CORRESPONDENCIA Protocolos

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C.
FONDO DE PREVENCION Y ATENCION DE EMERGENCIAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CORRESPONDENCIA
Enero de 2004
ALCALDIA MAYOR
DE BOGOTA D.C
FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. CONSIDERACIONES GENERALES: ............................................................ 3
2. COMUNICACIONES INTERNAS: .................................................................. 3
3. OFICIOS:........................................................................................................ 5
4. ASPECTOS GENERALES DE PRESENTACION DE LAS

COMUNICACIONES Y OFICIOS: ...................................................................... 6
5. ASPECTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN INTERNA DE LAS

OFICINAS: ......................................................................................................... 8
6. ASPECTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN DEL CENTRO DE

DOCUMENTACIÓN E IINFORMACIÓN DEL FOPAE - C.D.I.: ........................ 11
7. RADICACION:.............................................................................................. 12
8. SEGUIMIENTO Y CONTROL: ..................................................................... 13
9. PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA: ....................................... 13
10. RECIBO Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA POR EL C.D.I. ............ 15
11. RECIBO Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA POR LAS OFICINAS

DEL FOPAE ..................................................................................................... 19
12. RECIBO Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA POR LA DIRECCION

DEL FOPAE ..................................................................................................... 21
13. ENVIO DE CORRESPONDENCIA POR EL C.D.I. .................................... 23
14. ELABORACION Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA POR LAS OFICINAS

DEL FOPAE ..................................................................................................... 27
15. ENVIO DE CORRESPONDENCIA POR LA DIRECCION DEL FOPAE..... 31
16. ANEXOS. ................................................................................................... 33
Diagonal 47 # 77B-09 Interior 11 PBX: 4297414 al 19 Fax: 4109014 2

Bogotá – Colombia
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DE BOGOTA D.C
1. CONSIDERACIONES GENERALES:
Una organización técnica y responsable de la documentación que manejan las

entidades públicas en todos sus niveles, que garantice la recuperación y
oportunidad de la información requerida por los ciudadanos, contribuye al
cumplimiento y el respeto de los derechos fundamentales consagrados en la
Constitución Política de Colombia, como el derecho al buen nombre (art. 15), a
la información (art. 23), al acceso a los documentos públicos (art.74), al acceso
a la información y a la documentación oficiales por parte de los partidos y
movimientos políticos (Art. 112), entre otros.
El objetivo de este manual es establecer las normas y procedimientos para el

manejo de la correspondencia, como parte integral de la gestión documental
del FOPAE en lo que tiene que ver con la producción, recepción, distribución,
seguimiento, conservación y consulta de sus comunicaciones oficiales.
El presente Manual establece una guía para la elaboración y trámite de la

correspondencia, con el fin de unificar criterios, definir pautas para su
elaboración, presentación y manejo.
Con este instrumento se espera contribuir a la implementación del Sistema de

Control Interno del FOPAE, de acuerdo a lo establecido en la ley 87 de 1993.
2. COMUNICACIONES INTERNAS:
Son escritos internos utilizados para comunicarse al interior de cada oficina o

entre las oficinas del FOPAE.
Las comunicaciones internas no se radican en el C.D.I. de la entidad.
La facultad de expedir oficios le corresponde a los coordinadores o

responsables de proyectos, áreas u oficinas de la entidad.
Las partes de una Comunicación Interna, en su estricto orden son1:
1. Encabezado: lo constituye la palabra COMUNICACIÓN INTERNA escrita en

mayúscula, en negrilla y centrada en la parte superior.
1
Basado en la NORMA TECNICA COMERCIAL NTC 3397, ICONTEC, Compendio de Normas técnicas colombianas.
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2. Destinatario: comienza con la palabra PARA en negrilla. Se escribe el

nombre y apellido del destinatario y el nombre completo del cargo o función.
3. Remitente: comienza con la palabra DE en negrilla. Se escribe la oficina
origen.
4. Asunto: comienza con la palabra ASUNTO en negrilla. Es el tema de que
trata el documento. Se debe anotar de manera breve y concisa el resumen
de la comunicación, máximo dos (2) líneas.
5. Fecha: comienza con la palabra FECHA en negrilla. Es la fecha de tramite
de la comunicación. Se escribe en el siguiente orden: día, mes y año.
6. Texto: es el contenido, que se inicia a tres o cuatro renglones de la línea de
FECHA, en el margen Izquierdo. Ya que éste constituye el mensaje, debe
redactarse en forma clara, breve y cortés, abordando un solo tema por
comunicación.
7. Despedida: está compuesta de una palabra o frase de cortesía que se ubica
a dos renglones de la línea final del texto, contra el margen izquierdo
seguida de coma. Por ejemplo: atentamente, cordialmente, cordial saludo,
agradezco su atención, en espera de su pronta respuesta, etc.
8. Firmante: se ubica de cuatro a seis renglones debajo de la despedida,
centrado, anotando el nombre y apellido del remitente en negrilla y debajo el
nombre completo del cargo o función. La firma se coloca sobre el nombre
mecanografiado.
9. Anexo: escribiendo la palabra "Anexo" (sin abreviar), seguida de dos puntos
(:). Deben citarse la cantidad de anexos y la descripción de cada uno.
Ejemplo:
a) Anexo: tres (dos disquetes y un cheque)

b) Anexo: tres (3 hojas).
c) Anexo: uno (10 hojas)
10. Copia: escribiendo la palabra "Copia" (sin abreviar), seguida de dos puntos
(:). Debe anotarse tratamiento, nombre y apellido, cargo o función y Oficina.
Las copias cuyo fin es únicamente informar a una tercera persona se
pueden enviar por correo electrónico.
11. Elaboró: : escribiendo la palabra "Elaboró" (sin abreviar), seguida de dos
puntos (:). Debe escribirse el nombre y apellido de persona que proyectó el
documento. Si ésta persona es igual a la que firma, no se debe diligenciar.
12. Revisó: escribiendo la palabra "Revisó" (sin abreviar), seguida de dos
puntos (:). Debe escribirse el nombre y apellido de persona que revisó y
aprobó el documento. Si ésta persona es igual a la que firma, no se debe
diligenciar.
13. Consecutivo interno de área.
Ver formato tipo de comunicación interna, Anexo 15.

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3. OFICIOS:
Son escritos utilizados informar, consultar o enviar datos a otras entidades,

usuarios y/o terceros, sobre asuntos específicos relacionados con las
actividades de competencia de la entidad.
Todos los oficios que se reciban o envien por la entidad deben ser radicados en
el C.D.I. de la entidad.
La facultad de expedir oficios le corresponde al Director y a los coordinadores o

responsables de proyectos, áreas u oficinas de la entidad en los que se haya
delegado o asignado la responsabilidad por parte de la Dirección.
Las partes de un Oficio, en su estricto orden son2:
1. Ciudad: la ciudad de origen, sin fecha de envío ya que esta la asigna el

Centro de Documentación e Información del FOPAE.
2. Destinatario: a tres renglones de la ciudad. Se escribe el tratamiento
(Doctor, Señor, Coronel, etc.), nombre y apellido del destinatario, el nombre
completo del cargo o función, el nombre completo de la entidad, la dirección
completa, el teléfono y la ciudad de destino.
3. Referencia: contiene la síntesis del contenido del oficio, en máximo dos
líneas a tres renglones del destinatario. Cuando es respuesta a un oficio, se
debe citar EL NUMERO DE RADICACIÓN DE ENTRADA del C.D.I., lo cual
es REQUISITO para el tramite del oficio respectivo.
4. Saludo: es una referencia al inicio de la comunicación. Para las damas se
escribe el nombre y para los caballeros el apellido. Debe colocarse a dos
renglones de la referencia.
5. Texto: el texto inicia a tres renglones del saludo. Es el cuerpo del mensaje,
se redacta en forma clara, breve y cortés; de preferencia en forma
impersonal, abordando un solo tema por oficio con el fin de facilitar la
tramitación y archivo del documento para posterior consulta.
6. Despedida: está compuesta de una palabra o frase de cortesía que se ubica
a dos renglones de la línea final del texto, contra el margen izquierdo
seguida de coma. Por ejemplo: atentamente, cordialmente, cordial saludo,
agradezco su atención, en espera de su pronta respuesta, etc.
7. Firmante: se ubica de cuatro a seis renglones debajo de la despedida,
centrado, anotando el nombre y apellido del remitente en negrilla y debajo el
2
Basado en la NORMA TECNICA COMERCIAL NTC 3397, ICONTEC, Compendio de Normas técnicas colombianas.
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nombre completo del cargo o función. La firma se coloca sobre el nombre

mecanografiado.
8. Anexo: escribiendo la palabra "Anexo" (sin abreviar), seguida de dos puntos
(:). Deben citarse la cantidad de anexos y la descripción de cada uno.
Ejemplo:
a) Anexo: tres (dos disquetes y un cheque)

b) Anexo: tres (3 hojas).
c) Anexo: uno (10 hojas)
9. Copia: escribiendo la palabra "Copia" (sin abreviar), seguida de dos puntos

(:). Debe anotarse tratamiento, nombre y apellido, cargo o función, entidad y
dirección.
10. Elaboró: : escribiendo la palabra "Elaboró" (sin abreviar), seguida de dos
puntos (:). Debe escribirse el nombre y apellido de persona que proyectó el
documento. Si ésta persona es igual a la que firma, no se debe diligenciar.
11. Revisó: escribiendo la palabra "Revisó" (sin abreviar), seguida de dos
puntos (:). Debe escribirse el nombre y apellido de persona que revisó y
aprobó el documento. Si ésta persona es igual a la que firma, no se debe
diligenciar.
12. Consecutivo interno de área.
Ver formato tipo de Oficio, Anexo 16.
4. ASPECTOS GENERALES DE PRESENTACION DE LAS

COMUNICACIONES Y OFICIOS:
4.1. Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las

comunicaciones internas y los oficios escritos deben elaborarse en los
formatos tipos que contiene este Manual, lo cual será requisito para que
se adelante su tramitación. Igual consideración aplica para el envío de
fax, ver formato tipo caratula envio de fax, Anexo 17.
4.2. Las comunicaciones internas y los oficios enviados, se elaborarán en

original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la
primera copia para el archivo de la oficina productora y la segunda copia
para el archivo del Centro de Documentación e Información. En los
casos en que haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de
copias adicionales3.
3
Artículo 11, Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001. Archivo General de la Nación.
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4.3. Cuando las comunicaciones y los oficios a elaborar consten de varias

hojas, éstas deberán numerarse. La hoja final, en la cual deben ir las
firmas correspondientes, debe contener parte del tema tratado.
4.4. Las márgenes a utilizar para la elaboración de las comunicaciones y

oficios son las siguientes:
• Superior, entre 3 cm y 4 cm.

• Inferior, entre 2 cm y 3 cm.
• Lateral izquierdo, 3 cm y 4 cm.
• Lateral derecho, 2 cm y 3 cm.
4.5. Todas las comunicaciones deben elaborarse en papel con membrete y

ser firmadas únicamente por el personal autorizado para ello de acuerdo
con lo establecido en este manual. El C.D.I. solo radicará los oficios que
cumplan con lo aquí establecido.
4.6. El pie de página de las comunicaciones y oficios deben contener: la

dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la
dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la
entidad4.
4.7. La papelería que contiene el logotipo de la entidad debe utilizarse única

y exclusivamente para asuntos oficiales, por lo tanto queda prohibida la
utilización de la papelería oficial para tramitar asuntos personales.
4.8. Debe observarse sumo cuidado con la correcta puntuación, redacción,

evitando palabras mal escritas y errores de ortografía en la trascripción.
La presentación, tanto de originales como de copias, debe ser
impecable, sin borrones ni repisados.
4.9. El contenido de las comunicaciones y los oficios debe distribuirse en

forma tal que haga compatibles su buena lectura, comprensión,
presentación y el ahorro de espacio de papel, permitiendo su fácil
manejo y distribución.
4.10. Es responsabilidad de las oficinas que los oficios lleguen listos y

completos para su tramite por el C.D.I., por lo que:
4
Artículo 14, Acuerdo 060 del 30 de octubre del 2001. Archivo General de la Nación.
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• Los anexos deben ser foliados y cosidos al original del oficio de modo
que se remitan en el número indicado.
• Cuando en un oficio se utilizan más de dos hojas, se deben coser los
respectivos juegos en el número requerido antes de enviarse al C.D.I.
• En los casos en que los oficios tengan varios destinatarios, las
oficinas deberán elaborar y tramitar la cantidad de copias adicionales
que se requieran y armar los juegos completos para enviar al C.D.I.
5. ASPECTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN INTERNA DE LAS

OFICINAS:
5.1. Todas las oficinas del FOPAE deberán organizar en sus equipos de
computo los archivos de manejo de correspondencia, de acuerdo con los
siguientes parámetros:
• El equipo de computo de la secretaria de cada oficina del FOPAE

deberá abrir una carpeta en C:\, denominada CORRESPONDENCIA.
• Al interior de la carpeta “Correspondencia” se abrirán carpetas con la
denominación de cada año.
• La carpeta de cada año deberá contener todos los archivos
correspondientes y relacionados con la tramitación de la
correspondencia de ese año, y encontrarse allí los formatos
adoptados por este manual.

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La anterior estandarización con el ánimo de facilitar la búsqueda de la

información relacionada con el trámite de la correspondencia de las
oficinas por parte de cualquier persona o funcionario de la entidad.
Todas las oficinas deberán organizar los archivos de correspondencia de

los años anteriores al 2004.
5.2. Para realizar un adecuado seguimiento y control a la comunicaciones y

oficios tal y como esta establecido en los procedimientos adoptados en
este manual, todas las oficinas del FOPAE deberán utilizar un número
consecutivo interno, los cuales deberán corresponder a la siguiente
nomenclatura compuesta por 12 caracteres:
• Los dos primeros corresponden a la sigla de la respectiva oficina. Por

ejemplo:
¾ Planeación: PL
¾ Oficina Jurídica: OJ
¾ Gestión Social: GS
¾ Coordinación de Preparativos: CP
Cada oficina escogerá los dos caracteres a utilizar.
• El siguiente carácter es un guíon de separación.

• El cuarto carácter identifica si el documento es correspondencia
interna (comunicación) o externa (oficio): 2 para oficios y 3 para
comunicaciones.
• Los siguientes cuatro caracteres corresponden al número
consecutivo de oficio o comunicación, con espacio para miles.
• Los dos últimos corresponden al año de tramitación del oficio o
comunicación: 04 (año 2004), 05 (año 2005), etc.
Ejemplo:
PL-2-0023-04: Es el oficio 0023 de la oficina de planeación del

FOPAE tramitado en el año 2004.
OJ-3-0189-04: Es la comunicación interna 0189 de la oficina jurídica

del FOPAE tramitada en el año 2004.
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5.3. Para la gestión documental de la correspondencia tramitada por el

FOPAE, se deben seguir los siguientes parámetros en lo que se refiere a
la organización de las carpetas al interior de las oficinas:
• Abrir, al principio de cada año, las siguientes carpetas:
a) Correspondencia interna enviada,

b) Correspondencia interna recibida,
c) Correspondencia externa enviada,
Para la correspondencia externa recibida, se abrirán las carpetas

requeridas según los temas o asuntos manejados por cada oficina.
• Las carpetas se marcarán con los siguientes datos:
Nombre de la oficina o coordinación.

Nombre de los asuntos que se manejan al interior de las
coordinaciones u oficinas, según el caso.
Nombre de la carpeta: “Correspondencia interna enviada”,
“Correspondencia interna recibida”, “Correspondencia externa
enviada”.
Año.
Si son varias carpetas, por ejemplo 3, se debe marcar cada una
con la siguiente nomenclatura: 1/3, 2/3 y 3/3.
• Al interior de cada carpeta, los documentos se deben archivar de

acuerdo con los siguientes parámetros:
a) Correspondencia interna enviada: por el número consecutivo

interno de la oficina.
b) Correspondencia interna recibida: por orden cronológico.
c) Correspondencia externa enviada: por el número consecutivo
interno de la oficina.
d) Correspondencia externa recibida: en la carpeta del asunto
respectiva, por orden cronológico.
• Para el envio de la correspondencia al archivo central del C.D.I., las

carpetas se deben organizar así:
a) Correspondencia interna enviada: por orden cronológico.

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b) Correspondencia interna recibida: se debe eliminar ya que la

oficina remitente conserva una copia.
c) Correspondencia externa recibida: cada carpeta del asunto debe
organizarse por orden de número de radicación de entrada del
C.D.I.
d) Correspondencia externa enviada: por orden de número de
radicación de salida del C.D.I.
El envio de las carpetas al C.D.I. se deberá hacer de acuerdo con

las tablas de retención que se adopten para el manejo de los
archivos y los cronogramas fijados por éste.
6. ASPECTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN DEL CENTRO DE

DOCUMENTACIÓN E IINFORMACIÓN DEL FOPAE - C.D.I.:
6.1. El C.D.I. es la unidad que gestiona de manera centralizada y

normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las
comunicaciones oficiales que tramite el FOPAE5.
Por lo tanto, toda la correspondencia externa del FOPAE debe ser

tramitada por el C.D.I., por lo que ningun funcionario o personal
contratado por el Fondo podrá recibir o enviar personalmente oficio
alguno. Los oficios que no tengan un número de radicación del C.D.I. no
se considerarán oficiales para la entidad.
6.2. Hasta tanto se implemente un programa de manejo automatizado para el

C.D.I., deberá organizar en un solo equipo de computo del Centro, los
archivos de la correspondencia tramitada, tal como se establece en este
manual para la organización interna de las oficinas.
6.3. El C.D.I. realizar recorridos internos y externos para la entrega y

recepción de las comunicaciones y oficios tramitados por el FOPAE,
para lo cual utiliza carpetas identificadas con el nombre de cada oficina.
La carpeta de correspondencia de cada oficina deberá utilizarse para

todos los servicios que presta el C.D.I.
Las secretarias de las oficinas deberán retirar los documentos que llegan
en la carpeta inmediatamente llega el auxiliar de correspondencia, con el
5
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fin de verificar el correcto direccionamiento de la misma o hacer las

devoluciones que sean del caso, de manera expedita.
6.4. Recorridos internos: la recolección y entrega de la correspondencia a las

oficinas del FOPAE se realizará en los siguientes horarios:
• Mañana: 8:00 a.m. y 11:30 a.m.

• Tarde: 3:30 p.m.
6.5. Recorridos externos:
El mensajero motorizado sale del FOPAE, todos los días, a las 8:30 a.m.
y regresa a las 5:30 p.m.
Para el cumplimiento del recorrido el mensajero diligenciará la planilla de
“entrega de correspondencia externa” adoptado en este manual, donde
se consignan los datos de los oficios y de las entregas respectivas.
Las solicitudes de envio de correspondencia a cumplir en las horas de la

mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior.
Los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter

oficial y por ningún motivo se atenderán solicitudes personales, ni se
permitirá el transporte de elementos.
7. RADICACION:
Es el proceso mediante el cual la entidad le asigna un número consecutivo a

los oficios dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día
siguiente de radicado el documento6.
La radicación de las comunicaciones oficiales velará por la transparencia de la

actuación administrativa, razón por la cual no se reservarán números de
radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados.
La numeración será asignada en estricto orden de entrada y salida de los
documentos7.
6
7
Artículo 5, Acuerdo 060/01.
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Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe

dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del
Coordinador del C.D.I.8
Al comenzar cada año, el C.D.I. iniciará la radicación consecutiva de las

comunicaciones oficiales que se reciban y que se envien, a partir de uno,
utilizando la hoja Excel adoptada en este manual hasta tanto se adquiera un
programa para la sistematización de esta actividad.
No se radica la correspondencia personal, revistas, folletos, publicaciones ni

paquetes. Solo se recibe y se entrega al destinatario.
8. SEGUIMIENTO Y CONTROL:
Las hojas de Excel de correspondencia recibida y enviada adoptados por este

manual, se constituyen en el principal instrumento de seguimiento y control de
la correspondencia tramitada por la entidad.
Los campos de “tipo de correspondencia” y “fecha de vencimiento” que

contienen los formatos de las hojas de Excel, permiten establecer los tiempos
de respuesta y las alertas para el seguimiento en la tramitación de las mismas.
Estos campos deberán se verificados permanentemente para detectar la

correspondencia pendiente de respuesta, tanto por el C.D.I. como por cada
oficina.
9. PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA:
9.1. En el presente manual se establecen los procedimientos para la

producción, recepción, distribución, seguimiento y control de la
correspondencia interna y externa del Fondo de Prevención y Atención
de Emergencias del Distrito Capital.
9.2. Cada procedimiento cuenta con:
• Flujograma
• Instrucciones de Trabajo
• Formatos.
8
Ibid.
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9.3. 0Los códigos de cada procedimiento responden a la siguiente

nomenclatura:
• Correspondencia: Crr.
• Número consecutivo: 01, 02, etc.
9.4. Este manual contiene los siguientes procedimientos:
Procedimiento Código
1. Recibo y entrega de correspondencia por el C.D.I. Crr.01

2. Recibo y entrega de correspondencia por las oficinas del FOPAE. Crr.01.01
3. Recibo y entrega de correspondencia por la Dirección del Fondo. Crr.01.02
4. Envío de correspondencia por el C.D.I. Crr.02
5. Elaboración y envío de correspondencia por las oficinas del FOPAE. Crr.02.01
6. Envío de correspondencia por la Dirección del Fondo. Crr.02.02
9.5. Normas aplicables:
• Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y se dictan otras disposiciones.
• Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de
Archivos.
• Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 por el cual se establecen
pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades publicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
ELABORO: REVISO: APROBO:
SANDRA GUERRA SOFIA ALVAREZ FERNANDO RAMIREZ

Coordinadora de Coordinadora C.D.I. Representate legal del
Planeación FOPAE FOPAE

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FONDO DE PREVENCION Y ATENCION DE EMERGENCIAS

FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA

1. CONSIDERACIONES GENERALES: ............................................................ 3

2. COMUNICACIONES INTERNAS: .................................................................. 3

4. ASPECTOS GENERALES DE PRESENTACION DE LAS

5. ASPECTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN INTERNA DE LAS

6. ASPECTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN DEL CENTRO DE

8. SEGUIMIENTO Y CONTROL: ..................................................................... 13

9. PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA: ....................................... 13

10. RECIBO Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA POR EL C.D.I. ............ 15

11. RECIBO Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA POR LAS OFICINAS

12. RECIBO Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA POR LA DIRECCION

13. ENVIO DE CORRESPONDENCIA POR EL C.D.I. .................................... 23

14. ELABORACION Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA POR LAS OFICINAS

15. ENVIO DE CORRESPONDENCIA POR LA DIRECCION DEL FOPAE..... 31

16. ANEXOS. ................................................................................................... 33

Diagonal 47 # 77B-09 Interior 11 PBX: 4297414 al 19 Fax: 4109014 2

FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA

Una organización técnica y responsable de la documentación que manejan las

El objetivo de este manual es establecer las normas y procedimientos para el

El presente Manual establece una guía para la elaboración y trámite de la

Con este instrumento se espera contribuir a la implementación del Sistema de

Son escritos internos utilizados para comunicarse al interior de cada oficina o

Las comunicaciones internas no se radican en el C.D.I. de la entidad.

La facultad de expedir oficios le corresponde a los coordinadores o

Las partes de una Comunicación Interna, en su estricto orden son1:

1. Encabezado: lo constituye la palabra COMUNICACIÓN INTERNA escrita en

FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA

2. Destinatario: comienza con la palabra PARA en negrilla. Se escribe el

a) Anexo: tres (dos disquetes y un cheque)

Ver formato tipo de comunicación interna, Anexo 15.

FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA

Son escritos utilizados informar, consultar o enviar datos a otras entidades,

La facultad de expedir oficios le corresponde al Director y a los coordinadores o

Las partes de un Oficio, en su estricto orden son2:

1. Ciudad: la ciudad de origen, sin fecha de envío ya que esta la asigna el

FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA

nombre completo del cargo o función. La firma se coloca sobre el nombre

a) Anexo: tres (dos disquetes y un cheque)

9. Copia: escribiendo la palabra "Copia" (sin abreviar), seguida de dos puntos

Ver formato tipo de Oficio, Anexo 16.

4. ASPECTOS GENERALES DE PRESENTACION DE LAS

4.1. Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las

4.2. Las comunicaciones internas y los oficios enviados, se elaborarán en

FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA

4.3. Cuando las comunicaciones y los oficios a elaborar consten de varias

4.4. Las márgenes a utilizar para la elaboración de las comunicaciones y

• Superior, entre 3 cm y 4 cm.

4.5. Todas las comunicaciones deben elaborarse en papel con membrete y

4.6. El pie de página de las comunicaciones y oficios deben contener: la

4.7. La papelería que contiene el logotipo de la entidad debe utilizarse única

4.8. Debe observarse sumo cuidado con la correcta puntuación, redacción,

4.9. El contenido de las comunicaciones y los oficios debe distribuirse en

4.10. Es responsabilidad de las oficinas que los oficios lleguen listos y

FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA

Nombre de la oficina o coordinación.