciones correctivas, que permitan manejar y controlar los riesgos y sus efectos” 7,
para promover el “cumplimiento de las políticas gerenciales, así como de las leyes y
reglamentos aplicables”8, para el logro de objetivos de manera efectiva, eficiente y
económica. Es por ello que el sistema deberá ser oportuno, claro, sencillo, ágil,
adaptable, flexible, eficaz, realista y objetivo.

6
FONSECA, Rene, Auditoría Interna, un enfoque moderno de planificación, ejecución y control,
Editorial Acrópolis, Guatemala, 2004.p.114
7
Idem,.p.115
8
Ídem, p.115

3
De esta manera es de suma importancia que exista control interno dentro de la
empresa, que permita evaluar todos los procesos administrativos, contables y
financieros que surjan en la entidad, porque de otra manera se podría correr el riesgo
de tener desviaciones en sus operaciones y por tanto que las decisiones a tomarse no
sean las más adecuadas que inclusive puede acarear a una crisis organizacional.

1.4. ALCANCE DEL CONTROL INTERNO

El control interno es global e integrado, es decir está delineado de tal manera que se
pueda aplicar de forma específica en cada ámbito de operación; “abarca toda la
estructura organizacional, los sistemas administrativos y financieros, y todas las
operaciones que ocurran en todos los niveles de la organización o ente público,
independientemente de donde estas se realicen, y de quienes intervengan en los
procesos y conducción de las mismas.”9

El tipo, oportunidad, profundidad de los procedimientos de control, varía según las

características de la estructura del negocio. Para ello se consideran variables como:
 Actividades del negocio
 Clase de organización y departamentos que posee
 Tamaño
 Volumen de transacciones y tipo de operaciones
 Distribución geográfica de la organización

De esta manera vemos cómo el control interno incluye a toda la organización en sí,
ya que considera las funciones que realiza, en qué ámbito maneja sus actividades, el
tamaño de la entidad, y por tanto el volumen de transacciones diarias que efectúa,
por ello no existe operación alguna que quede fuera de su alcance, ya que o bien se
controla o se informa sobre su funcionamiento, midiendo siempre los resultados
obtenidos por el personal en cada uno de sus roles.

9
FONSECA, Rene, Op. Cit., p.114

4
1.5. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
Ningún sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento total de sus
objetivos, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en
función de:

1.5.01 Costo beneficio

El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar, por ejemplo en la
contratación de un nuevo personal, los costos en los que se incurran podrían
significar el no perder en el futuro.

1.5.02 Transacciones no de rutina

La mayoría de los controles de transacciones o tareas ordinarias deben establecerse
bajo las operaciones repetitivas, y para las operaciones extraordinarias puede haber la
posibilidad de que el sistema no sepa responder oportunamente, por ejemplo al
realizar la ventas diarias, aquellas a crédito pueden correr el riesgo de no ser
controladas y por tanto dar paso a desfalcos.

1.5.03 El factor de error humano

Se refiere al peligro de llegar a conclusiones que evadan controles. Polución de
fraude llegado por convenio entre dos o más personas, de esta manera vemos que no
existe un sistema de control no vulnerable a estos eventos.

1.5.04 Colusión
Es la “confabulación o pacto con posible daño y en perjuicio de terceros.”10. Un caso
particular se da con la práctica competitiva desleal, con acuerdos interpresa riales que
aumente los beneficios de las empresas que intervienen para restringir la
competencia y por tanto la tranquilidad en los consumidores.

10
Enciclopedia de economía, http://www.economia48.com/spa/d/colusion/colusion.htm, 18/08/ 2009.

5
1.5.05 Abuso de responsabilidad o autoridad
Este tema “es asociado comúnmente al uso de un poder otorgado por la posesión de
un cargo o función, pero de tal forma que este uso no está dirigido a cumplir las
funciones atribuidas a ese cargo, sino a satisfacer intereses personales del individuo
que lo ejerce.”11

1.5.06 Obsolescencia de procedimientos

Con el tiempo, generalmente siempre existirá la pérdida de valor. Los
procedimientos que se aplican en una empresa no son la excepción, es por ello que
las nuevas corrientes deben implantarse conforme las necesidades de una empresa.

1.6. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Se clasifica al control interno en dos aspectos:

1.6.01 Según su ámbito

 Control administrativo
“Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia
operacional y la observación de las políticas establecidas en el área de la
organización.”12

Cabe recalcar que al mencionarse operacional, se refiere a aquellas que no tienen una
incidencia concreta en los estados financieros, ya que son de otro marco de la
actividad del negocio, y podrían tener efecto en el área financiera-contable.

11
Abuso de autoridad, http://es.wikipedia.org/wiki/Abuso_de_autoridad, 18/08/2009.
12
Control Interno, operacionlangosta.files.wordpress.com/.../22246_unidadicontrolinterno.doc,
18/08/2009

6
Ejemplo:
Se revisa que las cotizaciones que han sido escogidas por la persona encargada para
la compra de útiles de oficina ha sido la decisión más convenientes en cuanto a costo
y calidad.

 Control contable
“Comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la
salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables.”13

Es importante mencionar que este tipo de control a más de referirse a normas de

control, se estudia los procedimientos que tienen un efecto sobre la confiabilidad de
los estados financieros o su proceso informativo; de esta manera permitirá una
adecuada custodia de activos y elementos patrimoniales y al salvaguardar los datos y
registro contables detectar posibles errores, irregularidades y fraudes, así como que la
información contable sea correctamente recogida, procesada y difundida a tiempo y
de forma fidedigna para la toma de decisiones en la empresa.

Ejemplo:
Confirmación del correcto registro contable según informes en el programa
informático T-Max de los valores en el rubro de Ingresos por concepto de la venta de
boletos nacionales del mes de Agosto en la empresa Galextur.

1.6.02 Según la oportunidad

“Los distintos momentos que deben identificarse para desarrollar los procedimientos
en todos los niveles que sean necesarios, se refieren al control previo, control
concurrente y control posterior.”14

13
Control Interno, http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml,
18/08/2009
14
FONSECA, Rene, Op.Cit., p.149

7
Por ello no hay unidades administrativas que se deleguen por separado de este tipo
de controles, ya que los mismos están dentro de los procesos normales en las
operaciones de una empresa.

 Control previo
El control previo es aquel que se ejerce ex ante o a priori, es decir en el momento
mismo de la planificación, al iniciar los preparativos de la ejecución de las
operaciones, “verifica el cumplimiento de las normas que lo regulan y los hechos que
las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad en función de los fines y
programas de la organización.”15

Al hablar de controles previos nos referimos a aquellos que se manejan en las

actividades que representan una fuente de riesgo al no cumplirse, es decir que
generen desperdicio o indicio de corrupción, esto se da cuando no nos regimos bajo
ciertos requisitos necesarios, como lo es una autorización para la compra de
recursos.

Ejemplo:
El departamento de contabilidad en la empresa Galextur Cia. Ltda., se ve ante la
necesidad de comprar un scanner para facilitar sus actividades diarias, para ello la
persona encargada de compras, que en este caso es el Mensajero bajo una carta de
autorización de la Gerente Administrativa, realiza dicha adquisición, esta
autorización por escrito será adjuntada a la documentación del activo fijo, es decir a
su correspondiente factura.

15
FONSECA, Rene, Op.Cit., .p.149

8
 Control concurrente
“Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e
incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran.”16

Facilita el cumplimiento del plan de manera oportuna, dentro del tiempo previsto y
las condiciones necesarias.

La supervisión directa en las empresas es la manera más conocida de control

concurrente, es decir cuando la administración supervisa directamente las actividades
del personal, instruyendo los medios y procedimientos más oportunos, verificando de
forma concurrente sus acciones y corrigiendo ineficiencias o errores.

Ejemplo:
El contador general de la empresa Galextur de manera programada realiza un arqueo
de caja en la empresa, que permite confirmar el manejo adecuado de fondos por la
persona responsable.

 Control posterior
Es el examen posterior a las operaciones, actividades o procesos financieros,
contables y administrativos, por parte del personal responsable de las operaciones
que están bajo su competencia, así como del auditor en función a planes anuales.

Ejemplo:
El contador general de Galextur realiza la conciliación bancaria mensual, con el fin
de confrontar y conciliar todos los valores que existen en los registros de la empresa
con los valores suministrados en el extracto bancario de las cuentas en los bancos
que posee.

16
ORTIZ, Carlos, El control como fase del proceso administrativo, 18 de agosto de 2009,
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/controladmin.htm

9
1.7. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
En el informe COSO, dentro de su marco integrado de control, vemos la existencia
de cinco componentes o elementos interrelacionados, dados por el estilo de la
dirección, e integrados al proceso de gestión:
 Ambiente de control
 Evaluación de riesgos
 Actividades de control
 Información y comunicación
 Supervisión

A los elementos no necesariamente se los considera que van en serie, en donde cada
componente tiene una incidencia directa con el siguiente, ya que puede existir
influencia entre los distintos componente.

1.7.01 Ambiente de control

“El ambiente de control tiene una influencia profunda en la manera como se
estructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se
establecen los objetivos y se valoran los riesgos. […]. El ambiente de control
está influenciado por la historia y por la cultura de la entidad. Influye en la
conciencia de control de su gente. Las entidades efectivamente controladas
se esfuerzan por tener gente competente, inculcan actitudes de integridad y
conciencia de control a todo lo ancho de la empresa, y establecen un tono
por lo alto positivo. Establecen las políticas y los procedimientos apropiados,
incluyen a menudo un código de conducta escrito, el cual fomenta la
participación de los valores y el trabajo en equipo, en aras a conseguir los
objetivos de la entidad.”17

Los principales factores del ambiente de control son:

 Integridad y valores éticos

Su finalidad es establecer mandatos sobre los valores éticos y la conducta que se
espera mantengan los integrantes en una organización en el desempeño de sus

17
MANTILLA, Samuel, Op.Cit., p.25

10
actividades, porque de la integridad y valores del personal que lo diseña y lo
establece depende el grado de efectividad que se logre en el control interno.

“Un clima organizacional ético corporativo fuerte en todos los niveles es

vital para el bienestar de la corporación, de todos sus componentes, y del
público en general. Tal clima contribuye de manera importante a la
efectividad de las políticas de la compañía y de los sistemas de control, y
ayuda a influenciar la conducta que no esta sujeta de la misma manera a los
más elaborados sistemas de control”18

Ejemplo:
Galextur Cía. Ltda. ofrecerá a sus empleados su propio código de conducta y
políticas que intervienen en su giro normal de negocio, dicho código posee las
siguientes directrices:
- Orientados a eliminar conflictos de interés como pagos incorrectos o ilegales.
- De conocimiento general en el personal que labora.
- De fácil comprensión, de tal manera que el empleado sabrá tener un
comportamiento aceptado por la organización.
- Enfatizar la importancia de mantener un comportamiento ético y moral.

 Compromisos para la competencia

Se refiere a los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir
adecuadamente con sus roles.

“La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarios para

realizar las tareas que definen los trabajos individuales.” 19

En el caso de trabajadores externos es necesario que la administración determine los

niveles de competencia, de esta manera los conocimientos y habilidades dependerán
de la inteligencia, entrenamiento y experiencia que posee la persona.

18
Idem, p.26
19
Idem, p.28

11
Ejemplo:
La dirección de Galextur Cia. Ltda., especificara a sus empleados los conocimientos
y habilidades que necesitan para cumplir apropiadamente sus tareas, mediante la
descripción de los trabajos formales e informales, e inclusive de tareas particulares a
realizar, como el requerimiento de capacitaciones fuera del horario de trabajo.

 Consejo de directores o comité de auditoria

Estos órganos fijan los juicios que perfilan el ambiente de control, por ello deben
tener la experiencia, dedicación e involucramiento para tomar las decisiones más
idóneas e interactuar con los Auditores Internos y Externos.

Siempre existirá una influencia entre el ambiente de control y el tono en el nivel alto
del consejo de directores y el comité de auditoría, de esta manera “incluyen la
independencia frente a los administradores por parte del consejo o del comité de
.auditoría, la experiencia y la posición social de sus miembros, la extensión de sus
acciones.”20

Ejemplo:
Galextur Cía. Ltda. cuenta con una Junta de Accionistas que controla las actividades
de la Gerencia General. Esta es una activa y efectiva junta, que maneja las funciones
de supervisión, ya que las habilidades de la gerencia podrían no ser suficientes y por
tanto se pasaría por alto algunos controles del sistema, es por ello que decimos que
su papel es fundamental para la confiabilidad del efectivo control interno.

 Filosofía y estilo de operación de la administración

Esta “afecta la manera como la empresa es manejada, incluyendo el conjunto de
riesgos normales de los negocios. Una entidad que ha tenido éxito asumiendo riesgos
significativos puede tener una percepción diferente sobre el control interno que otra

20
Ídem, p.15

12
que ha tenido austeridad económica o consecuencia reguladoras como resultado de
sus incursiones en negocios de alto riesgo.”21

Otros elementos que influyen en el ambiente de control se refieren a aspectos

relacionados con: estructura organizativa, delegación de autoridad y responsabilidad
y políticas de recursos humanos.

Ejemplo:
La filosofía y el estilo de la operación que mantiene la administración de Galextur
tiene un importante efecto sobre la entidad, ya que esta se mueve cuidadosamente,
procediendo sólo después de un detallado análisis de los riesgos y beneficios
potenciales que existen, cómo el manejo del personal en las funciones claves. Es
decir se toma en cuenta como tratar las actitudes mostradas hacia la información
financiera, el procesamiento de la información y criterios contables, entre otros
aspectos.

1.7.02 Evaluación de riesgos

“Cada entidad diariamente enfrenta varios tipos de riesgos, tanto de fuentes internas
como externas, que deben ser valorados. Una condición previa, …[…]…es el
establecimiento de objetivos, enlazados en niveles diferentes y consistentes
internamente.”22

La valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para

la consecución de los objetivos, formando una base para la determinación de como
deben administrarse los riesgos. Todo esto a que la realidad en la economía,
industria, las regulaciones y operaciones seguirán en constante cambio, y se deben
identificar mecanismos de control de riesgos especialmente con el cambio.

21
MANTILLA, Samuel A., Op.Cit., pp.31
22
Ídem., p.39

13
Ejemplo:
Si “el nivel de riesgo de detección se relaciona directamente con los procedimientos
sustantivos del auditor. La evaluación del auditor del riesgo de control, junto con la
evaluación del riesgo inherente, influye en la naturaleza, oportunidad y alcance de
los procedimientos sustantivos que deben desarrollarse para reducir el riesgo de
detección, y por tanto el riesgo de auditoría, a un nivel aceptablemente bajo. Algún
riesgo de detección estaría siempre presente aún si un auditor examinara 100 por
ciento del saldo de una cuenta o clase de transacciones porque, por ejemplo, la mayor
parte de la evidencia de auditoría es persuasiva y no concluyente.”23

 Riesgo inherente
Es la posibilidad natural de que una transacción contenga errores (lo que vuelve
erróneo al saldo de la cuenta), y no se haya diseñado controles relacionados.

 Riesgo de control
Es la posibilidad de que errores en transacciones no sean detectados oportunamente
por los controles existentes.

 Riesgo de detección
Es la posibilidad de que el Auditor no detecte errores en las transacciones a través de
las pruebas sustantivas que realice.

1.7.03 Actividades de control

“Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un
reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la
prevención y neutralización de los riesgos.”24

23
NIA, Evaluación De riesgo y control interno, http://fccea.unicauca.edu.co/old/evaluacion.htm,
18/08/2009
24
Enrique Ladino, Control interno, Informe COSO,
http://www.monografias.com/trabajos12/comcoso/comcoso.shtml, 18/08/2009

14
“Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en
cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de
riesgos según lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen
los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.”25

Ejemplo de actividades de control:

- La revisión de alto nivel al desempeño actual.
- La administración del recurso humano.
- Los controles sobre el proceso de información.
- El resguardo de bienes.
- El establecimiento y revisión de medidas e indicadores de desempeño.
- La segregación de funciones y responsabilidades.
- La ejecución adecuada de transacciones o eventos.
- El acceso controlado y restringido a los bienes y registros.
- La apropiada documentación de las transacciones y del control interno.
- Las actividades de control en materia de Sistemas de Información

1.7.04 Información y comunicación

La “información pertinente debe ser identificada, capturada, procesada y comunicada
al personal en forma y dentro del tiempo indicado, de forma tal que le permita
cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas producen reportes conteniendo
información operacional, financiera y de cumplimiento que hace posible conducir y
controlar la Organización.”26

Es importante de la alta gerencia emita al personal un claro mensaje de las

responsabilidades que a su cargo están sobre el control y de las actividades
individuales que tienen relación con el trabajo de otros.

25
Enrique Ladino, Control interno, Informe COSO,
http://www.monografias.com/trabajos12/comcoso/comcoso.shtml, 18/08/2009
26
Ídem

15
Finalmente deben existir medios de comunicación de información relevante con los
mandos superiores, así como a entidades externas.

Ejemplo de información y comunicación:

Al momento de evaluar un sistema de información y comunicación, es necesario
tomar en consideración los siguientes puntos:

Información:
- “Obtención de la información externa e interna y como se suministran los
informes necesarios sobre la actuación de la empresa respecto a sus
objetivos.
- Suministro de información a las personas adecuadas.
- Desarrollo o revisión de los sistemas de información, con el fin de lograr
los objetivos de la entidad como los de cada actividad.
- Apoyo de la dirección al desarrollo de los sistemas de información
necesarios.”27

Comunicación:

- “La comunicación eficaz al personal de sus funciones y responsabilidades

de control.
- Establecimiento de líneas de comunicación para denuncias de actos
indebidos.
- Escucha activa y responsable por parte de la dirección.
- Nivel de apertura y eficacia en las líneas de comunicación con clientes,
proveedores y otros terceros.”28

1.7.05 Monitoreo
“Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el
tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las
circunstancias así lo requieran.”29

27
http://www.mercadotendencias.com/informe-coso-informacion-y-comunicacion/, 18/08/2009
28
Ídem
29
Enrique Ladino, Control interno, Informe COSO,
http://www.monografias.com/trabajos12/comcoso/comcoso.shtml, 18/08/2009

16
“El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la realización de las actividades
diarias en los distintos niveles de la entidad; de manera separada, por personal que no
es el responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control),
o mediante la combinación de ambas modalidades.”30

Ejemplo de monitoreo:

Existen varias actividades que permiten efectuar el seguimiento de la eficacia del

control interno como por ejemplo:

- Actividades corrientes de gestión que permiten la comunicación

interdisciplinaria, con lo cual cualquier discrepancia será cuestionada.
- Comunicaciones recibidas de terceros, las cuales podrían permitir
determinar la existencia de problemas internos.
- Supervisión rutinaria de las tareas administrativas, permitiendo
comprobar las funciones de control e identificar las deficiencias existentes.
- Comprobación física de los datos registrados en el sistema de
información.
- Recomendaciones periódicamente efectuadas por los auditores internos y
externo para mejorar los controles internos.
- Concurrir a seminarios de formación permitiendo obtener información
importante para mejorar los controles.
- Solicitar manifestaciones explícitas de comprobación del entendimiento y
cumplimiento del código de ética de la organización. 31

1.8. MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO
Para desarrollar un sistema de control interno es indispensable tener un amplio
conocimiento sobre las actividades que tiene la entidad, para ello es importante
identificar los métodos de recolección de información más viables a usar y poder
determinar los controles necesarios en el alcance de objetivos organizacionales:

30
Enrique Ladino, Control interno, Informe COSO,
http://www.monografias.com/trabajos12/comcoso/comcoso.shtml, 18/08/2009
31
http://www.mercadotendencias.com/informe-coso-informacion-y-comunicacion/, 18/08/2009

17
1.8.01 Cuestionario
Son elaborados previamente por el auditor. Representan una evaluación basadas en
preguntas a contestarse por los responsables, dichas preguntas se refieren a
procedimientos, controles, autorizaciones y responsables.

Los cuestionarios se realizan usando preguntas abiertas y cerradas. Las preguntas

cerradas son formuladas de tal manera que las respuestas afirmativas indican la
existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas
señalan una falla o debilidad en el sistema establecido. Las preguntas abiertas se
realizan para tener información complementaria.

 Ventajas
1. Representa un ahorro de tiempo.
2. Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si
algún procedimiento se alteró o descontinuó.
3. Las preguntas abiertas son flexibles, ya que nos permiten conocer la mayor parte
de las características del control interno.
4. Tiene una capacidad de cubrir cada área de auditoria con rapidez al principio de
la auditoria.
5. Identifica rápidamente las debilidades del control interno ya que con las
respuestas “no” se puede evidenciar inmediatamente una situación peligrosa
dentro del control.
6. Trata como ninguno de los otros métodos, con relativa profundidad, el elemento
clave de la entidad, es decir el elemento humano.
7. Ayuda a la supervisión.
8. Facilidad de un análisis posterior, con toda la información recolectada.
9. Rapidez en su aplicación.
10. Permite practicar las preguntas suficientes que nos ayuden a conocer los puntos
claves de la empresa.

18
 Desventajas
1. Su estudio puede ser laborioso por su extensión.
2. Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si
no existe una idea completa del porque de estas respuestas.
3. Algunas partes de los sistemas del cliente se examinan sin proporcionar una idea
general.
4. Falta de flexibilidad de las preguntas para aplicarse a diferentes tipos de empresa.
5. Si no se combinan entrevistas y observaciones, no se dará una aplicación correcta
de los cuestionarios sobre el control interno.
6. Existe tendencia a que los encuestados llenen las contestaciones de “si” y “no” de
un modo mecánico, sin una previa comprensión real de la pregunta.
7. Dificultad al comprobar el auditor la veracidad de las respuestas dadas.
8. Al aplicarse pueden existir la posibilidad de olvidar aspectos importantes en la
evaluación, especialmente en áreas de actividad poco comunes.
9. Las preguntas pueden tener un orden diferente de las secuencias lógicas de las
operaciones en la empresa.
10. Puede existir dificultad en el encuestado al llenar si no cuenta con un instructivo
previo de manejo de respuestas.

19
Ejemplo de cuestionario:
CN 10 “A”AUDITORES
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Cliente: ____________________________________
Ciclo: ____________________________________
Periodo al que corresponde la auditoría: ______________
Nombre: ____________________________________
Fecha: ____________________________________
Realizado por: ___________________________________
Firma: ____________________________________
Revisado por: ____________________________________

1. ¿Se llevan registros auxiliares del activo fijo en forma adecuada?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

2. ¿Se hace periódicamente el inventario físico del activo fijo y se compara con los
registros respectivos?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

3. ¿Quién es la persona encargada de la custodia de los activos fijos?

.........................................................................................................................................

4. ¿Con qué frecuencia son conciliados los registros auxiliares de depreciación con
el mayor general?
.........................................................................................................................................

5. ¿Los registros del activo fijo contienen la suficiente información y detalle según
las necesidades de la empresa?. Explique:
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

6. ¿Quién es la persona encargada de llevar el registro del activo fijo?

.........................................................................................................................................
7. ¿Los recuentos físicos se hacen bajo la supervisión de empleados no responsables
del cuidado y control de estas propiedades?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

8. ¿Existe una política definida sobre la autorización de inversiones en activo fijo?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

9. ¿La venta de activo fijo, requiere la autorización previa de los directivos?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
Elaborado por: Maritza Aguirre

20
1.8.02 Narrativa
Es la descripción por escrito de la estructura de control interno del cliente, indicando
de dónde provienen los documentos y cuál es su destino, cómo se lleva a cabo el
procedimiento y una inclinación de los procedimientos de control relacionados.

El uso narrativo es común para estructuras de control interno que es simple y sencillo
de escribir ya que es un estudio detallado de las operaciones del auditado.

El objetivo de las narrativas es identificar y detallar por áreas:

- “Los procedimientos y criterios de contabilidad empleados
- Las medidas de control interno existentes
- Los puntos efectivos y debilidades encontradas en el análisis de
procedimientos.”32

 Ventajas
1. El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor
conocimiento de la empresa.
2. Describe procedimientos, registros, formularios, archivos empleados y
departamentos que intervienen en el sistema.
3. Su uso es común para las estructuras de control interno que son simples y
sencillas de escribir.
4. Hay la posibilidad de expresar la situación real de la empresa mediante la
descripción.
5. Permite conceptualizar la descripción de las actividades y procedimientos
utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman
la entidad.

32
AGUIRRE, Juan, Op. Cit. p. 32

21
 Desventajas
1. Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
2. No se tiene un índice de eficiencia.
3. Dificultad de escribir los detalles de la estructura de control interno en palabras
claras y sencillas, como para un análisis eficaz de los controles y evaluación de
riesgo de control
4. Solo son practicas para describir sistemas relativamente simples y pequeños.
5. Muchas personas no tienen habilidad para expresar sus ideas por escrito, en
forma clara, concisa y sintética, originando que algunas debilidades en el control
no queden expresadas en la descripción.

Ejemplo de narrativa:

Muebles el Eucalipto/ Auditoría de Gestión Narrativa de Control Interno

relacionada con la compra de materia prima.
- Los ingenieros forestales salen a comprar bosques con un fondo rotativo de $
5000 que no se maneja en cuenta corriente abierta expresamente para el efecto.
- La empresa no cuenta con formatos, tipos de contratos para compra de bosques y
los ingenieros reportan los anticipos para la explotación de bosques en simples
recibos. Hubo un caso en el que el recibo se firmaba en una funda de papel.
- Cuando llegan las trozas de madera a la planta, éstas son medidas o cubicadas y
se firma una guía de recepción por parte de: bodegas, transportistas y visto bueno
del ingeniero forestal.
- El bodeguero maneja un control computarizado en cantidades de las materias
primas compradas.
- El kárdex que se lleva por cada tipo de material no es conciliado con el kardex
contable, ni cruzada la información con los contratos de compra.
- La empresa no conoce ni realiza liquidaciones entre contratos de explotación,
madera ingresada o bodega y liquidación a fondos rotativos.

Fuente: Método de Evaluación de Control Interno,

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/ctinmegp.htm,
18/08/2009

22
1.8.03 Flujograma
El flujograma es una representación gráfica de los procedimientos de la empresa, de
manera secuencial, que permite identificar rápidamente las deficiencias de
distribución de funciones y de autorización.

Cada profesional o analista establecerá y definirá la simbología que considere más

positiva y oportuna para su evaluación pero siempre y cuando se proceda a mantener
una uniformidad en la misma para el entendimiento del flujograma. La simbología
más comúnmente utilizada es la siguiente:

Actividad, Procedimiento,
Autorización

Preparación, emisión de
un documento

# Preparación, emisión de
un documento prenumerado

P Preparación, emisión de
un documento preimpreso

#P Preparación, emisión de
un documento prenumerado
y preimpreso

Archivo - Documento

Decisión

Conector (de procedimiento)

Línea de flujo

Conector de página

Fuente: Diagramas de flujo, http://www.monografias.com/trabajos53/diagrama-de-

flujo/diagrama-de-flujo2.shtml.

23
 Ventajas
1. Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.
2. Comunica con mayor facilidad las características de un sistema, en comparación
con el método narrativo, ya que es que mas sencillo seguir un diagrama que una
descripción.
3. Identifica procedimientos que sobran y que faltan, para ofrecer una información
completa.
4. Es una herramienta moderna y eficaz para evaluar los controles existentes.
5. Gracias a su claridad, simplicidad y orden lógico orienta la supervisión.

 Desventajas
1. Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema.
2. Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe
elaborar de nuevo.
3. No proporciona una señal muy clara de la ausencia de un control particular.
4. Requiere tiempo y esfuerzo para reunir muestras de documentos, entrevistas al
personal del cliente y observar el equipo de procesamiento de datos y otros
medios físicos.
5. A comparación de los demás métodos, no identifica rápidamente las debilidades
del control interno.

24
Ejemplo de flujograma:

25
1.8.04 Lista de chequeo
Es aquella que nos permite calificar el desempeño (efectividad – eficiencia –
eficacia) de un control o de un procedimiento, ayuda a asegurar que los controles se
realicen de manera sistemática y comprensiva, así como a identificar los diferentes
tipos de control que deben existir.

 Ventajas
1. Contrarrestar en prejuicio que con frecuencia se introduce en el criterio del
Auditor.
2. Facilita el registrar informaciones sobre el desempeño de un proceso.
3. Facilita la recolección de información de eventos que están sucediendo o que ya
se cedieron.
4. Permite observar el costo de una determinada operación a lo largo del tiempo.
5. Libertad de estudiar puntos esenciales de control.

 Desventajas
1. Falta de experiencia que afecte su habilidad para formular sólidos juicios
profesionales en situaciones complejas.
2. Al igual del cuestionario, la tendencia de dar contestaciones mecánicas
3. Pueden ser tomadas con sentido intimidatorio por parte del auditado.
4. Dificulta para aplicar este tipo de métodos de evaluación debido a su poco
conocimiento, es decir no es tan usado.
5. Si no están bien elaboradas podrían retrasar la auditoria debido a la repetición de
temas.

Ejemplo de lista de chequeo:

SI NO
1) Proceso adecuado para la autorización previa a la firma de un
cheque
A. ¿Previa a la firma del cheque se verifica la validez de la factura?
B. ¿Antes de firmar el cheque se revisa que esté totalmente lleno?

26
C. ¿Previamente se comprueba que el comprobante de egreso este
correctamente computado, es decir que tenga una exactitud aritmética?
D. ¿Se verifica que en el caso de existir comprobantes de retención, este
valor corresponda al porcentaje de ley establecido y que además tenga una
exactitud aritmética antes de firmar el cheque?
E. ¿Se verifica que se haya realizado más procesos de revisión, registro y
control, inspeccionando las firmas de responsabilidad?
Elaborado por: Maritza Aguirre

1.9. OTROS CONCEPTOS DE AUDITORÍA APLICABLES

1.9.01 Procedimientos para obtener evidencia de auditoría

El auditor necesita emplear mecanismos de recopilación de la evidencia de auditoría,
dichos procedimientos de auditoría son “operaciones específicas que se aplica en el
desarrollo de una auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias de
acuerdo con las circunstancias.”33

 Inspección
Es el “examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto
de establecer su existencia y autenticidad.”34 Este procedimiento nos facilita
especialmente en la constatación de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes.

Ejemplo:
En “Galextur” Cía. Ltda., se realiza la inspección de activos tangibles con respecto a
la existencia del activo equipo de computo mediante la examinación del activo y la
comparación con su respectivo kardex.

33
Enrique Ladino, Op. Cit., 18/08/2009
34
Ídem

27
 Observación
La observación es estar presente en el transcurso de todo o parte de un proceso
efectuado por el personal del departamento.

Este procedimiento es importante cuando el “auditor debe cerciorar de ciertos hechos

y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las
operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el
personal de la entidad ejecuta las operaciones.”35

Ejemplo:
Observación a cargo del auditor respecto al proceso de adquisición de inventarios, es
decir desde la emisión de la orden de compra hasta la recepción y almacenamiento de
mercadería a cargo del departamento contable en “Galextur” Cía. Ltda.

 Investigación y confirmación
La investigación es la “recopilación de información mediante platicas con los
funcionarios y empleados de la empresa. Generalmente se aplica al estudio del
control interno en su fase inicial y de las operaciones que no aparecen muy claras en
los registros.”36 Para que dicha información posteriormente sea confirmada, es decir
la “ratificación por parte de una persona ajena a la empresa, de la autenticidad de un
saldo, hecho u operación, en la que participo y por la cual esta en condiciones de
informar válidamente sobre ella.”37

Ejemplo:
El auditor investiga de manera formal directamente con el Banco los valores y
movimientos de la cuenta corriente del Banco de Pichincha que maneja “Galextur”

35
Enrique Ladino, Op. Cit. , 18/08/2009
36
MENDÍVIL, Víctor Manuel, Elementos de Auditoría, Ediciones contables, administrativas y
fiscales S.A. de C.V., Cuarta edición, México, 2000, p.28
37
Ídem, p. 28

28
Cía. Ltda., confirmando así los valores expuestos en el extracto bancario y la
conciliación bancaria de la empresa.

 Procedimientos de cómputo
Es el procedimiento que se usa “para verificar la exactitud y corrección aritmética de
una operación o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo
tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras
incluidas en una operación.”38

Ejemplo:
Durante el examen de documentos, el auditor vuelve a realizar las operaciones
aritméticas de las facturas de clientes, esto lo realiza tomando una muestra aleatoria
de los clientes existentes en Galextur.

 Procedimientos analíticos
Los procedimientos analíticos “consiste en la separación y evaluación crítica,
objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación,
actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y
conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes.”

Dichos procedimientos “están referidos a la comparación de cantidades, porcentajes

y otros. Las técnicas de análisis son especialmente útiles para determinar las causas y
efectos de los hallazgos de auditoría.”39

38
Enrique Ladino, Op. Cit., 18/08/2009
39
Ídem, 18/08/2009

29
Ejemplo:
El auditor analiza el índice de liquidez de “Galextur” Cía. Ltda., es decir el dinero en
efectivo disponible, su capacidad para cubrir sus obligaciones a corto plazo,
pudiendo recomendar un aumento en la productividad de los servicios.

1.9.02 Tipos de pruebas

Las pruebas se consideran técnicas o procedimientos para obtener evidencia
comprobatoria de auditoría.

 Pruebas de control o cumplimiento

Son aquella que ¨ofrecen evidencia de si los controles establecidos se aplican y si
funcionan eficazmente¨40. Dichas pruebas tiene la finalidad de ¨obtener evidencia
sobre los procedimientos de control interno, en los que el auditor encontrara
confianza sobre el sistema para determinar si están siendo aplicados en la forma
establecida. El auditor buscará asegurarse de la existencia del control, de la
efectividad con la que se desempeña dicho control y de determinar si los controles
han sido aplicados continuamente durante todo el periodo.¨41

 Pruebas sustantivas
Permite ¨detectar los errores materiales en los estados financieros, la cantidad de
pruebas que se apliquen dependerá principalmente de su opinión sobre su probable
existencia¨42
Este tipo de pruebas ¨son las que se aplican a cada cuenta en particular en busca de
evidencias comprobatorias¨.43

40
WHITTINGTON, Principios de Auditoría, Editorial McGRAW-HILL, Cuarta Edición, México,
2000, p.230
41
Las Pruebas de Auditoría, http://www.mailxmail.com/curso-elemental-auditoria/elementos-fase-
ejecucion-1
42
WHITTINGTON, Op. Cit. P.182
43
Giovanny E. Gómez, Programa de Auditoria y control interno para el manejo del disponible,
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no12/progctrlinter.htm

30
 Pruebas de detalle
Es aquella que nos permite obtener una muestra representativa, bajo el examen de las
partidas seleccionadas en todos sus detalles, es decir, desde el comienzo de la
operación hasta su terminación. Se considera además como la ¨extrapolación de las
conclusiones del análisis en detalle a la totalidad del universo¨44

 Pruebas analíticas
Estas pruebas ¨se utilizan haciendo comparaciones entre dos o más estados
financieros o haciendo un análisis de las razones financieras de la entidad para
observar su comportamiento.¨45

Ejemplo de pruebas:
Como parte del proceso de auditoría de los Estados Financieros se ha seleccionado la
siguiente transacción:

Empresa de Servicios Turísticos “Galextur” Cía. Ltda.

Libro Diario
Septiembre 2009
- en dólares-
FECHA DETALLE DEBE HABER
2009 ……… x ……….
Septiembre 02 Gasto sueldos 1.800,00
Retenciones en la fuente 172,00
Aporte personal (9.35%) 175,00
Bancos 1.453,00
P/r. pago de sueldos de la gerente
financiera de agosto/2009
Aplicar las pruebas de control y sustantivas

44
WHITTINGTON, Op. Cit. P.182
45
Giovanny E. Gómez, Programa de Auditoria y control interno para el manejo del disponible,
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no12/progctrlinter.htm

31
 Pruebas de control
Verificación y revisión de los roles de pagos en sus cálculos.

- Sueldo $1.800,00 correspondientes al mes de agosto del 2009, con la

verificación de días trabajados y el cargo realizado con el sueldo destinado a
un gerente financiero.
- Análisis en caso de que existan horas trabajadas fuera del horario normal, es
decir, horas extras, con la respectiva verificación del número de horas extras,
el cálculo respectivo.
- Si hay sueldos adicionales, analizando las políticas de origen y cálculo.
- Cálculo de retenciones en la fuente, tomando en cuenta sus ingresos y los
valores actuales expuestos para la determinación de retenciones en la fuente.
- Analizar si existen valores por diferentes tipos de descuentos tales como:
comisariato, seguros, anticipo de sueldos, préstamos diversos, etc.
- Determinar el valor correspondiente al aporte al IESS del 9.35% sobre los
ingresos del empleado.
- Revisión del contrato de la gerente y sus distintas clausulas laborales.
- Verificación que el empleado se encuentre afiliado al IESS, confirmando en
los avisos de entrada y aportación.
- Existencia de memos en su historial laboral.
- Confirmación física del empleado y de sus respectivos documentos de
identificación ciudadana, así como su hoja de vida.

32
 Pruebas sustantivas:
Corrección de exposiciones erróneas de carácter significativo:
Empresa de Servicios Turísticos “Galextur” Cía. Ltda.
Libro Diario
Agosto 2009
- en dólares-
FECHA DETALLE DEBE HABER
2009 ……… x ……….
Agosto 31 Gasto sueldos 1.800,00
Retenciones en la fuente 199,08
Aporte personal (9.35%) 168,30
Cuentas por pagar empleados 1.432,62
P/r. valores pendientes de pago por
sueldos.
……… x ……….
31 Gasto decimo tercer sueldo 150,00
Gasto decimo cuarto sueldo 18,17
Gasto fondos de reserva 150,00
Gasto vacaciones 75,00
Aporte patronal 218,70
Decimo tercer sueldo por pagar 150,00
Decimo cuarto sueldo por pagar 18,17
Fondos de reserva por pagar 150,00
Vacaciones por pagar 75,00
Aporte patronal por pagar 218,70
P/r. la provisión de beneficios sociales por
pagar.
……… x ……….
Septiembre 02 Cuentas por pagar empleados 1.432,62
Cuentas por cobrar empleados 20,38
Bancos 1.453,00
P/r el pago de sueldo al gerente

33
 Efectos:
- En el mes de agosto el valor correspondiente a gastos se subvaloró en
$2.411,87 ya que falto el registro de los gastos de sueldo al gerente de ventas
y de provisión de beneficios sociales respectivos.
- La utilidad ha sido sobrevalorada en el mes de agosto en dicha cantidad, ya
que no se registraron los valores del gasto por concepto de sueldos y
beneficios sociales y por tanto la utilidad fue elevada.
- El pasivo es subvalorado porque no se tomo a consideración el valor a pagar
de sueldos y beneficios sociales al gerente de ventas.
- En conclusión la información al no ser registrada correctamente, dificulta la
toma adecuada de decisiones de la administración.
- No se declaró la retención en el mes correcto lo que traerá sanciones de las
autoridades de control.

34
CAPITULO II

ANTECEDENTES Y DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

2.1. ANTECEDENTES

Galextur Cía. Ltda. es una empresa especializada en programas turísticos para las
Islas Galápagos, uno de los principales atractivos que posee es su Hotel Silberstein
que ofrece una hospitalidad tradicional junto con un moderno servicio de un hotel de
cuatro estrellas, está ubicado en Puerto Ayora, a cinco minutos de la Estación
Charles Darwin, y a 50 metros del mar, que también cuenta con su centro de buceo
para tours.

Además en sus oficinas de Quito, ubicadas en las calles Portugal 600 y 6 de

Diciembre, ofrecen la venta de pasajes nacionales e internacionales, tours continente
es decir dentro de Ecuador y los ya antes mencionados tours a Galápagos, así como
otros paquetes turísticos.
Ubicación de la oficina:

35
2.1.01 Historia

En 1.993 se fundó la empresa Servicios Turísticos Galextur Cía. Ltda., bajo escritura
de constitución la Sra. Alexandra de Creter, Gabriele Silberstein y Marcela de
Montero formaron esta sociedad. Entre los aportes de capital pagado por los socios
se encuentra la Residencial Angermeyer, la cual en el año 2.002 fue renombrada
como Hotel Silberstein.

En el año 2.004 fue abierto el centro de buceo en cooperación con Extradivers, sin
embargo el centro actualmente es operado por Subaqua de Munich/Alemania; en el
mismo año se realiza la adquisición del motovelero para cruceros Sulidae, que fue
operado por la empresa hasta inicios del año 2009. De igual manera se manejo bajo
leasing el Hotel Madeleine en Quito hasta finales del año 2009. Ver Anexo 1.

Galextur, extiende sus servicios ofreciendo como operadora turística la venta de

pasajes nacionales e internacionales y tours dentro del Ecuador y Sudamérica; que le
permite al cliente tener experiencias diferentes, únicas y de calidad.

2.1.02 Visión

Al 2013 Galextur pretende ser una empresa reconocida en el mercado nacional e

internacional por su gran eficiencia en el manejo de los atractivos turísticos de las
Islas Galápagos, su centro de buceo y demás servicios que ofrecen a sus clientes,

36
comprometidos con el cuidado de la ecología y atentos a prestar servicios de calidad
a todos sus clientes.

2.1.03 Misión

La misión de Galextur es satisfacer las necesidades turísticas de sus clientes tanto

nacionales como internacionales a través de servicios seguros y de calidad que
garanticen la plena satisfacción del usuario sin atentar con la seguridad del medio
ambiente y del turista, ofreciendo a sus accionistas una rentabilidad creciente y a sus
empleados un cálido ambiente laboral en donde puedan desarrollar plenamente sus
competencias profesionales en las diferentes áreas laborales.

2.1.04 Objetivos

Basados en la misión de Galextur podemos identificar los siguientes objetivos

corporativos:

 Incrementar los ingresos en un 40% hasta el 2012 a través de la captación de

clientes nuevos, diversificación y creación de nuevos servicios lo que permitirá
mejorar los volúmenes de ventas y mejorar la rentabilidad de la empresa.

 Desarrollar un sistema de comunicación interno óptimo que fortalezca y

garantice un clima laboral adecuado para los miembros de la organización a
través de talleres y capacitaciones altamente calificadas al personal.

 Posicionarse en el mercado brindando servicios personalizados de alta calidad

garantizando la confianza, fidelidad y plena satisfacción del cliente nacional y
extranjero.

37
2.1.05 Organigrama Funcional

Fuente: Empresa de Servicios Turísticos Galextur

38
2.2. ANÁLISIS AMBIENTAL

2.2.01 Análisis económico

“Como se conoce, el Ecuador es uno de los países con mayor

biodiversidad, en las cuatro regiones naturales se pueden encontrar
una infinidad de especies vegetales y animales, pues tenemos la
ventaja de contar con alrededor de 1 640 clases de pájaros, 4500
especies de mariposas, 345 de reptiles, 358 de anfibios y 258 de
mamíferos, entre otras. Las actividades turísticas del Ecuador
representan la tercera fuente de ingreso de divisas a la balanza de
bienes y servicios, superada únicamente por el petróleo y el banano.
Mientras tanto, la promoción de los atractivos turísticos, la calidad de
servicios a escala internacional y unas instalaciones adecuadas deben
ser las principales herramientas que atraigan al turismo extranjero.”46

Al organizar las actividades económicas de la sociedad entorno a Galextur, vemos

que esta entidad al ofrecer sus servicios turísticos, brinda a la sociedad la
oportunidad de acceder a mejores ingresos con nuevas fuentes de empleo,
distribución de recursos y sobretodo desenvolvimiento en el mercado a nivel
nacional e internacional, ya que la empresa opera con sus servicios en diferentes
áreas, de las cuales la principal está ubicada en las Islas Galápagos, las mismas que
están consideradas como uno de los mayores tesoros que encontramos en el Océano
Pacífico, no en vano son Patrimonio de la Humanidad por la UNESCO. “Las
Galápagos son un conjunto de islas que encontramos a unos 950 kilómetros de
Ecuador en el Océano Pacífico, son un conjunto de Islas de clima templado, tropical,
con temperaturas que van de los 23 a los 34 grados durante todo el año. Las islas
Galápagos son la cuna del estudio de la evolución de Charles Darwin, estas islas son
famosas en el mundo entero por su fauna, por sus tortugas conocidas como

46
http://www.explored.com.ec/noticias-ecuador/el-ecuador-turistica-muestra-su-diversidad-205453-
205453.html

39
Galápagos, es un espacio protegido, y muy interesante desde el punto de vista
turístico.”47

Por lo mencionado anteriormente Galextur ha centrado su atención en los tours a las

islas encantadas ya que por todos sus atractivos y destellante magia se convierte en
un lugar bastante atractivo tanto para el turista nacional como internacional, por estas
razones en el Hotel Silberstein perteneciente a Galextur, ofrece alojamiento,
alimentación y otros servicios como lavandería, tours dentro de la Isla, tours de
buceo, transporte, piscina, entre otros para hacer de la estadía de sus clientes un
verdadero sueño.

Entre los diferentes paquetes turísticos que se ofrecen el de mayor acogida por el
mercado, es el tour combinado, que comprende itinerarios desde 3 días / 2 noches,
hasta 8 días / 7 noches, incluyendo el alojamiento, 3 comidas diarias, excursiones e
impuestos; además el traslado al hotel, el primer día almuerzo y visita a la Estación
Charles Darwin, así como al momento del retorno se incluye el traslado al
aeropuerto.

De igual manera al ser una operadora turística vende pasajes nacionales e

internacionales, tours a galápagos como se menciono anteriormente, y tours
continente, es decir dentro del país; es así que a continuación se indicara los
porcentajes de ventas de los servicios que la empresa pone a disposición de sus
clientes los mismos que representan las principales fuentes de ingresos.

47
http://ecuador.costasur.com/es/islas-galapagos.html

40
 VENTAS AL
PRINCIPALES SERVICIOS 31-12-2009 PORCENTAJE
HOSPEDAJE GALÁPAGOS 224.523,18 10%
RESTAURANTE GALÁPAGOS 246.975,50 11%
TOUR CONTINENTE 112.261,59 5%
TOUR COMBINADO 875.640,40 39%
TOUR CENTRO BUCEO 314.332,45 14%
PASAJES NACIONALES 291.880,13 13%
PASAJES INTERNACIONALES 179.618,54 8%
TOTAL 2.245.231,79 100%

Fuente: Estado de Resultados al 31 de diciembre del 2010 empresa de servicios

“Galextur Cía. Ltda.”

De esta forma observamos que el servicio con mayor participación en la generación

de ingresos para la empresa está dado por los tours combinados ya que por sus
características resultan ser los más atractivos para el turista al momento de elegir,
luego de este ítem vemos que vienen las demás opciones de servicios con porcentajes
mucho menores pero de gran importancia al momento de generar ingresos a la
entidad, es así que para tener una idea mucho más clara de esta información
presentamos a continuación el siguiente grafico.

Elaborado por: Maritza Aguirre

41
2.2.02 Análisis socio-cultural

Galextur mantiene sus normas respaldadas sobre documentos legalizados, como

lo es el reglamento interno de trabajo, por el cual se busca la armonía entre las
personas que conforman la empresa, el buen convivir, al normar reglas que
deben ser cumplidas y respetadas.

Los valores éticos, morales que se mantienen tratan de llevar adelante prácticas
en beneficio de la institución, salvaguardando sus intereses y el bien de la
comunidad.

Por estas razones uno de los objetivos corporativos es desarrollar un sistema de

comunicación óptimo que fortalezca el clima laboral de Galextur ya que esto
garantizará un ambiente de trabajo basado en la confianza y el apoyo
interpersonal lo cual permitirá mantener una relación con el cliente mucho más
fuerte y siempre buscando la satisfacción total de éste ya que son ellos quienes
generaran mayores fuentes de ingreso y una buena reputación y aceptación en el
mercado turístico del Ecuador.

2.2.03 Análisis tecnológico

Como sabemos en el mundo actual contar con una adecuada infraestructura
tecnológica es de vital importancia para toda empresa que pretenda dar un plus
competitivo a sus servicios ya que cualquier tipo de ayuda o servicio tecnológico que
se ofrezca al cliente será muy bien visto por el mismo, además que es una buena
forma de mantener al cliente mucho más tiempo dentro de las instalaciones
accediendo a mayores servicios y porque no precautelando la seguridad de éste al no
tener que salir innecesariamente a buscar servicios de internet, fax etc.

42
Por lo tanto los medios tecnológicos, son aquellos que permiten a la empresa
brindar un servicio de óptimo rendimiento, razón por la cual las instalaciones del
Hotel Silberstein tienen tecnología avanzada, como sistema de aire
acondicionado, servicio de lavandería, sistema telefónico, servicio de fax,
Internet, etc.

Igualmente las instalaciones de quito, cuentan con los beneficios tecnológicos

que permiten cumplir con las diarias actividades de todos nuestros clientes, como
Internet, fax, scanner, data-fast.

En cuanto a la contabilización de las diferentes transacciones de Galextur se lo

realiza en el sistema contable T-Max que pese a ser un sistema contable antiguo,
se adapta a las necesidades que la empresa tiene.

Para cuidar de la seguridad tanto de los bienes como de las personas que conforman
la organización, se cuenta con medios de seguridad como alarmas en las
instalaciones, guardianía y otros mecanismos que garantizan una estadía segura y
agradable en las instalaciones.

2.3. ANÁLISIS FODA

Es importante analizar la situación actual de una organización, con el fin único de

obtener conclusiones que permitan superar situaciones a futuro, de esta manera a
continuación se detallara cada uno de los puntos que conforman en análisis FODA de
Galextur y que reflejan la situación real de la misma.

43
2.3.01 Fortalezas

 Cuenta con un fortalecido y valioso capital humano, es decir sus empleados,

los mismos que se encuentran plenamente comprometidos a buscar el
beneficio de la empresa.

 Poseen un clima organizacional favorable al desenvolvimiento de las

actividades laborales lo cual permite obtener mejores resultados en los
trabajos asignados a nivel grupal como en el desenvolvimiento personal de
cada uno de nuestros colaboradores.

 El capital que posee la empresa es propio.

 Los empleados cuentan con amplios servicios de seguridad personal ya que

estos además de contar con el seguro social tienen acceso a un costo
razonable de un plan de seguro de Salud.

2.3.02 Oportunidades

 El sector turístico ecuatoriano es bastante atractivo a nivel mundial por lo

que tiene una gran acogida y demanda en el mercado externo por las
diferentes variedades y destinos turísticos al que el cliente puede acceder.

 La participación de Galextur en ferias internacionales brinda a la empresa

mayores niveles de difusión y promoción.

 Las relaciones comerciales que se mantienen con los proveedores son

positivas y bastante serias ya que no se mantienen situaciones de morosidad
lo cual nos brinda la posibilidad de acceder a dichos servicios en cualquier

44
 momento según los requerimientos de la empresa y obtener una respuesta
favorable y rápida de nuestro proveedor.

2.2.03 Debilidades

 Galextur no posee:

- Manual orgánico de funciones.

- Manual de inducción al personal de reciente ingreso.

- Instructivo para el manejo de procesos contables.

- Lineamientos para la evaluación de gestión de personal.

 El sistema de control interno que de algún modo no se encuentra definido

extraoficialmente a través de la práctica diaria.

 Su sistema informático contable T-Max, es un programa antiguo en el

mercado, que puede ocasionar perdida de información, ineficiencia en las
operaciones y convertirse en un programa obsoleto.

2.2.04 Amenazas

 Altos índices de desempleo.

 Situación económica mundial inestable.

 Calentamiento global el cual vuelve cada vez más vulnerable y frágiles a los
diferentes ecosistemas y atractivos turísticos del Ecuador.

45
 Los ecosistemas de Galápagos sensibles lo cual requieren un manejo
altamente responsable y en beneficio del medio ambiente a fin de preservar
el mismo y no perder la principal fuente de ingresos.

 La competencia en el mercado nacional es creciente ya que cada vez existen

en el país muchas más operadores de turismo lo que nos ubica frente al reto
de diversificar nuestros servicios volviéndolos más atractivos, económicos y
que se ajusten plenamente a las necesidades y gustos del turista.

46
 2.2.05 Matriz FODA
Factores internos
Factores externos
OPORTUNIDADES
1. La participación de Galextur en ferias
internacionales brinda a la empresa
mayores niveles de difusión y
promoción.
2. El sector turístico ecuatoriano es
bastante atractivo a nivel mundial por
lo que tiene una gran acogida y
FORTALEZAS
1. Fortalecido y valioso capital humano,
sus empleados se encuentran plenamente
comprometidos a buscar el beneficio de
la empresa.
2. Los empleados cuentan con amplios
servicios de seguridad personal ya que
estos además de contar con el seguro
social tienen acceso a un costo razonable
de un plan de seguro de Salud.
3. Clima organizacional favorable al
desenvolvimiento de las actividades
laborales lo cual permite obtener mejores
resultados en los trabajos asignados a
nivel grupal como en el
desenvolvimiento personal de cada uno
de nuestros colaboradores.
ESTRATEGIA FO
1. Mediante el capital humano que tiene la
empresa, se puede dar a conocer a nivel
internacional los servicios que se ofrece.
2. El negocio del turismo hoy en día es uno de
los principales fuentes económicas del país, y
ciertamente ofrece a sus empleados muchas
oportunidades de crecimiento y seguridad
47
DEBILIDADES
1. Galextur no posee:
- Manual orgánico de funciones.
- Manual de inducción al personal de
reciente ingreso.
- Instructivo para el manejo de procesos
contables.
- Lineamientos para la evaluación de
gestión de personal.
2. El sistema de control interno que de algún
modo no se encuentra definido
extraoficialmente a través de la práctica
diaria.
3. Su sistema informático contable T-Max,
es un programa antiguo en el mercado,
que puede ocasionar pérdida de
información, ineficiencia en las
operaciones y convertirse en un programa
obsoleto.
ESTRATEGIA DO
1. Se debe fortalecer la empresa con la
implementación de procedimientos escritos
bajo manuales, los cual la hace una
organización más formal ante el mercado
internacional.
2. El turismo necesita ser desarrollado en todos
sus ámbitos, para ello es de suma importancia
 demanda en el mercado externo por las
diferentes variedades y destinos
turísticos que existen.
3. Las relaciones comerciales que se
mantienen con los proveedores son
positivas y bastante serias, no existen
situaciones de morosidad
AMENAZAS
1. La competencia en el mercado nacional
es creciente ya que cada vez existen en
el país muchas más operadoras de
turismo lo que nos ubica frente al reto
de diversificar nuestros servicios
volviéndolos más atractivos,
económicos y que se ajusten
plenamente a las necesidades y gustos
del turista.
2. Altos índices de desempleo.
3. Situación económica mundial inestable.
laboral.
3. Por medio de un clima organizacional
favorable podemos acceder a los servicios de
los proveedores en cualquier momento según
los requerimientos de la empresa y obtener
una respuesta favorable y rápida.
ESTRATEGIA FA
1. La diferencia entre empresas es muchas 1.
veces marcado por el capital humano que
cada una ofrece, esto permite que Galextur
reduzca y pueda controlar la gran
competencia en el mercado del turismo. 2.
2. Gracias a que Galextur ofrece a sus
empleados muchos beneficios laborables,
disminuye el impacto que produce el
desempleo en nuestro país.
3. Si la empresa maneja un favorable clima 3.
organizacional permite que la empresa
mantenga incentivado a su personal, de esta
manera la estabilidad económica interna que
mejora la situación económica del país.
48
que el control interno en la empresa se
encuentre definido formalmente, en medio
escrito, de esta manera se obtendrá los
resultados tan deseados por la empresa.
3. Se debe mejorar el sistema informático, de ello
depende mucho la fiabilidad de la
información, de esta manera se debe
aprovechar las buenas relaciones comerciales
para cambiar o innovar dicho sistema
informático contable.
ESTRATEGIA DA
Se debe formalizar de manera escrita muchos
de los procesos y actividades que existen en la
empresa y evitar la constante competencia del
mercado.
Sin control interno no podemos medir la
competencia que tiene el empleado ante las
actividades que realiza, es por ello que en
consecuencia se disminuiría el alto índice de
desempleo en el país.
Si los medios informáticos no son los
adecuados, estos deben modificarse, ya que se
vuelven obsoletos, y en consecuencia
producen pérdidas económicas nacionales que
ciertamente afecta a nivel mundial.
CAPÍTULO III
ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO

3.1. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

En la Empresa de Servicios Turísticos Galextur Cía. Ltda. se han analizado los
principales procedimientos entorno a sus actividades diarias, con el fin único de
identificar las falencias y necesidades de mejoramiento en la empresa.

3.1.01 Elaboración y aplicación de cuestionarios

Para recopilar la información necesaria de análisis se aplicaron los siguientes
cuestionarios de control interno en las principales áreas:
 Activos Fijos
 Nómina
 Patrimonio
 Ventas
 Costos
 Compras

Ver Anexo 2

49
 AGUIRRE UPS AUDITORES
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Cliente: Servicios Turísticos "Galextur" Cía. Ltda.
Ciclo: Activos Fijos
Periodo al que corresponde la auditoría: Año 2009
Nombre: ____________________________________
Fecha: 2009-2010
Realizado por: Maritza Aguirre
Firma: ____________________________________
Revisado por: Lcdo. Jorge Zapata

1. ¿Se llevan registros auxiliares del activo fijo en forma adecuada?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

2. ¿Se hace periódicamente el inventario físico del activo fijo y se compara con los
registros respectivos?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

3. ¿Quién es la persona encargada de la custodia de los activos fijos?

.........................................................................................................................................

4. ¿Con qué frecuencia son conciliados los registros auxiliares de depreciación con
el mayor general?
.........................................................................................................................................

5. ¿Los registros del activo fijo contienen la suficiente información y detalle según
las necesidades de la empresa?. Explique:
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

6. ¿Quién es la persona encargada de llevar el registro del activo fijo?

.........................................................................................................................................

50
7. ¿Los recuentos físicos se hacen bajo la supervisión de empleados no responsables
del cuidado y control de estas propiedades?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

8. ¿Existe una política definida sobre la autorización de inversiones en activo fijo?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

9. ¿La venta de activo fijo, requiere la autorización previa de los directivos?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

10. ¿Cuáles son los procedimientos que se lleva para la venta de activo fijo?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

11. ¿Se llevan registros del activo totalmente depreciado a que aún se encuentre en
uso, aún cuando se haya dado de baja en los libros?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

12. ¿Qué porcentajes de depreciación de activos fijos mantiene la empresa

actualmente?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

13. ¿Sigue la empresa con una política adecuada y bien definida para distinguir las
adiciones capitalizables de la erogación que deben considerarse?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
14. Indique el proceso que se maneja en la valuación de los activos fijos
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

51
15. La administración de que manera documenta, comunica y autoriza los criterios
seguidos por el valuador para llevar a cabo la valuación de activos fijos?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

16. ¿Quién revisa y aprueba los avalúos y que procedimientos se sigue?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

17. ¿Qué controles y documentación soporte mantiene la compañía por las adiciones
y bajas del período a informar a los valuadores?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

18. ¿Con qué periodicidad realizan los valuadores pruebas físicas de los activos?
.........................................................................................................................................

52
 AGUIRRE UPS AUDITORES
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Cliente: Servicios Turísticos "Galextur" Cía. Ltda.
Ciclo: Nómina
Periodo al que corresponde la auditoría: Año 2009
Nombre: ____________________________________
Fecha: 2009-2010
Realizado por: Maritza Aguirre
Firma: ____________________________________
Revisado por: Lcdo. Jorge Zapata

1. ¿El número de funcionarios es proporcional al volumen de operaciones?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Explique: ........................................................................................................................

2. ¿Existe la adopción de mediadas preventivas de seguridad industrial, salud de

personal y mantenimiento de adecuadas condiciones físicas de trabajo?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

3. ¿Hay una inducción a los empleados nuevos respecto de sus atribuciones y

responsabilidades?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

4. ¿Se han dado a conocer a los empleados de la entidad aspectos relacionados con:
 Normas generales de operación?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Políticas sobre salarios y prestaciones sociales?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

53
 Medidas de seguridad industrial, higiene?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Políticas de promoción?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Políticas y normas disciplinarias?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

5. ¿Se informa periódicamente a los empleados acerca de los logros, las necesidades
y del desarrollo de la empresa, y del personal?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

6. La carpeta personal de cada empleado/a, está completa y actualizada, es decir

incluye todos los documentos relevantes desde que se incorporó a la institución
(solicitud de personal, hoja de vida, contrato de trabajo, informes, etc)
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

7. ¿Se investigan el carácter y las referencias de la hoja de vida de los candidatos a

cargos de responsabilidad, especialmente en cargos de confianza y manejo?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

8. ¿Existen formatos adecuados y específicos para los procedimientos relacionados

con el pago de la nómina?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

9. ¿Qué beneficios tiene el empleado, fuera de los requeridos por ley?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

54
10. ¿Se cuenta con un programa sistematizado de pago de nómina?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones:................................................................................................................

11. ¿Están claramente definidos los responsables del diligenciamiento, la

recolección, la revisión, verificación y el pago de nómina?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

12. ¿Quién se encarga de realizar y revisar los roles de pago de nómina?

.........................................................................................................................................

13. Incluyen en esa revisión:

 Comprobación aritmética
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones:................................................................................................................
 Sueldo corresponde al mes, con la verificación de días trabajados y el cargo que
mantiene.
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Existencia de horas extras, con la respectiva verificación del número de horas y
el cálculo respectivo.
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Sueldos adicionales, analizando las políticas de origen y cálculo.
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Cálculo de retenciones en la fuente, tomando en cuenta sus ingresos y los valores
actuales expuestos para la determinación de retenciones en la fuente.
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Existencia de valores por diferentes tipos de descuentos tales como: comisariato,
seguros, anticipo de sueldos, préstamos diversos, etc.
Si : ...... No : ...... N/A : ......

55
Observaciones: ...............................................................................................................
 Valor correspondiente al aportes tanto personales como patronales al IESS
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Valores por provisión en beneficios sociales vigentes en la ley
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Revisión del contrato en sus distintas cláusulas laborales.
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Verificación que el empleado se encuentre afiliado al IESS, confirmando en los
avisos de entrada y aportación.
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Existencia de memos en su historial laboral.
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

14. ¿Se mantienen registros detallados del pasivo y el gasto de los siguientes, si
aplica:
 Vacaciones
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Días por enfermedad
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Pensiones
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Indemnizaciones
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

56
15. ¿Todo lo relacionado a los beneficios de los empleados es monitoreado por
personal conocedor de las leyes y regulaciones aplicables?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Quién lo hace?: ..............................................................................................................

57
 AGUIRRE UPS AUDITORES
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Cliente: Servicios Turísticos "Galextur" Cía. Ltda.
Ciclo: Patrimonio
Periodo al que corresponde la auditoría: Año 2009
Nombre: ____________________________________
Fecha: 2009-2010
Realizado por: Maritza Aguirre
Firma: ____________________________________
Revisado por: Lcdo. Jorge Zapata

1. ¿Cuál es la naturaleza de las participaciones?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

2. ¿Se lleva un registro de acciones y la parte proporcional que les pertenece a cada
socio?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

3. ¿Cuál es el proceso de pago de dividendos?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

4. ¿Existen restricciones de importancia contable en las estipulaciones relacionadas

con las participaciones?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

5. ¿Mantiene la empresa libros certificados de acciones del capital de los socios?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

58
6. ¿Se mantiene alguna política de aumentos de capital?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

7. En caso afirmativo ¿Qué política se usa?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

8. ¿Cuál es el proceso de aumento de capital?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

9. ¿Quién es la persona encargada de autorizar el aumento de capital?

.........................................................................................................................................

10. ¿Quién es la persona encargada de registrar dicho proceso?

........................................................................................................................................

11. ¿Se realizan revalorizaciones?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

12. ¿Con qué frecuencia se revaloriza?

.........................................................................................................................................

13. ¿Cuál es el proceso de revalorización?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

14. ¿En la empresa se efectúan aportes para futuras capitalizaciones?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

59
15. ¿Quiénes son las personas encargadas de autorizar y procesar los aportes para
futuras capitalizaciones?
.........................................................................................................................................

16. Indique el proceso de aportes para futuras capitalizaciones

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

17. ¿Quién reconcilia las cuentas patrimoniales?

.........................................................................................................................................

18. ¿Qué reservas tiene la empresa?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

19. ¿Cuál es el destino de dichas reservas?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

20. ¿Quién autoriza el manejo y uso de reservas?

.........................................................................................................................................

60
 AGUIRRE UPS AUDITORES
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Cliente: Servicios Turísticos "Galextur" Cía. Ltda.
Ciclo: Ventas
Periodo al que corresponde la auditoría: Año 2009
Nombre: ____________________________________
Fecha: 2009-2010
Realizado por: Maritza Aguirre
Firma: ____________________________________
Revisado por: Lcdo. Jorge Zapata

1. ¿Quién es la o las personas encargadas de procesar la venta (acuerdos con el

cliente y emisión de factura) en las siguientes áreas?
 Centro de Buceo .......................................................................................................
 Venta de Pasajes ......................................................................................................
 Venta de Tours..........................................................................................................
 Ventas Hotel Galápagos............................................................................................
 Ventas Restaurante Galápagos..................................................................................

2. ¿Cómo se define el precio de venta?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

3. ¿Cuál es el procedimiento que se lleva para la venta en las siguientes áreas?

 Centro de Buceo
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
 Venta de Pasajes
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
 Venta de Tours
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

61
 Ventas Hotel Galápagos
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
 Ventas Restaurante Galápagos
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

4. ¿Describa el control de ventas al contado?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

5. ¿Quién recibe el dinero de la venta?

.........................................................................................................................................

6. ¿Quién prepara, realiza y revisa el depósito?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

7. ¿Cómo son verificados los depósitos en la cuentas del bancarias?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

8. ¿Describa el control de ventas a crédito?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

9. ¿Cuáles son las políticas que se maneja en ventas a crédito?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

10. ¿Quién autoriza las ventas a crédito?

.........................................................................................................................................

62
11. ¿Para dar crédito, se estudia los antecedentes de los clientes?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

12. ¿Cómo son realizadas las cobranzas?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

13. ¿Qué documentos respalda la venta?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

14. ¿Los documentos que respaldan la venta son entregados oportunamente al

departamento de contabilidad?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

15. ¿Quién se encarga de receptar y revisar las facturas y comprobantes de retención

en caso de que exista?
.........................................................................................................................................

16. Incluyen en esa revisión:

 ¿La comprobación aritmética?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 ¿La verificación de la aplicación de impuestos vigentes?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 ¿La comprobación del servicio entregado, precios y condiciones de venta?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

63
17. ¿Se revisa la secuencia numérica de facturas cuidando que las cobradas sean
fácilmente identificadas?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

18. ¿Se verifica que los precios a los cuales se facturó sean los mismos autorizados
según listas de precios vigentes?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Quién lo hace: ...............................................................................................................

19. ¿Se suman las facturas para verificar que integren el total registrado en el
período?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

20. ¿Las facturas y documentos son entregadas y registradas en el sistema por el

departamento de contabilidad?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

21. ¿Quiénes preparan los siguientes registros?

 Reportes de cuentas por cobrar.................................................................................
 Asiento de diario.......................................................................................................
 Registro en el mayor.................................................................................................

22. ¿Se revisan auxiliares de clientes, para determinar el correcto registro en el

sistema informático?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

23. ¿Se compara los saldos de cuentas por cobrar de las diferentes áreas de venta
contra los saldos recibidos en las confirmaciones de saldos de los clientes?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

64
24. ¿Con qué frecuencia existe dicha comparación de saldos?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

65
 AGUIRRE UPS AUDITORES
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Cliente: Servicios Turísticos "Galextur" Cía. Ltda.
Ciclo: Costos
Periodo al que corresponde la auditoría: Año 2009
Nombre: ____________________________________
Fecha: 2009-2010
Realizado por: Maritza Aguirre
Firma: ____________________________________
Revisado por: Lcdo. Jorge Zapata

1. ¿Quién autoriza y procesa los gastos?

.........................................................................................................................................

2. ¿Cómo se manejan los reembolsos por gastos del personal?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

3. ¿Qué comprobantes respaldan dichos gastos?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

4. ¿Qué requerimientos exige la empresa para el reconocimiento de los reembolsos?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

5. ¿Los gastos previstos son también autorizados?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

6. ¿Cómo se maneja las comisiones en la venta de boletos y tours?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

66
7. ¿Cómo se maneja los gastos de feria al exterior?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

8. ¿Cuál es el proceso que se mantiene para el control de las comandas en el

restaurante?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

9. ¿Todos los materiales de consumo son adquiridos mediante guías?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

10. Indique el proceso de registro de costos en la empresa

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

11. ¿Quién es la persona encargada de registrar y revisar dichos registros?

.........................................................................................................................................

12. ¿Existe una bodega especial de materiales de consumo?

 Para el restaurante
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Para el hotel
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

13. ¿Quién es el responsable de dicha bodega?

 Restaurante:...............................................................................................................
 Hotel:.........................................................................................................................

67
14. ¿La bodega está debidamente protegida?
 Restaurante
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................
 Hotel
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones:...............................................................................................................

15. ¿Antes de la aprobación de los pagos se analiza documentos de respaldo?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Cuáles? : .........................................................................................................................

16. ¿Los pagos que no relacionan al pago del personal, ni con materiales (seguros,
alquileres, fuerza motriz, luz, teléfono, impuestos, etc.), son previamente
analizados?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

17. ¿Cuál es la rutina de autorizaciones y análisis?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

18. ¿Quién aprueba dichos pagos?

.........................................................................................................................................

19. ¿Los gastos eventuales, es decir de naturaleza especial son sometidos a

aprobación?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

20. ¿Quién es el encargado en aprobar para su respectivo pago?

.........................................................................................................................................

68
21. ¿Se revisan los pagos mediante auxiliares de tal forma que impida el doble pago
de gastos?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

69
 AGUIRRE UPS AUDITORES
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Cliente: Servicios Turísticos "Galextur" Cía. Ltda.
Ciclo: Compras
Periodo al que corresponde la auditoría: Año 2009
Nombre: ____________________________________
Fecha: 2009-2010
Realizado por: Maritza Aguirre
Firma: ____________________________________
Revisado por: Lcdo. Jorge Zapata

1. ¿Quién es la persona encargada de autorizar las compras?

.........................................................................................................................................

2. ¿Cuál es la rutina de autorizaciones para las adquisiciones?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

3. ¿Cuál es el procedimiento que se lleva para la compra de bienes y/o servicios?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

4. ¿Se hacen las compras solamente basándose en solicitudes o pedidos firmados

por personas autorizadas?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

5. ¿Se necesitan aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase,

cantidad y otras limitaciones? Explique qué políticas se maneja
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

70
6. ¿Existen listados de proveedores elaborada debidamente revisado y autorizado?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

7. ¿Se hacen compras exclusivamente a proveedores incluidos en estos listados?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

8. ¿Quién realiza las compras?

.........................................................................................................................................

9. ¿Con qué frecuencia se realizan las compras?

.........................................................................................................................................

10. ¿Los pedidos son pre enumerados y se lleva un control de ellos?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

11. ¿Indican los pedidos las condiciones de pago y precio?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

12. ¿Cuántas copias se preparan del pedido y que distribución se les da?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

13. ¿Existe un espacio físico adecuado para almacenar los bienes adquiridos?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

14. ¿Quién es la persona encargada de la recepción de las compras cuando llegan a la

bodega?
.........................................................................................................................................

71
15. ¿Qué medidas se adoptan para inspeccionar las especificaciones y la calidad de
las mercaderías recibidas?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

16. ¿Existe un verificación entre el pedido y lo que se recibe?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

17. ¿Quién se encarga de recibir y revisar las facturas de los proveedores?

.........................................................................................................................................

18. Incluyen en esa revisión:

 ¿La comprobación aritmética?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

 ¿La verificación de la aplicación de impuestos vigentes?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

 ¿La comprobación de la cantidad, calidad, precios y condiciones mediante la

comparación con los pedidos e inspección física?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

19. ¿Recibe el departamento de contabilidad directamente las facturas de los

proveedores?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

20. ¿En caso afirmativo, que controles se manejan sobre las facturas?
.......................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

72
21. ¿Quién aprueba los pagos?
.........................................................................................................................................

22. ¿Revisa periódicamente el departamento de auditoría externa los precios pagados

por los bienes o servicios para verificar si esos precios no son superiores a los
vigentes en el mercado?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

23. Para el pago en efectivo, cheque o transferencia se requieren en los comprobantes

antes de ser pagados:
 ¿Aprobación de precios?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

 ¿Validez de facturas y comprobantes de retención?

Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

 ¿Revisión aritmética?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

24. ¿Quién es la persona encargada de autorizar los pagos a proveedores?

.........................................................................................................................................

25. ¿Cuál es el proceso de autorización de pago a proveedores?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

26. ¿Cuántas firmas se encuentran registradas y cuantas son requeridas para la

emisión de cheques?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

73
27. ¿Quiénes son los firmantes autorizados?
.........................................................................................................................................

28. ¿Se cuenta con la seguridad necesaria para el manejo y custodia de las chequeras,
y otros documentos importantes?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

29. ¿Si se llega al convenio de crédito, la empresa mantiene un sistema de aviso de

vencimiento?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

30. ¿Cómo son procesados los saldos deudores en proveedores?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

31. ¿Qué control se da a dichos saldos deudores en proveedores?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

32. ¿Se pone claramente en duplicados de las facturas recibidas de los proveedores el
sello ¨DUPLICADO¨ o se identifican de alguna otra manera para impedir el pago
duplicado?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

33. ¿Quién es la persona encargada de llevar el registro las adquisiciones?

.........................................................................................................................................

34. ¿Describa el proceso de registro de las compras?

........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

74
35. ¿Los registros de las compras son comparados con el mayor, cuando menos una
vez al año?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

36. ¿Se adjuntan a los comprobantes los documentos que le sirven de base y se
archivan con ellos?
Si : ...... No : ...... N/A : ......
Observaciones: ...............................................................................................................

37. ¿Con qué frecuencia son conciliados los saldos con las confirmaciones de
proveedores?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

75
3.1.02 Elaboración de flujogramas
En la diagramación de procesos se tomaron a consideración los siguientes ciclos:
 Activos Fijos
 Nómina
 Patrimonio
 Venta Pasajes
 Ventas Quito - Hotel Silberstein
 Ventas Galápagos - Hotel Silberstein
 Ventas Quito - Tours Continente
 Costos
 Compras

76
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
ACTIVO FIJO
CONTADOR MENSAJERO/
GENERAL ASISTENTE BODEGUERO
SUB GERENTE Quito CONTABLE Quito Quito
Mónica Chamorro Danilo Villarreal Carmen Pavón Marcos Carlosama

Ver flujograma de compras 1

Archivar la factura de la compra y copia del egreso en la carpeta

1 de activos fijos

entregar al LC1 *
custodio
2 Entregar al custodio responsable los activos fijos adquiridos
receptar
requerimientos
3 Receptar requerimientos verbales o vía e-mail de activos fijos

comunicar para
4 Comunicar a Sub gerencia para su debida autorización autorización

no LC2

5 Aprobar el requerimiento de activos fijos Apruebo?

si

6 Entregar activo fijo solicitado entregar activo

7 Comunicar la entrega del activo fijo al contador comunicar

Elaborado por: Maritza Aguirre

* LC = Lista de chequeo

77
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
NÓMINA
CONTADOR ASISTENTE MENSAJERO/
PRESIDENTE SUB GERENCIA GENERAL CONTABLE BODEGUERO
EJECUTIVO Quito Quito Quito Quito

Werner Silberstein Mónica Chamorro Danilo Villarreal Yessenia Espinosa Marcos Calosama

1 Se recepta cartas de necesidad de nuevo personal.

pedir publicar vacante

2 Pedir al asistente publicar la vacante en la empresa.

Publicar en un diario local o en internet la vacante publicar

3 existente.
Receptar solicitud de empleo para el registro como
aspirante acompañando con los siguientes documentos: -
cedula de identidad, -certificado de votación, o pasaporte, -
libreta de servicio militar, -record policial, -certificados de
comportamiento, voluntad o colaboración en el desempeño
de funciones de trabajos anteriores, -carnet del IESS, - #P
LC3
4 partida de matrimonio o unión de hecho, y partidas de
nacimiento de hijos si fuera el caso, -certificados o títulos
que acrediten su instrucción educativa, sea esta secundaria,
superior, post-grado, maestría, cursos, etc., -certificado
medico otorgado por el Ministerio de Salud Pública.

entregar

5 Entregar todos los documentos a sub gerencia.

A

78
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
NÓMINA
CONTADOR ASISTENTE MENSAJERO/
PRESIDENTE SUB GERENCIA GENERAL CONTABLE BODEGUERO
EJECUTIVO Quito Quito Quito Quito

Werner Silberstein Mónica Chamorro Danilo Villarreal Yessenia Espinosa Marcos Calosama

6 Analizar carpetas existentes.

analizar

no
Decidir candidatos idóneos para el puesto. Quienes?

7 si
Comunicarse con los candidatos para una entrevista llamar al candidato

8 previa a la decisión.

entrevistar
Entrevistar a los candidatos.
9
reunirse
Reunirse con el Presidente Ejecutivo.
10

no
Decidir contratar al candidato idóneo para el cargo. Contratar?
LC4

11 si

convenir
12 Convenir términos del contrato.

79
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
NÓMINA
CONTADOR ASISTENTE MENSAJERO/
PRESIDENTE SUB GERENCIA GENERAL CONTABLE BODEGUERO
EJECUTIVO Quito Quito Quito Quito

Werner Silberstein Mónica Chamorro Danilo Villarreal Yessenia Espinosa Marcos Calosama

Preparar contrato laboral (con dos copias, una para

13 archivo de la empresa y otra para el empleado).
Entregar el contrato al representante legal, quien entregar

14 hace las veces de presidente ejecutivo.

Firmar como empleador en el contrato. firmar
15

entregar
Entregar el contrato firmado a sub gerencia.
16
hacer firmar
Hacer firmar al nuevo empleado el contrato laboral.
17
Entregar el contrato al mensajero para legalizarlo entregar

18 en las autoridades pertinentes.

llevarlo a la autoridad
Llevar el contrato a la autoridad vigente de
legalizar el contrato.
19 legalizar
20 Hacer legalizar el contrato laboral.

80
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
NÓMINA
CONTADOR ASISTENTE MENSAJERO/
PRESIDENTE SUB GERENCIA GENERAL CONTABLE BODEGUERO
EJECUTIVO Quito Quito Quito Quito

Werner Silberstein Mónica Chamorro Danilo Villarreal Yessenia Espinosa Marcos Calosama

21 Entregar el contrato legalizado al contador. entregar

Registrar el aviso de entrada al empleado en el

#P
22 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Archivar los documentos del empleado (curriculum
vitae, contrato legalizado, aviso de entrada al IESS
23 y otros).
Dar la inducción al personal nuevo
(responsabilidades, normas generales de operación,
inducción
políticas sobre salarios y beneficios sociales,
medidas de seguridad industrial e higiene, políticas
24 y normas disciplinarias).
Preparar rol de pagos y provisiones (global de la
empresa y rol individual con dos copias, una para #P

25 archivo de la empresa y otra para el empleado).

26 Generar Comprobante de Egreso (con dos copias,
una para archivo de la empresa y otra para el #P
empleado).

81
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
NÓMINA
CONTADOR ASISTENTE MENSAJERO/
PRESIDENTE SUB GERENCIA GENERAL CONTABLE BODEGUERO
EJECUTIVO Quito Quito Quito Quito

Werner Silberstein Mónica Chamorro Danilo Villarreal Yessenia Espinosa Marcos Calosama

D
si
no
Pagar?

27 Procesar el pago. si
no
transferencia bancaria
Pago al contado (Cheque o Transferencia). Contado?

28
cheque

Verificar fondos suficientes en la cuenta bancaria

disponibilidad

29 para el pago del cheque.

Realizar cheque. #P
30
entregar
Entregar el cheque al empleado.
32
requerir nº cta.
Pedir el número de cuenta del empleado.
33
Procesar la transferencia bancaria en la pagina web #P

34 del banco.
imprimir
35 Imprimir el comprobante de transferencia bancaria.

E F

82
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
NÓMINA
CONTADOR ASISTENTE MENSAJERO/
PRESIDENTE SUB GERENCIA GENERAL CONTABLE BODEGUERO
EJECUTIVO Quito Quito Quito Quito

Werner Silberstein Mónica Chamorro Danilo Villarreal Yessenia Espinosa Marcos Calosama

E F

Registrar el valor transferido en el Auxiliar de registrar

36 Transferencias Bancarias.
Verificar con el empleado que la transferencia ha
verificar
37 sido efectiva en su cuenta bancaria.
Hacer firmar al empleado el recibí conforme en el hacer firmar

38 comprobante de egreso.
39 Archivar los documentos resultado del pago del rol
de pagos.

Elaborado por: Maritza Aguirre

83
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
PATRIMONIO
JUNTA PRESIDENTE JEFE CONTADOR ASISTENTE
GENERAL EJECUTIVO FINANCIERO GENERAL Quito CONTABLE Quito
DE SOCIOS Werner
Silberstein Fanny Félix Danilo Villarreal Carmen Pavón
convocatoria LC5
Se convoca a junta de socios para tratar
1 asuntos varios.
Se presentan los informes financieros presentación

2 correspondientes al año
Se decide el manejo de dividendos, si se si pago dividendos
aprueba el pago de dividendos a los socios o dividendos

caso contrario se aporta dichos valores para no

futuras capitalizaciones

3 futuras capitalizaciones.
Se realiza el registro contable en T-MAX de
los valores correspondientes a los dividendos
jornalizar
en la cuenta aportes para futuras
4 capitalizaciones.

Se imprime el asiento contable del valor #P

5 correspondiente a futuras capitalizaciones.
Se archiva el documento en los libros de la
6 empresa. LC6

Se realiza el registro contable en T-MAX de

los valores correspondientes a los dividendos jornalizar

7 para el pago a los socios.

84
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
PATRIMONIO
JUNTA PRESIDENTE JEFE CONTADOR ASISTENTE
GENERAL EJECUTIVO FINANCIERO GENERAL Quito CONTABLE Quito
DE SOCIOS Werner
Silberstein Fanny Félix Danilo Villarreal Carmen Pavón

Se imprime el asiento contable del valor #P

8 correspondiente a futuras capitalizaciones.
si no
transferencia bancaria
Procesar el pago al contado (Cheque o
9 Transferencia). cheque si

Verificar fondos suficientes en la cuenta disponibilidad

10 bancaria para el pago del cheque.
#P
11 Realizar cheque.
Hacer firmar por una de las tres personas firmas
12 registradas en el Banco.

entregar ch/
13 Entregar el cheque.

cta.socios

20 Pedir el número de cuenta a los socios.

B C

85
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
PATRIMONIO
JUNTA PRESIDENTE JEFE CONTADOR ASISTENTE
GENERAL EJECUTIVO FINANCIERO GENERAL Quito CONTABLE Quito
DE SOCIOS Werner
Silberstein Fanny Félix Danilo Villarreal Carmen Pavón

B C

Procesar la transferencia bancaria en la pagina transferir

21 web del banco.

Imprimir el comprobante de transferencia
22 bancaria.
Registrar el valor transferido en el Auxiliar de registrar

23 Transferencias Bancarias.
Confirmar con el socio que la transferencia ha verificar
24 sido efectiva en su cuenta bancaria .
Hacer firmar al socio el recibí conforme en el hacer firmar
25 asiento contable.

26 Archivar los documentos.

Elaborado por: Maritza Aguirre

86
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS PASAJES
JEFE DEL
CONTADOR ASISTENTE
DEPARTAMENTO DE GENERAL CONTABLE MENSAJERO
VENTA PASAJES Quito Quito Quito Quito

Edmundo Castillo Danilo Villarreal Carmen Pavón Marco Carlosama

promocionar
Promocionar el servicio de pasajes nacionales e
1 internacionales.
Pedir preferencias y necesidades al cliente en el pasaje ( pedir preferencias

2 fechas, horario, aerolínea).

no
disponible?
3 Revisar disponibilidad de vuelos. si
Llenar el auxiliar de reservas con información del
#P LC7
cliente (nombres y apellidos, cedula de ciudadanía,
4 pasaporte).
llamar

5 Comunicarse con la aerolínea.

Reservar el vuelo con la aerolínea en el sistema reservar

6 informático.
convenir pago

7 Convenir forma de cobro.

8 Imprimir ticket electrónico (una copia para el cliente y
otra para el departamento de contabilidad). #P

87
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS PASAJES
JEFE DEL
CONTADOR ASISTENTE
DEPARTAMENTO DE GENERAL CONTABLE MENSAJERO
VENTA PASAJES Quito Quito Quito Quito

Edmundo Castillo Danilo Villarreal Carmen Pavón Marco Carlosama

Entregar al asistente contable ticket electrónico y el entregar

9 auxiliar de reservas.
revisar docum.

10 Revisar documentos receptados.

Facturar el ticket vendido (una copia para el cliente, la
LC8
segunda para contabilidad, y la tercera para el #P
11 departamento de ventas ). no

si contado
cobro?

12 Procesar el cobro. si
no
crédito?

13 Cobro a simple crédito si

Programar con el cliente las cuotas y fecha de plazo de programar

14 cobro.
15 Esperar se culmine el plazo de cobro si no
se culminó?

88
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS PASAJES
JEFE DEL
CONTADOR ASISTENTE
DEPARTAMENTO DE GENERAL CONTABLE MENSAJERO
VENTA PASAJES Quito Quito Quito Quito

Edmundo Castillo Danilo Villarreal Carmen Pavón Marco Carlosama

tarjeta de crédito si
no
Cobro al contado (Efectivo, Cheque o Transferencia, Tarjeta
16 de crédito). si
si efectivo
transferencia bancaria
cheque
receptar efvo.

17 Receptar el dinero en efectivo.

contarlo

18 Contar el dinero recibido.

entregar

19 Entregar el valor de cobro al mensajero.

receptar
20 Receptar dinero, cheque o vaucher.
depositar
21 Depositar en la cuenta bancaria para pasajes.
entregar pap.

22 Entregar papeleta de deposito.

verificar

23 Verificar el deposito en la cuenta bancaria.

C D E F G

89
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS PASAJES
JEFE DEL
CONTADOR ASISTENTE
DEPARTAMENTO DE GENERAL CONTABLE MENSAJERO
VENTA PASAJES Quito Quito Quito Quito

Edmundo Castillo Danilo Villarreal Carmen Pavón Marco Carlosama

C D E F G

24 Receptar el cheque. receptar ch/

Llamar a Telechek proporcionando la información llamar a Telechek

necesaria para verificar que existen los fondos
25 necesarios para cobrar el valor del cheque.
Entregar al cliente el número de cuenta del banco de entregar cta.

26 pasajes.
Receptar el comprobante de transferencia bancaria del receptar transf.

27 cliente.
receptar tarj.
28 Recibir la tarjeta de crédito.

29 Poner el código de seguridad en el data fast.

30 Ingresar el valor a cobrar.

Imprimir el vaucher (una copia al cliente y otra al #P
31 departamento de contabilidad).
32 Hacer firmar al cliente el vaucher. hacer firmar

90
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS PASAJES
JEFE DEL
CONTADOR ASISTENTE
DEPARTAMENTO DE GENERAL CONTABLE MENSAJERO
VENTA PASAJES Quito Quito Quito Quito

Edmundo Castillo Danilo Villarreal Carmen Pavón Marco Carlosama

33 Receptar del comprobante de retención. receptar c.r.

Verificar la validez del comprobante de retención

(comprobación aritmética, aplicacion de porcentajes de revisar
ley, sin tachones, sin enmendaduras, datos correctos y
34 completos de la empresa, firmas).
Se entrega auxiliar de reservas, ticket impreso, factura, entrega doc.
comprobante de retención y comprobante de cobro (papeleta
35 de deposito) al contador.
revisar
36 Analizar documentos recibidos.
Generar Comprobante de Ingreso (una copia para el cliente #P
37 y otra para archivo).
Hacer firmar al cliente el recibí conforme en el comprobante
hacer firmar
38 de ingreso.

39 Archivar los documentos resultado de la venta.

Elaborado por: Maritza Aguirre

91
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS QUITO - HOTEL SILBERSTEIN
JEFE DEL OPERADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE VENTAS CONTADOR VENTAS HOT.REST. ASISTENTE MENSAJERO
Quito JEFE FINANCIERO GENERAL Quito Quito CONTABLE Quito Quito

Ma.Fernanda Sánchez/
Guisela Lugmaña Fanny Félix Danilo Villarreal Ma.Paulina Falconí Carmen Pavon Marco Carlosama

Promocionar el servicio turistico en las promocionar

instalaciones del Hotel - Restaurante

Silberstein en Galápagos, con tours
1 programados y su centro de buceo.

receptar informacion

Receptar personalmente o via e-mail,

preferencias y necesidades al cliente (
nombres y apellidos, cedula de ciudadania o
pasaporte, nacionalidad, fecha de entrada y
fecha de salida, numero y tipo de
2 habitaciones,nombre de la persona o agenc
no
disponible?
3 Revisar disponibilidad. si
Realizar la reserva con el bloqueo en el bloqueo de reserva

4 avance del mes.

92
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS
JEFE DEL QUITO - HOTEL SILBERSTEINOPERADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE VENTAS CONTADOR VENTAS HOT.REST. ASISTENTE MENSAJERO
Quito JEFE FINANCIERO GENERAL Quito Quito CONTABLE Quito Quito
Ma.Fernanda Sánchez/
Guisela Lugmaña Fanny Félix Danilo Villarreal Ma.Paulina Falconí Carmen Pavon Marco Carlosama

convenir cobro

5 Convenir forma de cobro.

Facturar el servicio vendido (con tres
#P
copias: cliente, departamento de ventas no

6 y contabilidad).

si contado
Procesar el cobro. cobrar?

7
si
no crédito
Cobro a simple crédito. crédito?

8 si

Programar con el cliente las cuotas y fecha

de plazo de cobro. programar

9
si no
se culminó?

10 Se culmino el plazo de pago.

93
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS QUITO - HOTEL SILBERSTEIN
JEFE DEL OPERADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE VENTAS CONTADOR VENTAS HOT.REST. ASISTENTE MENSAJERO
Quito JEFE FINANCIERO GENERAL Quito Quito CONTABLE Quito Quito

Ma.Fernanda Sánchez/
Guisela Lugmaña Fanny Félix Danilo Villarreal Ma.Paulina Falconí Carmen Pavon Marco Carlosama

B
no
tarjeta de crédito si
si
Cobro al contado (Efectivo, Cheque, cheque

11 Transferencia o Tarjeta de crédito). si si

transferencia bancaria efectivo

receptar efvo.
Receptar el dinero en efectivo.
12
contarlo
Contar el dinero recidido.
13
entregar
Entregar el valor de cobro al mensajero.
14
Receptar dinero, cheque o vaucher. receptar
15
depositar

16 Depositar en la cuenta bancaria.

C D E F G H

94
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS QUITO - HOTEL SILBERSTEIN
JEFE DEL OPERADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE VENTAS CONTADOR VENTAS HOT.REST. ASISTENTE MENSAJERO
Quito JEFE FINANCIERO GENERAL Quito Quito CONTABLE Quito Quito

Ma.Fernanda Sánchez/
Guisela Lugmaña Fanny Félix Danilo Villarreal Ma.Paulina Falconí Carmen Pavon Marco Carlosama

C D E F G H

entregar compr.

17 Entregar comprobante de deposito.

Verificar el deposito en la cuenta depos.efectivo?
no

18 bancaria.
si
Receptar el cheque. receptar ch/
19
Llamar a Telechek proporcionando la
no
información requerida para verificar que si
fondos?
existen los fondos necesarios para
20 cobrar el valor del cheque.
Entregar al cliente el número de cuenta del entregar cta.

21 banco.
Receptar el comprobante de tranferencia receptar transf.

22 bancaria del cliente o su comunicación.

C D I

95
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS QUITO - HOTEL SILBERSTEIN
JEFE DEL OPERADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE VENTAS CONTADOR VENTAS HOT.REST. ASISTENTE
Quito JEFE FINANCIERO GENERAL Quito Quito CONTABLE Quito MENSAJERO Quito

Ma.Fernanda Sánchez/
Guisela Lugmaña Fanny Félix Danilo Villarreal Ma.Paulina Falconí Carmen Pavon Marco Carlosama

C D I

receptar tarj.

23 Recibir la tarjeta de crédito.

Ingresar el código de seguridad en el data ingresar cod.
24 fast.

Ingresar el valor a cobrar. ingresar valor

25
Imprimir el vaucher (una copia al cliente y
#P
26 otra al departamento de contabilidad).
Hacer firmar al cliente el vaucher.
27 hacer firmar

receptar c.r.

28 Receptar del comprobante de retención.

96
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS QUITO - HOTEL SILBERSTEIN
JEFE DEL OPERADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE VENTAS CONTADOR VENTAS HOT.REST. ASISTENTE
Quito JEFE FINANCIERO GENERAL Quito Quito CONTABLE Quito MENSAJERO Quito

Ma.Fernanda Sánchez/
Guisela Lugmaña Fanny Félix Danilo Villarreal Ma.Paulina Falconí Carmen Pavon Marco Carlosama

J
Verificar la validez del comprobante de
retención (comprobación aritmética, sin
revisar
tachones, sin enmendaduras, datos
correctos y completos de la empresa,
29 firmas)
Se entrega auxiliar de reservas, factura, entrega doc.

comprobante de retención y comprobante

de cobro (papeleta de deposito, copia
transferencia) al contador.
30
revisar
Analizar documentos recibidos.
31
Generar Comprobante de Ingreso (una #P
32 copia para el cliente y otra para archivo).
Hacer firmar al cliente el recibí conforme
hacer firmar
33 en el comprobante de ingreso.
Archivar los documentos resultado de la
34 venta.
Elaborado por: Maritza Aguirre

97
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS GALÁPAGOS - HOTEL SILBERSTEIN
JEFE DE
PRESIDENTE JEFE RECEPCIÓN CONTADOR CONTADORA
EJECUTIVO FINANCIERO Galápagos GENERAL Quito RECEPCIONISTAS Galápagos

Werner Mariuxi Chavez MENSAJERO

Silberstein Fanny Félix Chacon Daniela Danilo Villarreal /Constante Andrea Karina Munoz Galápagos
Promocionar el servicio turistico en
promocionar
las instalaciones del Hotel -
Restaurante Silberstein en Galápagos,
tours programados y su centro de
1 buceo.

Recibir al cliente y consultar sus receptar informacion

necesidades ( fechas, número de

2 personas a hospedarse, servicios
adicionales, número y tipo de
habitaciones).

no
Revisar disponibilidad. disponible?
3 si
Llenar la tarjeta de registro, con #P
4 información del cliente: nombres y
apellidos, cedula de ciudadania o
A

98
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS GALÁPAGOS - HOTEL SILBERSTEIN
PRESIDENTE JEFE DE RECEPCIÓN CONTADOR CONTADORA
EJECUTIVO JEFE FINANCIERO Galápagos GENERAL Quito RECEPCIONISTAS
Mariuxi Galápagos
Werner Silberstein Fanny Félix Chacon Daniela Danilo Villarreal Chavez/Cons-tante Karina Munoz MENSAJERO Galápagos

convenir cobro

5 Convenir forma de cobro.

Facturar el servicio vendido (con tres
#P
copias: cliente, departamento de no

6 ventas y contabilidad).

si contado
Procesar el cobro. cobrar?

7
si
no crédito
Cobro a simple crédito. crédito?

8 si

Programar con el cliente las cuotas y

fecha de plazo de cobro. programar

9
si no
se culminó?

10 Se culmino el plazo de pago.

99
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS GALÁPAGOS - HOTEL SILBERSTEIN
PRESIDENTE JEFE DE RECEPCIÓN CONTADOR CONTADORA
EJECUTIVO JEFE FINANCIERO Galápagos GENERAL Quito RECEPCIONISTAS Galápagos
Mariuxi
Chavez/Constante
Werner Silberstein Fanny Félix Chacon Daniela Danilo Villarreal Andrea Karina Munoz MENSAJERO Galápagos

B
no
tarjeta de crédito si
si
Cobro al contado (Efectivo, Cheque, cheque

11 Transferencia o Tarjeta de crédito). si si

transferencia bancaria efectivo

receptar efvo.
Receptar el dinero en efectivo.
12
contarlo
Contar el dinero recidido.
13
entregar
Entregar el valor de cobro al mensajero.
14
Receptar dinero, cheque o vaucher. receptar
15
depositar

16 Depositar en la cuenta bancaria.

C D E F G H

100
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS GALÁPAGOS - HOTEL SILBERSTEIN
JEFE DE
PRESIDENTE JEFE RECEPCIÓN CONTADOR CONTADORA
EJECUTIVO FINANCIERO Galápagos GENERAL Quito RECEPCIONISTAS Galápagos

Werner Mariuxi Chavez MENSAJERO

Silberstein Fanny Félix Chacon Daniela Danilo Villarreal /Constante Andrea Karina Munoz Galápagos

C D E F G H

entregar compr.

17 Entregar comprobante de deposito.

no
Verificar el deposito en la cuenta depos.efectivo?

18 bancaria.
si
Receptar el cheque. receptar ch/
19
Llamar a Telechek proporcionando la
no
información requerida para verificar si
fondos?
que existen los fondos necesarios
20 para cobrar el valor del cheque.
Entregar al cliente el número de cuenta entregar cta.

21 del banco.
receptar transf.
Receptar el comprobante de tranferencia
22 bancaria del cliente o su comunicación.

C D E

101
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS GALÁPAGOS - HOTEL SILBERSTEIN
JEFE DE
PRESIDENTE JEFE RECEPCIÓN CONTADOR CONTADORA
EJECUTIVO FINANCIERO Galápagos GENERAL Quito RECEPCIONISTAS Galápagos

Werner Mariuxi Chavez MENSAJERO

Silberstein Fanny Félix Chacon Daniela Danilo Villarreal /Constante Andrea Karina Munoz Galápagos

C D E

receptar tarj.

23 Recibir la tarjeta de crédito.

Ingresar el código de seguridad en el ingresar cod.

24 data fast.

Ingresar el valor a cobrar. ingresar valor

25

Imprimir el vaucher (una copia al cliente #P

y otra al departamento de contabilidad).
26
Hacer firmar al cliente el vaucher.
27 hacer firmar

Receptar del comprobante de receptar c.r.

28 retención.

102
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS GALÁPAGOS - HOTEL SILBERSTEIN
JEFE DE
PRESIDENTE JEFE RECEPCIÓN CONTADOR CONTADORA
EJECUTIVO FINANCIERO Galápagos GENERAL Quito RECEPCIONISTAS Galápagos
Werner Mariuxi Chavez MENSAJERO
Silberstein Fanny Félix Chacon Daniela Danilo Villarreal /Constante Andrea Karina Munoz Galápagos

F
Verificar la validez del comprobante
de retención (comprobación revisar
aritmética, sin tachones, sin
enmendaduras, datos correctos y
29 completos de la empresa, firmas).
P
Registrar la venta en el reporte de
ventas diarias.
30
Redactar el reporte de Facturas,
depositos, ventas de alimentos y P

31 bebidas semanales.
32 Se envia a las oficinas de quito: tarjeta de
registro y reserva de servicios, factura,
comprobante de retención, comprobante de
enviar doc.
cobro (papeleta de deposito, transferencia),
reporte de ventas diarias, reporte de
facturas, depositos, venta de alimentos y be
G

103
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS GALÁPAGOS - HOTEL SILBERSTEIN
JEFE DE
PRESIDENTE JEFE RECEPCIÓN CONTADOR CONTADORA
EJECUTIVO FINANCIERO Galápagos GENERAL Quito RECEPCIONISTAS Galápagos
Werner Mariuxi Chavez MENSAJERO
Silberstein Fanny Félix Chacon Daniela Danilo Villarreal /Constante Andrea Karina Munoz Galápagos

revisar

33 Analizar documentos recibidos

entrega doc.

34 Entregar al contador.

#P
35 Generar Comprobante de Ingreso.

firmar

36 Firmar el visto bueno.

Archivar los documentos resultado de la

37 venta.
Elaborado por: Maritza Aguirre

104
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS QUITO - TOUR CONTINENTE
JEFE DEL OPERADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
ASISTENTE
DE VENTAS JEFE CONTADOR DE VENTAS CONTABLE MENSAJERO
Quito FINANCIERO GENERAL Quito Quito Quito Quito

Guisela Lugmaña Fanny Félix Danilo Villarreal Yadira Mera Carmen Pavon Marco Carlosama

promocionar

Promocionar el servicio de tours

1 continente (tours dentro del Ecuador).
Receptar personalmente o vía e-mail,
preferencias y necesidades al cliente
(nombres y apellidos, cedula de ciudadania o
pasaporte, nacionalidad, fechas, número y tipo
de habitaciones,nombre de la persona o agencia receptar
información
que hace la reserva, referencias especiales o
nombre del grupo, requerimientos de transporte
y guía, teléfono, fax o e-mail, itinerario, lugares
de visita, hoteles de preferencia, número de
personas a hospedarse, idioma para la no
2 guía,servicios adicionales). disponible?

Revisar disponibilidad en lugares de

3 visita, transporte, guia y hoteles. si

bloqueo de reserva
Realizar la reserva con el bloqueo en el
4 avance del mes
A

convenir cobro

#P

105
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
JEFEVENTAS
DEL QUITO - TOUR CONTINENTEOPERADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE VENTAS JEFE CONTADOR VENTAS ASISTENTE
Quito FINANCIERO GENERAL Quito Quito CONTABLE Quito MENSAJERO Quito
Guisela Lugmaña Fanny Félix Danilo Villarreal Yadira Mera Carmen Pavon Marco Carlosama

convenir cobro

5 Convenir forma de cobro.

Facturar el servicio vendido (con tres
#P
copias: cliente, departamento de ventas no

6 y contabilidad).

si contado
Procesar el cobro. cobrar?

7
si
no crédito
Cobro a simple crédito. crédito?

8 si

Programar con el cliente las cuotas y fecha

de plazo de cobro. programar

9
si no
se culminó?

10 Se culmino el plazo de pago.

106
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS QUITO - TOUR CONTINENTE
JEFE DEL OPERADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE VENTAS JEFE CONTADOR VENTAS ASISTENTE
Quito FINANCIERO GENERAL Quito Quito CONTABLE Quito MENSAJERO Quito
Guisela Lugmaña Fanny Félix Danilo Villarreal Yadira Mera Carmen Pavon Marco Carlosama

B
no
tarjeta de crédito si
si
Cobro al contado (Efectivo, Cheque, cheque

11 Transferencia o Tarjeta de crédito). si si

transferencia bancaria efectivo

receptar efvo.
Receptar el dinero en efectivo.
12
contarlo
Contar el dinero recidido.
13
entregar
Entregar el valor de cobro al mensajero.
14
Receptar dinero, cheque o vaucher. receptar
15
depositar

16 Depositar en la cuenta bancaria.

C D E F G H

107
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS QUITO - TOUR CONTINENTE
JEFE DEL OPERADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE VENTAS JEFE CONTADOR VENTAS ASISTENTE MENSAJERO
Quito FINANCIERO GENERAL Quito Quito CONTABLE Quito Quito
Guisela Lugmaña Fanny Félix Danilo Villarreal Yadira Mera Carmen Pavon Marco Carlosama

C D E F G H

entregar compr.

17 Entregar comprobante de deposito.

Verificar el deposito en la cuenta depos.efectivo?
no

18 bancaria.
si
Receptar el cheque. receptar ch/
19
Llamar a Telechek proporcionando la
no
información requerida para verificar que si
fondos?
existen los fondos necesarios para
20 cobrar el valor del cheque.
Entregar al cliente el número de cuenta del entregar cta.

21 banco.
Receptar el comprobante de tranferencia receptar transf.

22 bancaria del cliente o su comunicación.

C D I

108
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS QUITO - TOUR CONTINENTE
JEFE DEL OPERADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE VENTAS JEFE CONTADOR VENTAS ASISTENTE MENSAJERO
Quito FINANCIERO GENERAL Quito Quito CONTABLE Quito Quito
Guisela Lugmaña Fanny Félix Danilo Villarreal Yadira Mera Carmen Pavon Marco Carlosama

C D I

receptar tarj.

23 Recibir la tarjeta de crédito.

Ingresar el código de seguridad en el data ingresar cod.
24 fast.

Ingresar el valor a cobrar. ingresar valor

25
Imprimir el vaucher (una copia al cliente y #P
26 otra al departamento de contabilidad).
Hacer firmar al cliente el vaucher.
27 hacer firmar

receptar c.r.

28 Receptar del comprobante de retención.

109
J
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
VENTAS QUITO - TOUR CONTINENTE
JEFE DEL OPERADOR
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE
DE VENTAS JEFE CONTADOR VENTAS ASISTENTE MENSAJERO
Quito FINANCIERO GENERAL Quito Quito CONTABLE Quito Quito
Guisela Lugmaña Fanny Félix Danilo Villarreal Yadira Mera Carmen Pavon Marco Carlosama

J
Verificar la validez del comprobante de
retención (comprobación aritmética, sin
revisar
tachones, sin enmendaduras, datos
correctos y completos de la empresa,
29 firmas)
Se entrega auxiliar de reservas, factura, entrega doc.

comprobante de retención y comprobante

de cobro (papeleta de deposito, copia
transferencia) al contador.
30
revisar
Analizar documentos recibidos.
31
Generar Comprobante de Ingreso (una #P
32 copia para el cliente y otra para archivo).
Hacer firmar al cliente el recibí conforme
hacer firmar
33 en el comprobante de ingreso.
Archivar los documentos resultado de la
34 venta.
Elaborado por: Maritza Aguirre

110
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
COSTOS
CONTADOR ASISTENTE MENSAJERO/
SUBGERENCIA GENERAL CONTABLE BODEGUERO
Quito Quito Quito Quito
EMPLEADO
Mónica Chamorro Danilo Villarreal Carmen Pavón Marcos Calosama GALEXTUR

Ver flujograma de compras

Comunicar la existencia de bienes y/o servicios comunicar

1 requeridos por el empleado

Solicitar verbalmente mercaderías a bodega, basado en la LC9 solititar

2 comanda
comunicar

3 Comunicar a Sub-gerencia para su debida autorización

LC10
no
Apruebo?

4 Autorizar la salida de mercaderias de bodega si

preparar

5 Preparar mercadería requerida

receptar
Recibe los productos para el proceso de atención al
6 cliente

111
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
COSTOS
CONTADOR ASISTENTE MENSAJERO/
SUBGERENCIA GENERAL CONTABLE BODEGUERO
Quito Quito Quito Quito
EMPLEADO
Mónica Chamorro Danilo Villarreal Carmen Pavón Marcos Calosama GALEXTUR

entregar
7 Entregar a contabilidad las comandas
analizar
8 Analizar documentos recibidos, para cargar a costos

jornalizar
Generar Asiento contable en el sistema informático
9 T-Max
#P

10 Imprimir asiento contable

Archivar los documentos resultado de la requisición de

11 mercadería
Elaborado por: Maritza Aguirre

112
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
COMPRAS
ASISTENTE MENSAJERO/
SUB GERENCIA CONTADOR CONTABLE BODEGUERO
Quito GENERAL Quito Quito Quito
Mónica Chamorro Danilo Villarreal Carmen Pavón Marcos Calosama

Receptar verbalmente o via e-mail el requerimiento de compra de receptar pedidos

1 bienes y/o servicios.

cotizar

2 Cotizar proveedores existentes en la base de datos de la empresa.

analizar

3 Análizar al proveedor más idóneo. no

LC11

4 Escoger al proveedor destinado para la compra. si

no

5 Aprobar el requerimiento de compra.

si
Entregar carta de requerimiento de compra y datos del proveedor para
entregar
6 realizar la compra al asistente contable.

Realizar la adquisición via e-mail, telefónicamente o visitando al adquirir

7 proveedor.
Convenir condiciones de compra (cantidades, forma de pago, fecha de condi. pago

8 entrega).
9 Recibir el bien o servicio. recept.compra

113
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
COMPRAS
ASISTENTE MENSAJERO/
SUB GERENCIA CONTADOR CONTABLE BODEGUERO
Quito GENERAL Quito Quito Quito
Mónica Chamorro Danilo Villarreal Carmen Pavón Marcos Calosama

inspec. fisica

10 Verificar la factura mediante inspección física (cantidades y calidad)

almacenar
11 Almacenar la compra en bodega

entregar fc.
12 Entregar al asistente contable la factura revisada
Revisar la factura de compra (comprobación aritmética, datos
correctos y completos, concepto, sin tachones, sin enmendaduras, revisar
fecha de caducidad del documentos, autorización del Servicio de
13 Rentas Internas)
#P LC12
14 Preparar el comprobante de retención con los impuestos vigentes
Se entrega pedido aprobado, factura y comprobante de retención entregar
15 revisado al contador

analizar

16 Analizar documentos recibidos

114
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
COMPRAS
ASISTENTE MENSAJERO/
SUB GERENCIA CONTADOR CONTABLE BODEGUERO
Quito GENERAL Quito Quito Quito
Mónica Chamorro Danilo Villarreal Carmen Pavón Marcos Calosama

#P

17 Generar comprobante de egreso

no si contado
pago?

18 Procesar el pago si
no crédito

19 Pago a crédito
si

Programar la disponibilidad del dinero adeudado en la fecha de plazo programar

analizar
20 de pago

si no

21 Se culmino el plazo de pago

115
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
COMPRAS
ASISTENTE MENSAJERO/
SUB GERENCIA CONTADOR CONTABLE BODEGUERO
Quito GENERAL Quito Quito Quito
Mónica Chamorro Danilo Villarreal Carmen Pavón Marcos Calosama

C
no

si si
transferencia bancaria efectivo

22 Pago al contado (Efectivo, Cheque o Transferencia) si

cheque
Verificar fondos suficientes en la cuenta bancaria para el pago del disponibilidad

23 cheque
#P
24 Realizar cheque

analizar
25 Hacer firmar por una de las tres personas registradas en el Banco

entregar ch/

26 Entregar el cheque al proveedor

Solicitar dinero de caja chica, mediante la presentacion de la solicitud solicitar efvo.

27 de autorización

Registrar el valor dentro del fondo de caja chica adjuntando vales por
28 el valor a entregar al solicitante
entregar

D E F
29 Entregar el valor en efectivo

116
 AGUIRRE UPS AUDITORES
FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO
COMPRAS
ASISTENTE MENSAJERO/
SUB GERENCIA CONTADOR CONTABLE BODEGUERO
Quito GENERAL Quito Quito Quito

Mónica Chamorro Danilo Villarreal Carmen Pavón Marcos Calosama

D E F

30 Contar el dinero recidido contar efvo.

entregar

31 Entregar el dinero en efectivo al proveedor

pedir cta.

32 Pedir el número de cuenta del proveedor

procesar
33 Procesar la transferencia bancaria en la página web del banco

34 Imprimir el comprobante de transferencia bancaria

registrar
35 Registrar el valor transferido en el auxiliar de transferencias bancarias
Verificar con el proveedor que la transferencia ha sido efectiva en su
verificar
36 cuenta bancaria
Hacer firmar al proveedor el recibi conforme en el comprobante de hacer firmar
37 egreso

38 Archivar los documentos resultado de la compra

Elaborado por: Maritza Aguirre

117
3.1.03 Elaboración de listas de chequeo
Se obtuvo en el análisis las siguientes listas de chequeo:
 Activos Fijos
 Nómina
 Venta Pasajes
 Ventas Quito - Hotel Silberstein
 Ventas Galápagos - Hotel Silberstein
 Ventas Quito – Tours Continente
 Costos
 Compras

118
 AGUIRRE UPS AUDITORES
LISTA DE CHEQUEO
ACTIVOS FIJOS

1/2
SI NO CONFIABLE
*LC1) Proceso para entregar al custodio los activos
fijos adquiridos
A. ¿Se entrega documentos respaldo de la compra al
custodio, como:
 copias de facturas X NO
 copia de asiento contable (comprobante de egreso)? X NO
B. ¿Se verifica que a la persona que se entrega el activo sea
efectivamente el custodio actual? X SI
C. ¿Se redacta un acta de entrega-recepción para la
entrega? X NO
D. ¿Para la entrega se hace firmar un acta de entrega-
recepción al custodio? X NO
E. ¿Se verifica que efectivamente lo que se entrega
corresponda a un rubro considerado como activo fijo para
la empresa? X SI
El control que implementa la empresa no es el más oportuno. Ver *DH2 página 130.
* LC = Lista de chequeo
* DH = Descripción de hallazgos

119
 2/2
SI NO CONFIABLE
LC2) Proceso para autorizar la entrega de activos fijos
A. ¿Antes de autorizar se verifica que la información sea X No es escrito
veraz y clara?
B. ¿Se autoriza la entrega de activos fijos a personal no X SI
calificado del manejo de los activos?
C. ¿La autorización es verbal? X NO
D. ¿Se inspecciona que el solicitante vaya a usar dicho X SI
activo para las necesidades propias de la empresa?
E. ¿Se verifica que el activo fijo solicitado haya sido X SI
comprado?
Como resultado de nuestro análisis, concluimos que el control no es confiable. Ver
DH4 página 131.

Elaborado
Elaboradopor:
por:Maritza
MaritzaAguirre
Aguirre

120
 AGUIRRE UPS AUDITORES
LISTA DE CHEQUEO
NÓMINA 1/2
SI NO CONFIABLE

LC3) Proceso para la entregar la solicitud de empleo

para registro como aspirante
A. ¿La empresa entrega al aspirante el formato de solicitud
de empleo para su llenado? X SI
B. Se verifica que la solicitud este:
 Completamente llena X SI
 Sin tachones X SI
 Sin enmendaduras X SI
C. Se revisa que se adjunte los documentos, como:
 Cedula de identidad, certificado de votación, o X SI
pasaporte. X SI
 Libreta de servicio militar. X SI
 Record policial. X SI
 Certificados de comportamiento, voluntad o
colaboración en el desempeño de funciones de X SI
trabajos anteriores. X SI
 Partida de matrimonio o unión de hecho, y partidas
de nacimiento de hijos si fuera el caso. X SI
 Certificados o títulos que acrediten su instrucción
educativa, sea esta secundaria, superior, post-grado, X SI
maestría, cursos, etc.
 Certificado médico otorgado por el Ministerio de X SI
Salud Publica
D. La solicitud es un documento:
 Pre-impreso. X NO
 Pre-enumerado. X SI
E. ¿Se verifica que los datos que contenga la solicitud no
sean falsos?
En conclusión tenemos que el control interno no es confiable. Ver DH7 página 133.

121
 2/2
SI NO CONFIABLE

LC4) Proceso para decidir contratar al candidato

idóneo para la vacante
A. ¿Antes de contratar se verifica que la información que X SI
presente el candidato dentro de la solicitud de empleo y Se celebra un
hoja de vida sea verdadera? contrato
escrito laboral

B. ¿La contratación es verbal? X SI

Dependiendo
el cargo que
vaya a cubrir
se aplica
C. ¿Se realiza una entrevista previa a la contratación? X SI
D. ¿Se practican pruebas de aptitud a los candidatos? X SI
E. ¿Se llega a un acuerdo de clausulas contractuales con el X SI
candidato antes de firmar el contrato?
Vemos que en este proceso el control interno es confiable.

Elaborado por: Maritza Aguirre

122
 AGUIRRE UPS AUDITORES
LISTA DE CHEQUEO
PATRIMONIO
SI NO CONFIABLE

LC5) Proceso para convocar a junta de socios para

tratar asuntos varios
A. ¿Se revisa que los estados financieros estén listos para X SI
ser presentados a los socios?
B. ¿Se preparan previamente los puntos a tratar en la X SI
reunión?
C. Se analiza parámetros de facilitación de convocatoria
para los socios como:
 Lugar de la reunión X SI
 Fecha X SI
D. ¿Se envía con anterioridad la convocatoria a todos los X SI
socios de la empresa?
E. ¿Se verifica la asistencia de todos los socios a la X SI
reunión?

Elaborado por: Maritza Aguirre CONFIABLE

SI NO
LC6) Proceso para pagar dividendos a los socios
A. ¿Antes de pagar los dividendos se realiza en el sistema
contable su respectivo registro? X SI
B. ¿Se revisa que los dividendos este de acuerdo al
número de participaciones de cada socio? X SI
C. ¿Se verifica aritméticamente los cálculos por
dividendos? X SI
D. ¿Se comunica a los socios la fecha de pago de
dividendos? X SI
E. ¿Se adjunta al asiento contable de dividendos?
 Respaldo del pago X SI
 Cálculos de distribución de dividendos X SI
 Estado financiero X SI

Elaborado por: Maritza Aguirre

123
 AGUIRRE UPS AUDITORES
LISTA DE CHEQUEO
VENTAS PASAJES
SI NO CONFIABLE

LC7) Proceso para llenar el auxiliar de reservas de

venta de pasajes
A. Se recopila información básica del cliente como: X SI
 Nombres completos X SI
 Cedula de ciudadanía o pasaporte X SI
B. Se pregunta al cliente las siguientes preferencias y
necesidades: X SI
 Lugar de partida y llegada X SI
 Fechas y horario del vuelo X SI
 Aerolínea de preferencia X SI
 Presupuesto del cliente X SI
C. ¿Se comunica con la aerolínea para revisar la X SI
disponibilidad de vuelos?
D. ¿Se confirma con el cliente la conformidad con las X SI
disponibilidades de la aerolínea antes de reservar?
E. ¿Se verifica que todos los datos del auxiliar de X SI
reservas de venta de pasajes estén completos?

Elaborado por: Maritza Aguirre

SI NO CONFIABLE

LC8) Proceso para facturar el ticket vendido

A. ¿Se confirma la reserva del vuelo con la aerolínea? X SI
B. ¿Se revisa la validez del ticket electrónico emitido y el
auxiliar de reservas de vuelos, antes de emitir la factura? X SI
C. ¿Se verifica aritméticamente los cálculos de la X SI
factura? X SI
D. ¿Se consulta con el cliente la forma de pago de su X SI
pasaje?
E. ¿Si el pago es a crédito, se llega a acuerdos con el
cliente sobre plazos y cuotas de pago?

Elaborado por: Maritza Aguirre

124
 AGUIRRE UPS AUDITORES
LISTA DE CHEQUEO
COSTOS
SI NO CONFIABLE

LC9) Proceso de solicitud de mercaderías

A. ¿El proceso de solicitud de mercaderías se realiza por
escrito? X NO
B. ¿Previamente a realizar la solicitud se comprueba la X NO
existencia en bodega de mercaderías?
C. ¿La solicitud es verbal? X NO
D. ¿Previa a la solicitud de mercaderías se comunica al
solicitante la inexistencia o falta de algún tipo de
mercaderías de bodega? X NO
E. ¿Se verifica que el solicitante verdaderamente
requiera dicha mercadería para el servicio al cliente? X NO
Como resultado de nuestro análisis, concluimos que el control no es confiable. Ver
DH15, página 140.
Elaborado por: Maritza Aguirre CONFIABLE
SI NO
LC10) Proceso para la autorización de la solicitud de
mercaderías
A. ¿Previa a la autorización se verifica la necesidad de
las mercaderías para prestar el servicio? X NO
B. ¿Antes de autorizar se analiza a la persona solicitante
de mercaderías, sea a quien corresponda realizar el
manejo de las mercaderías para el uso de atención al
cliente? X SI
C. ¿Se analiza el uso al que se le destina las mercaderías
antes de autorizar su salida de bodega? X NO
D. ¿Se revisa que las mercaderías a entregar sean
efectivamente las existentes en bodega? X SI
E. ¿Se verifica que las mercaderías solicitadas estén
dentro de los rubros contables de la empresa? X SI
Obtenemos que el control interno no es confiable. Ver DH16, página 141.

Elaborado por: Maritza Aguirre

125
 AGUIRRE UPS AUDITORES
LISTA DE CHEQUEO
COMPRAS
1/2
SI NO CONFIABLE

LC11) Proceso para escoger al proveedor para la

compra
A. ¿Se revisa que el proveedor este dentro de la base de
datos? X SI
B. ¿Se analiza historial de compras de proveedores? X NO
C. Se analiza en el proveedor los siguientes parámetros:
 Precio X SI
 Garantía X NO
 Competitividad en el mercado X NO
D. ¿Antes de comprar se revisa que actualmente el
proveedor tenga los artículos, o preste los servicios que
se necesite? X SI
E. ¿Se verifica que el solicitante de la compra realmente
necesite dicho bien y/o servicio? X SI
Mediante el análisis realizado obtenemos que el control interno no es confiable. Ver
DH22 página 146.

126
 2/2

SI NO CONFIABLE

LC12) Proceso para llenar el comprobante de

retención
A. Antes de llenar el comprobante se revisa en la página
web del Servicio de Rentas Internas(SRI), los siguientes
datos:
 Si el ruc efectivamente pertenece al proveedor X SI
 Si su estado en el SRI es activo X SI
 Si lleva o no contabilidad X SI
B. ¿Se revisa en la normativa vigente los porcentajes a
retener? X SI
C. ¿Se verifica que la factura o liquidación no esté
caducada? X SI
D. ¿Se analiza que la factura o liquidación a la que se
vaya a realizar la retención este correctamente en los
siguiente parámetros
 Contenga todos los datos X SI
 Sin tachones X SI
 Sin enmendaduras X SI
E. ¿Se verifica aritméticamente los valores del
comprobante de retención? X SI

Elaborado por: Maritza Aguirre

127
3.1.04 Elaboración de narrativas
Es la descripción de los procedimientos y actividades del sistema, para mayor
entendimiento se unifico las narrativas con los flujogramas arriba descritos.

3.2. EVALUACIÓN DE REGLAMENTACIÓN Y NORMAS

EXISTENTES

3.2.01 Descripción de hallazgos

Bajo análisis se desarrollo las siguientes descripciones de hallazgo en cuanto a los

rubros de:
 Activos Fijos
 Nómina
 Venta Pasajes
 Ventas Quito - Hotel Silberstein
 Ventas Galápagos - Hotel Silberstein
 Ventas Quito – Tours Continente
 Costos
 Compras

Por otra parte existe el desarrollo de las descripciones de hallazgos respecto a la

reglamentación y normas existentes de la siguiente manera:
 Manual orgánico de funciones
 Reglamento interno de trabajo
 Manual de inducción
 Organigrama funcional
 Instructivo para el manejo de procesos contables
 Evaluaciones de gestión del personal

128
 AGUIRRE UPS AUDITORES
ACTIVOS FIJOS
DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS
 DH 1*
Se ha descubierto que no se maneja en este año el auxiliar de activos fijos que
contenga: fecha de compra, responsable, ubicación, años de vida útil, depreciación,
valor residual (su última actualización fue en el año 2007).

Por principio contable, es necesario que se lleve un control exhaustivo a los bienes de
la empresa, debido a que representan los derechos de larga duración aprovechados en
el giro del negocio.

Creo que esto se debe a falta de un sistema de control de activos fijos, al no destinar
esta responsabilidad dentro de la segregación de funciones del personal en el
departamento contable y sobre todo a la despreocupación del contador general al no
compilar la información necesaria para mantener este auxiliar actualizado.

Recomiendo actualizar el auxiliar de activos fijos, compilando y organizando la

información para que sea una fuente clara de control sobre los activos existentes, este
auxiliar debe guardar un orden específico, ya sea por códigos contables, o por el
valor contable que estos bienes representan a la empresa. Ciertamente deben ser de
fácil lectura para el usuario, como un guía de las existencias físicas de la empresa,
que permitan conocer con claridad que bienes posee, cual es su vida útil vigente,
cuanto representan contablemente a la empresa, si estos requieren ser dados de baja o
si pueden representar una posible fuente de recursos con su venta.

De esta manera evitamos la falta de control sobre los bienes propiedad de la empresa,
conociendo si los activos realmente existen en bodega o están siendo usados en los
diferentes departamentos de la empresa, así como si estos sufren daños o incluso si
fueran hurtados.

129
*DH= Descripción de Hallazgos

 DH 2
Se ha descubierto que el custodio de activos fijos no llena actas de entrega-recepción,
los activos fijos por técnica de control deben tener un registro para verificar su uso y
entrega de manera adecuada.

Considero que esto se debe a la falta de procedimientos internos sobre el buen

manejo de activos fijos, la mala administración de tiempo de los empleados para
llenar este documento y sobre todo a que no existe un formato de este tipo.

Recomiendo manejar las actas de entrega-recepción de los activos fijos, en un

formato que incluya fecha, nombre del activo fijo, unidad de medida, valor, número
de factura que respalda con su respectiva copia, nombres del personal responsable,
etc. Además se debería capacitar al personal sobre el manejo del activo fijo, ya que
son bienes de pertenencia de la empresa a los cuales es imprescindible se lleve un
control. Para evitar se genere el uso inadecuado del activo, es decir actividades fuera
de las necesidades de la empresa, y además no se tendría un responsable directo del
manejo al que se le dé.

 DH 3
Se ha descubierto que la entidad no maneja solicitudes de requerimientos de activos
fijos. La empresa por regla de control debe tener este tipo de documentos para
respaldar el movimiento de los activos.

Considero que esto se debe a la falta de implementación de un sistema determinado

de manejo de activos fijos, en donde se incluya solicitudes para el movimiento de los
bienes.

130
Recomiendo se implante el uso de solicitudes de requerimientos de activos, las
cuales deben ser entregadas al custodio del activo, y estas deben ser llenadas de
forma correcta.

Para respaldar la entrega de obligaciones o responsabilidades al personal con

documentos escritos y por tanto identificar al responsable directo o tenedor del activo
fijo.

 DH 4
Se ha descubierto que no existe la aprobación en la solicitud de requerimiento de
activos fijos, por regla administrativa se debe requerir de esta autorización previa
para los movimientos de activos.

Considero que esto se debe a la falta de procedimientos específicos para el manejo de

activos, y de una reglamentación interna para autorizar el movimiento oportuno de
los activos.

Recomiendo se designen personal especifico y responsable para la autorización de

entrega de activos, así como el tener obligatoriamente que autorizar todo movimiento
de activos para su respectivo control. Se debería analizar bien el uso al que se
designe el activo y el responsable antes de autorizar la entrega.

Para evitar se evada un procedimiento importante como es la autorización, además

para que el activo sea respaldado por una aprobación del personal administrativo.

131
  DH 5
Se ha descubierto que no se hace firmar al empleado el recibí conforme de activos
fijos cuando se entrega.

Por seguridad y respaldo de la empresa es importante que los documentos estén

firmados por quienes entregaron y receptaron los activos.

Considero que esto se debe a la falta de la implementación de un sistema de respaldo,

en donde las firmas de recibí conforme demuestren legalmente su procedimiento, así
como la inexistencia de un formato del acta de entrega- recepción del activo.

Recomiendo se controle las firmas en los documentos de respaldo de la empresa en

los manejos de activos.

 DH 6
Se ha descubierto que no se entrega solicitudes aprobadas de requerimientos de
activos fijos y actas de entrega-recepción al contador.

Por medida contable los documentos de respaldo deben ser prontamente realizados y
entregados a contabilidad ya que estos sustentan los registros contables

Considero que esto se debe a que en la empresa no existe ningún tipo de control de
documentos en donde se respalden todos los movimientos de activos, así como el
descuido del custodio de activos en entregar con prontitud los documentos a
contabilidad.

132
Recomiendo capacitar al empleado sobre la gran importancia que tiene que lleguen
los documentos de respaldo al departamento contable para su pronta contabilización,
y previamente a la entrega se debe revisar que el o los documentos estén
debidamente llenados, firmados, autorizados y que contengan información real.

Para evitar la incorrecta contabilización de los movimientos de activos fijos ya que se

puede sobrevalorar o subvalorar de este rubro al no ser contabilizadas a tiempo.

Elaborado por: Maritza Aguirre

AGUIRRE UPS AUDITORES

DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS
NÓMINA
 DH 7
Se ha descubierto que Galextur Cía. Ltda. no maneja un aviso de requerimiento de
personal nuevo, sustentando las razones para la contratación del personal, el cargo
que cumpliría, las responsabilidades y obligaciones que tendría por cubrir, y una
estimación sobre cuál sería su remuneración respaldado en la ley.

Para un control adecuado de nómina es necesario por regla técnica se documente la

necesidad de nuevo personal, pero previamente se debe realizarse un estudio técnico
de el por qué es imprescindible contratarlo en la empresa.

Considero que esto se debe a que no se ha diseñado este tipo de aviso de

requerimiento de personal.

133
Recomiendo se debe implementar un aviso de requerimiento de personal nuevo para
sustentar su contratación, este debe ser un formato adecuado a las necesidades de la
empresa, que permita su llenado claro, conciso y oportuno de la información allí
solicitante.

Para evitar la falta de un estudio técnico sobre la verdadera necesidad de contratar

personal nuevo, así como el no definir de forma detallada el área de trabajo del
próximo empleado.

Elaborado por: Maritza Aguirre

AGUIRRE UPS AUDITORES

DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS
VENTAS PASAJES
 DH 8
Se ha descubierto que Galextur Cía. Ltda. no maneja un auxiliar de cobros
pendientes a clientes

Para un control de los saldos pendientes de cobro, por regla contable, es necesario
llevar un auxiliar de los valores que nos adeuden los clientes.

Considero que esto se debe a que no se ha diseñado un formato de cobros pendientes,

así como a que la mayoría de ventas de pasajes son realizas en efectivo, la empresa
no ve la necesidad de controlar los pequeños montos pendientes a su favor.

Recomiendo se diseñe un formato de auxiliar de cobros pendientes que contenga

datos como: nombre del cliente, información general del cliente, número de factura,

134
fecha de factura, número de cuotas de cobro, fechas de vencimiento, número de
comprobante contable que respalde el valor y concepto que nos adeudan.

Para mantener un control adecuado sobre los saldos a favor de la empresa y un

análisis de la cartera de clientes en la posible existencia de morosidad.

Elaborado por: Maritza Aguirre

AGUIRRE UPS AUDITORES

DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS
VENTAS QUITO HOTEL SILBERSTEIN
 DH 9
Se ha descubierto que la empresa no tiene un auxiliar de reservas que respalde la
venta ya que solo se maneja un formato en Excel para bloqueo de reserva, pero este
no sirve de respaldo de la venta al no ser sofisticado.

Es importante que una venta sea firmemente sustentada con la información de

requerimientos de gustos y preferencias del cliente para esclarecer que efectivamente
se realizo y concreto la promoción de servicios turísticos en la empresa.

Considero que esto se debe a la falta de un sistema de reservas de servicios turísticos,

de la misma manera la falta de un manual de procedimientos, en donde se indiquen
formatos de documentación escrita que sustente la venta.

Recomiendo se diseñe un formato adecuado de reservas de ventas en quito del hotel

Silberstein y todos sus servicios adicionales que ofrece, de esta manera se
programara detalladamente la entrega de servicios. El departamento de ventas debe

135
documentar las reservas, para que sirva como anexo o documento fuente en el
proceso contable de ventas.

Para evitar la falta de un control adecuado a las reservas de los clientes ocasionando
distorsión en la información y por tanto la deficiente atención al cliente.

 DH 10
Se ha descubierto que no existe un auxiliar de cobros pendientes que regule las
deudas de los clientes.

Por técnica de control es importante que se regule la cartera vencida, ya que este
representa un riesgo por controlar, para evitar futuras morosidades y traspaso a
cuentas incobrables que representarían perdidas a la empresa.

Considero que esto se debe a la inexistencia de un formato de auxiliar de cobros

pendientes, así como la descoordinación entre los departamentos de ventas y
contable al no normalizar y documentar los créditos a clientes

Recomiendo diseñar un formato adecuado de cobros pendientes, así como

implementar políticas que desarrolle el manejo fluido de información entre los
departamentos contable y de ventas.

Para evitar la existencia de cartera vencida y morosidad de los clientes al no

controlar sus deudas pendientes.

Elaborado por: Maritza Aguirre

136
 AGUIRRE UPS AUDITORES
DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS
VENTAS GALAPAGOS HOTEL SILBERSTEIN
 DH 11
Se ha descubierto que dentro de la tarjeta de registro no existe un detalle de reserva
de servicios, ya sean estos por tours programados en la Isla o tours en el centro de
buceo.

Las ventas deben ser documentadas, ya que por principio contable los documentos
fuente deben respaldas las transacciones, al no documentar dentro de las ventas de
Galápagos los servicios adicionales que ofrece la empresa como centro de buceo y
otros tours, no se puede controlar de forma adecuada el proceso global de ventas que
se efectúa en las Islas Galápagos.

Considero que esto se debe a la falta de un manual de procedimientos que identifique

el correcto manejo de las ventas, así como la falla en el proceso de recibimiento del
cliente en las instalaciones del hotel Silberstein al no adicionar información dentro de
la tarjeta de registro, como servicios extras que se necesite.

Recomiendo se deba implementar dentro de la tarjeta de registro la opción de

reservas tours dentro de la Isla o en el centro de buceo, además capacitar al personal
del hotel para documentar los requerimientos del cliente, ya que nos sirven de
programador de servicios adicionales a los dados en el hotel.

Para evitar la ineficiencia en la atención al cliente y la pérdida de oportunidad de

venta de los servicios adicionales que en el hotel existen.

137
  DH 12
Se ha descubierto que no existe un auxiliar de cobros pendientes en las ventas
Galápagos. Por práctica de control es importante que se regule la cartera vencida,
debido a que representa un riesgo por morosidades y posterior traspaso a cuentas
incobrables.

Considero que esto se debe al no existir un formato de auxiliar de cobros pendientes

y la descoordinación entre los departamentos de ventas y contable, al no normalizar y
documentar los créditos a clientes.

Recomiendo diseñar un formato adecuado de cobros pendientes, asesorar a los

departamentos de ventas y contable sobre el manejo adecuado y documentado de los
cobros, implementar políticas que desarrolle el manejo fluido de información entre
los departamentos contable y de ventas.

Para evitar la existencia de cartera vencida y morosidad de los clientes al no

controlar sus deudas pendientes, ya que es la fuente de futuras perdidas para la
empresa a razón de cuentas incobrables.

Elaborado por: Maritza Aguirre

AGUIRRE UPS AUDITORES

DESCRIPCIÒN DE HALLAZGOS
VENTAS TOUR CONTINENTE
 DH 13
Se ha descubierto que no existe un auxiliar de reservas que respalde la venta de tours
continente, es decir tours dentro del país, en donde se detalle si requiere o no guía o
transporte, en qué idioma la guía, ya que solo se maneja un formato en Excel para

138
bloqueo de reserva, pero este no sirve de respaldo de la venta al no ser sofisticado ni
modelo de documento fuente.

Los documentos fuente deben ser correctamente llenados y servir de apoyo a la

transacción que se realiza, es por ello que al no documentar la venta con una reserva,
esta no tiene mucha solidez.

Considero que esto se debe al no existir un formato de auxiliar de reservas en las

ventas de tour continente, que respalden los requerimientos del cliente. De la misma
manera el feje de ventas no ha desarrollado un sistema adecuado para documentar las
ventas de sus operadores turísticos.

Recomiendo se diseñe un formato de reservas pre impreso y pre numerado para

facilitar la prestación de este servicio, e inducir al operador turístico a manejar a su
cliente bajo reservas de servicios, para detallar todas sus necesidades y preferencia y
entregar el servicio de manera óptima y oportuna.

Para evitar la fuga en la demanda en los tours continente y la ineficiencia en la

prestación del servicio.

 DH 14
Se ha descubierto que no existe un auxiliar de cobros pendientes que regule las
deudas de los clientes

Por técnica de control es importante que se regule la cartera vencida, ya que este
representa un riesgo por cubrir, para evitar futuras morosidades y traspaso a cuentas
incobrables que representarían perdidas a la empresa.

139
Considero que esto se debe a que no hay un formato de auxiliar de cobros
pendientes, así como la descoordinación entre los departamentos de ventas y
contable al no normalizar y documentar los créditos a clientes.

Recomiendo diseñar un formato adecuado de cobros pendientes, asesorar a los

departamentos de ventas y contable sobre el manejo adecuado y documentado de los
cobros, implementar políticas que desarrolle el manejo fluido de información entre
los departamentos contable y de ventas.

Para evitar la pérdida de tiempo al no tener coordinadamente documentado entre los

departamentos de ventas y contable los valores de cobros pendientes y efectivos.

Elaborado por: Maritza Aguirre

AGUIRRE UPS AUDITORES

DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS
COSTOS
 DH 15
Se ha descubierto que Galextur Cía. Ltda. no maneja solicitudes de requerimiento de
mercadería a bodega para pedir los artículos necesarios en la atención al cliente.

Para el control adecuado de manejo de costos se necesita de procedimientos

inalienables como es la solicitud de requerimiento de mercaderías, siendo el respaldo
de la necesidad y entrega oportuna de los productos.

Considero que esto se debe a que no se ha diseñado este sistema de control, falta de
políticas internas de control de costos.

140
Recomiendo se debe implementar políticas de manejo de mercaderías, en donde se
especifique el uso de solicitudes de requerimiento de mercaderías, así como destinar
a una persona responsable de bodega, capacitándole de todas las formalidades
necesarias para la entrega de productos de bodega.

Para evitar el mal uso o hurto de las mercaderías y que se evaden procesos técnicos
indispensables en el manejo de este rubro.

 DH 16
Se ha descubierto que no se autoriza la solicitud de requerimiento de mercaderías.
Por regla administrativa se debe requerir de autorización previa para los movimientos
de mercadería de bodega.

Considero que esto se debe a la falta de disciplina entre los empleados para manejar
mercaderías, la falta de conocimiento sobre la importancia que tiene mantener de
forma escrita los movimientos realizados.

Recomiendo que todo procedimiento deba ser previamente autorizado para garantizar
su bien manejo. Para evitar la falta de control de las mercaderías existentes en
bodega.

 DH 17
Se ha descubierto que la empresa no utiliza la tarjeta de control de mercaderías
(kárdex) para registrar los movimientos de los productos que se utilizan en la
atención al cliente.

141
La técnica contable exige que los productos que utiliza una empresa sean
adecuadamente controlados para definir apropiadamente los costos.

Considero que esto se debe a la negligencia del contador en implementar tarjetas de

control de mercaderías.

Recomiendo utilizar una tarjeta de control de mercaderías bajo el método de

promedio ponderado, por ser el más implementado. Es necesario se capacite al
personal sobre el manejo correcto de mercaderías en la empresa.

Ya que no se puede definir claramente los costos unitarios, se pierde la oportunidad

de analizar los costos por evento, y el precio de venta al público no se puede definir
técnicamente.

 DH 18
Se ha descubierto que la entidad no tiene un sello de “Entregado de bodega” para
verificar se haya suministrado todos los productos de manera conforme a los
requeridos en la solicitud.

Por control interno de las mercaderías se requiere de un sello de entregado para

respaldar el recibimiento de las mismas de forma conforme.

Recomiendo se debe tener un sello de “Entregado de bodega” por control de los

productos que salen de bodega y requerir un control de las mercaderías entregadas
verificando que los productos sean entregados debidamente con la implementación

142
de este sello. Se debe tomar a consideración procedimientos sencillos pero
fundamentales para el control, como lo representa el documento sellado por bodega.

Para evitar verificar si la mercadería fue efectivamente entregada y por tanto dar
rienda suelta a posibles conflictos.

 DH 19
Se ha descubierto que no se firma el recibí conforme de los artículos en la solicitud
de requerimiento de mercadería.

Por principio administrativo las firmas representan la conformidad con el contenido

del documento, por ello la exigencia en que la solicitud tenga sus respectivas firmas.

Considero que esto se debe a la falta de aplicación de solicitudes de requerimiento de

mercadería en la empresa, el descuido por parte de los empleados en firmar los
documentos y la falla en la persona responsable en revisar que todas las firmas
consten en los documentos.

Recomiendo implementar solicitudes de requerimiento de mercaderías, y tener

cuidado en que los documentos respaldo de movimientos de bodega estén
correctamente llenados y firmados como muestra de la conformidad con el contenido
del documento.

Para evitar la falta de control sobre las mercaderías que han sido entregadas en
bodega, y el tener un responsable legible sobre las mercaderías que salen de bodega.

143
  DH 20
Se ha descubierto que no se entrega el documento aprobado con su sello de
“Entregado de bodega” al contador.

Por regla contable todo documento de respaldo debe tener el suficiente respaldo de
que de la entrega y recepción sea conforme en bodega, una vez completado el
proceso debe pasar a contabilidad para su debido registro contable.

Considero que esto se debe a la negligencia del responsable de bodega en entregar

con prontitud los documentos a contabilidad, así como no existe ningún tipo de
control en que todos los movimientos de bodega sean debidamente documentados y
comunicados a contabilidad.

Falta de conocimiento en el personal de la necesidad de informar a contabilidad

sobre los movimientos de las mercaderías usadas para el servicio al cliente.

Recomiendo que una vez terminados los procedimientos en bodega de entrega

recepción de mercaderías, entregar a contabilidad como documentos de respaldo.
Además se debe propiciar a contabilidad dichos documentos de manera oportuna e
inmediata para su pronta contabilización. Antes de la entrega es importante se
verifique que los documentos estén debidamente llenados, firmados, con la
información real de los movimientos de mercaderías.

Para no sobrevalorar o subvalorar el rubro de mercaderías al no ser contabilizadas a

tiempo. Además no se pierda la oportunidad de tener un control de las mercaderías
existentes, y por tanto en caso de que existan faltantes no cubrirlos a tiempo y no
ofrecer el servicio oportunamente al cliente.

Elaborado por: Maritza Aguirre

144
 AGUIRRE UPS AUDITORES
DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS
COMPRAS
 DH 21
Se ha descubierto que la empresa no maneja solicitudes de compra de bienes y/o
servicios. Por principio contable todas las transacciones deben tener como respaldo
los documentos fuente que sustenten notoriamente las actividades que se realizan
dentro de la empresa, es por ello que las solicitudes representan un apoyo a la
necesidad de compra de bienes y/o servicios para el funcionamiento de la entidad.

Considero que esto se debe a la falta de un formato de solicitud de compra de bienes

y/o servicios, de la implementación de este procedimiento para las compras, la falta
de capacitación en los empleados para solicitar de forma escrita sus necesidades de
compra.

Recomiendo se debería manejar solicitudes de compra de bienes y/o servicios en la

empresa y tener un formato de solicitud adecuado a las necesidades de la entidad, por
tanto este debe especificar: fecha, nombre del solicitante, motivos o razones de
compra, y junto a esta solicitud se adjuntaría el estudio de mercado a las cotizaciones
que se requieran.

Para evitar el no respaldar adecuadamente las necesidades de compra de los

empleados, ya que no existe un control adecuado sobre las compras que son
indispensables para el manejo de la empresa.

145
  DH 22
Se ha descubierto que la empresa no cotiza a proveedores, ya que actualmente no
usan mucho este procedimiento porque toman los proveedores de la base de datos
que maneja la empresa.

La empresa por regla de control debe manejar cotizaciones actuales a los

proveedores, ya que los precios en el mercado son variantes y se debe buscar la
mejor opción de compra en beneficio de la empresa.

Considero que esto se debe a la falta de procedimientos que dispongan la necesidad

de hacer cotizaciones actuales a los proveedores sobre las compras a realizar, la falta
de control de los administrativos en no considerar las cotizaciones al momento de
realizar cualquier compra que requiera la empresa, la falta de tiempo de los
empleados en recolectar cotizaciones actuales antes de realizar la compra

Recomiendo se exija que para la compra de bienes y/o servicios se presente

cotizaciones, según montos de compras de alto costo, de la siguiente manera: hasta
$70,00 por lo menos 1 cotización $71,00 - $500,00 por lo menos 2 cotizaciones,
$500,00 en adelante por lo menos 3 cotizaciones. Además se debe pedir que las
cotizaciones sean actuales, es decir en fecha de compra o fecha cercana (7 días
antes). Además verificar que el proveedor escogido sea quien realmente beneficie las
necesidades de la empresa en cuanto a parámetros de calidad, cantidad, precio y
garantía.

 DH 23
Se ha descubierto que la empresa no analiza al proveedor más idóneo, ya que no pide
cotizaciones.

146
Por parámetros de control es importante que la empresa analice al proveedor más
competitivo en el mercado, ya que al no manejar para sus compras cotizaciones,
dificulta obtener la mejor alternativa.

Considero que esto se debe a la falta de exigencia de cotizaciones previas a la

compra de bienes y/o servicios, a la falta de implementar en la empresa un estudio de
mercado sobre las cotizaciones que permita visualizar de mejor manera los
beneficios para la empresa.

Recomiendo un control exhaustivo en el análisis del proveedor más idóneo. La

empresa puede realizar estudios de mercado sobre las cotizaciones a recibirse para
enfocarse de mejor manera a las necesidades de la empresa y sus beneficios. Se
debería analizar en el estudio de mercado, la calidad, garantía, precio y seguridad.

Al no controlar los proveedores de la empresa se puede que prevalezca en los

empleados intereses propios, es decir que se elige a familiares y/o amigos que les
puedan proveer.

 DH 24
Se ha descubierto que no se coloca en la factura el sello “revisado en bodega”. Un
sello representa la conformidad con el bien recibido, ya sea por cantidad, calidad,
precio, es por ello que al colocar un sello en la factura significa el haber controlado
todas las exigencias necesarias de recibimiento.

Considero que esto se debe a la falta de interés en los administrativos en implementar

este proceso en bodega, el desconocimiento por parte del bodeguero de dejar por
algún tipo de mecanismo la revisión y control de lo recibido.

147
Recomiendo se adquiera un sello de “revisado en bodega” y se capacite al bodeguero
que antes de colocar el sello en factura debe inspeccionar: cantidad, precio, estado
físico. El sello debe ser de uso exclusivo del bodeguero para la recepción de
mercaderías

De esta manera se puede llevar un monitoreo sobre los bienes que realmente han sido
recibidos en bodega, y que la mercadería en bodega no tenga daños y que está
incompleta a lo que especifica la factura.

 DH 25
Se ha descubierto que Galextur Cía. Ltda. no tiene un auxiliar de pagos pendientes.
Por seguridad y control contable de los saldos pendientes de pago a proveedores es
necesario se lleve un registro.

Considero que esto se debe a la falta de un formato de auxiliar de pagos pendientes y

a que la administración no considere a este un proceso dentro del control a
proveedores.

Recomiendo se implemente el proceso de control a proveedores sobre sus saldos. Se

necesita diseñar un formato de auxiliar de pagos pendientes que contenga parámetros
importantes como nombre del proveedor, ruc, concepto de compra, número de
documento, número de cuotas, fechas de vencimiento, valor pagado y saldo.

Para evitar la inexistencia de certeza razonable de los saldos reales para con
proveedores, y no se puede respaldar el pago a proveedores.

148
  DH 26
Se ha descubierto que la entidad no registrar el valor entregado en el auxiliar de caja
chica, previamente impreso y numerado. Por regla contable la caja es un rubro que
requiere de todo tipo de control en la empresa ya que es sensible a hurto o mal uso.

Considero que esto se debe a que no existe un auxiliar de caja chica que este
previamente impreso y numerado, que facilite con la firma la entrega y recepción de
dinero a este fondo. Y a que no hay interés en el contador de implementar nuevos
sistemas de control de efectivo.

Recomiendo se implemente un formato pre impreso y pre numerado que con la firma
de recibí conforme respalde el verdadero movimiento de este fondo. Se capacite al
encargado de caja chica los procesos a llevase para el correcto manejo de este dinero.

Para evitar la falta de control sobre los conceptos de entrada y salida de dinero de
caja chica, sobrevalorar o subvalorar el rubro de caja chica, y dar mal uso o hurto de
los valores de caja chica.

 DH 27
Se ha descubierto que la empresa no hace firmar un recibí conforme en el auxiliar de
caja chica. Por principio de control es necesario que los documentos estén
respaldados bajo las firmas de recibí conforme.

Considero que esto se debe al descuido del encargado de caja chica en hacer firmar
en el auxiliar el recibí conforme, a la falta un sistema de respaldo, demostrando con
la firma la legalidad del procedimiento, a la falta de un formato adecuado de auxiliar
de caja chica.

149
Recomiendo implementar un formato adecuado de auxiliar de caja mejor y capacitar
al responsable de este fondo sobre la correcta compilación de este documento.

Para evitar problemas posteriores por la falta de firma de recibido conforme.

Elaborado por: Maritza Aguirre

REGLAMENTACIÓN Y NORMAS EXISTENTES EN LA EMPRESA

GALEXTUR CÍA.LTDA.

No NOMBRE DE LA REGLAMENTACIÓN Y SI NO
NORMA EXISTE EXISTE
1 Manual orgánico de funciones X
2 Reglamento interno de trabajo (Ver anexo 3) X
3 Manual de inducción X
4 Organigrama funcional (Ver página 38 ) X
5 Instructivo para manejo de procesos contables X
6 Evaluaciones de gestión de personal X

A continuación están las descripciones de hallazgos.

AGUIRRE UPS AUDITORES

DESCRIPCIÒN DE HALLAZGOS
MANUAL ORGÁNICO DE FUNCIONES
 DH 28
Se ha descubierto que la empresa no posee un manual orgánico de funciones que
sirva como instrumento de comunicación, que describa cada puesto de trabajo, con
sus respectivos objetivos, responsabilidades, autoridad y funciones.

150
Por regla fundamental toda empresa debe contar con un manual orgánico de
funciones que norme y precise las funciones en el personal que forma parte la
estructura organizativa de la empresa.

Considero que esto se debe a la negligencia del personal administrativo al no

implementar un manual orgánico de funciones, a la falta de organización dentro de la
empresa al no dotar de instrumentos claves para el personal como son los manuales.

Recomiendo se deba implementar con la mayor brevedad posible un manual

orgánico de funciones que delimite el rol del personal. El manual debe ser claro,
completo y preciso, para su debida comprensión y aplicación. Debe servir de base
para la calificación de los meritos en los empleados, así como para evaluar los
puestos de trabajo.

Ya que no se puede precisar detenidamente las funciones que pertenece a cada cargo,
así como evitar llegar a tener duplicación u omisión de responsabilidades. Evitar el
desperdicio de tiempo en la ejecución del trabajo, al repetir instrucciones de
funciones a los empleados.

Elaborado por: Maritza Aguirre

AGUIRRE UPS AUDITORES

DESARROLLO DE HALLAZGOS
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
 DH 29
Se ha descubierto que la empresa tiene la potestad de permitirse contratar a
familiares de personal que trabaja en el hotel, dentro del Art. 8. Por principio ético y
de brindar al personal un ambiente en armonía, la potestad de contratar a familiares
dificultarían las posteriores relaciones del personal al involucrar intereses que se

151
puede dar entre parientes en la empresa, primordialmente esto no debería permitirse
en los cargos de alto mando donde la autoridad se vería mal dirigida.

Considero que esto se debe a que dentro del reglamento se deja la libertad de
decisión de la empresa de contratar familiares en el hotel, a que no se delimita dentro
de que cargos se puede contratar familiares del personal, es decir a la falta de
claridad y detalle el artículo de contratación a familiares de los colaboradores.

Recomiendo eliminar este artículo, o por última instancia cambiarlo, y especificar

entre que cargos puede existir la contratación de familiares del personal ya existente,
ya que considero que no es prudente contratar familiares de personal que mantiene
un cargo de alto mando como jefes departamentales, contadores, en sí que
posteriormente dificulte las líneas de autoridad. La empresa debe manejar esta
libertad de potestad de contratar familiares del personal bajo ciertos lineamientos de
responsabilidad y reglas claras para los empleados.

Para evitar conflictos de interés entre el personal del hotel, el mal ambiente laboral,
la desorganización interna, y ocasionarse problemas en los mandos de autoridad.

 DH 30
Se ha descubierto que dentro de la evaluación del personal Art.13, se menciona una
evaluación periódica, es decir no existe un lapso de tiempo específico. Por principio
fundamental, el reglamento debe ser completo y detallado, por tanto debe contener
especificaciones claras para el personal.

Considero que esto se debe a la falta de claridad y detalle al mencionar únicamente

evaluación periódica, la falta de explicación sobre cada cuanto tiempo se realizaran
las evaluaciones.

152
Recomiendo especificar dentro de este artículo cada cuanto tiempo se realizaran las
evaluaciones, ya sea mensual, trimestral o semestral.

Para evitar la falta de entendimiento de cada cuanto se realizaran las evaluaciones al

personal, ya que para el personal no existe un pleno conocimiento de cuándo será
evaluado.

 DH 31
Se ha descubierto que en la evaluación del personal Art.13, no se menciona bajo que
parámetros se va a realizar dicha evaluación. Para el entendimiento del personal es
necesario que se especifique la forma en la cual va a ser evaluado.

Considero que esto se debe a que no se ha tomado en consideración dentro del

reglamento poner los parámetros de evaluación.

Recomiendo detallar en este artículo que parámetros o requerimientos será evaluado.

La explicación debe ser detallada y de fácil comprensión.

Para evitar que el personal no tenga conocimientos sobre la forma en la cual será
evaluado, y que se maneje de forma adecuada a como la empresa desea desarrolle sus
funciones.

 DH 32
Se ha descubierto que en el Art.18 sobre el sistema de control de asistencia no se
especifica qué tipo de control la empresa instalara

153
Es necesario que el reglamento este claramente especificado como va a llevar a cabo
el control de asistencia, que sistema va a implementar para que el personal sea
registrado en la entrada y salida de su labor.

Considero que esto se debe a la falta de claridad en el artículo, al no detallar como se

controlara la asistencia y puntualidad del personal.

Recomiendo que se especifique de qué manera se va a controlar la asistencia del

personal, ya sea está firmando una hoja de asistencia, dejando su huella en un
máquina electrónica, etc.

Para evitar la falta de conocimiento del personal sobre cómo se controlara en la

empresa su asistencia y puntualidad.

Elaborado por: Maritza Aguirre

AGUIRRE UPS AUDITORES

DESARROLLO DE HALLAZGOS
MANUAL DE INDUCCIÓN
 DH 33
Se ha descubierto que Galextur Cía. Ltda. no posee un manual de inducción que
permita al personal nuevo conocer a la empresa.

Por regla fundamental es necesario que el personal recién contratado tenga la

facilidad de estar al tanto el lugar de trabajo al cual ingresa, conocer su historia,
visión, misión, estructura organizativa, en si como está conformado su entorno
laboral.

154
Considero que esto se debe a la falta de un manual de inducción para el personal, la
negligencia del personal administrativo al no implementar el manual de inducción.

Recomiendo diseñar un manual de inducción que permita el pleno conocimiento del

nuevo personal sobre la entidad. Este manual debe ser claro, detallado y de fácil
comprensión. Debe ser entregado en el lapso máximo de la semana inicial de labor
del nuevo personal.

Para evitar que el personal no tenga acceso a una guía al momento que ingresa a
laborar, así como la pérdida de tiempo al explicar posteriormente como es la empresa
y su entorno.

Elaborado por: Maritza Aguirre

AGUIRRE UPS AUDITORES

DESARROLLO DE HALLAZGOS
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
 DH 34
Se ha descubierto que el organigrama funcional de la empresa no detalla claramente
la relación de funciones por departamentos entre empleados

Para comprensión del organigrama es necesario que se especifique por

departamentos los empleados que hacen las funciones dentro de estos y la relación
que se tiene.

155
Considero que esto se debe a la falta de un diseño apropiado para indicar las
funciones de los empleados, a que no existe un orden adecuado para la relaciones de
las funciones del personal.

Recomiendo analizar y modificar por departamentos el organigrama, se debe definir

con claridad las relaciones de actividades del personal. El organigrama debe ser claro
y especifico en cuanto a su contenido y forma.

Para evitar la falta de conocimiento del personal en cuanto a la relación de funciones

con el resto del personal dentro de la empresa.

 DH 35
Se ha descubierto que las líneas de autoridad no están bien definidas ya que el jefe
financiero no puede estar en la misma línea de mando de mensajería

Por principio administrativo el organigrama debe ser bien estructurado, indicando las
líneas de autoridad y responsabilidad, como además las vías de comunicación y
supervisión de los componentes organizacionales, es decir de los miembros de la
empresa.

Considero que esto se debe a que no existe un modelo de organigrama con líneas de
autoridad y responsabilidad bien definidas al colocar sobre la misma línea al feje
financiero y mensajería, ya que al diseñar el organigrama no se tomo en cuenta el
orden jerárquico que este debe tener.

156
Recomiendo organizar el organigrama por líneas de mando de autoridad, ya que se
necesita que el organigrama sea de fácil comprensión

Para evitar la falta de comprensión del personal sobre cuáles son los niveles de
mando que rige en la empresa, y la inexistencia de un orden correcto entre los jefes
departamentales y los subordinados.

Elaborado por: Maritza Aguirre

AGUIRRE UPS AUDITORES

DESARROLLO DE HALLAZGOS
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE PROCESOS CONTABLES
 DH 36
Se ha descubierto que la empresa no tiene un instructivo para el manejo de procesos
contables. Por principio contable se debe tener un manual que facilite el registro de
los movimientos de todos los procesos resultado de la actividad de la empresa.

Considero que esto se debe a la falta de un instructivo para el manejo de procesos

contables, a la falta de tiempo del departamento de contabilidad al no diseñar este
tipo de instructivo.

Recomiendo diseñar un instructivo de manejo de procesos contables adecuado a la

empresa, así como convenir los criterios contables a manejarse. El instructivo debe
ser de fácil comprensión

Para evitar que no se respalde los registros contables con un instructivo de base para
los movimientos contables ya que los miembros del departamento contable pueden

157
tener diferentes criterios para sus registros, y puede existir el mal manejo de las
cuentas contables.

Elaborado por: Maritza Aguirre

AGUIRRE UPS AUDITORES

DESARROLLO DE HALLAZGOS
MANUAL DE EVALUACIONES DE GESTIÓN DE PERSONAL
 DH 37
Se ha descubierto que Galextur Cía Ltda. no tiene un manual de evaluaciones de
gestión del personal. Por principio administrativo, es importante evaluar al personal,
detallar bajo que parámetros deben ser evaluados y con qué periodicidad realizarlo.

Considero que esto se debe a la falta del diseño de un manual de evaluaciones de

gestión del personal, la falta de tiempo de los administrativos para diseñar este
manual, el descuido de los administrativos al no desarrollar la manera de analizar el
desempeño del activo más importante en la empresa que son sus empleados.

Recomiendo diseñar un manual de evaluación de gestión del personal que permita al

empleador estudiar la labor de sus subordinados. Es importante que se manejen
parámetros de medición de desempeños justos y claros para posteriores
promociones, ascensos o despidos.

Para evitar la falta de estudio de cuan bueno o malo ha sido el desempeño del
personal en su labor diaria y el análisis de los resultados alcanzados para
promociones, ascenso o despidos.

Elaborado por: Maritza Aguirre

158
 3.3. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

 Activos fijos
Control: Comprobar si los activos son de propiedad de la empresa
a) Inspección y Procedimientos de Computo
- Analizar 6 facturas de compras de activos fijos
- Comprobación aritmética de facturas
- Comprobación de la firma de autorización.
- Comprobación de la firma de recepción.

AGUIRRE UPS AUDITORES

PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Delimitar si los activos son de propiedad de la empresa

Número Factura Tachones o Nombre

enmendaduras
Fecha Activo de la Nombre Nombre del cliente del
factura Original Copia del Si No cliente
proveedor
08/10/2009 Cuchillos 00054093 X Merkmonts X Servicios
Comercial Turísticos
Cía. Ltda. Galextur
Cía. Ltda.
08/10/2009 Toallas 00007004 X Fabrica X Servicios
faciales de Donat Cía. Turísticos
baño Ltda. Galextur
Cía. Ltda.
22/10/2009 Micro- 00010815 X Medardo X Servicios
componente Valencia Turísticos
Falconi Galextur
Cía. Ltda.
22/10/2009 Calefón 00001905 X Jorge Isaac X Servicios
Natural Galarza Turísticos
González Galextur
Cía. Ltda.
19/11/2009 Ventilador 00039365 X Arsenio X Servicios
CC5213 Vivanco Turísticos
Neira Galextur
Cía. Ltda.
24/11//2009 Impresora 00007583 X Mónica X Servicios
Epson Lorena Turísticos
TX100 Cifuentes Galextur
García Cía. Ltda.
24/11/2009 Bandeja 00200383 X Termalimex X Servicios
para Cía. Ltda. Turísticos
restaurante Galextur
Cía. Ltda.
Elaborado por: Maritza Aguirre

159
  NÓMINA
Control: Definir los días trabajados
a) Inspección y Procedimientos de Computo
- Analizar 4 hojas de asistencia en cada uno de los últimos dos meses.
- Comparar esa información con el resumen de asistencia o el rol de pagos.
- Verificar cálculos.
AGUIRRE UPS AUDITORES
PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Definir los días trabajados

Fecha Nombre del Empleado Número de Acumulado Valor recibido según

horas de horas rol de pagos mensual
trabajadas
03/11/2009 María Fernanda Sánchez 8 8
11/11/2009 8 16
12/11/2009 8 24 $543,90
23/11/2009 8 32
14/12/2009 8 40
16/12/2009 8 48
21/12/2009 8 56 $543,90
22/12/2009 8 64

03/11/2009 Marcos Carlosama 8 8

11/11/2009 8 16
12/11/2009 8 24 $514,45
23/11/2009 8 32
14/12/2009 8 40
16/12/2009 8 48
21/12/2009 8 56 $514,45
22/12/2009 8 64
Al no tener descuentos por faltas o atrasos, los empleados en los meses de noviembre y
diciembre 2009 mantienen su mismo valor a recibir en rol.
Elaborado por: Maritza Aguirre

160
 b) Observación
 Observar dos días aleatorios la entrada de los empleados.
AGUIRRE UPS AUDITORES
PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Definir los días trabajados
Fecha Nombre del Empleado Hora de llegada Observaciones
Acordada Real
12/01/2010 María Paulina Falconí 8:30 am 8:31 am Según Art.19 del Reglamento Interno de
Trabajo se toleran hasta 5 minutos
diarios de atraso.
13/01/2010 8:30 am 8:34 am Según Art.19 del Reglamento Interno de
Trabajo se toleran hasta 5 minutos
diarios de atraso.
12/01/2010 Yesenia Espinoza 9:00 am 8:35 am Ninguna.
13/01/2010 9:00 am 8:20 am Ninguna.
12/01/2010 Yadira Mera 8:30 am 8:24 am Ninguna.
13/01/2010 8:30 am 8:25 am Ninguna.
12/01/2010 María Fernanda Sánchez 8:30 am 7:55 am Ninguna.
13/01/2010 8:30 am 8:20 am Ninguna.
12/01/2010 Edmundo Castillo 8:30 am 8:29 am Ninguna.
13/01/2010 8:30 am 8:25 am Ninguna.
No existen atrasos en los empleados, ya que existen multas de $1,00 si se atrasan de 5 a 10 minutos, de
$3,00 si es de 11 a 30 minutos y a partir de 30 minutos se entrega un memo de amonestación, más la
multa de $5,00 según lo expuesto en el Reglamento Interno de Trabajo de la empresa (Anexo 3).
Elaborado por: Maritza Aguirre

161
  PATRIMONIO
Control: Verificar que las convocatorias a junta general de socios tengan un acta de
la reunión
a) Investigación y Confirmación.
- Analizar las actas de reuniones que posee la empresa.
- Confirmar con los socios la asistencia y puntos tratados en dichas actas.

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PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Verificar que en las convocatorias a junta general de socios las actas de la
reunión expongan el acuerdo unánime de la junta
Asistencia Acta de Firmas de
Fecha Lista de socios Reunión socios
Si No Si No Si No
30/03/2009 Dr. Werner Silberstein X X X
Gabriele Silberstein X

11/05/2009 Dr. Werner Silberstein X X X

Gabriele Silberstein X

12/10/2009 Dr. Werner Silberstein X X X

Gabriele Silberstein X
En la reunión del 30 de Marzo del 2009, el acta no tiene las firmas de los
socios. Al entrevistar a los socios, ellos manifiestan que recuerdan la
reunión pero por descuido no firmaron el acta, tan pronto se encuentren
en la ciudad de quito se acercarían para la respectiva firma.
Elaborado por: Maritza Aguirre

 VENTAS
Control: Verificar que se facturaron las ventas de pasajes
a) Inspección
- Analizar las facturas del mes de enero y febrero del 2009 en forma
aleatoria.
- Confirmar los valores aritméticamente.

162
 - Revisar si existe reserva y ticket del pasaje

AGUIRRE UPS AUDITORES

PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Verificar que se facturaron las ventas de pasajes

Firma de
Importe Reserva Ticket Recibí Tachones o
No de
Fecha Codigo Cliente No Factura en $ de vuelo electrónico conforme enmendaduras Documento de cobro
Compro-
bante de Pap. de Copia
Ingreso Si No Si No Si No Si No deposito Voucher transfer. Observaciones

El formato de reservas es
archivado en el Dep. de
Vta.Pasajes, el ticket
electronico es impreso y
entregado al cliente, no se
adjunta estos documentos
28-Ene * HGP000201 002-001-13356 UIO-11729 729,80 X X X X X en el C.Ingreso

El numero de doc.de
transferencia esta anotado
en la factura, no se adjunta
13-feb * MIZ000202 002-001-13477 UIO-11785 744,6 X X X X X en el C.Ingreso

Elaborado por: Maritza Aguirre

*Se codificaron los nombres de clientes a petición de la Presidencia General.

Control: Verificar las reservas de ventas tours Galápagos

b) Observación
- Observar que el departamento de ventas de tours realice correctamente las
reservas a los clientes.
- Analizar si la reserva fue efectuada de manera personal o mediante otra
agencia de viajes.
AGUIRRE UPS AUDITORES
PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Verificar las reservas de ventas tours Galápagos
Fecha Concepto de Nombre del Código del Tipo de servicio Documento
venta agente operador cliente Agencia Personal de pago

12/01/2010 Tour María Fernanda *DREF00120 X Depósito

combinado Sánchez bancario.
13/01/2010 Tour al centro María Paulina *DREF00124 X Voucher
de Buceo Falconí personal
Elaborado por: Maritza Aguirre

*Se codificaron los nombres de clientes a petición de la Presidencia General.

163
 c) Inspección
Control: Confirmar que se ha facturado correctamente las ventas quito y
Galápagos
- Analizar 12 facturas de ventas del mes de enero hasta noviembre del 2009
en forma aleatoria, que representan el 15% de las ventas del mes.
- Confirmar que se ha cancelado el servicio.
- Revisar si las facturas tienen enmendaduras, tachones o borrones.

AGUIRRE UPS AUDITORES

PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Confirmar que se ha facturado correctamente las ventas Quito y Galápagos

Firma de
Código del No de Importe Auxiliar de Recibi Tachones o
Fecha Cliente No Factura Ingreso en $ Reservas conforme enmendaduras Documento de cobro
Copia
Papeleta de transfe- Observacio-
Si No Si No Si No deposito Voucher rencia Concepto nes
Paquetes
turisticos-
16-Ene *JAL000101 002-001-13315 UIO-11737 931,00 X X X X hospedaje
Enmenda-
Paquetes dura en C.I.
turisticos- en codigo de
04-feb *ECT000102 002-011-13423 UIO-11816 6827,00 X X X X hospedaje cuenta
17-Abr *EBC000103 001-001-17406 GPI-11723 53,8 X X X X Restaurante
Bar y
19-Abr *SMB000104 001-001-17442 GPI-11726 37,27 X X X X lavanderia

Bar y
04-mar *PFR000105 001-001-17496 UIO-12078 57,21 X X X X restaurante
07-jun *KUB000106 001-001-17656 UIO-12241 294,14 X X X X Bar
15-jun *BMA000107 001-001-17694 GPI-11792 7,81 X X X X Bar
06-jul *XCA000108 001-001-17795 GPI-11806 50,75 X X X X Restaurante
4-Ago *NAR000109 001-001-17933 GPI-11839 13,12 X X X X Restaurante
04-sep *ELP000110 001-001-18144 UIO-12509 129,44 X X X X Restaurante
18-oct *FUN000111 001-001-18361 GPI-11989 61,24 X X X X Restaurante
08-nov *ROJ000112 001-001-18549 UIO-12740 36,84 X X X X Restaurante

* Se codificaron los nombres de clientes a petición de la Presidencia General.

Elaborado por: Maritza Aguirre

 COSTOS
Control: Verificar que los pedidos de restaurante en el Hotel Silberstein estén
respaldados por una comanda
a) Inspección
- Analizar 10 comandas en forma aleatoria de los 4 últimos meses.

164
 - Confirmar que tengan compilados los siguientes datos:
 Nombre
 Comidas: Cantidad, Descripción
 Bebidas: Cantidad, Descripción
 Fecha
 Factura número
 Habitación
 Mesero

AGUIRRE UPS AUDITORES

PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Verificar que los pedidos de restaurante en el Hotel Silberstein estén
respaldados por una comanda

Fecha Nombre N° de Nombre Concepto N° de Habitación Importe

comanda del
del cliente Comidas Bebidas Factura en $
mesero
13/12/2009 Sarmiento 125378 Jhonatan X - 22 -
Mariela
06/12/2009 Wagner 125260 Jhonatan X - 3 -
18/12/2009 Davine 125632 Jhonatan X X - 16 -
18/12/2009 Castillo 125718 Jhonatan X - 17 -
12/08/2009 Vallejo Gustavo 125279 Jhonatan X - 2 -
15/12/2009 Gebhard 125530 Hugo X - 12 -
Hildegard
19/12/2009 Galeria Aymara 125745 Jhonatan X - 20 10.98
07/09/2009 Valleix 125269 Jhonatan X - 16 -
08/12/2009 Mena Alejandro 125273 Jhonatan X - 18 -
29/12/2009 Susanne 126094 Hugo X - 15 -
Michael

Elaborado por: Maritza Aguirre

 COMPRAS
Control: Verificar que las facturas de compras sean válidas.
a) Inspección
- Analizar 6 facturas de compras del mes de enero y febrero del 2009 en
forma aleatoria.
- Confirmar que se ha cancelado la compra.

165
 - Revisar si las facturas cumplen con los requisitos de ley.
- Verificar que se ha realizado el registro contable correcto.

AGUIRRE UPS AUDITORES

PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Verificar que las compras estén legalmente respaldadas con una factura
Firma Tachones
de o
Recibi enmendad
No Factura confor uras Documento de pago
Nombre No No C. C.Reten- Importe Che- Vau- Transfe-
Fecha Proveedor Factura Egreso cion en $ Original Copia Si No Si No que cher rencia Concepto
Transporte
Berdonces 001-001- GPS- 001-001- maritimo
06-Ene Serra Vicente 178 17864 13981 600.00 X X X X centro buceo

Compra de
Cooperativa pan para el
de consumo 001-001- GPS- 002-001- consumo del
07-Ene del Pacifico 475 17868 8603 15.00 X X X X hotel
Compra de
001-001- 002-001- pan para el
476 8604 13.00 X X X X consumo del

001-013- UIO- 002-001- Hospedaje y

18-Ene Hotel Quito 114722 16585 9076 91.06 X X X X alimentacion

001-001- UIO- 002-001-

17-Feb Indefatigable 27427 16800 9281 X X X X Tour diario
Bayas Nunez 001-001- GPS- 001-001- Transporte
6-Feb Jose 522 18002 14112 30.00 X X X X terrestre

Elaborado por: Maritza Aguirre

166
CAPÍTULO IV
PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
APLICABLE A LAS PRINCIPALES CUENTAS QUE
INTERVIENEN EN LAS OPERACIONES DE LA
EMPRESA GALEXTUR CÍA. LTDA.

A continuación se propone el siguiente sistema de control interno, que permitirá a la

Empresa de servicios turísticos “Galextur Cía. Ltda.”, alcanzar sus objetivos
institucionales, mediante la confiabilidad de la información contable y financiera, de
esta manera se presentan en lo referente a las siguientes cuentas:
 Efectivo y sus equivalentes
- Caja Chica
- Caja General
- Bancos
 Cuentas y documentos por cobrar
- Clientes
 Activos fijos
 Ingresos
- Ventas hotel Galápagos
 Costos
- Costo de ventas de alimentos y bebidas
 Gastos
- Pago directo: Luz
- Registro: Anticipo seguros
- Personal: Sueldos
- Financiero: Intereses
 Patrimonio
- Capital Pagado
- Aportes Futuras Capitalizaciones

En cada propuesta de control interno existen elementos como:

- Responsables

167
- Procedimientos
- Controles
- Registros
- Reportes
- Formatos

168
 CONTROL INTERNO PARA EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Caja Caja Chica Auxiliar Empleado
Subgerente Jefe Contador Contable Galextur
Financiero (Custodio)

DESCRIPCIÓN
Satisface gastos relativamente pequeños que no justifiquen la emisión de cheques.
1) PROCEDIMIENTOS
a)Procedimiento para creación del fondo de caja chica
 Se emite un oficio solicitando la creación del fondo de caja chica, estableciendo un valor X
en dólares para el fondo, así como el uso en los siguientes conceptos: suministros,
materiales que no existen en stock de bodega, útiles de aseo, repuestos y accesorios de
menor cuantía para vehículos o de uso en las instalaciones del hotel, fotocopias,
elaboración de las llaves y copias de llaves, correo y transporte de correspondencia,
gastos de seminario y capacitación, útiles de aseo del personal y de oficina, reembolso de
personal dependiente, otros pagos de bienes y servicios que no sean imprevistos.
 Se aprueba la solicitud, determinado el valor de fondo de caja chica. X
 Se comunica al departamento contable la resolución. X
 Se emite un cheque a favor del custodio por el valor del fondo de caja chica. X
 Se realiza el asiento contable de creación del fondo de caja chica en el sistema X
informático.
b) Procedimiento para el uso del fondo de caja chica.
 Se entrega el valor para caja chica al custodio del fondo. La persona encargada X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 1/5

169
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Caja Caja Chica Auxiliar Empleado
Subgerente Jefe Contador Contable Galextur
Financiero (Custodio)

receptara, controlara y custodiara bajo caja fuerte el dinero recibido.

 Entregar los comprobantes de venta, vales de caja, o reporte de movilización (Ver X
formato 1), para satisfacer desembolsos relativamente pequeños al custodio del fondo de
caja chica.
 Revisar los documentos aritméticamente, que cumplan con los requisitos y características X
necesarios. (Ver anexo 4)
 Si cumplen con todos los requisitos colocar un visto bueno. X
 Llenar un auxiliar de caja chica en un formato pre enumerado y pre impreso. (Ver X
formato 2)
 Entregar el dinero solicitado. X
 Firmar el solicitante el auxiliar de caja chica por el concepto y valor entregado. X
 Elaborar un informe semestral sobre los gastos realizados y entregar a Subgerencia. X
 Subgerencia entregara este informe en Junta General Ordinaria de Socios anual. X
c) Procedimiento para reposición del fondo de caja chica
 Cuando el custodio del fondo de caja chica observe que los gastos alcancen el 80%, X
completar el formato de Solicitud de Reposición de Caja Chica. (Ver formato 3 )
 Colocar en un sobre sellado una copia del auxiliar de caja con los documentos sustento X
de gasto.
 Entregar la solicitud y sobre al Contador General. X
 Revisar la documentación recibida. X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/5

170
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Caja Caja Chica Auxiliar Empleado
Subgerente Jefe Contador Contable Galextur
Financiero (Custodio)

 Firmar en la solicitud por conformidad en la documentación receptada. X

 Emitir un cheque a favor del custodio por el valor de reposición autorizado. X
 Realizar el respectivo registro contable. X
d) Procedimiento para el aumento en el fondo de caja chica
 Cuando el valor de caja chica sea insuficiente respecto a los gastos reportados, y se tenga X
que realizar reposiciones muy continuas, el custodio bajo oficio lo indicara al Jefe
Financiero, adjuntando los informes semestrales realizados.
 Comunicar a subgerencia la necesidad de aumento del fondo de caja chica, proponiendo X
el valor por aumento.
 Aprobar el aumento del fondo, determinando el valor a incrementarse, mediante oficio. X
 Contabilidad receptara una copia del oficio y procederá a emitir el cheque X
correspondiente a caja chica a nombre del custodio.
 Realizar el respectivo registro contable. X
e) Procedimiento para el cierre del fondo de caja chica
 Cuando el valor de caja chica no presente ningún movimiento por un periodo mayor a un X
año, el custodio bajo oficio lo indicara al Jefe Financiero.
 Llevara este oficio a la Subgerencia y su conformidad a cerrar el fondo. X
 Si aprueba el cierre del fondo de caja chica por de desuso, hará constar en el oficio la X
fecha que esta entrara en vigencia.
 Contabilidad receptara una copia del oficio y procederá a pedir al custodio le entregue el X
fondo de caja chica con su respectivo informe.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 3/5

171
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Caja Caja Chica Auxiliar Empleado
Subgerente Jefe Contador Contable Galextur
Financiero (Custodio)

 Entregar el informe indicando el valor que se devuelve. X

 Depositar en el banco el valor por el cierre de caja chica. X
 Realizar el respectivo registro contable. X
2) CONTROLES
a) Arqueo de caja chica (Ver formato 4)
 Es importante que a demás de la persona que efectúa en arqueo, se solicite la presencia X X
de un funcionario que ratifique la acción del Contador, este funcionario puede ser el Jefe
Financiero o Subgerente, con la finalidad de atender las aclaraciones a las dudas que
surjan durante el arqueo.
 Se debe tener pleno conocimiento del valor que se efectúa el arqueo en su respectivo X
registro, para poder realizar la comparación con lo contado y poder pedir las debidas
aclaraciones durante el arqueo.
 Es importante que al finalizar el arqueo el responsable del fondo firme como constancia X
de que el valor contado le fue entregado a su entera conformidad.
 El auxiliar de caja chica deben ser pre impreso y pre numerado. X
 Los auxiliares de caja chica deben ser compilados y llevados por un solo responsable. X
 Debe compararse el valor del recuento físico con el saldo contable. X
 Debe realizarse en cualquier instante, sin previo aviso. X
 Quien realice el arqueo debe estar desprovisto de perjuicio y poseer suficiente X X
independencia.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 4/5

172
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Caja Caja Chica Auxiliar Empleado
Subgerente Jefe Contador Contable Galextur
Financiero (Custodio)

 Si existen varios fondos u otro tipo de valores de fácil realización (incluso cobranzas del X
día) es pertinente establecer un control simultaneo de todos ellos, bien arqueándolos al
mismo tiempo o bien sucesivamente suspendiendo las operaciones de los que se vayan
revisando.
 Revisar la autenticidad de los comprobantes como vales, recibos, facturas, etc. X
Analizando:
- Que sean de fecha reciente.
- Que los importes sean por valores razonables al fondo.
- Que estén debidamente autorizados para su pago.
- Que el pago este definió en los objetos del fondo relativo, es decir que el fondo se
haya creado para hacer esos pagos.
 Vigilar que todos los comprobantes queden debidamente reembolsados al cierre del X
ejercicio.
 Si existiré diferencias entre lo contado físicamente y el saldo según libros debe hacerse X
del conocimiento inmediato de Subgerencia o de la Jefe Financiera y en conjunto
proceder a su aclaración.
b) Estudio y análisis de movimientos
 Seleccionar un auxiliar de caja chica por cada periodo de tres meses de forma aleatoria. X
 Revisar los movimientos registrados. X
 Determinar si los movimientos son normales y están debidamente sustentados con los X
respectivos documentos.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 5/5

173
 FORMATO 1

REPORTE DE
MOVILIZACIÓN

1 Fecha:
2 Nombre de solicitante:
Fecha Descripción Origen Destino Valor en $
3 4 5 6 7

8 TOTAL:
9 Valor en letras:
10 FIRMAS:

_________________________________ ____________________________
SOLICITANTE REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:

174
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Reporte de movilización
1) Fecha: Día, mes y año en que se presenta el reporte de movilización.
2) Nombre del solicitante: Nombres y apellidos de la persona que solicita el
reembolso por concepto de movilización.
3) Fecha: Día, mes y año en que se produjo la movilización.
4) Descripción: Detallar el medio de transporte, ya sea taxi, bus u otros, además
si existieran tickets indicar el número y adjuntar al reporte.
5) Origen: Lugar de origen o salida de la movilización.
6) Destino: Lugar de destino o llegada de la movilización.
7) Valor en $: Importe en dólares de los estados unidos de América.
8) Total: Importe total de la suma de los valores en dólares.
9) Valor en letras: Descripción en letras del importe total del reporte de
movilización.
10) Firmas: Firma del solicitante, nombres y apellidos y el cargo que mantiene
en la empresa; así como de la persona que revisa y autoriza el reporte de
movilización para su respectivo reembolso.

175
 FORMATO 2

AUXILIAR DE CAJA CHICA

1 N°:
2 AÑO: 3 MES:

Fecha Nombre del Tipo de Número de Valor en $ Firma del solicitante Observaciones
Solicitante documento documento
4 5 6 7 8 9 10

11 TOTAL:
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Auxiliar de Caja Chica
1) N°: Número de auxiliar de caja.
2) Ano: Año del periodo contable en que se realiza el auxiliar de caja chica.
3) Mes: Mes del periodo contable en que se realiza el auxiliar de caja chica.
4) Fecha: Día, mes y año en que es solicitado el fondo de caja chica.
5) Nombre del solicitante: Nombres y apellidos de la persona que solicita parte
del fondo de caja chica.
6) Tipo de documento: Detallar que clase de documento respalda la salida del
fondo de caja chica, ya sea este una factura, recibo o vale de caja.
7) Número de documento: Número del documento que respalda la salida del
fondo de caja chica, ya sea este una factura, recibo o vale de caja.
8) Valor en $: Importe en dólares de los estados unidos de América.
9) Firma del solicitante: Firma del solicitante del fondo de caja chica.
10) Observaciones: En el caso de que existiera algún tipo de aclaración sobre el
movimiento efectuado con el fondo de caja chica.
11) Total: Importe total de la suma de los valores en dólares.

176
 FORMATO 3

SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA

1 Fecha:
2 Nombre de solicitante:
Fecha Concepto Nombre del Tipo de Número de Valor en $ Valor Valor Número de
responsable del gasto
documento documento retenido Pagado retención
3 4 5 6 7 8 9 10 11

12 TOTAL:
13 VALOR EN $ DEL FONDO DE CAJA CHICA ( 00/00/2009) :
14 SALDO:
Los recibos y facturas fueron revisados y registrados en mi presencia y devueltos a mí en su totalidad.
15
FIRMAS:
_________________________________ ____________________________
SOLICITANTE REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:

177
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Solicitud de reposición de fondos de caja chica
1) Fecha: Día, mes y año en que es solicitado el fondo de caja chica.
2) Nombre del Solicitante: Nombres y apellidos de la persona que solicita la
reposición del fondo de caja chica (custodio).
3) Fecha: Día, mes y año en que es solicitado la reposición del fondo de caja
chica.
4) Concepto: Día, mes y año en que es solicitado el fondo de caja chica.
5) Nombre del responsable del gasto: Nombres y apellidos de la persona que
ha entregado al custodio de caja chica el gasto que ha realizado.
6) Tipo de documento: Detallar que clase de documento respalda la salida del
fondo de caja chica, ya sea este una factura, recibo, vale de caja, etc.
7) Número de documento: Número del documento que respalda la salida del
fondo de caja chica, ya sea este una factura, recibo, vale de caja, etc.
8) Valor en $: Importe en dólares de los estados unidos de América.
9) Valor Retenido: Importe en dólares del valor retenido por concepto de
Impuesto a la renta o Impuesto al Valor Agregado.
10) Valor Pagado: Diferencia aritmética entre el valor del gasto en dólares y el
valor retenido.
11) Número de retención: Número de comprobante de retención que se ha usado
en el pago del gasto.
12) Total: Suma final de los valores en dólares.
13) Valor en $ del fondo de caja chica DD/MM/AAAA: Importe en dólares del
fondo de caja chica que el custodio ha recibido, indicando el día, mes y año.
14) Saldo: Diferencia entre el valor recibido por fondo de caja chica y el valor
reportado para reposición.
15) Firmas: Firma, nombres y apellidos y el cargo que mantiene en la empresa
del solicitante; así como de la persona que revisa y autoriza el reporte de para
su respectiva reposición.

178
 FORMATO 4

ARQUEO DE CAJA CHICA

1 N°:
2
Fecha:

EFECTIVO
MONEDAS:
3 Denominación en dólares: 4 Número de monedas 5 Total
$0.01
$0.05
$0.10
$0.50
$1.00

6 Subtotal monedas:
BILLETES:
7 Denominación en dólares: 8 Número de billetes 9 Total
$1.00
$5.00
$10.00
$20.00
$50.00
$100.00

10 Subtotal billetes:

DOCUMENTOS DE RESPALDO
11 Número de documento 12 Concepto 13 Valor

14 Total efectivo:

15 Total documentos de respaldo:

16 Total efectivo + Documentos de respaldo:

17 Fondo asignado:

18 Diferencia:

19 Observaciones:
Los fondos fueron contados en mi presencia y devueltos en su totalidad.

20 FIRMAS:
___________________________________ ____________________________ CUSTODÍO DEL
FONDO DE CAJA CHICA REVISIÓN
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:

179
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Arqueo de Caja Chica
1) Nº: Pre numeración del arqueo de caja chica.
2) Fecha: Día, mes y año en que se realiza el arqueo de caja chica.
3) Denominación en dólares: Denominación en dólares de los estado unidos de
América de las monedas.
4) Número de monedas: Cantidad de monedas contadas.
5) Total: Multiplicación de la denominación en dólares y el número de
monedas.
6) Subtotal en monedas: Suma del total de monedas contabilizadas
7) Denominación en dólares: Denominación en dólares de los estado unidos de
América de los billetes.
8) Número de billetes: Cantidad de billetes contados.
9) Total: Multiplicación de la denominación en dólares y el número de billetes.
10) Subtotal en billetes: Suma del total de billetes contabilizados.
11) Número de documento: Número de la factura, nota de venta o documento de
respaldo del gasto.
12) Concepto: Descripción del gasto.
13) Valor: Denominación en dólares de los estado unidos de América del
documento.
14) Total efectivo: Suma de los subtotales de monedas y billetes.
15) Total documentos de respaldo: Suma de los documentos de respaldo.
16) Total efectivo + documentos de respaldo: Suma de los valores del total
efectivo y los documentos de respaldo.
17) Fondo asignado: Importe entregado en caja chica.
18) Diferencia: Resta entre el total de efectivo contabilizado y el fondo asignado
a caja chica.
19) Observaciones Anotación de cualquier novedad respecto al arqueo de caja
chica.
20) Firmas: Firmas de conformidad del custodio del fondo de caja chica y de la
revisión, identificando su nombre y cargo respectivamente.

180
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-

FECHA DETALLE REF. DEBE HABER

XXX ….1….
Caja chica *1.1.1.1.01 xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1 xxx.xx
P/r. la creación del fondo de caja chica.
XXX ….2….
Movilización local 5.7.1.06 xxx.xx
Correos 5.7.04.04 xxx.xx
Caja chica 1.1.1.1.01 xxx.xx
P/r. los pagos efectuados con el fondo.
XXX ….3….
Caja chica 1.1.1.1.01 xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1 xxx.xx
P/r. la reposición del fondo de caja chica.
XXX ….4….
Caja chica 1.1.1.1.01 xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1 xxx.xx
P/r. el aumento del fondo de caja chica.
XXX ….5….
Bancos 1.1.1.2.1 xxx.xx
Caja chica 1.1.1.1.01 xxx.xx
P/r. la disminución del fondo de caja chica.

*Tomado del plan de cuentas de la Empresa de Servicios turísticos “Galextur Cía.

Ltda.”. (Ver Anexo 5).

181
 CONTROL INTERNO PARA EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Caja Caja General Auxiliar Auxiliar
Subgerente Jefe Contador Contable Contable
Financiero Quito Galápagos

DESCRIPCIÓN
Es el activo más líquido que posee la empresa, está representado por billetes, monedas y
cheques a su favor, servirá para receptar las ventas al contado, cobro de cuentas, así como
para el pago de gastos en efectivo.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Procedimiento de apertura de caja general
 Se emite un oficio de petición para la creación del fondo de caja general, proponiendo un X
valor en dólares para el fondo de caja general.
 Aprueba el oficio y determina el valor del fondo de caja general. X
 Se comunica al departamento contable sobre la resolución del oficio. X
 El departamento contable emite un cheque a favor del custodio por el valor del fondo de X
caja general.
 Se realiza el asiento contable de creación del fondo de caja general en el sistema X
informático.
b) Procedimiento para el uso de caja general
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 1/6

182
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Caja Caja General Auxiliar Auxiliar
Subgerente Jefe Contador Contable Contable
Financiero Quito Galápagos

 Se entrega el valor para caja general al custodio del fondo. (La persona encargada X
receptara, controlara y custodiara los valores en caja).
 El custodio receptara facturas por pago al contado. X
 Revisar los documentos aritméticamente, que estén completamente llenos y sin tachones, X
borrones o enmendaduras, además en el caso de los comprobantes de venta, estos deben
ser emitidos a nombre de Servicios Turísticos Galextur Cía. Ltda. (Ver anexo 4 )
 Firmar la recepción y revisión conforme de documentos. X
 Llenar un auxiliar de caja general en un formato pre enumerado y pre impreso. (Ver X
formato 5)
 Entregar el dinero solicitado por concepto de pago al contado. X
 Hacer firmar al proveedor en el auxiliar de caja general por el concepto y valor X
entregado.
 Para receptar el dinero por ventas al contado se registrara en el formato de reporte de X
ventas diarias. (Ver formato 6)
 El valor de los reportes en ventas diarias serán llenadas detalladamente en el Reporte de X
depósito de la empresa. (Ver formato 7)
 Se procederá al depósito del valor por el total de ventas diarias. X
 Se llenara un reporte de ventas de alimentos y bebidas semanal, adjuntando el X
comprobante de depósito del Banco, reporte de depósitos diarios, Reporte de ventas
diarias y las respectivas facturas de ventas y comandas. (Ver reporte formato 6)
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/6

183
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Caja Caja General Auxiliar Auxiliar
Subgerente Jefe Contador Contable Contable
Financiero Quito Galápagos

 Se enviara en sobre cerrado al departamento de contabilidad quito para su respectivo X

análisis.
 Receptar sobre cerrado. X
 Revisar la existencia física del total de documentos detalladamente descritos en el reporte X
de ventas de alimentos y bebidas semanal del hotel.
 Entregar para realizar los registros contables. X
 Registrar en los comprobantes de Egresos de Galápagos, los gastos que han sido X
receptados en el Hotel y Centro de Buceo, adjuntar los documentos de respaldo de la
transacción.
 Registrar Ingresos de Galápagos, que han sido receptados en la entrega de servicios del X
Hotel y Centro de Buceo y adjuntar los documentos de respaldo de la transacción.
 Imprimir los comprobantes de egreso e ingreso y archivarlos en sus respectivas carpetas. X
c) Procedimiento para el cierre de caja general
 Cuando el valor de caja general no presente ningún movimiento por un periodo mayor a X
un año, el custodio bajo oficio lo indicara a Subgerencia.
 Si se aprueba el cierre del fondo de caja general por de desuso, se hará constar en el X
oficio la fecha que esta entrara en vigencia.
 Contabilidad receptara una copia del oficio y procederá a peticionar al custodio la X
entregar el fondo de caja general con su respectivo informe.
 Se procederá a depositar en el banco el valor por el cierre de caja general X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 3/6

184
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Caja Caja General Auxiliar Auxiliar
Subgerente Jefe Contador Contable Contable
Financiero Quito Galápagos

 El Contador General procederá a realizar el respectivo registro contable. X

2) CONTROLES
a) Arqueo de caja general (Ver formato 8)
 Es importante que a demás de la persona que efectúa en arqueo, se solicite la presencia X X
de un funcionario que ratifique la acción del Contador, este funcionario puede ser el Jefe
Financiero o Subgerente, con la finalidad de atender las aclaraciones a las dudas que
surjan durante el arqueo.
 Tener pleno conocimiento del importe o valor que se efectúa el arqueo en su respectivo X
registro, para poder realizar la comparación con lo contado y poder pedir las debidas
aclaraciones durante el arqueo.
 Al finalizar el arqueo el responsable del fondo firme como constancia de que el valor X
contado le fue entregado a su entera conformidad.
 El auxiliar de caja general debe ser pre impreso y pre numerado. X
 Comparar el valor del recuento físico con el saldo contable, esto debe realizarse en X
cualquier instante, sin previo aviso.
 Quien realice el arqueo debe estar desprovisto de perjuicio y poseer suficiente X X
independencia.
 Si existen varios fondos u otro tipo de valores de fácil realización (incluso cobranzas del
día) es pertinente establecer un control simultaneo de todos ellos, bien arqueándolos al
mismo tiempo o bien sucesivamente suspendiendo las operaciones de los que se vayan -
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 4/6

185
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Caja Caja General Auxiliar Auxiliar
Subgerente Jefe Contador Contable Contable
Financiero Quito Galápagos

revisando. X
 Vigilar que todos los comprobantes queden debidamente reembolsados al cierre del X
ejercicio.
 Si existiré diferencias entre lo contado físicamente y el saldo según libros debe hacerse X
del conocimiento inmediato de Subgerencia o de la Jefe Financiera y en conjunto
proceder a su aclaración.
 Alentar a los clientes a que pidan recibos o facturas, y vigile los totales de registro de X
caja.
 Depositar intactos todos los días los ingresos a caja. X X
b) Estudio y Análisis de Movimientos
 Seleccionar un auxiliar de caja general por mes de forma aleatoria. X
 Revisar los movimientos registrados. X
 Determinar si los movimientos son normales y están debidamente sustentados con los X
respectivos documentos.
c) Corte de Ingresos y Egresos
 Determinar los últimos ingresos según recibos, facturas, reporte de ventas diario, reportes X
de depósito, comprobantes de depósito del banco.
 Verificar los últimos gastos en el auxiliar de caja general con los documentos de soporte X
o sustento.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 5/6

186
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Caja Caja General Auxiliar Auxiliar
Subgerente Jefe Contador Contable Contable
Financiero Quito Galápagos

 Compararlo con los saldos del auxiliar de caja general diarios para conocer si se incluyen X
todas las operaciones que corresponden y no se están registrando en periodos diferentes
de los de su recepción o pago real.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 6/6

187
 FORMATO 5

AUXILIAR DE CAJA GENERAL

1 N°:
2 AÑO: 3 MES:

Fecha Nombre del Tipo de Número de Valor en $ Firma del solicitante Observaciones
Solicitante documento documento
4 5 6 7 8 9 10

11 TOTAL:

INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL

FORMATO
Nombre del formato: Auxiliar de Caja General
1) N°: Número de auxiliar de caja.
2) Ano: Año del periodo contable en que se realiza el auxiliar de caja general.
3) Mes: Mes del periodo contable en que se realiza el auxiliar de caja general.
4) Fecha: Día, mes y año en que es solicitado el fondo de caja general.
5) Nombre del solicitante: Nombres y apellidos de la persona que solicita parte
del fondo de caja general.
6) Tipo de documento: Detallar que clase de documento respalda la salida del
fondo de caja general, ya sea este una factura, recibo o vale de caja.
7) Número de documento: Número del documento que respalda la salida del
fondo de caja general, ya sea este una factura, recibo o vale de caja.
8) Valor en $: Importe en dólares de los estados unidos de América.
9) Firma del solicitante: Firma del solicitante del fondo de caja general.
10) Observaciones: En el caso de que existiera algún tipo de aclaración sobre el
movimiento efectuado con el fondo de caja general.
11) Total: Importe total de la suma de los valores en dólares.

188
 FORMATO 6

REPORTE DE VENTAS DIARIAS

1 Fecha:
2 Elaborado por:

3 Cargo:

No de No de Valor en $ Sub Total 12% de 10% de TOTAL

Observaciones
Factura Habitación Alimentos Bebidas Otros IVA Servicio Contado Crédito
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

15 Totales:
16 Total en efectivo: 18 Total de cheques:

17 Total a crédito: 19 Total Tarjetas de crédito:

189
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Reporte de Ventas Diarias
1) Fecha: Día, mes ya no en que se elabora el reporte.
2) Elaborado por: Nombres y apellidos de la persona que realiza el reporte
3) Cargo: Nombre del puesto de trabajo.
4) Número de factura: Identificar el número de factura de venta.
5) Número de habitación: Identificar el número de habitación en el que está
hospedado el cliente.
6) Valor en $ Alimentos: Importe en dólares de los estados unidos de América
por concepto de compra de alimentos.
7) Valor en $ Bebidas: Importe en dólares de los estados unidos de América
por concepto de compra de bebidas.
8) Valor en $ Otros: Importe en dólares de los estados unidos de América por
concepto de compra de otro concepto de bienes o servicios.
9) Subtotal: Suma de Valor en dólares de alimentos, bebidas y otros.
10) 12% de IVA: Importe del 12% calculado del subtotal por concepto de
impuesto al valor agregado.
11) 10% de Servicio: Importe del 10% calculado del subtotal por concepto del
servicio.
12) Total Contado: Valor correspondiente a la venta en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito.
13) Total Crédito: Valor correspondiente a la venta a simple crédito.
14) Observaciones: Anotación de cualquier novedad respecto a la venta.
15) Totales: Sumas verticales de los valores en dólares de alimentos, bebidas,
otros, 12% de IVA, 10% de servicio, subtotal, total contado, total crédito.
16) Total en efectivo: Valor correspondiente a la venta en dinero (billetes y
monedas)
17) Total a crédito: Valor correspondiente a la venta a simple crédito.
18) Total en cheques: Valor correspondiente a la venta con cheques.
19) Total en Tarjetas de crédito: Valor correspondiente a la venta con tarjeta de
crédito.

190
 FORMATO 7

REPORTE DE DEPÓSITOS

1 No: 2 Banco: 3 No de Cuenta Corriente: 4 No de Papeleta de Deposito:

5 Fecha de elaboración: 6 Elaborado por: 7 Cargo:
8 Fecha de revisión: 9 Revisado por: 10 Cargo:
Fecha Nº Factura No de referencia Valor en $ Valor por Valor No de Retención Observaciones
retenciones Cobrado
11 12 13 14 15 16 17 18

19 Total:

191
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Reporte depósitos
1) Nº: Pre numeración del reporte de depósitos.
2) Banco: Nombre del Banco donde la empresa mantiene su cuenta corriente y
al que ha sido depositado el dinero.
3) No de Cuenta Corriente: Denominación numérica de la cuenta corriente que
mantiene la empresa y a la que ha sido depositado.
4) No de Papeleta de depósito: Denominación numérica de la papeleta de
depósito.
5) Fecha de elaboración: Día, mes y año en que se elabora el reporte.
6) Elaborado por: Nombres y apellidos de la persona que realiza el reporte.
7) Cargo: Nombre del puesto de trabajo de la persona que elabora el reporte.
8) Fecha de revisión: Día, mes y año en que se revisa el reporte.
9) Revisado por: Nombres y apellidos de la persona que revisa el reporte.
10) Cargo: Nombre del puesto de trabajo de la persona que revisa el reporte.
11) Fecha: Día, mes y año en que se produjo la venta.
12) Número de factura: Identificar el número de factura de venta.
13) Número de referencia: Identificar el número referencia de la venta, es decir
el número de reporte de ventas diarias al que corresponde.
14) Valor en $: Importe en dólares de los estados unidos de América por
concepto de la venta.
15) Valor por retenciones: Importe en dólares de los estados unidos de América
por concepto de retenciones receptadas.
16) Valor cobrado: Importe en dólares de los estados unidos de América de la
diferencia resultante entre el valor en $ y el valor por retenciones.
17) No de Retención: Número de retención receptada.
18) Observaciones: Anotación de cualquier novedad respecto a la venta.
19) Total: Suma vertical de los conceptos de Valor en $, valor por retenciones, y
valor cobrado.

192
 FORMATO 8

ARQUEO DE CAJA GENERAL

1 N°:
2
Fecha:

EFECTIVO
MONEDAS:
3 Denominación en dólares: 4 Número de monedas 5 Total
$0.01
$0.05
$0.10
$0.50
$1.00

6 Subtotal monedas:
BILLETES:
7 Denominación en dólares: 8 Número de billetes 9 Total
$1.00
$5.00
$10.00
$20.00
$50.00
$100.00

10 Subtotal billetes:
11 Referencia 12 Valor
CHEQUE:
TARJETA DE CRÉDITO:

13 Total efectivo:
14 Fondo asignado:
15 Diferencia:
16 Observaciones:
Los fondos fueron contados en mi presencia y devueltos en su totalidad.
17 FIRMAS:
_________________________________ ____________________________
RESPONSABLE DEL FONDO REVISIÓN
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:

193
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Arqueo de Caja General
21) Nº: Pre numeración del arqueo de caja.
22) Fecha: Día, mes y año en que se realiza el arqueo de caja.
23) Denominación en dólares: Denominación en dólares de los estado unidos de
América de las monedas.
24) Número de monedas: Cantidad de monedas contadas.
25) Total: Multiplicación de la denominación en dólares y el número de
monedas.
26) Subtotal en monedas: Suma del total de monedas contabilizadas
27) Denominación en dólares: Denominación en dólares de los estado unidos de
América de los billetes.
28) Número de billetes: Cantidad de billetes contados.
29) Total: Multiplicación de la denominación en dólares y el número de billetes.
30) Subtotal en billetes: Suma del total de billetes contabilizados.
31) Referencia: Es el número de referencia de la tarjeta de crédito con su
voucher electrónico o manual, o el número de cheque según corresponda.
32) Valor: Es la denominación en dólares de los estado unidos de América tanto
por concepto de cheques como por tarjetas de crédito.
33) Total efectivo: Suma de los subtotales de monedas y billetes.
34) Fondo asignado: Importe entregado en caja general.
35) Diferencia: Resta entre el total de efectivo contabilizado y el fondo asignado
a caja general.
36) Observaciones Anotación de cualquier novedad respecto al arqueo de caja
general.
37) Firmas: Firmas de conformidad del responsable del fondo y de la revisión,
identificando su nombre y cargo respectivamente.

194
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Caja general 1.1.1.1.10 xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1 xxx.xx
P/r. la creación del fondo de caja general.
XXX ….2….
Movilización local 5.7.1.06 xxx.xx
Correos 5.7.04.04 xxx.xx
Caja general 1.1.1.1.10 xxx.xx
P/r. los pagos efectuados con el fondo.
XXX ….3….
Bancos 1.1.1.2.1 xxx.xx
Caja general 1.1.1.1.10 xxx.xx
P/r. el depósito por valor cobrado por
concepto de ventas.

195
 CONTROL INTERNO PARA EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Corriente Bancos Jefe Auxiliar Empleado
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur

DESCRIPCIÓN
Controla los movimientos de los fondos que la empresa posee en Instituciones Financieras.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Procedimiento para la apertura de una cuenta corriente
 Llenar la solicitud de apertura de cuenta corriente. X
 Reunir y entregar al banco los requisitos para apertura de cuenta corriente. X
 Depositar el valor por apertura de cuenta establecido por el banco. X
 Hacer llenar la tarjeta de registro de firmas por tres personas autorizadas por la empresa. X
(Estos pueden ser los socios o personal administrativo de alta confianza), para que el
banco pueda pagar los cheques que gira el cuentacorrentista, el banco comparara las
firmas de los cheques con las de la tarjeta a fin de proteger al Banco y al depositante de
posibles falsificaciones.
 Llenar la tarjeta de direcciones para que el Banco envié la correspondencia, como el X
estado de cuenta mensual, en caso de cambio de domicilio, comunicarlo al banco
inmediatamente.
 b)Procedimiento para solicitar chequera
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: ¼

196
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Corriente Bancos Jefe Auxiliar Empleado
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur

 Llenar la solicitud de chequera. X

 Hacer firmar la solicitud con las firmas autorizadas. X
 Enviar la solicitud de chequera adjuntando la copia de la cedula del representante legal. X
c) Procedimiento para cerrar la cuenta corriente
 Redactar una carta para el banco peticionando el cierre de la cuenta. X
 Hacer firmar dicha solicitud con las firmas autorizadas. X
 Enviar la solicitud de cierre al banco. X
2) CONTROLES
a) Conciliación Bancaria (Ver formato 9)
 Analizar las partidas que establece la diferencia entre el saldo en bancos según la X
empresa en su libro auxiliar de bancos (Ver formato 10) y el saldo que muestra el estado
de cuenta bancario, de manera general los saldos no coinciden por las siguientes razones:
- Diferencias en las fechas de contabilización (depósitos y cheques en tránsito).
- Por desconocimiento por parte de la empresa de movimientos operados por el
banco (cheques depositados no pagados, cargos por manejo, por cobranzas,
comisiones, intereses, etc.)
- Por movimientos erróneos.
X
 Cuando es por desconocimiento de la empresa y por movimientos erróneos es importante
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/4

197
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Corriente Bancos Jefe Auxiliar Empleado
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur

investigar, estudiando el movimiento que muestran los estados de cuenta bancarios

posteriores (que estén operados los depósitos o cobrados los cheques pendientes) o
también recurriendo a la documentación original de la partida (depósitos, copias de
cheques, facturas, etc.)
 Obtener directamente de los bancos los extractos bancarios y cheques pagados durante un X
período razonable después de la fecha de la conciliación.
 Examinar los números, fechas de cheques y las fechas de endosado de los bancos en los X
cheques devueltos para determinar cuáles fueron examinados antes de la fecha de la
conciliación y entonces comprobarlos con la lista de cheques pendientes de la
conciliación.
 Efectuar un seguimiento de los cheques que se hayan especificado como cobros no X
depositados hasta los asientos de los registros iníciales de cobros, tal y como se
encuentren en la fecha y momento del recuento.
 Comprobar la propiedad de los cheques cobrados y, si es necesario, deberían depositarse X
en el banco o ser aprobados por una persona responsable que no sea el encargado de
custodiar los fondos.
 Debería efectuarse un seguimiento de los cheques cargados a otras cuentas bancarias de X
la organización, relacionándolos con los registros de desembolsos correspondientes o, en
el caso de un examen simultáneo, con la lista asociada de cheques pendientes.
b) Confirmación Bancaria (Ver formato 11)
 Enviar una carta al banco donde se tenga la cuenta bancaria, solicitándole que informe
del saldo que aparezca en la cuenta de cheques a nombre de la empresa. Puede además -
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 3/4

198
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Corriente Bancos Jefe Auxiliar Empleado
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur

X
solicitarse los estados de cuenta y otros saldos que aparezcan a favor o cargo de la
empresa por cualquier otra operación efectuado entre ambos, ayudara a verificar alguna
otra partida de activo o pasivo que tuviera conexión con la empresa.
 Receptar respuesta del banco. X
 Comparar el saldo confirmado por el banco con el que se muestra en los registros de la X
empresa, si dichos saldos no coinciden se realizara la conciliación bancaria.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 4/4

199
 FORMATO 9

CONCILIACIÓN
BANCARIA

1 Fecha:
2 Banco:
3 Número de cuenta:

Saldo según libro auxiliar

(-) Notas de debito no registradas XXX
Nota de debito No XXX
+ Notas de crédito no registradas XXX
Nota de crédito No XXX
4 = Saldo conciliado en libros XXX

Saldo según el Estado de Cuenta

+ Notas depósitos no registradas XXX
Nota de depósito No XXX
(-) Cheques en circulación XXX
Cheque No XXX
5 = Saldo conciliado en bancos XXX

6
FIRMAS:
_________________________________ ____________________________
PREPARADO AUTORIZADO
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:

200
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Conciliación Bancaria
1) Fecha: Día, mes y año en que se realiza la conciliación bancaria.
2) Banco: Nombre del banco en donde mantiene la empresa la cuenta corriente.
3) Número de cuenta: Número de la cuenta bancaria de la empresa.
4) Saldo conciliado en libros: Se anota el saldo que aparece en el libro auxiliar
de bancos de la empresa, se resta el valor por concepto de notas de debito de
cargos por servicios, costo de chequeras y cheques protestados, y se suma las
notas de crédito generadas por cobros realizados por el banco y el ingreso por
los intereses ganados
5) Saldo conciliado en bancos: Se anota el saldo según el extracto bancario y
se suma las notas de depósito no registradas, es decir depósitos en tránsito y
se resta los cheques en circulación, girados y no pagados por el banco.
6) Firma: Firma, nombre y cargo de la persona que realiza la conciliación
bancaria y de quien la autoriza.

201
 FORMATO 10

LIBRO AUXILIAR DE
BANCOS

1 Mes:
2 Banco:
3 Número de cuenta:
FECHA DETALLE COMPROBANTE DEBITO CRÉDITO SALDO
4 5 6 7 8 9

10 FIRMA:
_________________________________
Nombre:
Cargo:

INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL

FORMATO
Nombre del formato: Libro Auxiliar de Bancos
1) Mes: Mes al que corresponde el auxiliar de bancos.
2) Banco: Nombre del banco en donde mantiene la empresa la cuenta corriente.
3) Número de cuenta: Número de la cuenta bancaria de la empresa.
4) Fecha: Día, mes y año en que se produce el movimiento de bancos.
5) Detalle: Descripción del movimiento bancario y documentos de respaldo.
6) Comprobante: Número de Comprobante de depósito o cheque.
7) Debito: Valores por concepto de entradas de movimiento bancario.
8) Crédito: Valores por concepto de entradas de movimiento bancario.
9) Saldo: Diferencia entre el debito y crédito.
10) Firma: Firma, nombre y cargo de la persona que realiza el libro auxiliar de
bancos.

202
 FORMATO 11

CONFIRMACIÓN
BANCARIA

«Banco»
«Dirección»

Muy señores nuestros:

Con motivo de la revisión de nuestras cuentas anuales, les agradeceríamos se sirvan llenar la
información que seguidamente detallamos referida a 31 de Diciembre de 20XX utilizando para
ello el sobre franqueado que les remitimos.

Les agradeceríamos que su respuesta fuera lo más detallada posible abordando entre otros los
siguientes aspectos:

a) Saldos de todas las cuentas abiertas a nuestro nombre, haciendo constar el tipo de cuenta de
la que se trata.

b) Cualquier restricción sobre los saldos mencionados en el apartado a), indicando la naturaleza
de la misma en caso de que existiera.

c) lntereses devengados a la aludida fecha y no incluidos en las cuentas referidas en el apartado

a).

d) Cuentas que hayan sido saldadas en el ejercicio que termina en la fecha arriba citada,
indicando el número de dichas cuentas y la fecha de cancelación.

e) Detalle de descubiertos, préstamos y créditos concedidos vigentes, señalando condiciones

talas como garantías que les afecten, límites concedidos, importe dispuesto, vencimientos,
forma documental (póliza efectos financieros, etc..), y si están intervenidos por Agentes de
cambio y bolsa o Corredores de comercio, tipos de interés que devengan y comisiones y
modalidad de su cobro.
Intereses y comisiones devengados a la fecha de referencia y pendientes de cargo por
Ustedes, e intereses cobrados anticipadamente a dicha fecha.

f) Total de las letras que a la fecha solicitada han sido:

- Descontadas y están pendientes de vencer.
- Vencidas pero no pagadas y pendientes de cargar en cuenta
- Enviadas en gestión de cobro y en poder de Ustedes.
- Enviadas al descuento en poder de Ustedes.

g) Limite total de descuento concedido.

203
h) Detalle y pormenores sobre toda clase de valores registrados por Ustedes a nuestro nombre
que se encontraban en su poder en custodia o depósito, indicando si son o no de libre
disposición.

i) Detalle de los avales, créditos documentarios y cualquier clase de garantías concedidas por
nosotros a favor de Ustedes o por Ustedes a favor nuestro.

j) Cualquier compromiso pendiente bajo contratos a futuro de compraventa de moneda

extranjera.

k) Cualquier otra información relativa a las operaciones mantenidas con Ustedes, relacionadas
con los apartados anteriores o con alguna transacción incompleta.

l) Personas que figuran en sus registros, autorizadas para la firma de cheques, letras, endosos, u
otros documentos, indicando cuales de ellas son indispensables y la combinación de las
mismas, así como los límites para cada una de ellas, si los hubiese.

Les agradecemos anticipadamente su colaboración.

Muy atentamente,

_________________________
Subgerente Galextur Cía Ltda.

204
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Bancos 1.1.1.2.1 xxx.xx
Caja 1.1.1.1.10 xxx.xx
P/r. la apertura y/o depósito en la cuenta
corriente.
XXX ….2….
Movilización local 5.7.1.06 xxx.xx
Correos 5.7.04.04 xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1 xxx.xx
P/r. los pagos efectuados con cheque.
XXX ….3….
Bancos
Caja 1.1.1.2.1 xxx.xx
P/r. el cierre de la cuenta corriente de la 1.1.1.1.10 xxx.xx
empresa.

205
 CONTROL INTERNO PARA CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Exigible Cuentas por Cobrar Clientes Jefe Auxiliar Operador/
Subgerente Departamento Contador Contable Agente
de Ventas Vendedor

DESCRIPCIÓN
Se anota los movimientos de los créditos y los abonos realizados por los clientes en la
prestación de los servicios o venta de mercaderías.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Generación de una cuenta o documento por cobrar a clientes
 Pedir la autorización para conceder crédito a un cliente. X
 Autorizar el crédito y establecer con el cliente montos y fechas de pago, es decir las X
condiciones del crédito.
 Generar la factura de venta a crédito en la prestación de servicios o venta de los bienes, X
colocando el sello de “CRÉDITO”.
 Hacer firmar el recibí conforme en la factura al cliente con su fiel compromiso de debe y X
pagare el valor concedido a crédito.
 Se llena el reporte de cobros pendientes de clientes. (Ver reporte formato 12) X
 Se registra en el sistema contable. X
b) Cancelación o abono de la cuenta o documento por cobrar a clientes
 Una vez cumplido el plazo se procede a peticionar el abono o la cancelación de la factura X
que el cliente adeuda, mediante depósito en la cuenta bancaria.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 1/3

206
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Exigible Cuentas por Cobrar Clientes Jefe Auxiliar Operador/
Subgerente Departamento Contador Contable Agente
de Ventas Vendedor

 Se recepta la papeleta de depósito del cobro. X

 Se identifica el depósito en la cuenta bancaria. X
 Se registra en el sistema contable de la empresa el comprobante de ingreso. X
 Se identifica la factura y se anota la fecha del depósito y el número de comprobante de X
ingreso.
 En el auxiliar de cobros pendientes de clientes se anota el abono o cancelación del X
cliente, actualizando sus saldos.
c)Provisión de cuentas incobrables X
 Bajo la Ley de Régimen Tributario Interno se calcula el 1% anual de provisión sobre los X
créditos comerciales pendientes de recaudación, sin que la provisión acumulada exceda
del 10% de la cartera total.
 Se realiza la eliminación definitiva de los créditos incobrables con cargo a la provisión y X
a los resultados del ejercicio, en la parte no cubierta por la provisión, cuando se cumplan
las siguientes condiciones:
- Haber constado como tales, durante 5 años o más en la contabilidad.
- Haber transcurrido más de cinco años desde la fecha de vencimiento original de
crédito.
- Haber prescrito la acción para el cobro del crédito.
- En caso de quiebra o insolvencia del deudor.
- Si es deudor en una sociedad, cuando esta haya sido liquidada o cancelada su
permiso de operación.
 Cuando se hace la recuperación de los créditos incobrables, el ingreso debe ser X
contabilizado.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/3

207
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Exigible Cuentas por Cobrar Clientes Jefe Auxiliar Operador/
Subgerente Departamento Contador Contable Agente
de Ventas Vendedor

2) CONTROLES
a) Arqueos de documentación
 Verificar la autenticidad del derecho de cobro a favor de la empresa, los documentos X
objeto de arqueo son las letras de cambio o pagares que hayan suscrito los deudores y, en
su caso, las facturas o contra recibos pendientes de cobro.
 Recuento físico de los documentos, cuidando de que estén a nombre de la empresa, fecha X
de vencimiento, autenticidad de la firma del aceptante y otros requisitos legales de los
títulos de crédito.
 En el caso de documentos en el poder de terceros (al cobro, en garantía, etc.) debe X
complementarse el arqueo solicitando la confirmación directa, de los depositantes de los
mismos.
b) Conexión con otras cuentas
 Por medio de la partida doble se verifica que todos los cargos a clientes en un periodo X
determinado correspondan con las ventas registradas en ese mismo periodo.
 Investigar las diferencias que surjan. X
 Investigar que todos los créditos correspondan a ingresos. X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 3/3

208
 FORMATO 12

REPORTE DE
COBROS
PENDIENTES

1 Nombre del responsable:

Nombre Nombre Fecha Fechas de Número Valor Abono Saldo Observaciones
del del de la cobros de de la
cliente Operador factura pendientes Factura Factura
2
3 4 5 6 7 8 9 10

INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL

FORMATO
Nombre del formato: Reporte de Cobros Pendientes
1) Nombre del responsable: Nombres y apellidos de la persona responsable de
los cobros pendientes sobre facturas.
2) Nombre del Cliente: Nombres y apellidos de la persona a quien fue
facturado el servicio o bien.
3) Nombre del Operador: Nombres y apellidos de la persona quien realizo la
venta y su correspondiente facturación.
4) Fecha de la Factura: Día, mes y año en que se produce la facturación.
5) Fechas de cobros pendientes: Día, mes y año correspondiente al cobro
programada sobre la factura de crédito.
6) Número de factura: Número de la factura pendiente de cobro.
7) Valor de la factura: Valor en dólares de los estados unidos de América por
concepto de la factura.
8) Abono: Valor en dólares de los estados unidos de América por concepto de
abono a la factura.
9) Saldo: Diferencia entre el valor de la factura y el/los abonos.
10) Observaciones: En el caso de que existiera algún tipo de aclaración sobre el
movimiento efectuado con los cobros pendientes.

209
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Cuentas por cobrar ventas galápagos 1.1.2.1.01 xxx.xx
Anticipo Ret. Fte. Imp. Rta. 1.1.3.2.01 xxx.xx
Alojamiento 4.1.2.01 xxx.xx
IVA en ventas 2.3.1.04 xxx.xx
P/r la venta de hospedaje a simple crédito,
según factura No.
XXX ….2….
Documentos por cobrar ventas galápagos 1.1.2.1.01 xxx.xx
Anticipo Ret. Fte. Imp. Rta. 1.1.3.2.01 xxx.xx
Alojamiento 4.1.2.01 xxx.xx
IVA en ventas 2.3.1.04 xxx.xx
P/r la venta de hospedaje a crédito
documentado, según factura No.
XXX ….3….
Caja general
Cuentas /Documentos por cobrar 1.1.1.1.1 xxx.xx
P/r el cobro o abono de la cuenta o 1.1.2.1.01 xxx.xx
documentos por cobrar.
XXX ….4….
Gasto cuentas incobrables 5.7.1.27 xxx.xx
Provisión de cuentas incobrables 1.1.2.1.20 xxx.xx
P/r el cálculo del 1% anual de provisión.
XXX …..5….
Provisión de cuentas incobrables 1.1.2.1.20 xxx.xx
Cuentas por Cobrar 1.1.2.1.01 xxx.xx
P/r la utilización de la provisión para
eliminar un crédito personal incobrable
XXX ….6….
Provisión de cuentas incobrables
Documentos por Cobrar 1.1.2.1.20 xxx.xx
P/r la utilización de la provisión para 1.1.2.1.01 xxx.xx
eliminar un crédito documentado personal
incobrable

210
 CONTROL INTERNO PARA ACTIVOS FIJOS
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Activos Fijos Junta de Jefe Contador Auxiliar
Accionistas Subgerente Financiero Contable

DESCRIPCIÓN
Está constituido por los bienes y derechos de larga duración que son utilizados en la
operación del negocio o empresa por lo tanto no están destinados para la venta.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Compra del activo
 Se procede a cotizar el activo. X
 Hacer estudio de mercado de las cotizaciones obtenidas. (Ver formato 13) X
 Previa autorización se realiza la compra. X
 Se registra en el sistema contable la compra. X
b) Venta del activo
 Se analiza el activo fijo, anos de vida útil, depreciación, valor residual, según lo expuesto X
en el reporte de activos fijos. (Ver formato 14)
 Se estudia la posibilidad de vender el activo fijo por su obsolescencia o desuso. X
 Se lleva el estudio a Junta general de socios, quienes si dan dictamen favorable se X
procede a la venta del activo.
 Se responsabiliza del trámite de la venta. X
 Una vez vendido se procede al registro contable. X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 1 /3

211
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Activos Fijos Junta de Jefe Contador Auxiliar
Accionistas Subgerente Financiero Contable

c) Canje del activo

 Se analiza el activo fijo, anos de vida útil, depreciación, valor residual, según lo expuesto X
en el reporte de activos fijos. (Ver formato 14)
 Se estudia la posibilidad de canjear el activo fijo por su obsolescencia o desuso. X
 Se lleva el estudio a Junta general de socios, quienes si dan dictamen favorable se X
procede al canje del activo.
 Se tramita del canje. X
 Una vez canjeado se procede al registro contable. X
d) Donación del activo
 Se analiza el activo fijo, anos de vida útil, depreciación, valor residual, según lo expuesto X
en el auxiliar de activos fijos.
 Se estudia la posibilidad de donar el activo fijo por su obsolescencia o desuso. X
 Se lleva el estudio a Junta general de socios, quienes si dan dictamen favorable se X
procede a la donación del activo.
 Se tramita la donación. X
 Una vez donado se procede al registro contable. X
 Se hace firmar al beneficiario de la donación un acta de entrega- recepción por el activo X
donado.

2) CONTROLES
a) Inspección física y documental de altas (y ratificación de las partidas que integren el
saldo)
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/3

212
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Activo Disponible Activos Fijos Junta de Jefe Contador Auxiliar
Accionistas Subgerente Financiero Contable

 Verificar que el activo adquirido esté debidamente amparado con documentos X

probatorios de la propiedad (facturas, orden de compra, etc.).
 Inspeccionar que el activo se encuentre físicamente en poder y uso de la empresa. X
 Vigilar que se hayan realizado cotizaciones para la compra. X
 Revisar que para la compra del activo existieron las debidas autorizaciones. X
 Analizar el reporte de activos fijos y la información relativa al activo este correctamente X
llenado.(Ver reporte formato 14)
b) Verificación de cálculos y consistencia de la depreciación
 Realizar comprobación aritmética de los cálculos de depreciación para verificar su X
exactitud.
 Verificar que se hayan usado los porcentajes vigentes a la fecha de efectuar la X
depreciación.
 Confirmar que la depreciación ha sido correctamente registrada en el libro diario, en el X
estado de resultados y el auxiliar de activos fijos.
 Es importante precisar el procedimiento y las bases establecidas por la empresa para el X
incremento anual, para juzgar su consistencia en relación con el ejercicio anterior.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 3/3

213
 FORMATO 13

ESTUDIO DE MERCADO PARA

COMPRA DE BIENES

Cantidad Detalle Unidad de Valores en dólares Observaciones Decisión

1 2 medida Proveedor 1: Proveedor 2: Proveedor 3: Proveedor 4: Proveedor 5: 9 10
3 4 5 6 7 8

11 SUBTOTAL:
12 12% IVA
13 TOTAL:
FIRMAS:
14
_________________________________ ____________________________ ____________________________
SOLICITANTE REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha:

214
 INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Estudio de Mercado para la compra de bienes

1) Cantidad: Cantidad de activos fijos.

2) Detalle: Nombre del banco activo fijo.
3) Unidad de medida: Unidad de medición del activo fijo.
4) Proveedor 1: Razón social de la opción de compra 1.
5) Proveedor 2: Razón social de la opción de compra 2.
6) Proveedor 3: Razón social de la opción de compra 3.
7) Proveedor 4: Razón social de la opción de compra 4.
8) Proveedor 5: Razón social de la opción de compra 5.
9) Observaciones: Destino de uso y ubicación del activo fijo.
10) Decisión: Que proveedor se elige.
11) Subtotal: Valor exento de impuestos.
12) 12% IVA: Valor del 12% del Impuesto al Valor Agregado
13) Total: Suma del subtotal y l 12% IVA.
14) Firmas: Firma, nombre y cargo de la persona que solicita la compra y las personas
que autorizan y supervisan.

215
 FORMATO 14

REPORTE DE ACTIVOS FIJOS

Nombre Cantidad Años de Valor de Documentos de Método de Valor de la Valor Ubicación del Observaciones
soporte sobre depreciación residual
del Activo vida útil compra la compra depreciación activo fijo
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11 SUBTOTAL:
12 12% IVA
13 TOTAL:
FIRMAS:
14
_________________________________ ____________________________ ____________________________
PREPARADO REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

216
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Reporte de Actos Fijos
1) Nombre del Activo Fijo: Denominación del activo fijo.
2) Cantidad: Número de activos fijos bajo la misma denominación.
3) Años de vida útil: Número de años de vida útil expuesta en la ley.
4) Valor de Compra: Valor en dólares de los estados unidos de América del
activo fijo.
5) Documentos de soporte sobre la compra: Número del egreso, número de
factura de compra, número de retención.
6) Método de depreciación: Método de depreciación empleado según política
interna de la empresa y aplicable al activo fijo a depreciar.
7) Valor de la depreciación: Valor en dólares de los estados unidos de América
por depreciación del activo fijo.
8) Valor residual: Diferencia aritmética entre el valor de compra y el valor
correspondiente a la depreciación.
9) Ubicación del activo fijo: Ubicación del activo fijo en las diferentes
instalaciones de la empresa.
10) Observaciones: Existencia de novedades sobre el manejo o uso del activo
fijo.
11) Subtotal: Valor exento de impuestos.
12) 12% IVA: Valor del 12% del Impuesto al Valor Agregado
13) Total: Suma del subtotal y l 12% IVA.
14) Firmas: Firma, nombre y cargo de la persona que prepara el auxiliar de
activos fijos y las personas que autorizan y supervisan.

217
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER

XXX ….1….
Activo Fijo (nombre del Activo) 1.2.2.03 xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1. xxx.xx
P/r la adquisición de activos fijos
XXX ….2….
Depreciación de (nombre del Activo) 5.4.05
Depreciación Acum. de (nombre Activo) 1.2.3.03
P/r la depreciación correspondiente al activo.

XXX ….3….
Caja 1.1.1.1.01 xxx.xx
Depreciación Acum. de (nombre Activo) 1.2.3.03 xxx.xx
Activo Fijo (nombre) 1.2.2.03 xxx.xx
P/r la venta del activo a un valor igual que en
libros

XXX ….4….
Caja 1.1.1.1.01 xxx.xx
Depreciación Acum. de (nombre Activo) 1.2.3.03 xxx.xx
Activo Fijo (nombre) 1.2.2.03 xxx.xx
Utilidad en venta de Activos Fijos 3.3.01 xxx.xx
P/r la venta del activo a un valor mayor que
en libros
XXX ….5….
Caja 1.1.1.1.01 xxx.xx
Depreciación Acum. de (nombre Activo) 1.2.3.03 xxx.xx
Perdida en venta de Activos Fijos 3.3.02 xxx.xx
Activo Fijo (nombre) 1.2.2.03 xxx.xx
P/r la venta del activo a un valor menor que
en libros
XXX ….6….
Activo Fijo nuevo 1.2.2.03 xxx.xx
Depreciación Acum.de (nombre Act. 1.2.3.03 xxx.xx
Antiguo)
Activo Fijo Antiguo (nombre) 1.2.2.03 xxx.xx
Banco 1.1.1.2.1. xxx.xx
Utilidad por canje en Act.Fijos 3.3.01 xxx.xx
P/r el canje de…. Por…. Y reconocer la
utilidad obtenida

218
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER

XXX ….7….
Activo Fijo nuevo 1.2.2.03 xxx.xx
Depreciación Acum.de (nombre Act. 1.2.3.03 xxx.xx
Antiguo)
Perdida por canje en Act. Fijos 3.3.02 xxx.xx
Activo Fijo Antiguo (nombre) 1.2.2.03 xxx.xx
Banco 1.1.1.2.1. xxx.xx
P/r el canje de…. Por…. Y reconocer la
perdida producida.
XXX ….8….
Depreciación Acum.de (nombre) 1.2.3.03 xxx.xx
Activo Fijo (nombre) 1.2.2.03 xxx.xx
Activo Fijo (nombre) 1.2.2.03 xxx.xx
P/r la baja de….autorizado por el SRI
XXX ….9….
Depreciación Acum.de (nombre) 1.2.3.03 xxx.xx
Activo Fijo (nombre) 1.2.2.03 xxx.xx
Perdida por baja en Act. Fijos 3.3.02 xxx.xx
Activo Fijo (nombre) 1.2.2.03 xxx.xx
P/r la baja de…autorizada por el SRI

219
 CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR PAGAR
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Pasivo Corriente Cuentas por Pagar Proveedores Auxiliar Empleado
Subgerente Jefe Contador Contable Galextur
Financiero (Pagaduría)

DESCRIPCIÓN
Representan el movimiento de los créditos (en efectivo o bienes) que terceras personas
otorgan a la empresa y que deben ser canceladas en un plazo previamente determinado.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Generación de una cuenta o documento por pagar a proveedores
 Se autoriza la generación de una obligación de pago con la compra de bienes y/o X
servicios a crédito.
 Se establece con el proveedor montos y fechas de pago, es decir las condiciones del pago. X
 Se llena el reporte de pagos pendientes a proveedores. (Ver reporte formato 15) X
 Se registra en el sistema contable. X
b) Cancelación o abono de la cuenta o documento por pagar
 Una vez cumplido el plazo se procede al abono o la cancelación de la factura que se X
adeuda, mediante depósito en la cuenta bancaria, cheque o transferencia con la
generación del registro en el sistema contable del egreso.
 Se entrega al proveedor el comprobante de pago, ya sea el cheque, la papeleta de X
depósito o comprobante de transferencia bancaria.
 Se hace firmar el recibí conforme en el egreso al proveedor. X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 1/3

220
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Pasivo Corriente Cuentas por Pagar Proveedores Auxiliar Empleado
Subgerente Jefe Contador Contable Galextur
Financiero (Pagaduría)

 Se procede a hacer colocar sobre la factura el sello o la palabra en letras de cancelado o X

abono con firma, número de cedula y fecha del pago o abono al proveedor.
 En el auxiliar de pagos pendientes de clientes se anota el abono o cancelación al X
proveedor, actualizando los saldos.
2) CONTROLES
a) Solicitud de confirmación de la deuda
 Enviar una solicitud al acreedor que no incluya cifras, requiriéndole la confirmación del X
importe a su favor según sus propios registros.( Ver formato 16)
 Enviar además la solicitud de confirmación de adeudo a proveedores que aunque X
aparezcan saldados, hubiesen mostrado movimientos importantes durante el ejercicio.
(Ver formato 16)
 En el caso de que existan diferencias importantes entre lo confirmado por el acreedor y lo X X
registrado en libros, investiga exhaustivamente dichos saldos.
b) Verificación de pagos posteriores
 Se revisa los desembolsos efectuados para liquidar al proveedor, tanto los pagos por X
pasivos registrados como los pago por nuevas operaciones, para verificar si estas no
incluyen algunas que correspondan al ejercicio que se revisa y que debiera estar incluidas
en el (pasivos no registrados).
c) Revisión de actas y contratos
 Inspeccionar los acuerdos de la Asamblea de Accionistas, así como contratos especiales, X
para verificar que los acuerdos en ellos se encuentren debidamente reflejados, así como
los pasivos que pudiesen haber generado.
d) Análisis de movimientos
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/3

221
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Pasivo Corriente Cuentas por Pagar Proveedores Auxiliar Empleado
Subgerente Jefe Contador Contable Galextur
Financiero (Pagaduría)

 Revisar que para el pago de proveedores se cumpla con el plazo y montos previamente X
definidos.
 Definir la presentación en cuanto a proveedores en los estados financieros. X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 3/3

222
 FORMATO 15

REPORTE DE PAGOS
PENDIENTES

1 Nombre del responsable:

Nombre Concepto de la Fecha Fechas de Número Valor Abono Saldo Observaciones
del compra de la pagos de de la
Proveedor factura pendientes Factura Factura

2 3 4 5 6 7 8 9 10

INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL

FORMATO
Nombre del formato: Reporte de Pagos Pendientes
1) Nombre del proveedor: Razón social o nombre comercial del proveedor.
2) Concepto de la compra: Detalle de la adquisición que se realizo.
3) Fecha de la Factura: Día, mes y año en que nos han emitido la factura.
4) Fechas de pagos pendientes: Día, mes y año correspondiente al pago
programada sobre la factura de crédito.
5) Número de factura: Número de la factura pendiente de pago.
6) Valor de la factura: Valor en dólares de los estados unidos de América por
concepto de la factura.
7) Abono: Valor en dólares de los estados unidos de América por concepto de
abono a la factura.
8) Saldo: Diferencia entre el valor de la factura y el/los abonos.
9) Observaciones: En el caso de que existiera algún tipo de aclaración sobre el
movimiento efectuado con los pagos pendientes.

223
 FORMATO 16
MODELO PARA CONFIRMAR CUENTAS POR PAGAR

Muy señores nuestros:

Con motivo de revisión de nuestras cuentas por parte del Departamento Financiero,

suplicamos a ustedes se sirvan informar directamente al Jefe Financiero del saldo a

nuestro cargo que aparezcan en sus registros a la fecha.

Atentamente,

Contador
Galextur Cía Ltda.

224
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Materiales y suministros 5.7.1.08 xxx.xx
IVA en Compras 1.1.3.2.03 xxx.xx
Proveedores 2.1.1.01 xxx.xx
Retención en la Fuente 2.3.1.01 xxx.xx
Retención IVA 2.3.1.09 xxx.xx
P/r la compra de materiales de oficina a
simple crédito.

XXX ….2….
Suministros de Oficina 5.7.1.08 xxx.xx
IVA en Compras 1.1.3.2.03 xxx.xx
Proveedores 2.1.1.01 xxx.xx
Retención en la Fuente 2.3.1.01 xxx.xx
Retención IVA 2.3.1.09 xxx.xx
P/r la compra de materiales de oficina a
crédito documentado.

XXX ….3….
Proveedores 2.1.1.01 xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1. xxx.xx
P/r el pago de…

225
 CONTROL INTERNO PARA IMPUESTOS
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Pasivo Corriente Impuestos
Jefe Auxiliar Empleado
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur

DESCRIPCIÓN
Representan las contribuciones obligatorias establecidas en la Ley, que deben pagar las
personas naturales y sociedades que se encuentren en las condiciones previstas por la misma,
pagadas al Gobierno para hacer frente a los gastos que requiere el cumplimiento de las
funciones a cargo de Estado. Dentro de estos tenemos:
 IVA: Impuesto al Valor Agregado, se aplica a todas las transferencias de dominio, a
las importaciones de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas las etapas de su
comercialización y a la prestación de los servicios, en la forma y condiciones que
prevé la Ley de régimen tributario interno. Se paga sobre la base imponible que está
constituida por el precio total con que se vendan los bienes o se presten los servicios.
 IR: Impuesto a la Renta, es el impuesto que se debe cancelar sobre los ingresos o
rentas producto de actividades personales, comerciales, industriales, en general
actividades económicas y aun sobre ingresos gratuitos, percibidos durante un año,
luego de descontar los costos y gastos incurridos para obtener o conservar dichas
rentas. Se paga sobre la base imponible, entendiéndose por tal, el monto de las
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 1/5

226
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Pasivo Corriente Impuestos
Jefe Auxiliar Empleado
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur

rentas gravadas percibidas en el año, menos los costos o gastos denominados

deducciones
 Retenciones de Impuestos: Es la obligación que tiene el comprador de bienes y
servicios, de no entregar el valor total de la compra al proveedor, sino de guardar
o retener un porcentaje en concepto de impuestos, este valor debe ser entregado al
Estado en nombre del contribuyente, para quien esta retención le significa un
prepago o anticipo de impuestos. (Ver anexos 6,7 y 8)
1) PROCEDIMIENTOS
a) Análisis previo a la aplicación de impuestos
 Verificar el noveno digito del RUC. X
 Analizar qué tipo de contribuyente es, para la aplicación de impuestos. X
 Revisar que se cumplan con los requisitos y características de ley, ya sea en X
comprobantes de venta, notas de crédito y débito. (Ver anexo 4)
 Verificar que los cálculos de los documentos emitidos o receptados sean los correctos. X
b) Impuestos en el ciclo de ventas
 Receptar las retenciones de los cuales hemos sido sujetos, tomando a consideración que X
somos contribuyentes especiales.
 Analizar que el porcentaje que nos han retenido es el correcto, X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/5

227
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Pasivo Corriente Impuestos
Jefe Auxiliar Empleado
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur

 Revisar que el comprobante de retención este debidamente llenado, sin tachones ni X

enmendaduras.
 Firmar el recibí conforme en el comprobante de retención. X
 Contabilizarlo dentro del asiento de venta. X
c) Impuestos en el ciclo de compras
 Determinar la base imponible para retener el impuesto. X
 Determinar los porcentajes vigentes aplicables a la adquisición. X
 Emitir el comprobante de retención, de acuerdo a las normas vigentes. X
 Firmar como agentes de retención. X
 Contabilizarlo dentro del asiento de la compra. X
d)Retenciones para empleados en relación de dependencia
 Tomar los datos del rol de pagos y provisiones del mes de enero del respectivo año y X
anualizarlo.
 Incorporar datos conocidos sobre utilidades que perciba cada trabajador y otros X
beneficios que se pagan por fuera de roles.
 Excluir aquellos valores entregados por concepto de viáticos, aportes patronales al IESS, X
fondos de reserva y beneficios colectivos como seguros de vida.
 Sumar los valores a considerar como base para el impuesto, restar el aporte personal de X
enero, multiplicando por 12 (anual).
 Aplicar la tabla de impuesto a la renta (Ver anexo 8) y dividir para 12, este será el valor X
del impuesto a la renta que se retiene cada mes.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 3/5

228
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Pasivo Corriente Impuestos
Jefe Auxiliar Empleado
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur

 Efectuar posteriores re liquidaciones a fin de actualizar el valor por retener a los X

trabajadores.
2) CONTROLES
a) Estudio de las leyes vigentes
 Revisar la normativa vigente del impuesto generado, para poder determinar sus efectos. X X
 Determinar si los porcentajes de impuestos han sido correctamente asignados, registrados X X
y declarados.
b) Cálculos
 Mediante comprobación aritmética revisar que los valores por concepto de impuestos han X
sido correctamente calculados.
 Revisar en forma aleatoria que los valores correspondientes a impuestos han sido X
debidamente registrados.
c) Verificación documental
 Verificar los asientos contables y la declaración de impuestos que son obligación de la X X
empresa.
 Revisar que los pagos a realizar sean por valores correspondientes a la declaración. X X
 En el caso de que existiere exenciones, autorizaciones o convenios específicos para la X
empresa examinarlos y verificarse contra la documentación oficial correspondiente.
 Verificar el debido cumplimiento de los pagos a impuestos de la empresa. X X
 Capacitar con la concepción al responsable de impuestos en la empresa que en los pagos X X
en exceso se sufre un desperdicio que sitúa en desventaja a la compañía frente a la
competencia, así como la evasión de impuestos defrauda a las autoridades fiscales y se
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 4/5

229
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Pasivo Corriente Impuestos
Jefe Auxiliar Empleado
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur

daña el desarrollo económico del país.

d) Verificación de pagos posteriores
 Revisión de los desembolsos efectuados para liquidar impuestos. X X
 Es importante cerciorarse de la aceptación de la empresa para el pago de la obligación en X X
el Servicio de Rentas Internas (SRI), mediante la verificación de autorizaciones y firmas
de conformidad.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 5/5

230
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Caja 1.1.1.1.10 xxx.xx
Anticipo Ret. Fte. Imp. Rta. 1.1.3.2.01 xxx.xx
Alojamiento 4.1.2.01
IVA en Ventas 2.3.1.04 xxx.xx
P/r la venta de hospedaje, según factura xxx.xx
No.
XXX ….2….
Materiales y suministros 5.7.1.08 xxx.xx
IVA en Compras 1.1.3.2.03 xxx.xx
Caja 1.1.1.1.10
Retención en la Fuente 2.3.1.01 xxx.xx
Retención IVA 2.3.1.09 xxx.xx
P/r la compra de materiales de oficina en xxx.xx
efectivo.
XXX ….3….
Sueldos 5.7.1.01 xxx.xx
Sueldos por Pagar 2.1.2.2.01 xxx.xx
IESS por Pagar 2.2.1.2.01 xxx.xx
Retención en la Fuente R/D 2.3.1.11 xxx.xx
P/r los sueldos del mes de…
XXX ….4….
IVA en Compras 1.1.3.2.03 xxx.xx
IVA en Ventas 2.3.1.04 xxx.xx
Impuestos por Pagar 2.3.1.13 xxx.xx
P/r liquidación del IVA.
XXX ….5….
IVA en Compras 1.1.3.2.03 xxx.xx
Crédito Tributario 1.1.3.2.07 xxx.xx
IVA en Ventas 2.3.1.04 xxx.xx
P/r liquidación del IVA.
XXX ….6….
Retención en la Fuente 2.3.1.01 xxx.xx
Retención IVA 2.3.1.09 xxx.xx
Retención en la Fuente R/D 2.3.1.11 xxx.xx
Anticipo Ret. Fte. Imp. Rta. 1.1.3.2.01 xxx.xx
Impuestos por Pagar 2.3.1.13 xxx.xx
P/r liquidación de las retenciones.
XXX ….7….
Impuestos por Pagar 2.3.1.13 xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1. xxx.xx
P/r el pago de impuestos.

231
 CONTROL INTERNO PARA VENTAS
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Ingresos Ingresos Ventas Netas Alojamiento Jefe Auxiliar Recepcionista
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur
Operativos Galápagos
(Ventas)

DESCRIPCIÓN
Son rentas que provienen del giro del negocio por servicio de hospedaje que presta la
empresa.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Procedimiento para la oferta del servicio de hospedaje
 Promocionar el servicio turístico de las instalaciones del Hotel - Restaurante Silberstein X X X
en Galápagos, con tours programados y su centro de buceo.
 Recibir al cliente y consultar sus necesidades. X
 Revisar la disponibilidad. X
 Hacer llenar la tarjeta de registro. (Ver formato 17) X
 Facturar servicio vendido. X X
 Anotar la venta en el reporte de ventas diarias. (Ver reporte formato 6) X
b) Procedimiento de cobro en efectivo (Efectivo, Cheque, Transferencia o Tarjeta de
Crédito)
 Receptar el dinero, cheque, comprobante de transferencia o voucher:
- Cuando sea en efectivo contar el dinero, comprobando la validez de los billetes.
- Al ser cheque se debe llamar a Telecheck, proporcionando la información requerida
para verificar que existen los fondos necesarios para cobrar el cheque.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 1/4

232
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Ingresos Ingresos Ventas Netas Alojamiento Jefe Auxiliar Recepcionista
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur
Operativos Galápagos
(Ventas)

- Para la transferencia se debe entregar el número de cuenta de la Empresa al cliente y X X

adicionalmente se debe pedir la verificación al Jefe Financiero, quien tiene acceso a las
cuentas bancarias de que se acredito el valor correctamente en la cuenta.
- Recibir la tarjeta de crédito y pasarla por el datafast, ingresando el valor a cobrar,
imprimir posteriormente una copia para el cliente y otra para la empresa.
 Receptar comprobantes de retención de ser el caso, verificando su validez (Sin tachones, X
ni enmendaduras, comprobación aritmética, datos correctos y completos de la empresa,
con sus respectivas firmas)
 Llenar el reporte de depósitos. (Ver reporte formato 7) y enviar a depositar los valores en X
efectivo.
 Enviar a las oficinas de quito: tarjeta de registro, facturas, comprobante de retención, X
comprobante de cobro (papeleta de depósito, o comprobante de transferencia), reporte de
ventas diarias, reporte de depósitos y comandas de forma semanal al presidente ejecutivo.
 Contabilizar la venta al contado. X
c) Procedimiento de cobro a crédito (simple crédito o crédito documentado)
 Pedir la autorización para conceder crédito a un cliente. X X
 Autorizar el crédito y establecer con el cliente montos y fechas de pago, es decir las X X
condiciones del crédito.
 Generar la factura de venta a crédito en la prestación de servicios o venta de los bienes, X X
colocando el sello de “CRÉDITO”.
 Hacer firmar el recibí conforme en la factura al cliente con su fiel compromiso de debe y X X
pagare el valor concedido a crédito.
 Se llena el reporte de cobros pendientes de clientes. (Ver reporte formato 12) X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/4

233
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Ingresos Ingresos Ventas Netas Alojamiento Jefe Auxiliar Recepcionista
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur
Operativos Galápagos
(Ventas)

 Adjuntar al reporte de ventas diarias en caso de crédito documentado el cheque X

Posfechado
y/o la letra de cambio.
 Receptar comprobantes de retención de ser el caso, verificando su validez (Sin tachones, X
ni enmendaduras, comprobación aritmética, datos correctos y completos de la empresa,
con sus respectivas firmas)
 Enviar a las oficinas de quito: tarjeta de registro, facturas, comprobante de retención, X
comprobante de cobro (cheque posfechado o letra de cambio), reporte de ventas diarias,
y comandas de forma semanal al presidente ejecutivo.
 Se registra en el sistema contable la venta a crédito. X
2) CONTROLES
a) Revisión de un período específico
 Escoger un mes dentro del ejercicio contable en análisis y realizar un corte de facturas. X X
 Verificar la secuencia numérica de las facturas, revisando que las facturas anuladas estén X
todas las copias.
 Sumar todas las facturas y compararlo con el total del periodo registrado en libros. X
 Se verifica que los precios facturados sean los vigentes autorizados en las listas de X X
precios o tarifario.
 Se selecciona de manera aleatoria facturas por el concepto de hospedaje para ratificar los X
cálculos y verificar si el total facturado es correcto aritméticamente.
 Revisar las facturas para determinar la correcta afectación de los mismos en el ingreso a X
caja registrado en el registro de ventas diarias.
X
 Revisar firmas de conformidad del cliente y del encargado en facturar el servicio.

234
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Ingresos Ingresos Ventas Netas Alojamiento Jefe Auxiliar Recepcionista
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur
Operativos Galápagos
(Ventas)

Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 3/4

b) Corte de facturas
 Realizar el corte de facturas del periodo, determinando cual fue la primera y última en X
expedirse.
 Establecer que las ventas de hospedaje se registraron dentro del ejercicio al que X
corresponde.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 4/4

235
 FORMATO 17

TARJETA DE REGISTRO

1
N°

2
Nombres y Apellidos / Nombre de Agencia:
3 4
Nacionalidad: Cedula de identidad/ Pasaporte/RUC:

5 Teléfono/ Fax: 6 Fecha de registro:

Requerimiento de servicios:

Nombres y Cedula de Tipo de Fecha de Fecha de Observaciones

Apellidos del ciudadanía/ habitación entrada salida
Huésped Pasaporte
7 8 9 10 11 12

SERVICIOS OBSERVACIONES
ADICIONALES
13 14

Alimentación

Centro de Buceo

Otros

Efectivo Cheque Transferencia Tarjeta de Otros

15
Forma de Pago: crédito
16
Importe en $:
17
Total:

18 FIRMAS: _________________________ _________________________

Recepcionista Galextur Cía Ltda. Cliente

236
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Tarjeta de Registro
1) N°: Número de tarjeta de registro del cliente.
2) Nombres y Apellidos/ Nombre de Agencia: Nombres completos del cliente
o razón social.
3) Nacionalidad: Tipo de nacionalidad del cliente.
4) Cedula de identidad/ Pasaporte/ RUC: Número de cedula de identidad o
pasaporte del cliente o persona natural, o el RUC de la persona jurídica.
5) Teléfono / Fax: Número de teléfono y de fax.
6) Fecha de Registro: Día, mes y año en que se elabora la tarjeta de registro.
7) Nombres y Apellidos del Huésped: Nombres completos del huésped.
8) Cedula de identidad/ Pasaporte: Número de cedula de identidad o
pasaporte del huésped.
9) Tipo de habitación: Que tipo de habitación desea, simples, dobles,
matrimonial.
10) Fecha de Entrada: Día, mes y año en que ingresa el huésped a hospedarse.
11) Fecha de Salida: Día, mes y año en que sale el huésped del hospedaje.
12) Observaciones: Requerimientos adicionales del cliente en cuanto al
hospedaje.
13) Servicios Adicionales: Servicios adicionales como alimentación, uso de las
instalaciones de centro de buceo u otros.
14) Observaciones: Requerimientos específicos dentro de la alimentación, o la
reserva dentro del centro de buceo con fechas y necesidades.
15) Forma de pago: Manera en que el cliente cancelara su adeudo, ya sea en
efectivo, cheque, transferencia, tarjeta de crédito u otros (crédito).
16) Importe en $: Importe en dólares de los estados unidos de América por
concepto del servicio.
17) Total: Sumas verticales de los valores en dólares de en sus diferentes formas
de pago.
18) Firmas: Del recepcionista y del cliente.

237
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Caja General 1.1.1.1.10 xxx.xx
Anticipo Ret. Fte. Imp. Rta. 1.1.3.2.01 xxx.xx
Alojamiento 4.1.2.01 xxx.xx
IVA en Ventas 2.3.1.04 xxx.xx
P/r la venta de hospedaje al contado, según
factura No.
XXX ….2….
Cuentas por Cobrar Ventas 1.1.2.1.01 xxx.xx
Anticipo Ret. Fte. Imp. Rta. 1.1.3.2.01 xxx.xx
Alojamiento 4.1.2.01 xxx.xx
IVA en Ventas 2.3.1.04 xxx.xx
P/r la venta de hospedaje a simple crédito,
según factura No.

….3….
XXX Documentos por Cobrar Ventas 1.1.2.1.01 xxx.xx
Anticipo Ret. Fte. Imp. Rta. 1.1.3.2.01 xxx.xx
Alojamiento 4.1.2.01 xxx.xx
IVA en Ventas 2.3.1.04 xxx.xx
P/r la venta de hospedaje a crédito
documentado, según factura No.

XXX ….4….
Caja General 1.1.1.1.1 xxx.xx
Cuentas /Documentos por Cobrar 1.1.2.1.01 xxx.xx
P/r el abono o cobro de la cuenta por cobrar.

238
 CONTROL INTERNO PARA COSTOS
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Costos Costo de Venta Alimentos y Restaurante Auxiliar de
Jefe Jefe de Cocina.-
Bebidas Mesero
Financiero Contador Cocina Bodeguero

DESCRIPCIÓN
Es el valor de producción de servicios de alimentación y bebidas en el restaurante del Hotel
Silberstein.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Procedimiento de requerimiento de mercaderías para la producción de alimentos y
bebidas
 Llenar la comanda de alimentos y bebidas requerido por el cliente. (Ver formato 18) X
 Llenar la solicitud de requerimiento de mercaderías a bodega. (Ver formato 19) X
 Revisar la disponibilidad. X
 Firmar la solicitud de requerimiento de mercaderías y colocar el sello “Entregado de X X
bodega”, como autorización para la salida de los artículos.
 Llenar la tarjeta kárdex bajo el método de promedio ponderado. (Ver formato 20) X X
 Entregar los artículos necesarios en la atención al cliente. X
b) Procedimiento para la contabilización del costo
 Receptar las tarjetas kárdex y las solicitudes de requerimiento de mercaderías. X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 1/3

239
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Costos Costo de Venta Alimentos y Restaurante Auxiliar de
Jefe Jefe de Cocina.-
Bebidas Mesero
Financiero Contador Cocina Bodeguero

 Contabilizar bajo el sistema de inventario permanente los movimientos del inventario, X

con el uso de las siguientes cuentas:
- Inventario de Mercaderías.- registrando los valores por inventario inicial, de
las adquisiciones o compras de mercaderías y el valor de las ventas al costo.
- Ventas.- Se registran todos los expendios o ventas de mercaderías, sean estas
al contado o a crédito y las devoluciones en ventas a precio de venta.
- Costo de ventas.- Se registran las ventas de mercaderías y las devoluciones en
ventas, al costo. Se realizan dos asientos en toda venta de mercaderías el
primero a precio de venta y el segundo al costo, el mismo procedimiento se lo
realiza en devoluciones en venta.
- Utilidad Bruta en ventas.- Se registra el valor de la utilidad bruta en ventas
(sin restar gastos o egresos) obtenida durante el ejercicio.
- Pérdida Bruta en ventas.- Se registra el valor de la pérdida en ventas,
establecida durante el ejercicio, cuando el costo de ventas es mayor que las
ventas netas.
2) CONTROLES
a) Análisis de las variaciones
 Realizar un cuadro que demuestre las variaciones obtenidas por concepto del costo X
generado de la venta de alimentos y bebidas, en los diferentes meses del ejercicio, para-
localizar la diferencia
 Estudiar las variaciones, encontrar las razones, explicar y justificar. X

b) Revisión de un periodo específico

Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/3

240
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Costos Costo de Venta Alimentos y Restaurante Auxiliar de
Jefe Jefe de Cocina.-
Bebidas Mesero
Financiero Contador Cocina Bodeguero

 Escoger un mes dentro del ejercicio contable en análisis y revisando que los costos X
asignados al servicio vendido.
 Verificar que los costos correspondan con su respectivo kárdex. X
 Sumar todos los costos asignados al servicio vendido y compararlo con el total del X
periodo registrado en libros.
 Revisar que se haya registrado correctamente las salidas en bodega. X
 Se verifica que los precios facturados sean los vigentes autorizados en las listas de X
precios o tarifario, tomados de los costos más el margen de utilidad.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 3/3

241
 FORMATO 18

COMANDA DE ALIMENTOS Y
BEBIDAS
1
N°

2 3
Nombres y Apellidos: Fecha:
4 5
Número de habitación: Número de factura:

Requerimientos:
Cantidad Descripción Observaciones
6 7 8

Alimentos:

Bebidas:

9 FIRMAS: _________________________ _________________________

Jefe de Cocina Mesero

INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL

FORMATO
Nombre del formato: Comanda de Alimentos y Bebidas
1) N°: Número comanda de alimentos y bebidas pre enumerado.
2) Nombres y Apellidos: Nombres completos del cliente.
3) Fecha: Día, mes y año en que se elabora la comanda.
4) Número de habitación: El número de habitación en que se hospeda.
5) Número de factura: El número de factura que se emite por concepto de la
comanda.
6) Cantidad: Número de alimentos o bebidas que requiera el cliente.
7) Descripción: Que platillo del menú elige y que bebidas desea el cliente.
8) Observaciones: Requerimientos adicionales del cliente en cuanto a la
alimentación o bebidas.
9) Firmas: Del jefe de cocina y del mesero que toma la orden del cliente.

242
 FORMATO 19

SOLICITUD DE MERCADERÍAS

1
N°

2 3
Nombre del solicitante: Número de comanda:

4 Fecha:
Requerimientos:
Cantidad Unidad de Descripción Observaciones
medida
5 6 7 8

FIRMAS: _________________________ _________________________

Jefe de cocina Aux. de Cocina-Bodeguero

INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL

FORMATO
Nombre del formato: Solicitud de mercaderías
1) N°: Número de solicitud de mercaderías.
2) Nombre del solicitante: Nombres completos del empleado que solicita las
mercaderías para la producción del servicio de alimentación.
3) Número de comanda: El número de comanda en donde se detalla que
requiere el cliente de alimentos y bebidas.
4) Fecha: Día, mes y año en que se elabora la solicitud de mercadería.
5) Cantidad: Número de productos requeridos para producir el servicio de
alimentación.
6) Unidad de medida: Cantidad que se toma que se toma como medida o
término de comparación de las demás de su especie.
7) Descripción: Que tipo de productos se requiere para la producción del
servicio de alimentación.
8) Observaciones: Novedades surgidas de la entrega de las mercaderías.
9) Firmas: Del jefe de cocina, del auxiliar de cocina- bodeguero.

243
 FORMATO 20

KÁRDEX

1 Artículo: 4 Máximo:
2
Unidad de medida: 5 Mínimo:
3
Método: Promedio Ponderado
Fecha Detalle ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
6 7 8 9 10

Cantidad Valor Valor Cantidad Valor Valor Cantidad Valor Valor

Unitario Total Unitario Total Unitario Total

INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL

FORMATO
Nombre del formato: Kárdex
1) Artículo: Denominación del artículo o mercadería.
2) Unidad de medida: Cantidad que se toma que se toma como medida o
término de comparación de las demás de su especie.
3) Método: Método de valoración del inventario de mercaderías.
4) Máximo: Número de mercaderías en existencia máxima.
5) Mínimo: Número de mercaderías en existencia mínima.
6) Fecha: Día, mes y año en que se realiza el movimiento del inventario.
7) Detalle: Anotar una referencia que nos permita identificar qué tipo de
movimiento se realizo y con qué respaldos se hizo, como el número de
factura.
8) Entradas: Son los movimientos de adquisiciones de mercadería, se anota la
cantidad, el precio unitario, y el valor total (cantidad * precio unitario).
9) Salidas: Son los movimientos producidos por el requerimiento de mercadería
en las ventas, se anota la cantidad, el precio unitario, y el valor total
(cantidad * precio unitario).
10) Existencias: Son los valores correspondientes a la diferencia de entradas
menos salidas de mercaderías, se anota la cantidad, el precio unitario, y el
valor total (cantidad * precio unitario).

244
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Inventarios 1.1.4.01 xxx.xx
IVA en Compras 1.1.3.2.03 xxx.xx
Caja 1.1.1.1.11 xxx.xx
Retención en la Fuente 1% 2.3.1.01 xxx.xx
Retención IVA 30% 2.3.1.09 xxx.xx
P/r la compra de mercadería al contado.
XXX ….2….
Caja 1.1.1.1.11 xxx.xx
Inventarios 1.1.4.01
P/r la devolución de la compra de mercadería
al contado.
XXX ….3….
Inventarios 1.1.4.01 xxx.xx
IVA en Compras 1.1.3.2.03 xxx.xx
Proveedores por Pagar 2.1.1.01.01 xxx.xx
Retención en la Fuente 1% 2.3.1.01 xxx.xx
Retención IVA 30% 2.3.1.09 xxx.xx
P/r la compra de mercadería a crédito.
XXX ….4….
Proveedores por Pagar 2.1.1.01.01 xxx.xx
Inventarios 1.1.4.01 xxx.xx
P/r la devolución de la compra de mercadería
a crédito.
XXX ….5….
Caja 1.1.1.1.11 xxx.xx
Anticipo Ret. Fte. Imp. Rta. 1.1.3.2.01 xxx.xx
Ventas Restaurante 4.1.1.01 xxx.xx
IVA en Ventas 2.3.1.04 xxx.xx
P/r la venta según Factura N° , al contado.
XXX ….6….
Costo de Ventas Restaurante 5.1.1.01 xxx.xx
Inventarios 1.1.4.01 xxx.xx
P/r la venta al costo.
XXX ….7….
Ventas Restaurante 4.1.1.01 xxx.xx
Caja 1.1.1.1.11 xxx.xx
P/r la devolución en ventas al contado, al
precio de venta.
XXX ….8….
Inventarios 1.1.4.01 xxx.xx
Costo de Ventas Restaurante 5.1.1.01 xxx.xx
P/r la devolución de la venta al costo.

245
 GALEXTUR CÍA LTDA.
LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….9….
Cuentas por Cobrar 1.1.2.1.02 xxx.xx
Anticipo Ret. Fte. Imp. Rta. 1.1.3.2.01 xxx.xx
Restaurante 4.1.1.01 xxx.xx
IVA en Ventas 2.3.1.04 xxx.xx
P/r la venta según Factura N° , a crédito.
XXX ….10….
Costo de Ventas Restaurante 5.1.1.01 xxx.xx
Inventarios 1.1.4.01 xxx.xx
P/r la venta al costo.
XXX ….11….
Restaurante 4.1.1.01 xxx.xx
Cuentas por Cobrar 1.1.2.1.02 xxx.xx
P/r la devolución en ventas a crédito, al
precio de venta.
XXX …12….
Inventarios 1.1.4.01 xxx.xx
Costo de Ventas Restaurante 5.1.1.01 xxx.xx
P/r la devolución de la venta al costo.
XXX …13….
Restaurante 4.1.1.01 xxx.xx
Costo de Ventas Restaurante 5.1.1.01 xxx.xx
Utilidad Bruta en Ventas 3.3.02
P/r la utilidad bruta en ventas, obtenida en el
ejercicio.
XXX …14….
Restaurante 4.1.1.01 xxx.xx
Pérdida en Ventas 3.3.02 xxx.xx
Costo de Ventas Restaurante 5.1.1.01 xxx.xx
P/r la utilidad bruta en ventas, obtenida en el
ejercicio.
XXX …15….
Utilidad Bruta en Ventas 3.3.02 xxx.xx
Pérdidas y Ganancias 3.3. xxx.xx
P/r el cierre de las cuentas de ganancias o
renta.
XXX …16….
Pérdidas y Ganancias 3.3. xxx.xx
Pérdida en Ventas 3.3.02 xxx.xx
P/r el cierre de las cuentas de gasto o
egreso.

246
 CONTROL INTERNO PARA GASTOS – PAGO DIRECTO
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Gastos Gastos de Servicios y Luz
Jefe Auxiliar Mensajero
Administración Quito Comunicación Galextur
Subgerente Financiero Contador Contable

DESCRIPCIÓN
Son los desembolsos necesarios para cumplir los objetivos de la empresa. Los gastos de
pago directo corresponden a aquellos indispensables para efectuar las actividades del negocio
como: Servicios Básicos, Honorarios, Arriendo, etc.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Procedimiento para el pago del servicio básico
 Receptar la planilla de luz de la Empresa Eléctrica Quito. X
 Revisar la factura: X
- Comprobación aritmética.
- Datos correctos y completos de la empresa.
- Caducidad del documento.
- Número de autorización del SRI.
- Sin tachones ni enmendaduras.
 Verificar fondos suficientes en la cuenta bancaria para el pago del cheque. X
 Generar comprobante de Egreso. X
 Generar cheque de pago a nombre de la Empresa Eléctrica Quito. X
 Receptar la factura y cheque. X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 1/2

247
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Gastos Gastos de Servicios y Luz
Jefe Auxiliar Mensajero
Administración Quito Comunicación Galextur
Subgerente Financiero Contador Contable

 Firmar el recibí conforme en el comprobante de Egreso. X

 Cancelar en las ventanillas de la Empresa Eléctrica Quito y recibir el comprobante de X
Pago.
 Entregar a contabilidad los documentos. X
 Archivar Documentos. X
2) CONTROLES
a) Análisis de variaciones
 Preparar un cuadro que muestre los rubros de gasto por concepto de luz, incurridos X
mensualmente para examinar aquellos meses en que el gasto presente incrementos o
reducciones notables.
 Comparar esta información contra las cifras del ejercicio anterior para obtener X
variaciones e investigar las razones.
b) Verificación documental
 Revisar los contratos con la Empresa Eléctrica, así como las clausulas relevantes en el X X
momento de generar este gasto en la empresa.
 Verificar que efectivamente los números de suministro que se cancelen sean los que X X
corresponden a la empresa.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/2

248
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Luz 5.7.1.04.01 xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1. xxx.xx
P/r el pago por contrato del suministro de luz
de la administración de Quito.
XXX ….2….
Luz 5.7.1.04.01 xxx.xx
IVA en Compras 1.1.3.2.03 xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1. xxx.xx
P/r el pago del suministro de luz de la
administración de Quito.

249
 CONTROL INTERNO PARA GASTOS – REGISTRO
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Gastos Gastos de Gastos Anticipo Seguros Jefe Auxiliar Empresa
Subgerente Financiero Contador Contable Aseguradora
Administración Quito Anticipados

DESCRIPCIÓN
Son los desembolsos necesarios para cumplir los objetivos de la empresa. Los gastos de
registro corresponden a aquellos que involucran gastos por anticipado por Impuestos o por
Gastos de Depreciación.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Procedimiento para el pago por anticipado
 Receptar el contrato de seguro. X
 Revisar la factura: X
- Comprobación aritmética.
- Datos correctos y completos de la empresa.
- Caducidad del documento.
- Número de autorización del SRI.
- Sin tachones ni enmendaduras.
- Plazos de pago.
- Cobertura.
- Concepto de siniestros.
 Verificar fondos suficientes en la cuenta bancaria para el pago del cheque. X
 Generar comprobante de Egreso. X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 1/ 2

250
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Gastos Gastos de Gastos Anticipo Seguros Jefe Auxiliar Empresa
Subgerente Financiero Contador Contable Aseguradora
Administración Quito Anticipados
 Generar cheque de pago a nombre de la Empresa Aseguradora. X
 Receptar la factura y cheque. X
 Firmar el recibí conforme en el comprobante de Egreso y colocar el sello de X
¨CANCELADO¨ en la factura.
 Entregar a contabilidad los documentos. X
 Archivar Documentos. X
b) Procedimiento en el vencimiento de los pagos anticipados
 Revisar las pólizas de seguro existentes. X
 Al finalizar el plazo hacer el ajuste por el vencimiento del seguro. X
2) CONTROLES
a) Análisis de variaciones
 Preparar un cuadro que muestre los rubros de gasto por concepto del Seguro, incurridos X
mensualmente para examinar aquellos meses en que el gasto presente incrementos o
reducciones notables.
 Comparar esta información contra las cifras del ejercicio anterior para obtener X
variaciones e investigar las razones.
b) Verificación documental
 Revisar los contratos con la Empresa Aseguradora, así como las clausulas relevantes en X X
las pólizas al momento de generar este gasto en la empresa.
 Verificar que efectivamente los bienes asegurados sean de propiedad de la empresa. X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/2

251
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Anticipo Seguros 1.1.3.1.02 xxx.xx
IVA en Compras 1.1.3.2.03 xxx.xx
Retención en la Fuente 1% 2.3.1.01 xxx.xx
Retención IVA 70% 2.3.1.08 xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1. xxx.xx
P/r el pago anticipado por el contrato del
seguro.
XXX ….2….
Gasto Seguro de Incendio-Robo 5.7.1.17 xxx.xx
Anticipo Seguros 1.1.3.1.02 xxx.xx
P/r la generación del gasto.

252
 CONTROL INTERNO PARA GASTOS – PERSONAL
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Gastos Gastos de Sueldos Sueldos Jefe Auxiliar Empleado
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur
Administración Quito
(Nómina)

DESCRIPCIÓN
Son los desembolsos necesarios para cumplir los objetivos de la empresa. Los gastos de
personal corresponden a las obligaciones con los empleados que laboran en la empresa.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Procedimiento para la revisión de los valores que se adeuda al empleado
 Revisar del contrato laboral: X X
- Tipo de contrato: A prueba, fijo, por horas.
- Sueldo a percibir.
- Fecha de celebración del contrato.
- Manejo de horas extras.
- Beneficios.
- Responsabilidades.
- Clausulas laborales.
 Revisar el registro de asistencia. (Ver formato 21) X
 Analizar todos los descuentos y beneficios que los empleados registran en el mes a X X
cancelar la nómina.
 Realizar el rol de pagos y beneficios sociales. (Ver formato 22 y 23) X X
 Generar comprobante de Egreso. X
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página:1/ 2

253
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Gastos Gastos de Sueldos Sueldos Jefe Auxiliar Empleado
Subgerente Financiero Contador Contable Galextur
Administración Quito
(Nómina)

 Generar cheque de pago a nombre del Empleado. X

 Receptar rol de pagos y cheque y firmar el recibí conforme en el comprobante de Egreso. X
 Entregar a contabilidad los documentos. X
2) CONTROLES
a) Análisis de variaciones
 Preparar un cuadro que muestre los rubros de gasto por concepto de pago sueldos, X
incurridos mensualmente para examinar aquellos meses en que el gasto presente
incrementos o reducciones notables.
 Comparar esta información contra las cifras del ejercicio anterior para obtener X
variaciones e investigar las razones.
b) Verificación documental
 Revisar los contratos de empleados para verificar el importe de sueldo básico acordado y X X X
otra clausulas relevantes en el momento de generar este gasto en la empresa.
 Analizar los roles de pagos, y comprobante de egreso, los cuales deben estar X
correctamente llenados, aritméticamente comprobados, con todas las firmas de
conformidad existentes, etc.
c) Conexión con otras cuentas
 Cruzar los valores relacionados al gasto de sueldos de empleados con anticipos a X X
empleados, cuentas por pagar o cobrar a empleados, beneficios sociales, etc. Para poder
determinar que dichos importes corresponde a lo determinado en las mencionadas
cuentas.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/2

254
 FORMATO 21

REGISTRO DE ASISTENCIA
DE NÓMINA
1 N°

2 Fecha:
3
Ciudad :
Nombres y Cargo Hora de Firma Hora de Firma Observaciones
Apellidos Entrada Salida
4 5 6 7 8 9 10

11
FIRMAS:
_______________________ _______________________
Recepcionista Auxiliar Contable (Nómina)
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Registro de Asistencia de Nómina
1) N°: Número de Registro de asistencia de empleados.
2) Fecha: Día, mes y año en que se realiza el registro de asistencia.
3) Ciudad: Ciudad a la que corresponden los Empleados (Quito o Galápagos).
4) Nombres y Apellidos: Nombres completos del empleado.
5) Cargo: Función que ejercen dentro de la empresa.
6) Hora de Entrada: Hora y minutos en la que el empleado ingresa a laborar.
7) Firma: Firma del empleado como respaldo de la hora en la que ingresa a
laborar.
8) Hora de Salida: Hora y minutos en la que el empleado deja de laborar.
9) Firma: Firma del empleado como respaldo de la hora en la que deja de
laborar.
10) Observaciones: Indicaciones especiales referente a horas laboradas fuera del
horario normal de trabajo, u horas de retraso.
11) Firmas: Firmas de control de la persona que hace llenar a los empleados el
registro de asistencia en Recepción y del Asistente contable que controla
nómina.

255
 FORMATO 22

ROL DE PAGOS

1 Año: 2 Mes: 3 Ciudad :

Nombres y INGRESOS DEDUCCIONES LIQUIDO CHEQUE FIRMA

N° Apellidos Retención
A PAGAR N°
Sueldo Horas Otros Aporte Anticipo Otras
Impuesto a
Unificado Extras Ingresos Personal Sueldos Deducciones
la Renta
IESS 9.35%
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

FIRMAS:
______________________________
16 ____________________________ ____________________________
PREPARADO REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

256
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Rol de Pagos
1) Año: Año al que corresponde el Rol de Pagos.
2) Mes: Mes al que corresponde el Rol de Pagos.
3) Ciudad: Ciudad a la que corresponden los Empleados (Quito o Galápagos).
4) N°: Número en orden alfabéticamente de los Apellidos del Empleado.
5) Nombres y Apellidos: Nombres completos del empleado.
6) Sueldo Unificado: Es el valor en dólares de los Estados Unidos de América
acordado en el contrato laboral como remuneración del trabajo.
7) Horas Extras: Es el valor calculado sobre horas laboradas fuera del horario
normal establecido en el contrato.
8) Otros Ingresos: Corresponde a otros conceptos dados por ingreso como:
Sueldos adicionales, premios, etc.
9) Aporte Personal IESS 9.35%: Es el 9.35% tomando como base el total de
ingresos.
10) Anticipo Sueldos: Entrega o pago adelantado de una parte del sueldo.
11) Impuesto a la Renta: Es el impuesto que se debe cancelar sobre los ingresos
o rentas producto de actividades laborales.
12) Otras Deducciones: Corresponde a otros conceptos dados a descuento como:
Comisariato, Seguros, Préstamos, etc.
13) Liquido a Pagar: Es la diferencia entre el total de ingresos menos el total de
deducciones
14) Cheque N°: Número de cheque con que se cancela el total del sueldo.
15) Firma: Firma de conformidad del sueldo liquido recibido.
16) Firmas: Nombres, Cargo y Fecha en que firma la persona que elabora el rol
de pagos y de las personas que lo revisan y autorizan su pago.

257
 FORMATO 23

ROL DE PROVISIONES

1 Año: 2 Mes: 3 Ciudad :

12
Nombres y Apellidos Sueldo Decimotercera Decimocuarta Fondos de Vacaciones Aporte Patronal
N° Unificado remuneración remuneración Reserva IESS 12.15%
4 5 6 7 8 9 10 11

FIRMAS:
______________________________ ____________________________ ____________________________
PREPARADO REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

258
INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
FORMATO
Nombre del formato: Rol de Provisiones
1) Año: Año al que corresponde el Rol de Provisiones.
2) Mes: Mes al que corresponde el Rol de Provisiones.
3) Ciudad: Ciudad a la que corresponden los Empleados (Quito o Galápagos).
4) N°: Número en orden alfabéticamente de los Apellidos del Empleado.
5) Nombres y Apellidos: Nombres completos del empleado.
6) Sueldo Unificado: Es el valor en dólares de los Estados Unidos de América
acordado en el contrato laboral como remuneración del trabajo.
7) Decimotercera remuneración: Se cancela hasta el 24 de Diciembre de cada
año una remuneración equivalente a la doceava parte de las remuneraciones
que hubiere percibido durante el año calendario.
8) Decimocuarta remuneración: Es una bonificación adicional equivalente a
dos salarios mínimos vitales de su respectiva categoría ocupacional, que será
pagada hasta el 31 de Marzo en las regiones de la costa e insular y hasta el 31
de Agosto en las regiones de la Sierra y Oriente.
9) Fondos de Reserva: Todo trabajador que preste sus servicios por más de un
año tiene derecho a que el empleador le abone una suma equivalente a un mes
de sueldo o salario por cada año completo posterior al primero de sus
servicios.
10) Vacaciones: Es la doceava parte del sueldo.
11) Aporte Patronal IESS 12.15%: Es el aporte empresarial del 12.15%
tomando como base el total de ingresos del Empleado.
12) Firmas: Nombres, Cargo y Fecha en que firma la persona que elabora el rol
de pagos y de las personas que lo revisan y autorizan su pago.

259
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Gasto Sueldos 5.7.1.01 xxx.xx
Retenciones en la Fuente 1.1.3.2.01 xxx.xx
Aporte Personal (9.35%) 2.2.1.1.01 xxx.xx
Cuentas por Pagar Empleados 2.1.2.2. xxx.xx
P/r. valores pendientes de pago por sueldos.
XXX ….2….
Gasto Decimo Tercer Sueldo 5.7.2.02.03 xxx.xx
Gasto Decimo Cuarto Sueldo 5.7.2.02.04 xxx.xx
Gasto Fondos de Reserva 5.7.2.02.02 xxx.xx
Gasto Vacaciones 5.7.2.02.08 xxx.xx
Aporte Patronal 5.7.2.02.01 xxx.xx
Decimo Tercer Sueldo por Pagar 2.2.2.2.01 xxx.xx
Decimo Cuarto Sueldo por Pagar 2.2.2.2.04 xxx.xx
Fondos de Reserva por Pagar 2.2.1.2.03 xxx.xx
Vacaciones por Pagar 2.2.2.2.08 xxx.xx
Aporte Patronal por Pagar 2.2.1.2.02 xxx.xx
P/r. la provisión de beneficios sociales por
pagar.
XXX ….3….
Cuentas por Pagar empleados 2.1.2.2. xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1. xxx.xx
P/r el pago de sueldos a empleados.

260
 CONTROL INTERNO PARA GASTOS – FINANCIERO
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Gastos Gastos no Gastos Intereses Jefe Auxiliar
Subgerente Financiero Contador Contable Mensajero
Operacionales Financieros

DESCRIPCIÓN
Son los desembolsos necesarios para cumplir los objetivos de la empresa. Los gastos de
registro corresponden a aquellos necesarios para financiar las actividades del negocio,
mediante préstamos otorgados por los bancos, de esta manera se debe pagar los intereses de
recargo.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Procedimiento para la contratación de un préstamo

 Cotizar en el mercado la opción más viable de endeudamiento para la empresa. X

 Elegir y autorizar la más idónea opción. X
 Receptar el contrato de préstamo y hacerle firmar al Representante Legal. X
 Revisar el contrato: X X
- Comprobación aritmética.
- Datos correctos y completos de la empresa.
- Plazos de pago.
- Intereses de recargo.
 Contabilizar el préstamo obtenido. X
b) Procedimiento en el vencimiento del préstamo
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página:1 /2

261
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Gastos Gastos no Gastos Intereses Jefe Auxiliar
Subgerente Financiero Contador Contable Mensajero
Operacionales Financieros
 Revisar el contrato de préstamo existente. X X
 Verificar fondos suficientes en la cuenta bancaria para el pago del cheque. X
 Generar comprobante de Egreso. X
 Generar cheque de pago a nombre de la Empresa Financiera. X
 Receptar el cheque. X
 Cancelar en las ventanillas del Banco y recibir el comprobante de Pago. X
 Entregar a contabilidad los documentos. X
 Archivar documentos. X
2) CONTROLES
a) Análisis de variaciones
 Preparar un cuadro que muestre los rubros de gasto por concepto de intereses sobre el X
préstamo, incurridos mensualmente para examinar aquellos meses en que el gasto
presente incrementos o reducciones notables.
 Comparar esta información contra las cifras del ejercicio anterior para obtener X
variaciones e investigar las razones.
b) Verificación documental
 Revisar los contratos con la Empresa Financiera, así como las clausulas relevantes al X X
momento de generar este gasto en la empresa.
 Verificar que efectivamente el monto requerido tiene la tasa de interés vigente en el X X
contrato de préstamo.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/2

262
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Bancos 1.1.1.2.1. xxx.xx
Anticipo Ret. Fte. Imp. Rta. 1.1.3.2.01 xxx.xx
Préstamos Bancarios 2.5.2.01 xxx.xx
P/r la obtención del préstamo sobre firmas,
cuyo valor es acreditado en la cuenta de la
empresa.
XXX ….2….
Préstamo Bancario 2.5.2.01 xxx.xx
Gasto Interés 5.8.01 xxx.xx
Bancos 1.1.1.2.1. xxx.xx
P/r el pago del préstamo sobre firmas.

263
 CONTROL INTERNO PARA PATRIMONIO
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Patrimonio Capital Social Capital Pagado Junta Gerencia Jefe Auxiliar
General de General Subgerente Financiero Contador Contable
Socios

DESCRIPCIÓN
Son los derechos del propietario o propietarios del negocio sobre el Activo de la Empresa, es
decir el Activo menos el Pasivo.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Procedimiento para la autorización y emisión de participaciones
 Aportar en efectivo (numerario) o en bienes muebles o inmuebles. Recibiendo X
certificados de aportaciones.
 Revisar el acta de participación de los socios de la empresa, tomando a consideración: X
- Que los socios responden únicamente por el monto de sus aportaciones.
- Que el capital se divide en participaciones iguales, indivisibles y no
negociables.
c) Procedimiento para la suscripción y cobro de las participaciones
 Contabilizar el valor suscrito por los socios, revisando que se haya pagado por lo menos X X
el 50% del capital mínimo establecido en el momento de iniciar las operaciones.
 Recibir los valores por concepto de las participaciones. X
 Registrar contablemente las participaciones. X
 Llenar el certificado de aportación para los socios como constancia de sus participaciones X
dentro de la empresa.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página:1 /2

264
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Patrimonio Capital Social Capital Pagado Junta Gerencia Jefe Auxiliar
General de General Subgerente Financiero Contador Contable
Socios

 Entregar los certificados de aportación. X

 Hacer firmar los certificados de aportación. X
2) CONTROLES
a) Análisis de movimientos e inspección de documentación comprobatoria
 Examinar los saldos de participaciones al inicio del periodo contable y analizar si existen X X
las partidas de incremento y/o disminución de cada uno de ellos, durante el ejercicio.
 Verificar que los movimientos de aumento o diminución de las participaciones estén X X
debidamente autorizados bajo la junta de socios en el acta de la reunión.
 Revisar que se haya efectuado el debido ingreso en el sistema del efectivo o especie que X X
se genero.
b) Estudio de la situación legal
 Extractar las clausulas de la escritura de constitución y los artículos de la Ley que fijen X X X
reglas para el movimiento de la cuenta de participaciones.
 Analizar el contenido en cuanto a repartición de dividendos y analizar su correcto X X
cumplimiento en los movimientos del patrimonio.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/2

265
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Caja 1.1.1.1.10 xxx.xx
Participaciones Emitidas 3.1.01 xxx.xx
P/r el cobro de las participaciones.
XXX ….2….
Capital suscrito y no pagado 3.1.03 xxx.xx
Capital suscrito y pagado 3.1.04 xxx.xx
P/r el valor suscrito y pagado por los socios.
XXX ….3….
Bancos 1.1.1.2. xxx.xx
Caja 1.1.1.1.10 xxx.xx
P/r el depósito del capital.

266
 CONTROL INTERNO PARA PATRIMONIO
ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Patrimonio Aporte para Futuras Junta Jefe Auxiliar
General de Subgerente Financiero Contador Contable
Capitalizaciones Socios

DESCRIPCIÓN
Son los aportes de los socios mediante aporte numerario o en bienes, que están pendientes de
ser convertidos en capital. Incrementando el patrimonio.
1) PROCEDIMIENTOS
a) Procedimiento para la destinar los dividendos para aportes futuras capitalizaciones
 Se convoca a junta general de socios. X
 Presentar informes financieros correspondientes al ejercicio contable. X X
 Decidir el manejo de dividendos: X
- Aportes para Futuras Capitalizaciones.
- Pago de dividendos a los socios.
 Contabilizar el ingreso del aporte para futuras capitalizaciones X
b) Procedimiento para la recepción de aportes en efectivo.
 Se recepta el dinero en efectivo o a su vez el depósito en la cuenta de la empresa. X
 Contabilizar el valor recibido para incrementar el patrimonio. X
2) CONTROLES
a) Análisis de movimientos e inspección de documentación comprobatoria
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 1 /2

267
 ELEMENTO GRUPO CUENTA SUBCUENTA RESPONSABLES
Patrimonio Aporte para Futuras Junta Jefe Auxiliar
General de Subgerente Financiero Contador Contable
Capitalizaciones Socios

 Examinar los saldos de los dividendos generados al inicio del periodo contable y analizar X X
en que meses existen las partidas de incremento y/o disminución, durante el ejercicio.
 Verificar que los movimientos de aumento o diminución del patrimonio estén X X
debidamente autorizados bajo la junta de socios en el acta de la reunión.
 Revisar que se haya efectuado el debido ingreso en el sistema del valor por dividendos X X
generados.
b) Estudio de la situación legal
 Esquematizar las clausulas de la escritura de constitución y los artículos de la Ley que X X
fijen reglas para el movimiento de la cuenta de dividendos.
 Analizar el contenido en cuanto a repartición de dividendos y analizar su correcto X X X
cumplimiento en los movimientos del patrimonio.
Fecha de Actualización: día/mes/año Versión No: 1.1 Página: 2/2

268
 REGISTROS

GALEXTUR CÍA LTDA.

LIBRO DIARIO
DEL….AL…..
-EN DÓLARES-
FECHA DETALLE REF. DEBE HABER
XXX ….1….
Bancos 1.1.1.2.1. xxx.xx
Aportes para Futuras Capitalizaciones 3.1.05 xxx.xx
P/r el valor concebido por dividendos.
XXX ….2….
Aportes para Futuras Capitalizaciones 3.1.05 xxx.xx
Capital 3.1.01 xxx.xx
P/r el valor por incremento en el capital de la
Empresa.

269
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMEDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

 El sistema de control interno está diseñado para brindar un grado razonable

de seguridad en la obtención de la efectividad y eficiencia en la consecución
de las operaciones, fiabilidad en la información financiera y el cumplimiento
en las leyes y normas a las que está sujeta la organización.

 La empresa de Servicios turísticos Galextur Cía. Ltda. requiere de un sistema

de control interno que le permita evaluar todos los procesos administrativos,
contables y financieros que surjan en la entidad, porque de otra manera se
podría correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones y por tanto
que las decisiones a tomarse no sean las más adecuadas.

 El sistema de control interno existente no se encuentra oficialmente en un

manual.

 El sector turístico ecuatoriano es bastante atractivo a nivel mundial por lo

que tiene una gran acogida y demanda en el mercado externo por las
diferentes variedades y destinos turísticos al que el cliente puede acceder.

 Al considerar que Galextur se ha especializado en los tours a las islas encantadas

por ser un lugar bastante atractivo tanto para el turista nacional como
internacional, manteniendo el Hotel Silberstein con servicios de alojamiento,

270
 alimentación y otros; requiere que se innove, mejore y sistematice las
actividades, factor indispensable para el éxito empresarial.

 El principal recurso con que cuenta la empresa es con su capital humano, es

decir sus empleados, los mismos que se encuentran plenamente
comprometidos a buscar el beneficio de la empresa.

 El clima organizacional es favorable al desenvolvimiento de las actividades

laborales lo cual permite obtener mejores resultados en los trabajos
asignados a nivel grupal como en el desenvolvimiento personal de cada uno
de los colaboradores.

 Los empleados cuentan con amplios servicios de seguridad personal ya que

estos además de contar con el seguro social tienen acceso a un costo
razonable de un plan de seguro de Salud.

 Su sistema informático contable T-Max, es un programa antiguo en el

mercado, que puede ocasionar pérdida de información, ineficiencia en las
operaciones y convertirse en un programa obsoleto.

 Las relaciones comerciales que se mantienen con los proveedores son

positivas y bastante serias ya que no se mantienen situaciones de morosidad
lo cual nos brinda la posibilidad de acceder a dichos servicios en cualquier

271
 momento según los requerimientos de la empresa y obtener una respuesta
favorable y rápida de nuestro proveedor.

 La empresa ocasionalmente maneja ventas a crédito, por tanto evita el exceso

de deuda que muchas empresas mantiene, y que permite a la empresa
mantener un flujo de efectivo activo, favorable para sus operaciones.

 Los activos fijos no son vigilados, no existe actualmente un reporte de ellos,

que permita a la empresa tener pleno conocimiento de el uso que se les da, la
ubicación y mucho menos con cuantos activos cuenta.

 La empresa no lleva un control adecuado para costos, no usa kárdex y mucho

menos los demás formatos, indispensables para conocer la rentabilidad de la
empresa.

5.2 RECOMENDACIONES

 El control de efectivo y sus equivalentes, en sus diferentes actividades, reportes y

formatos deben ser aplicados, ya que este es un activo muy sensible en la
empresa, de esta manera prevenir la mal versación o mal uso de los fondos que
los empleados y socios manejan.

 Todos los gastos incurridos deben ser llenados en su auxiliar ya que de esta
manera se puede planificar el flujo de efectivo y poder cubrir con las deudas que
maneja la empresa.

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 Las ventas al ser la razón fundamental del giro del negocio, necesitan mantener
actividades coordinadas e innovadoras para el correcto desenvolvimiento, así
como regirse y acoplarse a las necesidades actuales de los clientes.

 Para poder determinar el precio de venta es importante conocer con claridad los
costos en que se incurre para la entrega del servicio, es por esto que se deben
implementar kárdex, para de esta manera saber la rentabilidad del negocio.

 El control que se le dé a los bienes muebles e inmuebles, entendiendo por estos

los activos fijos de la empresa es de suma importancia para evitar pérdida y
deterioro de los mismos.

 El turismo actualmente es una de las principales fuentes de ingreso del país,

Galextur al ser una de las empresa dedicadas a ello, necesita fortalecer sus
operaciones, es por ello que se recomienda acoplar el presente sistema de control
interno para que pueda obtener información financiera y contable veraz, oportuna
y además para que pueda alcanzar sus objetivos institucionales.

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