IMPORTANCIAS DE LOS ARCHIVOS

Ensayo

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza. Los archivos,
principalmente, tienen tres funciones importantes que son recoger,
conservar y servir. En su evolución la información puede estar
contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios
legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial de los
recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma
original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.
Su importancia parte del valor que tiene para: la administración,
investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico y
tecnológico, los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en
función delas actividades que ésta realiza. Archivos, son creados por
personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus
propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con
frecuencia a los documentos que ha realizado o recibido, verificar
pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder
a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a
requerimientos de las personas. Cualidades de los archivos. Tiene que
ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona
elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables
de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento
institucional. Son características de los documentos que componen un
archivo:
Económicos:
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las
búsquedas de documentación.
Simples:
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales:
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos:
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.
Técnicos:
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable,
para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. Los
archivos se clasifican según su uso y organización
Según su uso:
Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la
relevancia de la información fecha, creación u modificación. Son
considerados importantes.
Archivo semi activo:
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta
no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen
información importante pero que los mismos no resultan
de observancia cotidiana.
Archivo histórico o permanente
Contiene la información vital y va conformando su historia. se
denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además,
contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la
cultura de un país.
Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es
la organización que la empresa
elijay el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentra
lizada o descentralizada concontrol central.
Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es
decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación,
todos estos archivos son resguardados en un solo organizador con la
finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en
un solo espacio.
Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje
su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los
departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los
documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad
y comunicación de estos.
Descentralizado con control central
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la
documentación está centralizado. Allí reposa la rotación de la
información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales
podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en
el archivo central.
Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a
cada una de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión
Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a
consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central
Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su
consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
 
 
Archivo histórico
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central
al archivo de conservación permanente
Categorización de los archivos
 se clasifican en: A. Archivo general de la nación. Archivo general del
departamento. Archivo general del municipio. Archivo general del
distrito
La información ágil, las bases de datos y las herramientas
informáticas, en la actualidad son muy útiles para todo tipo de
necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han tenido que
adaptarse
a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos,
valoración y selección, preservación, y acceso y su uso. Sin dejar
atrás el más importante de los documentos de archivo son los que
están plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma
delicadeza para conservar su preservacion.