SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

FICHA DE CARACTERIZACIÓN N° 2361416

APRENDIZ BERNABÉ VELA GUTIÉRREZ

CLASE DE DOCUMENTOS PARALELO

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación

de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en
las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que
conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que,
a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información

producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o
funciones.

Documento Electrónico: Toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o

acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de
archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los
archivos: de gestión, central e histórico.

Diferencia entre documento de archivo y documento electrónico:

Documentos de archivo Documentos electrónicos
Lugar donde se encuentra toda clase de Se entiende como toda la información
documentación producida en cualquier generada, enviada, recibida y almacenada
fecha lenguaje, forma o soporte por una por medio electrónico
entidad publica
Es una expresión testimonial de carácter Estas se conservan y transmiten a través
autentico, objetivo e imparcial es de medios electrónicos luego de efectuar
independiente ya que está condicionado a algunas series con medida de
los demás y siendo condicionado autenticación
En cumplimiento a sus funciones jurídicas Énfasis en la naturaleza de los
y/o administrativas conservando como documentos, creados, utilizados y
prueba de información y su correcta conservados en entornos tecnológicos
continuidad de gestión.
Función archivística global que la integra
Permite fácil acceso a la información
Controla el acceso a la información por
niveles de seguridad y conservación a
largo plazo