Información tomado de los textos: Libro de presupuesto JORGE E.

BURBANO. y Generalidades de los presupuestos privados. Pedro Nel

Correa Medina.

PRESUPUESTO PRIVADO

Todo proceso administrativo está orientado por una serie de funciones básicas
que se han enunciado desde Frederic Taylor, pasando por Henry Fayol, Elton
Mayo, Max Weber, Koontz, O´Donnell, Peter Druker y otra serie de gurús del
área de la administración. Al estructurar dichas funciones en la aplicación de
una administración cada día mas dinámica y moderna, se desarrollaron una
serie de labores que culminaron con lo que se ha dado en llamar “enfoque
presupuestal”, el cual no es otra cosa que una integración de la Planeación, el
Control y la armonía generada por la Coordinación dentro del proceso
administrativo.

En la búsqueda de estabilizar las actividades de las empresas públicas y

privadas se han venido desarrollando desde finales del siglo XIX, normas y
principios para administrar los esfuerzos colectivos y alcanzar mejores logros.
Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir
un fin determinado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos
objetivos y metas se desarrollaron unas mecánicas, unas técnicas y unos
fundamentos que integrados en una sola cosa dieron por resultado lo que se
conoce como Presupuestos.

Por sus raíces latinas Pre: antes y Supuesto: Hecho, presupuestos significa
“antes de lo hecho”.

En 1820, Francia adoptó el sistema de presupuestar en el sector

gubernamental, y Estados Unidos lo acogió en 1821, como elemento de control
del gasto público y como herramienta para los funcionarios cuyo trabajo era
presupuestar, para garantizar el funcionamiento eficiente de las actividades
gubernamentales.
Entre 1912 y 1925, principalmente después de la Primera Guerra Mundial, el
sector privado observó los beneficios de la utilización del presupuesto, para
controlar los gastos y para designar los recursos a aquellos aspectos
fundamentales que produjeran márgenes de rendimiento adecuados, durante
un ciclo de operación determinado. En este período, las industrias crecieron
rápidamente y se implementaron métodos de planeación empresarial
apropiados. Mientras en la empresa privada se hablaba intensamente de
control presupuestario, en el sector público se aprobaba una ley de
presupuesto nacional.
El sistema de presupuestar continuó su evolución al tiempo con el desarrollo
de la contabilidad de costos. Fue así como, por ejemplo, en 1928, la
Westinghouse Company adoptó el sistema de costos estándar, que se aprobó
después de acordar el tratamiento en la variación de los volúmenes de
actividad, particular al sistema de “presupuesto flexible”. Esta innovación
generó un período de análisis y entendimiento profundos de los costos;
promovió la necesidad de presupuestar y programar; y fomentó el tecnicismo,
el trabajo de grupo y la toma de decisiones con base en el estudio y la
evaluación amplios de los costos.

Definiciones de presupuesto
Entre las diferentes definiciones de presupuesto, presentamos las siguientes:
1. Presupuesto es la estimación programada, de manera sistemática, de las
condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en
un período determinado.
El empresario debe planear con inteligencia el tamaño de sus operaciones, los
ingresos, costos y gastos, con la mira puesta en la obtención de utilidades,
cuyo logro se subordina a la coordinación y relación sistemática de todas las
actividades empresariales.

2. Presupuesto es un conjunto coordinado de previsiones que permiten

conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe
de la empresa.

3. Presupuesto es un método sistemático y formalizado para lograr las

responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control. En
particular comprende el desarrollo y la aplicación de:
• Objetivos empresariales generales a largo plazo.
• Especificación de las metas de la empresa.
• Desarrollo de un plan general de utilidades a largo plazo.
• Un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades
particulares (divisiones, productos, proyectos).
• Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por
responsabilidades asignadas.
• Procedimientos de seguimiento.

4. Presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se

propone alcanzar la empresa en un período, en desarrollo de las estrategias
adaptadas, que permite organizar los recursos y procesos necesarios para
lograrlos y evaluar su ejecución.
Es expresión cuantitativa, porque los objetivos deben ser mensurables y su
alcance requiere la destinación de recursos durante el período fijado como
horizonte de planeamiento; es formal, porque exige la aceptación de quienes
están al frente de la organización (gerencia, presidencia y/o juntas directivas o
consejos de administración).

Importancia del presupuesto

Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina
la incertidumbre. Por esto, deben planear sus actividades si pretenden
mantenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la
incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. Es decir, cuanto menor
sea el grado de certeza en la predicción, mayor será la investigación que debe
realizarse sobre la influencia que ejercerán los factores no controlables por la
gerencia sobre los resultados finales de un negocio.

Ventajas del presupuesto

Quienes emplean el presupuesto como herramienta de dirección de sus
empresas, obtienen mayores resultados que aquellos que se lanzan a la
aventura de administrarlas sin haber pronosticado el futuro. Sus ventajas son
notorias:
• Se determina si los recursos estarán disponibles para ejecutar las
actividades y/o se procura la consecución de los mismos.
• Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la
empresa.
• Se aplican estos estándares en la determinación de presupuesto (materiales,
de mano de obra y costos indirectos de fabricación).
• Se pondera el valor de estas actividades.
• Cada miembro de la empresa piensa en la consecución de metas específicas
mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron
asignadas.
• La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus riesgos y
oportunidades y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos y discutirlos
cuidadosamente antes de tomar decisiones.
• De manera periódica, se replantean las políticas, cuando después de
revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los
objetivos propuestos.
• Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.
• Se busca optimizar los resultados mediante el manejo adecuado de los
recursos.
• Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los recursos
de la empresa, dado el costo de los mismos.
• Es el sistema más adecuado para establecer “costos promedio”, y permite su
comparación con los costos reales, mide la eficiencia de la administración en
el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor
efectividad.
• Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la
empresa.

Limitaciones del presupuesto

• La precisión de sus datos depende del juicio o la experiencia de quienes los
determinaron.
• Es sólo una herramienta de la gerencia. “El Plan presupuestal como
instrumento se construye para que sirva de orientación a la administración”.
• Su implantación y funcionamiento necesita tiempo; por tanto, sus beneficios
se tendrán después del segundo o tercer período, cuando se haya ganado
experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente
convencido de las necesidades del mismo.

ASPECTOS A TENER ENCUENTA EN EL PRESUPUESTO:

- El presupuesto no es algo aislado, más bien, como herramienta
administrativa, es el
resultado del desarrollo eficaz del proceso gerencial.
- El presupuesto se encuentra íntimamente relacionado con la planeación
financiera.
- El presupuesto está orientado hacia el futuro y no hacia el pasado, aunque
en su función
de control, el presupuesto se compara con los resultados reales. Esta
definición no
establece límite de tiempo, el presupuesto puede referirse a cualquier lapso de
tiempo
(días, semanas, meses y años)
- El presupuesto puede referirse fácilmente a un artículo, a un proyecto o
integralmente a todas las operaciones de la empresa.

Los datos históricos son trascendentales para la elaboración del presupuesto;

por ejemplo, la evolución de las ventas dada en valores absolutos o
porcentuales, puede constituir un parámetro a considerar en la proyección. El
presupuesto, que implica materializar los planes empresariales en información
cuantitativa y monetaria, es igualmente el cimiento de los estados financieros
proyectados y representa la base de la
toma de decisiones, por cuanto permite prever las condiciones económicas de
la empresa en áreas como el endeudamiento, la situación de liquidez, la
naturaleza de las transacciones financieras y la movilización o rotación de los
fondos invertidos.

Una buena Presupuestación comprende:

_ Unos Objetivos Generales a Largo Plazo.
_ Unas Metas específicas a corto plazo.
_ Un Plan Financiero a Largo Plazo y elaborado en forma general.
_ Un Plan Financiero a Corto Plazo presentado en forma discriminada.
_ Unos informes de resultados, presentados periódicamente para las diferentes
áreas de acuerdo con las responsabilidades atribuidas, y
_ Una acción de seguimiento y control permanente y continuo.

TIPOS DE PRESUPUESTO.
Los presupuestos se pueden clasificar de las siguientes maneras:
 Según el Sector:
Pueden ser Oficiales o Privados.

Oficiales: son aquellos presupuestos de tipo gubernamental y que buscan el

equilibrio
entre los recaudos por impuestos y los gastos e inversiones necesarios para el
desarrollo de una región o entidad pública.
Privados: son los de las entidades o personas que buscan principal, aunque
no necesariamente, una utilidad económica o de lucro.

 Según el Tiempo:
Pueden ser Estratégicos o Tácticos.
Estratégicos: son los presupuestos a largo plazo. Tienen una visión general
en el alcance de las actividades. Están orientados hacia el logro de los
objetivos.
Tácticos: son presupuestos a corto plazo (los más conocidos) son los
generales de todas las empresas. Muestran los planes del período normal del
ejercicio anual. La visión en el alcance de las actividades es detallada. Están
orientados hacia el logro de las metas específicas.

 Según el Comportamiento o forma:

Se dividen en Flexibles (variables) o Fijos (rígidos). Esta clasificación es útil
para ajustar las provisiones presupuestarias de gastos al nivel de actividad
proyectado de un centro de
responsabilidad en el sentido de que nos permite visualizar cual debe ser el
comportamiento de cada partida de gastos ocasionados en un centro de
responsabilidad, en la medida en que el volumen o la actividad en dicho centro
aumenta o disminuye.
Flexibles: denominados también presupuestos variables. Son aquellos
presupuestos que se pueden ajustar de acuerdo con las situaciones que se
estén presentando. Los presupuestos variables son estados de costos o gastos
que indican como deben variar cada costo ante cambios en el volumen de
producción o de la actividad que se este realizando. El principio fundamental
del presupuesto variable es el concepto de variabilidad del costo. Este
concepto sostiene que los costos pueden ser relacionados con la producción o
actividad y que cuando se relacionan así, los costos son principalmente una
función de dos factores: (1) El transcurso del tiempo y (2) la actividad.
Fijos: llamados también presupuestos rígidos. Son aquellos presupuestos que
no se pueden variar. Son las denominadas "Camisas de Fuerza" en la
planeación y el control administrativos. Los presupuestos fijos son estados de
costos o gastos que muestran los costos fijos, es decir, los que no varían con la
producción o la actividad de fabricación o ventas. Se acumulan con el
transcurso del tiempo y permanecen constantes en valor durante un período a
corto plazo dado, dentro de un rango pertinente de actividad. Los costos fijos
son ocasionados por el mantenimiento de activos y de los otros factores de
producción; de ahí, que frecuentemente son denominados costos de
capacidad.
Los presupuestos fijos los podemos dividir en de dos tipos principales:
Primero, ciertos presupuestos fijos son establecidos por decisiones
administrativas previas. Algunos de estos presupuestos son los presupuestos
de depreciación, los de seguros y otros.
Segundo, otros presupuestos fijos con establecidos por decisiones
administrativas de acuerdo con una base a corto plazo, los sueldos y salarios,
los gastos de publicidad y los gastos de investigación caben en esta categoría.

 Según el Contenido:
Se dividen en Principales y Auxiliares.
Principales: aquellos que son una especie de resumen, en los cuales se
presenta lo básico o general de un área específica o de la empresa.
Auxiliares: Son los presupuestos detallados y presentados específicamente
para cada centro de costo.

 Según el Área:
Pueden ser presupuestos de ventas, presupuestos de producción,
presupuestos de Administración, presupuestos de servicios, presupuestos de
contabilidad, presupuestos de costos,

Los presupuestos se basan en el sistema contable para poder desarrollarse,

debido a que:
 La contabilidad proporciona los datos históricos que sirven para
analizar y proyectar el futuro.
 Los datos valorizados de un presupuesto se presentan en formatos
contables,
 Los datos reales para el análisis de las variaciones son suministrados
en gran parte por la contabilidad de la empresa.