ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

NOE ALEXANDER MILLAN

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

 
 INDICE:

INTRODUCCION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PAG 1
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PAG 2
SEGÚN SU USO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PAG 2
POR SU ORGANIZACIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PAG 3
SEGÚN SU CICLO VITAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PAG 4
 INTRODUCCIÓN

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo plasmar terminología

archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus
cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la
población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones importantes que
son recoger, conservar y servir.
En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de
información, en su documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su
misión, funciones y actividades.  Su importancia parte del valor que tiene para: la administración,
investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o
persona en función de las actividades que ésta realiza.
archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios
fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha realizado o
recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y
demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.
 Cualidades de los archivos
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera
que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas
sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son
características de los documentos que componen un archivo:
 Económicos:
 Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación.
 Simples:
 Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
 Funcionales:
 Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
 Exactos:
 La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
 Técnicos:
 Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización

Según su uso
Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la información
fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.

 Archivo semiactivo
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de forma
frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos no
resultan de observancia cotidiana.
 Archivo histórico o permanente
Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo inactivo, porque su
consulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la
cultura de un país. 
 Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que la empresa elija
y el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o descentralizada con
control central.
Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el departamento
que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo organizador
con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es decir,
acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en
resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación
de estos.
Descentralizado con control central
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí
reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en
su mayoría, por encontrarse en el archivo central.
 Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las
cuales se explicarán a continuación:
 Archivo de gestión
: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por
toda la organización.
 Archivo central
: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de
cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.

 Archivo histórico:
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación
permanente

 Categorización de los archivos
se clasifican en: 
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad son muy
útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han tenido que
adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y selección,
preservación, y acceso y su uso.
Sin dejar atrás el mas importante de los documentos de archivo son los que están plasmados como
evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para conservar su preservación.