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Boletín Advisory*

Mayo 2006

mySAP SRM y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley

Introducción Componentes mySAP SRM Cumplimiento de la Ley Sarbanes - Oxley Beneficios de Conclusiones Créditos
(Supplier Relationship Management) mySAP SRM

*connectedthinking
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Introducción Componentes mySAP SRM Cumplimiento de la Ley Sarbanes - Oxley Beneficios de Conclusiones Créditos
(Supplier Relationship Management) mySAP SRM

Introducción

Actualmente las empresas están en búsqueda de como una base a largo plazo para asegurar las ����������������������� ������������
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soluciones integrales que apoyen la reducción de ventajas en costos y calidad de compras �����������
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los costos involucrados en sus procesos de centralizadas e incrementar las relaciones con los �����������������

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procura y, que al mismo tiempo, logren proveedores para obtener resultados duraderos y �����������������
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incrementar su efectividad en la cadena de valiosos. Asimismo, la plataforma mySAP ERP
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suministros, bajo el marco de cumplimiento de las utiliza sus capacidades de análisis de datos,
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normas y políticas establecidas por leyes como la emisión de reportes, consolidaciones financieras y
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de Sarbanes Oxley, mejor conocida como SOX. administración de riesgo para proveer una ��������������
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completa e integral solución a la gestión de ��������


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mySAP Supplier Relationship Management (SRM) cumplimiento de la ley SOX.
es una herramienta de la plataforma de negocios
mySAP Business Suite que está construida bajo la Estas funcionalidades se apoyan en los diferentes qRetorno
plataforma tecnológica de SAP NetWeaver y componentes incluidos en la aplicación, cuya
Figura 1: Relación de mySAP SRM con el proceso
habilita a los múltiples niveles de proveedores, relación con el proceso de procura se muestra en de procura
socios estratégicos y de manufactura para la Figura 1. Fuente: SAP AG, Product Management SRM
trabajar juntos en las diferentes etapas del
proceso de suministros.

mySAP Supplier Relationship Management (SRM)


fue desarrollada con el objetivo de buscar
simplificar y automatizar los procesos de
compras, permitiendo la integración de prácticas 4Haga click en la imagen para ampliarla
estratégicas efectivas para la calificación de
proveedores, negociación y administración de
contratos con funciones de otras empresas y
procesos de proveedores a través de un marco
analítico y soporte multicanal. Está diseñado
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Componentes mySAP SRM


SAP Markets Enterprise Buyer
(Professional)
SAP Markets Enterprise Buyer (Professional) es SAP Markets Dynamic Bidding provee
el sistema de procura central para las �����������������
herramientas de manejo de documentos de
soluciones de administración de proveedores.
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solicitudes de compras y cotizaciones, procesos
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Facilita la gestión de compras mediante el de licitaciones, flexibilidad en la definición de


autoservicio de procura, habilitación de �������
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reglas de negociación y atributos dinámicos,
compras directas y centralizadas así como la
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�������� ����������������� ����������������� �������������������� ����������������������������� control sobre listas de distribución y workflow,
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incorporación de herramientas que apoyan a ������������ ����������������������
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soporte de decisiones mediante análisis de
los compradores en el proceso de toma de ofertas, correlación de parámetros simples y
decisiones. qRetorno múltiples, determinación y clasificación de
Figura 2: Calificación de proveedores en SAP Markets proveedores (ver Figura 3), monitoreo mediante el
Adicionalmente, este componente provee Enterprise Buyer (Professional) seguimiento del negocio e integración con
herramientas para la realización de compras Fuente: SAP AG, Product Management SRM módulos de creación de contratos, creación de
indirectas, las cuales permiten el uso de órdenes de compra así como funcionalidades
workflow y autoservicio de compras para los 4Haga click en la imagen para ampliarla
analíticas adicionales que apoyan la gestión de
empleados; compras directas, las cuales procura.
permiten la integración con los módulos de
planificación y ejecución, sistemas de SAP Markets Dynamic Bidding
mantenimiento y de administración de Esta aplicación apoya las necesidades derivadas
proyecto; administración de contratos, tablero del proceso de procura mediante el uso de
de mando de compras, inclusión de múltiples solicitudes para la creación de propuestas,
requerimientos, selección de fuentes de cotizaciones y licitaciones. El sistema facilita el �������
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suministro por asignación o por solicitudes, proceso de transformar pedidos planificados, ����������

definición de listas de proveedores aprobados pedidos no planificados y pedidos estratégicos en


qRetorno
(ver Figura 2) así como servicios adicionales contratos y órdenes de compra. Provee soporte
automatizado para el proceso de toma de Figura 3: Selección de proveedores en SAP Markets
para la gestión de compras que incluyen límites Dynamic Bidding
e integración del portal de proveedores para las decisiones de proveedores ideales para diferentes
Fuente: SAP AG, Product Management SRM
labores de autoservicio. escenarios.

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(Supplier Relationship Management) mySAP SRM

Componentes mySAP SRM Cumplimiento de la Ley SOX


SAP Markets Enterprise Buyer
(Professional) (continuación)
SAP Markets Supplier Self Services análisis de los gastos realizados con o sin Las soluciones que ofrece mySAP están
Ofrece a los proveedores acceso a órdenes con contratos o contratos por vencer. Adicionalmente, diseñadas con una variedad de controles
funcionalidades gerenciales que apoyan la gestión permite el seguimiento de las relaciones con el configurables e inherentes que, al ser utilizados
de procura, lo cual facilita la reducción de costos proveedor mediante indicadores de rendimiento, apropiadamente, proveen las características y
y optimiza cadena de valor. Esto se logra seguimiento de la gestión de calidad y scorecards funcionalidades requeridas para apoyar a los
mediante herramientas web que permiten a los por proveedor. Por otro lado, ofrece una CEO’s y CFO’s en la certificación del control
proveedores registrar órdenes de venta, entrada funcionalidad para analizar la historia de compras interno relacionado con el procesamiento de la
de servicios y facturación así como por proveedor, material, solicitante, comprador, información en sus aplicaciones.
funcionalidades especiales como procesos sin gerente de centro de costos, entre otros niveles.
entrada de servicios y entrada de facturas sin En este sentido, mySAP ofrece herramientas
referencia en órdenes de compra. �������������������
específicas que sirven de apoyo a las labores de
cumplimiento de la ley SOX, tales como el módulo
SAP Markets Decision Support Management of Internal Controls (MIC), el cual
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Provee un análisis detallado de los procesos que evalúa la efectividad del control interno mediante
apoyan la gestión de SRM, mediante el uso de �������
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el reporte de cualquier deficiencia o debilidad
reportes flexibles y predeterminados basados en �������� ���������
significativa que se presente; el módulo Audit
la tecnología SAP destinada para el uso del Information System (AIS), el cual apoya en el
qRetorno
datawarehouse (SAP BW). Asimismo, ofrece un cumplimiento de las secciones 302 y 404 de la ley
enfoque de 360° a procesos estratégicos del SRM Figura 4: Desarrollo de la estrategia de suministro en SAP SOX mediante la incorporación de soluciones
tales como gerencia estratégica de proveedores, Markets Decision Support clave para los procesos de auditoría de sistemas y
fuentes estratégicas de suministro (ver Figura 4), Fuente: SAP AG, Product Management SRM de negocios; así como la funcionalidad “Whistle-
seguimiento de relaciones con proveedores, Blowing”, la cual permite a los empleados enviar
análisis de gastos globales y seguimiento del correos anónimos a la alta gerencia con
proceso de compras a nivel de documentos. sugerencias o quejas, almacenando una copia del
4Haga click en la imagen para ampliarla mismo en la Base de Datos central de acuerdo a
Sus principales capacidades son los análisis de lo estipulado en la sección 301 de la ley SOX.
gastos globales, análisis de proveedores a nivel
de producto y de familia de productos, análisis de
contratos en función del tiempo, valor y volumen,
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Cumplimiento de la Ley SOX


(continuación)

En torno al proceso de negocios de compras, la • Controles de seguridad con los privilegios de - Análisis del desempeño operacional
herramienta mySAP SRM provee una herramienta acceso sobre roles de usuarios de acuerdo a las
clave de apoyo para el cumplimiento de dicha aprobaciones y delegaciones definidas. Basado en las metas fijadas por la Compañía, el
regulación mediante la incorporación de las resultado y el rendimiento de la organización
siguientes facilidades: Adicionalmente, las funcionalidades específicas interna debe ser medido. En este sentido, se
de mySAP SRM apoyan a las compañías en sus pueden incorporan algunos indicadores de
• Controles inherentes incluidos en el sistema labores de cumplimiento, no solo de la ley SOX, desempeño operacional tales como el número
lógico que no requieren ser nuevamente sino de otras regulaciones que apliquen, entre las de órdenes de compra procesadas en un
diseñados en la aplicación. Por ejemplo, el cuales destacan: período determinado así como el tiempo
principio utilizado para la gestión de promedio entre la creación de una solicitud de
documentos provee funcionalidades que Emisión de reportes por parte de las unidades compra y la emisión de la orden de compra.
permiten realizar el seguimiento de cada posteo de negocio
desde la fuente de registro. - Gerencia del desempeño de compradores
El cumplimiento de la ley SOX supone las
• Controles automáticamente configurados al labores de emisión de reportes y seguimiento de La administración del rendimiento del comprador
momento de la instalación. Un ejemplo es la las operaciones en los procesos de negocio a fin permite hacer seguimiento a los valores de
funcionalidad workflow, la cual ayuda a ejecutar de tomar acciones sobre los nichos de alto compras, el número de órdenes de compra y los
las actividades de forma secuencial, en el riesgo que sean identificados. Este enfoque precios promedios alcanzados.
tiempo oportuno con las personas autorizadas debe incluir una visión completa de la
para ello. Compañía, considerando las unidades de - Emisión de reportes por parte del
negocio, departamentos, organizaciones de comprador
• Controles de reporte mediante funcionalidades compras y compradores individuales.
estándares, por ejemplo los reportes para Los reportes de cumplimiento del comprador
revisar los cambios realizados a los archivos de permiten hacer seguimiento de gastos irregulares
master data. por comprador y cantidades de cancelaciones de
contrato sin importar en cuál sistema de ejecución
se encuentre el contrato.
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Beneficios de mySAP SRM

mySAP SRM se enfoca en los resultados finales para • Procesos de compras ejecutados transparente y • Mayor adopción de compras electrónicas como
facilitar la reducción de costos de bienes vendidos consistentemente resultado de una conectividad escalable del
en toda la Compañía, ayudando a optimizar los proveedor.
procesos de suministro y maximizar el valor de las Beneficios en compras
relaciones con proveedores. En este sentido, mySAP Conclusiones
SRM provee beneficios de negocio significativos en • Procesos de pagos de compras alineados, con
las siguientes áreas: menor administración y procesos de negocio más La solución mySAP SRM provee herramientas de
eficientes, eliminación de errores, productividad administración, mantenimiento, análisis, reportes y
Beneficios en suministro incrementada, procesos más rápidos y costos de controles para todos los elementos y procesos
procesamiento menores. pertenecientes al proceso de procura. Sus
mySAP SRM permite a la organización alcanzar los
• Mejoras generales en el proceso de administración componentes principales ofrecen características que
siguientes objetivos:
de solicitudes. permiten a la Compañía la toma de decisiones, la
• Mejoras en el cumplimiento de contratos. administración eficiente de recursos, la reducción de
• Reducción de costos significantes y sostenibles en
costos y el cumplimiento de normas y políticas
corto plazo. • Más tiempo para enfocarse en actividades de valor
establecidas.
• Pruebas de concepto para iniciativas de suministro agregado.
transformadoras. • Mejor cumplimiento de regulaciones como la Ley Asimismo, mySAP SRM proporciona características
• Decisiones de suministro mejoradas que optimizan SOX. estratégicas enfocadas en el cumplimiento de la ley
el valor total de contribución de los proveedores. SOX mediante el análisis de indicadores de
• Mejor habilidad para capturar, compartir y Beneficios en capacitación de proveedores rendimiento y control, herramientas de cumplimiento
continuamente optimizar el conocimiento. de reportes y seguimiento del negocio como un todo
• Interacción óptima con proveedores en numerosos y a detalle, permitiendo así tener un proceso de
• Mejor habilidad para administración de categorías
procesos de negocio y documentos (como procura controlado y eficiente.
• Mejor utilización de recursos mediante el enfoque optimización del procesamiento de cambios en las
en las iniciativas y proveedores más importantes órdenes de compra). En todo caso, y más allá del cumplimiento
• Llegada al mercado en menores tiempos e • Procesos de negocio alineados entre el comprador regulatorio, el objetivo sigue siendo establecer
innovaciones más fructíferas y los proveedores, permitiendo un mayor enfoque procesos estándares de procura a fin de incluirlos en
• Habilidad para administrar el cumplimiento de en actividades estratégicas que aporten valor el desarrollo de fuentes estratégicas transaccionales
normas por parte de proveedores, unidades de agregado a la gestión. y operativas que permitan optimizar los procesos de
negocio, aprobadores y compradores individuales negocio de la Compañía.
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Boletín Advisory

El Boletín Advisory es publicado mensualmente


por la Línea de Servicios Advisory de Espiñeira,
Sheldon y Asociados, Firma miembro de
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El presente boletín es de carácter informativo y no


expresa opinión de la Firma. Si bien se han
tomado todas las precauciones del caso en la
preparación de este material, Espiñeira, Sheldon y
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errores u omisiones; tampoco asume ninguna
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del uso de la información contenida en el presente
documento. *connectedthinking es una marca
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