ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Yulieth Arias Galindo

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

 
 INTRODUCCIÓN

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo plasmar terminología

archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución,
sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

ARGUMENTACION

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de la

humanidad ademas representa la conservación de los documentos y consulta de la
información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su consulta ya que
los medios tecnologicos facilitan aun mas su modo de informacion.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones
importantes que son recoger, conservar y servir.
En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel o
cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte
esencial de los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma
original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.  Su importancia parte
del valor que tiene para: la administración, investigación, comunidad, desarrollo
económico, social, científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y difunden
información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en función de
las actividades que ésta realiza.
archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus
propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos
que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar
decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a
requerimientos de las personas.
Importancia de los Archivos
Desde épocas antiguas el ser humano se ha comunicado a través de diferentes medios. Por
ende
es considerado como un generador o receptor de documentos, bien sea de manera personal
o en representación de una entidad. Es por eso, que se ha creado la necesidad de
conservarlos, a fin de dar testimonio de sus actuaciones y que en determinado momento,
le puedan servir de prueba. A medida que transcurre el tiempo crecen los movimientos y
servicios documentales, de tal manera que se hace necesario administrar los documentos de
forma permanente, para asegurar que la historia políticas y procedimientos se conserven
adecuadamente. Esto con el fin de brindar un servicio de información
eficaz y oportuna, acorde a los requerimientos del sector productivo y los avances
tecnológicos.
Los archivos son importantes para las entidades porque los documentos que los
Conforman son imprescindibles para la toma de decisión es debido a que la información
contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de
manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con
herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de
conocimiento institucional. Son características de los documentos que componen un
archivo:
ECONÓMICOS:
 Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
SIMPLES:
 Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
FUNCIONALES:
 Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
EXACTOS:
 La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
TÉCNICOS:
 Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización

SEGÚN SU USO
ARCHIVO ACTIVO
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la
información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.

ARCHIVO SEMIACTIVO
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de
forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los
mismos no resultan de observancia cotidiana.
ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE
Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo
inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil para
la ciencia, la historia o la cultura de un país. 

POR SU ORGANIZACIÓN
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización
que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada o descentralizada con control central.
CENTRALIZADA
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en
un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad
en un solo espacio.
DESCENTRALIZADA
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es
decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y
mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la
seguridad y comunicación de estos.
DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está
centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales
podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.
SEGÚN SU CICLO VITAL
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas,
las cuales se explicarán a continuación:
ARCHIVO DE GESTIÓN
: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta
administrativa por toda la organización.

ARCHIVO CENTRAL
: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de
gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en
vigencia.

ARCHIVO HISTÓRICO:
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de
conservación permanente
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
se clasifican en: 
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad son
muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han tenido
que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y
selección, preservación, y acceso y su uso.
Sin dejar atrás el mas importante de los documentos de archivo son los que están plasmados
como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para conservar su
preservación.

CONCLUSIONES

El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad.
El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la conservación de los
documentos.
El archivo parte consulta de la información.
El archivo genera información eficaz y contundente
El archivo es funcional de facil manejo y consulta.
El archivo conserva información veridica

BIBLIOGRAFIA

https://www.youtube.com/watch?v=M-55ZdDu-Dg&feature=youtu.be
https://www.archivogeneral.gov.co/buscar/importancia%20de%20los%20archivos?page=1