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Introducción a la producción

En el desarrollo de este tema se pretende describir las herramientas administrativas necesarias


para que el pequeño empresario sepa con qué cuenta para trabajar de una manera eficiente.

Al mismo tiempo, que conozca todo lo que se debe hacer para ofrecer un producto o servicio
terminado, controlar diversas actividades, tomar decisiones y no equivocarse al tener que decidir
por algo que no va a cambiar, probablemente, en un largo periodo y que sí puede costar mucho.

Concepto de producción

Producción es la transformación de insumos, de recursos humanos y físicos en productos


deseados por los consumidores. Estos productos pueden ser bienes y/o servicios.

La manufactura como parte de la producción

Es muy común darle el nombre de producción únicamente a la elaboración de bienes; sin


embargo, el concepto de manufactura es el que abarca exclusivamente la elaboración de éstos. En
cuanto a la producción de servicios, se le conoce más comúnmente como prestación de servicios.

Manufactura es una forma especial de producción mediante la cual la materia prima y los
materiales semiterminados son procesados y convertidos en productos terminados necesarios
para los consumidores.

A partir de los conceptos de producción y manufactura se puede deducir que la producción


engloba un todo y que se pueden producir servicios además de bienes; en cambio, el término
manufactura se aplica sólo a la producción de bienes. Por lo tanto, puede decirse que un sistema
productivo es tanto para elaborar bienes como servicios

Asimismo, la manufactura se entiende como el proceso de ensamblar varias piezas para formar un
producto terminado sin que cambien las propiedades físicas de cada pieza; por ejemplo, las partes
para producir un bolso de mano o un cinto al que sólo se le unen partes.

Clasificación de bienes (manufactura) y servicios (prestación de servicios)

Para clasificar a las empresas desde el punto de vista de su producción, hay que saber qué
producen y cuál es su sistema (o forma de producción.

Un producto es el resultado final de un proceso de producción, por lo cual puede ser un bien o un
servicio. Al término producto, al igual que al término producción, por lo general se les relaciona
con la elaboración de bienes, y no es así, ya que un servicio también es un producto.
Un bien es algo que se puede tocar, contar, medir o pesar, además de que se debe obtener algún
beneficio, interés o fruto de él. El servicio es la utilidad, provecho o beneficio que obtiene una
persona o un grupo de personas del trabajo que otra u otras personas ejecutan.

Algunos ejemplos de lo anterior pueden ser los siguientes:

Bien Beneficio Serivicio Utilidad

Mantiene en buen estado


Satisfacción, buena
Refrigerador los alimentos y decora la Corte de Cabello
apariencia del cliente.
cocina.

Funcionamiento y buen
Alimenta y satisface el Reparación de Artículos
Fruta o Verdura estado de los artículos del
gusto de los clientes. eléctricos
cliente.

Moderniza la empresa y
Elaboración de sistemas
Libro Interés del lector. hace más eficientes y
computacionales
rápidas sus operaciones.

Combinación de Bienes y Servicios

Existen bienes y/o servicios que se pueden combinar entre sí y aprovechar dentro de su sistema de
producción de bienes, prestar un servicio como algo adicional, o viceversa.

Planeación de la producción

Concepto de planeación

La planeación de la producción es la técnica o herramienta necesaria para prever cada etapa de


todas las operaciones separadas o integradas de un proceso productivo y su producto
Pronóstico de ventas: base para la producción

Existen diferentes formas para determinar qué cantidad de producto (bien o servicio) se venderá y
en qué tiempo se debe entregar al cliente. A partir de esta información se deben considerar los
siguientes aspectos.

Se debe establecer si la cantidad que se tiene planeada vender se puede producir con los
elementos con que la empresa dispone; esto se sabe si se conoce la cantidad de producto que se
puede elaborar en un periodo determinado.

Para una empresa de servicio es difícil definir la cantidad de servicios que puede brindar; en este
caso, se miden los insumos o recursos con que cuenta la compañía. El tiempo que tarda la
empresa en producir también es importante.

Por otra parte, la planeación de la producción de una empresa que comercializa debe basarse en
el pronóstico de ventas; por ello, debe considerar la cantidad que compra de mercancía para
después venderla y, la cantidad de producto que puede almacenar.

El objetivo del pronóstico de ventas no es sólo determinar si se puede o no cumplir con él; lo
importante es, precisamente, planear para que ese pronóstico se cumpla.

Mano de obra requerida

La mano de obra se refiere a las personas que forman parte del proceso productivo terminado y,
que, con su esfuerzo y trabajo, transforman la materia prima y logran el producto terminado. Por
otra parte, planear la mano de obra para la producción significa definir las características que, con
relación al trabajo que va a desempeñar, debe tener la persona.

Materia prima requerida

La materia prima son los elementos, partes o sustancias de que está compuesto el producto
terminado.

Cantidad de Materia Prima.

Este subtema se refiere a la cantidad de materia prima que se necesita para la elaboración del
producto; para saberlo, primero se debe conocer su composición y la cantidad que contiene. Esta
información se compara con el pronóstico de ventas y se obtiene la cantidad total de materia
prima requerida.
Tiempo en que se necesita

La materia prima debe estar lista en el momento que se requiera de ella. Éste es un factor del cual
depende si se entrega o no a tiempo el producto terminado.

Un aspecto importante es averiguar el tiempo promedio que tarda en llegar la materia prima a la
compañía, al cual hay que sumarle un tiempo extra previendo cualquier contratiempo.

Otro factor fundamental se relaciona con el pronóstico de ventas; es decir, si se prevén ventas
para dentro de un mes y la elaboración de todo lo que se va a vender insume 15 días, el material
tiene que estar disponible dentro de esos 15 días.

Inventario de producto terminado

Otro factor esencial para planear la materia prima es el inventario del producto terminado; es
decir, si existen productos disponibles para venta, la cantidad de materia prima requerida será
sólo la necesaria para producir lo que falta y el tiempo requerido se maneja de igual forma que en
el punto anterior.

Lugar de trabajo y almacenamiento

Definición de lugar de trabajo

El lugar de trabajo es el espacio físico donde se reúnen personas, equipo, herramientas y materia
prima para formar el producto terminado.

Cuanto mayor sea el error de planeación de una instalación, por ejemplo, una fábrica, un
departamento o una máquina tanto más costoso y menos probable será que se modifique,
además de que afectará durante más tiempo la operación.

Localización y ubicación del lugar de trabajo

Tratándose de una empresa pequeña, es muy probable que al principio el trabajo se realice en la
casa del empresario o en un taller instalado en la cochera o en alguno de los cuartos de la casa.
La importancia de la localización es que siempre se trabaje en un mismo lugar, pues así se evitan
pérdidas de tiempo y esfuerzo al tener que trasladar de un lugar a otro todo lo que se necesita
para trabajar

El lugar de trabajo debe contar con iluminación y ventilación apropiadas y, si es posible, con un
clima agradable, para que las personas que trabajan ahí se sientan a gusto.

La materia prima debe estar almacenada cerca del lugar de trabajo.

Dicho lugar debe contar con servicios de agua y drenaje, además de ser higiénico.

Por ejemplo, si se va a trabajar en un lugar en donde no hay buena iluminación, es conveniente


hacer instalaciones eléctricas adecuadas o simplemente traer corriente eléctrica de otra parte
para colocar los focos que se necesiten.

Si se cuenta con dinero suficiente para comprar o rentar un lugar (casa, cuarto o local), se debe
considerar si es fácil o difícil llegar a él; es decir, si existen medios de transporte rápidos y seguros
y si está cerca de la materia prima, además de contar con las características antes mencionadas.

La localización de una empresa de servicios es muy importante, sobre todo si se trata de servicios
a la comunidad. En este caso, se puede decir que la empresa de servicio nace porque a esa
comunidad le hace falta dicho servicio. Por ejemplo, una compañía que reparte tanques de gas
butano no se va a localizar en una comunidad en donde todas las casas tienen gas por tubería.

Cuando se trata de una empresa de servicios a la cual acuden sus clientes, ésta debe ubicarse en
un lugar de fácil acceso y contar con todos los servicios públicos, ya que ello le ayudará a
incrementar la clientela.

Distribución de los elementos necesarios para trabajar

Una vez que ya está localizado el lugar para trabajar, el siguiente paso es distribuir todo lo que se
requiere para ello: acomodar todo de tal forma que el trabajo se facilite.

El almacén de materia prima y el del producto terminado se deben considerar en la distribución;


estos deben estar donde se recorra la menor distancia posible para llegar al lugar donde van a ser
utilizados; esto es, del almacén de materia prima al iniciar el proceso de producción al almacén de
producto terminado, cuando finalice dicho proceso de producción.

Medidas de Seguridad necesarias en el trabajo.

Al localizar y distribuir los elementos de trabajo de una planta debe considerarse la seguridad de
las maquinas, el material y las personas.
Los almacenes de materia prima y productos terminados deben tener las condiciones de
temperatura, humedad, espacio u otra característica especial, para que no se maltraten, pierdan
propiedades, desperdicien, etcétera.

La seguridad con relación a la maquinaria depende de su correcta instalación: que no se cambie


constantemente de lugar y que esté colocada en un lugar en donde solo va a ser utilizada para el
fin para el que está diseñada.

De todo, lo más importante es la seguridad de las personas; se debe proporcionar medidas de


seguridad si se corre algún riesgo en el trabajo que realizan.

Herramientas de trabajo

Una herramienta es un instrumento que auxilia a una persona para que no trabaje directamente
con las manos; no es una maquinaria, pero es indispensable para realizar el trabajo.

Se puede sustituir con menor costo que la maquinaria y mover de un lugar a otro con relativa
facilidad por ejemplo un martillo.

En el caso de los servicios, las herramientas de trabajo son los apoyos que lo facilitan. Por ejemplo,
un libro para una investigación; sartenes, cucharas y cuchillos para un restaurante

La función de las herramientas es facilitar el trabajo durante el proceso de producción; son


sumamente indispensables, pues, si faltan o se llega a dañar alguna, se entorpece el trabajo y, en
algunas ocasiones, éste se tiene que suspender. Figura 6.5 Los elementos de un lugar de trabajo,
Por ejemplo, si una costurera no tiene tijeras o están en mal estado, no puede trabajar.

Las herramientas siempre deben estar en el lugar de trabajo, en un lugar destinado especialmente
para ellas, o bien, en el lugar en que se les utilizará. Se debe contar con todas las Herramientas
necesarias y en buen estado. Ello facilita trabajo y da la seguridad de que no va a ser interrumpido,
lo cual garantiza buenos resultados del proceso productivo.

Compra de materias primas

Concepto de comprar

Comprar es adquirir algo por dinero. Este tema se trata en esta unidad ya que la mayor parte de
las compras están destinadas al proceso productivo, por ejemplo, las compras de materia prima;
sin embargo, el material que se ofrece a continuación puede servir para hacer compras de
cualquier índole y con distintos fines.
Efectos de una buena compra en toda la empresa

La función de compras es la que asume la responsabilidad de gastar la mayoría de los ingresos de


la compañía, por lo cual es indispensable definir con claridad los controles y las funciones cuando
dicho gasto se efectúa.

Por otro lado, el efecto de una buena compra es económicamente más significativo que el de una
venta, porque cada peso que se ahorra al comprar es un peso que pasa a formar parte de las
utilidades. En cambio, un peso de ventas, por el que se pagan impuestos, genera menores
beneficios.

Políticas de compra

Para llevar a cabo una compra se debe tener una guía; las políticas de compra son importantes,
sobre todo por los continuos cambios de precios y la escasez de los materiales.

Se puede comprar, según convenga, de acuerdo con las siguientes políticas:

Producir o comprar

Debe decidirse si lo que se compra puede producirse dentro de la misma empresa.

Los proveedores suelen exigir precios demasiado altos; si se decide producir, bajan los costos,
además de tener la oportunidad de vender el producto que se decidió producir.

Asimismo, puede presentarse el caso contrario: estar produciendo alguna materia cuya compra
abarataría los costos.

Para tomar la decisión de producir o comprar, deben compararse constantemente los precios (sus
variaciones) y la disponibilidad de los proveedores para entregar la compra.

Compras "a instancias" o compras "para más adelante"

Si una compañía sigue una política de compras "a instancias", ordena pequeñas cantidades a
intervalos frecuentes. Las compras "para más adelante" consisten en comprar cantidades mayores
con menos regularidad.

No se puede determinar con exactitud la línea que separa una política de la otra; pero se tiende a
seguir una, según los precios en el mercado. Si los precios tienden a cambiar continuamente, la
compra "a instancias" probablemente minimizará el riesgo de pérdida, a través de la depreciación
del inventario. Por otro lado, si los precios tienden a ser estables durante periodos mayores, se
tienden a hacer compras de cantidades mayores a intervalos más amplios.

Otro factor que afecta la selección de estas dos políticas es el capital invertido en el inventario.

En los últimos años, la tendencia se ha inclinado hacia las compras "a instancias” porque éstas
generan ahorros con respecto al espacio de almacén, los riesgos de desperdicio, daño o robo de
inventarios descienden y el resto del capital se puede destinar a otra área de la organización.

Compras por contrato

Este tipo de adquisiciones se basa en un acuerdo con el vendedor, en donde se establece que éste
va a proveer de materiales durante un periodo determinado a cuya finalización el contrato puede
o no renovarse.

La ventaja de este acuerdo es la seguridad de que nunca faltará material y que se aprovecharán los
precios bajos en el momento de la compra. Para efectuar este tipo de compras es necesario pagar
una gran cantidad del pedido por adelantado.

Funciones de compra

Establecimiento de las especificaciones de lo que se va a comprar

No se puede comprar algo que no se conoce, Es necesario saber qué es lo que se va a adquirir y
recabar la mayor cantidad posible de información acerca del material (peso, tamaño, color,
textura, apariencia, etc.). Ello le sirve al comprador para:

 Establecer Las características de lo que va a comprar, que, más adelante, en el momento


de recibirlo, le ayudará para decidir si lo acepta o no.
 Colocarse en una mejor posición con respecto al vendedor y poder exigirle calidad, buenos
tiempos de entrega y, en general, tener más libertad para negociar.
 Estar seguro de que lo que va a comprar le va a servir. Por ejemplo, no podría comprarse
el tapiz sólo pidiendo "papel tapiz", se debe especificar el color, la textura, el tamaño, etc.

Detectar cuándo se necesita la materia prima y activar la compra

Una compra debe hacerse cuando la materia prima llega a una cantidad mínima, la cual se
establece mediante diferentes factores. Cuando en el almacén se llega a tal cantidad de material,
se debe activar la compra. Este criterio se utiliza con referencia a materiales que se compran con
frecuencia, están almacenados y se conoce su consumo aproximado en determinado periodo.

Para activar la compra, tanto de material de compra con frecuencia como para aquel que se
adquiere en pocas ocasiones, se debe solicitar a diversos proveedores el precio y tiempo de
entrega

Cuando un comprador pide el precio y el tiempo de entrega a un proveedor, por una cantidad
determinada de material, éste debe responderle por escrito o proporcionarle personal o
telefónicamente una cotización. Una cotización no compromete a una persona a hacer una
compra; sólo recibe información que va a usar para decidir a quién comprar.

Elección del proveedor

Con la experiencia de comprar y tener trato con los proveedores, se llega a conocer la calidad de
sus productos, precios, descuentos, su cumplimiento y puntualidad en las entregas y cualquier
otro aspecto que ayude a elegir al proveedor.

Orden de compra

Después de elegir a un proveedor, se le comunica que se le va a comprar el material. En algunos


casos, esta comunicación puede hacerse telefónicamente o de palabra. Se llama al proveedor, se
le confirma la cantidad que comprará y se le solicita que envíe la mercancía. Esto es colocar una
orden de compra de manera informal, sobre todo si el proveedor no entregó cotización por
escrito.

En este caso, se confía en que el proveedor entregará la cantidad pedida, en el tiempo de entrega
y el precio establecido.

Un modo formal de colocar una orden de compra es hacerla por escrito. Se pueden adquirir
órdenes de compra impresas con número de folio (número consecutivo en cada hoja).

La orden de compra debe contener lo siguiente:

 Fecha en que se colocó el pedido.


 Nombre del proveedor.
 Cantidad de material.
 Precio unitario.
 Valor total (sin impuesto).
 Porcentaje de impuesto y su valor.
 Valor total con impuesto.
 Descripción de la forma de pago.
 Fecha de entrega.

Seguimiento de la compra

Es conveniente que se archiven todas las órdenes de compra que se colocan y se tenga un registro
que indique la fecha en que el proveedor debe entregar la mercancía. Esta se calcula con base en
la fecha de la orden de compra más los días, semanas o meses que el proveedor señaló como
tiempo

Cuando llega la fecha de entrega, el material se recibe, ya sea que el proveedor lo envíe o que el
comprador vaya por él, según el acuerdo establecido en el momento de hacer las negociaciones, al
igual que el precio y tiempo de entrega.

En el momento de recibir la mercancía, deben supervisarse tres aspectos principalmente:

 Si la cantidad es la correcta.
 Si la calidad es la prometida.
 Si el precio es el acordado.

Esta información, además de verificarse físicamente, debe constar en una factura. Una factura es
un documento que ampara y formaliza el contrato de compra-venta. Si no existe factura del
material y éste tiene algún defecto, es muy difícil solicitar al proveedor la devolución del dinero o
el cambio del material. Las facturas de todo lo que se compra deben archivarse en orden para su
fácil localización y contener la siguiente información:

 Fecha de la factura.
 Cantidad.
 Precio unitario
 Valor total (multiplicación de precio unitario por cantidad).
 Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho descuento (si lo hay).
 Porcentaje de impuestos y valor del mismo.
 Descripción de cargos adicionales y su valor (si los hay).
 Valor de la factura en número y letra.

Siempre con base en lo negociado, la factura puede pagarse de las siguientes formas:

 Al contado. El material o producto se entrega junto con la factura y, en ese momento, el

comprador paga el importe de la misma.

 A crédito.

 El material o producto se entrega junto con la factura.


 El comprador entrega al vendedor un contrarrecibo.
 La factura queda en manos del comprador, pero no la paga,
 Vence la fecha de pago.
 El vendedor entrega al comprador el contrarrecibo y se le paga el valor de la factura que
ampara dicho contrarrecibo.

 Pago por anticipado

 El comprador paga al vendedor una parte o el total del valor del material (según la
negociación) antes de recibir la mercancía.
 El vendedor entrega al comprador un recibo por el valor del monto anticipado.
 El vendedor entrega al comprador el material, junto con la factura.
 Si faltó algo de pagar, se sigue el procedimiento pactado al realizar la compra.

Las facturas de todo lo que se compra deben permanecer en la empresa, por si es necesario
efectuar alguna aclaración después de que se pagó. Se pueden archivar por:

 Proveedor
 Fecha
 Material
 Cualquier forma que facilite su búsqueda

Los contrarrecibos y recibos que el proveedor devuelve a la empresa cuando se le paga también
deben ser archivados porque, desde el momento en que están de nuevo en manos de la empresa
(comprador), constituyen una forma de controlar y comprobar qué facturas están pagadas.

El contrarrecibo y recibos se pueden archivar junto con la factura a la cual amparan.

El seguimiento de la compra no termina con el pago. Aunque se haya cotejado la calidad del
material en el momento de recibirlo, en el momento de su utilización pueden aparecer fallas y, si
éstas no son ocasionadas por negligencia de la compañía quiere decir que son vicios ocultos por
los cuales debe responderse.

Esta detección de defectos forma parte de la función de compras.

Clasificación y evaluación de proveedores

Después de haber hecho diversas compras, se puede distinguir entre un buen y un mal proveedor.

Para facilitar la clasificación y evaluación de los proveedores, se sugiere contar con los siguientes
registros.

Tarjetero de proveedores
Cada vez que se sostengan conversaciones con un proveedor, es conveniente pedirle una tarjeta
personal que lo identifique; si no la tiene, es muy fácil hacer una: en un cartón del tamaño de una
tarjeta de presentación, debe anotar los siguientes datos:

 El nombre de la empresa.
 El nombre del representante o vendedor.
 La dirección.
 El teléfono.
 El correo electrónico (e-mail).

Estas tarjetas se clasifican por tipo de material que vende el proveedor (si se compran distintos
materiales) o en la forma en que sea más fácil localizar alguna cuando se requiera.

Todas las tarjetas se archivan en una caja o en una carpeta especial para este fin (tarjetero); el
objetivo es tener a todos los proveedores clasificados.

Hoja de control de proveedores

Para evaluar a los proveedores, se recomienda elaborar estadísticas de las cotizaciones que
proveedor entrega y de las compras a cada uno de ellos.

Estadísticas de cotizaciones.

Todas las cotizaciones que entregan los proveedores se asientan en un registro semanal, mensual,
anual, etc., de acuerdo con la frecuencia con que se hagan las compras. Este registro debe
contener la siguiente información:

 El nombre y la descripción del material.


 El nombre de los proveedores
 que cotizan.
 Cantidad cotizada.
 El precio unitario que cada proveedor de a la cantidad cotizada.
 El precio total (el precio unitario por la cantidad).
 Calidad de servicios e insumos.

La estadística de cotizaciones muestra a los proveedores que tienen precios altos, bajos y pro-
medio en general: qué proveedores poseen precios bajos cuando se les solicita que coticen mayor
cantidad y los que no modifican el precio, independientemente de la cantidad que se les pida. Para
poder evaluar a los proveedores, la cantidad a cotizar debe ser la misma para todos y en la misma
fecha. La información debe ser registrada en la estadística por grupos de cotizaciones pedidas en
un periodo.

 Estadísticas de compras. Estas muestran la siguiente información:


 . Cantidad de material que se compra.
 Valor en pesos de las compras.
 Frecuencia con que se compra.
 Proveedores a los que se compra.
 Descuentos obtenidos.

Cotizaciones

Las cotizaciones contienen la información que se lista a continuación:

 Nombre con el que se conoce el material, con especificaciones de medida, tamaño, peso,
etc., según sea el caso. Si se compran varios materiales parecidos, es conveniente
distinguirlos por claves.
 Cantidad que se solicitó a los proveedores que cotizarán. A todos los proveedores se les
debe pedir la misma cantidad, para poder compararlos en cada periodo (semana, mes,
etc.).
 Nombre de los proveedores a los que se les pide la cotización.
 Precio unitario que cada proveedor da en su cotización
 El precio promedio de las cotizaciones se obtiene sumando los precios de cada proveedor
y dividiendo la suma entre el número de proveedores que cotizaron en ese periodo.
 El total precio promedio es la cantidad cotizada multiplicada por el precio promedio.

Catálogo y evaluación de proveedores

Un catálogo de artículos es un archivo en donde se describen de manera ordenada las


especificaciones de cada material que se compra.

Lo más conveniente es tener una muestra de cada material en el catálogo, no sólo su descripción:
sin embargo, por la naturaleza, tamaño o forma del material, esto es imposible: se recomienda
que se elabore un catálogo con los materiales que se pueden archivar; por ejemplo, papel tapiz,
telas, etc., junto con las especificaciones que no se ven a simple vista. Una forma de solucionar el
problema de materiales que no se pueden archivar es contar con una fotografía de los mismos.

Manejo y control de materiales


Concepto de control de materiales

El control de materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar en donde se
encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia para determinar el punto en que se
necesita comprar más.

Control de materiales

El control de materiales comienza cuando éstos entran en la empresa y termina cuando dale el
producto terminado.

Desde que se recibe el material hasta que sale el producto terminado, los materiales recorren
todo el proceso de producción, para lo cual se les debe desplazar de un lugar a otro.

Para un correcto manejo y control de materiales deben supervisarse especialmente dos aspectos:

Localización

Por lo general, los materiales pueden estar ubicados en tres partes: almacén de materia prima
materiales en proceso de producción y materiales que forman parte del producto terminado

El objetivo principal de identificar su localización es asignar responsabilidad y custodia sobre los


materiales que se encuentran en determinado lugar, cualquiera que éste sea.

Por ejemplo, al hacer una compra, la persona encargada del almacén de materiales los recibe y
registra su entrada; desde ese momento hasta que el material salga de ahí, la persona del almacén
es responsable de todo lo que le ocurra al material.

Cantidad

Existen distintas razones para controlar la cantidad de material que se halla en una empresa y el
lugar donde éste se localiza. Entre otras, se pueden mencionar:

 Evitar robo y mal uso del material.


 Detectar cuándo y cuánto material se necesita.
 Determinar el consumo de materiales, tanto en cantidad como en costo, utilizándose
como fuente de información para obtener el costo del producto en lo que se refiere a
materiales.
 Llevar un control de salidas de muestras y/o ventas de mostrador.

Para controlar los materiales de modo manual, tanto la localización como la cantidad se pueden
hacer al mismo tiempo por medio de registros especiales, como son las boletas de inventarios y las
boletas de movimiento de material (se pueden comprar en papelerías, diseñarlas e imprimirlas o
llevar el registro en libretas). Se abre una boleta de inventario por cada material que se emplea en
la empresa y una de movimiento de material por cada movimiento que se requiera. El registro en
la boleta de inventario se hace cuando entra o sale material del almacén o cualquier parte del
proceso, hasta llegar al producto terminado.

En el caso de entrada de material al almacén de materia prima, se registra, cuando menos, la


siguiente información:

Fecha de entrada.

 Cantidad de material.
 Precio unitario del material.
 Nombre del proveedor del material.
 Número de factura.

A la cantidad existente en el almacén se le suma la nueva entrada y se obtiene un nuevo saldo.

Una forma posible de comprobar que la mercancía entró a la compañía (almacén) es verificar en el
archivo de facturas; la persona encargada de recibir y registrar la entrada de materiales puede
firmar la factura y, de esta manera, se responsabiliza de ellos hasta que los mismos salgan del
almacén.

En el caso de una salida, se llena el formulario de movimiento de material; éste debe contener
como mínimo la siguiente información:

 Fecha de movimiento.
 Descripción del material que se solicita.
 Cantidad del material.
 Nombre y recibo de la persona que lo solicita.
 Nombre y firma de la persona que lo entrega.
 Lugar a donde será llevado el material.
 Copia u original de la requisición de material.

La información del movimiento de material se pasa a la boleta de inventario, se resta la cantidad


de material que salió y se obtiene un nuevo saldo.
Los movimientos de material y las boletas de inventario proporcionan la siguiente información
necesaria para el control de materiales:

 Lugar en donde se encuentran los materiales.


 Persona responsable de la custodia en el lugar en que se hallan.
 Cantidad de material que hay en el almacén de materiales, en proceso de producción o
como producto terminado.
 Cantidad de material que se consume para elaborar los productos de un periodo.

Control de inventarios

El inventario es la cantidad de materiales que se encuentran en el almacén. Si no se mantienen


inventarios adecuados o no se lleva un buen control, la empresa puede caer en dos situaciones
que le perjudican:

 Cuando el inventario está por debajo de consumo, es decir, que se tiene almacenado
menos material de lo que se consume en un periodo determinado, se llega un momento
en que el proceso de producción se para por falta de material, por lo cual la compañía no
puede cumplir con los clientes al no entregar el producto a tiempo. Causa paro en la
maquinaria y se debe pagar mano de obra sin utilizarla.

 Cuando el inventario está por encima del consumo, decir, que existe más cantidad de
material de lo que se consume en un periodo determinado, en el almacén hay material
que no genera utilidad con él y el dinero que se puede destinar para otros fines está
paralizado: el costo de almacenar aumenta y el material tiene más probabilidad de sufrir
deterioro o robo.

El objetivo del control de inventarios es mantener una cantidad óptima de materiales o un


inventario promedio para que exista disponibilidad en cualquier momento y, por otro lado, no
afecte económicamente a la empresa por exceso del mismo.

Para lograr este objetivo, se debe establecer una cantidad mínima que debe haber en inventario
para volver a comprar. A esta cantidad se le llama punto de orden o punto de reorden

La información requerida para calcular el punto de reorden es la siguiente:

 El consumo aproximado del material en un periodo determinado.


 El tiempo que se emplea en colocar una orden de compras tiempo para pedir cotizaciones
a los proveedores y tiempo para elegir al proveedor.
 Tiempo de entrega: es el tiempo que transcurre desde que se coloca la orden de compra
con un proveedor hasta que llegan los materiales a la compañía.
 Colchón de seguridad: es un tiempo adicional que se suma para prever alguna tardanza en
el tiempo de entrega.

En el ejemplo anterior, se consideró un consumo o demanda de materiales constante y una oferta


y tiempos de entrega de los proveedores también segura; sólo se le agregó el colchón de
seguridad, por si surgiera algún imprevisto.

Este cálculo del punto de reorden se basa en datos históricos; no obstante, la realidad es que todo
cambia constantemente y es menos arriesgado considerar el pronóstico de ventas del producto
terminado para de ahí obtener planes de producción, los tiempos de entrega de producción y la
capacidad de los proveedores para abastecer de materiales a la empresa.

Movimiento de materiales

Concepto de movimiento de materiales

El movimiento de materiales se refiere al traslado de los materiales de un lugar a otro para que el
mismo resulte lo más eficiente y barato posible. El manejo puede ser dentro del lugar de trabajo o
fuera de éste.

Movimiento de materiales en el lugar de trabajo

En el lugar de trabajo se mueven los materiales desde el almacén hasta el proceso de producción.
durante el proceso de producción (materiales en proceso y productos semiterminados) y los
productos terminados (para llevarlos al almacén de productos terminados y allí evitar su pérdida o
deterioro).

Los factores que afectan la decisión acerca de cómo se van a mover los materiales son los
siguientes:

Tipo de materiales

El tipo de materiales que se manejan afecta sensiblemente las características de los mismos,
incluyendo peso, forma, si son perecederos o no, si son sólidos, líquidos o gaseosos, etc.
Distribución del lugar de trabajo

Otro factor para decidir cómo se van a mover los materiales es la forma en que se distribuyen los
elementos en el lugar de trabajo.

Los lugares de trabajo de un solo piso son los más comunes y tienden al uso de transportadores.
Las carretillas de mano pueden ser otro medio para mover el material. "La resistencia del piso y su
tersura afectan al peso de las cargas que pueden transportarse sobre él". Por ejemplo, es muy fácil
desplomar una carga de material de una carretilla de mano si el piso tiene grietas o baches.

Es importante tomar en cuenta la seguridad de las personas que trabajan en la empresa.

Los espacios o pasillos que hay entre las máquinas deben ser suficientemente amplios para que los
materiales pasen y las personas que trabajen en ellos no sufran algún accidente.

Tipo de producto fabricado

La movilización de materiales estudia la mejor forma de moverlos, acomodar los productos


terminados en un almacén o en un lugar de donde el cliente los recibirá o de donde vayan a salir
pura entregarlos.

Igual que con la materia prima, deben considerarse los cuidados que se le deben dar y cómo se va
a colocar en el almacén para que no se deteriore y se pueda localizar con facilidad.

En una pequeña empresa, el trabajo humano es un factor importante para el movimiento de los
materiales, debido a que el costo de los aparatos especiales es muy alto.

La fuerza física humana se puede usar cargando personalmente el material o ayudándose con
carretillas de mano.

Movimiento de Materiales fuera del lugar de trabajo.

El movimiento de materiales fuera del lugar de trabajo se refiere al traslado o transporte de la


materia prima desde el lugar donde se ubica el proveedor hasta la empresa, y el del producto
terminado, desde la empresa hasta el cliente. Los objetivos son:

 Asegurar la entrega de materiales y de producto terminado lo más económicamente


posible.
 Transportar los materiales y productos terminados por los medios de transporte más
eficientes.
En algunas ocasiones, los ineficientes medios de transporte provocan retrasos en la entrega de los
materiales o del producto terminado.

En lo que se refiere a materia prima, durante las negociaciones de compra (precio, cantidad. etc.),
también se negocia el medio de transporte que se va a emplear y quién asumirá el costo del
mismo.

Los factores que influyen para elegir el medio de transporte son:

 La distancia.
 El tipo de material o producto.

Los diferentes medios de transporte son:

Ferrocarril

Es el medio de transporte más barato y la variedad de materiales que puede transportar es muy
amplia. Sin embargo, a pesar de que el tren cubre un área muy grande del país, es un medio
relativamente lento y no hay muchos.

Camión o tráiler

Es el medio de transporte que llega a la mayor parte de los puntos; puede trasladar gran variedad
de productos y los viajes cortos son baratos. Comparado con el tren, es más costoso en viajes
largos, pero más seguro en el tiempo tanto de salida como de llegada.

Avión

Entre las ventajas de este modo de transporte está que es el medio más rápido y los bienes que
son transportados por él tienen menos probabilidades de sufrir daños y pérdidas. Sin embargo, es
muy caro y la variedad de productos que se pueden transportar es reducida; además, los puntos a
los que llega el avión son pocos con respecto al camión, porque no todas las regiones tienen
aeropuerto. Un ejemplo de productos que se pueden enviar por avión son las joyas y las pieles
finas.

Barcazas
Se utilizan en zonas en donde existen ríos navegables. Es el medio más barato, pero el más lento
para trasportar los bienes. Por lo regular, se trasladan productos de gran tamaño y poco valor.
Algunos bienes que se transportan por barcazas son carbón, grano, madera, azúcar, algodón, etc.

Embarcaciones

Son usadas casi siempre para transportar bienes de un país a otro o entre continentes. Tienen gran
flexibilidad para trasportar una amplia variedad de bienes y son muy económicas cuando se trata
de mucho volumen; no obstante, son muy lentas y se desvían de los programas de entrega
establecidos (es difícil que lleguen en la fecha convenida). El transporte por agua, en general, solo
puede ser utilizado por temporadas.

Cuando es necesario transportar bienes a lugares muy distantes, es posible combinar dos o más
modos de transporte si no existe una vía directa hasta el punto de destino.

La innovación tecnológica más significativa de la transportación son los contenedores.

El contenedor es un módulo de carga de gran capacidad de aluminio o acero; tiene puertas en un


extremo y mide 8 pies transversalmente, 8 pies de alto y 10 pies de longitud. Se puede transportar
en barco, tren y tráilers sin necesidad de descargar el material; el contenedor sólo se mueve de un
medio de transporte a otro cuando es necesario.