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1. OBJETIVO

El principal objetivo de esta guía es asegurar que se cuenta con un Plan estructurado,
condiciones y procedimientos definidos para la actuación de personal bajo el
control de la organización de Instrumentos & Controles, antes durante y después
de una emergencia. Cuyo fin de garantizar normas de prevención y protección en
caso de desastres o amenazas colectivas que puedan poner en peligro su
integridad (Nota: Para la ejecución de proyectos de montaje se describirán los
PONS de acuerdo a las instrucciones de actuación de emergencias del cliente)

Los objetivos son la descripción de lo que se pretende lograr con el plan de


emergencias. Y para su elaboración debe utilizarse como referencia para la
elaboración de los planes de emergencias de la sede principal en Bogota, y las
diferentes sedes en Medellín, Cali, Cartagena, Barranquilla Barrancabermeja,
Villavicencio y Proyectos que requieran de este según sus características.

2. ALCANCE

El presente documento es guía para la elaboración del Plan de emergencias en la


sede principal de Instrumentos & Controles, sus lineamientos básicos de acción
aplican a las oficinas regionales: Medellín, Barrancabermeja, Barrancabermeja,
Cali, Cartagena, y Villavicencio relacionando las condiciones propias de cada
infraestructura. En las instalaciones de clientes, Los miembros de I&C deberán
seguir con las instrucciones del plan de emergencias de la locaciones en las que se
encuentren.

ELABORO: INGENIERA DEL REVISO: LÍDER DEL SISTEMA APROBÓ: LÍDER DEL SISTEMA
SISTEMA INTEGRADO DE INTEGRADO DE GESTIÓN INTEGRADO DE GESTIÓN
GESTIÓN

FIRMA:____________________ FIRMA:________________
FIRMA:_____________________ FECHA: 24/03/09 FECHA: 24/03/09
FECHA: 24/03/09
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3. DEFINICIONES

Emergencia: Evento imprevisto que pone en peligro la vida, integridad física de las
personas y puede generar daños en edificaciones y el ambiente, que requieren
atención inmediata.

Emergencia Leve: Evento que no necesita evacuación y que puede ser controlada con
los recursos locales, no se presentan daño ni a las instalaciones y ni al recurso
humano.

Emergencia Moderada: Evento que necesita evacuación parcial de las instalaciones y


se hace necesario la presencia de los entes externos, puede presentarse daños a las
instalaciones o al recurso humano.

Emergencia Severa: Evento que necesita evacuación total de las instalaciones y se


hace necesario la presencia y respuesta de los entes externos, se presentan daños a
las instalaciones y/o recurso humano.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de lesión o


enfermedad o una combinación de éstas.

Riesgo: Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un


evento peligroso específico.

Evacuación: Conjunto de procedimientos y acciones tendientes a que las personas


amenazadas por peligros (incendio, explosión, etc.) protejan su vida e integridad física,
mediante su desplazamiento hasta y a través de lugares de menor riesgo.

Salida: Parte de un medio de evacuación, separada de los demás espacios de la


edificación que proporciona una vía de recorrido protegida hasta las descargas de salida.

Incidente: Eventos relacionados con el trabajo en los cuáles ocurrió o pudo ocurrir una
lesión, enfermedad (sin tener en cuenta la severidad) o muerte.
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SIG: Sistema Integrado de Gestión de Instrumentos & Controles. Involucra Calidad,


Talento Humano y Salud Ocupacional. Su eje central es el Negocio

ComiSER: Comité conformado para el aseguramiento del funcionamiento,


permanencia y mejoramiento continúo del Sistema Integrado de Gestión SIG.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Detalle de Requisitos legales aplicables a I&C SER-2-P-01-F1

5. PROCEDIMIENTO

Los lineamientos aquí presentados deben estar acompañados de un programa de


entrenamiento y divulgación, que asegure la comprensión e interiorización de cada uno
de los comportamientos requeridos por parte de los miembros de I&C en caso de
emergencia. Los visitantes, contratistas y en general ocupantes usuarios de las
instalaciones deben ser informados de los aspectos más relevantes del Plan.

6. ESTRUCTURA DEL PLAN DE EMERGENCIAS


La estructura para la elaboración de los planes de emergencia Se encuentra en el
Anexo 15 De formato plan de emergencias

7. METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN DE EMERGENCIAS.

Una de las bases del Plan de emergencias es la identificación y valoración previa de


las amenazas potenciales presentes durante el desarrollo de sus procesos.

Esta se realiza a través del Matriz de Identificación y Análisis de Impactos y Riesgos


(Código SER-2-P-06-F1)
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7. 1.1 Posibles Amenazas


Las siguientes son las amenazas en donde se relaciona la causa de origen y la
amenaza posible.

Cuadro 1.1

Causa de Origen Amenaza Posible

Natural Sismos
Lluvias fuertes
Granizadas
Vientos fuertes
Descargas eléctricas
Tecnológico Incendios
Explosión
Inundación
Fuga de GLP
Fallas Estructurales
Social Atentado terrorista
Amenaza de bomba
Objetos sospechosos
Robos
Extorsión

Una vez identificada las amenazas se procede a evaluarlas, combinando el análisis


probabilístico, con el comportamiento físico de la fuente generadora, utilizando
información de eventos ocurridos y se califica de forma cualitativa con base con la
siguiente escala:

Cuadro 1.2
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Diamante Calificación Descripción

Amenaza Evento instrumentado o con información que lo


Inminente hace evidente y detectable. Se destaca el color
Rojo

Amenaza Probable Evento ya ocurrido en el lugar o en unas


condiciones similares. Se destaca con color
amarillo

Amenaza Posible Evento que nunca ha sucedido, pero se tiene


información que no descarta su ocurrencia. Se
destaca con color verde

7.1.2 Calificación de elementos sometidos al riesgo

Cada uno de los anteriores aspectos se califica de la siguiente manera:

Cuadro 1.3

0 Se cuenta con suficientes elementos

0.5 Se cuenta parcialmente con los elementos o


están en proceso de adquisición

1.0 Cuando no se cuenta con los requisitos


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Una vez calificado de los elementos se procede a sumarlos y determinar el grado de


vulnerabilidad tanto en las personas, recursos, sistemas y procesos de la siguiente
manera:

7.1.3 Grado de Vulnerabilidad

Cuadro 1.4

0.0-a 1.0 Baja, se colorea de verde

1.1 -2.0 Media, se colorea de amarillo

2.1 -3.0 Alta se colorea de rojo

Para la vulnerabilidad de las personas, recursos, sistemas y proceso se registran los


datos en las siguientes tablas:

Cuadro 1.5 Vulnerabilidad en las personas

Sismo Incendio Explosión


B R M B R M B R M
Organización
Capacitación
Dotación
Total

Cuadro 1.6 de Vulnerabilidad en los recursos


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Sismo Incendi Explosión


o
B R M B R M B R M
Materiales
Edificación
Equipos
Total

Cuadro 1.7 de Vulnerabilidad en los procesos

B R M
Servicios públicos 0.0
Sistemas alternos 0.0
Recuperación 0.0
Total 0.0

8. ANALISIS DE VULNERABILIDAD

Luego de conocer la naturaleza de las amenazas, se debe realizar un inventario de


recursos internos y externos con los que cuenta la empresa para evitar un desastre y
atender correctamente la situación de peligro. Para este inventario se debe considerar
los aspectos como: talento humano, recursos logísticos y recursos económicos.

De acuerdo con el punto anterior, se procede a determinar la vulnerabilidad, entendida


esta, como la predisposición o susceptibilidad que tiene un elemento a ser afectado o
a sufrir una perdida. Para su análisis se incluyeron los elementos sometidos al riesgo
tales como personas, recursos, sistemas y procesos.

• En cuanto personas se califica: Organización, Capacitación y dotación.


• En recursos se califica: Materiales, Edificación y Equipos
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• En sistemas y procesos se califica: Servicios Públicos, sistemas alternos y


recuperación.

8.1.1 Nivel de Riesgo

Una vez determinada la vulnerabilidad, se determina el nivel de riesgo para las


amenazas prioritarias calificadas como inminentes y probables, relacionando la
amenaza y la vulnerabilidad de los elementos expuestos; esta relación se representó
por un diamante de riesgo, el cual posee cuatro cuadrantes:

Uno de ellos representan la amenaza para la cual se va a determinar el nivel de riesgo


y los otros tres representan la vulnerabilidad en los elementos bajo riesgo: Personas,
recursos, sistemas y procesos como aparece a continuación:

P= Personas
R
SY
R= Recurso P
P
S= Sistemas y procesos A

A= Amenza

Y de acuerdo con los colores de cada rombo, el riesgo se calificó de la siguiente


manera:
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GRADO DEL RIESGO ROMBOS DESCRIPCIÓN


RIESGO ALTO 3 a 4 rombos en rojo Significa que del 75% al 100% de los
valores que representan la
vulnerabilidad y la amenaza están en su
punto máximo para que los efectos de
un evento representen un cambio
significativo en la comunidad, la
economía, la infraestructura y el medio
ambiente.
RIESGO MEDIO 1 a 2 rombos rojos o 4 amarillos Significa que del 50% al 75% de los
valores que representan la
vulnerabilidad son altos o la amenaza es
alta, también es posible que tres de
todos los componentes son calificados
como medios, por lo tanto las
consecuencias y efectos sociales,
económicos y del medio ambiente
pueden ser de magnitud, pero se espera
sean inferiores a los ocasionados por el
riesgo alto.

RIESGO BAJO 1 a 3 rombos amarillos y los Significa que del 25% al 49% de los
restantes verdes valores calificados en la vulnerabilidad y
la amenaza están controlados. En este
caso se espera que los efectos sociales,
económicos y del medio ambiente
representen pérdidas menores.

9 ESTUDIO PROSPECTIVO DE LAS AMENAZAS


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En el cuadro siguiente se debe relacionar las posibles amenazas, el área donde se


encuentra la amenaza, la causa de origen, la calificación de la amenza y sus posibles
consecuencias: teniendo en cuenta el cuadro.

Cuadro. Análisis prospectivo de Amenazas:

Amenaza Área Causa Calificación Posibles


consecuencias

10. RECURSOS PARA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

Son todos los recursos definidos en I&C por sedes para la atención de emergencia en
los que se encuentran:

Recursos Humanos, Recursos Logísticos, Recursos de Protección Contra Incendios,


Recursos de Primeros Auxilios, Recursos de Alarma, Recursos Económicos, Recursos
externos (entidades de emergencia y de salud),

10.1.1 Estructura y Responsabilidades para Atención a Emergencias:


ESN E
OROS

La empresa cuenta con la siguiente organización para la atención de una emergencia:


OCY
CUPLI R
SL
ARO - -
OO
O
CGNI L
CECAS I
G
S
S O
A
SAO
S
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JEFE
JEFE DE
DE LA
LA EMERGENCIA
EMERGENCIA
LIDER
LIDER DE
DE BRIGADAS
BRIGADAS

COORDINADORES
COORDINADORES
BRIGADA
BRIGADA DE
DE DE
DE EVACUACION
EVACUACION COORDINADO
COORDINADO
EMERGENCIA
EMERGENCIA R
R PUNTO
PUNTO DE
DE
PRIMERA
PRIMERA ENCUENTRO
ENCUENTRO
RESPUESTA
RESPUESTA APOYO
APOYO
EXTERNO APOYO
APOYO
EXTERNO
LOGISTICO
LOGISTICO

11. BRIGADA DE EMERGENCIA

Es un grupo conformado por empleados voluntarios, distribuidos estratégicamente en


las diferentes áreas de trabajo, que deben recibir capacitación en primeros auxilios,
técnicas bomberiles, salvamento y rescate. Son quienes llevan a cabo las acciones
operativas.

11.1.1 Perfil del brigadista

El perfil del Brigadista esta definido en el documento PERFIL DEL CARGO -


BRIGADISTA en el Manual de Cargos.

11.1. 2 GRUPO DE APOYO

Estará conformado por el personal de: mantenimiento, servicios generales, vigilancia,

12. PLAN ACCION GENERAL


12.1 ALARMA DE EMERGENCIA
Describe le mecanismo utilizado para alertar la emergencia en las instalaciones de I&C,
o en las instalaciones del cliente y estos pueden definirse según la magnitud de la
instalación, pueden ser sistemas eléctricos con bocinas o silbatos.
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Se pueden establecer diferentes tipos de sonidos que permiten establecer diferentes


llamados, según las necesidades requeridas.

12.1 Notificación de Emergencias

Es importante definir la estructura de notificación de la emergencia, teniendo en cuenta


lo siguiente:

Clasificar la emergencia, teniendo en cuenta:


o Lugar del incidente o emergencia
o Tipo de emergencia: accidente de trabajo, lesión, enfermedad, incendio, etc.
o Número de personas lesionadas o enfermas
o Naturaleza de las lesiones o enfermedad.
o Tipo de asistencia o acciones emprendidas hasta el momento
o Determinar si es necesario la activación del plan de emergencia
o Activación del plan de emergencia por el responsable
o Utilización de Recursos externos de requerirse.

13. PLAN DE EVACUACIÓN


13.1 OBJETIVO

Proteger la vida e integridad física de los ocupantes que se encuentren en la empresa


en el momento de una emergencia, identificando los sitios y zonas para desplazarse a
través y hasta lugares de menor riesgo.

13.2 CAMPOS DE ACCIÓN DEL PLAN DE EVACUACIÓN

El plan de evacuación tiene aplicación a todos los peligros identificados que puedan
desencadenar una emergencia.
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13. 3 CRITERIOS DE PROTECCIÓN O EVACUACIÓN POR CLASE DE AMENAZA

Evacuación de las Oficinas


• La Evacuación puede ser parcial o total.
• La Evacuación será parcial cuando solo se requiera el desalojo de los ocupantes de
un sector de la instalación y esto será autorizado por el director de la emergencia y
divulgado.
• La Evacuación será total cuando: Se haya activado la alarma de emergencia y el
riesgo sea inminente y ponga en peligro a todos los ocupantes de la edificación.

Amenaza Protección Evacuación

Fuego o presencia Siempre evacuación de


de humo las instalaciones

Fuga de gas Siempre evacuación de


las instalaciones

Explosión Durante la explosión Después

Todos deben protegerse Ordenar la evacuación


inicialmente lejos de ventanas,
bajo o cerca de superficies
fuertes, lejos de objetos que
puedan golpear

Amenaza de bomba
Si la amenaza no aparenta ser Si la llamada parece ser
cierta, revisión sistemática de las cierta o se detecta objeto
instalaciones sospechoso, evacuar total
e inmediatamente mínimo
a 150 metros de la casa
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Amenaza Protección Evacuación

Asalto Permanecer en sus sitios, evitar


movimientos innecesarios,
mantenerse lejos de ventanas o
vías de acceso (si es posible)

Sismo Durante el sismo Después del sismo

Permanecer lejos de ventanas y Ordenar la evacuación de


elementos que puedan caer, hacer todas las instalaciones y
triángulos de vida (ángulos que proceder a una
quedan entre una superficie alta y verificación del estado de
objetos que caen) las estructuras y
condiciones del edificio

Incendio en la Evacuar las áreas


vecindad expuestas

El tiempo teórico de salida es aquel que transcurre desde que pasa la primera persona
por la puerta de salida de su zona, hasta cuando sale la más alejada de la puerta; este
tiempo debe ser tan pequeño como sea posible, considerando como promedio por la
distancia a recorrer un período próximo a 60 segundos (este período se validará con
Simulacros).

14.4 PROCEDIMIENTOS DE EMERGENCIA PARA EMPLEADOS Y PERSONAL


QUE PARTICIPA EN LA ATENCION DE LA EMERGENCIA,

14.4.1 Procedimientos Operativos Normalizados

Se tiene definido para cada tipo de amenazas un plan operativo normalizado que
permita identificar responsables, recursos, actividades y comunicaciones para la
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atención de la emergencia. Existen Planes operativos para: Evacuación, Incendio,


Explosión por atentado, Sismo, Fuga de Gas Inflamable, Amenaza de Bomba,
Presencia de Objetos sospechosos, Presencia de Personas Sospechosas, Brigadistas,
Coordinadores de Evacuación, Personal de Cafetería y Vigilancia y Acción General

15. SIMULACROS DE EVACUACIÓN

15.1 ALCANCE

Deberán efectuarse prácticas y simulacros de evacuación en forma periódica que


incluyan como mínimo:

• Reconocimiento de la señal de alarma y las instrucciones de emergencia.


• Rutas de salida
• Reconocimiento del sitio de reunión
• Ejecución de acciones de salvamento
• Procedimientos

16. 2 FRECUENCIA

• Cada sede deberá tener una sesión teórica mínimo de 30 minutos una vez al año,
previa realización del simulacro
• Realizar una práctica de evacuación por lo menos una vez al año
• Instruir al personal nuevo en los procedimientos a seguir en caso de emergencia.

16.3 CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD

Se deben adoptar todas las precauciones necesarias cada vez que se realice un
simulacro de evacuación, entre ellas tenemos:
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• Seleccionar el escenario para la emergencia simulada


• Establecer vigilancia previa de los sitios estratégicos tanto dentro de las
instalaciones como fuera de ellas.
• Dar aviso previo a las personas claves dentro de la empresa
• Adoptar provisiones para atención médica de posibles accidentados
• Preparar un documento de planeación general del simulacro
• Suponer una situación típica en el escenario
• Establecer cual debería ser la respuesta adecuada para cada situación planteada
• Seleccionar suficientes veedores para el análisis y calificación del ejercicio, a cada
uno de los cuales se les asignan funciones específicas.
• Preparar formatos para la evaluación
• Realizar charlas previas al simulacro, con los veedores, para aclarar aspectos del
ejercicio.
• Prevenir con suficiente anticipación a las entidades de apoyo externo (bomberos,
Cruz Roja, defensa Civil, Policía, entre otros).
• Llevar un registro fílmico, si es posible
Realizar un seguimiento a las comunicaciones, tanto internas como externas,
realizadas durante el ejercicio.

• Llevar a cabo una reunión con los veedores, una vez finalizado el simulacro
• Elaborar un informe de los resultados con sus correspondientes recomendaciones
para presentarlo al Comité de Emergencia y hacerlos conocer a todos los
empleados.

17. REGISTRO

Llevar un registro cronológico de cada una de las prácticas y simulacros de evacuación.

17.1 EVALUACIÓN
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Cada vez que se efectúe un simulacro total o parcial los brigadistas coordinadores de
evacuación deberán diligenciar un acta para entregarla al Jefe de Emergencia.

18. PLAN DE ACCIONES FORMATIVAS

Su función es brindar a todos los ocupantes de la empresa los conocimientos básicos


en el campo de la preparación para emergencias, con el fin de que puedan reaccionar
adecuadamente y contribuir de esta forma a su seguridad y a la de toda la población.

Este plan de acciones formativas están descritas en el Plan de Entrenamiento SER


I&C.

19. REGISTROS

FURAT, Formato Único de Reporte de Accidentes de Trabajo


Comunicados a las Vecindades
Simulacros: acta de preparación y evaluación
Plan de De Emergencia SER-2-DG-02-F1

20. ANEXOS

Anexo 1 PON de Acción General


Anexo 2 PON de Evacuación
Anexo 3 Modelo toma de Decisiones
Anexo 4 PON Incendio
Anexo 5. PON Explosión por atentado
Anexo 6 PON Sismo
Anexo 7. PON Fuga de Gas Inflamable
Anexo 8. PON Amenaza de Bomba
Anexo 9. PON Presencia de Objetos Sospechosos
Anexo 10. PON Presencia de Personas Sospechosas
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Anexo 11. PON Brigadistas


Anexo 12. PON Coordinadores de Evacuación
Anexo 13. PON Personal de Cafetería y Vigilancia
Anexo 14. Medevac
Anexo 15. Formato Plan De Emergencia SER-2DG-02-F1
Anexo 16. Plan operativo en caso de accidente laboral y enfermedad en el exterior
Anexo 17 Plan operativo en caso de atraco o robo

12. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION CAMBIO FECHA

01 Se actualiza con los cambios sugeridos por la Asesora de SURATEP 14/07/06

02 Se actualiza según las oportunidades de mejora que se presentaron en el 18/04/07


simulacro, y se adjunta Medevac
Se sacan del plan: la identificación y el análisis de la emergencia, los
procedimientos de emergencias para empleados, los procedimientos para los
brigadistas y el personal de cafetería y vigilancia y se convierten en anexos del
plan.
Se reubican los anexos según lo agregados.

03 Los nuevos anexos creados son definidos como planes operativos 29/02/08
normalizados, que cuentan con recursos, responsables, actividades y
comunicaciones.
Se realiza un solo plan para todas las sedes donde se involucran los recursos
de cada una, se especifica los mismos procedimientos operativos para cada
caso, se incluyen los mapas de salidas y elementos de emergencia de cada
sede.
Se realiza modificación en el numeral 1 y 1.1 de objetivos del documento guía
para la elaboración y actualización del plan de emergencias, en el numeral 2
de documento guía se define el alcance de este documento, en el numeral 3
04 se define Peligro e incidente tal cual como lo describen las OSHAS 18001 y se 22-01-09
corrige la palabra SER por SIG definido en la compañía, se realiza en el
Numeral 5 de identificación y análisis de riesgos y 6 del estado prospectivos de
amenazas como base complementaria para la elaboración y actualización del
plan de emergencias .
Se anexa el control de cambios
05 En el numeral 8.4.1 Procedimientos operativos Normalizados se mencionan los 24-Mar-09
PON existentes y se modifican para aplicar a las sedes. Se modifica la
estructura de la emergencia y sus funciones