INFORME AA1

YULIAN DAVID MENDOZA PINILLA

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC

ISO
9001

Docente

GILBERTO MARIO GOMEZ LINDO

SENA

Modalidad Virtual

12 de julio 2021
 Informe AA1

Realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un

proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades,
debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de
origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.
Informe AA1: Actividades desarrolladas en un proceso normal de compra
El proceso de compras en una organización es un factor clave en la gestión de
calidad,
debido a que en este se adquieren las materias primas e insumos
necesarios para el
funcionamiento de la empresa. De la organización de este proceso dependen
desde los
resultados económicos de la empresa, la calidad de los productos ofrecidos, la
satisfacción
de los clientes entre otras cosas. Los recursos que debe adquirir una organización
son de
varios tipos: humanos, de infraestructura, materiales, de medio ambiente
etc. A
continuación, se listan los diferentes ítems necesarios para el proceso de compra.
El proceso de compras en una organización es un factor clave en la gestión de
calidad, debido a que en este se adquieren las materias primas e
insumos necesarios para el funcionamiento de la empresa. De la organización
de este proceso dependen desde los resultados económicos de la empresa, la
calidad de los productos ofrecidos, la satisfacción de los clientes entre otras cosas.
Los recursos que debe adquirir una organización son de varios tipos: humanos,
de infraestructura, materiales, de medio ambiente etc. A continuación, se
listan los diferentes ítems necesarios para el proceso de compra.
 Gestión del proceso normal general de compras
 Identificación de los productos necesarios a comprar: En este caso es
necesario definir una metodología para realizar las compras, así como
también designar un personal de compras que establezca las relaciones
con los proveedores.

 Definición y aclaración de las especificaciones que debe cumplir cada

producto adquirir: Realizar la identificación de los productos más
importantes para el funcionamiento de la organización y establecer el
diverso control de estos a través de formatos que dependen del producto o
servicio ofrecido por la empresa.

 Planeación de las compras: Este punto depende de los pronósticos de

oferta y demanda de los productos y/o servicios ofrecidos por la empresa,
de esta forma se puede estimar que tantas compras y de qué tipo
 de insumos es necesario abastecerse. Es necesaria la creación de un
programa de compras.

 Evaluación y selección de proveedores: La organización debe definir

criterios de selección de los proveedores para evaluarlos según su
capacidad de suministro, tiempos de entrega y factores relevantes.

 Realización y conformación de los trámites de compra: Aquí se

deben implementar todos los documentos y formatos necesarios para que
los procesos de compra sean óptimos.

 Verificación de los productos adquiridos en la compra: En este

punto, los productos entregados por los proveedores se someten a
verificación a partir de diversos tipos de inspección, prueba etc.

 Re-evaluación de proveedores: Los proveedores elegidos deberán ser

evaluados en un período de tiempo y de esta forma se determina si es
viable o no continuar con ese proveedor o reemplazarlo por nuevas
opciones.

 Ajuste de acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento de los

procesos de compra actuales: Este punto final permite a la organización y
los encargados del proceso de compras tomar acciones correctivas,
preventivas y que ayuden a mejorar los procesos actuales en la
empresa, siempre y cuando contribuyan a encontrar el equilibrio en
la organización. Aquí pueden plantearse diferentes indicadores que
se ajustan según el tipo de empresa.

Según los ítems descritos anteriormente, los documentos de origen

interno y externo son necesarios para llevar a cabo un proceso general
normal de compras se listan en el siguiente cuadro.

Documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o

que se generarían en el desarrollo del proceso
Internos
Documento donde se recopila las
características específicas del
producto o servicio a vender,
aspectos cuantitativos/cualitativos
pertenecientes a dicho producto a
vender, producto a comprar,
cantidad, criticidad entre otros
Documento cargado con las
metodologías del proceso de
compra y subcontrataciones.
Documentos nutridos de los datos y
Externos
Requisitos legales, y normas
internacionales, donde acoplan
las características estándares que
debe tener cada producto.
Catálogos de los equipos,
necesarios para obtener el
producto o/y servicio a realizar.
Hojas de seguridad, Hojas de
resultados de la selección y utilidad de la materia prima o
evaluación de proveedores que insumos, con las cuales se
hacen parte de la empresa y los que obtendrá el producto o/y servicio.
están en el proceso evaluativo.
Documento donde se describe Orden de compra, facturas y
tanto el producto como el plazo Registros de lo comprado
solicitado, así como otros
condicionantes (presupuestos,
plazos de entrega, características
del producto etc.)
Documento que contengan la Orden de compra con soporte de
realización de los pedidos, como el salida de los productos
proceso de la aprobación de los
pedidos.
Los datos del pedido, los requisitos
que describen claramente el
producto, para la aprobación del
producto, del sistema de calidad,
para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo,
el plazo solicitado, otros datos
como el presupuesto, condiciones
de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.
Documentos de las órdenes de
compra/subcontratación con la
finalidad de asegurar que los
productos y servicios cumplen con
los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de
compra, formato de la hoja de
pedido de subcontratación, formato
de la hoja de evaluación de
proveedor, que son el registro de la
información solicitada a los
proveedores para su aceptación,
formato de la hoja de no
conformidad de producto (para
compras), formato de la hoja de no
conformidad de servicio (para
subcontrataciones).