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Reglamento de Manejo y

Archivo de Correspondencia
UNSI/REG/N°01
REGLAMENTO DE MANEJO Y ARCHIVO DE
CORRESPONDENCIA Versión 0.1

RESPONSABLE: DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Vigencia XX/XX/2021

Unidad Nacional de
Seguridad de la Información

Reglamento de
Manejo y Archivo de
Correspondencia

PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:


Unidad Nacional de Seguridad Dirección Nacional de Dirección General Ejecutiva con Resolución N° A
de la Información Administración y Finanzas XX/2021 de fecha XX/XX/2021
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CONTENIDO

REGLAMENTO DE MANEJO Y ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA...................................................... 1


CAPÍTULO I .......................................................................................................................................... 1
ASPECTOS GENERALES ........................................................................................................................ 1
Artículo 1.- (OBJETO). ...................................................................................................................... 1
Artículo 2.- (OBJETIVOS ESPECIFÍCOS)............................................................................................. 1
Artículo 3.- (ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN). ........................................................................ 2
Artículo 4.- (MARCO LEGAL). ........................................................................................................... 2
Articulo 5.- (PRINCIPIOS). ................................................................................................................ 2
Artículo 6.- (DEFINICIONES)............................................................................................................. 3
Artículo 7.- (PREVISIONES). ............................................................................................................. 5
CAPÍTULO II ......................................................................................................................................... 5
RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO ....................................................... 5
Artículo 8.- (DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS). ....................................... 5
Artículo 9.- (VENTANILLA ÚNICA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA)............... 5
Artículo 10.- (DIRECCIÓN NACIONAL DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN).
......................................................................................................................................................... 6
Artículo 11.- (PERSONAL DEL SERVICIO GENERAL DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL)....................... 6
Artículo 12.- (REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PRESENTE REGLAMENTO).................................... 6
CAPÍTULO III ........................................................................................................................................ 6
FLUJO DE LA CORRESPONDENCIA ....................................................................................................... 6
Artículo 13.- (HORARIOS, RECEPCIÓN, CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN). ................... 6
Artículo 14.- (DESTINATARIOS)........................................................................................................ 7
Artículo 15.- (CUADERNO DE REGISTRO). ....................................................................................... 7
Artículo 16.- (ATENCIÓN DE ASUNTOS). ......................................................................................... 7
CAPÍTULO IV ........................................................................................................................................ 8
TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA ....................................................................................... 8
Artículo 17.- (TIPOS DE CORRESPONDENCIA). ................................................................................ 8
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Artículo 18.- (CORRESPONDENCIA EXTERNA). ................................................................................ 9


Artículo 19.- (REMISIÓN DE LA NOTA EXTERNA)........................................................................... 10
Artículo 20.- (CORRESPONDENCIA INTERNA). .......................................................................... 1011
Artículo 21.- (ASIGNACION DE CITE). ........................................................................................ 1112
Artículo 22.- (HOJA DE RUTA)........................................................................................................ 12
Artículo 23.- (GENERACIÓN DE CORRESPONDENCIA). .................................................................. 12
Artículo 24.- (DIGITALIZACIÓN). .................................................................................................... 12
Artículo 25.- (RECEPCIÓN). ........................................................................................................ 1213
Artículo 26.- (DERIVACIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN). ............................................................. 13
Artículo 27.- (CUADERNO DE REGISTRO Y CONSTANCIA DE ENTREGA).................................... 1314
CAPÍTULO V ....................................................................................................................................... 14
SEGUIMIENTO Y CONTROL AL FLUJO DE CORRESPONDENCIA ......................................................... 14
Artículo 28.- (SEGUIMIENTO). ....................................................................................................... 14
Artículo 29.- (CONTROL)............................................................................................................ 1415
Artículo 30.- (PLAZOS). .................................................................................................................. 15
CAPÍTULO VI .................................................................................................................................. 1516
ARCHIVOS ...................................................................................................................................... 1516
Artículo 31.- (ARCHIVO DE GESTIÓN). ........................................................................................... 16
CAPÍTULO VII ................................................................................................................................. 2018
RESPONSABLES, PROHIBICIONES Y SANCIONES............................................................................ 2018
Artículo 32.- (RESPONSABLES). ................................................................................................. 2118
Artículo 33.- PROHIBICIONES. ................................................................................................... 2118
Artículo 34.- (SANCIONES)......................................................................................................... 2219

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CUADRO DE CONTROL HISTÓRICO DE VERSIONES


Fecha de Aprobación Cambio
Versión Descripción del Cambio
por la MAE Nuevo, Parcial o Total
Política de Seguridad de la
0.2 XX/XX/2020 Información bajo Resolución de NUEVO
Directorio Nro. XX/2021

CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Medio de
Uso Descripción
Distribución
El documento está clasificado como un activo, el cual, solo
está disponible para un grupo muy reducido de
RESTRINGIDO funcionarios de la entidad, cuya divulgación o uso no
autorizado podría ocasionar pérdidas graves a la entidad o
a terceros.
El documento está clasificado como un activo, el cual, solo
está disponible para un grupo limitado de funcionarios de
RESERVADO la entidad, y solo debe ser divulgado a funcionarios o
terceros que la necesiten para el cumplimiento de sus
funciones.
El documento está clasificado como un activo, el cual, solo
está disponible para todos los funcionarios de la entidad, y
INTERNO
cuya divulgación o uso no autorizado podría ocasionar X Nube SEGIP
riesgos o pérdidas leves para la entidad o terceros.
El documento está clasificado como información, el cual,
está disponible para el público en general, y puede ser
PÚBLICO divulgado sin autorización por cualquier persona, sea
funcionario de la entidad o no, quien debe citar al SEGIP,
como fuente de origen de dicha información.

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¡ADVERTENCIA!
DOCUMENTO DE USO EXCLUSIVO

Este documento es para el uso exclusivo de los funcionarios del Servicio de


Identificación Personal (SEGIP) y no puede ser distribuido ni divulgado a personas
ajenas en forma parcial o total, salvo excepciones que se encuentren debidamente
autorizadas; la divulgación, distribución o reproducción digital y/o física de este
documento a personas ajenas a la entidad, estará sujeta a sanciones disciplinarias,
respaldadas por el Acuerdo de Confidencialidad firmada por todos los funcionarios del
SEGIP.

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CORRESPONDENCIA

CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES

Artículo 1.- (OBJETO).

El presente Reglamento de Manejo y Archivo de Correspondencia del Servicio General de


Identificación Personal – SEGIP, tiene por objeto normar y regular la atención al usuario, al margen
de establecer los mecanismos de recepción, registro, clasificación, distribución, seguimiento y
control de la correspondencia, con la finalidad de que la comunicación interna y externa sea
oportuna, eficaz y transparente, entre todas sus unidades organizacionales del SEGIP, con el fin de
uniformar y estandarizar la atención de trámites y de toda comunicación escrita en los
procedimientos de despacho de correspondencia en forma pronta y oportuna.

Artículo 2.- (OBJETIVOS ESPECIFÍCOS).

Los objetivos específicos del presente Reglamento son:

a) Establecer políticas, procedimientos y sus plazos, en cuanto a la atención al usuario externo,


así como también en cuanto a la recepción, registro, clasificación y distribución de la
documentación que ingresa al Servicio General de Identificación Personal – SEGIP y sus
dependencias.
b) Establecer políticas, procedimientos y sus plazos, en cuanto a la atención al usuario interno,
así como también en cuanto a la recepción, registro, clasificación y distribución de la
documentación que se deriva entre las diferentes unidades organizacionales del Servicio
General de Identificación Personal – SEGIP y sus dependencias.
c) Establecer parámetros y directrices para la elaboración del contenido de documentos en
forma pronta y oportuna, de acuerdo a la estructura prevista en el presente Reglamento.
d) Establecer las responsabilidades y competencias que garanticen el eficaz y oportuno manejo
de la correspondencia que se procesa en el Servicio General de Identificación Personal –
SEGIP y sus dependencias.
e) Establecer el acceso a la información tanto para el usuario interno como para el usuario
externo y la cordialidad con la que tienen que llegar a ser atendidos, sea por requerimientos
verbales y/o peticiones escritas.

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Artículo 3.- (ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN).

El presente Reglamento es de aplicación obligatoria para todas las unidades organizacionales del
SEGIP y para todo el personal dependiente (servidores públicos, personal eventual y consultores de
línea) del Servicio General de Identificación Personal – SEGIP, en lo que se refiere a la atención al
usuario interno y externo en la recepción, registro, clasificación, distribución, seguimiento y control
de la correspondencia, en forma directa o mediante la utilización del Sistema de Correspondencia.

Artículo 4.- (MARCO LEGAL).

El Reglamento de Manejo y Archivo de Correspondencia ha sido formulado en el marco de las


siguientes disposiciones legales:

 Constitución Política del Estado, de 7 de febrero de 2009.


 Ley Nº1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales.
 Resolución Suprema Nº217055 de 29 de junio de 2001, Normas Básicas del Sistema de
Organización Administrativa.
 Decreto Supremo Nº23318 - A de 3 de noviembre de 1992, Reglamento de la
 Responsabilidad por la Función Pública y sus Decretos Supremos modificatorios.
 Decreto Supremo Nº23934 de 23 de diciembre de 1994, Reglamento Común de
Procedimientos Administrativos y de Comunicación de los Ministerios.
 Decreto Supremo Nº29894 de 7 de febrero de 2009, de Organización del Órgano Ejecutivo.
 Decreto Supremo Nº0793 de 15 de febrero de 2011, de creación del Ministerio de
Comunicación.

Articulo 5.- (PRINCIPIOS).

Además de los principios consagrados en la Ley Nº2341 de Procedimiento Administrativo de 23 de


abril de 2002, son principios rectores de este Reglamento, los siguientes:

a) Calidez: Trato amable, cortés y respetuoso con la sociedad en general que utiliza los
servicios del Servicio General de Identificación Personal – SEGIP, y entre su personal
dependiente.
b) Ética: Compromiso efectivo del personal del SEGIP con los valores y principios establecidos
en la Constitución Política del Estado y en el Decreto Supremo Nº29894 sobre Estructura
Organizativa del Órgano Ejecutivo del Estado Plurinacional, que conducen a un correcto
desempeño personal y laboral.
c) Igualdad: Reconocimiento pleno del derecho de ejercer la función pública, sin ningún tipo
de discriminación, otorgando un trato equitativo sin distinción de ninguna naturaleza a toda
la población.

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d) Oportunidad: Los trámites y correspondencia del Servicio General de Identificación


Personal – SEGIP, deberán ser atendidos en el menor tiempo posible, evitando la realización
de formalismos o diligencias innecesarias, para lograr que su atención se efectúe
racionalmente.
e) Integridad: Todos los actos del personal dependiente del SEGIP deberán ser realizados con
rectitud, honradez y probidad, manteniendo una conducta intachable y honesta.
f) Transparencia: Todo el personal dependiente del SEGIP deberá asumir actitudes claras y
públicas en el ejercicio de sus funciones, de acuerdo a los objetivos, misión y visión de la
entidad.
g) Competencia: Atribución legítima conferida a una autoridad para el conocimiento o
resolución de asuntos determinados, prevista en norma expresa, y la cual se ejerce en
representación de la sociedad.
h) Eficiencia: Cumplimiento de los objetivos y de las metas trazadas optimizando los recursos
disponibles oportunamente.
i) Eficacia: Alcanzar los resultados programados orientados a lograr impactos en la sociedad;
j) Calidad: Atributos aplicados en el desempeño laboral, orientado a la prestación de servicios
públicos óptimos.
k) Honestidad: Actuar correctamente en el desempeño de las funciones públicas, con base en
la verdad, transparencia y justicia.
l) Responsabilidad: Asumir las consecuencias de los actos y omisiones en el desempeño de la
función pública.
m) Veracidad: El Sistema de Correspondencia deberá contener información fidedigna del
accionar público, en cuanto a la administración y gestión documentaria.
n) Servicio a la Comunidad: Todas las unidades organizacionales del SEGIP deberán orientar
sus recursos hacia el mejoramiento continuo de la calidad del servicio de atención al público
que presta el Servicio General de Identificación Personal – SEGIP.
o) Derecho de Propiedad: Toda la correspondencia y documentación que se recepcione y/o
genere en el Servicio General de Identificación Personal – SEGIP, pasa a formar parte del
patrimonio documental institucional.
p) Gestión por Resultados: Productos obtenidos en el desempeño de las funciones públicas
para el cumplimiento de los objetivos planificados y la satisfacción de las necesidades de la
sociedad.

Artículo 6.- (DEFINICIONES).

Para efectos del presente Reglamento, se establecen las siguientes definiciones:

a) Archivo de Gestión: Es el archivo que administra cada unidad organizacional del SEGIP,
conformado por los documentos de carácter interno y externo que ingresan para su
tramitación respectiva;
b) Asunto: Tema a ser atendido en el SEGIP, de acuerdo a sus funciones y competencias.
c) Cierre de la atención de un asunto: Conclusión definitiva del tema.
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d) Circular: Documento de difusión masiva al interior del SEGIP.


e) CITE: Número correlativo de cada unidad organizacional del SEGIP y sus dependencias,
conformado por un código alfanumérico que permite identificar el origen de un documento.
f) Comunicado: Documento de difusión masiva con alcance interno o externo.
g) Correspondencia: Medio de comunicación escrito que interrelaciona de manera oficial, al
Servicio General de Identificación Personal – SEGIP con personas naturales y/o jurídicas,
entidades públicas y/o privadas, organismos de cooperación, unidades organizacionales del
SEGIP y sus dependencias.
h) Cuaderno de Registro: Material digital e impreso que evidencia el envío y recepción física
de documentos.
i) DNTIC: Dirección Nacional de Tecnologías de la Información y Comunicación, repartición
responsable del mantenimiento y funcionamiento del Sistema de Correspondencia.
j) Documentación: Es toda comunicación escrita que se genera internamente o se recepciona
del exterior del Servicio General de Identificación Personal – SEGIP;
k) Documentación Activa: Es aquella que se produce diariamente en las entidades públicas y
se encuentran en éstas en uso actual, para el cumplimiento de sus funciones, actividades y
trámites inmediatos;
l) Hoja de Ruta: Documento impreso, con espacio necesario para que toda la información
pueda ser incorporada en forma resumida pero clara, que es emitido por el Sistema de
Correspondencia con un número de registro, y lleva en su contenido los datos del remitente
(Nombre de la persona o institución) y el destinatario, la fecha, la hora, el tipo de
documento, la acción a seguir, el plazo, el grado de importancia, las observaciones y el sello
de recepción; consideraciones que permitirán hacer derivaciones a la correspondencia y los
trámites, sean internos o externos.
m) Informe: Comunicación interna generada desde una unidad organizacional inferior y
dirigido a uno superior o a la misma unidad organizacional del SEGIP.
n) Instructivo: Documento orientado a impartir directrices y guías para procesar información
específica de interés institucional.
o) Instrumentos de Comunicación: Son formatos de comunicaciones y/o instrucciones que se
generan al interior del Servicio General de Identificación Personal – SEGIP, para desarrollar
la gestión administrativa; entre los cuales se encuentran los siguientes: Cartas, Informes,
Proveídos, Memorandos, Instructivos, Notas Internas, Notas Externas, Comunicaciones
Internas, Circulares, Formularios y todo otro tipo de instrumento que contenga las
características descritas.
p) Memorándum: Comunicación interna emitida por una autoridad superior a un
dependiente.
q) Nota Interna: Comunicación escrita, mediante la cual, las diferentes unidades
organizacionales del Servicio General de Identificación Personal y sus dependencias se
relacionan entre sí.

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r) Nota Externa: Comunicación escrita dirigida al Servicio General de Identificación Personal –


SEGIP, o a sus autoridades, de parte de entidades públicas y/o privadas, personas naturales
y/o jurídicas y organismos de cooperación.
s) Proveído: Anotación que, a modo de instrucción o comentario, se efectúa en el transcurso
de la atención de asuntos o a la finalización de los mismos.
t) Referencia: Breve descripción del asunto que motiva la emisión del documento.
u) Ventanilla Única de Recepción y Despacho de Correspondencia: Oficina encargada de la
orientación, recepción, canalización al primer destinatario, fotocopiado y despacho de la
correspondencia, previo registro en el Sistema de Correspondencia; prestando al efecto una
atención oportuna, clara, cálida y directa al usuario interno y externo, así como a la sociedad
en general.

Artículo 7.- (PREVISIONES).

En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del presente


Reglamento, estas serán solucionadas con la aplicación de disposiciones legales jerárquicamente
superiores aprobadas para el efecto.

CAPÍTULO II
RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

Artículo 8.- (DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS).

La Dirección Nacional de Administración y Finanzas (DNAF), a través de la Unidad Nacional de


Recursos Humanos (UNRH), es la instancia responsable de la entrega de un ejemplar del presente
Reglamento como parte del proceso de inducción a todo el personal (servidores públicos, personal
eventual y consultores de línea) que presta funciones en el Servicio General de Identificación
Personal – SEGIP.

Artículo 9.- (VENTANILLA ÚNICA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA).

La Ventanilla Única de Recepción y Despacho de Correspondencia, dependiente de la Dirección


Nacional de Administración y Finanzas (DNAF), es la instancia responsable de realizar la recepción,
el primer registro y posterior distribución de la correspondencia que ingresa al Servicio General de
Identificación Personal – SEGIP, en coordinación con Despacho de la Dirección General Ejecutiva..

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Artículo 10.- (DIRECCIÓN NACIONAL DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y


COMUNICACIÓN).

La Dirección Nacional de Tecnologías de la Información y Comunicación (DNTIC), es la repartición


responsable del mantenimiento y buen funcionamiento del Sistema de Correspondencia.

Artículo 11.- (PERSONAL DEL SERVICIO GENERAL DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL).

Todo el personal que presta funciones en el Servicio General de Identificación Personal – SEGIP,
recibirá la correspondencia en medio físico, previa remisión a través del Sistema de
Correspondencia, para su tratamiento correspondiente en los plazos y condiciones señalados en el
presente Reglamento.

Artículo 12.- (REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PRESENTE REGLAMENTO).

La revisión y actualización del presente Reglamento será realizada por la Dirección Nacional de
Administración y Finanzas (DNAF) en conjunto con la Unidad Nacional de Seguridad de la
Información (UNSI), en función de las necesidades institucionales y vigencia de las políticas, normas,
reglamentos y lineamientos aplicables.

CAPÍTULO III
FLUJO DE LA CORRESPONDENCIA

Artículo 13.- (HORARIOS, RECEPCIÓN, CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN).

I. La recepción de correspondencia externa se realizará en la Ventanilla Única de Recepción y


Despacho de Correspondencia, de horas 08:45 a 11:30 y de 14:45 a 18:30, de lunes a viernes,
con excepción de los días feriados; y en horario de 08:30 a 12:00 y de 14:30 a 19:00, se
recepcionará documentación con rótulo de urgente y/o que señale plazos perentorios,
exclusivamente.

En caso de jornada laboral en horario continúo dispuesto por el Ministerio de Trabajo


Empleo y Previsión Social, el horario de recepción será de horas 08:15 a 16:00.

II. El personal de Ventanilla Única de Recepción y Despacho de Correspondencia que reciba la


correspondencia externa deberá sellar el documento con fecha y hora de ingreso, señalando

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los adjuntos, número de fojas, CD/DVD, sobre cerrado, revista, invitación, folleto,
periódicos, otros.

III. Para proceder al registro en el Sistema de Correspondencia, deberá clasificar la


correspondencia según su tipo, lo cual permitirá la impresión de una Hoja de Ruta con
asignación de la numeración automática de color amarillo para la correspondencia urgente,
y de color celeste para la correspondencia ordinaria, para su posterior envío a Despacho.

IV. La documentación recepcionada y registrada, será derivada por Despacho, para su posterior
distribución en coordinación con la Ventanilla Única de Recepción y Despacho de
Correspondencia, tomando en cuenta el siguiente orden:

a) Correspondencia urgente: deberá ser entregada de manera inmediata.


b) Correspondencia ordinaria: deberá ser entregada de manera posterior a la
correspondencia urgente.

Artículo 14.- (DESTINATARIOS).

Los destinatarios podrán ser el/la Director(a) General Ejecutiva, Directores(as) y Jefes(as) de Unidad,
según la naturaleza del documento.

Ver formato de Hoja de Ruta Externa en ANEXOS (A).

Artículo 15.- (CUADERNO DE REGISTRO).

La Ventanilla Única de Recepción y Despacho de Correspondencia entregará la correspondencia a


través del cuaderno físico de registro emitido por el Sistema de Correspondencia, el mismo que
deberá ser firmado y sellado por las Secretarías o personal de apoyo de las unidades
organizacionales del SEGIP, responsables de la recepción.

Artículo 16.- (ATENCIÓN DE ASUNTOS).

I. Los asuntos que exigen respuesta podrán ser atendidos por más de una unidad
organizacional del SEGIP, en cuyo caso se derivará el original a la unidad organizacional
encargado de preparar la respuesta, y cuantas copias sean necesarias a las otras unidades
organizacionales que correspondan.

II. Las unidades organizacionales responsables tienen la obligación de coordinar con otras
unidades organizacionales o dependencias a objeto de garantizar que la respuesta sea
emitida en tiempos razonables o previos al cumplimiento de plazos perentorios.

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CAPÍTULO IV
TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA

Artículo 17.- (TIPOS DE CORRESPONDENCIA).

I. La correspondencia que llega o se genera producto de la atención de asuntos, puede ser


externa o interna, según esté dirigida a autoridades externas al Servicio General de
Identificación Personal – SEGIP, o al interior de sus Departamentales, Direcciones o
Unidades organizacionales.

a) Interna: Es aquella documentación generada por el personal dependiente y por las


unidades organizacionales del Servicio General de Identificación Personal – SEGIP, la
cual deberá llevar una Hoja de Ruta y ser registrada en el Sistema de Correspondencia,
para su seguimiento y atención dentro del plazo establecido.
b) Externa: Es aquella documentación generada por personas naturales o jurídicas,
públicas o privadas, e instituciones estatales ajenas al Servicio General de Identificación
Personal – SEGIP, la cual deberá ser entregada por Ventanilla Única de Recepción y
Despacho de Correspondencia. Esta documentación debe llevar una Hoja de Ruta,
misma que deberá ser registrada en el Sistema de Correspondencia, para su
seguimiento y atención dentro del plazo establecido.

II. Ambas clasificaciones, podrán subclasificarse a la vez en:

a) Corriente: Es aquella documentación referida a asuntos de atención cotidiana o


recurrente en las distintas unidades organizacionales del SEGIP, así como también de
personas naturales o jurídicas externas.
b) Urgente: Es aquella documentación que, por el asunto impreso, necesita atención
inmediata y que luego de ser registrada, deberá ser canalizada con prioridad a su
primer destinatario, debiendo sellarse con la inscripción de URGENTE.
c) Confidencial: Es aquella documentación que viene en sobre cerrado y proviene de
entidades públicas con las que el SEGIP tiene relación, y cuya derivación deberá
realizarse directamente a el/la Directora(a) de la Dirección General Ejecutivo(a).
d) Personal: Es aquella documentación no relacionada con las competencias y
atribuciones del SEGIP, relativa a asuntos propios de sus funcionarios como ser:
extractos bancarios, reportes de las AFP´s, cuentas, facturas, recibos, notificaciones
personales y otras, las cuales no deben ser registradas en el Sistema de
Correspondencia, debiéndose simplemente proceder a la entrega directa a sus
destinatarios.
e) Impresos y Otros: Son aquellos documentos que pueden ser remitidos sin indicación
de un destinatario particular, los cuales deberán ser derivados al Despacho de el/la

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Director(a) General Ejecutivo(a), incluye periódicos, revistas, folletos, boletines,


afiches, invitaciones, libros, estudios y proyectos.
f) Quejas y Denuncias: Son notas o cartas referidas a actos u omisiones del personal
dependiente del SEGIP, que afectan derechos o intereses de los particulares, las cuales
deberán ser derivadas directamente a la Unidad Nacional de Transparencia.

Artículo 18.- (CORRESPONDENCIA EXTERNA).

I. La comunicación escrita entre las autoridades del SEGIP y las entidades públicas y/o
privadas, personas naturales y/o jurídicas y organismos de cooperación, se realizará
mediante notas externas.

II. Las notas externas que se deriven a las distintas unidades organizacionales del SEGIP,
producto de la atención de asuntos, deberán contener la siguiente información:

a) Identificación del Documento: Código alfanumérico denominado CITE obtenido del


Sistema de Correspondencia, que contiene la sigla del SEGIP, la sigla de las unidades
organizacionales en orden de jerarquía, abreviatura del tipo de documento, número
del documento y año de gestión.
b) Encabezado: Serán redactados en primera persona, de acuerdo a los parámetros
definidos en los ANEXOS del presente Reglamento.
c) Cuerpo: Se compone de una introducción y núcleo, en la introducción se suele referir
al CITE de la nota recibida y los documentos que la acompañan (si corresponde),
agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito; el núcleo desarrolla la
idea principal de la carta, pudiendo adjuntar toda documentación en copia que forme
parte del trámite o gestión.

III. Para la suscripción de la correspondencia externa deberá tomarse en cuenta los siguientes
niveles jerárquicos:

a) Firma de la MAE: El/La Directora(a) General Ejecutivo(a) como Máxima Autoridad


Ejecutiva del SEGIP, deberá suscribir de forma exclusiva la correspondencia dirigida a
las autoridades de más alto nivel del Estado Plurinacional: Presidente(a),
Vicepresidente(a), Ministras o Ministros de Estado, Procurador General del Estado,
Contralor General del Estado, Presidentes de los Órganos del Estado, Órganos de
Cooperación Internacional y otros.

b) Otras firmas autorizadas: Para temas de carácter administrativo, las notas oficiales que
se emitan desde el SEGIP hacia otras entidades públicas y/o privadas, serán firmadas
por: Directores(as) en equivalencia a sus cargos; asimismo, el/la Asesor(a) General y/o
Asesor(a) de Despacho podrán firmar notas oficiales en equivalencia al cargo, y en

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ausencia o por instrucción de la Máxima Autoridad Ejecutiva del SEGIP a las Máximas
Autoridades de otras entidades.

Los temas específicos y cotidianos a cargo de la Unidad Nacional de Auditoría Interna y


de la Unidad Nacional de Transparencia, podrán ser firmados por el/la Jefe(a) de
Unidad, siempre y cuando exista un instructivo expreso.

c) Rúbricas: El personal dependiente del SEGIP que tenga a su cargo la atención de


asuntos y sea responsable de la elaboración de la nota de respuesta, deberá colocar su
rúbrica, y los/las inmediatos superiores, responsables de la revisión, deberán colocar
su rúbrica y sello de visto bueno en señal de conformidad con el documento, en la
esquina inferior izquierda de cada página, así como sus iniciales de identificación al pie
de la última página del documento.

Ver formato de Nota Externa en ANEXO (B).

Artículo 19.- (REMISIÓN DE LA NOTA EXTERNA).

Las unidades organizacionales del SEGIP que hayan elaborado la nota externa, serán responsables
de la gestión de la firma de la misma y su posterior envío a destino. Las directrices a cumplir para el
envío de la nota serán las siguientes:

a) Nota enviada por la Máxima Autoridad Ejecutiva del SEGIP: Se imprimirá un original en
papel membretado de Despacho y tres ejemplares según formato, para contar con los
respectivos sellos de constancia de recepción, debiendo remitirse un ejemplar a Despacho,
otro ejemplar se adjuntará a la Hoja de Ruta del trámite para su derivación final y el tercero
a la unidad organizacional que elaboró la misma.
b) Nota enviada por otras firmas autorizadas: Se imprimirán cuatro ejemplares según
formato, el primero será entregado al destinatario y tres ejemplares con sello de Despacho
que serán remitidos uno a la unidad organizacional que elaboró la nota, otro se adjuntará a
la Hoja de Ruta del trámite para su derivación final y el tercero a la instancia que
corresponda.

Artículo 20.- (CORRESPONDENCIA INTERNA).

I. La correspondencia interna del SEGIP, que deberá ser generada solo con Hoja de Ruta, está
conformada por notas internas, informes y memorándums, las cuales serán emitidas de
acuerdo a las siguientes directrices:

a) Notas Internas: Podrán ser emitidas por el personal dependiente del SEGIP en el marco
del ejercicio de sus funciones. El flujo de notas internas puede ser horizontal, es decir
hacia otra unidad organizacional de la misma jerarquía; o vertical, es decir entre

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diferentes niveles jerárquicos al interior de una misma línea funcional con los que se
mantiene relación de carácter administrativo. En caso de que se emita como
complemento a la información de una Hoja de Ruta ya iniciada, se generará un número
de CITE por el Sistema de Correspondencia y se le asignará la Hoja de Ruta original.
b) Informes: Podrán ser emitidos por el personal dependiente del SEGIP en el marco del
ejercicio de sus funciones, vía nivel jerárquico superior, según corresponda, con el Visto
Bueno de su(s) inmediato(s) superior(es), para informar sobre la necesidad o motivo
de un tema específico. En caso de que se emita como complemento a la información
de una Hoja de Ruta ya iniciada, se generará un número de CITE por el Sistema de
Correspondencia y se le asignará la Hoja de Ruta original.
c) Memorándums: Podrán ser emitidos por el/la Director(a) General Ejecutivo, Asesor(a)
General, Directores(as) y dependiendo de la naturaleza del memorándum, por Jefes(as)
de Unidad, para impartir instrucciones sobre algún asunto específico, efectuar
designaciones, llamadas de atención y otros. En caso de que se emita como
complemento a la información de una Hoja de Ruta ya iniciada, se generará un número
de CITE por el Sistema de Correspondencia y se le asignará la Hoja de Ruta original.
II. La correspondencia interna del SEGIP, que deberá ser generada solo con CITE, está
conformada por circulares, comunicados, instructivos, agendas y cartas, las cuales podrán
ser emitidos por el/la Director(a) General Ejecutivo, Asesor(a) General, Directores(as) y
dependiendo de su naturaleza, por Jefes(as) de Unidad. En caso de que se emitan como
complemento a la información de una Hoja de Ruta ya iniciada, se generará un número de
CITE por el Sistema de Correspondencia y se le asignará la Hoja de Ruta original.

a) Circulares/Comunicados/Instructivos/Agendas: Se utilizan para dar a conocer a todo


el personal determinada información que debe ser de conocimiento y aplicación
general.
b) Cartas: Una carta es un medio de comunicación escrita por un emisor (remitente) y
enviado a un receptor (destinatario).

Ver formato de Hoja de Ruta Interna y de Correspondencia Interna en el ANEXO (C).

Artículo 21.- (ASIGNACION DE CITE).

Este código deberá describir la dependencia jerárquica de la Unidad emisora de la correspondencia


interna, por ello, incluirá la sigla del Servicio General de Identificación Personal (SEGIP), el tipo de
documento a ser generado Informe (INF), Nota Interna (NI), las siglas de la Dirección (Dirección
General Ejecutiva (DGE), Dirección Departamental (DD), Dirección Nacional de Administración y
Finanzas (DNAF), Dirección Nacional de Operaciones (DNO), Dirección Nacional Jurídica (DNJ),
Dirección Nacional de Brigadas Móviles (DNBM), Dirección Nacional de Comunicaciones (DNC),
Dirección Nacional de Planificación (DNP), Dirección Nacional de Tecnologías de Información y

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Comunicación (DNTIC)) y siglas de las Unidad funcionales dependientes de cada Dirección,


separadas por un guion, seguida del número correlativo y el año.

Artículo 22.- (HOJA DE RUTA).

La Hoja de Ruta es el instrumento en el que se consigna el registro de la información del trámite y/o
correspondencia, con los siguientes datos:

a) La Hoja de Ruta deberá consignar el trayecto que sigue el trámite y/o correspondencia.
b) La emisión de instrumentos de comunicación dentro de un trámite y/o correspondencia, no
deberá reemplazar el uso de la Hoja de Ruta respectiva, en la cual se debe consignar la vía
de estos instrumentos.
c) Los trámites y/o correspondencia referida a un mismo tema o asunto, deberán ser
registrados con el mismo Nº de Hoja de Ruta que el principal y ser anexados al mismo.

Artículo 23.- (GENERACIÓN DE CORRESPONDENCIA).

I. Todos los documentos se deberán generar a través del Sistema de Correspondencia, del cual
se obtendrán las plantillas para su elaboración, llenando los campos que correspondan.

II. La generación de documentos internos permitirá a su vez, la opción de generar Hoja de Ruta
o sólo CITE.

Artículo 24.- (DIGITALIZACIÓN).

La Ventanilla Única de Recepción y Despacho de Correspondencia digitalizará los trámites y/o


diversos trámites de correspondencia, para que estos puedan ser visualizados y recabados
directamente en el Sistema de Correspondencia.

Artículo 25.- (RECEPCIÓN).

I. La recepción de correspondencia interna es responsabilidad de las Secretarías de todas las


unidades organizacionales del SEGIP, y se realizará dentro de los horarios de oficina: de
08:30 a 12:00 y de 14:30 a 19:00, horario que podrá ser ampliado en función a las
necesidades institucionales por temas de urgencia.

En caso de jornada laboral en horario continúo dispuesto por el Ministerio de Trabajo


Empleo y Previsión Social, el horario de recepción será de horas 08:15 a 16:00, horario que
podrá ser ampliado en función a las necesidades institucionales por temas de urgencia.

II. La recepción se realizará de acuerdo a los siguientes lineamientos:

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a) Todo documento, con o sin Hoja de Ruta, deberá sellarse con fecha y hora de ingreso,
previa verificación de sellos, firmas, y adjuntos si corresponde, que debe contener el
trámite.
b) Los documentos derivados para su atención, deberán ser recepcionados en el Sistema
de Correspondencia en el plazo máximo de 24 horas posteriores; en caso de verificarse
la falta de alguna documentación para proseguir con el trámite, las unidades
organizacionales responsables deberán remitir inmediatamente el trámite para su
complementación, tanto por el Sistema de Correspondencia como en físico.

Artículo 26.- (DERIVACIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN).

I. La derivación, registro y distribución de la correspondencia interna, se realizará de acuerdo


al siguiente procedimiento:

a) Consignar en forma manuscrita el proveído en la Hoja de Ruta impresa, señalando la


unidad organizacional del SEGIP, a la cual se remite el trámite, con firma y sello del
remitente.
b) Registrar la derivación en el Sistema de Correspondencia, según corresponda.
c) Los/las mensajeros(as) y/o secretarias(os) de cada unidad organizacional harán entrega
de la correspondencia por lo menos dos veces durante la mañana y dos veces durante
la tarde, tomando en cuenta que la correspondencia URGENTE deberá ser entregada
en un lapso menor a los 30 minutos desde su recepción.

II. Con la finalidad de agilizar la atención de correspondencia interna ordinaria, por el alto
volumen de ingreso diario de trámites a la DNAF, se establece con carácter de excepción,
que la derivación y entrega de correspondencia en la citada Dirección se realizará con sello
de recepción de Secretaría y que para efectos de control y seguimiento, los/las Jefes(as) de
las Unidades dependientes deberán remitir un reporte semanal sobre el estado de atención
de la correspondencia que les sea derivada.

Artículo 27.- (CUADERNO DE REGISTRO Y CONSTANCIA DE ENTREGA).

I. La documentación con Hoja de Ruta se registrará en el cuaderno de registro de la unidad


organizacional del SEGIP emitido por el Sistema de Correspondencia, y se entregará a la
Secretaría encargada de su recepción, que deberá sellar y firmar como constancia de
haberla recibido.

II. El registro y control de entrega de la correspondencia interna que no se genera con Hoja de
Ruta, se hará a través del sello de las unidades organizacionales que reciben una copia del
documento, en el dorso del documento emitido por la Dirección o Unidad organizacional
suscribiente, con fecha y hora de recepción.

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III. Los registros de correspondencia, tanto el cuaderno de registro como la constancia de


entrega, deberán ser debidamente ordenados y archivados en cada Secretaría.

Ver ejemplo de Cuaderno de Registro en ANEXOS (D).

CAPÍTULO V
SEGUIMIENTO Y CONTROL AL FLUJO DE CORRESPONDENCIA

Artículo 28.- (SEGUIMIENTO).

a) Cada unidad organizacional, que inicia u origina la atención de un asunto, es responsable


del seguimiento y flujo de sus trámites, desde su inicio hasta su culminación, es decir, la
coordinación, comunicaciones escritas, información adicional y otros relativos al trámite en
proceso.
b) Los/Las Jefes(as) de Unidad son responsables de hacer seguimiento a sus dependientes,
para el cumplimiento de plazos y objetivos de cada trámite.
c) Los funcionarios, personal eventual y consultores de línea que participan en el flujo de la
correspondencia, deberán revisar de manera diaria el Sistema de Correspondencia, para dar
curso a los asuntos que reciben, cumpliendo los plazos establecidos o la atención en el
menor tiempo posible.
d) Las Secretarías de cada Dirección y personal de apoyo de las distintas unidades
organizacionales, deberán presentar a sus inmediatos superiores un reporte semanal de
seguimiento de las Hojas de Ruta enviadas, con una casilla adicional de UBICACIÓN ACTUAL
para facilitar el control respectivo.

Artículo 29.- (CONTROL).

a) La Ventanilla Única de Recepción y Despacho de Correspondencia, cuando se trata de


correspondencia externa recibida hasta su primera derivación, deberá mantener el control
de entrega física a través del sello del cuaderno de registro que es emitido por el Sistema
de Correspondencia.
b) Las Secretarías de cada Dirección y personal de apoyo de las distintas unidades
organizacionales, son responsables de imprimir y hacer sellar toda la correspondencia que
entregan, manteniendo un control físico con el cuaderno de registro que se emite por el
Sistema de Correspondencia.
c) La Hoja de Ruta enviada de una Unidad organizacional a otra, deberá contar con la firma y
sello de su máxima autoridad; ningún trámite podrá ser derivado de manera directa entre
Unidades sin conocimiento previo de sus inmediatos superiores, por lo que se deberá
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verificar antes de la recepción el contenido, vistos buenos, firmas y sellos en los


documentos.

Artículo 30.- (PLAZOS).

a) Documentación "URGENTE"
La documentación “URGENTE" o que registre en su contenido una fecha perentoria, según
lo señalado en líneas precedentes, deberá ser derivada y entregada de manera inmediata y
el plazo para su atención será determinado por el inmediato superior de la unidad
organizacional que corresponda. En caso de que se requiera mayor tiempo al instruido,
quien tenga a su cargo la atención del asunto, previo al vencimiento deberá solicitar a su
inmediato superior la ampliación de plazo justificando los motivos.

b) Documentación Ordinaria
La Ventanilla Única de Recepción y Despacho de Correspondencia o las Secretarías de cada
Dirección, según corresponda, deberán proceder a la entrega física de la documentación
ordinaria derivada, en un plazo no mayor a las 24 horas desde la recepción de la Hoja de
Ruta.

El personal dependiente de SEGIP a quien se le derive la atención de este tipo de


documentación, recepcionará la Hojas de Ruta en el Sistema de Correspondencia, en un
periodo no mayor a 2 horas de recibida la entrega física; asimismo, derivará la Hoja de Ruta
cuando la información producto de la atención del asunto se encuentre completa, y
procederá a la entrega física en un plazo máximo de 24 horas después de haber concluido
su atención.

c) Documentación en Hibernación
Por la naturaleza de ciertos procesos o trámites, su atención queda pendiente en la unidad
organizacional responsable, hasta que la producción de información requerida para darle
continuidad a la documentación se haya procesado, estado que se denomina Hibernación,
y deberá ser reflejado en el Sistema de Correspondencia, señalando los documentos
pendientes y el tiempo estimado de conclusión.

El incumplimiento de plazos en la atención y respuesta de correspondencia, generará


responsabilidades jurídicas al personal infractor dependiente del SEGIP.

CAPÍTULO VI
ARCHIVOS

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Artículo 31.- (ARCHIVO DE GESTIÓN).

En todas las unidades organizacionales, se mantendrá un archivo de gestión por cada tipo de
documentación activa, organizado cronológica y numeralmente, para un fácil acceso y ubicación, el
cual deberá mantenerse por la gestión corriente y la inmediatamente anterior.

Estas funciones competerán al personal designado del SEGIP para el registro y manejo de la
correspondencia en cada unidad organizacional del SEGIP, siendo responsable el inmediato superior
del control y supervisión del archivo, de acuerdo a normativa vigente. Para tal cometido, deberán
cumplirse al efecto las siguientes directrices:

a) Proceder al armado de expedientes con sus respectivos antecedentes, considerando que


toda documentación enviada (en copia) como recibida, deberá ser archivada por gestiones
manteniendo el orden correlativo y cronológico.
b) Usar archivadores de palanca etiquetados apropiadamente.
c) Mantener el archivo por dos gestiones vencidas.
d) El archivo de gestiones anteriores a las señaladas, deberá ser debidamente etiquetado y
transferido a la Unidad Nacional de Archivo del SEGIP.
e) Los asuntos, temas o trámites importantes y/o recurrentes según las competencias de cada
unidad organizacional, merecerán la apertura de una carpeta especial rotulada, para el
archivo de toda la documentación relativa al asunto, tema o trámite específico.
f) Usar libreros para el colocado de archivadores y gaveteros para el depósito de las carpetas
temáticas y/o expedientes, ordenados y clasificados por orden alfabético y con viñetas de
indicación para fácil ubicación.
g) Cada expediente, archivador de palanca y/o carpeta, en su parte interna izquierda, deberá
incluir un índice de su contenido, debiendo este ser actualizado al momento del archivo de
nueva correspondencia relativa al tema.

Artículo 32.- (ARCHIVO DE LA HOJA DE RUTA).

El personal dependiente de SEGIP a quien se le derivó la atención de una Hoja de Ruta, después
haber realizado y concluido la atención del asunto, procederá al archivo de la Hoja de Ruta en el
Sistema de Correspondencia en una carpeta específica. Para tal cometido, deberán cumplirse al
efecto las siguientes directrices:

a) Crear, nombrar y administrar una carpeta especifica en el Sistema de Correspondencia para


el archivo de la Hoja de Ruta.
b) Cambiar el estado de la Hoja de Ruta a ARCHIVADO y guardarla en la carpeta especifica.
c) El personal del SEGIP, quien realiza el archivo de la Hoja de Ruta, es responsable y custodio
de la Hoja de Ruta, además de ser el único autorizado para cambiar el estado de la Hoja de
Ruta de ARCHIVADO a PENDIENTE en caso de que el asunto de la Hoja de Ruta requiera
nuevamente ser atendido de acuerdo a una solicitud formal.
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CAPÍTULO VII
FORMATOS PARA LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 33º.- (INSTRUCCIONES GENERALES).


Los informes, notas internas y demás instrumentos de comunicación que no cuenten con un
formato impreso predeterminado, deberán presentarse bajo las siguientes características:

a) Tamaño del Papel. - Tamaño carta (21,59 cm x 27,94 cm.);


b) Tipo y tamaño de Letra. - Montserrat-Regular, en tamaño 11;
c) Espacio Interlineal. - Espacio interlineal sencillo. Se deberá dejar un espacio
adicional entre títulos, subtítulos y párrafos;
d) Títulos. - Mayúsculas con negrillas en la parte superior del documento, centrado y
sin punto al final;
e) Números y numeración de títulos y subtítulos. -
 Arábigos. Los miles se separan con punto y los decimales se separan con
coma.
 Los títulos y subtítulos se numeran utilizando la numeración arábiga;
f) Abreviaciones. - Se podrán utilizar abreviaciones, siempre y cuando en el
documento se escriba in extenso, al menos una vez, la frase o palabra que se
abreviará a lo largo de la redacción.

Las abreviaciones más usuales, tales como: Bolivianos “Bs.”; dólares americanos
“$us.”; etcétera “etc.”; número “N°”; números “Nos.” no requerirán de explicación
y/o justificación alguna;

g) Lugar y Fechas.- Podrán utilizarse las siguientes modalidades:


 Completo: (Lugar, Día, Mes, Año) La Paz, 18 de mayo de 2021.
 Abreviado: (Día/Mes/Año) 18/05/2009;
h) Párrafos. - Se adoptará el estilo de bloque justificado. Se separarán por un espacio
adicional entre párrafos y llevarán punto aparte al final.

CAPÍTULO VII
INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DE CARTAS

ARTÍCULO 34º.- (DEFINICIÓN).


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Se considera carta a la comunicación escrita dirigida por el SEGIP a personas jurídicas y naturales,
públicas o privadas.

Este instrumento no será utilizado para dirigir las comunicaciones internas entre Unidades y
servidores (as) públicos (as) del SEGIP.

a) Estructura de la carta:

 Papel impreso y/o membretado: Con el rótulo del SEGIP, y en la parte inferior la indicación
del domicilio y los datos de contacto.
 Lugar y fecha: Ciudad, mes y año. Ejemplo: La Paz, 20 de octubre de 2009.
 Código de la Carta (CITE): Este código deberá describir la dependencia jerárquica de la
Unidad emisora de la carta, por ello, incluirá la sigla del SEGIP (SEGIP), la Dirección (DNAF,
DNAP, DNJ, DNO, DNTIC, DGE) y de la Unidad funcional, separadas por un barra (/), seguida
del número correlativo y el año.

Ejemplos: SEGIP/DGE/UNSI/Nº 030/2021.

SEGIP/DNAF/UNRH/Nº 045/2021.

 Título: Natural (Señor, Señora, etc.) y Título académico: (Licenciado, Ingeniero, etc.), si
corresponde, seguido del nombre y apellido del destinatario.
 Cargo: Del destinatario.
 Entidad: Nombre o sigla de la entidad.
 Dirección: Dirección del destinatario.

b) Texto o cuerpo de la carta:

 En las cartas de respuesta, se hará referencia al cite de la carta de origen y/o a la fecha.
 La redacción deberá ser clara, concreta, breve y cortés.
 Cada párrafo deberá resumir una sola idea o asunto. Si la carta trata de un solo tema, irá en
un párrafo. En caso de tratar varios temas, deberá existir coherencia en la redacción y en la
relación entre párrafos.
 Deberán aplicarse correctamente los principios y reglas de puntuación, ortografía y sintaxis.
 Se evitará en lo posible el uso de abreviaciones.

c) Despedida: Se utilizará la frase: “Con este motivo, saludo a usted atentamente”. En caso de dirigir
la carta a autoridades jerárquicas nacionales y del exterior del país, se podrá utilizar un lenguaje más
formal, de acuerdo con la investidura de las mismas.

d) Título y nombre: Del remitente.

 Cargo: Del remitente.


 Iniciales: En mayúsculas de la autoridad que firma y de la persona que proyecta la carta y
en minúscula, de quien transcribe la misma. Ejemplo: HWCG/PHG.

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 Anexos: Se aclarará el tipo y la cantidad de hojas que se adjuntan en caso de


correspondencia. Ejemplo: Adj: Invitación, DVD.
 Registros: En las cartas de respuesta, se anotará el número de la hoja de ruta con que
ingresó la carta de origen. Ejemplo H.R. 12514.
 Copias: Si corresponde, se señalará la unidad funcional a la que se remite la copia.
 Numeración de páginas: Si la carta tiene más de una página, se numerarán las mismas a
partir de la segunda hoja y empezando con el número arábigo 2.

e) Formato de la carta: Para el formato de la carta se adoptará el estilo bloque extremo, en el que
todas las partes de la misma comienzan en el margen izquierdo.

 Tipo de papel y tamaño:

Papel bond, tamaño carta y/o membretado.

 Márgenes: Superior 3,5 cm.; inferior 2,5 cm.; izquierdo 3 cm.; derecho 2,5 cm.
 Lugar, fecha y código: Deberá consignarse el lugar de origen y la fecha de envío en el margen
izquierdo sobre la primera línea (sólo en la primera página de la carta). El código que
identifica el origen de la carta en la siguiente línea y en el margen izquierdo (en todas las
páginas de la carta).

f) Espacios:

 Del código de la carta al destinatario, mínimo tres espacios.


 Del lugar de destino de la carta a la referencia, dos espacios.
 De la referencia al texto, dos espacios.
 Del texto al remitente, mínimo tres espacios.
 Iniciales, anexos y registros, al extremo izquierdo inferior.

g) Formatos de letra:

 Letra Montserrat-Regular;
 Destinatario en minúsculas Nº 11
 Cargo en negrillas y mayúsculas Nº 11
 Entidad en negrillas y mayúsculas Nº 11. Cuando el nombre de la entidad sea muy largo, se
escribirá en dos líneas.
 Lugar de destino con minúsculas y/o subrayado, sin punto ni guión Nº 11.
 Texto Nº 11
 Remitente en minúsculas Nº 11.
 Cargo en negrillas y mayúsculas Nº 11.
 Iniciales, anexos y registros Nº 8, en minúsculas.

h) Formato de los Sellos: Los sellos contendrán el nombre completo del funcionario, el cargo que
ocupa en la institución de acuerdo al memorando de designación y la indicación de su dependencia
jerárquica en orden descendente: Dirección, Unidad, SEGIP.
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CAPÍTULO VII
INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES

ARTÍCULO 35°.- (INFORME LEGAL). Los Informes Legales comprenderán estructuralmente los
siguientes aspectos:

 Antecedentes.
 Análisis y Marco Legal o Normativo.
 Conclusiones.
 Recomendaciones (si fuera pertinente).
 Sugerencias (si fuera pertinente).

ARTÍCULO 36°.- (INFORME TÉCNICO). Los Informes Técnicos contendrán la siguiente estructura:

 Antecedentes.
 Consideraciones Técnicas, Criterio Técnico o Análisis Técnico.
 Conclusiones.
 Recomendaciones (si fuera pertinente).
 Sugerencias (si fuera pertinente).

ARTICULO 37°.- (INFORME DE VIAJE). Los Informes de Viaje contendrán la siguiente estructura:

 Antecedentes.
 Desarrollo de las Actividades.
 Conclusiones.
 Recomendaciones (si fuera pertinente).
 Sugerencias (si fuera pertinente).

ARTÍCULO 38°.- (OTROS INFORMES). En general todo informe emitido al interior del Ministerio de
Culturas, deberá comprender aspectos referidos a lo siguiente:
 Antecedentes.
 Análisis.
 Conclusión.

CAPÍTULO VIII
RESPONSABLES, PROHIBICIONES Y SANCIONES

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Artículo 39.- (RESPONSABLES).

El personal dependiente del SEGIP que participa en el flujo de la correspondencia, asume las
responsabilidades que les corresponden, en el marco de sus funciones:

a) Del Contenido
La documentación que producen debe ser veraz, coherente, debidamente sustentada,
redactada de manera clara y escrita correctamente.

b) De la Revisión
Los inmediatos superiores son corresponsables del contenido producido por sus
dependientes en la documentación que se adjunta a la atención de asuntos, los mismos
deben consignar el respectivo Visto Bueno en notas externas; su firma y rúbrica en notas
internas e informes que sean remitidos VÍA, así como firma y sello cuando son destinatarios
finales, como constancia de aprobación del tema.

c) De la Preservación
En el periodo de atención de asuntos, son responsables de la integridad, custodia y
preservación de la documentación interna y de aquella remitida por otras entidades, al
considerarse que la información en físico o en medio magnético es parte del SEGIP.

Artículo 40.- PROHIBICIONES.

El personal dependiente del SEGIP, en el periodo de atención de asuntos, están prohibidos de


realizar las siguientes acciones:

a) Reproducción
Reproducir parcial o totalmente el contenido de la documentación que se encuentre
adjunta en el flujo de correspondencia, tanto en físico como en medio magnético, con fines
personales o ajenos a los objetivos del SEGIP.

b) Destrucción
Destruir documentación original o en copia que se encuentre adjunta en el flujo de
correspondencia, tanto físico como en medio magnético, y que haya sido generada dentro
del SEGIP o que provenga de otras entidades.

c) Extracción
Extraer cualquier tipo de información o documentación que se encuentra adjunta al flujo de
correspondencia, tanto en físico como en medio magnético, sin previa autorización expresa
de los inmediatos superiores de cada unidad organizacional del SEGIP.

PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:


Unidad Nacional de Seguridad Dirección Nacional de Dirección General Ejecutiva con Resolución N° 21
de la Información Administración y Finanzas XX/2021 de fecha XX/XX/2021
UNSI/REG/N°01
REGLAMENTO DE MANEJO Y ARCHIVO DE
CORRESPONDENCIA Versión 0.1

RESPONSABLE: DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Vigencia XX/XX/2021

Artículo 41.- (SANCIONES).

El personal dependiente del SEGIP que incumpliera las normas del presente Reglamento, estará
sujetos a las sanciones establecidas en la Ley Nº1178 Administración y Control Gubernamentales, y
el Decreto Supremo Nº23318-A el 03 de noviembre de 1992, modificado por Decreto Supremo Nº
26237 de 29 de junio de 2001.

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Unidad Nacional de Seguridad Dirección Nacional de Dirección General Ejecutiva con Resolución N° 22
de la Información Administración y Finanzas XX/2021 de fecha XX/XX/2021

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