METODOLOGIA PARA LA CONSTRUCCION DE LOS INDICADORES DE GESTION DEL PLAN OPERATIVO 2.005.

Guía del Participante Son muchas las metodologías utilizadas para formular y construir los indicadores de gestión de una organización, empero, buscando la uniformidad de criterios de las diferentes unidades ejecutoras de la Universidad Experimental del Táchira, se propone a continuación el Modelo desarrollado por el Instituto Venezolano de Planificación (IVEPLAN), el cual puede ser adecuado a los fines institucionales de esta universidad. Esta metodología se fundamenta en el modelo de “Caja Negra” o “Entrada-InsumoProceso-Producto-Efecto-Impacto”. A continuación se presentan con fines didácticos, las siguientes definiciones: Entrada: describe la cantidad de requerimientos de servicios o productos tangibles, formulados por los clientes o usuarios internos y externos de la unidad de análisis. Se refiere a las solicitudes de información, demanda de bienes y servicios, quejas, reclamos, denuncias, etc. Insumo: corresponde al conjunto de recursos requeridos por la unidad de análisis, para dar cumplimiento a los procesos, a fin de atender las demandas de los clientes y usuarios. La calidad de estos insumos incidirá en la calidad de gestión de la unidad de análisis. Proceso: consiste en la transformación de los insumos mediante los procesos establecidos. Producto: corresponden a los resultados de transformar los insumos mediante los procesos establecidos. Efecto: están representadas en las repercusiones inmediatas originadas a través de los productos resultantes. Impacto: se define como el propósito final de la unidad de análisis (una política, un proyecto, un programa, etc.), respecto al entorno donde tiene su incidencia la acción de la organización.

durante el año…. 1. Identificar los clientes-proveedores-competidores CLIENTES Denominación: Bienes o Servicios que demandan: PROVEEDORES Denominación: Bienes o Servicios que provee COMPETIDORES Denominación: 4. señalando: La actividad a evaluar. El lapso de tiempo seleccionado para practicar su evaluación.Pasos a seguir para la Construcción e Interpretación de los Indicadores de Gestión. Primer Paso: definición del objeto de estudio. Ejemplo: Evaluar la gestión de …….por parte de……en la ciudad de……. motivo de evaluación. 2. Realizar un diagnóstico de la unidad para generar los indicadores: PARÁMETRO A EVALUAR Unidad Objeto de Estudio: Misión: Principales Objetivos: Estructura Orgánica: 3. Identificar el proceso medular PARÁMETRO A EVALUAR Insumos Principales: Productos: Proceso Productivo de la Insumo unidad objeto: Proceso Producto Actividades medulares . Precisar el alcance o área. La unidad de análisis.

efecto e impacto que correspondan al estudio. por ejemplo: Gastados) EN ___________ (complemento de modo. para generar las variables que mejor describen la Unidad de Análisis. producto. por ejemplo: la compra de…) POR LA DIRECCIÓN DE__________ EN EL AÑO___ N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 VARIABLES DEMANDAS INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS EFECTOS IMPACTOS Física: Económica: Cronológica: Física: Económica: Cronológica: Física: Económica: Cronológica: Física: Económica: Cronológica: Física: Económica: Cronológica: Física: Económica: Cronológica: . proceso. lugar y tiempo. se obtendrá un listado de variables discriminadas por cada uno de los elementos componentes del modelo “Caja Negra”: Se utiliza el modelo “insumo-proceso-producto”. A partir de la unidad de análisis y utilizando el modelo “Caja Negra”. las cuales servirán de base para elaborar los indicadores de gestión requeridos por la unidad ejecutora. tal como se señala en el siguiente ejemplo: “TOTAL DE ______ (sustantivo en plural. insumo. Se deben formular tantas variables como sea posible por cada una de las relaciones de entrada. por ejemplo: Bolívares)_______ (verbo en pasado. Para ello se utilizará la siguiente estructura gramatical: 1 Indicación de numeral “de” 2 3 en plural 4 participio pasado 5 circunstancial de (momento) 6 circunstancial 7 circunstancial de modo Preposición Sustantivo Verbo en Complemento Complemento Complemento tiempo de lugar Como resultado de este proceso.Segundo Paso: producción de variables. se formulan un número determinado de variables.

dado que esto genera uniformidad a la hora de utilizar la variable. Los parámetros para la definición de criterios de jerarquización de los indicadores. En este paso. Se incluyen: Se excluyen: Como resultado de este proceso de conformará el “Diccionario de Variables”. Bajo estas premisas. La definición de la variable representa la reafirmación de los elementos que lo conforman. obteniéndose la escala de variables ya ordenadas por su jerarquía. se procederá a definir: 1. En este sentido. se construye una matriz de resultados donde se pondera cada variable en función de los distintos criterios establecidos. CRITERIO Economía Proceso RRHH Insumos Eficiencia Activos Tiempo Eficacia Programas Demandas PARÁMETRO Productos CONDICIÓN . Se jerarquiza a partir del listado de variables (resultado de la producción de variables) considerando los parámetros de eficiencia. constituyéndose el “manual de referencia” para conocer conceptualmente las variables diseñadas. Cuadro 1.Tercer Paso: definición y descripción de variables. La descripción de las variables representa la delimitación de las fronteras en las que se localiza. de la unidad de análisis. debiéndose hacer mención de los componentes que incluye y los que excluye. se debe especificar el significado y la relación de dependencia de las variables. eficacia y economía. Cuarto Paso: Jerarquización de variables.

Los criterios de jerarquización de los indicadores. Cuadro 2. N° 1 2 3 4 5 6 7 8 CRIERIO DE VALORACIÓN (Condición específica de cada criterio) 1 2 3 PUNTUACIÓN 4 5 6 7 8 9 10 4. se calcula para cada criterio la puntuación promedio.2. el cual debe ser aplicado a una muestra de personas seleccionadas sobre la base de su vinculación con la unidad de análisis objeto de estudio. se procede a realizar la ponderación de los criterios de jerarquización. Obtenidos los resultados del sondeo de la medición por muestreo. N° 1 2 3 4 5 6 7 8 CRITERIO GENERAL CONDICIÓN ESPECÍFICA DE CADA CRITERIO Economía en la generación de productos Economía en la realización de procesos Eficiencia en el desempeño de los RRHH Eficiencia en la selección de los insumos Eficiencia en la utilización de los activos Eficiencia en el uso del tiempo Eficacia en el cumplimiento de los programas Eficacia en la satisfacción de las demandas 3. Para ello. . El instrumento de medición para la ponderación de los criterios de jerarquización.

Cuadro 5. según la puntuación obtenida del proceso de ponderación aplicado. Se listan las variables generadas mediante el proceso de “producción de variables”. Asimismo. es recomendable redondear los porcentajes calculados. para efectos prácticos. para su jerarquización. . ORDEN CRITERIO CÓDIGO PESO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 6. Se ordena correlativamente cada uno de los criterios analizados. N° 1 2 3 4 5 6 7 8 CRITERIO RESULTADOS Puntos Orden 5. con indicación del factor de ponderación (peso) correspondiente a cada uno de ellos. Cuadro 4. se establece un código de identificación tomando la inicial de cada palabra clave del criterio que se trate.Cuadro 3. Además.

Una vez establecida las escalas de ponderación indicada en el Cuadro 4.para (o con que)….(variable).(criterio)…? La respuesta podrá ser cualquiera de las señaladas en la escala presentada en el siguiente cuadro: . se formula una “Pregunta Guía” a cada variable respecto a cada uno de los criterios.…. ….. Pregunta Guía: ¿Qué relevancia tiene el total de…. considerando su relevancia respecto a cada criterio de jerarquización. cuya respuesta dará la valoración buscada.N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 VARIABLE 7. Para ello.... se procede a asignar puntuación a las variables según una escala de valoración preestablecida.

7. Cuando la materialización de los hechos expresados en el criterio está determinada por la condición de la variable o viceversa. 7.3. (7.1. pero hay otros factores de peso que también influyen. Cuadro 7. generándose así tantos indicadores (y cuadros) como variables existan. 7.2. formulándose y respondiendo las preguntas guías en función de los criterios expresados en el Cuadro 4. Cuando la materialización de los hechos expresados en el criterio no está determinada por la condición de la variable ni viceversa. Se jerarquizan cada una de las variables del Cuadro 5. pero hay otros factores de mayor peso. 1 0 8.…..n) N° 1 2 3 4 5 6 7 8 PREGUNTA Puntos .Cuadro 6. Cuando la materialización de los hechos expresados en el criterio está influida por la condición de la variable o viceversa. N° RESPUESTA DESCRIPCIÓN DE LA RESPUESTA Puntos 3 2 1 2 Muy Relevante Relevante 3 4 Poco Relevante No es Relevante Cuando la materialización de los hechos expresados en el criterio está determinada principalmente por la condición de la variable o viceversa.

Se tabulan los resultados en una matriz. según la puntuación obtenida por cada variable: Cuadro 8. a partir de la cual. Cuadro 9. La puntuación dada a cada variable en función de los criterios de ponderación. se multiplica por el peso de cada criterio. N° CRITERIO Código Peso VARIABLE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 2 3 4 5 6 7 8 * * * * * * * * * * * * * * * * Puntuación Posición ◙ ◙ * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ * * * * * * * * ◙ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ * Puntos (cuadro 7) x Peso (cuadro 4) ◙ ∑ de los * de cada indicador Numeración indicativa de cada posición . N° CRITERIO (Código) 1 2 3 4 5 6 7 8 VARIABLES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 10.9. quedan determinados las posiciones definitivas del conjunto de variables ya jerarquizadas. lo que resulta en una valoración individual de cada variable.

Por consiguiente. mientras que la condición específica de cada criterio sirve de guía para la formulación del indicador. Estas preguntas deben enunciarse de modo tal que su respuesta se pueda expresar en términos cuantificables. Cuadro 10. se utiliza el criterio general como “denominación del indicador”. transformando la condición de cada criterio en pregunta: . es decir. Por ello. se utiliza la información contenida en el cuadro 2. Posición 1° 2° 3° 4° 5° 6° 7° 8° 9° 10° 11° 12° 13° 14° 15° 16° 17° 18° Variables jerarquizadas Puntuación ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ Quinto Paso: cuestionario de preguntas para la formulación de indicadores. que permitan su representación mediante un número. mediante preguntas formuladas a cada uno de los criterios de jerarquía seleccionados. se debe reflejar en un cuadro el listado de variables ordenadas según su jerarquía final. Además. a fin de establecer jerárquicamente cual es más relevante frente a la demás con igual puntaje.Cuando dos o más variables obtengan igual puntuación. Se realiza a partir de las variables de mayor jerarquía. se debe revisar comparativamente sus valoraciones. con indicación del puntaje obtenido como resultado del proceso de jerarquización de variables.

N° 1 2 3 4 5 6 7 8 Denominación del Indicador los programas. Eficacia en la satisfacción de ¿Cuántos(as)…………. Las preguntas formuladas en el cuadro 11. es importante tener siempre presente la jerarquía de cada indicador.el producto. se deben responder a través de los correspondientes indicadores de gestión.. usuarios para satisfacer sus necesidades? orientados a las metas físicas reales? de……. los activos. proporcionan los indicadores de gestión claves del sistema. generándose así un cuadro que reflejará el proceso de formulación de esos indicadores: . Eficiencia en el uso del tiempo.…. En el curso de este proceso. los RRHH.. insumos.Cuadro 11. ¿En que proporción “el producto” se concluye oportunamente? Economía en la realización de ¿En que proporción se cumple……………………? los procesos.. para descartar aquellos de poca relevancia para el sistema. costo? legales para la elaboración del producto? Eficiencia en el desempeño de ¿En que proporción los RRHH conocen los “los aspectos Eficiencia en la selección de ¿En que proporción los presupuestos de……………están Eficiencia en la utilización de ¿En que proporción esta garantizada la disponibilidad Pregunta Eficacia en el cumplimiento de ¿Cuántos(as)……. Economía en la generación de ¿En que proporción “el producto” se produce al menor los productos.son requeridos(as) por los usuarios? La respuesta a las ocho preguntas que se formulen.donde se…………….pueden ser utilizados(as) por los las demandas.

.donde se……………. .el producto. se puede generar más de un a formula por cada uno de ellos.pueden utilizados(as) por los usuarios para satisfacer sus necesidades? … 3 ¿En que proporción los presupuestos de……………están orientados a las metas físicas reales? … 4 ¿En que proporción esta garantizada la disponibilidad de……. 1 Xi /Xn (Posiciones) … … … … … … … Luego de realizar el proceso de formulación.son requeridos(as) Xi /Xn (Variables jerarquizadas) por los usuarios ser … 2 ¿Cuántos(as)…………. se presenta el sistema de indicadores producto de la información resultante del perfil de indicadores: Cuadro 13. … 5 ¿En que proporción “el producto” se concluye oportunamente? … que proporción se 6 ¿En cumple……………………? … 7 ¿En que proporción “el producto” se produce al menor costo? … 8 ¿En que proporción los RRHH conocen los “los aspectos legales para la elaboración del producto? Xi y Xn representan las variables jerarquizadas del cuadro 10.…. N° 1 2 3 4 5 6 7 8 NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR X = Variable jerarquizada Xi Variable jerarquizada Xn X2 = Xз = X4 = X5 = X6 = X7 = X8 = Nota: dependiendo de la complejidad de cada indicador. N° PREGUNTA INDICADOR JERARQUÍA DE LAS VARIABLES ¿Cuántos(as)……...Cuadro 12.

como apoyo a la tarea de seguimiento. 14.3……. Se definen algunos aspectos referidos a cada indicador para facilitar su descripción y clasificación.) Título Número Formula Jerarquía variables Objetivo Pertinencia Rangos Desempeño Causas Variación Correctivos de de de 1° Variable 2° Variable Código Tipo X = Variable jerarquizada Xi Variable jerarquizada Xn Categoría de las Variables Tendencia Niveles de desagregación Repercusiones respecto a otros indicadores Comparación con otros indicadores Fuente de información de los datos Periodicidad de la toma de datos Periodicidad de uso Usuarios potenciales .1. control y evaluación de control. (14. Esto.14.2.Sexto Paso: elaboración de perfiles de los indicadores. Cuadro 14.

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