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GESTION-SIG”
MANUAL Código :
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INTEGRADO
DE GESTION-
CO
NT
ENI
DO
TABLA DE EQUIVALENCIA DE
REQUISITOS........................................................................4
1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
.........................................................................................................6
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
...................................................................................................................6
3. TÉMINOS Y
DEFINICIONES:......................................................................................................................6
4. CONTEXTO DE LA
ORGANIZACIÓN..........................................................................................................7
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto:
...............................................................................7
4.2 Compresión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas:
..........................................9
4.3 Alcance del Sistema Integrado de Gestión-SIG:
...................................................................................10
4.4 Sistema integrado de gestión:
..............................................................................................................12
4.5 Evaluación de riesgo de soborno
..........................................................................................................13
5.
LIDERAZGO:.................................................................................................................................
...........14
5.1 Liderazgo y compromiso:
......................................................................................................................14
5.2 Política del SIG:
......................................................................................................................................15
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades:
..............................................................................................15
6.
PLANIFICACION:..........................................................................................................................
...........16
6.1 Acciones para tratar riesgo y oportunidades:
......................................................................................16
6.2 Objetivos, metas y programas:
.............................................................................................................16
6.3 Planificación de los cambios:
................................................................................................................17
7.
APOYO:........................................................................................................................................
...........17
7.1
Recursos:.....................................................................................................................................
...........17
7.2
Competencia:..............................................................................................................................
...........18
7.3 Toma de
conciencia:..............................................................................................................................19
7.4 Comunicación:
.......................................................................................................................................19
7.5 Información documentada:
..................................................................................................................19
8.
OPERACION:................................................................................................................................
...........20
8.1 Planificación y control operacional:
.....................................................................................................20
8.2 Requisitos de los productos y servicios:
...............................................................................................20
8.3 Diseños de los productos y servicios:
...................................................................................................21
8.4 Control de los procesos, productos y servicio suministrados externamente:
....................................21
8.5 Producción y prestación del servicio-
PPS:............................................................................................22
8.6 Liberación de los productos y servicios:
...............................................................................................23
8.7 Control de las salidas no conformes-SNC:
............................................................................................23
9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO:
...........................................................................................................23
9.1 Seguimiento, medición, análisis y
evaluación:.....................................................................................23
9.2 Auditoria Interna:
..................................................................................................................................24
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9.3 Revisión por la
Dirección:......................................................................................................................24
9.4 Revisión por el oficial de cumplimiento antisoborno
..........................................................................24
10. MEJORA:
................................................................................................................................................24
10.1
Generalidades:.......................................................................................................................................2
4
10.2 Incidentes, no Conformidades y acción correctiva:
.............................................................................24
10.3 Mejora continua:
...................................................................................................................................25
CONTROL DE CAMBIOS
.................................................................................................25
ANEXOS: ...................................................................................................................
...25
Anexo 1. Matrices FODA del SIG, riesgos y oportunidades estratégicas del SIG
...........................................26
Anexo 2. Partes interesadas, necesidades y expectativas del SIG
.................................................................29
Anexo 3. Secuencia e Interacción de Procesos del SIG
..................................................................................35
Anexo 4. Estructura y organización
................................................................................................................37
Anexo 5. Responsabilidades y Autoridad en el SIG
........................................................................................39
Anexo 6. Alcance SGS-
SGA............................................................................................................................42
Anexo 7. Detalle del Alcance del SGI
..............................................................................................................44
Anexo 8. Competencias definidas para el SIG
................................................................................................46
Anexo 9. Interfaces y dependencias internas del Alcance
SGI.......................................................................48
Anexo 10. Interfaces y dependencias externas del Alcance SGI
....................................................................49
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TABLA DE EQUIVALENCIA DE REQUISITOS
Manual ISO ISO ISO ISO ISO
SIG 9001 27001 14001 45001 37001
1. Objetivo y campo aplicación SGC SG SG SG SG-
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
4. Contexto de la organización:
4.1.Comprensión de la organización y de su
contexto
4.2.Comprensión necesidades y expectativas
partes interesadas
4.3.Determinación alcance del SIG
4.4.Sistema integrado de gestión y sus procesos
4.5 Evaluación de riesgo de soborno
5. Liderazgo:
5.1.Liderazgo y compromiso
5.2.Política del SIG
5.3.Roles, responsabilidades y autoridades
6. Planificación:
6.1.Acciones para abordar riesgos y
oportunidades
6.2.Objetivos y planificación para lograrlos
6.3 Planificación de los cambios
7. Soporte:
7.1.Recursos
7.2.Competencia
7.3.Toma de conciencia
7.4.Comunicación (participación y consulta)
7.5.Información documentada
8. Operación:
8.1.Planificación y control operacional
8.2.Requisitos para los servicios / Preparación y
respuesta ante emergencias / Evaluación
de riesgos de SI
8.3.Diseño y desarrollo de los servicios /
Tratamiento de riesgos de SI
8.4.Control de procesos y servicios externos
8.5.Producción y prestación del servicio
8.6.Liberación de los servicios
8.7.Control de las salidas no conformes
9. Evaluación del desempeño:
9.1.Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.2.Auditoría interna
9.3.Revisión por la Dirección
9.4 Revisión por la función de cumplimiento
antisoborno
10. Mejora:
10.2.No conformidades, acciones
correctivas,
incidentes, no conformidades y
acciones correctivas
10.3.Mejora continua
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INTR
ODUC
CIÓN
Su sede principal se encuentra en Bernardo Monteagudo 222, Magdalena del Mar, Lima – Perú,
adicionalmente cuenta con la sede de la Secretaría Técnica de Órganos Resolutivos-STOR (Av.
Javier Prado Oeste 270, San Isidro), y con la sede de la Gerencia Adjunta de Regulación Tarifaria-
GART (Av. Canadá 1460, San Borja).
Mediante Ley Nº 27332 publicada el 29 de julio del 2000, se promulga la Ley Marco de los
Organismos Reguladores de la Inversión Privada en los Servicios Públicos, por la cual se precisa
que los organismos reguladores tienen las funciones de supervisión, regulación, fiscalización y
sanción, normativa, solución de controversias y de solución de reclamos.
El sector energía es muy dinámico y en los últimos años ha tenido un notable desarrollo, por lo
que OSINERGMIN requiere adecuar permanentemente su estrategia a esta situación. En el
presente documento se describe el Sistema Integrado de Gestión – SIG de OSINERGMIN.
Es un objetivo del SIG brindar servicios de alta calidad, proteger al ambiente, garantizar la
seguridad y salud de los trabajadores, prevenir, detectar y atacar los eventos de soborno,
proteger los activos de información y garantizar la continuidad de la institución, de acuerdo
a los requisitos establecidos, aplicando la mejora continua a fin de aumentar la satisfacción
de sus clientes; por lo que el SIG constituye un aspecto central que se manifiesta a través de:
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1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
Desarrollar, implementar, mantener y mejorar continuamente el SIG, que se muestra en el
siguiente cuadro. Su aplicación es a nivel de los procesos, servicios e infraestructura que forman
parte del alcance que se indican en el punto 4.3.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
En el presente Manual se utilizan las referencias normativas de las normas indicadas en el numeral 1.
3. TÉMINOS Y DEFINICIONES:
En el presente Manual se utilizan los conceptos y vocabulario especificados en las normas
respectivas. Se utilizan las siguientes abreviaturas:
SIGLA NOMBRES
SE Secretaria Ejecutiva del SIG
CSIG Comité del Sistema Integrado de Gestión
SST Seguridad y Salud en el trabajo Seguridad de la información
SI Comité de SST
CSST Gerencia Regulación Tarifaria Gerencia de Supervisión de Energía
GRT División Supervisión de Electricidad
GSE División Supervisión de Hidrocarburos Líquidos
DSE División Supervisión de Gas Natural División de Supervisión Regional
DSHL Gerencia de Supervisión Minera División Supervisión de la Gran
DSGN Minería División Supervisión Mediana Minería
DSR Secretaría Técnica de Órganos Resolutivos
GSM Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales
DSGM Gerencia de Administración y Finanzas
DSMM Área de Logística
STOR Gerencia Recursos Humanos
GCRI Gerencia Planeamiento, Presupuesto y Modernización
GAF Gerencia Políticas y Análisis Económico
ALOG Gerencia Sistemas y Tecnología de la Información
GRH Jefe de Oficina Regional
GPPM Oficina Regional
GPAE Oficina Desconcentrada
GSTI Tribunal Apelaciones de Sanciones en Temas de Energía y Minería
JOR Junta de Apelaciones de Reclamos de Usuarios
OR Tribunal de Solución de Controversias
OD Cuerpos Colegiados
TASTEM Reglamento Interno de los servidores civiles
JARU
TSC
CC
RIS
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4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
a. Comprensión de la Organización
Función por
mandato
legal:
Regular, supervisar y fiscalizar, en el ámbito nacional, el cumplimiento de las normas técnicas
relacionadas con las actividades de los sectores de su competencia: electricidad,
hidrocarburos líquidos, gas natural y minería (grande y mediana).
Reguladora Fijar tarifas de los servicios Solución de Resolver apelaciones de usuarios del
público de su ámbito Reclamos servicio público de su ámbito
Supervisora Verificar el cumplimiento de los Solución de Conciliar interés contrapuesto entre
requisitos legales, Controversias entidades y entre estas y sus usuarios o
contractuales y técnicos consumidores independientes y
resolver los conflictos suscitados entre
estos
Fiscalizadora Aplicar sanciones por Normativa Dictar reglamentos y normas que
incumplimiento de obligaciones regulen procedimientos a su cargo
legales y/o técnicas
V
i
s
i
ó
n
:
El Perú consolida su desarrollo energético con servicios de calidad, asequible y seguros;
asimismo afianza la sostenibilidad y seguridad del sector minero; con Osinergmin como la
institución del Estado peruano de mayor credibilidad y confianza.
M
i
s
i
ó
n
:
Regular, supervisar y fiscalizar los sectores de energía y minería con autonomía, capacidad
técnica, reglas claras y predecibles, para que las actividades en estos sectores se desarrollen
en condiciones de seguridad y se disponga de un suministro de energía confiable y
sostenible.
Estruct
ura
orgáni
ca:
El organigrama de la Institución se muestra
en el Anexo.5.
P
r
o
c
e
s
o
s
:
Actualmente la institución clasifica los procesos de la
siguiente manera:
Operativos Procesos de producción de bienes o servicios de la cadena de valor. Son los que incorporan los
requisitos y necesidades del ciudadano o destinatario de los bienes o servicios y logran la satisfacción
del mismo. Estos procesos tienen que agregar valor, concepto relacionado a la cadena de valor.
Estratégicos Procesos relacionados a la determinación de las políticas, estrategias, objetivos y metas, así
como asegurar su cumplimiento. Crean mecanismos que permiten monitorear y evaluar el
desempeño de cada proceso de la institución.
Soporte Se encarga de brindar apoyo o soporte a los procesos operativos. Realizan actividades
necesarias para el buen funcionamiento de los procesos operativos.
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Valores institucionales:
VALORES INSTITUCIONALES
Compromiso Actuar identificados con el Organismo y sus funciones de manera proactiva y con una visión de
largo plazo.
Excelencia Generar y usar el conocimiento con eficacia y eficiencia.
Servicio Tener la predisposición para atender a los grupos de interés en los sectores minero energéticos
Integridad Actuar con profesionalismo, honestidad y transparencia.
Autonomía Asegurar y preservar la independencia en las decisiones de Osinergmin y su estabilidad institucional
b. Comprensión
del contexto:
ii. El coordinador SIG Institucional realiza la comunicación del resultado del análisis de las
matrices FODA al menos una vez al año o cuando se considere necesario, a través de
cualquiera de los siguientes medios: correo electrónico, Web SIG, presentaciones
publicadas en “Capacítate” de la WEB SIG, y talleres de sensibilización (virtual o presencial)
iii. Respecto al análisis de las matrices FODA, las Fortalezas (factores internos) y
Oportunidades (factores externos) son consideradas como oportunidades del Sistema de
Gestión. Asimismo, las Debilidades (factores internos) y Amenazas (factores externos)
son consideradas como riesgos del Sistema de Gestión. Para la evaluación de dichos
riesgos y oportunidades se aplica el procedimiento “Gestión de Riesgos del SIG, PE2-2-
PE-02” con sus respectivos instructivos, el equipo SIG de GPPM realiza dicha evaluación al
menos una vez al año o cuando considere necesario.
Mecanismos internos
Resultado de la revisión por la dirección
Resultado de las auditorias
Resultado de reuniones del CSST (SGS)
Resultado de las inspecciones (SGS-SGA)
Reportes de incidentes y accidentes (SGS)
Resultado de la gestión de emergencia (SGS-SGA)
Resultado de denuncias (SG-AS)
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Mecan
ismos
extern
os
Resultados de
auditorías externas
Participación ciudadana
y de terceros
Benchmarking en otras
instituciones
Resultados de evaluación de
requisitos legales
Además, los requisitos de las partes interesadas de cada proceso operativo se muestran en el
“Manual de Gestión de Proceso y Procedimientos-MGPP” y procedimientos específicos
aprobados; disponible en la página WEB-SIG. Su seguimiento y revisión se determina para
cada proceso operativo clave, según sea necesario.
Propu
esta
de
Valor:
a. Ser proactivos para lograr que el Perú cuente con una cobertura a nivel
nacional de servicios energéticos oportunos, suficientes, confiables, asequibles y de
calidad. Supervisar que las operaciones de las empresas de energía y minería se realicen
en forma segura para la comunidad, trabajadores y el ambiente.
b. Proporcionar a las empresas prestadoras e inversionistas un marco regulatorio, de
supervisión y de fiscalización, con reglas y procesos claros y predecibles, que permitan
lograr una rentabilidad apropiada y que incentiven una mayor inversión.
c. Cumplir y hacer cumplir las políticas sectoriales de energía y minería y brindando a las
instituciones del Estado un soporte técnico y prospectivo, que les permita propiciar una
política sectorial sostenible e información necesaria y oportuna para el cumplimiento de
sus funciones.
d. Construir una organización innovadora, constituida por colaboradores competentes y
motivados que laboren en un entorno atractivo y retador que promueva y
potencie su desarrollo profesional y personal
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4.2.3 Revisión de requisitos relacionados
con el servicio:
En los procedimientos específicos se identifican los requisitos del servicio. Se mantienen los
registros de cambios de los requisitos especificados, se asegura que los mismos son
incorporados a los procesos y documentación correspondiente y es entendido por el
personal involucrado.
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34. Fijación del valor agregado de distribución (VAD) y cargos fijos
35. Revisión de pliegos tarifarios de distribución eléctrica
36. Aprobación del factor de balance de potencia coincidente en horas de punta
37. Aprobación del factor de ponderación del precio de la energía
Procesos de apoyo
44. Recursos Humanos
45. Logística
46. Sistemas
Comprende las actividades de los siguientes procesos, que desarrolla la institución en las
oficinas de las sedes de Lima y Oficinas Regionales a nivel nacional (Anexo.7)
1. Regulación de energía
2. Supervisión y fiscalización de energía
3. Supervisión y fiscalización de minería
4. Solución de apelaciones y controversias
a. Determinan las entradas requeridas y las salidas esperadas en cada Ficha de Proceso correspondiente.
b. Ha determinado la secuencia y la interacción de sus procesos en el Anexo 3
c. Determinan, en los documentos del SIG, los criterios y métodos para asegurar una eficaz operación y
control de los procesos (seguimiento, mediciones e indicadores de desempeño relacionados).
d. Asegura la disponibilidad de recursos e información necesaria para la operación y control de los procesos,
especificados en las Fichas de Proceso, los procedimientos y presupuesto.
e. Asegura la asignación de responsabilidades y autoridades definidas en las Fichas de Proceso a través de los
instrumentos de gestión pertinentes
f. Abordan los riesgos y oportunidades según lo definido en el acápite 6.1 de este manual y en el
procedimiento “Gestión Riesgos del SIG, PE2-2-PE-02” y sus respectivos instructivos.
g. Evalúan los procesos realizado el seguimiento y medición de los indicadores de cada proceso (cuando es
aplicable) y la revisión de los documentos desarrollados para el SIG, que se referencian en el presente
manual. A partir de los resultados de éstos análisis se implementa cualquier cambio necesario para asegurar
que estos procesos logren los resultados previstos.
h. Implementan las acciones necesarias para mejorar los procesos y el SIG.
i. Cumplen con los requisitos, promoviendo la toma de conciencia del personal y fomentando la mejora
continua.
El SIG se ha desarrollado con base a la mejora continua del Ciclo de Deming PHVA y de acuerdo con los
lineamientos de los requisitos indicados en el punto 2.
CÓDIGO DOCUMENTO
5. LIDERAZGO:
5.1 Liderazgo y compromiso:
Para el SG-AS, el órgano de gobierno está conformado por el Presidente del Consejo Directivo, quien lo
preside, el Gerente de la GPPM y el Oficial de Cumplimiento. Evidencia su liderazgo y compromiso:
a. Aprobando la política del SG-AS
b. Asegurando que la política y la estrategia estén alineadas
c. Recibiendo y revisando, por lo menos semestralmente, información del SG-AS
d. Solicitando a la Gerencia General la asignación de recursos necesarios para el SG-AS
e. Supervisando la implementación del SG-AS por la Alta Dirección y su eficacia
a. Asumiendo la responsabilidad y obligación de rendir cuentas con relación a la eficacia del SIG y la
prevención de las lesiones y el deterioro de la salud relacionados con el trabajo, así como la provisión
de actividades y lugares de trabajo seguros y saludables, en la Revisión por la Dirección e informes de
gestión.
b. Estableciendo la política y objetivos del SIG, en el presente Manual y asegurando que sean compatibles
con el contexto y la dirección estratégica a través de su alineamiento con la Misión (propósito) y la
Visión (Dirección estratégica) en las reuniones de revisión del Plan Estratégico Institucional
c. Asegurando la integración de los requisitos del SIG dentro de los procesos de la organización, mediante
la evaluación y mejora de procesos.
d. Promoviendo el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos a través del uso de las
Fichas de Procesos, la revisión de los resultados de los indicadores de desempeño de los procesos, las
matrices de riesgos y el seguimiento a las acciones definidas para tratar los riesgos.
e. Asegurando la disponibilidad de los recursos (humanos, de infraestructura, financieros y tecnológicos),
en el Plan Operativo, Presupuesto y Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, para establecer,
implementar y mejorar los sistemas que componen el SIG
f. Comunicando la importancia de una gestión eficaz conforme con los requisitos del SIG en cualquiera de
los siguientes medios: las diferentes reuniones de trabajo, la revisión por la dirección, auditorías
internas, en la web SIG y/o en el presente Manual.
g. Asegurando que el SIG logre los resultados previstos, a través de la medición, seguimiento, análisis,
evaluación y mejora.
h. Comprometiendo, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del SIG, mediante
la participación y consulta a los trabajadores y reuniones de trabajo.
i. Asegurando y promoviendo la mejora continua del SIG, mediante los proyectos de mejora, revisión por
la dirección y acciones correctivas
j. Brindando el apoyo a otros roles pertinentes a la dirección y funciones complementarias al SIG.
k. Desarrollando, liderando y promoviendo una cultura organizacional que apoye los resultados previstos
del SGS, mediante el empoderamiento y reconocimiento de logros y metas
l. Protegiendo a los trabajadores de represalias al informar de incidentes, peligros, riesgos y
oportunidades.
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La Alta Dirección asegura que la Política del SIG cumpla con los requisitos de las normas de gestión. La
frecuencia de revisión es de por lo menos una vez al año o en alguno de los siguientes casos:
Cambios en las normas internacionales
Implementación de nuevos sistemas de gestión
Cambios de la Alta Dirección
Cambios legales de alta implicancia para la Entidad
La Política SIG es aprobada por el Presidente del Consejo Directivo, difundida a través de la WEB-SIG. Es
comunicada y entendida por sus colaboradores a través de reuniones de trabajo.
La responsabilidad y autoridades están definidas en los diferentes documentos del SIG, con lo cual nos
aseguramos que el SIG es conforme a los requisitos de las normas correspondientes, que los procesos generen y
entreguen las salidas previstas, se informe a la Alta Dirección sobre el desempeño del SIG y las oportunidades
de mejora, se promueva el enfoque al cliente y se asegure la integridad de los cambios.
Para la actualización y comunicación de roles, responsabilidades y autoridades del SIG se considera lo siguiente:
El coordinador SIG institucional propone al Coordinador SIG respectivo “los roles, responsabilidades y
autoridades del SIG” a definir en cada sistema de gestión y le solicita la emisión de sus opiniones y
comentarios, de ser el caso, realiza una consulta legal. Posterior a ello, lo incluye en el Manual SIG y le
comunica mediante el correo electrónico y el Coordinador SIG respectivo lo difunde al personal
involucrado.
Son comunicados cada vez que ocurre cambios y se revisa al menos una vez al año.
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Para el SG-AS, el oficial de cumplimiento antisoborno es designado por el presidente del consejo directivo,
mediante memorando, quien cumple las siguientes responsabilidades y autoridad:
a. Supervisar el diseño e implementación del SG-AS.
b. Brindar asesoramiento y orientación al personal sobre el SG-AS y lo relacionado con el soborno
c. Asegurarse que el SG-AS es conforme con los requisitos de la norma ISO 37001:2016
d. Informar sobre el desempeño del SG-AS al órgano de gobierno y alta dirección y a otras funciones de
cumplimiento, según corresponda.
e. Otras actividades, según lo descrito en los procedimientos y demás documentos del SG-AS
6. PLANIFICACION:
Se establecen, implementan y se mantienen objetivos específicos y los programas para alcanzar los
objetivos, metas y evaluación. Dichos programas incluyen: Asignación de responsabilidades, en las
funciones y niveles pertinentes; y los recursos y plazos para lograrlo. Los objetivos específicos SIG son:
a. La razón o motivos de los cambios, así como sus potenciales consecuencias en el SIG
b. Que se mantenga la integridad del SIG
c. Que se cuente con los recursos necesarios
d. Se asignen correctamente las responsabilidades y autoridades
Las propuestas para los cambios en el SIG se discuten en la instancia pertinente (Comité de Calidad o
Revisión por la Dirección). Allí se determina la necesidad de los cambios, el propósito y sus consecuencias
potenciales.
Para el SGC, una vez decidido el cambio, para llevarlo a cabo y asegurar la a integridad del sistema de
gestión, la disponibilidad de recursos y la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades se
debe apelar al Mapa de Procesos y Fichas de Proceso, donde se han definido los cambios.
7. APOYO:
7.1 Recursos:
Se planifica las necesidades de recursos a través del Plan Operativo, Presupuesto Anual y Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), que son actualizados de acuerdo a las necesidades que se generan.
7.1.1 Generalidades:
Se determinan y brindan los recursos necesarios para el SIG, a través de la gestión por procesos y otros
mecanismos de gestión implementados. Se toman en cuenta:
7.1.2 Personas:
Se determinan y brindan las personas necesarias para el SIG, en base al marco legal vigente y los procesos
establecidos para dichas acciones, los cuales forman los procedimientos específicos de la GRH y están
disponibles en la página WEB-SIG de la Institución.
7.1.3 Infraestructura:
Se asigna y se mantiene la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del SIG en
mobiliario de oficinas, apoyo informático entre otros. Para el mantenimiento de los equipos de cómputo, la
GSTI ha establecido el procedimiento “Gestión de los Activos de TIC, PS4-2-PE-05”.
Cuando la trazabilidad de las mediciones es un requisito establecido por un marco legal o en los
procedimientos internos, el equipo de medición cumple lo siguiente:
a. Es calibrado o verificado (según lo indicado por el proveedor del equipo) a intervalos planificados o
antes de su uso, utilizándose patrones trazables.
b. Este identificado, mediante algún mecanismo, su estado actual.
c. Se protege contra ajustes, daños o deterioro, durante su almacenamiento, uso o traslado.
d. Tomar las acciones necesarias ante mediciones con equipos no aptos para su fin.
7.1.6 Conocimiento de la organización:
Se determinan, mantienen y están disponibles los conocimientos requeridos para lograr la conformidad de
los servicios brindados. Dichos conocimientos se encuentran disponibles en los procedimientos específicos,
en los cursos brindados a través de la universidad corporativa, la WEB-SIG, talleres, foros, conferencias y
otros mecanismos. Se consideran los conocimientos actuales y aquellos adicionales requeridos debido a los
cambios normativos, tecnológicos, de procesos, sistemas y otros.
7.2 Competencia:
Para el personal cuyo trabajo afecta la conformidad con los requisitos de los productos, puedan causar impactos
significativos identificados, o puedan impactar en el SIG, se establecen sus competencias en función de la
educación, formación, habilidades y experiencia. La administración de las actividades de reclutamiento,
selección y contratación de supervisores, es responsabilidad de cada Gerencia, bajo el marco del Reglamento de
Supervisión de las Actividades Energéticas y Mineras – OSINERGMIN N°040-2017-OS-CD, y las bases
correspondientes, según corresponda.
La GRH mantiene los registros actualizados sobre la educación, formación, habilidades y experiencia de los
trabajadores, en el Legajo del colaborador, de acuerdo con el procedimiento específico “Gestión de Legajos
del Colaborador, PS2-1-PE-06”, en él se incluye también el historial de incidentes y reportes de los mismos.
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7.4 Comunicación:
Para las comunicaciones internas o externas entre los diferentes niveles y funciones, respecto del SIG y su
eficacia, se ha establecido el procedimiento “Atención Comunicaciones, consulta y participación de
trabajadores, PE2-2-PE-05”, que incluye:
a. Qué comunicar;
b. Quien debe comunicarlo;
c. A quienes lo comunicamos;
d. Cuándo comunicarlo;
e. Límites de la comunicación; y
f. Cuáles serían los procesos que se verían afectados por la comunicación.
Además, se ha identificado, en los planes y procedimientos específicos, las disposiciones necesarias para un
eficaz sistema de comunicación con el cliente y partes interesadas, que incluye:
7.5.1 Generalidades:
La documentación que describe los procesos del SIG, incluyen:
8. OPERACION:
8.1.1 Generalidades:
Se ha identificado y planificado las operaciones asociadas a los peligros, riesgos, oportunidades, activos de
información y aspectos ambientales significativos identificados en el numeral 6.1 del presente documento,
considerando el desarrollo e implementación del procedimiento “Control operacional SIG, PE2-2-PE-07” y
sus respectivos instructivos a fin de controlar las situaciones donde puede ocasionar desviaciones de la
política, objetivos y metas:
a. Control operacional del SGS, I1-PE2-2-PE-07, que incluye controles para la eliminación de peligros y
reducción de riesgos SST, gestión de cambio, compras, contratistas y contratación externa
b. Controles operacionales relacionados al SGA, definidos en los siguientes instructivos:
Buenas prácticas de Ecoeficiencia, I2A-PE2-2-PE-07,
Manejo de residuos, I2B-PE2-2-PE-07,
Requisitos ambientales para adquisición de bienes, I2C-PE2-2-PE-07,
Requisitos ambientales para contratación de servicios, I2D-PE2-2-PE-07
c. Control operacional SG-AS, I4-PE22-PE-04, que incluye la planificación, debida diligencia, controles
financieros y no financieros, compromisos antisoborno, regalos, hospitalidad, donaciones y beneficios
similares; y gestión de la insuficiencia de los controles antisoborno.
Para la preparación y respuestas ante emergencias se cuenta con el procedimiento “Gestión de Emergencias
SIG, PE22-PE-08”.
Para el caso del SGI se han definido las actividades necesarias para una correcta planificación,
implementación y control del proceso de gestión de riesgos, en cumplimiento de los objetivos específicos de
seguridad de la información. Además:
Para el SG-AS, el planteamiento de inquietudes de cualquier intento, supuesto o real soborno; así como la
investigación y el tratamiento de los mismos o cualquier incumplimiento del sistema de gestión antisoborno
se tiene implementado el instructivo de “Atención de Denuncias del SG-AS, I5-PE22-PE-07” y el módulo de
atención de denuncias cuyo acceso es por la WEB-SIG o la Web corporativa
(https://sgas.osinergmin.gob.pe/sgasobor/view/Registrar).
Se cuenta con diversos medios de comunicación, como: oficinas de atención, central de atención de
llamadas, pagina web, folletería y otros. Las consultas y quejas se realizan a través cualquier medio y
canalizado a la Gerencia/Oficina respectiva. Se cuenta con procedimiento “Orientación a los grupos de
interés, PO37-1-PE-02”
Para identificar, tener acceso y determinar la aplicación de los requisitos legales relacionados al SGS-SGA se
cuenta con el procedimiento “Gestión requisitos legales, objetivos y cambios del SIG, PE2-2-PE-03” y, que
considera lo siguiente:
Se mantienen los registros de cambios de los requisitos especificados, se asegura que los mismos son
incorporados a los procesos y documentación correspondiente; y es entendido por el personal involucrado.
8.2.4 Cambios de requisitos para los productos y servicios:
Los responsables de los procesos, identificados en los procedimientos específicos de los MAPROS, son los
responsables de actualizar los cambios en los requisitos de los servicios y actualizarlos oportunamente en
dichos documentos. Los controles de cambios efectuados se incluyen al final de cada procedimiento.
8.4.1 Generalidades:
Los controles a aplicarse a los productos y servicios externos, se consideran cuando:
Los criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y reevaluación de los proveedores
externos están determinados en los respectivos términos de referencia, bases y contratos; los cuales se
conservan en el SIGED
MANUAL Código : MSIG
Revisión : 40
Las evaluaciones y contrataciones de supervisores se realizan bajo el marco del Reglamento de Supervisión
de las Actividades Energéticas – OSINERG N° 324-2007-OS/CD. Adicionalmente, se han establecido los
siguientes documentos:
Bases del Proceso de Selección de Empresas Supervisoras
Bases de Convocatoria
Selección y Evaluación de Supervisores
Los resultados de los procesos de selección de supervisores son publicados en la página Web de Osinergmin
(www.osinergmin.gob.pe).
La unidad de Logística de la GAF, asegura la adecuación de los requisitos de compras antes de comunicarlos
al proveedor. La verificación de productos y servicios contratados lo realizan las áreas usuarias lo indicado
en el procedimiento “Adquisiciones y Contrataciones, OAF-ALOG-PE-06”.
8.5.4 Preservación:
La preservación de los productos, durante el proceso interno y la entrega final, para mantener la
conformidad con los requisitos de los mismos, están definidos en los procedimientos de “Manejo de
Expedientes” de cada Gerencia.
MANUAL Código : MSIG
Revisión : 40
9.1.1 Generalidades:
Se ha planificado e implementado los procesos de seguimiento, medición, análisis y evaluación necesarios
para:
a. Demostrar la conformidad con los requisitos.
b. Asegurar la conformidad del SIG.
c. Mejorar continuamente la eficacia del SIG.
d. El desempeño y efectividad de los sistemas de gestión
Determinando:
a. Aquello que requiere ser monitoreado y medido en el SIG.
b. Los métodos aplicados para monitorear, medir, analizar y evaluarlos, obteniendo resultados
válidos.
c. Cuándo se llevarán a cabo el monitoreo y las mediciones.
d. Quién es el responsable de las mediciones.
e. Cuándo se analizarán y evaluarán los resultados del monitoreo y de las mediciones.
f. Quién es el responsable del análisis y evaluación de los resultados.
Para la evaluación del desempeño se tiene el procedimiento “Evaluación Desempeño SIG, PE22-PE-09”.
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Revisión : 40
9.3.1 Generalidades:
La Revisión por la Dirección lo realiza el “Comité del Sistema Integrado de Gestión-CSIG” por lo menos una
vez al año, en las reuniones que realiza el comité de gerentes; a fin de asegurar su conveniencia, adecuación
y eficacia. Las entradas y salidas para la revisión por la Dirección se especifican en el procedimiento
“Evaluación Desempeño SIG, PE22-PE-09”.
10. MEJORA:
10.1 Generalidades:
Las determinación y selección de las oportunidades de mejora, se han especificado en el procedimiento
“Gestión de la Mejora del SIG, PE2-2-PE-11”, en la cual se incluyen: la mejora de los servicios para cumplir
requisitos y necesidades y expectativas futuras; corregir, prevenir o reducir efectos no deseados; y la mejora
del desempeño y eficacia del SIG.
CONTROL DE CAMBIOS
a. Actualización del numeral 4.3.1 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad - SGC
b. Actualización del numeral 8.1.1 c), se retira el término “controles antisoborno por organizaciones
controladas”
c. Actualización de Anexo 3: Secuencia e Interacción de Procesos del SIG
d. Adición del numeral 10 del Anexo 10: Interfaces y dependencias externas del Alcance SGI
ANEXOS:
Anexo 1. Matrices FODA del SIG, riesgos y oportunidades estratégicas del SIG
Anexo 2. Partes interesadas, necesidades y expectativas del SIG
Anexo 3. Secuencia e Interacción de Procesos del SIG
Anexo 4. Estructura y organización
Anexo 5. Responsabilidades y Autoridad en el SIG
Anexo 6. Sedes, oficinas desconcentradas, oficinas regionales de la entidad
Anexo 7. Detalle del Alcance del SGI
Anexo 8. Competencias definidas para el SIG
Anexo 9. Interfaces y dependencias internas del Alcance SGI
Anexo 10. Interfaces y dependencias externas del Alcance SGI
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Revisión : 40
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1 Personal que se involucra con el Sistema de Gestión D1 El compromiso y participación del personal a actividades del
Ambiental (actividades de sensibilización). SGA está sujeto a la disponibilidad de tiempo.
F2 Diversos medios de comunicación interna. D2 Contar con diversas sedes de trabajo complica el seguimiento
F3 Establecimiento de las buenas prácticas ambientales en el D3 Oficinas con diverso tipo de infraestructura que dificulta la
Factores
marco de las medidas de ecoeficiencia. ejecución de medidas de ecoeficiencia
Internos
F4 Soporte logístico para garantizar el adecuado manejo de D4 Falta de familiarización con los procedimientos, instructivos,
los residuos sólidos. directrices, políticas y/ regulaciones.
F5 La naturaleza de nuestras actividades, es imperceptible al
entorno (vecinos).
F6 Sedes ubicadas en ambientes saludables
Factores OPORTUNIDADES AMENAZAS
externos O1 Disponibilidad de recursos tecnológicos A1 Factores ambientales, climatológicos, geográficos y desastres
RE2 Indisponibilidad en los portales web utilizados por los Incluir en la Planificación del SGI, las siguientes actividades:
supervisados de energía eléctrica, hidrocarburos y gas Asegurar que los gestores de los portales web de los procesos
natural a nivel nacional. misionales en coordinación con la Gerencia de GSTI, incluyan la actualización
de los portales con obsolescencia tecnológica utilizadas por los
supervisados a nivel nacional.
Incluir la validación de las funcionalidades y registros de auditoría de
accesos de dichas aplicaciones, especialmente en aquellas que fueron
desarrolladas hace muchos años.
Oportunidad de Alto Nivel Acciones de Tratamiento
OE1 Demostrar la madurez y efectividad del SGSI de la Programar la adecuación y certificación del SGI basado en la norma ISO
Institución respecto a instituciones reguladores de otros 27001:2013, a los procesos misionales.
países
OE2 La institución cuenta con autonomía financiera Solicitar los recursos necesarios para asegurar la aplicación y efectividad de
los aspectos de seguridad de la información en las oficinas regionales de la
Institución, mediante auditorías por lo menos una vez al año.
e. Matriz FODA del SG-AS
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1. Miembros CD
Consejo Directivo (CD)
2. Presidente CD 1. Cumplimiento legal y
Funcionarios públicos reglamentario sobre la
1. Gerente General gestión ambiental.
Alta Dirección (AD)
2. Gerentes de Área 2. Responder de forma
adecuada y puntual a las Registrado en “Monitoreo de
Colaboradores de
solicitudes e inquietudes que cumplimiento de requisitos
1. Personal contratado. Osinergmin bajo cualquier
Colaboradores (CO) se generen. legales y otros requisitos
2. Personal subcontratado. modalidad, sea temporal o
3. Participación en programas SGS-SGA, F1-PE2-2-PE-03”
permanente
de sensibilización, charlas,
capacitación sobre SGA.
Colaboradores de 4. Trabajar en un ambiente
Sindicato (SI) Dirigentes y miembros Osinergmin agrupados saludable.
sindicalmente
Nota:
2. Para el caso del Sistema de Gestión Antisoborno, los procesos estratégicos y de soporte que contribuyen (según
la norma ISO 37001) a los procesos operativos del alcance del SG-AS son:
Procesos Estratégicos:
a. Planificación y Gestión por procesos (PE1-2: Gestión por Procesos)
Procesos de soporte:
a. Gestión Administrativa y Financiera (Logística y Tesorería)
b. Gestión de Recursos Humanos
c. Gestión de Sistemas y Tecnología de la Información
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PROCESO ACTIVIDADES
Sedes Lima
Sede Central Avenida Bernardo Monteagudo 222, Magdalena del Mar
Sede STOR Amador Merino Reyna N° 267, San Isidro, piso 12
Sede GRT Av. Canadá 1460, San Borja
Sede GSM Avenida Jorge Basadre Nº 157, San Isidro, piso 4
Sede DSHL Avenida Jorge Basadre Nº 157, San Isidro, piso 3
Sede DSR Avenida Jorge Basadre Nº 157, San Isidro, piso 5
Depósito de Ventanilla Calle Capirona 143 Zona Industrial de Ventanilla - Callao
GAF- UATGC Calle Roca de Vergallo 189, Magdalena del Mar
Oficinas Desconcentradas
OD-San Isidro Avenida Jorge Basadre Nº 157, San Isidro, piso 1
OD-Magdalena Avenida Bernardo Monteagudo 222, Magdalena del Mar, piso 1
Los procesos se llevan a cabo con soporte de sistemas y/o recursos informáticos, tal como se indica en el
documento de inventario de activos y de forma manual. La actividad de supervisión de los procesos del alcance
correspondiente a las gerencias de línea se lleva a cabo con terceros y con personal propio.
Justificación de inclusión/exclusión:
La inclusión de los procesos del alcance y exclusión de los procesos responden a criterios de disponibilidad de
recursos humanos y económicos, así como de tiempo a fin de atender la ejecución apropiada del SGI. La alta
dirección es consciente tanto de los procesos incluidos como de los no incluidos en el alcance del SGI.
Conforme se obtengan resultados de revisiones por parte de alta dirección, así como disponibilidad de recursos
y tiempo, se contemplará la posibilidad de incluir más procesos al alcance del SGI.
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Conocimiento
Competencias Conocimiento
Orientación a Trabajo en
Mejoramiento de la Conocimiento
Resultados en Continuidad
permanente organización / del SGI
equipo de
Roles gerencia
operaciones
Gerente de Sistemas y TI Alto Alto Alto Alto Medio Medio
Con relación a las competencias en “Conocimiento del SGI” y “Conocimiento en Continuidad de Operaciones”:
Todos los Gerencia de Políticas y Proceso de soporte de Personal de Soporte a Correo electrónico
procesos del Sistemas y procedimientos de usuario Usuarios Servidor de Archivos
alcance del Tecnologías de control de autorización Proceso de Desarrollo de Personal de Desarrollo de Servidor de Dominio
SGSI la Información y acceso Sistemas Proceso Sistemas Servicios de Redes y
de Infraestructura Personal de Infraestructura Comunicaciones
tecnológica (Switches, Firewall,
Proceso de PMO etc)
Todos los Gerencia de Proyectos de normas y Proceso de gestión de la Gerencia de Asesoría Jurídica Correo electrónico
procesos del Asesoría dispositivos para el estrategia de Gerente General institucional
alcance del Jurídica adecuado desarrollo de asesoramiento legal y Asesor en Asuntos SIGED
SGSI las funciones de la definición de los criterios contractuales
Institución jurídicos a ser aplicados Asesor especializado en
por los demás órganos de asuntos regulatorios
Osinergmin relacionados al Asistente administrativo
ámbito de
competencia del
organismo
Todos los Gerencia de Estados financieros Proceso de gestión con Gerencia de Administración y Correo electrónico
procesos del Administración Plan anual de proveedores Finanzas institucional
alcance del y Finanzas contrataciones, Proceso de solicitud de Asesor Especializado en SIGED
SGSI adquisiciones, mejoramiento y Asuntos Administrativos,
Plan de seguridad mantenimiento de la Asistente Administrativo
Plan de mejoramiento y infraestructura Ejecutor Coactivo,
mantenimiento de Especialista en Finanzas
infraestructura para su Especialista en Tesorería, Jefe
aprobación de Contabilidad y Jefe de
Información de acceso Logística
público, a fin de cumplir
con Ia Ley de
Transparencia y Acceso
a la información
pública.
5. Entrega de código de usuario y Agentes del sector energía Documentos de actos administrativos PVO
contraseña del SCOP a los Ministerio de Energía y Minas Propuestas normativas SCOP
agentes, en Lima (DSR) Otras entidades del Estado Información para los procesos de atención de los SIGED
Ciudadanos ciudadanos, empresas y otros
6. Atención de solicitudes de Agentes del sector energía Documentos de actos administrativos SIGED
registro de hidrocarburos para las Ministerio de Energía y Minas Propuestas normativas
actividades de gas natural (DSR) Otras entidades del Estado Información para los procesos de atención de los
Ciudadanos ciudadanos, empresas y otros
6. Atención de solicitudes de Agentes del sector energía Documentos de actos administrativos SIGED
registro de hidrocarburos para las Ministerio de Energía y Minas Propuestas normativas
actividades de gas natural (DSR) Otras entidades del Estado Información para los procesos de atención de los
Ciudadanos ciudadanos, empresas y otros