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Informe de Indicadores de Gestión

Primer Semestre de 2018

Wilson Alberto Castro C.

Agosto 2018.

Instituto Nacional de Salud

Oficina Asesora de Planeación
 II

INDICE PÁGINA

1. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………....IV
2. ALCANCE…………………………………………………………………………….……..……...IV
3. METODOLOGÍA…………………………………………………………………….……..………..V
4. FUENTE DE INFORMACIÓN DE LOS DATOS…………………………………………....……V
5. PROCESOS DEL INSTITUTO…………………………………………………….…………...….V
A. PROCESOS MISIONALES……………………………………………………...……..…V, VI
B. PROCESOS DE APOYO………………………………………………………………..….…VI
C. PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL…………………………………..………….VI
6. RESULTADOS CONSOLIDADOS DE LOS INDICADORES DEL INS POR ….
…………………………………………………………….......................VI, VII, VIII
7. CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN………………………………….IX, X
8. RESULTADOS DISCRIMINADOS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN……………...….X
A. INDICADORES DE PROCESOS DE APOYO A LA GESTIÓN CON CALIFICACIÓN FINAL
SATISFACTORIA……………………………………………………………….X, XI, XII
B. INDICADORES DE PROCESOS DE APOYO A LA GESTIÓN CON CALIFICACIÓN FINAL
ACEPTABLE………………………………………………….............XII, XIII, XIV, XV
C. INDICADORES DE PROCESOS DE APOYO A LA GESTIÓN CON CALIFICACIÓN FINAL
INSATISFACTORIA………………………………………………………..XV, XVI, XVII
D. INDICADORES DE PROCESO DE CONTROL INSTITUCIONAL CON CALIFICACIÓN
FINAL SATISFACTORIA………………………………………………..…...XVII, XVIII
E. INDICADORES DE LOS PROCESOS MISIONALES CON CALIFICACIÓN FINAL
SATISFACTORIA………………………………………………………..……..XVIII, XIV
F. INDICADORES DE LOS PROCESOS MISIONALES CON CALIFICACIÓN FINAL
ACEPTABLE……………………………………………………………………...XX, XXI
G. INDICADORES DE LOS PROCESOS MISIONALES CON CALIFICACIÓN FINAL
INSATISFACTORIA……………………………………………………………………XXI
9. RECOMENDACIONES Y OBSERVACIONES GENERALES…………….………..XXII, XXIII
 III

INDICE DE TABLAS
PÁGINA

TABLA 1 RESULTADO DE INDICADORES POR PROCESO………………….…..…….….........VII

TABLA 2 RESULTADOS DE LOS INDICADORES INSTITUCIONALES……………………...…VIII
TABLA 3 CLASIFICACIÓN POR TIPO DE INDICADOR…………………………….………......
…..IX
TABLA 4 CLASIFICACIÓN POR TABLERO INDICADOR……………………………………...
…...IX
TABLA 5 CLASIFICACIÓN POR FRECUENCIA DE MEDICIÓN…………………….……...….......X
TABLA 6 INDICADORES DE PROCESOS DE APOYO CON EVALUACIÓN
SATISFACTORIA……………………………………………………..……….……….XI, XII
TABLA 7 INDICADOR OBLIGACIONES TRAMITADAS OPORTUNAMENTE EN CENTRAL DE
CUENTAS DEL PROCESO DE GESTIÓN
FINANCIE…………………………….......XII
TABLA 8 INDICADOR TIEMPOS EN LA GESTIÓN DE LAS ÁREAS EN LOS PROCESOS
CONTRACTUALES OBSERVADOS Y CONTRATOS LIQUIDADOS DEL
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS…………………………..XIII
TABLA 9 INDICADOR DE LA EFECTIVIDAD DE LAS ACTIVIDADES Y PIEZAS DE
COMUNICACIÓN INTERNA DIRIGIDAS A COLABORADORES DEL INS DEL
PROCESO DE COMUNICACIÓN
INSTITU…………………………………………….XIV
TABLA 10 INDICADOR DE GESTIÓN AMBIENTAL: EFICACIA DE COMBUSTIÓN DE LAS
CALDERAS………………………………………………………………………………....X
V
TABLA 11 INDICADOR DE TIC’S: SOPORTE Y MANTENIMIENTO SISTEMAS DE
INFORMACIÓN………………………………………………………………………...….XVI
TABLA 12 INDICADOR DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN…………………………………………………………….……………..XVII
TABLA 13 INDICADORES DEL PROCESO DE CONTROL INSTITUCIONAL ATISFACTORIOS
…………………………………………………………………………………………..…
XVIII
TABLA 14 INDICADORES DE LOS PROCESOS MISIONALES SATISFACTORIOS……….XVIII,
XIX
TABLA 15 INDICADOR DE DETERMINAR EL IMPACTO DE LAS ACCIONES TÉCNICAS
REALIZADAS PRO PENDIENTES AL MEJORAMIENTO DE CAPACIDADES DE
LOS FUNCIONARIOS DE BANCOS DE SANGRE Y SERVICIOS
TRANSFUSIONALES DE LA DIRECCIÓN DE REDES…………………….….….….XX
TABLA 16 INDICADOR DE EFICACIA EN LA OBTENCIÓN DE PRODUCTOS DE
APROPIACIÓN SOCIAL DEL CONOCIMIENTO CIENTÍFICO EN SALUD PÚBLICA
Y BIOMEDICINA DE LA DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN………..….…….…….XXI

INDICE DE GRAFICOS
 IV

GRAFICO 1 RESULTADO DE LOS INDICADORES ………………………………………

VIII
 V

1. INTRODUCCIÓN

El informe que se presenta a continuación corresponde al reporte ya consolidado de los

Indicadores de Gestión del INS para el Primer Semestre del año en curso de los resultados
de los diferentes procesos Institucionales. El objetivo de este informe es comunicar y
poner de manifiesto el comportamiento de todos y cada uno de dichos indicadores a lo
largo de esta primera parte del año. El informe mantiene la misma estructura y la misma
presentación de ediciones anteriores, informando los datos del modo más actualizado
posible, incorporando datos obtenidos del aplicativo del Sistema Integrado de Planeación
del año 2018.

Con el objeto de realizar un seguimiento a la gestión del Instituto, se realiza el presente

informe sobre el desempeño de los indicadores de gestión levantados durante el primer
semestre del año 2018, en el cual se revisa el cumplimiento de cada uno de los procesos
con los objetivos de cada indicador, así como su clasificación en cuanto a la eficiencia,
eficacia y efectividad; los datos presentados han sido reportados a la Oficina Asesora de
Planeación de acuerdo al cronograma definido para esta vigencia y reportados en el
módulo de indicadores del SIP.

A lo largo del informe se presentaran los resultados de acuerdo con la naturaleza de los
procesos, misionales de apoyo y de control, en este sentido se indican los resultados
obtenidos de acuerdo con el tablero que señala el resultado satisfactorio (señalado en
color verde), aceptable (identificado con color amarillo) e insuficiente (se presenta en
rojo); esto para indicar el comportamiento de los resultados; en tal sentido se visualizan
las metas programadas para el año y los resultados parciales obtenidos de acuerdo con la
frecuencia de medición.

De igual manera se establecen algunos datos estadísticos respecto a la clasificación que se

obtienen de acuerdo con la clase de proceso, tipo de indicador, tablero y frecuencia de
medición así como del número de indicadores.

A través de los resultados obtenidos en relación con aquellos procesos que muestran
calificaciones aceptables e insuficientes, se identifican debilidades que se ajustan y se
corrigen permitiendo a través de los planes de mejora preventivos y correctivos, buscar la
mejora y calidad en el accionar de los procesos.

2. ALCANCE

Este documento recoge los resultados de los indicadores reportados durante los meses de
abril, mayo y junio de 2018 por los responsables de los procesos de las diferentes áreas de
la entidad: la Dirección General, Secretaría General, Dirección de Redes, Dirección de
Vigilancia, Dirección de Investigación, Dirección de Producción, Observatorio Nacional y
las Oficinas Asesoras.
 VI

3. METODOLOGÍA

El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y se

mide por medio de los indicadores que se reportan con periodicidades establecidas por las
Dependencias que desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en la entidad,
permitiendo determinar el porcentaje de avance o cumplimiento, el resultado acumulado
al trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia con respecto a la
programación establecida por los ejecutores o responsables de cada indicador.

La importancia de la medición permite observar el grado en que se alcanzan las

actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados obtenidos a través
de la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar hechos en
tiempo real, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.

La información de las áreas es registrada en el Sistema Integrado de Planeación por cada

una de ellas y la misma a través del reporte de indicadores generado por el sistema se
convierte en insumo con el que luego se consolidan los datos de cada uno de los
indicadores para control general, en donde se identifican nombres y objetivos de cada
indicador, metas y resultados; este reporte se consolida para el seguimiento; en el caso de
calificaciones aceptables o insatisfactorias se presenta trimestralmente a los procesos y a
Control Interno y establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento con el fin de
adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los
resultados planificados; semestralmente se presenta un informe formal que recoge los
resultados del periodo medido y se publica en la página Web del INS.

4. FUENTE DE INFORMACIÓN DE LOS DATOS

La información base para la elaboración del presente informe se obtiene del reporte
arrojado por el Sistema Integrado de Planeación SIP, el cual es alimentado por los
referentes de cada una de las Direcciones y dependencias del Instituto de acuerdo con las
frecuencias de medición definida por cada uno de ellos, los cuales se encuentran
debidamente identificados y atados a cada procesos y correos remitidos en relación con el
tema para cada vigencia, el reporte generado se exporta a Excel y se constituye en la
fuente de información para la elaboración del informe.

5. PROCESOS DEL INSTITUTO

A. PROCESOS MISIONALES

Con corte 30 de junio de 2018 se contaba con 20 indicadores misionales que le aportan al
total de los indicadores institucionales un 38%; en los procesos misionales 16 de los 20
 VII

realizaron medición por efectos de la frecuencia de medición y de los mismos 14

indicadores finalizaron con evaluación positiva respecto de la meta propuesta es decir el
87.50% de los mismos, 1 finalizó con evaluación aceptable es decir el 6.25% y 1 con
evaluación insuficiente 6.25%.

B. PROCESOS DE APOYO

Para el primer semestre de año de 2018 los proceso de apoyo tenían 31 indicadores que
representaban el 59.62% del total de indicadores institucionales, de los mismos 23 por su
frecuencia realizaron medición y 17 terminaron con calificación satisfactoria es decir el
73.91% de los mismos, 4 de ellos tiene a final del periodo evaluación aceptable es decir el
17.39% y dos (2) indicadores con calificación insatisfactoria respecto de la meta obtenida
es decir el 8.70%.

C. PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

Este proceso tiene un (1) indicadores de gestión que representan frente al total de
indicadores de gestión institucionales el 1.92% y el mismos registraron calificación
satisfactoria en lo corrido de 2018 es decir un cumplimiento del 100%.

6. RESULTADOS CONSOLIDADOS DE LOS INDICADORES DEL INS POR PROCESO

El resultado general de la entidad plasmado a continuación en la Tabla 1 nos permite

establecer que 40 indicadores de gestión institucionales realizaron medición para el
primer semestre de 2018, 23 pertenecientes a procesos de apoyo a la gestión es decir
57.50%, Uno (1) de Control es decir el 2.50% y 16 de los procesos misionales con
40.00%. En su evaluación final obtuvieron resultados satisfactorios 32 de los 40 es decir
el 80.0%; evaluación aceptable solo fueron 5 indicadores y representan el 12.50% del
total; y con calificación insuficiente 3 indicadores pertenecientes a procesos de apoyo es
decir el 7.50%.

TABLA 1 RESULTADO DE I NDICADORES POR P ROCESO

 VIII

% por
Etiquetas de fila Aceptable Insatisfactorio Satisfactorio Totales número
Adquisición de Bienes y
Servicios 2   1 3  
Atención al ciudadano     1 1  
Comunicación
Institucional 1   2 3  
Equipo de laboratorio     1 1  
Gestión Ambiental   1 1 2  
Gestión de Calidad     1 1  
Gestión Documental     1 1  
Gestión Financiera 1   1 2  
Gestión Jurídica     3 3  
Recursos Físicos     4 4  
Tecnología de
información y
telecomunicaciones   1 1 2  
Total Apoyo a la
Gestión 4 2 17 23 57.50%
Control Institucional     1 1  
Total De Control     1 1 2.50%
Investigación en salud
pública  1 1 3 5  
Producción     1 1  
Redes en Salud Pública 1   4 5  
Situación en Salud
Pública     2 2  
Vigilancia y análisis del
riesgo en salud pública     3 3  
Total Misional 1 1 14 16 40.00%
Total general 5 3 32 40 100%
 IX

El resultado general de la entidad se presenta por la calificación obtenida por procesos al

mes de Junio; se alcanzó un desempeño en las actividades satisfactorio del 80.00%; con
calificación aceptable son 5 indicadores es decir 12.50% , de los mismos 4 indicadores
son de procesos de apoyo y 1 de proceso Misional y con calificación insatisfactoria son 3
indicadores que representan el 7.50% y de los mismos dos (2) indicadores son de proceso
de apoyo y uno (1) misional; la cantidad de indicadores analizados para el periodo de
referencia corresponde a 40.

TABLA 2 RESULTADOS DE LOS I NDICADORES INSTITUCIONALES

Total
Resultado Apoyo Control Misional General %
Aceptable 4   1 5 12.50%

Insatisfactorio 2   1 3 7.50%

Satisfactorio 17 1 14 32 80.00%

Total general 23 1 16 40 100%

La Tabla 2 evidencia el resultado obtenido por la entidad y la participación de cada uno de

los procesos en ese porcentaje.

Grafico 1
 X

7. CLASIFICACIÓN DE LOS I NDICADORES DE GESTIÓN

De los 40 indicadores de Gestión del INS evaluados durante el periodo 15 son de eficacia,
10 de eficiencia y los 15 restantes de efectividad, y distribuidos por proceso como se
muestra en la siguiente tabla.

TABLA 3 CLASIFICACIÓN POR TIPO DE INDICADOR

Procesos
Tipo de
indicador Apoyo Control Misional Total %

Efectividad 5   10 15 37.50%

Eficacia 9 1 5 15 37.50%
Eficiencia 9   1 10 25.00%
Total general 23 1 16 40 100%

Los indicadores calificados durante el periodo se componen de quince (15) indicadores

de Eficacia que son un 37.50%, nueve (9) de ellos son de proceso de apoyo, uno (1) de
Control Institucional y cinco (5) Misionales; indicadores de Efectividad son quince (15)
con el 37.50%, cinco (5) son de apoyo y diez (10) misionales; finalmente se tiene diez
(10) indicadores de Eficiencia el 25.00% y de los cuales 9 son de procesos de apoyo y uno
(1) misional

TABLA 4 CLASIFICACIÓN POR TABLERO I NDICADOR

Proceso Calidad Impacto Proceso Producto Resultado Total

De Apoyo 1 3 9   10 23
Control   1       1
Misional   5 2 5 4 16
Total general 1 9 11 5 14 40
% 2.50% 22.50% 27.50% 12.50% 35.00% 100%
 XI

De los 40 indicadores evaluados catorce (14) son de resultado siendo el 35.00%, once
(11) son de proceso 27.50%, nueve (9) de impacto 22.50%, cinco (5) de producto 12.50%
y uno (1) de calidad 2.50%.
TABLA 5 CLASIFICACIÓN POR F RECUENCIA DE MEDICIÓN

Apoyo a
Frecuencia la De
Medición Gestión Control Misional Total
Anual 1 1
Mensual 1     1
Semestral 6   8 14
Trimestral 16 1 7 24
Total general 23 1 16 40

Los indicadores medidos en el semestre son: de frecuencia trimestral compuesto por

veinticuatro (24) indicadores, le siguen los semestrales con catorce (14) indicadores y los
de frecuencia mensual y anual cada uno con un (1) indicador.

8. RESULTADOS DISCRIMINADOS DE LOS INDICADORES DE G ESTIÓN

A. INDICADORES DE P ROCESOS DE APOYO A LA G ESTIÓN CON CALIFICACIÓN FINAL

SATISFACTORIA .

Los Proceso de Apoyo a la gestión mostraron en 17 indicadores un comportamiento

satisfactorio al finalizar el Primer Semestre de 2018, se observa como 14 de los mismos
tuvieron una calificación sostenida es decir que su resultado en el periodo siempre fue
satisfactorio; uno (1) presentó calificación aceptable en el primer trimestre es el caso de
Comunicación Institucional y para el segundo trimestre es satisfactorio, un (1) indicador
registró calificación insuficiente al inicio del cuarto mes es el caso de Gestión Financiera;
sin embargo repuntó en el mes de mayo y finalizó con calificación satisfactoria en junio y
un indicador de Gestión ambiental no calificó el primer trimestre y para el segundo su
calificación es satisfactoria.
Esto se puede ver en la siguiente tabla:
 XII

TABLA 6 INDICADORES DE PROCESOS DE APOYO CON EVALUACIÓN

SATISFACTORIA AL FINAL DEL P ERIODO

Frecuencia
ítem Nombre Proceso Meta Medición 1 2 3 4 5 6
Efectividad de las
estrategias de
comunicación externa para
posicionamiento INS en Comunicación
1 grupos de interés Institucional 70% Semestral 100% NE NE NE NE
Nivel de Conocimientos
Adquiridos por
Capacitaciones en
2 Procesos Documentales Gestión Documental 90% Trimestral 79% 87% NE NE
3 Efectividad del servicio Recursos Físicos 95% Trimestral 98% 99% NE NE
Eficacia del plan de
actividades de Comunicación
4 comunicaciones. Institucional 100% Trimestral 90% 98% NE NE
Variación en la cantidad de
residuos destinados a
5 reciclaje Gestión Ambiental 42% Trimestral 0 42% NE NE
6 PAC gestionado Gestión Financiera 100% Mensual 100% 100% 95% 80% 92% 100%
Conceptos jurídicos
emitidos en término
inferior al otorgado por la
7 normatividad Gestión Jurídica 20 Trimestral 24 10 NE NE
Controversias
Contractuales resueltas en
8 Sede Administrativa Gestión Jurídica 78% Semestral 100% NE NE NE NE
Acciones de Tutela
Contestadas en términos
9 de oportunidad Gestión Jurídica 100% Semestral 96% NE NE NE NE
Entrega de pedidos
10 específicos Recursos Físicos 90% Trimestral 92% 99% NE NE
Solicitudes de
11 mantenimiento atendidas Recursos Físicos 95% Trimestral 95% 95% NE NE
Tiempos En La Gestión
Interna Del Grupo De Los Adquisición de Bienes y
12 Procesos Contractuales Servicios 65% Trimestral 98% 92% NE NE
Oportunidad en el
direccionamiento de las
Peticiones, Quejas,
Reclamos, Sugerencias,
Felicitaciones y Denuncias
a las diferentes
13 dependencias del INS Atención al ciudadano 100% Trimestral 100% 100% NE NE

Actividades de operaciones
de confirmación
metrológica desarrolladas
de acuerdo a los contratos
vigentes y a las realizadas
por el Grupo de Equipos de
14 Laboratorio y Producción Equipo de laboratorio 100% Trimestral 100% 100% NE NE
Oportunidad En Gestión
15 De Las Solicitudes Al SIG Gestión de Calidad 100% Trimestral 100% 100% NE NE
16 Solicitudes de soporte Recursos Físicos 98% Trimestral 100% 100% NE NE
 XIII

técnico atendidas en el
período
Tecnología de
Soporte técnico de información y
17 infraestructura telecomunicaciones 98% Trimestral 100% 100% NE NE

B. INDICADORES DE PROCESOS DE APOYO A LA GESTIÓN CON CALIFICACIÓN FINAL

ACEPTABLE .

Se registran cuatro (4) indicadores de los proceso de apoyo que tienen resultado aceptable
para la medición realizada en el periodo observado; ellos son:

TABLA 7 INDICADOR OBLIGACIONES TRAMITADAS OPORTUNAMENTE EN CENTRAL

DE CUENTAS DEL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA .

Frecuencia
ítem Nombre Proceso Objetivo Meta 1 2
Medición
Determinar la capacidad en la
gestión de la Entidad en
Obligaciones tramitadas
Gestión tiempos de respuesta para la
1 oportunamente en central 99% Trimestral 96% 92%
Financiera generación de obligaciones
de cuentas
sujeto a la disponibilidad de
PAC

Este indicador de eficiencia muestra la gestión relacionada con la oportunidad con que se

tramitan a Central de Cuentas las obligaciones radicadas durante el periodo dentro de un

tiempo promedio establecido, nos muestra una gestión satisfactoria para el primer

trimestre pero cae en el segundo teniendo en cuenta que la meta es de 99 y el logro

corresponde a 92.

El proceso analiza en esta forma:

“De un total de 860 obligaciones radicadas se tramitaron durante el tiempo establecido

828 obligaciones, dando cumplimiento al 92.40%. Las obligaciones no tramitadas dentro

del tiempo promedio establecido fue por temas de disponibilidad de PAC”

 XIV

TABLA 8 INDICADOR TIEMPOS EN LA GESTIÓN DE LAS ÁREAS EN LOS PROCESOS

CONTRACTUALES OBSERVADOS Y CONTRATOS LIQUIDADOS DEL PROCESO DE
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.

Frecuencia
ítem Nombre Proceso Objetivo Meta 1 2
Medición
Controlar Los Tiempos De La
Tiempos En La Gestión De Adquisición de Gestión De Las Áreas En Los
Las Áreas En Los Procesos Bienes y Procesos Contractuales
1 Contractuales Observados Servicios Observados 65% Trimestral 80% 63%
Adquisición de
Bienes y Liquidar los contratos en el
2 contratos liquidados Servicios término legal. 70% Semestral 54%

El primer indicador de eficacia mide los tiempos con que las áreas gestionan los procesos
contractuales de acuerdo con unos tiempos establecidos, en concordancia con la meta se
busca superar 65, para el primer periodo se logra una calificación satisfactoria pero no así
en el segundo ya que se cae a 63.

El proceso explica:

“De las 51 solicitudes radicadas en el II Trimestre, 20 solicitudes son aplicables para la

regla de contratación directa (se incluyen modificaciones a contratos: adiciones,
suspensiones, cesiones, etc.), de las cuales 5 atendieron las observaciones fuera de
tiempos y 15 en los tiempos establecidos, 31 solicitudes son aplicables para la regla de
contratación por convocatoria pública, 13 de ellas se respondieron fuera de tiempos ,17 en
tiempo y 1 no presento observación; obteniendo un 63% de gestión de las áreas en los
procesos observados.( En la medición del indicador se observa que en los procesos de
contratación directa hay una mejor gestión de las áreas en oportunidad de respuesta que en
los proceso de convocatoria pública)”

El segundo indicador de eficacia mide el cumplimiento en la liquidación de contratos que

se registran en tiempo hasta 2018 y para los cuales se debe cumplir con el término legal,
se propone una meta del 70% de cumplimiento encontrado que en el primer semestre se
alcanza un 54% lo que muestra una calificación aceptable.
 XV

En el análisis del indicador traemos la explicación:

“De los 1443 contratos para cerrar/liquidar desde la vigencia 2012 hasta la vigencia 2017
a corte del primer semestre se logró cerrar/liquidar 786 contratos”

Tabla 9 INDICADOR DE LA EFECTIVIDAD DE LAS ACTIVIDADES Y PIEZAS DE

COMUNICACIÓN INTERNA DIRIGIDAS A COLABORADORES DEL INS DEL PROCESO
DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL.

Frecuencia
ítem Proceso Objetivo Meta Medición 1

Comunicación Medir el impacto en relación con la percepción, entendimiento y

39 Institucional posicionamiento de los medios internos de comunicación. 70% Semestral 80%

Este indicador de efectividad Mide el impacto en relación con la percepción,

entendimiento y posicionamiento de los medios internos de comunicación a través de una
encuesta, el proceso plantea dentro de sus rangos de interpretación una meta satisfactoria
superior a 90% obteniendo un resultado de 80%.
El proceso analiza en los siguientes términos:
“Se retomó la elaboración del informativo interno "Buenas noticias INS". - Lanzamiento
oficial del Código de Integridad del Instituto. - Lideramos el seguimiento al
diligenciamiento de la encuesta interna de formación del talento humano del Instituto. -
Campaña interna de comunicación dedicada exclusivamente a la divulgación de los
principios del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. 203 solicitudes de
comunicación atendidas vía service manager. - Lideramos la construcción de la nueva
página intranet del instituto apoyando el trabajo de TI. - Dispusimos una nueva cartelera
al ingreso del bloque A para actualizar a todos los integrantes del instituto y visitantes
acerca de las actividades en curso durante cada semana precisa. - Comenzamos la
actualización semanal de información de eventos en las pantallas del Instituto. -
Actualizamos las demás carteleras físicas del instituto con información de mediano plazo
 XVI

acerca de cronogramas de gestión documental, resoluciones y estados financieros

principalmente.”

C. I NDICADORES DE PROCESOS DE APOYO A LA GESTIÓN CON CALIFICACIÓN FINAL

I NSATISFACTORIA .

Los indicadores de Proceso de Apoyo registran tres (2) indicadores con calificación
insuficiente, los cuales relacionamos a continuación:

TABLA 10 INDICADOR DE GESTIÓN AMBIENTAL : EFICACIA DE COMBUSTIÓN DE

LAS CALDERAS

Frecuencia
ítem Nombre Proceso Objetivo Meta 1
Medición

Eficiencia de combustión de Mantener la eficiencia de combustión de

1 Gestión Ambiental las calderas de 125 BHP (Bioterio) y 15 93% Semestral 84%
las calderas
BHP (Planta de Sueros)

Este indicador es normativo y mide la eficacia de combustión de la caldera del Bioterio y

de la Planta de Sueros para convertir la energía interna contenida en un combustible en
energía calórica para ser usada en el proceso. Eficiencia de combustión es la energía total
contenida por unidad de combustible menos la energía llevada por los gases de
combustión y el combustible no quemado, su meta es de 93 y su resultado para el
semestre es 84.

Resaltamos que el proceso sigue llevando indicadores normativos, aún a pesar de las
recomendaciones de Función Pública y las recomendaciones de la Oficina Asesora de
Planeación.

El proceso analiza el resultado del indicador en estos términos:

“La eficiencia de combustión de las calderas de 125 BHP (Bioterio) y 15 BHP (Planta de
Sueros), arroja un resultado del 84% en la pasada medición realizada, lo cual indica que
 XVII

es necesario establecer métodos de ajuste y plan de mejoramiento, con el fin de alcanzar

la meta proyectada en una próxima medición.”
TABLA 11 INDICADOR DE TIC’S: SOPORTE Y MANTENIMIENTO SISTEMAS DE
INFORMACIÓN.

Frecuencia
Ítem Nombre Proceso Objetivo Meta 1
Medición

Medir el comportamiento de los

soportes técnicos atendidos,
Tecnología de relacionados con Sistemas de
Soporte y mantenimiento
1 información y información desarrollados por la Oficina 97% Trimestral 94%
Sistemas de información
telecomunicaciones de TIC, para establecer posteriormente
las medidas para reducir los errores o
fallas en los sistemas de información.

Este indicador de eficacia mide la respuesta a las solicitudes de soporte técnico que se

realizan durante el periodo relacionadas con sistemas de información desarrollados por la

Oficina de TIC’S, se puede concluir que las solicitudes efectuadas a la Oficina en relación

con el tema no se atendieron en su totalidad; se tiene una meta de 97 y se obtuvo un

resultado de 94.

El proceso analiza el resultado así:

“Durante el segundo trimestre se recibieron 215 solicitudes de soporte y mantenimiento

de las aplicaciones desarrolladas en el INS, de las cuales se atendieron 201. Las

solicitudes que quedaron sin atender corresponden a los sistemas de PQR y Planes de

mejoramiento, que son sistemas nuevos que están siendo ajustados y que para el cierre del

trimestre fue necesario que su soporte lo asumiera otro profesional debido a que el

profesional que lo atendía se retiró de la entidad”

 XVIII

TABLA 12 INDICADOR DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE

I NFORMACIÓN.

Frecuencia Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre

Ítem Nombre Proceso Objetivo Meta Medición 1 2 3 4
Medir el comportamiento de los
soportes técnicos atendidos,
Soporte y relacionados con Sistemas de
Tecnología de
mantenimiento información desarrollados por la
1 información y 97% Trimestral 100% 100% 98% 96%
Sistemas de Oficina de TIC, para establecer
telecomunicaciones
información posteriormente las medidas para
reducir los errores o fallas en los
sistemas de información.

Este indicador que mide la intervención de la Oficina de TIC, en lo referente al soporte

técnico para la atención de errores o fallas presentadas en los sistemas de información,

corresponde a un indicador de eficacia que se relaciona con la atención de las solicitudes

efectuadas por los procesos; había tenido un comportamiento regular durante los tres

primeros trimestres del año y se habían cumplido las metas de manera satisfactoria; sin

embargo el indicador no alcanza su meta en el cuarto trimestre lo que supone un

incumplimiento en la atención de estas solicitudes; sobre este aspecto el proceso no

presenta argumento de análisis.

Otra recomendación que se ha efectuado desde esta oficina sobre la necesidad de conocer

de manera suficiente y argumentada el comportamiento del indicador y que la explicación

sobre la evolución del mismo sea bastante generosa a fin de conocer eficazmente las

causas que llevaron a la obtención de una u otra calificación.

D. INDICADORES DE P ROCESO DE CONTROL I NSTITUCIONAL CON CALIFICACIÓN

FINAL SATISFACTORIA .

TABLA 13 INDICADORES DEL PROCESO DE CONTROL INSTITUCIONAL

SATISFACTORIOS
 XIX

Frecuencia
Ítem Nombre Proceso Objetivo Meta 1 2
Medición
Dar cumplimiento a las actividades
programadas en el Plan de Auditoria
Porcentaje cumplimiento Anual de la vigencia 2018, generando
Control
1 Plan de Auditoria anual OCI las recomendaciones y sugerencias 100% Trimestral 25% 50%
Institucional
Vigencia 2018 orientadas hacia el cumplimiento
razonable y efectivo de su misión,
visión y objetivos institucionales.

El indicador del Proceso de Control Institucional en su evaluación registrada en los dos

primeros trimestres de 2018 muestra calificación satisfactoria ya que se cumplieron las

actividades programadas en el Plan de Auditoría para la vigencia 2018 y que tiene como

propósito generando las recomendaciones y sugerencias orientadas hacia el cumplimiento

razonable y efectivo de su misión, visión y objetivos institucionales.

E . INDICADORES DE LOS PROCESOS MISIONALES CON CALIFICACIÓN FINAL

SATISFACTORIA .
Lo procesos misionales evaluaron en el periodo diez y seis (16) indicadores de gestión;

catorce (14) de ellos tienen calificación satisfactoria y muestran durante el periodo

analizado comportamiento estable cumpliendo en cada evaluación con la meta fijada para

el lapso analizado.

TABLA 14 INDICADORES DE LOS P ROCESOS MISIONALES SATISFACTORIOS

Frecuencia
ítem Nombre Proceso Meta Medición 1 2
Índice de citación de publicaciones
1 científicas del INS Investigación en salud pública 0.65 Semestral 0.61  

Capacidad de respuesta del

Laboratorio Nacional de Referencia
LNR a eventos sujetos a Riesgo
2 Sanitario Internacional. Redes en Salud Pública 99% Trimestral 100% 91%

Fortalecimiento de la competencia
técnica del Laboratorio Nacional de
3 Referencia (LNR) Redes en Salud Pública 95% Semestral 100%  
 XX

Efectividad de la capacitación en
vigilancia en salud pública para
fortalecer competencias del talento Vigilancia y análisis del riesgo
4 humano de las entidades territoriales. en salud pública 40% Semestral 41%  
Mejoramiento de la competencia
técnica de la Red de Donación y
5 Trasplantes Redes en Salud Pública 85% Semestral 42%  

Porcentaje de muestras analizadas

oportunamente en el marco de la
vigilancia de eventos de interés en
salud pública por parte del
Laboratorio Nacional de Referencia
6 (LNR). Redes en Salud Pública 98% Trimestral 97% 98%

Concordancia en la emisión de
conceptos toxicológicos, dictámenes
técnicos toxicológicos y sus
modificaciones con la normatividad Vigilancia y análisis del riesgo
7 aplicable a cada caso. en salud pública 5% Semestral 1%  
Oportunidad en la elaboración y
entrega de la información generada
8 por el observatorio Situación en Salud Pública 100% Trimestral 100% 100%
Cumplimiento de la estrategia de
divulgación del conocimiento del
9 Observatorio Nacional de Salud Situación en Salud Pública 100% Trimestral 100% 100%

Eficacia en el desarrollo de productos

de nuevo conocimiento científico y
tecnológico en salud pública y
10 Biomedicina. Investigación en salud pública 160 Trimestral 23 90

Eficacia en la producción de
conocimiento a través de la
participación en la formación
científica de investigadores en salud
11 pública y Biomedicina. Investigación en salud pública 40 Semestral 28

PORCENTAJE PONDERADO DE
CUMPLIMIENTO DE LA META ANUAL
DE PRODUCCIÓN DE
HEMODERIVADOS, ANTIVENENOS,
MEDIOS DE CULTIVO Y ANIMALES DE
12 LABORATORIO Producción 100% Trimestral 51% 91%

Cobertura nacional de la última

versión o actualización del sistema de
información de vigilancia en salud Vigilancia y análisis del riesgo
13 pública en salud pública 95% Semestral 98%  

Factor de impacto de la revista

Biomédica del INS.
14 Investigación en salud pública 0.50% Anual 0.62%
 XXI

F. INDICADORES DE LOS P ROCESOS MISIONALES CON CALIFICACIÓN FINAL

ACEPTABLE .

Los procesos Misionales presentan un (1) indicador con calificación aceptable durante el
año 2018, estos es:

TABLA 15 INDICADOR DE DETERMINAR EL IMPACTO DE LAS ACCIONES TÉCNICAS

REALIZADAS PRO PENDIENTES AL MEJORAMIENTO DE CAPACIDADES DE LOS
FUNCIONARIOS DE B ANCOS DE SANGRE Y SERVICIOS T RANSFUSIONALES DE LA
DIRECCIÓN DE REDES

Frecuencia
Nombre Proceso Objetivo Meta Medición 1
Determinar el impacto de las
acciones técnicas realizadas pro
Mejoramiento de la
Redes en pendientes al mejoramiento de
competencia técnica de la 90% Semestral 90%
Salud Pública capacidades de los funcionarios de
Red de Sangre
Bancos de Sangre y Servicios
Transfusionales.

Este indicador de efectividad perteneciente a la Dirección de Redes y que muestra el

número de bancos de sangre que presentan mejora en la matriz de seguimiento de

indicadores posterior a recibir acompañamiento técnico (presencial o virtual) por parte del

INS, tiene una meta en 2018 del 100%, y en rangos de interpretación en aceptable un

90%, razón por la que se sitúa en semáforo amarillo; el proceso explica lo siguiente:

“Dado que en 2018 se cuenta con SIHEVI, se mide la adherencia al proceso desde bancos

de sangre. Una vez diseñada la herramienta se han hecho seguimientos con las empresas

de software comercial, con el fin de lograr una adecuada y eficiente comunicación entre

los bancos de sangre y el aplicativo. Por ello a la fecha 89% de los bancos del país ya

cuentan con el mecanismo exportable para cargar información (n=72), y son los

priorizados en el principal indicador de seguimiento para 2018 que se basa en notificación

 XXII

en SIHEVI. Se espera para el cierre anual lograr que el 100% de los bancos se encuentren

alimentando e aplicativo y mantener la notificación oportuna.”

G. INDICADORES DE LOS PROCESOS MISIONALES CON CALIFICACIÓN FINAL

INSATISFACTORIA.

TABLA 16 INDICADOR DE EFICACIA EN LA OBTENCIÓN DE PRODUCTOS DE

APROPIACIÓN SOCIAL DEL CONOCIMIENTO CIENTÍFICO EN SALUD PÚBLICA Y
BIOMEDICINA DE LA DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN.

Frecuencia
ítem Proceso Objetivo Meta 1 2
Medición

Cuantificar la difusión de los resultados obtenidos de la ejecución

Investigación en salud de proyectos de investigación y actividades científicas y
1 200 Trimestral 22 64
pública tecnológicas desarrolladas, poniendo al servicio la experticia
científico-técnica del talento humano de la Entidad.

Este indicador de eficacia de la Dirección de Investigación tiene un proceso de medición

creciente midiendo los productos de apropiación social del conocimiento generados en

investigación científica generados al momento de la evaluación, se proponía en el primer

trimestre generar más de 49 y en el segundo más de 91 y los resultados lo ubican en una

calificación insatisfactoria, ante lo cual la Dirección argumenta;

“Este indicador nos permite medir el número de conferencias, eventos y evaluaciones en

las que participa la DISP en diferentes espacios de divulgación que organiza el INS u

otras entidades a nivel nacional e internacional. El primer semestre no arrojó los

resultados esperados porque no se presentaron los suficientes espacios para divulgar y

apropiar conocimiento; no obstante, se espera que para el segundo semestre el número se

incremente y se logre la meta fijada.”

 XXIII

9. RECOMENDACIONES Y O BSERVACIONES GENERALES.

a. A pesar de los esfuerzos en torno a la sensibilización respecto a la sobrevaloración o

sub-valoración de las metas de los indicadores, encontramos deficiencias en la

construcción de las mismas; se insiste en revisar líneas base como elemento de control

(para indicadores nuevos se entendería en construcción), desempeño histórico

institucional y estándares de normas técnicas; recordamos a continuación algunas pautas

brindadas por la OAP sobre el tema:

 Las Metas constituyen la expresión concreta y cuantificable de los logros que se

planea alcanzar
 Su establecimiento debe considerar diferentes parámetros (desempeño histórico,
programas similares, estándares)
 Deben ser posibles de cumplir por la institución con los recursos financieros,
humanos, físicos y tecnológicos disponibles
 Su logro debe depender de la gestión de la institución y no de terceros
 Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado
 Deben ser conocidas y acordadas con los ejecutores de un programa o proceso.

b. Se siguen presentando errores técnicos en la captura de la información en el proceso

de evaluación, seguimiento y análisis de la información de los indicadores, a pesar de dar

curso a las solicitudes de corrección, se insiste en la necesidad de llevar a cabo el proceso

de la manera más concisa y oportuna evitando este tipo de fallas.

c. Como viene siendo costumbre en el seguimiento previo a este informe, se

retroalimenta a los procesos cuyos indicadores por calificación se sitúan en calificación

aceptable o insatisfactoria, para el posterior envío del monitoreo correspondiente a

Control Interno.
 XXIV

d. Aunque este informe se publica en la Web Institucional, se espera que los procesos

lleven a cabo una socialización de los resultados obtenidos durante el periodo, como

ejercicio tendiente a buscar la mejora continua e interiorización del ejercicio de medición

de las labores institucionales.

e. Finalmente seguimos notando la abundancia de indicadores con cien por ciento

(100%) de cumplimiento; recordamos que uno de los propósitos de su formulación es

detectar y medir áreas y aspectos con probabilidad de debilidad o detectar y prevenir las

desviaciones en el logro de los objetivos, en ese sentido se invita a estructurar y formular

indicadores que aporten a este propósito.

Wilson Alberto Castro Contreras

Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación