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Prolibro, SA de CV.

Análisis de Caso
Seminario de Información Estratégica.
23/02/2011
Universidad Iberoamericana
Christine Jabiol
Erika Barrios
Prolibro, SA de CV.

Problemas de la empresa

 No tienen flujo en efectivo si quieren expandirse


 Su cartera vencida es muy grande.
 Deben más de lo que les deben.
 No están depreciando.
 No es un contador quien se hace cargo de llevar las cuentas (contabilidad de la empresa)
 Los hijos no se reportan como gastan
 Se supone que hay un solo jefe, pero él no está informado
 No tienen repartido presupuesto por departamentos.
 Presentan estados financieros incompletos (no tiene Edo. De Resultados), el Balance no
presenta el resultado de ejercicio anterior ni el resultado del ejercicio.
 No mencionan que se elaboren estados financieros.
 No presentan un organigrama, donde se especifiquen las funciones y obligaciones de las
personas.
 El IVA no debe ser si solo venden libros, pero quizá lo están registrando porque venden otro tipo
de cosa o están tomando en cuenta lo del curso de inglés.
 No especifica a que margen de utilidad se refiere, si es la utilidad bruta, de operación o la neta.
 Sugerimos que la comisión sea un porcentaje menor y que se dé ya cuando se haya entregado
un abono de la venta, en el caso de que sea a crédito o que se acabe de cobrar.
 Debe existir una organización en las áreas de crédito y cobranza, además de investigar la
antigüedad de los clientes.
 Hay un rezago en cuentas por pagar, ya que inventarios presenta aproximadamente un tercio de
proveedores.

Misión:

Somos una empresa dedicada a satisfacer a nuestros clientes en el ámbito cultural fomentando la
lectura de libros, revistas y periódicos y dando cursos de idiomas, con esto contribuimos al desarrollo
intelectual del país. Para esto preparamos a nuestros empleados para lograr los estándares de calidad y
servicio, en todas nuestras tiendas.

Método Adecuado.

Deductivo y Analítico. Primero vamos entendiendo punto por punto para tener la idea completa de los
problemas que tienen en el negocio.
Métodos Inadecuados

Inductivo y Análogo.

El análogo no se me hace adecuado porque aunque puede ser que algunas cosas nos lleven al mismo
resultado no tienen el mismo origen y no deben ser tratadas igual. Y el inductivo uno primero debe de
saber que problemas hay en cada área para después darse una idea de cómo está el todo en este caso y
no al revés.

Aplicación de razones para analizar e interpretar los estados financieros:

Razones de liquidez:

Razón Circulante: la cual nos explica las veces que el activo circulante puede cubrir los pasivos
circulantes. Fórmula es AC/PC: en este caso nos da 1.53, lo cual significaría que debería de tener mayor
capacidad para cubrir sus deudas, pero en la empresa el problema es que el valor de los documentos
por cobrar supera a nuestros pasivos.

Prueba Ácida: muestra si la empresa tiene liquidez. Fórmula: (AC-INV)/PC: lo cual nos resulta 1.23, se
encuentra dentro del parámetro normal, pero no tenemos liquidez ya que traemos atrasos en
proveedores, y una cartera vencida muy grande.

Capital de Trabajo: capacidad de la empresa de enfrentar imprevistos y aprovechar oportunidades.


Fórmula: AC-PC, nos resulta 2’210,623.

Margen de seguridad: mide el tamaño del Capital de trabajo con respecto a su pasivo circulante.
Fórmula: (C. de T. /PC), nos resulta 0.53, lo que significa el límite de crédito que podemos conceder o
solicitar.

Razones de Endeudamiento:

Endeudamiento: proporción de los activos financieros con deuda, su fórmula es PT/AT, nos resulta: 0.43,
tenemos un alto grado de deuda.

Apalancamiento: relación de deuda con el capital, fórmula es PT/C, lo cual es 6.95, es una proporción
alta que indica la comparación de los pasivos con la aportación de los propietarios.

Obligación de la empresa

La empresa tiene la obligación de llevar contabilidad, y se encuentra establecido en lo siguiente:

 El Código de Comercio establece (Art. 33) que todo empresario deberá llevar una
contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento
cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e
inventarios.
 Código de Comercio (Art. 35). En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo
menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de contabilidad, su saldo
al final del periodo de registro inmediato anterior, el total de movimiento de cargo o crédito
a cada cuenta en el periodo y su saldo final.
 En la ley del ISR, (Art. 58). Frac. I. Levar la contabilidad de conformidad con el Código Fiscal
de la Federación, su Reglamento y el Reglamento de esta Ley y efectuar los registros en la
misma. Cuando se realicen operaciones en moneda extranjera, estas deberán registrarse al
tipo de cambio aplicable en la fecha en que se concierten.
 Del Código Fiscal de la Federación Art. 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones
fiscales estén obligados a llevar contabilidad, deberán observar las siguientes reglas:
Llevaran los sistemas y registros contables que señale el Reglamento de este Código, los que
deberán reunir los requisitos que establezca dicho Reglamento.
Los asientos en la contabilidad serán analíticos y deberán efectuarse dentro de los dos
meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.

Esta empresa debe llevar un estado de flujo de efectivo, lo cual se encuentra establecido en la NIF A- 5,
la cual establece lo siguiente: El estado de flujo de efectivo o, en su caso el estado de cambios en la
situación financiera, es emitido tanto por las entidades lucrativas como por las entidades que tienen
propósitos no lucrativos; en este caso se trata de una entidad lucrativa.
También la NIF A -5, nos dice todos los elementos necesarios para los estados financieros.

FODA

Fortalezas Debilidades

 Empresa consolidada en la región  No hay organización.


 Variedad de productos ofrecidos  Se estaría iniciando la reestructuración
 La accesibilidad, en cuanto a precios de la empresa.
 Atención a clientes.  Mal manejo del dinero.
 Cartera vencida muy amplia.
Oportunidades
 Falta comunicación entre
 Costos bajos departamentos.
 El gobierno está promoviendo la Amenazas
lectura.
 Demanda de libros escolares.  La población no tiene la cultura de leer.
 Se han abierto librerías importantes en
la región.
 La inseguridad que ha permanecido en
los últimos años en la región.
Organigrama

Director
General

Subdirector

Crédito y
Compras Ventas Contabilidad
Cobranza

Gerente de Gerente de
Contador
Ventas Cobranza

Caja Cobradores

Vendedores

Descripción de Puestos

Puesto: Gerente General

Descripción Genérica: Se encarga de supervisar a todos los puestos de los gerentes.

Responsabilidades:

 Que todos los departamentos realicen sus funciones correctamente.


 Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos y técnicos.
 Estructurar los procesos de planeación anuales y de mediano plazo.

Requerimientos:

Sexo: Ambos Sexos

Edad: 30 años en adelante.

Estado Civil: Indiferente

Experiencia: Mínimo 3 años

Escolaridad: Lic. En Administración de Empresas ó Lic. En Contaduría Pública.

Idiomas: inglés
Descripción Específica: Dirigir, controlar y coordinar las acciones del personal, vigilando que todo se
realice correctamente para que la empresa pueda crecer.

Puesto: Subgerente General

Descripción Genérica: Se encarga de supervisar los departamentos y coordinarlos.

Responsabilidades: Checar y vigilar que todo esté en orden.

Requerimientos:

Sexo: Ambos Sexos Edad: 25 años en adelante. Estado Civil: Indiferente.

Experiencia: La necesaria

Escolaridad: Lic. En Administración de Empresas.

Idiomas: inglés

Descripción Específica: Se encarga de administrar los recursos monetarios de la empresa con la ayuda
del contador y también coordinar al personal.

Puesto: Contador

Descripción Genérica: Asegurar la recepción y registro de ingresos, supervisar los registros contables de
todo concepto y generar información financiera oportuna y confiable.

Responsabilidades:

 Seguimiento y evaluación de presupuesto vigente que opera.


 Presentar informes financieros de manera oportuna y confiable.
 Proponer y solicitar autorización para la realización de las ministraciones a las instituciones con
proyectos aprobados.
 Asegurar el cumplimiento de todas las operaciones fiscales.
 Supervisar que las operaciones financieras realizadas estén registradas en el sistema contable
 Resguardar documentos contables de toda operación registrada.

Requerimientos:

Sexo: Indistinto Edad: 24 a 40 años Estado Civil: Indistinto

Experiencia: Mínimo 3 años

Escolaridad: Lic. En Contaduría Pública.

Idiomas: inglés
Descripción Específica:

 Asegurar que las actividades se realicen conforme a los manuales de operación respectivos:
o Seguimiento y Control de movimiento en tarjeta empresarial
o Pago de nómina
o Pago de Incentivos y Comisiones.
o Elaborar conciliaciones bancarias.
o Elaborar recibos (Facturas)
o Pago de proveedores
o Registro y seguimiento de ingresos y pagos
o Transferencia entre cuentas bancarias
o Pago de impuestos federales
o Control de activos fijos
o Elaborar, validar y presentar informes financieros periódicos
o Diseño, elaboración e implementación de políticas contables.
o Generación de Cheques

Puesto: Gerente de Ventas

Descripción Genérica: Verificar estudios de mercado en la compra y venta de productos y coordinación


de la publicidad.

Responsabilidades: Checar la calidad de los productos para su comercialización. Organizar y capacitar a


los vendedores. Llevar el control de las personas a su cargo.

Requerimientos:

Sexo: Indistinto Edad: 22 años en adelante Estado Civil: Indistinto

Experiencia: 3 años en adelante

Idiomas: inglés

Escolaridad: Licenciatura

Descripción Específica:

 Verificar los nuevos productos


 Capacitar y motivar al personal a su cargo.
 Asegurarse que el personal a su cargo siga las reglas y políticas de la compañía.
 Llevar Inventario
Puesto: Cajero

Descripción Genérica: El cajero se encarga de recibir y cobrar dinero por las ventas a los clientes, para
ello posee un software cuyos requerimientos son básicamente de rapidez en la atención

Responsabilidades: Controlar caja chica y el dinero en ella. Hacer corte de caja al final del día. Reportar
ventas al gerente.

Requerimientos:

Sexo: Indistinto Edad: 18 años en adelante Estado Civil: Indistinto

Experiencia: No necesario

Idiomas: inglés

Escolaridad: Preparatoria

Descripción Específica:

 Recibir y cobrar dinero


 Manejar caja chica.
 Hacer corte de caja en el cual figuran todos los ingresos del día incluidos los ingresos en efectivo
y en tarjetas de crédito.

Puesto: Vendedor

Descripción Genérica: El ocupante de este puesto se encargara de dar la venta y promoción de los
productos de acuerdo a lo establecido, tratando de cubrir las expectativas y necesidades del cliente a
través de la atención y servicio directo, persuadiendo a este a realizar la compra del producto para así
hacer el cierre de la venta.

Responsabilidades:

 Orientar al cliente sobre el producto


 Informar al cliente sobre las facilidades de pago.
 Atención y servicio directo al cliente.
 Saludo y recibimiento cordial al cliente
 Portar la playera de la empresa para dar una buena impresión
 Cerrar Ventas.

Requerimientos:

Sexo: Indistinto Edad: 18 años en adelante Estado Civil: Indistinto

Experiencia: 1 años en adelante


Idiomas: inglés

Escolaridad: Preparatoria

Descripción Específica:

 Informar al cliente sobre ofertas y promociones


 Ofrecer producto adicional
 Orientar y asesorar al cliente.
 Mantener limpio y presentable el local.
 Mantener ordenado el inventario.

Puesto: Gerente Crédito y Cobranza

Descripción Genérica: Está encargado de la autorización y control de créditos, control de cobros así
también realizara un chequeo de la documentación y supervisará a los cobradores a que desempeñen
correctamente sus funciones

Responsabilidades:

 Autorización de Créditos
 Control de cobros
 Control de Créditos
 Supervisión de Cobradores
 Chequeo diario de la documentación
 Rendición de cuentas al Gerente General y al Contador.

Requerimientos:

Sexo: Indistinto Edad: 24 años en adelante Estado Civil: Indistinto

Experiencia: 3 años en adelante

Idiomas: inglés

Escolaridad: Licenciatura

Descripción Específica:

 Elaboración de estrategias de cobranza


 Manejo de los cobradores
 Motivación y capacitación al personal a su cargo
Puesto: Cobrador

Descripción Genérica: El encargado de este puesto deberá de cargar la ruta del día en cuanto a
cobranza, es decir acudirá a cada una de las casas y negocios que le fueron asignados a realizar
actividades de cobranza, así también se encargara de la investigación de los clientes que acuden a
solicitar créditos.

Responsabilidades:

 Cargar la ruta del día en cuanto a cobranzas, en relación a la zona asignada


 Llenar zonas de cobranza compactas
 Investigación de clientes solicitantes de crédito
 Rendición de cuentas al gerente de crédito y cobranza
 Usar playera que lo identifique como cobrador de la empresa

Requerimientos:

Sexo: Indistinto Edad: 18 años en adelante Estado Civil: Indistinto

Experiencia: 1 año en adelante

Idiomas: inglés

Escolaridad: Preparatoria

Descripción Específica:

 Invitación de clientes a adquirir créditos


 Revisión de certificación de los costos
 Cubrir la cuota de cobranza semanal

Puesto: Gerente de Compras

Descripción Genérica: Coordinar las actividades necesarias para la adquisición y suministros de los
bienes y servicios que se requieren.

Responsabilidades:

 Adquirir los bienes y servicios requeridos, al mejor precio y calidad, de acuerdo a las normas,
políticas y lineamientos establecidos.

Requerimientos:

Sexo: Indistinto Edad: 24 años en adelante Estado Civil: Indistinto

Experiencia: 3 años en adelante


Idiomas: inglés

Escolaridad: Licenciatura

Descripción Específica:

 Elaborar el proyecto de presupuesto por programas de su departamento, presentándolo al


Subgerente y Gerente General para su revisión y autorización.
 Verificar el precio y calidad del producto o servicio que el proveedor ofrece, a efecto de aprobar
o rechazar.
 Vigilar que los pedidos se surtan oportunamente y de acuerdo a lo establecido con el proveedor.
 Coordinar las actividades que tiendan a mantener actualizado el catálogo de precios y
proveedores para la mejor selección de los productos.
 Coordinar las acciones que permitan el suministro oportuno de los bienes y servicios a las
dependencias que lo soliciten, de acuerdo a las normas, políticas y lineamientos establecidos.
 Adquirir bienes y servicios necesarios.

Sueldos y Salarios

Gerente General: $20,000.00 mensuales.

Subgerente General: $10,000.00 mensuales

Gerente de Ventas y Gerente de Crédito y Cobranza: $6,000.00 mensuales más comisiones


del 7% por venta ó cobro de cuenta respectivamente.

Gerente de Compras y Contador: $7,500.00 mensuales.

Cajero: $3,200.00 mensuales.

Vendedor: $ 2,800.00 mensuales, más 5% de comisiones sobre total de la venta.

Cobradores: $2,800.00 mensuales. Más 5% en incentivos sobre cuenta recuperada.

 Las comisiones y los incentivos se pagarán a fin de mes junto con su sueldo semanal.
 Los pagos de sueldos se harán por tarjeta, se le proporcionará a cada trabajador su
tarjeta.
Registro Patronal al IMSS
Estados Financieros
PROLIBRO, S.A. de C.V
BALANCE GENERAL DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010

ACTIVOS PASIVOS
ACTIVO CIRCULANTE PASIVOS DE CORTO PLAZO
Caja $ 716.00 Proveedores $ 3,944,973.00
Bancos $ 3,729.00 Acreedores Diversos $ 389,835.00
Clientes $ 30,133.00 Impuestos por pagar $ 172,431.00
Cuentas Incobrables $ (20,189.11) Documentos por pagar $ 640,952.00
Documentos por cobrar $ 4,966,471.00
Anticipo de proveedores $ 77,896.00
Depósito en garantía $ 10,400.00
Inventarios $ 1,214,725.00 TOTAL DE PASIVOS $ 5,148,191.00
Iva acreditable $ 38,400.00
Iva a favor $ 739.31
Seguro pagado por anticipado $ 3,982.00
TOTAL ACTIVO CIRCULANTE $ 6,327,002.20 CAPITAL
Capital Social $ 600,000.00
ACTIVO NO CIRCULANTE Resultado ejercicio anterior $ 2,022,929.66
Edificios $ 2,800,000.00 Resultado del ejercicio $ 1,491,446.84
Depreciación edificios $ (140,000.00) TOTAL CAPITAL $ 4,114,376.50
Equipo de computo $ 40,861.00
Depreciación eq. De computo $ (12,258.30)
Mobiliario y eq. De oficina $ 12,967.00
Depreciación mobiliario y eq. De oficina $ (1,296.70)
Equipo de transporte $ 255,002.00
Depreciación eq. De transporte $ (63,750.50)
Mobiliario y eq. De operación $ 40,856.00
Depreciación mobiliario y eq. De operación $ (8,171.20)
Gastos de Instalación $ 11,356.00
TOTAL ACTIVO NO CIRCULANTE $ 2,935,565.30

TOTAL ACTIVOS $ 9,262,567.50 SUMA PASIVOS MÁS CAPITAL $ 9,262,567.50

PROLIBRO, S.A. de C.V.


ESTADO DE RESULTADOS DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010

Ventas $ 9,686,273.89
Costo de Ventas $ 4,707,348.06
Utilidad Bruta $ 4,978,925.83
Gastos de administración $ 298,655.17
Gastos de ventas $ 2,130,980.25
Otros Productos $ 161,931.03
EBITDA $ 2,711,221.44
Depreciación $ (225,476.70)
Utilidad antes de impuestos $ 2,485,744.74
ISR $ 745,723.42
PTU $ 248,574.47
Utilidad Neta $ 1,491,446.84
PROLIBRO, S.A. de C.V.
Estado de Flujos de Efectivo
del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2010
Operación
Utilidad del año 1,491,447
Depreciacion año 225,477
Flujo de operación 1,716,924
Clientes - 4,996,604
Inventario - 1,214,725
Pagos anticipados - 77,896
Proveedores 3,944,973
Cuentas y gtos acum. Por pagar 1,030,787
ISR por pagar 172,431
Flujo neto de operación 575,890
activos fijos -
Otros activos -
Flujo antes de financiamientos 575,890
Capital social - 600,000

Efectivo Generado - 24,110


Saldo final de caja 716
Saldo inicial de caja 24,826

Puntos a Implementar:

 Hacer junta semanal con los vendedores para capacitación.


 Hacer juntas diarias con los cobradores.
 El lunes se define las rutas de la semana.
 Empezar acciones jurídicas para recuperar cuentas vencidas. Se espera recuperar alrededor del
45% sobre estas cuentas.
 Tener junta de gerentes a final de mes.