Está en la página 1de 17

EasyMaint 10 Capítulo 18

Entidades

La configuración de Entidades en EasyMaint es una opción que permite a las empresas que tienen
múltiples departamentos de mantenimiento, tener centralizada en una base de datos toda la
información que se genere. Cada área de mantenimiento solamente podrá acceder a la información
de la Entidad que le corresponda.

Contenido
INTRODUCCIÓN 18-1
ACERCA DE ESTE CAPÍTULO 18-1
¿QUÉ ES UNA ENTIDAD? 18-2
¿CÓMO SE VA A DIVIDIR LA INFORMACIÓN A NIVEL USUARIO DE EASYMAINT? 18-2
¿QUÉ EQUIPOS PODRÁN VER LOS USUARIOS? 18-3
¿ CUÁLES EXISTENCIAS DE ALMACÉN PODRÁN VER CADA USUARIO? 18-3
¿QUÉ RECURSOS DE MANO DE OBRA SE PODRÁN ASIGNAR A ÓRDENES DE TRABAJO? 18-4
¿HAY TAMBIÉN SEPARACIÓN A NIVEL PROVEEDORES? 18-4
CONFIGURACIÓN DE ENTIDADES 18-5
ESTRUCTURA DE ENTIDADES 18-6
CREAR UNA ENTIDAD 18-7
RELACIÓN DE USUARIO Y ENTIDADES 18-8
ENTIDADES EN UBICACIONES DE LOS EQUIPOS 18-9
ENTIDADES EN ÓRDENES DE TRABAJO 18-10
ENTIDADES EN ÓRDENES DE TRABAJO MAESTRAS 18-11
ENTIDADES EN PROYECTOS 18-12
ENTIDADES EN RECURSOS INTERNOS Y EXTERNOS 18-12
INVENTARIOS 18-13
PIEZAS/REFACCIONES 18-13
COMPRAS 18-14

EASYMAINT
Autor: Abesoft Technologies, S de RL de CV
EasyMaint 10 Capítulo 18
Entidades

Introducción

Es posible que usted tenga la necesidad de crear más de una Entidad, la cual puede surgir de que cuente
con más de un área de mantenimiento en una sola planta, que trabajen con equipos independientes o que
su compañía tenga más de una planta de producción. Tal vez le gustaría manejar toda su información de
una manera centralizada y en una sola base de datos.

También le convendría que el personal de cada Planta únicamente pueda ver en EasyMaint la
información de los equipos, recursos de mano de obra, almacenes, órdenes de trabajo, órdenes de trabajo
maestra, proyectos, proveedores y requerimientos de compra; relacionada sólo con cada área de
mantenimiento. Por otra parte puede existir el interés de la alta dirección de la empresa de contar con
reportes consolidados de costos e indicadores de mantenimiento.
Si este es su caso, el manejo de Multi-Entidades de EasyMaint le puede ayudar.

Esta funcionalidad sólo está disponible en las versiones Corporate de EasyMaint & EasyMaint Fleet.

Acerca de este cap ítulo

Este capítulo le explicará paso a paso cómo configurar el sistema para que cada usuario solamente pueda
visualizar mediante Entidades el área de trabajo a su cargo para la planeación de órdenes de trabajo,
almacén y requerimiento de compra de cada área de mantenimiento independiente.
EasyMaint 10 Capítulo 18

1
¿Qué es una Entidad?

Es la separación lógica de una base de datos, que muestra al usuario que ingresa a EasyMaint solamente
la(s) Entidad(es) de información que tiene privilegio ver, de acuerdo a los atributos que se hayan definido
en los parámetros. Con esta definición, EasyMaint permite que todos los usuarios utilicen una sola base
de datos centralizada, sin embargo cada área de mantenimiento sólo podrá acceder a su información, sin
que pueda ver la información de la(s) Entidad(es) de las otras áreas de mantenimiento. Ver Diagrama 1.

1
d

En
ti da

tid
En

ad
2
Base de datos
Mantto

3
En

ad
tid

tid
ad

En
4

D IAGRAMA 1

¿Cómo se va a dividir la inform ación a niv el usuario de EasyM aint?

Por medio de la configuración de EasyMaint podemos hacer que cada uno de los usuarios pueda ver
solamente la(s) Entidad(es) que se requieran. En el módulo de seguridad se define cada usuario de
EasyMaint y las Entidad(es) que tiene permiso acceder, por lo cual EasyMaint puede configurarse
para que solamente vea una entidad, dos entidades o las que sean necesarias de acuerdo al requerimiento
de cada usuario en particular. Ver Diagrama 2

Usurios 1 Usuario 2

Ent. 1 Ent. 2
Usuario 4

EasyMaint 10 Capítulo 18

Ent. 3 Ent. 4
3
io
ar
su
U

D IAGRAMA 1

2
¿Qué equip os podrán ver los usuarios?

El control de información de las Entidades se hace por medio de las Ubicaciones de los equipos. A cada
equipo se le vincula con una Ubicación y a cada Ubicación se le asocia una Entidad. Una Entidad puede
tener asociadas múltiples Ubicaciones. Un usuario podrá ver los equipos y las órdenes de trabajo de las
ubicaciones de las Entidades asignadas. Ver Diagrama 3

Eq. 04 Eq. 05
Eq. 03 Eq. 06
.2 Ubic
Ubic .3
Eq. 02 Eq. 07

Ub
ic.
Ent. 1 Ent. 2

ic.
Eq. 01 Eq. 08
Ub

4
Eq. 16 Eq. 09
Ent. 4
Ub

8
Ent. 3

ic.
ic.

Ub
5

Eq. 15 Ubic Eq. 10


.7
.6 Ubic
Eq. 14 Eq. 11
Eq. 13 Eq. 12
.
D IAGRAMA 2

¿Cuáles existencias de almacén podrán ver cada usuario?

Como lo muestra el Diagrama 3 los usuarios pueden ser restringidos a nivel almacén, donde una Entidad
puede tener uno o más almacenes para el control de las existencias; sin embargo los Catálogos de Piezas y
Herramientas son comunes para todos los almacenes y todas las Entidades. Los usuarios sólo podrán ver
las existencias de los almacenes de la(s) entidad(es) asignada(s).

Piezas de
mantenimiento

2
Alm. Al
m
ac
én
3
.1

Ent. 1 Ent. 2
Al m
EasyMaint 10 Capítulo 18

Ent. 4
4

Ent. 3
Alm.

Al
m
ac
én
6 5
Alm.

Herramientas de
mantenimiento
D IAGRAMA 4

3
¿Qué recursos de mano de ob ra se podrán asignar a órdenes de trab ajo?

En una organización habrá Recursos que solamente trabajen para una sola Entidad, pero habrá otros que
trabajen de forma cotidiana en una Entidad y ocasionalmente ayuden a otras Entidades. EasyMaint se
puede configurar para que a cada Recurso se le asigne una Entidad principal y otras Entidades a las que
presta sus servicios eventualmente. Ver como ejemplifica el Diagrama 5 este caso.

1
o

R
s
ur

ec
ec

ur
so
R

2
Ent. 1 Ent. 2

Ent. 3 Ent. 4

Recurso 3

D IAGRAMA 3

¿Hay también separación a nivel proveedores?

Hay casos en que las plantas industriales se encuentran muy retiradas una de la otra, es muy posible que se
tengan proveedores que solamente puedan surtir refacciones o prestar servicios para una sola planta, por
lo cual se requiere tener un control también acerca de los proveedores por Entidad. Ver Diagrama 6

Pr
ov
r1

ee
do

do
ee

r2
ov
Pr

Ent. 1 Ent. 2

Ent. 3 Ent. 4
EasyMaint 10 Capítulo 18

Proveedor 3

D IAGRAMA 4

4
Configuración de Entidades

Para comenzar a configurar Entidades en EasyMaint es necesario que tenga presente las áreas de
mantenimiento independientes con que cuenta la empresa y crear una estructura de Entidades y Entidades
Padres de acuerdo a sus necesidades.

En el menú de Utilerías, seleccione la opción Parámetros Generales. Dé clic en la pestaña de Entidades


y marque la opción Maneja Entidades como se muestra en la Ventana 1.

V ENTANA 1
Compras por Entidad o Compras Consolidadas.

Deje en blanco los campos de ID Entidad, Sub Entidad y Sub Sub Entidad.
EasyMaint 10 Capítulo 18

5
Estructura en Entidades

Usted puede crear la Estructura de Entidades en EasyMaint de acuerdo a sus necesidades. En la


siguiente ventana se encuentra un ejemplo de una estructura.

V ENTANA 2

En nuestro ejemplo, las entidades E1 y E2 representan 2 áreas de mantenimiento independientes, la


entidad E3 es otra área de mantenimiento la cual tiene como Entidad Padre E2.

Con E asyMaint puede crear, de una manera muy sencilla, la estructura de trabajo a las necesidades que
tiene en la actualidad.

EasyMaint 10 Capítulo 18

6
C rear una Entidad

Para crear una o más Entidades hay que seleccionar la opción Entidades dentro del menú de “Catálogos”.
Como se puede apreciar en el ejemplo de la entidad “E3” en la Ventana 3. La Entidad E3 tiene como
Entidad Padre la Entidad E2 y cuenta con Almacén Principal el Anexo13.

V ENTANA 3

En la pestaña Almacenes Ventana 4 se muestra la relación de los almacenes que están asignados a esta
Entidad.
EasyMaint 10 Capítulo 18

V ENTANA 4

7
Relación de Usuario y Entidades

En EasyMaint se puede relacionar una o más entidades a cada usuario, según lo considere necesario la
Empresa. En la Ventana 6 tenemos un ejemplo de un usuario Administrador, podemos apreciar que su
Entidad Principal es la entidad E1.

V ENTANA 5

En la pestaña Entidades Ventana 6 se muestra qué Entidades tiene asignadas el usuario.

EasyMaint 10 Capítulo 18

8
V ENTANA 6
Los usuarios van a tener acceso a la información de las Entidades de acuerdo al parámetro definido como
Acceso que se muestra en la Ventana 5:

Si consideramos los datos del ejemplo, si se marca:

 Entidad Principal: Solamente verán todo lo referido a la Entidad E1, ver Ventana 5
 Entidades asignadas: Podrán ver todo lo referido a las Entidades E1 y E2, ver Ventana 6
 Todas la Entidades: Se mostrarán todas las Entidades, ver Ventana 2

Entid ades en Ub icaciones de los equipos


Cada ubicación de la empresa solamente puede estar relacionada con una Entidad pero una Entidad puede
estar ligada a múltiples ubicaciones. En la Ventana 7 se puede apreciar un ejemplo de Ubicaciones de los
equipos.
EasyMaint 10 Capítulo 18

9
V ENTANA 7

Con lo cual la Estructura de las Entidades comienza a completarse en una forma jerárquica, Entidades
Padre, Entidades y Ubicaciones. Ver Ventana 2

EasyMaint 10 Capítulo 18

10
Es importante hacer notar que los equipos cuentan con una ubicación, y ésta tiene referenciada la Entidad,
EasyMaint por medio de la Entidad filtrará los equipos de la(s) entidad(es) a los que tiene permitido
acceder cada usuario. Ver Ventana 8.

V ENTANA 8

Entid ades en Órdenes de Trabajo


Es importante que cada una de las áreas de mantenimiento solamente pueda ver las órdenes de trabajo que
se refieran a sus equipos. En la ventana de orden de trabajo existe un campo llamado Entidad, en este
campo EasyMaint mostrará al usuario, solamente las órdenes de trabajo de la(s) Entidad(es) autorizadas
al momento de ingreso a EasyMaint.
Ver Ventana 9
EasyMaint 10 Capítulo 18

11
V ENTANA 9
Cabe notar que cuando es introducido el equipo a la orden de trabajo, ya sea de manera manual, por medio
de la herramienta del Planificador o por el módulo de solicitudes EMsolicitud o por Internet,
EasyMaint introduce automáticamente los campos de Ubicación y Entidad que tiene asignado el equipo
en ese momento, para que queden predefinidos en la orden de trabajo.

Entid ades en Órdenes de Trabajo Maestras

Es muy importante que las Ordenes de Trabajo Maestras sean mostradas a los usuarios en las Entidades
correspondientes, para que puedan ser realizadas de la manera más apropiada, las Órdenes de Trabajo
Maestras son seleccionadas por el campo de Entidad en la pestaña principal. Ver Ventana 10.

V ENTANA 10
EasyMaint 10 Capítulo 18

12
Entid ades en Proy ectos
Es necesario también que el usuario defina la Entidad de cada proyecto en particular, para que los usuarios
de EasyMaint que tengan el privilegio de ver la Entidad lo puedan hacer, en caso contrario no van a
poder accesar. Ver Ventana 11.

V ENTANA 11

Entid ades en Recursos Internos y Externos


Para que un recurso, sea interno o externo, pueda ser seleccionado en un Orden de Trabajo, debe
pertenecer a la misma Entidad que la Orden de Trabajo. Un recurso puede estar en varias Entidades. Ver
Ventana 12 y 13.

Para el caso de proveedores, el módulo Compras sería exactamente lo mismo.


EasyMaint 10 Capítulo 18

V ENTANA 12 V ENTANA 13

13
Inventarios

Cada almacén debe tener relacionada una Entidad donde va a realizar las entregas y recepciones de
materiales. Una Entidad puede tener múltiples almacenes, como se puede ver en la Ventana 4, pero un
almacén solo puede tener una Entidad como puede apreciarlo en la Ventana 14:

V ENTANA 14

P iezas/Refacciones
Cada una de las Piezas/Refacciones, pueden estar en un sola Entidad y/o en varias Entidades como podrá
observar en las Ventana 15:

EasyMaint 10 Capítulo 18

V ENTANA 15

14
Como podrá apreciar en la “Ventana 15” cada una de las Entidades tiene su propia configuración de
Máximos, Mínimos, Cantidad Usual que se adquiere al proveedor, punto de re-orden y costo de la pieza.

Comp ras

EasyMaint se puede configurar para que la planeación de las compras se realice por entidades. Esta
configuración se debe hacer en el modulo Utilerías en la herramienta Parámetros Generales en la pestaña
de Entidades, seleccione el campo Compras por Entidad, tal como lo muestra la Ventana 16:

V ENTANA 16

Si se tiene marcada esta casilla, EasyMaint permitirá el cálculo de abastecimiento por Entidad y es
necesario definir los parámetros de Almacén Principal, Punto de Re-orden, Máximo y Mínimo para cada
Entidad. Los recibos de compra se hacen de forma predeterminada en el Almacén Principal definido para
cada Entidad.
EasyMaint 10 Capítulo 18

15
Las planificación de las compras se hace exactamente igual ya sea por Basado por la Demanda o por el
método Basado en Máximos y Mínimos. El planificador de compras va a sugerir realizar las compras por
la Entidad Principal del usuario, aun que en ese momento pueda ver más Entidades. Usted podrá hacer la
planificación una a una, como se muestra en la Ventana 17.

V ENTANA 17

En esta ventana podrán ver la planificación de las refacciones por el método Basado en la demanda para
la Entidad 1 que es la entidad principal del usuario de EasyMaint.

Si no se tiene marcada la casilla de Compras por Entidad, EasyMaint realizará el cálculo de


abastecimiento de forma consolidada, y se consideran los parámetros de Almacén Principal, Punto de Re-
orden, Máximo y Mínimo, definidos en el Catálogo de Piezas. Los recibos de compra se hacen de forma
predeterminada en el Almacén Principal definido en el Catálogo de Pieza. Luego será necesario efectuar
manualmente la transferencia del material a los almacenes de cada entidad.
EasyMaint 10 Capítulo 18

16

También podría gustarte