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PROCEDIMIENTO NACIONAL PARA MANEJO Y PN-RRH-11

CODIFICACIÓN DE FILES Revisión: 01
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ÍNDICE

1. Objetivo........................................................................................................................................ 2

2. Alcance......................................................................................................................................... 2

3. Términos y Definiciones................................................................................................................ 2

4. Documento de Referencia............................................................................................................. 2

5. Operación..................................................................................................................................... 2

5.1. Características del File personal.........................................................................................................2

5.2. Estructura del File de Personal...........................................................................................................3

5.2.1. División Nro. 1 DOCUMENTOS PERSONALES.............................................................................3

5.2.2. División Nro 2: DOCUMENTOS LABORALES...............................................................................4
5.2.3. División Nro 3: VACACIONES, LICENCIAS, PERMISOS.................................................................4
5.2.4. División Nro 4: EVALUACION DE DESEMPEÑO, MÉRITOS Y DEMÉRITOS..................................4
5.3. Responsabilidad del File de personal..................................................................................................4

5.4. Prohibiciones......................................................................................................................................5

6. Control de Cambios....................................................................................................................... 5

7. Anexos.......................................................................................................................................... 5

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha de Aprobación:

20/03/2013 25/09/2013 27/09/2013
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1. Objetivo

El objetivo del presente procedimiento es implementar normas y procedimientos para la clasificación,

actualización, ordenamiento y archivo de documentos de orden personal y laboral de los funcionarios del
Grupo Avícola Navallo.

2. Alcance

Se aplicará a los Files personales de todos los funcionarios del Grupo Avicola Navallo, ALG y SIFRA
(contratados a plazo fijo e indeterminado y practicantes/tesistas).

3. Términos y Definiciones

 File personal Es un conjunto clasificado de documentos de orden personal y laboral de los

funcionarios del Grupo Avícola Navallo, ALG y SIFRA de carácter
estrictamente reservado a los mismos que son archivados en carpetas
individuales.

4. Documento de Referencia
No Aplica

5. Operación

5.1. Características del File personal

1. El File Personal debe ser:

a. Individual: A cada colaborador le corresponde un File Personal.
b. Reservado: Sólo tiene acceso al File personal el titular, el personal de Recursos Humanos
responsable de su manejo y la autoridad competente (Director, Gerente, Jefe inmediato,
Control Interno, Auditoría Externa u otra persona por disposición policial o judicial).
c. Registrable: Toda documentación pertinente al colaborador que ingrese al File personal es
archivada secuencialmente según las divisiones establecidas.
d. Dinámico: Cuando el colaborador es reasignado, cambiado o transferido a otra unidad en
forma permanente una copia del File Personal se remite de oficio o a solicitud, a la referida
unidad de destino en la cual el colaborador es desplazado.
2. Toda persona que acceda a un puesto de trabajo en el Grupo Avicola Navallo, ALG y SIFRA, está
en la obligación de cumplir con proporcionar la información personal que se le requiera para
contar con su historial actualizado en el File personal. Asimismo, todo documento relativo a la
variación de la información proporcionada anteriormente, así como documentación nueva de
interés para la empresa y/o el propio colaborador, deberá ser remitida al Área de Recursos
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Humanos a fin de mantener actualizado el File personal. De no comunicar los cambios, el

colaborador, es el único responsable de trámites posteriores que el Área de Recursos Humanos
tenga que ejecutar con datos no actualizados.
3. Todo documento remitido en copia para su archivo en el File personal, deberá estar visado o
autenticado por el colaborador, según sea el caso.
4. En el formato de la ficha personal del sistema GP se consignarán los datos del personal que labora
en la entidad y será archivado en su File personal.
5. El Grupo Avicola Navallo, ALG y SIFRA conservará en su poder todos los Files, aun cuando el
personal cese en sus labores, estando prohibido la devolución de cualquier documento que en ellos
se haya archivado. Podrá alcanzarse una fotocopia de los mismos a solicitud de los funcionarios.
6. El Área de Recursos Humanos verificará la veracidad de los datos consignados así como la
documentación contenida en los Files personales.
7. Cada File personal estará debidamente rotulado con el nombre de cada funcionario y será
archivado en un ambiente seguro.

5.2. Estructura del File de Personal

5.2.1. División Nro. 1 DOCUMENTOS PERSONALES

a. Kardex personal (de sistema)

b. Certificado de Nacimiento
c. Copia del Carnet de Identidad
d. Registro Judicial de Antecedentes Penales - REJAP (Solo desde Supervisores hacia arriba)
e. Certificado de antecedentes policiales - FELCC
f. Curriculum vitae
g. Documentación de Respaldo del Curriculum Vitae
h. Hoja de Ruta de Inducción
i. Acuse de recibo de:
- Cargo de recepción del Reglamento Interno de Trabajo (RIT)
- Código de Conducta y Ética Empresarial ALG
- Decálogo de Derechos Humanos ALG
- Política de Resguardo de la Información
- Política de Calidad, Visión y Misión
- Política de Sanciones a No Conformidades Pendientes
- Cualquier política o reglamento referente a su actividad.
j. Declaración jurada de domicilio y croquis
k. Declaración Jurada de Tipo de Sangre
l. Otros relacionados.
m. Partida de matrimonio o certificado de convivencia
n. C.I. de los hijos si existieran
o. Declaración jurada de beneficiarios de Seguro Vida
p. Otros relacionados

5.2.2. División Nro 2: DOCUMENTOS LABORALES

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a. Contrato de trabajo
b. RG-RRH-11 Examen médico Pre-Ocupacional
c. RG-RRH-27 Examen Médico Post-Ocupacional
d. Documentos de promoción, designación, comisión, rotación, o reubicación.
e. Constancia de remuneraciones y descuentos (opcional)
f. Memorando de Desvinculación
g. Carta de renuncia
h. Otros relacionados.
i. Retenciones judiciales
j. Bonificaciones
k. Documentos e informes de variación de condiciones contractuales
l. Solicitudes de beneficios
m. Liquidación de beneficios sociales
n. Otros relacionados

5.2.3. División Nro 3: VACACIONES, LICENCIAS, PERMISOS.

a. Convenio o solicitud de reducción de vacaciones

b. Convenio de acumulación de vacaciones
c. Solicitud de licencias
d. Certificado médico por enfermedad (cuando corresponda)
e. Justificación de inasistencias
f. Otros relacionados

5.2.4. División Nro 4: EVALUACION DE DESEMPEÑO, MÉRITOS Y DEMÉRITOS

a. Evaluaciones realizadas por Grupo Avícola Navallo.

b. Cartas, memorandos
c. Sanciones
d. Felicitaciones y agradecimientos
e. Otros relacionados.

5.3. Responsabilidad del File de personal

- El archivo de documentos en el File Personal es de responsabilidad exclusiva del Área de Recursos

Humanos.
- Los Files Personales se archivarán en gaveteros o estantes en orden alfabético, de tal manera que
permita su rápida identificación y ubicación.

5.4. Prohibiciones
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- La información contenida en los Files es estrictamente confidencial, de interés exclusivo del Grupo
Avicola Navallo, ALG y SIFRA, por lo que está terminantemente prohibido su divulgación.
- Está terminantemente prohibido extraer documentos o brindar información que obra en el File personal
a terceras personas.
- Es responsabilidad del colaborador alcanzar la documentación que requiera el Área de Recursos
Humanos para el File personal.
- En caso de falsedad comprobada de la información consignada por el propio funcionario, el Área de
Recursos Humanos comunicará a la Gerencia de Administración y Finanzas de la unidad y procederá el
retiro inmediato del colaborador por falta grave.
- Cualquier asunto no previsto requerido al presente Procedimiento será resuelto por la Gerencia de
Administración y Finanzas.

6. Control de Cambios

Fecha de Modificación Nº Modificación Cambio

7. Anexos

No Aplica.