PASO PARA CREAR COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

Por: BREYNER ORTIZ LOPEZ

Para poder iniciar la combinación de correspondencia abrimos Word, de manera

predeterminada se abrirá un documento en blanco. Debemos dejarlo abierto, si lo
cerramos no estarán disponibles los comandos.

Seguido de esto se debe crear la carta o el documento; daremos clic en la ficha de

correspondencia, utilice los comandos de la ficha correspondencia para combinar
correspondencia, trabajando en el documento principal.

En la ficha correspondencia, en el grupo iniciar combinación de correspondencia,

haga clic en iniciar combinar correspondencia.

Debemos hacer clic luego en la carta o documento, según el tipo de texto que
deseemos trabajar.

Hacemos clic en escribir nueva lista, o si ya existe una le daremos en: usar lista
existente o en su defecto nuestros contactos de Outlook.

Luego nos mostrará una ventana donde podremos crear la lista de direcciones,
daremos clic en el botón personalizar columnas, donde nos mostrará un listado de
nombres de campos por defecto del programa. Para nuestro caso, seleccionamos y
eliminamos los campos que sobren, después agregamos los que nos falten para
nuestra lista combinada de direcciones, y también podremos ordenar usando los
botones subir o bajar, quedando finalmente nuestra lista ya ordenada.

Continuamos ingresando los registros por ejemplo, y al terminar daremos clic en

aceptar y le asignamos un nombre “Administración Documental” y luego clic en guardar.

Seguidamente insertaremos los campos que se pueden combinar y separar con

signos de puntuación, por ejemplo; para crear una dirección podemos colocar los
campos en el documento principal de la carta de esta manera: damos clic en la flechita
de Insertar campo combinado, y ahí podremos aplicarles formato de color, negrita,
subrayado, cursiva, entre otras.

Ya después, para poder ver los datos combinados ocultos en los campos, hacemos
clic en el botón Vista Previa de Resultados y se verá así: “Nombre”, y después
ANTONY, podemos mirar los registros siguientes, buscar, comprobar errores en
Finalizar y Combinar nuestros datos combinados, esta barra de herramientas te permite
editar e imprimir tu combinación de correspondencia.

Ya estando listo nuestro documento, podremos imprimir esta combinación dando clic
en finalizar y combinar, luego le daremos en imprimir documentos; y así podremos
imprimir todos los registros o parte de ellos.