Puesta en práctica I

Autor

Brayan Estiven Acosta Bernal (414218103)

Director

Jorge Humberto Laverde B.

Universidad De Cundinamarca

Facultad De Ciencias Administrativas Económicas Y Contables

Contaduría Pública

Facatativá, abril, 2021 – I

 Creación de empresas

Para la debida creación de la empresa se deben seguir los siguientes pasos:

• En la interfaz principal del usuario al lado izquierdo presione clic derecho y seleccione la

opción de Crear.

• Completar la siguiente información (Letra en Negrilla son campos obligatorios).

I. Código: Numero único con el cual se identifica la empresa en el software y que

ofrece un intervalo de 00- 99.

II. Periodo Inicial: Fecha en que entrara en vigencia el ingreso de información por

parte de la

III. empresa.

IV. Nombre: Razón Social de la empresa.

V. Local: Nombre de la sucursal si así lo amerita la empresa.

VI. Identidad: Numero único que caracteriza a cada empresa.

VII. Tipo de Identidad: Tipo de identificación de la empresa, generalmente se maneja el

NIT (Número de Identificación Tributaria) aunque también permite la versatilidad

y manejo para una persona natural.

VIII. Dirección: Dirección actual de la empresa.

IX. Teléfono: Número telefónico de la empresa.

X. Fax: Número de fax de la empresa.

XI. Ciudad: Lugar donde se encuentra ubicada la empresa.

 Creación de usuarios

Los usuarios de Helisa se caracterizan por permitir establecer unos privilegios y

restricciones específicos para cada uno de ellos dependiendo las funciones y necesidades de gestión

de la información que se requieran en la empresa.

El sistema por defecto incorpora el usuario ADMINISTRADOR que se encarga de iniciar el

proceso de gestión de los diferentes actores que interactuaran con el sistema. El usuario

ADMINISTRADOR tiene pocos atributos para modificarle y por estar incluido de forma

predeterminada con el sistema no se puede Eliminar.

La configuración de usuarios de Helisa permite la limitación de funciones a persona(s) no

autorizadas que contengan otras labores en la empresa. Esto implica un mayor índice de seguridad

en la información confidencial de ciertos módulos.

El sistema permite la creación de una cantidad ilimitada de usuarios con características,

privilegios y restricciones propias de cada uno de ellos.

Para realizar un proceso de creación o inserción el usuario creador (inicialmente Administrador)

debe tener los privilegios necesarios para realizar esta acción, en caso contrario comuníquese con el

Administrador del sistema o un usuario de altos privilegios. Para efectuar la gestión de manera

adecuada el sistema dispone de un menú de opciones desplegado mediante clic derecho o utilizando

teclas de acción. Para crear o insertar un registro de usuario, presione la tecla INSERT en la interfaz

principal de la Lista de Usuarios:

• El sistema desplegara el formulario de creación de usuario en la parte inferior de la interfaz

Lista de Usuarios. El proceso contiene una configuración por defecto que maneja

restringidos privilegios de acceso a los diferentes módulos. Para la correcta creación el

usuario debe definir los siguientes atributos:

 I. NOMBRE DE USUARIO: Es la identificación del usuario, dicho nombre puede ser

elegido sin restricciones, aunque el sistema solo tiene en cuenta 15 (quince)

caracteres por facilidad de acceso.

II. CLAVE DE ACCESO: Esta cadena de caracteres es determinada por el creador

para el acceso debido del usuario al momento de la autentificación en Helisa, se

requiere que sea escrita 2 (dos) veces por seguridad. Al momento de digitar la

contraseña en los respectivos campos de texto los dígitos se ocultarán con el signo

asterisco.

III. INFORMACIÓN DEL CREADOR DEL USUARIO: El software informara por

quien fue creado el nuevo usuario y la fecha en que se realizó esta acción.
 Cartilla de cuentas PUC

Este procedimiento permite al usuario establecer la estructura que manejaran los registros de

cuentas pertenecientes a Contabilidad Local estipuladas por el Decreto 2649. En esta interfaz el

usuario gestor establece la longitud máxima de las cuentas contables a utilizar en contabilidad

Local, la respectiva Naturaleza de las Clases y el modelo de manejo de las cuentas. Recuerde: La

gestión de las cuentas de Contabilidad Local se efectúa mediante el módulo Administrador pestaña

Contabilidad procedimiento Cartilla de Cuentas. Más información documento Modulo

Administrador. Al ingresar a la interfaz, el sistema dispone de las siguientes partes:

• Estructura: Serie de objetos de captura que permite al usuario especificar la cantidad de

niveles que se van a manejar para la Cartilla de Cuentas Local de la empresa en gestión. El

sistema permite realizar la modificación de la estructura según los requerimientos y

necesidades de la empresa. Máximo se pueden definir 10 (diez) niveles correspondientes al

número de discriminación de cuentas que se van a manejar.

• Naturaleza de las Clases: Área de la interfaz donde el usuario puede especificar el número

correspondiente a cada clase perteneciente a la Cartilla de Cuentas Local. El sistema trae

todas las clases definidas por defecto.

• Selección de tipo de modelo: El sistema maneja tres clases de modelo para la visualización

de las cuentas en un informe, los modelos que se manejan son:

I. Modelo A: permite visualizar en el informe las características de Clase, Grupo,

Cuenta y subcuentas.

II. Modelo B: Permite visualizar en el informe las características de Grupo, Cuenta y

Subcuentas.

III. Modelo C: Permite visualizar en el informe las características de Cuentas y

Subcuentas.
 Formas de pago

La realización de este proceso permite definir los diferentes medios de pago que se listaran en

un documento tipo Factura de Venta y/o Compra al momento de determinar el valor como Llevado

a Crédito, así como los tiempos y configuraciones de cada uno de ellos para realizar la respectiva

delimitación. Para ejecutar de manera adecuada este procedimiento, el sistema dispone de un menú

de opciones desplegado mediante clic derecho. Para insertar o crear una forma de pago, seleccione

la opción correspondiente del menú o presionar la tecla INSERT (Insertar).

• Forma negociable

• Forma fija

• Dia X

• Esquemática

• Normal
 Creación de centro de costos

Procedimiento que permite establecer la estructura de Identificación y dependencia de los

Centros de Costo que se creen o inserten en el programa Helisa NIIF. Entre mayor cantidad de

niveles establecidos se tengan estipulados en esta interfaz, el sistema permitirá realizar mayor

cantidad de dependencias.

Por Ejemplo: Se ha establecido una estructura de 4 (cuatro) niveles, y se desea realizar la

creación de tres centros de costo dependientes entre sí. Para efectuar dicha acción la configuración

correcta quedaría de la siguiente manera:

• La estructura permite la definición de diez niveles para la identificación única de un Centro

de Costo. Los primeros dos niveles traen asignado por defecto dos dígitos para cada uno, a

partir del tercer nivel el usuario tiene derecho a distribuir de una manera adecuada máximo

16 (dieciséis) dígitos por los niveles que se requiera. Al momento de realizar una

modificación en la estructura el diseño de grafico cambiara al instante.

• Para guardar los cambios realizados a la Estructura para los Centros de Costo el usuario

debe presionar el botón Aceptar, o presione el botón Cancelar para salir de la configuración

sin guardar cambios.