Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Gestionencompras Et 141012122133 Conversion Gate02
Gestionencompras Et 141012122133 Conversion Gate02
GESTION EN COMPRAS
FACILITADOR:
Emer Toledo Alcedo
Breve Historia de la logística
• Década del 50 = No se piensa en Logística
• Década del 60 = Se agrupan Distribución
Física y Logística Comercial
• Década del 70 =Logística Interna en las
Empresas
• Década del 80 = Integración de la Cadena de
Abastecimiento
• Década del 90 = Logística Global
• Milenio 2000 = Empresas Logísticas.
www.corporacionsesar.com 2
Definiciones de Logística
• “Función encargada del planeamiento,
control e implantación de las actividades
relacionadas al flujo eficiente de materiales
desde los puntos de origen al lugar de
consumo”.
• “Procesos para el manejo integral de la
cadena de establecimiento que, basada en
tecnología, logre a menores costos y tiempos
la satisfacción del cliente y la mejora
competitiva de la empresa”.
www.corporacionsesar.com 3
LOGÍSTICA COMO
INTEGRACION DE LAS
ACTIVIDADES DE LA
EMPRESA
LOGISTIC
PRODUCCIÓ Intersecció A Intersecció MARKETING
NActividades n de n de
Especificas Actividade Actividade
s Actividades s
-Actividades de -Programación del
Especificas -Nivel servicios -Promoción
planta producto
-Transportes -Servicios -Investigación
-Manejo de -Localización de clientes de mercados
materiales plantas
-Control de
-Embalaje -Productos
-Mantenimiento -Aprovisionamiento
Inventarios mixtos
de equipos e -Localización de
instalaciones -Almacenes detallistas -Precios
-Manutención -Flujo de
información
www.corporacionsesar.com 4
PLANEACION LOGISTICA
El planeamiento logístico elemento
importante o la razón por la cual una
empresa es capaz de distinguirse dentro
de su mercado y además obtener ventajas
competitivas mediante su capacidad de
distribución física.
En un segundo aspecto es la
evaluación del impacto de los planes
estratégicos propuestos.
www.corporacionsesar.com 5
PLANEACION LOGISTICA
Su relevancia radica en los siguientes
objetivos:
- La importancia del servicio al cliente.
- El impacto de los Costos Logísticos.
- El entorno que afecta a la Logística.
- Los conflictos de organización que
influyen en la Logística.
www.corporacionsesar.com 6
Grandes Retos
Empresariales
¿Como puedo mejorar ¿Como ser el
el competidor
servicio? con el mejor precio?
Innovación
Calidad
Reducción de ciclos de tiempo
Nuevos productos, nuevos servicios
Competitividad en coso y diferenciación
www.corporacionsesar.com 7
Importancia actual de la
Logística
Importancia actual de la Logística
LOS MERCADOS SE EXPANDEN
RECONSTR
UIR
MARGENES O BENEFICIOS SE
REDUCEN SITEMAS
LOGISTICOS
SE INCREMENTA EL NIVEL DE
SERVICIO
LA COMPETENCIA
SE ENDURECE
www.corporacionsesar.com 8
Motivos del Cambio
www.corporacionsesar.com 9
Estructura del Sistema
Logístico
Previsión demanda
Planificación de Requerimientos Gestión de
Compras Materiales
Transporte (Aprovisionamiento)
Inventario de Producción
Almacenes LOGISTICA
Manejo de Materiales y Productos Semi-terminados
Embalaje
Inventario de Distribución
Planeamiento de la Distribución Distribución
Procesamiento de Pedidos Física
Transporte (Distribución)
Servicio a Clientes
www.corporacionsesar.com 10
¿Qué entiende Ud.
Por Compras?
www.corporacionsesar.com 11
Que es Comprar…?
• Es el proceso de localización y selección
de proveedores, adquisición de productos
(materias primas, componentes o artículos
terminados), previa negociación sobre el
precio y condiciones de pago, así como el
seguimiento o acompañamiento de dicho
proceso para garantizar el cumplimiento
de las condiciones pactadas.
www.corporacionsesar.com 12
LA GESTION DE
COMPRAS
Objetivos y su
importancia como
elemento generador de
costos y gastos.
www.corporacionsesar.com 13
COSTOS
60% Materias Primas y Materiales
15% Gastos de Fabricación
10% Gastos de Ventas y
Financieros
10% Recursos Humanos
5% Otros Gastos Administrativos
www.corporacionsesar.com 14
Función de compras
• Abastecimiento o Aprovisionamiento es la
función logística mediante la cual se provee a
una empresa de todo el material necesario para
su funcionamiento.
• Su concepto es sinónimo de “provisión o
suministro”. Las actividades básicas dentro de
este proceso son las siguientes:
-Calculo de Necesidades y Adquisición.
www.corporacionsesar.com 15
Objetivos de la Función de Compras
• Mantener la continuidad del abastecimiento.
• Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la
calidad adecuada.
• Mantener existencias económicas compatibles con la
seguridad y sin perjuicios para la empresa (mínima inversión
en inventarios).
• Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, obsolescencia,
etc., buscando calidad adecuada.
• Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar
nuevos productos y materiales.
• Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar
la actuación.
• Preocuparse por la permanente capacitación del personal y,
mantener informado al Gerente de Logística o al Gerente
General acerca de la marcha del departamento.
www.corporacionsesar.com 16
Objetivos de la función
Compras
• Sostener la posición competitiva de la
empresa
• Cuidado de la imagen exterior de la
empresa
• Buenas relaciones internas.
www.corporacionsesar.com 17
FINALIDAD
Comprar materiales:
-de la CALIDAD adecuada
-de la CANTIDAD necesaria
-en la FECHA oportuna
-al PRECIO correcto
-de la FUENTE adecuada y
-con la ENTREGA en el lugar apropiado
www.corporacionsesar.com 18
Nuevas Funciones de Compras
• Investigación del mercado de
proveedores.
• Evaluación global de costos.
• Fusiones, grupos de compra, alianzas.
estratégicas.
• Manejo de outsourcing
• Administración de tiempos.
www.corporacionsesar.com 19
NO BUSCAR PRECIOS
MAS BAJOS
SI NO
COSTOS GLOBALES
MAS BAJOS
www.corporacionsesar.com 20
Principales “Creencias” en
relación a Compras
• Factor principal de decisión es el precio.
• Mas proveedores, mejor para escoger
• Frecuente rotación de proveedores
No hay garantía de repetición de pedidos
• Relación Proveedor – Cliente
“Yo fabrico o vendo, tu me pagas”
• Poca o limitada comunicación interna y externa,
en la mayoría de los casos, el responsable de las
compras sólo se limita a recibir ordenes.
www.corporacionsesar.com 21
Principales “Creencias” en
relación a Compras
• Los Gerentes Generales piensan que los
responsables de compra deben ser seguros,
honestos y perseverantes; sin ser necesaria
su participación en la toma de decisiones.
• Los mejores compradores-negociadores son
los de mas “experiencia” (conocedores,
mañosos, que se saben una mas que el libro,
los moscas), pero hay que vigilarlos para que
no se “pasen” a los intereses
personales…….. y del proveedor…..de todas
formas, “no hay comprador sano”…..
www.corporacionsesar.com 22
Visión de Futuro en
Compras
Necesaria participación activa en las decisiones
del futuro de la empresa
Proveedores-Compras-Área Técnica (calidad,
ingeniería)-Contabilidad-Usuario, como equipo
integrado.
Reducción del numero de proveedores
Mutuo conocimiento y confianza en ellos
Reducción de inventarios con entregas continuas
Negociaciones a plazos futuros y convenientes
para ambas partes.
www.corporacionsesar.com 23
Nuevo perfil del comprador
• Amplio conocimiento de lo que es y de lo
que hace la empresa
• Versatilidad y flexibilidad para los cambios
• Manejo de sistemas modernos de
información y comunicación
• Mucha creatividad e imaginación
• “Apto para todo”.
www.corporacionsesar.com 24
EL ENTORNO Y EL FLUJO DE
MATERIALES
• El entorno debe ser analizado en función de
los materiales que la Empresa emplea para
la elaboración de los productos o servicio
que presta.
• Para lo cual se deberá tener en cuenta lo
siguiente:
un producto terminado puede estar
constituido por unos cuantos insumos o por
cientos y a veces miles de componentes.
www.corporacionsesar.com 25
EL ENTORNO Y EL FLUJO DE
MATERIALES
• En el proceso de producción se utiliza
gran número de materiales que no forman
parte del producto terminado, pero que si
intervienen en su fabricación.
• Las herramientas y los materiales
requeridos para operar, mantener la
fabrica y la oficina constituyen otro grupo
de artículos necesarios para el
funcionamiento de la empresa.
www.corporacionsesar.com 26
EL ENTORNO Y EL FLUJO DE
MATERIALES
• El lanzamiento de un producto o equipo al
mercado, exige disponer de repuestos y
componentes listos para su venta, antes de
que uno solo de los productos o equipos
producidos haya llegado a manos de los
consumidores.
• Dar un buen servicio a los clientes, cuando
estos lo requieren así como mantener una
buena imagen de la Empresa en el mercado,
exige contar con los stocks suficientes.
www.corporacionsesar.com 27
EL ENTORNO Y EL FLUJO DE
MATERIALES
• El despacho de los productos terminados
necesita de materiales para su embalaje y
distribución.
Debiéndose prevenir a fin de contar con los
stocks suficientes.
• La regulación del flujo de materiales es
efectuada por la dependencia logística en
relación:
Los cambios que se produzcan en la
demanda de los productos terminados.
www.corporacionsesar.com 28
EL ENTORNO Y EL FLUJO DE
MATERIALES
• El desempeño de los proveedores, en
relación a la calidad de los artículos y al
cumplimiento en la entrega.
• Las existencias disponibles.
• Las previsiones y pronósticos que puedan
establecerse en función del consumo y de las
actividades con el relacionadas.
• Otros aspectos diversos que influyen en las
necesidades de la Empresa y en su política
sobre materiales.
www.corporacionsesar.com 29
EL ENTORNO Y EL FLUJO DE
MATERIALES
• Responsabilidad en el Flujo de Materiales
COMERCIALIZACION
Contacto con los clientes y venta del producto
terminado.
PRODUCCION
Planeamiento y programación de la producción,
transformación de las Materias Primas en
productos terminados.
USUARIOS
Definir características y especificaciones del
material que se requiere, mediante la requisición.
www.corporacionsesar.com 30
Origen de la Necesidad de
Comprar
• Materiales de Stock • Contratos
- Estadístico o en - Determinísticos
base a - A partir de programa
comportamiento de renovaciones de
histórico. contratos.
• Proyectos • Capacitación
- Determinísticos o - Determenísticos.
basado en la
programación del
proyecto (Gantt).
www.corporacionsesar.com 31
METODOS DE
ADQUISICION
FACTOR DE OPORTUNIDAD
Según la situación del mercado
De acuerdo al programa de producción
Estudio constante del mercado por las
variaciones y tendencias (estacionales)
Utilización de métodos estándares para
artículos de consumo estable.
www.corporacionsesar.com 32
METODOS DE
ADQUISICION
FACTOR DE OPORTUNIDAD
Compras Especulativas
• Análisis del riesgo
• Análisis de la tendencia del precio
• La no consideración del programa de producción
• Compra basada en la utilidad y no en la demanda.
• Costos de adquisición, de posesión, de capital.
• Análisis de obsolescencia.
www.corporacionsesar.com 33
METODOS DE
ADQUISICION
SEGÚN LA FORMA
www.corporacionsesar.com 34
Clacificación ABC
• C ----> Bajo 50
Volumen
0
1.00 2.00
www.corporacionsesar.com 35
ABC en las COMPRAS
• A: artículos que son pocos pero son los mas
caros o de mayor volumen. Mayor
control
www.corporacionsesar.com 36
Procedimiento para el ABC
• Se procede tomando cada item y
multiplicandolo por el numero de unidades
usadas en un año por el costo unitario.
Item Rotación Costo
1 1500 0.50
2 700 1.00
3 1000 0.40
4 50 2.00
www.corporacionsesar.com 37
Procedimiento para el ABC
• Esto proporciona el uso total anual en
términos de valor.
Item Valor
1 750
2 700
3 400
4 100
www.corporacionsesar.com 38
Clacificación ABC
• Herramienta técnica que permite seleccionar,
segmentar, diferencias del todo, colocándolo
de mayor a menor importancia.
• Permite canalizar esfuerzos para organizar
nuestro tiempo en la acción, para
concentrarnos en el mas importante.
sobretodo para tomar 2 acciones:
1) Control (ABC).
2) Delegación de responsabilidades ABC).
www.corporacionsesar.com 39
Procedimiento de Compras
• El funcionamiento de compras debe estar
dirigido por normas organizativas y
funcionales precisas que hagan que las
operaciones previstas siempre se realicen
del mismo modo.
• Un procedimiento es la sucesión de pasos
consecutivos para realizar una actividad.
www.corporacionsesar.com 40
DIAGRAMA DE FLUJO
NO
Requerimient Coordinación Almacén.
o al Dpto. de Copia de O/C al
compras Almacén
SI
Generación de Orden de
Compra
www.corporacionsesar.com 41
DIAGRAMA DE FLUJO
Jefatura de Logística
Procedimiento de adquisición de insumos
Area Solicitante B
Stock SI Despacha
suficient insumo
Despacho A
e insumo
NO
Solicita insumo
A Area.solicitante
mediante RQ. De
compra
Proveedores
Insumo NO Informa
Dpto. Compras
requerid deficiencias al B
Despacha o almacén
insumos
SI
Solicita insumos
mediante Orden Utiliza
de compra
B Fin
insumos
Realizado Autorizado Fecha de Elaboración
www.corporacionsesar.com 42
EVALUACION DEL
PROVEEDOR
1) CON QUE PROVEEDORES TRABAJAMOS……….?
2) CON QUE TIPOS DE PROVEEDORES QUEREMOS
TRABAJAR…..?
3) QUE REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LOS
PROVEEDORES…? CLIENT
E
8 PROVEEDORES
1 2 3 4 5 6 7 8
www.corporacionsesar.com 43
¿Qué cantidad pedir?-
Balance
• Costo Total=Costo de mantenimiento de +
Costo de comprar
Costo Total= Q/2 x CP + CA/Q x CC
Siendo: Q= tamaño de lote
CP= costo de posesión
CA= consumo anual
CC= costo de comprar
cantidad económica de pedido=Q= 2CA x CC
PU x
CP
www.corporacionsesar.com 44
Programa de Compras
• Es una herramienta administrativa en
la cual nos indica las cantidades de
artículos que deberán comprarse, asi
como el tiempo en que deberá
suministrarse al almacén para la
producción de la que se dedique la
empresa.
www.corporacionsesar.com 45
Elaboración del plan anual de
compras
Solicitudes
Planificación Elaboración
Análisis de de
y de
información información
programació información
histórica a los por usuario
n
usuarios
Planificación Análisis de
Formalizació
Consolidació estratégica de factibilidad
ny
n del plan abastecimient presupuestari
o a publicación
www.corporacionsesar.com 46
Programación de compras
• El desarrollo que han alcanzado los mercados nos
permite separar la negociación del pedido.
-Negociar contratos anticipadamente (si mi contrato vence en
septiembre, no tengo por qué esperar a julio o agosto para
negociar la renovación.
-Generar contratos de suministro flexibles, y por plazos
prolongados.
• Esto permite que las unidades de abastecimiento
generen una Programación anual de actividades que:
-Regule la carga de trabajo
-Ponga a los recursos mejor preparados en las licitaciones
complejas.
www.corporacionsesar.com 47
Definición de indicadores
• Nombre
- Identificar o definir explícitamente que es lo que se quiere medir
- Puede expresarse en un concepto genérico (Rotación de inventarios)
ó como concepto que relacione variables (porcentaje de …)
• Formula de cálculo
- Establecer claramente las variables y operaciones que se deben
realizar para el cálculo del indicador.
• Medios de verificación
- Identificar elementos observables.
- Definir métodos/instrumentos de medición que garanticen autonomía del
evaluador.
• Mecanismos de captura de datos
- De que forma se registran y recuperan los datos para el cálculo del
indicador.
• Meta (estándar)
- Valor deseado del indicador que se desea alcanzar
- Temporalidad/Gradualidad
www.corporacionsesar.com 48
LAS COMPRAS
Indice
1. Ingreso de la Requisición al Dpto. de Compras
2. Organización de las compras
2.1 Criterios de organización:
2.1.1 Por especialización en el producto
2.1.2 Por Importancia económica
2.1.3 Por la Procedencia
2.1.4 Por usuario
2.1.5 Por proceso administrativo
www.corporacionsesar.com 49
3. Seguimiento de las Compras
3.1 Pasos para la adquisición
3.2 Tiempos de adquisición
3.3 Seguimiento de la Requisición
www.corporacionsesar.com 50
1. Ingreso de la requisición al
Departamento de Compras
* La Requisición al ingresar al Departamento
de Compras, llega al jefe de compras, el que
luego la deriva al comprador a cargo.
* La Requisición llega al jefe de compras, para
su conocimiento, enterarse de los pedidos
importantes y autorice su tramitación.
Luego pasa a la sección: Seguimiento de
Compras, iniciándose el control de las
Adquisiciones o Requisiciones.
www.corporacionsesar.com 51
2. Organización de las
Compras
• El esquema de Organización del Area de
Compras en las empresas es relativo, pues
depende de las necesidades y magnitud de
cada una de ellas, por lo que plantearemos
sugerencias de su organización.
www.corporacionsesar.com 52
G. OPERACIONES
PRODUCCIO MANTENIMIENT
O
LOGISTICA C.CALIDAD
N
PLANEAMIEN
ALMACEN TO Y TRANSPO IMPORTACI
COMPRAS CONTROL
ES RTE ON
(c. materiales-
programación)
www.corporacionsesar.com 53
2.1 Criterios de organización de
Compras
• Existen diferentes criterios para organizar un
Departamento de Compras, mencionamos los
mas importantes:
2.1.1 Por especialización en el producto:
- Insumos o materias primas
- Químicos
- Repuestos
- Ferretería
- Plasticos, etc.,
www.corporacionsesar.com 54
2.1.2 Por su importancia económica
-Materiales “A”, “B”, “C”
2.1.3 Por su procedencia:
- Nacional
- importación
2.1.4 Por el usuario
- Producción
- Ventas
- Almacén
- Mantenimiento, etc,.
www.corporacionsesar.com 55
2.1.5 Por proceso administrativo
- Cotizaciones
- Tramite Administrativo
- Decisiones Técnicas, etc,.
Estos criterios y otros, se pueden combinar
según los requerimientos de la empresa.
Todas las organizaciones son activas, pues se
modifican según los requerimientos de
optimización y no olvidar, que la organización
debe
estar acorde a las necesidades de
EFICIENCIA.
www.corporacionsesar.com 56
El criterio de establecer el Perfil Técnico
y/o Profesional necesario para cada
puesto de trabajo en el Área de Compras,
considerando que esta unidad es el reflejo
de la empresa ante los proveedores, por
lo que, el personal a cargo debe estar
técnicamente preparado, con criterio para
tomar decisiones, asumir responsabilidad
y tener honestidad.
www.corporacionsesar.com 57
3. Seguimiento de las Compras
3.1 Definición:
* El Seguimiento de Compras,
es el
control que debe tenerse para
que
los plazos determinados para
cada
proceso de adquisición, se
cumplan.
www.corporacionsesar.com 58
Pasos para completar una
adquisición de una Requisición
1. Reconocimiento de la necesidad con una descripción y definición
exacta de las cantidades y características del producto ó servicio
que se requiere
2. Recepción del pedido o requisición (Aprobada).
3. Selección de proveedores (Estudio Mercado).
4. Solicitud de cotizaciones.
5. Recepción de ofertas.
6. Análisis de las ofertas y decisión técnica-económica
7. La Negociación y decisión de compra
8. Colocación ó emisión de la O/C.
9. Seguimiento de la Compra (Plazo de entrega de la mercadería).
10. Recepción e inspección de la mercadería.
11. Proceso documentario para pago al proveedor.
12. Mantenimiento de los Registros.
www.corporacionsesar.com 59
• Para realizar convenientemente todos
estos pasos, el comprador necesita de un
TIEMPO, por lo que se deben establecer
los tiempos necesarios para cumplir cada
uno de los pasos señalados
satisfactoriamente.
• La suma total de tiempos empleados en la
adquisición se denomina: “Tiempo típico
de compras” y es la base para el cálculo
del tiempo de reposición llamado: LEAD
TIME
www.corporacionsesar.com 60
La Unidad Orgánica de seguimiento, debe
tener la información actualizada de la
situación de todas las requisiciones
INGRESADAS a Compras.
Realizar todos estos pasos, origina un
costo llamado: “COSTO DE
ADQUISICIÓN”
Por lo que, si el monto estimado de la
Requisición es pequeño, no vale la pena
realizar todos estos pasos, pues se
encarecería la adquisición.
www.corporacionsesar.com 61
• Se sugiere, debido a las existencias de estos
Costos de Adquisición en la empresa, si el
monto estimado de la es 1/3 del costo de
adquisición, comprar sin necesidad de
formular la requisición y cumplir con el
procedimiento.
• Ejemplo:
Se tiene un Costo de adquisición en
compras de $ 150 y un costo estimado de
compras de un material en la empresa de $
50.
¿confeccionaremos la Requisición y
realizaremos el procedimiento de
Adquisición?
www.corporacionsesar.com 62
• A cada uno de estos procesos se les asigna
un plazo denominado: “Tiempo típico de
Compras”.
• La unidad de Seguimiento, controla que para
cada proceso se cumpla con el tiempo típico
de compras, caso contrario origina una:
ACTIVACIÓN O AVISO en el atraso al
tiempo establecido, al comprador encargado.
• Los tiempos típicos son establecidos en
forma conjunta con el comprador, sin
apremio y en forma normal, pero una vez
establecidos se comprometen a cumplirlos.
www.corporacionsesar.com 63
• En la unidad de seguimiento de Compras, cada
comprador debe abrir un “FILE” a cada Requisición
y ARCHIVAR en el file todos y cada uno de los
documentos relacionados con la Adquisición, los
que se mencionan a continuación:
1. Requisición
2. Solicitudes de cotización
3. Cotizaciones
4. Cuadro comparativo de cotizaciónes
5. Orden de compra (O/C)
6. Nota de ingreso al almacén
www.corporacionsesar.com 64
7. Cartas con el proveedor
8. Otros documentos y comunicaciones
9. Informe pago de factura al proveedor
• Todos estos documentos se recomienda estar
“FOLIADOS”, es decir numerados para sustentar las
decisiones tomadas en el proceso de las compras,
sobre todo en las auditorías.
• La responsabilidad del comprador, no termina con la
recepción del material, sino con el pago de la
factura correspondiente al proveedor. Luego del
pago, archiva el File como ATENDIDO.
www.corporacionsesar.com 65
ANALISIS DEL MERCADO DE
PROVEEDORES
www.corporacionsesar.com 66
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
OBJETIVOS
Actitud de satisfacción al cliente
Obtener un flujo continuo de Abastecimiento
Obtener un valor agregado a través del
producto o servicio que suministra
Disposición para cumplir objetivos y planes
concretos de mejora
Capacidad de aportar nuevas ideas para la
investigación y desarrollo de nuevos
productos o procesos
www.corporacionsesar.com 67
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
ESTRATEGIA
Basado en su especialización
Desarrollar estándares de calidad
Establecimiento de niveles de inventario
Desarrollar un sistema de comunicación
Proveedor – Cliente (Nextel – Celular –
Email – RPC – RPM )
www.corporacionsesar.com 68
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
DESARROLLO DEL VINCULO
PROVEEDOR – CLIENTE
Confianza mutua
Beneficio mutuo
Vinculo a largo plazo
www.corporacionsesar.com 69
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
DIVERSIFICACION
Es una práctica generalizada
Desarrollo de Competitividad
Seguridad en el abastecimiento al contar
con Proveedores de Contingencia
No existe dependencia con un solo
proveedor
Ofrece flexibilidad al Comprador.
www.corporacionsesar.com 70
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR UNICO
• Los volúmenes de compra despiertan el
interés en invertir
• Eficiencia en la Calidad del producto o
Servicio
• Compras especiales de Equipos o Bienes
de Capital (Distribuidor exclusivo –
propietario de la marca o proceso)
www.corporacionsesar.com 71
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR UNICO
Alianza estratégica
Mejores condiciones comerciales a través
de descuentos, oportunidades de entrega,
transporte etc;
Garantía en el Producto o Servicio
Servicio Post-venta
www.corporacionsesar.com 72
EVALUACION DE LAS
COTIZACIONES
• Una de las principales funciones de la Gestión
Logística a través de la función de Compras es
la de tomar una decisión: de elegir la mejor
oferta.
www.corporacionsesar.com 73
EVALUACION DE LAS
COTIZACIONES
CALIDAD
FECHA DE ENTREGA
CONDICIONES DE PAGO
MARCA-ASPECTOS TECNICOS
GARANTIA
SERVICIO POS-VENTA
VALORES
AGREGADOS
www.corporacionsesar.com 74
Planeamiento y requerimiento
de Materiales (MRP)
Todo producto debe cumplir con las
exigencias del mercado
Muchas veces estos no están disponibles;
no solo por problemas de distribución sino
también por la falta de materiales
requeridos.
Partiendo del Plan de Ventas y
Producción; los que determinan las
cantidades especificas y necesarias para
dar operatividad a la Empresa.
www.corporacionsesar.com 75
Planeamiento y requerimiento
de Materiales (MRP)
La razón del empleo del sistema MRP radica
en este aspecto en realizar los cálculos de
los tiempos de proceso productivo y como
consecuencia en la entrega del resultado
final en la cantidad y calidad requerida.
El MRP es una técnica para determinar el
cronograma y las cantidades a pedir
necesarios para cumplir con el Plan Maestro
de Producción.
www.corporacionsesar.com 76
Planeamiento y requerimiento
de Materiales (MRP)
El MRP trabaja en conjunto con el
Planeamiento de Requerimiento de la
capacidad (PRC), que se ocupa de la Mano
de Obra y de los Equipos.
Es un sistema para planear y controlar la
producción y el flujo de materiales.
Es un sistema de control de los inventarios
que genera las ordenes de fabricar y de
comprar en el momento oportuno para
apoyar el programa maestro.
www.corporacionsesar.com 77
Planeamiento y requerimiento
de Materiales (MRP)
El MRP se basa en que la demanda por
materiales, repuestos y otros componentes,
dependen de la demanda del producto final.
Se considera como un sistema de información
usado para el planeamiento; control de los
inventarios y la capacidad de planta.
Define la posibilidad de producir al comparar la
capacidad de planta disponible con la necesaria.
“ES UN SISTEMA EN CONSTANTE
EVOLUCION”
www.corporacionsesar.com 78
Elementos del MRP
PROGRAMA MAESTRO
ESTRUCTURA DEL PRODUCTO: Lista de
Materiales que componen el producto final.
REGISTROS DE INVENTARIOS: ¿Que hay en los
almacenes en stock? ¿Qué hay por recibir? ¿Qué
hay que entregar?
PLAN DE CAPACIDAD
PLAN DE COMPRAS
CONTROL EN AREA DE TALLERES: Administrar
órdenes para que sr terminen a tiempo
www.corporacionsesar.com 79
Planeamiento y requerimiento
de Materiales (MRP)
• El éxito del sistema MRP radica en los
siguientes aspectos:
SOPORTE INFORMATICO ADECUADO
-Datos sobre las existencias
-Tiempos de agotamiento (puntos de pedido)
-Costos
-Análisis estadísticos y pronósticos
DATOS EXACTOS, VERIFICABLES Y
DEMOSTRABLES
-Exactitud en los volúmenes de inventario
www.corporacionsesar.com 80
Planeamiento y requerimiento
de Materiales (MRP)
SOPORTE GERENCIAL
-Participación activa de la Alta Dirección.
CONOCIMIENTO DEL USUARIO
- Importancia y responsabilidad de su actuación.
www.corporacionsesar.com 81
Nuevas Herramientas Logísticas y de
la Cadena de Abastecimiento
usto iempo
Cuál es el enfoque de JAT?
www.corporacionsesar.com 83
Puntos Básicos del JAT(1)
www.corporacionsesar.com 85
Puntos Básicos del JAT(3)
15. Coordinación
13. Rediseñar 14. Fabricar según estrecha con
Procesos de Trabajo la demanda real Proveedores
www.corporacionsesar.com 88
Siete Desperdicios
www.corporacionsesar.com 89
1. Desperdicio por exceso de Producción
Este desperdicio se produce al fabricarse más artículos de los
que necesita el mercado.
El desperdicio por exceso de producción suele aparecer
cuando se trabaja por anticipado.
El exceso de producción oculta la causa real de los problemas
y crea otros más graves.
Los subproductos del exceso de producción son: más
existencias; más manipulación; más espacio ocupado; más
intereses financieros; más maquinaria; más defectos; más
gastos generales; más papeleo; más personal; etc.
www.corporacionsesar.com 90
2. Desperdicio por Tiempos de Espera
www.corporacionsesar.com 91
3. Desperdicio de Transporte
www.corporacionsesar.com 92
4. Desperdicio de Proceso
El método de proceso en si mismo puede constituir una
fuente de problemas que provoquen desperdicios
innecesarios.
Cuando los aparatos no están mantenidos o preparados
correctamente, los operarios tienen que realizar un esfuerzo
adicional para procesar los materiales (tamaño de platinas,
identificación del scrap, aumento de chatarra, reemplazo de
materiales, etc.).
www.corporacionsesar.com 93
5. Desperdicio de Existencias
Desechar los materiales obsoletos. (Orden y organización
del lugar de trabajo).
No producir artículos que no necesite el proceso
subsiguiente. (Equilibrio en la línea).
No comprar ni traer artículos en grandes lotes. (Los ahorros
que se obtengan gracias a los descuentos por cantidad,
quizás sean menores que los desperdicios de existencias).
Fabricar productos en pequeños lotes. (Reducir los tiempos
de cambios de útiles / habrá más cambios).
www.corporacionsesar.com 94
GRAFICO DE DESPERDICIO DE EXISTENCIAS
Producto acabado
Materias Primas que va a los clientes
Problemas de Transporte
Comunicación prolongado
www.corporacionsesar.com 96
7. Desperdicios por Defectos en los
Productos
Cuando en determinado puesto de trabajo se producen
defectos, los operarios de los puestos subsiguientes
pierden tiempo esperando, con lo cual se añade costo al
producto y se aumenta tiempo de producción. Además
quizás sea necesario repetir el trabajo o desechar los
productos defectuosos.
www.corporacionsesar.com 97
Los Costos Logísticos
Costos Unitarios
+ +
www.corporacionsesar.com 99
Costos de Renovación
Son los costos de la Gestión de las
Compras:
• Solicitudes de cotizaciones; recepción,
análisis y evaluación de cotizaciones;
Ordenes de Compra.
• Teléfono, fax, e-mail, visitas
• Controles varios sobre facturación e
inventarios.
www.corporacionsesar.com 100
Costos de Posesión
Son los costos en el manejo,
manipuleo y almacenamiento de los
materiales:
• Intereses sobre la inversión en materiales
• Cuidado de los materiales
• Monto de la prima de seguros
• Volumen de almacenaje
• Control de Inventarios
• Riesgo por obsolescencia, deterioro o
merma www.corporacionsesar.com 101
Costo de rotura de stock
www.corporacionsesar.com 107
2.2 Ahorros en Costos de
Posesión
Son los ahorros en el manejo,
manipuleo y almacenamiento de los
materiales:
• Menor cantidad de productos que cuidar
• Menor monto de la prima de seguros
• Menor necesidad de capacidad de
almacenaje
• Mejor Control de Inventarios
• Reducción del riesgo por obsolescencia,
deterioro o merma
www.corporacionsesar.com 108
3. Se traduce en una buena y
estrecha relación con los
proveedores
www.corporacionsesar.com 116
Qué tenemos que hacer ?
www.corporacionsesar.com 123
Actual Distribución de las Compras
por Proveedores
• Materiales con
Proveedores
Exclusiv
6%
Alternativos
Seleccio
Socio
75% del Total – Gran Mayoría de Items
de Compras
• Materiales con
10%
0%
Proveedores
Seleccionados
– Hojalata - Leche en Polvo
– Conductores eléctricos
(Cables)
Alternativ
– Tinta para Cajas - Almidón
84% – Mineral de Hierro - Plomo
– Frutas para Yogurt
• Materiales con
Proveedores Exclusivos
– Esencias y Colorantes,
Tetrapack
– Sulfato de Aluminio Tipo
www.corporacionsesar.com 124 A
Ejemplo: Cuadro comparativo de los
Procesos de Compra Locales
Proveedor Alternativo
REQUISICION OBTENCIÓN
EVALUACIÓN Y ORDEN DE
DE DE OFERTAS ENTREGA
NEGOCIACION DE OFERTAS COMPRA
MATERIALES (3)
día 1 día 2 día 3,4 día 5 día 6 a 16
Proveedor Seleccionado
REQUISICION
ORDEN DE
DE ENTREGA
MATERIALES COMPRA
Proveedor Exclusivo
REQUISICION DE ORDEN DE
MATERIALES ENTREGA
COMPRA
www.corporacionsesar.com 125
Marco Conceptual de las Compras
• Orientación de las Compras de Proveedores
Alternativos a Proveedores Seleccionados
y/o Exclusivos
• Distribución de las principales formas de
Comprar por su Característica:
– Compras Directas: Con Proveedores Exclusivos
– Compras por Negociación: Con Proveedores
Seleccionados
– Compras por Montos: Proveedores Alternativos.
Ejemplo:
• Hasta US$ 500 1 Cotización
• Mayor de US$ 500 3 Cotizaciones
– Compras Urgentes: Cualquier Proveedor.
www.corporacionsesar.com 126
Distribución del tiempo para comprar
www.corporacionsesar.com 129
La búsqueda del Proveedor
• Investigar fuentes de abastecimiento en
función de productos
• Analizar las fuentes para:
– Calificar las ventajas de cada una
– Establecer una selección mediante una
negociación y una prueba para colocar un
pedido inicial
– Definir el período de experimentación
– Llegar a una conclusión
– Calificar para el futuro.
www.corporacionsesar.com 130
Factores de Análisis y
Evaluación del Proveedor(1)
• Tipo de Proveedor
• Historial y Tiempo de
actuación
www.corporacionsesar.com 131
Factores de Análisis y
Evaluación del Proveedor(2)
• Capacidad de abastecer y negociar
técnicamente
• Situación y
estabilidad
financiera y
de crédito
www.corporacionsesar.com 132
Factores de Análisis y
Evaluación del Proveedor(3)
• Resultados técnicos y en el suministro de sus
productos
Precio
Calidad
Oportunidad
Garantía
www.corporacionsesar.com 133
Factores de Análisis y
Evaluación del Proveedor(4)
• Experiencia - Organización - Procedimientos -
Actitudes y Servicios.
Servicios
Actitude
s www.corporacionsesar.com 134
Factores de Análisis y
Evaluación del Proveedor(5)
• Sistemas de Información y Comunicaciones
www.corporacionsesar.com 135
Factores de Análisis y
Evaluación del Proveedor(6)
• Situación y Relaciones
con su personal
www.corporacionsesar.com 136
Factores de Análisis y
Evaluación del Proveedor(7)
• Apoyo técnico
www.corporacionsesar.com 137
Factores de Análisis y
Evaluación del Proveedor(8)
• Rapidez de respuesta ante las necesidades
del cliente.
www.corporacionsesar.com 138
La Negociación
La Negociación
Principales Características
• Valores, Precios
• Entregas
• Características y Especificaciones
• Condiciones y Formas de Pago.
www.corporacionsesar.com 141
La Negociación
Puntos Importantes
www.corporacionsesar.com 142
La Negociación
Exigencias (1)
• Experiencia
• Criterio para:
– Juzgar a la gente
– Conocer el carácter de las personas
– Sacar provecho de sus conocimientos
– Conocer la situación y cómo cambiarla
– Saber cuándo hablar y cuándo callar
– Percatarse de la honestidad o la
deshonestidad
– Confiar o desconfiar de quien negocia con
uno.
www.corporacionsesar.com 143
La Negociación
Exigencias (2)
www.corporacionsesar.com 144
La Negociación
Recomendaciones (1)
www.corporacionsesar.com 145
La Negociación
Recomendaciones (2)
• Mientras más se empuje, mayor será la
resistencia
• Utilice la persuasión, no la jactancia
• Evite los ultimatums
• No acose, pregunte con cortesía
• Mantenga la calma, pero no deje de simular
un desagrado o un desacuerdo
• Haga preguntas eficaces
• Prepare preguntas con anticipación
• Pero sobretodo ..... No Mienta !!!
www.corporacionsesar.com 146
EVALUACION DE LA GESTION DE
COMPRAS
Es importante medir la eficiencia de un área ;
Compras ente a través del cual se realizan
constantes desembolsos de dinero está sujeta a una
permanente evaluación ; debido a que su gestión
incide en los resultados de la Empresa.
Los directivos podrán evaluar la manera eficaz como
realizan su tarea con una serie de parámetros .
La asignación de objetivos para alcanzar dicha
eficiencia puede llevarse a cabo mediante la
selección de respuestas a las siguientes preguntas :
¿ Existen manuales de organización , función
procedimientos y políticas ?
¿ Pueden prepararse?
www.corporacionsesar.com 147
EVALUACION DE LA GESTION DE
COMPRAS
¿ Es posible reducir los Costos de Adquisición ?
¿Que descuentos se obtiene usualmente de los
Proveedores ?
¿Cuantos artículos suministrados a su Empresa tiene un
solo Proveedor ? ¿ Pueden obtenerse otras fuentes de
Abastecimiento ?
¿ Cual es la rotación de Inventarios en su
Empresa ?
¿ Puede mejorar la calidad de los artículos que compra ?
¿ Puede reducir el número de requisiciones no atendidas por
su dependencia ?
¿ Puede reducir el tiempo de demora en la obtención de los
materiales ?
www.corporacionsesar.com 148
EVALUACION DE LA GESTION DE
COMPRAS
www.corporacionsesar.com 149
EVALUACION DE LA GESTION DE
COMPRAS
www.corporacionsesar.com 150
EVALUACIÓN DE LA GESTION DE COMPRAS
ANÁLISIS DE RESULTADOS
Nivel de Consumo
Rotación de las Existencias
Costos de Abastecimientos
www.corporacionsesar.com 151
EVALUACIÓN DE LA GESTION DE COMPRAS
MEDIOS Y ORGANIZACIÓN
Medios Materiales
Recursos Humanos
Organización de Servicios
www.corporacionsesar.com 152
EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS
ACTIVIDAD Y FUNCIONAMIENTO
Presión del Entorno
Interacción de las Funciones
www.corporacionsesar.com 153
EVALUACION DE LA GESTION DE
COMPRAS
INDICADORES
Para Logística los indicadores son una ayuda a
la toma de decisiones , indispensables para
disminuir los riesgos y para medir las diferencias
entre los objetivos planificados y los resultados
obtenidos
A continuación detallamos algunos de los
indicadores que se pueden evaluar en función :
1. A la satisfacción de los Clientes Internos ,
Proveedores - Productos
1. 2- Departamento y a la Calidad del Servicio
www.corporacionsesar.com 154
EVALUACIÓN DE LA GESTION DE COMPRAS
www.corporacionsesar.com 155
EVALUACION DE LA GESTION DE COMPRAS
www.corporacionsesar.com 156
EVALUACIÓN DE LA GESTION DE COMPRAS
www.corporacionsesar.com 157
EVALUACION DE LA GESTION DE
COMPRAS
RATIOS
• Es la relación fabricada de dos magnitudes elegidas
de tal forma , que tiene un significado racional como
medio de observación o de análisis de una situación
o de una evolución
• La interpretación está en función de una serie de
circunstancias muy diversas , su valor depende de
aspectos muy diversos y por ello no es posible
atribuirles uno definitivo o riguroso , constituyendo
solamente una herramienta muy apta para simplificar
el análisis de datos empresariales y de gestión .
www.corporacionsesar.com 158
EVALUACION DE LA GESTION DE
COMPRAS
www.corporacionsesar.com 159
INDICE DE LA MEDICIÓN DE COMPRAS
ORDENES DE COMPRA
• Número de ordenes de compra emitidas en el año
• Relación de ordenes de compra por valor
• Relación de ordenes de compra emitidas de manera
urgente
www.corporacionsesar.com 160
ÍNDICE DE LA MEDICION DE COMPRAS
CONSUMOS
• Detalle de consumos clasificados por :
Materias Primas
Suministros
Repuestos
EXISTENCIAS
• Promedio mensual de existencias en el almacén
• Promedio Mnensual de Existencias de Materias
Primas
• Promedio mensual de lubricantes , grasas ,
repuestos para Mantenimiento
www.corporacionsesar.com 161
INDICE DE LA MEDICIÓN DE
COMPRAS
PROVEEDORES
• Número de proveedores atendidos en forma mensual
• Número de visitas efectuadas en forma mensual
• Número de rechazos en forma mensual
ECONOMIAS
• Monto y porcentaje de ahorro obtenido
• Relación de productos sustituidos o nuevos
VENTAS
• Número de artículos vendidos debidamente
clasificados
www.corporacionsesar.com 162