DISEÑO DE CONTROLES INTERNOS AL ÁREA CONTABLE BASADOS EN

NORMAS INTERNACIONAES

CLAUDIA MILENA TORRES SALAZAR

SANDRA MILENA LESMES VENEGAS

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

DIRECCIÓN GENERAL
DEPARTAMENTO CONTADURÍA
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
BOGOTÁ
2011
DISEÑO DE CONTROLES INTERNOS AL ÁREA CONTABLE BASADOS EN
NORMAS INTERNACIONAES

CLAUDIA MILENA TORRES SALAZAR

SANDRA MILENA LESMES VENEGAS

Ante proyecto presentado como requisito para optar al título de Contador

público

Director

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

DIRECCIÓN GENERAL
DEPARTAMENTO CONTADURÍA
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
BOGOTÁ
2011
 CONTENIDO

Pág.
INTRODUCCIÓN 5

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 20

2. JUSTIFICACIÓN 23

3. OBJETIVOS 24

3.1 OBJETIVO GENERAL 24

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 24

4. MARCOS DE REFERENCIA 25

4.1 MARCO DE ANTECEDENTES 25

4.2 MARCO INSTITUCIONAL 25

4.3 MARCO HISTÓRICO 25

4.4 MARCO TEÓRICO 25

4.5 MARCO CONCEPTUAL 31

4.6 MARCO GEOGRÁFICO 33

4.7 MARCO LEGAL 33

4.8 MARCO SOCIODEMOGRÁFICO 33

 INTRODUCCIÓN

En Colombia actualmente no existe una cultura de control adecuado de los

procesos internos contables. Este estudio establece la situación real de los
procesos internos de ejecución de las acciones contables en una organización,
específicamente en Bogotá, las cuales se anhela mejorar cada día basados en las
normas internacionales que ayudan a regular cualquier proceso.

Siendo esta una oportunidad para involucrar conocimientos técnicos y

administrativos en procesos técnicos contables, con el fin de generar cambios que
impulsen el mejoramiento de técnicas actuales, en la calidad de los procesos
involucrados, la capacidad del talento humano para el desarrollo sostenible y la
adopción de tecnologías adecuadas, que permitan, ser competitivos, cumpliendo
con normas y estándares de calidad exigidos cada vez más por el mercado.
 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

¿Existe alguna norma internacional que permita controlar los procesos contables
de una organización?

Tomando como referencia la problemática anteriormente descrita, se ha

considerado necesario desarrollar esta idea de proyecto, cuya actividad principal
será diseñar un proyecto de control y seguimiento a cada uno de estos procesos
contables en las organizaciones basados en una norma internacional por definir.

Muchas veces la falta de control interno genera deficiencias a la hora de tomar

decisiones sobre la marcha de los diferentes procesos internos de cualquier
organización, sin un previo análisis de las variables, internas y externas, que
afectan la decisión1.

Tal situación se inclina a factores como la falta de sensibilización y capacitación

del personal directivo, a cerca de la importancia que tiene la función planificadora
y de su aporte a las demás funciones administrativas, la predisposición a la
obtención de resultados inmediatos – lo que genera un ambiente de incertidumbre
referente a hechos difícilmente palpables en el presente –, la dificultad en la
previsión de sucesos futuros – especialmente, de aquellos en los que la empresa
pueda tener poca o ninguna incidencia –, la insuficiencia de personal preparado
para desarrollar la labor de planeación, actividad que requiere el conocimiento
total de la empresa y su medio, una gran visión del futuro y un acertado juicio,
porque se planean, prioritariamente, las actividades de producción y ventas que
satisfagan las necesidades del mercado en un corto plazo. Mediante el
desconocimiento de los métodos adecuados para resolver problemas de
planeación y previsión, se altera el rol de la alta dirección en cuanto a la

1
MÉNDEZ, Carlos. Metodologia: Guia para elaborar diseños de investigación en ciencias económicas,
contables y administrativas, 1998., p. 68.
dedicación que requiere la planeación estratégica, lo más importante para la
supervivencia de la empresa a largo plazo.

Las circunstancias anteriores, pueden llevar a la empresa a desaprovechar las

oportunidades del medio y las fortalezas con que cuenta la compañía, perder su
participación en el mercado y por ende, afectar sus utilidades y beneficios
operativos. Se carece de un marco de referencia, en el cual han debe basarse la
toma de decisiones para facilitar el consenso en dicho proceso en los niveles altos
y medios2. No tener un Sistema de Gestión de Calidad representaría a la empresa
la imposibilidad de sostenerse en un mercado altamente competitivo y, sobre todo,
a las puertas de la firma del Tratado de Libre Comercio (TLC) entre Estados
Unidos de América y Colombia.

Con base a todo lo anterior, se formula la pregunta problema, así: ¿Cuál es la

estrategia adecuada en el proceso de planeación, orientado a tomar decisiones
(Políticas, Estrategias y Planes) sin información adecuada y a corto plazo en una
organización?

De la anterior pregunta surgen los siguientes interrogantes:

1. ¿Qué metodología del diagnóstico estratégico debe utilizarse para identificar el

nivel de calidad de los procesos en la organización?

2. ¿Qué tipo de sensibilización y capacitación es necesario formular para apoyar el

mejoramiento continuo en los procesos de una organización?

3. ¿Que documentos técnicos se deben planear estratégicamente para apoyar el

proceso contable

2
Ibid., p.69.
4. ¿Cuales son los elementos estratégicos de los principios corporativos en una
organización?
 2. JUSTIFICACIÔN

El sistema de Gestión de calidad aplicado a cualquier proceso contable se

fundamenta en los requisitos para conseguir la satisfacción del cliente, a través de
la efectiva aplicación del sistema, incluyendo procesos de mejora continua,
aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los
reglamentarios que le sean aplicables.

Metodológicamente, se utilizaron diversas herramientas para estructurar este

modelo investigativo, tales como: Entrevistas, encuestas, observación directa no
participativa y asesorías internas y externas a nivel contable; además, de la
recolección de información secundaria en textos, revistas, proyectos y sitios Web.
Adicionalmente, se propone nuevos métodos de la Planeación Estratégica, la cual
permite alcanzar objetivos a medianos y largo plazo.

Desde el punto de vista de aplicabilidad práctica se utiliza el Benchmarking, el cual

es considerado como una eficiente estrategia de mercadeo en donde las
empresas intercambian información en sus diferentes áreas administrativas y
operativas en pro del mejoramiento continuo empresarial.
 3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar controles internos al área contable basados en normas internacionales

para lograr el mejoramiento continuo de los diferente procesos contables

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

3.2.1 Diagnosticar los procesos, mediante la matriz DOFA y los estándares de

calidad de la norma asignada en las áreas administrativas y contables de la
empresa para determinar el cumplimiento actual de estos.

3.2.2 Formular programas de sensibilización y capacitación permanentes sobre

principios en la norma establecida, dirigidos al personal administrativo y contable
para desarrollar integralmente los procedimientos y tareas.

3.2.3 Diseñar el manual de calidad, mapa de procesos y organigrama de la

organización, con el fin de brindar soporte administrativo y gerencial al Sistema de
Gestión de Calidad.

3.2.4 Estructurar el direccionamiento estratégico (Misión, Visión, Políticas y

Objetivos de Calidad) en los procesos contables.
 4. MARCOS DE REFERENCIA

4.1 MARCO DE ANTECEDENTES

En la empresa Suelas Del Caribe Ltda. no existe un estudio anterior relacionado

con la elaboración de un Diseño de sistema de Gestión de Calidad.

4.2 MARCO INSTITUCIONAL

La empresa se organiza en áreas administrativa y operativa, bajo una estructura

organizacional de línea staff. Ver pagina 106.

4.3 MARCO HISTÓRICO

En el año de 1996 en la ciudad de Barranquilla Atlántico, la empresa inicia

operaciones en una pequeña bodega ubicada en la calle 34 Nº 39 - 15 paseo
Bolívar, cuyo propietario, el señor Roberto Landazabal, se dedicaba a la
fabricación de los moldes para las suelas de zapatos; poco a poco, este pequeño
negocio fue creciendo y en el año 2001 se trasladan a la calle 32 No 39 – 42
Local 3, a un almacén mas grande, adquiriendo nuevas maquinas y fabricando
mejores productos, debido a la alta demanda en el mercado.

Hoy en día, es una de las empresas fuertes en su mercado y lo será, aun más, si
se deciden en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.
4.4 MARCO TEÓRICO

Al realizar un diseño de un Sistema de Gestión de Calidad, es indispensable tener

en cuenta referentes teóricos de calidad en la producción para brindarle bases y
solidez al proyecto.

Este proyecto tiene como objetivo fundamental el diseñar un sistema de Gestión

de Calidad bajo la norma ISO 9001:2000 para la empresa SUELAS DEL CARIBE
LTDA, por tal motivo, se deben seguir los estándares ya establecidos por el
icontec para mantenerla firme en el mercado competitivo en el que nos
encontramos.

La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad

insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los Sistemas de Gestión de
Calidad basados en las normas ISO 9001, que reflejan el consenso internacional
en este tema, han cobrado una gran popularidad, y muchas organizaciones se han
decidido a tomar el camino de diseñarlo, tal como se desea realizar en la empresa
SUELAS DEL CARIBE LTDA.3

La palabra calidad designa el conjunto de atributos o propiedades de un objeto

que nos permite emitir un juicio de valor acerca de él; en este sentido se habla de
la nula, poca, buena o excelente calidad de un objeto.

Cuando se dice que algo tiene calidad, se designa un juicio positivo con respecto a
las características del objeto, el significado del vocablo calidad en este caso pasa
a ser equivalente al significado de los términos, excelencia, perfección.

3
Norma ISO 9001:2000 sa de cv., 1999., p. 18.
4.4.1 W. Edwards Deming, pionero de la calidad en la industria, de una manera
sencilla dice proveer calidad es: realizar las cosas de manera correcta.

4.4.2 Dr. J.M. Juram, afirma que la calidad es el cumplimiento de los objetivos, en
otras palabras, la aptitud para el uso.

4.4.3 Kaoru Ishikawa, dice: un producto debe ser el mas económico, el mas útil y
siempre satisfactorio para el consumidor.

4.4.4 ISO 9000:2000 capacidad de un conjunto de características inherentes de un

producto, sistema o proceso para cumplir los requisitos de los clientes y de otras
partes interesadas.

Los anteriores conceptos de una u otra manera o son exactos o adecuado, ya que
no son dinámicos, y excluyen la idea de mejora continua, prescinden de aspectos
importantes como la satisfacción del cliente y tratan a la calidad como un análisis
post mortem.

Para realizar este diseño en la empresa SUELAS DEL CARIBE LTDA debemos
tener muy en cuenta que la Planificación Estratégica requiere una participación
considerable del equipo directivo, ya que son ellos quienes determinan los
objetivos a incluir en el plan de negocio y quienes los despliegan hacia niveles
inferiores de la organización, identificando las acciones necesarias para lograr los
objetivos; en segundo lugar, proporcionando los recursos oportunos para esas
acciones, y, en tercer lugar, asignando responsabilidades para desarrollar dichas
acciones. Los beneficios derivados del proceso de planificación son:
 Alineación de áreas claves de negocios para conseguir aumentar: la lealtad de
clientes, el valor del accionista, la calidad y a su vez una disminución de los
costos.

 Fomentación de la cooperación entre departamentos.

 Proporcionar la participación y el compromiso de los empleados.

 Construcción de un sistema sensible, flexible y disciplinado. 4

La calidad en producción puede interpretarse como fabricar productos buenos con

buenos procedimientos que satisfagan las necesidades del cliente, y la
importancia de diseñar un sistema de gestión de la calidad, radica en el hecho de
que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la organización, una serie de
actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las
características del producto y del servicio cumplan con los requisitos del cliente,
en pocas palabras sean de calidad, lo cual nos da mayores posibilidades de que
sean adquiridos por este, logrando así el porcentaje de ventas planificado por la
organización.5

Por esto no es suficiente hablar de calidad, si no de tener el compromiso de

garantizarla y para esto hay que referirse a los principios de la buena calidad como
son, el aseguramiento de la calidad definido por juran como la actividad de
proporcionar la evidencia necesaria para establecer la confianza entre todos los
interesados de las actividades relacionadas con la calidad.

4
Norma ISO 9001:2000 sa de cv., 1999., p. 18.
5
Ibid
Aseguramiento de la calidad nace como una evolución natural del Control de
Calidad, que resultaba limitado y poco eficaz para prevenir la aparición de
defectos. Para ello, se hizo necesario crear sistemas de calidad que incorporasen
la prevención como forma de vida y que, en todo caso, sirvieran para anticipar los
errores antes de que éstos se produjeran. Un Sistema de Calidad se centra en
garantizar que lo ofrecido por una organización cumple con las especificaciones
establecidas previamente por la empresa y el cliente, asegurando una calidad
continua a lo largo del tiempo. Las definiciones, según la Norma ISO, son:

4.4.5 Aseguramiento de la calidad. Conjunto de acciones planificadas y

sistemáticas, implementadas en el Sistema de Calidad, que son necesarias para
proporcionar la confianza adecuada de que un producto podrá satisfacer los
requisitos dados sobre la calidad.

4.4.6 Sistema de Calidad. Conjunto de la estructura, responsabilidades,

actividades y recursos.

4.4.7 Procedimientos de la organización de una empresa, que ésta establece para

llevar a cabo la gestión de su calidad, pero también es importante la atención
centrada al cliente, proporciona lo que a los clientes en cualquier parte quisieran:
respeto, comprensión, honradez, información exacta, competencia, conveniencia y
resultados.

Un sistema de gestión de calidad no tiene que ver todo con la documentación. Se

emplea el termino para dar a entender la forma como la organización realiza todas
sus actividades empresariales asociadas con la satisfacción de los clientes. En
general, el sistema consta de la estructura organizacional, las capacidades, los
procesos, la documentación y los recursos que se emplean para lograr los
objetivos de la calidad y cumplir con los requisitos de los clientes.
La norma en lo referente a los requisitos de la documentación incluye como uno
de los requisitos el establecer y mantener un manual de calidad, que en este
proyecto se realizara en su desarrollo, además la norma esta basada en procesos
para garantizar la eficiencia y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, al poder
articularse de esta forma, procesos, actividades y tareas, relacionadas entre si,
conllevando esto a la satisfacción del cliente.

Los procesos y procedimientos existentes en la organización hay que diseñarlos o

rediseñarlos en el caso que estén diseñados ya que a la hora de implementar un
Sistema de Gestión de Calidad la norma exige esta documentación, además, de
otros documentos.

También hay que hablar del mejoramiento continuo, éste empieza con la
planeación y se lleva paso a paso con el esfuerzo de todos los departamentos de
la empresa, la cual representaría un beneficio mayor a la empresa SUELAS DEL
CARIBE LTDA.

La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede

contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.

A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en

el mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones
deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún
inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de
esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta
llegar a ser líderes.
La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un
nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe
incorporar todas las actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles.

El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios positivos

que van a permitir ahorrar dinero, tanto para la empresa como para los clientes, ya
que las fallas de calidad son costosas; asimismo, este proceso implica la inversión
en nuevas maquinaria y equipos de alta tecnología más eficientes, el
mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el aumento en los niveles de
desempeño del recurso humano a través de la capacitación continua, y la
inversión en investigación y desarrollo que permita a la empresa estar al día con
las nuevas tecnologías.

Por otro lado, una característica común de las empresas, actualmente, es que los
procesos que se ejecutan de una forma u otra dependen de las competencias de
las personas que realizan los procesos; por lo tanto, parte de esta investigación se
va a referir a la gestión del personal, a lo que la dirección debe llevar a cabo para
garantizar que los empleados conozcan que se requiere de éstos, y a lo que se
debe hacer para alcanzar la satisfacción del cliente. 6

4.5 MARCO CONCEPTUAL

A continuación se definirá lo que es un Sistema de Gestión de Calidad y sus

términos asociados en un glosario:

4.5.1 Ejecución. Es el proceso, mediante el cual se llevan a cabo o realizan los

objetivos y metas de la empresa.
6
ISHIKAWA, Kaoru, control total de la calidad., pág. 49
4.5.2 Excelencia. Se define como las propiedades de calidad que posee un
objeto.

4.5.3 Gestión. Es el conjunto de acciones orientadas al logro de los objetivos

funcionales de una empresa, es decir implica el desarrollo amplio de las funciones
de planificación, ejecución y control.

4.5.4 Mejora continua. Conducta por la cual se busca aumentar la calidad de

productos, servicios o procesos, a través de progresos sucesivos sin límite de
tiempo.

4.5.5 Misión. Define la razón de ser de la organización

4.5.6 Planificación. Es el proceso en el que se determinan los objetivos de la

organización, los cambios de estos objetivos, los recursos que se deben usar para
alcanzar estos objetivos y las políticas que regularán la adquisición, utilización de
esos recursos.

4.5.7 Política de calidad. Son las directrices y objetivos generales de las

Secretarias y Unidades Administrativas concernientes a la calidad, las cuales son
formalmente expresados por la Comisión Técnica (Alta Dirección) y se encuentran
establecidas en el Manual de Gestión de la Calidad.

4.5.8 Registros: Son la evidencia de que el Sistema de Gestión de la Calidad está

operando.
4.5.9 Sistema de Gestión de la Calidad. Es el conjunto de elementos
interrelacionados de una empresa u organización por los cuales se administra de
forma planificada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de sus
clientes.

4.5.10 Visión. Define a donde se quiere llegar.

4.6 MARCO GEOGRÁFICO

La empresa Suelas del Caribe se encuentra ubicada en la calle 32 Nº 39 – 42 L-3,

zona centro de la ciudad, la cual fue escogida por el gerente por el fluido de
personal que transita por ese sector.

4.7 MARCO LEGAL

La empresa se encuentra regida bajo la normatividad del nuevo código de

comercio según lo estipulado en las páginas 106 a 110, en los artículos 353 a 372,
además se aplica la norma ISO 9001-2000.

4.8 MARCO SOCIODEMOGRÁFICO

Los clientes externos de la empresa se clasifican en los estratos socioeconómicos

de I a IV. Ver 5.6.1 pagina 38.
 BIBLIOGRAFÍA

CODIGO DE COMERCIO REPUBLICA DE COLOMBIA 1995, TITULO V, Artículos

353 al 372.

ICONTEC. Normas Técnicas Colombianas sobre Documentación.

MÉNDEZ, Carlos. Metodología: Guía para elaborar proyectos de investigación

administrativos, económicos y contables. Mc Graw Hill., p. 170.

MORA VEGA, Leonel. Gestión Ambiental Sistémica. Sigma Editores., 2001., p.

280.

NORMA ISO 9001:2000 SA de CV., 1999., p. 18.

TAMAYO Y TAMAYO, Mario. El Proceso de la Investigación Científica., cuarta

edición., p. 440.