1Importancia de las funciones organización, control y staff del trabajo

Walter José Cervantes Lara

Servicio Nacional de Aprendizaje

Controles y Seguridad Informática.
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Tabla de Contenidos

Importancia de las funciones organización, control y staff.............................................................1

Introducción.................................................................................................................................1
Selección de Hardware y Software para el área de sistemas.......................................................2
Estándares a tener en cuenta para la evaluación..........................................................................2
Estándares de desempeño:.......................................................................................................2
Estándares de documentación:.................................................................................................3
Ítems importantes para realizar una contratación en el área de sistemas.....................................3
Importancia de la capacitación de personal en esta área.............................................................4
Conclusión...................................................................................................................................5
Lista de referencias..........................................................................................................................6
 Importancia de las funciones organización, control y staff

Introducción

Toda empresa tiene a su disposición personal en el área de sistemas haciendo que los
sistemas de información sean más eficientes, eficaces y seguros. Pero constantemente
están en la búsqueda de personal y herramientas tecnológicas innovadoras y capaces de
adaptar a la empresa a los nuevos avances mundiales, evitando así que la empresa y su
sistema de información se hagan obsoletos, es por eso que en cierto tiempo la empresa
pasa por un proceso de selección y capacitación para mantenerse actualizada y en
constante crecimiento.
Es por eso que este documento habla de los procesos de selección tanto como se software
y hardware como de personal y de los estándares y criterios de selección estipulados por
la administración, además de la importancia que debe ser la capacitación con base a cada
uno de ellos.
Selección de Hardware y Software para el área de sistemas.

La selección de estos se da con la necesidad de mejorar la productividad de una empresa

mediante a una toma de datos o realización de actividades más efectivas.
Se realiza una revisión y comparación del sistema computaciones actual con un sistema
nuevo ideal para verificar ventajas y la factibilidad de este, se toma en cuenta, las
funciones que realiza el sistema, las personas que lo usan y cuando y como lo usan, y
muy importante el tiempo de respuesta de la computadora.
Para esto la administración prepara un manual de especificaciones con base a la revisión
antes hecha, dicho documento de cumplir con un estándar en el cual está estipulado la
uniformidad de presupuestos, la configuración de hardware y software requerida, y los
criterios de evaluación.
En este proceso se toma en cuenta la compatibilidad de los equipos con la nueva
selección ya que la compatibilidad corresponde a un menor costo en equipos, también se
hace una evaluación del software nuevo a aplicar en el que se mide si es capaz de realizar
las tareas requeridas en tiempo real y también las a futuro por la empresa, y si su
capacidad es adecuada, también se evalúan temas de facilidad de uso por parte de los
empleados, eso implicara menor costo por capacitaciones; Se evalúa si su interfaz es
intuitiva y satisfactoria, si tiene una buena organización y si es compatible con otras
extensiones, librerías o programas. Y por último se tiene en cuenta el soporte del
fabricante, este es importante porque es necesario un buen soporte por parte del
fabricante en cuanto a cualquier error presentando por parte del software o hardware de
su propiedad. Por eso en los entandares estipulados se evalúa el apoyo del proveedor en
torno a la garantía y la cobertura de ella misma.
Por ultimo con todo esto se elabora un manual de especificaciones a los proveedores en el
cual se comuniquen claramente las necesidades.

Estándares a tener en cuenta para la evaluación.

Para la selección de un nuevo sistema computacional se requiere un presupuesto el cual

está basado en la evaluación del sistema computacional y esta a su vez trabaja en función
a los estándares creados por la administración, estos son: Estándares de desempeño y
estándares de documentación.

Estándares de desempeño:

Forman la base para la construcción de presupuestos para proyectos de sistemas de

información, estos describen el uso de recursos ideal para realizar las actividades en la
instalación, consta de cuatro áreas principales:

 Uso de equipo
 Análisis de sistemas
  Programación
 Operaciones

Estándares de documentación:

Forman parte importante en el éxito o fracaso de los proyectos, ya que la administración

debe determinar el nivel de documentación necesaria para una instalación y esto requiere
mucho tiempo y en ocasiones dinero, por eso es fundamental que los beneficios sean
mayores que los costos para tener un éxito.
Tienen cuatro propósitos:

 Comunicación inter áreas o tareas

 Control de calidad y de proyectos
 Referencia histórica
 Referencia institucional

Ítems importantes para realizar una contratación en el área de sistemas.

Uno de los ítems más importante sería la contratación de personal capacitado y

especializado en el área de sistemas, esto ayuda a la eficiencia en el área. Por eso es
importante que tanto la administración como el aspirante conozcan detalladamente los
requisitos del puesto al igual que deben tener un conocimiento de las especificaciones
que definan el trabajo a realizar, sus obligaciones y sus oportunidades de avance.
Todo esto es tomado en base a un inventario de habilidades del personal actual, este
arroja los requerimientos de habilidades futuras que son las aplicadas en el documento de
contratación para los nuevos aspirantes.
Los aspirantes pueden ser tomados internamente, esto incrementa la moral en los
empleados. Pero obliga a los empleados a mejorar sus habilidades y que están cumplan
con las antes propuestas en los requisitos, esto también motivaría al empleado a desistir
en la aspiración ya que, ve la oportunidad como un gasto económico en capacitaciones
para cumplir con las habilidades.
También se puede hacer un reclutamiento externo que puede ser favorable ya que el
aspirante cuenta con las habilidades requeridas y su conocimiento en el área haría más
fácil su proceso de acople a las actividades en la empresa, además puede proporcionar
nuevo conocimiento al área obtenidos de la experiencia de empresas anteriores.

Para poder tomar una buena decisión la administración debe obtener la información
necesaria por parte de los aspirantes, para realizar los procedimientos o ítems de controles
básicos:

 Revisar referencias, hojas de vida, etc.

 Exámenes médicos, mentales y físicos
 Relación de empleados claves
 Explicación del protocolo organizacional a ser observado
Importancia de la capacitación de personal en esta área.

La capacitación es una oportunidad de crecimiento en la educación de los empleados de

esta área, esto mantiene la moral de estos.
Se considera importante porque le brinda a los empleados la oportunidad de avance y de
experiencia técnica en su área, además de brindarles una mayor capacidad de ascenso, ya
que con ella los empleados mejoras sus habilidades y en caso de un proceso de
reclutamiento para alguna vacante el empleado puede ser tomado en cuenta ya que sus
habilidades cumplen con las requeridas, esto ayudaría a la eficiencia y eficacia en el área,
ya que el empleado además de mejorar sus habilidades tienen pleno conocimiento de la
empresa y de su sistema computacional, lo que se traduce en ahorro de tiempo.
La capacitación también permite que los empleados vayan a la vanguardia con la
tecnología nueva, lo que haría a los trabajadores capaces de lidiar con cualquier tipo de
software o hardware nuevo. Esto los coloca en un mismo nivel de aprendizaje.
Los entrenamientos o capacitaciones deben ser evaluados por los miembros del Staff, y
debe estar basada en estándares establecidos al igual que deben ser revisados sus métodos
de evaluación.
Por último, la capacitación es importante, porque a nivel administrativo el auditor
permanece constantemente verificando que el empleado tenga la capacidad suficiente
para poder realizar sus tareas.
 Conclusión.

En el área de sistemas tanto para la selección de un nuevo software o hardware como la

selección de personal es necesario cumplir con una serie de estándares o requisitos de
selección creados con la finalidad de tener una buena selección y no cometer errores que
perjudiquen los procesos de la empresa.
A su vez es importante tener en cuenta que ambos criterios de selección van de la mano
por que corresponden a la misma área, lo que implican una relación en los dos, esto
implica que si existe una elección ya sea de software o hardware es importante que el
personal sea capacitado en él, y si existe una selección de nuevo personal, también es
importante que se capacite a ese personal sobre el sistema computacional de la empresa.
Esto quiere decir que toda esta área es un área coordinada por una administración que
debe tener conocimiento de todos los aspectos de esta área.
 Lista de referencias

Servicio Nacional de Aprendizaje, & Chinchilla, J. (2013, julio). Controles y seguridad

informática (N.o 12). Servicio Nacional De Aprendizaje.
https://es.slideshare.net/johanachala/actividad-2-organizacin-y-staff

Servicio Nacional de Aprendizaje. (2001, marzo). CONTROLES ADMINISTRATIVOS

(N.o 01).
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/
SENA/Tecnologia/21730025_2/Contenido/DocArtic/material_formacion2.pdf
Fecha aleatoria, fecha original desconocida.

Aula Virtual, & Ruiz, C. (2012, abril). Selección de hardware y software (N.o 01). Aula
Virtual. http://www.aulavirtual-
exactas.dyndns.org/claroline/backends/download.php?
url=L1NJSV9VbmlkYWRfMl8xX0V2YWx1YWNpb25fSHdfeV9Td18xLnBkZg
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