ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO: DISEÑO DE UNA PROPUESTA DE GERENCIAMIENTO

DEL PROYECTO DE AMPLIACIÓN DE LAS INSTALACIONES DEL TALLER
SERVIABAUNZA

KRA. 21 # 47 - 04
BUCARAMANGA
TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO.......................................................................................................................2
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO........................................................................................................2
Diagnostico.................................................................................................................................................................2
Objetivos del Proyecto................................................................................................................................................4
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO..........................................................................................................4
Criterios de Éxito........................................................................................................................................................4
Requisitos....................................................................................................................................................................5
Restricciones...............................................................................................................................................................5
Suposiciones...............................................................................................................................................................5
Descripción del Producto del Proyecto.......................................................................................................................6
RIESGOS...........................................................................................................................................6
ENTREGABLES DEL PROYECTO.........................................................................................................6
RESUMEN DE HITOS.........................................................................................................................6
PRESUPUESTO RESUMEN..................................................................................................................7
REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO.................................................................................8
GERENTE DEL PROYECTO.................................................................................................................8
AUTORIZACIÓN DE INICIO (SOBRE INFORMACIÓN ANTERIOR)..........................................................9

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RESUMEN EJECUTIVO

Con base en el último informe emitido por la asociación nacional de movilidad sostenible
(ANDEMOS), el crecimiento en la venta de vehículos en Colombia ha venido aumentado
desde los últimos 10 años. A pesar de los estragos de la pandemia y de una economía tan
cambiante a diciembre de 2020 se vendieron en total 188.665 vehículos de todos los
segmentos, lo que indica que el comercio automotor sigue teniendo un buen desempeño.
Estas cifras son soportadas con los datos informados por el DANE que en su informe más
reciente indica que para el Comercio, mantenimiento y reparación de vehículos automotores y
motocicletas, sus partes, piezas y accesorios código CIUU 45 se realizaron ventas por
$37.628.000.000 en el departamento Santander en el año 2019. En promedio durante los últimos
5 años se ha tenido un incremento en entre el 15 – 18% en ventas de productos y servicios para
este rubro; Santander actualmente ocupa el quinto lugar como el departamento con más ventas de
vehículos en país. Esta cantidad de vehículos rodando en Santander y en especial en la ciudad
de Bucaramanga, ha disparado la demanda de servicios de mantenimiento vehicular y genera
una nueva necesidad de poder encontrar talleres que presten un muy buen servicio de
mantenimiento.

En los últimos años en Bucaramanga, se ha evidenciado la falta de este tipo de talleres, en

especial talleres multimarca en donde los requerimientos para este tipo de servicios de
mantenimiento sean: la rapidez del servicio, bajos costos del mantenimiento y repuestos, el
excelente estado de entrega y funcionamiento de los vehículos, a su vez de un excelente
soporte posventa. Es por esto que este proyecto pretende realizar el diseño de una propuesta
de gerenciamiento de un proyecto en donde las instalaciones de un taller de servicio
automotor ya acreditado sean modificadas, ampliadas, con el objetivo de poder aumentar la
capacidad de atención, mejorar el estándar de servicio y cumplir con los tiempos pactados de
entrega del servicio, manteniendo la excelente calidad en la mano de obra y los repuestos
utilizados a su vez teniendo como prioridad los requerimientos y opiniones de los clientes.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Diagnostico

En Bucaramanga la gran mayoría de talleres que prestan un servicio de mantenimiento, no

cuentan con herramientas necesarias para prestar un servicio de alta calidad en donde la
prioridad sea el cliente y las necesidades para con su vehículo. Ante la creciente demanda de
servicios de mantenimiento, muy pocos talleres tienen la capacidad de poder ofrecer un
servicio para 7 o más vehículos a la vez, lo que ocasiona retrasos en la atención, retrasos en
la entrega del vehículo y hacen que el cliente perciba una mala atención por parte del taller
en donde en ocasiones esta insatisfacción se traduce en la pérdida del cliente ya que va en
búsqueda de talleres de las grandes marcas en donde la capacidad en sus instalaciones
permite atender 15 o más vehículos a la vez como es el caso de Campesa, Sanautos,
Mayorautos o Grecomotors.

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 Conscientes de esta realidad y habiéndose realizado el diagnostico actual de ServiAbaunza
mediante la matriz DOFA, se quiso capturar también la percepción de los clientes del taller,
clientes fidelizados (como mínimo han ido 2 o más veces por año en los últimos 3 años)
mediante la preparación de una encuesta en donde a través de las preguntas tipo abiertas ellos
pudieran manifestar lo conforme o inconforme que estaban con la prestación de los servicios
en el taller. La encuesta fue aplicada a 25 personas, clientes fieles de la empresa, que son
alrededor de un 30% del total de los clientes fieles.

Entre las preguntas que se formularon en la encuesta se quiso saber por cuanto tiempo eran
clientes del taller, lo que mostraron respuestas como las siguientes:

 7 personas que llevan más de 10 años siendo clientes.

 Las instalaciones se quedaron pequeñas ante la actual demanda del servicio.
 20 de las 25 personas encuestadas respondieron que no las habían atendido tan
pronto habían llegado.
 Al menos en 1 ocasión en que no pudieron ser atendidas tan pronto llegaron, se
encontró: 5 personas fueron a otro taller a que se les prestara el servicio, 11
esperaron por más de 30 minutos para ser atendidos y 4 de ellos volvieron otro día.
 La satisfacción en servicio arrojo, en una escala de 1 a 10, 24 de las 25 personas
encuestadas respondió entre 8 a 10, siendo 10 el grado máximo de satisfacción.

Las encuestas no se realizaron a clientes nuevos porque lo que se quiere es potencializar el

mercado de los actuales y mejorar su atención.
Realizando la tabulación y viendo las respuestas presentadas por los clientes se evidencian varias
situaciones:

Si bien la gran mayoría de los encuestados están satisfechos con los servicios prestados,
también la mayoría perciben que el taller se quedó pequeño en instalaciones y capacidad
ante la actual demanda de servicio. Esto se traduce a su vez en que el 20% de los
encuestados al no poder ser atendidos al instante en que llegaron al taller, buscaron otro
taller que les prestara el servicio y al 40% que decidió esperar para ser atendidos, debieron
esperar como mínimo 30 minutos o más para poder acceder al servicio. Lo relacionado por
esta encuesta da es un gran indicio e indicador de lo que se debe realizar y la actividad que
se debe ejecutar para poder solucionar estas oportunidades de mejora.

Basados en estos resultados obtenidos de la matriz DOFA y de la encuesta realizada es que

tiene el sustento para la realización del presente proyecto, en donde se llevaran a cabo un
análisis enfocado a diseñar una propuesta de ampliación de instalaciones del taller, las cuales
tendrán como prioridad lo comunicado por el cliente en la encuesta y potencializar los
resultados obtenidos en la matriz para maximizar las fortalezas, aprovechar las
oportunidades, mitigar las debilidades y poder solventar las amenazas.

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 Objetivos del Proyecto

La ampliación de las instalaciones del taller pretende cumplir con los siguientes objetivos:

- Incrementar la capacidad instalada de atención a sus clientes en un mínimo de 5

vehículos más simultáneos.
- Mejorar el estándar de servicio del taller
- Cumplir con los tiempos pactados de entrega de los servicios de mantenimiento.
- Reformar y redistribuir esta nueva área según las necesidades operativas del taller y de
los clientes
- Establecer un manual de operaciones del taller que incluya la normalización para los
temas relacionados con la prestación del servicio hacia el cliente.
- Desarrollar un protocolo de negociación entre el funcionario del taller y el cliente que
contenga el registro y los requerimientos internos respecto al servicio requerido en el
vehículo, que permita ofrecerle un tiempo de permanencia adecuado hacia el
cumplimiento de esas expectativas

Criterios de Éxito

Se han identificado los objetivos que soportan los hitos y los entregables para este Proyecto. Se
deberán cumplir los siguientes requisitos dentro del cronograma y presupuesto establecidos:
- Haber realizado la ampliación de las instalaciones en antes de diciembre 31 de 2024
- Disponer de los documentos y permisos legales para realizar la ampliación antes del
15/03/2023.
- Haber establecido y firmado los principales contratos con los proveedores inicialistas antes de
febrero 28 de 2023
- Contar con el Manual de Operaciones y el protocolo de negociación terminado y probado antes
de septiembre 30 de 2021.
- La gerencia del proyecto dará inicio el 10 de febrero del 2022.
- Disponer de nuevos equipos tecnológicos y herramientas de diagnóstico de vehículos ya
probados a su vez de realizadas las capacitaciones pertinentes antes de diciembre 31 de 2024
- Iniciar operaciones en las nuevas instalaciones del taller antes de febrero 15 de 2025.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Actualmente ServiAbaunza tiene una capacidad máxima de atención de 10 vehículos al tiempo,

tanto en ocupación de instalaciones como de mano de obra. Estos 10 espacios de
atención(Bahías) no son suficientes para la demanda actual del servicio. Ya no solamente es la
percepción de los dueños y personal del taller si no también es la del cliente.

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Por lo anteriormente mencionado, basándose en la matriz de diagnóstico DOFA y en las
encuestas realizadas, es que se plantea la propuesta de gerenciamiento de la ampliación de las
instalaciones del taller ServiAbaunza, mediante el aprovechamiento de la altura del taller actual,
estableciendo un segundo nivel de área cercana a la del servicio actual, a la cual se podrá acceder
mediante un sistema hidráulico.

Requisitos

- La capacidad de las nuevas instalaciones del taller debe ser de al menos un 50% más de la
capacidad actual, en términos de bahías de servicio pasar de 10 bahías actuales a 15 bahías.
- En todos los acuerdos con proveedores se inicia negociando un mes de cartera y entrega
exclusiva en el sitio de realización del proyecto. La mayoría de ellos deben ser proveedores
locales.
- Mientras el desarrollo de las actividades de ampliación el taller estará en funcionamiento al
menos en el 50% de su capacidad actual.
- El manual de operaciones y el protocolo de negociación serán incluidos dentro de la página
WEB de la empresa y no estará disponible de modo físico.
- Así como se viene realizando, el nuevo personal contratado deberá ser técnico/tecnólogo
automotriz de cualquier institución educativa que demuestre una experiencia mínima requerida
de (1 año) con base en las labores y actividades de mantenimiento que se realizan en el taller. Se
realizarán pruebas escriticas y prácticas para corroborar estos conocimientos.
- Los nuevos equipos adquiridos, deberán tener como mínimo una garantía de 1 año, el
proveedor de los mismos deberá comprometerse a realizar una capacitación de al menos 20 horas
certificables en cuanto a la operación y uso del equipo.
- La nueva propuesta va a tener la misma capacidad de servicio de la infraestructura actual.
- Dentro del trabajo de ampliación, se destinará un área con servicios mejorados para el cliente
en espera.

Requisitos adicionales podrán ser agregados con aprobación de los patrocinadores, a medida
que el Proyecto avance.

Restricciones

- El contrato con el proveedor del servicio de adecuaciones civiles se deberá pagar 20% -
80%
- Todo el material que se requiera adquirir para adelantar las reformas, será pagado a
crédito
- El costo total del proyecto de ampliación no superara los $500.000.000.

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 Suposiciones

- El Proyecto tiene el apoyo incondicional de los inversionistas.

- Se espera encontrar un proveedor nacional para el suministro del cilindro de elevación
(Gato hidráulico).
- Se espera que los proveedores puedan dar un plazo de pago de sus productos como
mínimo de 1 mes posterior a realizada la entrega.
- En caso de requerirse realizar una importación de algún material u equipo, se espera que
el dólar no sobrepase los $3700 COP.

RIESGOS

Se han identificado los siguientes riesgos, en forma preliminar, para el proyecto de ampliación.
El Gerente del Proyecto determinará y empleará las estrategias requeridas para prevención o
mitigación, hacia reducir o eliminar tanto la probabilidad como el impacto en su ocurrencia:
- El dólar toma valores superiores a los esperados ($3700)
- El presupuesto destinado para la realización del proyecto supera los $500.000.000
- Imposibilidad de encontrar empleados con el requisito de conocimiento y experiencia mínima
de las actividades de mantenimiento que se realizan en el taller.
- Retrasos en los permisos y licencias necesarias para el inicio y desarrollo del proyecto que
excedan los tiempos determinados dentro del cronograma.
- La ampliación se descapitalice o incumpla cronogramas en razón a programar el trabajo de una
no escalonada

ENTREGABLES DEL PROYECTO

Los siguientes entregables deben estar disponibles a la terminación del Proyecto. Cambios
requeridos deben ser aprobados por los inversionistas.

- Planos de las nuevas instalaciones del taller.

- Encuestas realizadas a los clientes fidelizados del taller.
- Manual de operaciones y protocolo de comunicación entre empleado del taller y cliente
- Resultados de pruebas de funcionamiento de los servicios (Agua, luz, aire comprimido)
de las nuevas instalaciones
- Certificaciones académicas y laborales a su vez de los exámenes de conocimientos
realizados al aspirante al momento de su contratación.
- Encuesta de la percepción del cliente al conocer las nuevas instalaciones

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RESUMEN DE HITOS

El resumen de hitos del proyecto se presenta a continuación. A medida que los requisitos se van
clarificando, el cronograma puede cambiar. Todo cambio será comunicado a través de reuniones
de Estado del Proyecto por el Gerente del Proyecto.

Resumen de Hitos – Lista de los principales

Hito Fecha objetivo
(dd/mm/yyyy)
 Comienzo del Proyecto 01/02/2023
 Trámites legales oficializados 15/03/2023
 Proveedor de adecuaciones civiles contratado 16/01/2023
 Equipos adquiridos, 31/07/2024
 Equipos Instalados 30/11/2024
 Equipos Probados 30/12/2024

 Personal Nuevo contratado 01/02/2025

 Manual de operaciones y protocolo de negociación terminado 3/09/2021

 Entrenamiento al personal actual sobre manual de operaciones y el 30/10/2024
protocolo de negociación
 Capacitación al personal nuevo sobre manual de operaciones y el 29/11/2024
protocolo de negociación
 Pruebas finales 30/01/2025
 Empalme a operaciones continuas 05/02/2025

PRESUPUESTO RESUMEN
La tabla siguiente contiene un presupuesto resumen basado en los componentes de costo
planeado y los costos estimados requeridos para la terminación exitosa del Proyecto.

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 Presupuesto resumen/Relación de los componentes de los costos del
proyecto
Componente del Proyecto Costo componente
(Millones $)
 Cilindro de elevación (gato hidráulico) $150
 Adecuaciones civiles $170
 Equipos tecnológicos nuevos $50

 Puesta en marcha $20

 Capital de trabajo inicial $50

 Reserva de contingencia $45

Total línea base de costos $ 485

 Reserva administrativa $15

Total Presupuesto del Proyecto $500

REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

El éxito en la entrega del Proyecto del Gerente al sponsor será alcanzado cuando se disponga de:

- Acta de recibo a conformidad por parte del Sponsor de los protocolos y pruebas de
servicio de las nuevas instalaciones al representante de la empresa de adecuaciones
civiles.
- Acta de recibo a conformidad por parte del Sponsor de los protocolos y pruebas de
servicio del cilindro elevador (gato hidráulico) al representante de la empresa proveedora
del equipo.
- Aviso a los proveedores de la mano de obra y los materiales de las reformas, de que
dichas tareas terminaron exitosamente.
- Acta de lecciones aprendidas firmada por el Gerente del Proyecto
- Lista de recomendaciones para los gerentes de ServiAbaunza sobre posibles puntos
pendientes y riesgos que demandarán tratamiento durante las operaciones continuas.
- Previa validación de todo lo anterior por parte del inversionista, certificación escrita u
acta final donde el certifique la terminación del proyecto.

GERENTE DEL PROYECTO

Carlos Arturo Porras Abaunza. es nombrado como Gerente del Proyecto durante la duración de
la ampliación de las instalaciones del taller ServiAbaunza. Su responsabilidad es gestionar todas
las tareas del proyecto, cronograma y comunicaciones relativas a dicho proyecto. El equipo

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consiste de un asistente, un Ing. Civil de la empresa contratista de las adecuaciones civiles. El
contrato del asistente será bajo un término temporal y servicios legales y tributarios externos.

Los recursos iniciales serán entregados por los inversionistas al gerente del proyecto en una
cuenta de ahorros que será abierta al inicio de las actividades del proyecto y sobre ellos tendrá
libertad de manejo, la cual está sujeta a la aprobación por parte de los sponsor. Fondos
adicionales serán progresivamente desembolsados por el banco con el cual se tramita el crédito,
pero requerirán de la misma aprobación que los recursos iniciales. El proyecto se considerará
terminado cuando los inversionistas aprueben el informe final entregado por el Gerente del
Proyecto, y éste haya recibido una notificación en tal sentido.

El Sr Carlos Arturo Porras A. coordinará todos los requerimientos de recursos en forma directa,
y aprobará y usará los recursos con previa aprobación de los inversionistas. El Sr. Carlos Arturo
Porras Abaunza, reportará a los inversionistas un informe de avance detallado en modalidad
semanal, e informes adicionales según necesidades.

LISTADO DE INTERESADOS

Se han identificado el siguiente listado de interesados del proyecto, en forma preliminar. A

medida que el desarrollo del proyecto avance este listado podrá verse modificado:
LISTADO STAKEHOLDERS DEL PROYECTO
NOMBRE DATOS DE CONTACTO INTERES INFLUENCIA IMPACTO
Diego Fernando Gonzalez Santander diego.meca.87@gmail.com - 3162333489 Representante de los clientes Alto Medio
Alirio Abaunza Ortega (7) 6424441 - 3178785745 Representante legal - patrocinador Alto Alto
Luis Felipe Abaunza Ortega (7) 6424441 Representante de los empleados Medio Medio
Dismacor S.A (7) 6713758 - (7) 6717030 Proveedor de insumos de mtto Bajo Medio
Camara de Comercio de Bucaramanga (7) 6527000 Autoridades Gubernamentales Bajo Bajo
Otacc S.A clientes@otacc.com - (7) 6435677 Empresa construcción civil Medio Alto
Ana Carolina Torres carolinatorres@anacarotorres.com - 3017721338 Reclutadora mano de obra Medio Alto
Carlos Arturo Porras Abaunza carlos.porras.16@hotmail.com - 3134220799 Gerente del Proyecto Alto Alto
Secretaria de planeación de Santander planeacion@santander.gov.co - (7) 6910880 Entidades territoriales Medio Medio
Dicar S.A comercial@dicar.co - 3163636670 Proveedor (Posible) del Cilindro hidraulico Alto Medio
Icontec (1) 6078888 Entidad reguladora de Norma ISO 6020 - 2, referente a cilindros hidráulicos Medio Bajo
Acueducto Metropolitano de Bucaramanga (7) 6320220 Proveedor de suminitro de agua Medio Medio
Electrificadora de Santander essa@essa.com.co - (7) 6339767 Proveedor del suministro de energia Medio Medio

AUTORIZACIÓN DE INICIO (SOBRE INFORMACIÓN ANTERIOR)

Aprobado por el Inversionista:

______________________________________________ Fecha: Abril. 10 de 2021<P.L.>

<Alirio Abaunza Ortega>

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