PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDFT11 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDFT11

RÓTULO MARCACIÓN CARPETAS O RÓTULO MARCACIÓN

FORMATO VERSIÓN 3 FORMATO VERSIÓN 3
EXPEDIENTES CARPETAS O EXPEDIENTES
Aprobado: 03/11/2017 Aprobado: 03/11/2017

UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD PRODUCTORA UNIDAD PRODUCTORA

CODIGO SERIE O SUBSERIE CÓDIGO SERIE O SUBSERIE

NOMBRE SERIE O SUBSERIE NOMBRE SERIE O SUBSERIE

NOMBRE DE LA CARPETA NOMBRE DE LA CARPETA

FOLIOS DEL AL FOLIOS DEL AL

FECHAS EXTREMAS DEL AL FECHAS EXTREMAS DEL AL

NO. CARPETA NO. CAJA NO. CARPETA NO. CAJA

DEPÓSITO ESTANTE BANDEJA DEPÓSITO ESTANTE BANDEJA

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDFT11 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDFT11

RÓTULO MARCACIÓN RÓTULO MARCACIÓN

FORMATO VERSIÓN 3 FORMATO VERSIÓN 3
CARPETAS O EXPEDIENTES CARPETAS O EXPEDIENTES
Aprobado: 03/11/2017 Aprobado: 03/11/2017

UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD PRODUCTORA UNIDAD PRODUCTORA

CÓDIGO SERIE O SUBSERIE CÓDIGO SERIE O SUBSERIE

NOMBRE SERIE O SUBSERIE NOMBRE SERIE O SUBSERIE

NOMBRE DE LA CARPETA NOMBRE DE LA CARPETA

FOLIOS DEL AL FOLIOS DEL AL

FECHAS EXTREMAS DEL AL FECHAS EXTREMAS DEL AL

NO. CARPETA NO. CAJA NO. CARPETA NO. CAJA

DEPÓSITO ESTANTE BANDEJA DEPÓSITO ESTANTE BANDEJA

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDFT11 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO GDFT11

RÓTULO MARCACIÓN RÓTULO MARCACIÓN

FORMATO VERSIÓN 3 FORMATO VERSIÓN 3
CARPETAS O EXPEDIENTES CARPETAS O EXPEDIENTES
Aprobado: 03/11/2017 Aprobado: 03/11/2017

UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD PRODUCTORA UNIDAD PRODUCTORA

CÓDIGO SERIE O SUBSERIE CÓDIGO SERIE O SUBSERIE

NOMBRE SERIE O SUBSERIE NOMBRE SERIE O SUBSERIE

NOMBRE DE LA CARPETA NOMBRE DE LA CARPETA

FOLIOS DEL AL FOLIOS DEL AL

FECHAS EXTREMAS DEL AL FECHAS EXTREMAS DEL AL

NO. CARPETA NO. CAJA NO. CARPETA NO. CAJA

DEPÓSITO ESTANTE BANDEJA DEPÓSITO ESTANTE BANDEJA

 INSTRUCCIONES DE USO
NO CAMBIAR EL TAMAÑO DE LAS CELDAS
ENTIDAD PRODUCTORA Nombre del lugar donde se encuentra la unidad productora ej.: Delegación Antioquia, Registraduría auxiliar de Suba Niza
UNIDAD PRODUCTORA Nombre de la Unidad que realiza la transferencia documental
CÓDIGO SERIE O SUBSERIE Registre el código de la serie o subserie asignado por la TRD a cada una de las carpetas registradas, tenga en cuenta el 0 a la izquierda
NOMBRE SERIE O SUBSERIE Registre el nombre de la serie o subserie asignado por la TRD a cada una de las carpetas registradas
NOMBRE DE LA CARPETA Registre el nombre general del contenido de la carpeta ejemplo: en caso de la serie CONTRATOS: el nombre de la carpeta podría ser : Contrato
No 078 de 2016 Portes de Colombia s.a. Ejemplo cc. 35.993.939 Pedro Perez.
FOLIOS DEL AL Registra el número del primer folio hasta el último
FECHAS EXTREMAS Registra la fecha de apertura y cierre de las carpetas
DEL Registra la fecha de apertura de la carpeta
AL Registra la fecha de cierre de la carpeta
NO. CARPETA Número asignada a cada carpeta al interior de cada caja, este siempre comienza en 1
NO CAJA Número consecutivo asignado a la caja
Espacios asignados al Grupo de Archivo y Correspondencia
BODEGA Número del depósito donde se almacenarán las cajas
ESTANTE Número del estante donde se almacenarán las cajas
BANDEJA Número de la bandeja donde se almacenarán las cajas