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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGISTICOS

(EVIDENCIA 5)

REALIZADO POR:
CONSUEGRA HURTADO KAREN
GUTIERREZ ALZATE MARI
MORALES PALOMINO LUIS

INSTRUCTOR:
MIGUEL ANGEL RICAURTE CAMARGO

SENA

CETRO DE SERVICIOS FINANCIERO


GESTION LOGISTICA (2104760)
COLOMBIA

2020
BOGOTA BEER COMPANY BBC

Esta empresa dedicada a la comercialización y distribución de su


producto basado en cervezas artesanales con ingredientes
completamente naturales tiene inicialmente varios procesos
anteriores a tener listo su producto final ,inicialmente esta empresa
debe abastecer sus necesidades primarias para poder desarrollar la
producción de este producto que se ha convertido en uno de los
pioneros en nuestro país por la naturalidad , calidad e innovación en
cada una de sus presentaciones, el abastecimiento inicia
consiguiendo la materia prima que es la principal fuente de
elaboración , para ello esta empresa está asociada con los mejores
distribuidores tanto de nuestro país como del extranjero los cuales
se encargan de recolectar , elegir los más idóneos y distribuir hacia
la fábrica principal , este proceso se debe llevar con anterioridad ya
que está coordinado con la gerencia de compra para que nunca
falten estos ingredientes para tener a tiempo el producto que se
desea obtener , para BBC lo importante es abastecer tanto los pubs
como los almacenes de cadena con los cuales se tienen un
convenio para satisfacer las necesidades de diferentes tipo de
público.

Para que estos procesos se lleven a cabo de manera efectiva es


importante contar con un buen control logístico para que los
procesos funcionen de una manera fluida, lo importante es obtener
la materia prima de una manera oportuna y completa, hacer el
proceso de producción siguiendo con cada uno de los ítems
establecidos por la organización según el plan de comercialización
existente siempre teniendo en cuenta que el cliente quiere disfrutar
de un buen producto y que su existencia siempre sea intacta a la
hora de ser requerido ya que de eso se trata el abastecimiento de
mantener una línea sin variantes para la satisfacción del cliente
final.
PROCESO DE COMPRA
DE BBC

Ver opciones de Contactar al


Elegir el
INICIO diferentes
proveedor proveedor
proveedores elegido

NO

NO

SI
¿está de Revisar y Solicitar
¿recibió la
acuerdo con evaluar la cotización de
cotización?
cotización? cotización la materia
prima al
proveedor
elegido
SI

Enviar orden de
Generar orden Aprobar orden de Liberar orden de
compra al
de compra compra compra
gerente general

Pagar orden de Pasar orden de


Firmar orden de Imprimir orden de
compra compra al
compra compra
proveedor

Pasar orden de Pagar el precio Recibir la


compra al total de la materia mercancía de la
proveedor prima (cebada) materia prima

FIN
ESQUEMA PARA HACER EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS.

Contenido

1. Introducción
................................................................... 1
1.1 Propósito del documento.......................................................................................1
1.2 Ámbito del documento...........................................................................................2
1.3 Audiencia objetivo..................................................................................................3

2. Información general del


proceso............................................................ 2
2.1 Objetivo……….............................................................................................................1
2.2 Justificación….............................................................................................................2
2.3 Alcance………...............................................................................................................3
2.4 Participantes del proceso….........................................................................................4
2.5 Evento de inicio y de fin……........................................................................................5
2.6 Pre-condiciones y Post-condiciones............................................................................6

3. Especificación del
proceso..............................................................3

3.1 Descripción general ....................................................................................................1


3.2 Etapa No. – Nombre de la etapa .................................................................................2

4. Glosario de
términos..............................................................4
1. Introducción
Las organizaciones funcionan por medio del proceso administrativo,
es decir, planear, organizar, dirigir y controlar. Por tanto, nos
enfocaremos en el proceso de organizar esto se refiere la
departamentalización y funciones de los diferentes puestos de
trabajos, en este caso, trataremos solamente el departamento y las
funciones logísticas de la organización. Además, es un trabajo
práctico que pone a prueba los conocimientos adquiridos en nuestra
formación como Gestores Logístico por lo que haremos el proceso y
procedimiento de Compras de Bogotá Beer Company.

1.1 Propósito del documento

El propósito de este documento de especificación es describir el


proceso de compras de Bogotá Beer Company, con la finalidad de
que los diferentes elementos que lo conforman sean completamente
definidos para garantizar su entendimiento y correcta ejecución.

1.2 Ámbito del documento

Este documento se limita a describir únicamente al proceso de


compras de Bogotá Beer Company incluyendo su modelo y la
especificación de sus diferentes atributos.

1.3 Audiencia objetivo

A la audiencia objetivo de este documento se centra en los diferentes


participantes del proceso de Compras Bogotá Beer Company para
ayudarles a entender y desempañar las actividades que realizan, así
como requerimiento de compra, creación de solicitud de compra,
revisión de la solicitud de compra, aprobación del presupuesto,
solicitud de presupuesto o cotizaciones a proveedores, negociación
y creación de contratos, recepción de mercancías orden de compra,
comprobante de recibo, factura emitida por el proveedor, aprobación
y pago de facturas.
2. Información general del proceso
Bogotá Beer Company es una empresa del sector industrial, su
actividad económica es el expendio de bebidas alcohólica para el
consumo dentro del establecimiento. Partiendo de esto, para la
producir la cerveza artesanal se necesitan materias primas, el área
de producción solicita a compras dichas materias primas para la
operación normal de la empresa. Podemos deducir, la importancia
del proceso de compras en BBC y todas las organizaciones.
Ahora bien, otras áreas de la compañía también pueden hacer
requerimientos a compras esta revisa si hace parte del presupuesto,
aprueba, se solicita cotización de lo requerido a los proveedores,
luego, se analiza a los proveedores para ver quién puede prestar y
vender productos idóneos según o requerido, en caso de que las
empresas o personas naturales que hayan cumplido con las
exigencias de BBC y no están registrados como proveedores de esta
empresa, después se hace la negociación y así hasta llegar a la
aprobación y pago de facturas.

2.1 Objetivo

 Formular el manual de procedimientos en el proceso de


compra para la estandarización de funciones.

2.2 Justificación

Según Joaquín Rodríguez Valencia (2012), los manuales


administrativos son un recurso para ayudar a la orientación de los
empleados en la ejecución de sus tareas…los manuales
administrativos liberan a los gerentes de tener que repetir
explicaciones o instrucciones similares. La uniformidad, accesibilidad
y la reflexión esta entre las ventajas de los manuales. Dicho esto,
Reiteramos que el proceso de compra es muy importante para el
funcionamiento normal de la organización, es por eso, que decidimos
realizar el Manual de procedimiento de compras de BBC y garantizar
que todo se cumpla según lo plasmado ahí, somos conscientes que
en muchas funciones se da lo que se conoce en derecho laboral
como la primacía de la realidad. Pero los empleadores creen en la
buena fe de los colaboradores, sin embargo, hacen revisiones en
cada área por medio de auditorías internas para verificar que cada
una de las áreas de la empresa está trabajando para conseguir los
objetivos organizaciones.

2.3 Alcance

A lo largo de este trabajo hemos mencionado un término que se


utiliza en el derecho laboral y que es aplicado en los manuales de
procedimientos y es la primacía de la realidad, es decir, no existe
relación entre lo que está plasmado en el manual de procedimientos
y la práctica, sin embargo, hay que darle prevalencia a la práctica. No
obstante, queremos que todo lo que está contemplado en los
manuales de procedimientos se cumplan, entonces, el alcance es
estandarizar funciones de los colaboradores del proceso de compra
para un funcionamiento efectivo e idóneo de BBC.

2.4 Participantes del proceso

 Jefe de compras
 Analista de compras
 Auxiliares de compra.

2.5 Evento de inicio y de fin

 Requerimiento
 Creación de la solicitud de compras.
 Revisión de la solicitud de compras.
 Aprobación de pedidos en el presupuesto.
 Cotizaciones a proveedores.
 Negociación y creación de contratos.
 Recepción de mercancías.
 Orden de compra, comprobante de recibo, factura emitida por
el proveedor.
 Aprobación y pago de factura
2.6 Pre-condiciones y Post-condiciones

Las pre-condiciones del proceso de compras son:


 Necesidad.
 Información.
 Evaluación.
 Compras
 Post-compra.
Las post-condiciones del proceso de compra son:
 Enviar los documentos pertinentes por parte de los
proveedores para el pago oportuno de los bienes y servicios
prestados.
 La empresa debe pagar por medio de transacciones o como
se estipuló en el contrato, los bienes y servicios prestados.

3. Especificación del proceso


Abastecer cada uno de los procesos encargados de sacar
adelante el producto, inicialmente dando obtención de la
materia prima, realizando un proceso de selección en
ingredientes, pasar por el proceso de elaboración,
seguidamente surtir a proveedores y distribuir a los puntos
principales de venta todo esto realizado con un plan
estratégico y logístico para la satisfacción del cliente final.

3.1 Descripción general n

Por medio de un plan de parámetros establecidos


internamente se realizan una serie de planes de
funcionamiento los cuales tienen como objetivo cumplir el
proceso de abastecimiento tanto externo como interno de
la empresa buscando un equilibrio y prontitud tanto para
los clientes finales como para los proveedores, todo se
basa en obtener de manera obtima cada uno de los
procesos enfocándose principalmente en la obtención y la
distribución ya que teniendo estos procesos alineados y
llevados de manera satisfactoria se sacan buenos
resultados.

3.2 Etapa No. 1 – Requisiciones

No de actividad 1
Nombre Requerimiento
Responsable Auxiliar de compras
Entradas pedidos
Salidas Creación de solicitud de compra
Descripción Por medio del sistema operativo de la empresa,
los primeros 5 días de cada mes, las
requisiciones de bienes y servicios de los
colaboradores de Bogotá Beer Company.
Notas adicionales Comentarios

No de actividad 2
Nombre Creación de la solicitud de compras
Responsable Auxiliar de compras
Entradas Requisiciones
Salidas Solicitud de compra digital o impreso
Descripción Por medio del sistema operativo, se realiza un
documento digital en donde se especifica la
cantidad de productos y servicios que se
necesitara.
Notas adicionales Comentarios

No de actividad 3
Nombre Revisión de la solicitud de compra
Responsable Analista de compras
Entradas Solicitud de compras
Salidas Aprobación de pedido en el en presupuesto.
Descripción El analista revisa la solicitud y es quien decide si
la rechaza o la aprueba, si sucede este último se
convierte en orden de compra.
Notas adicionales Comentarios

No de actividad 4
Nombre Aprobación de pedidos en el presupuesto.
Responsable Jefe de compra
Entradas Orden de compra
Salidas Cotizaciones a proveedores
Descripción En este paso se genera la orden de compra
firmada por el jefe de compras, quien es el
encargado de enviar a área de contabilidad para
recibir la aprobación del presupuesto.
Notas adicionales Comentarios

No de actividad 5
Nombre Cotizaciones a proveedores
Responsable Auxiliar de compras
Entradas Aprobación de orden de compra en el
presupuesto
Salidas Negociación y creación de contratos.
Descripción Cuando ya esté aprobado la orden de compra en
el presupuesto, por medio del sistema operativo
interno de la empresa, el auxiliar se da cuenta si
lo aprobaron, entonces, este quien es el
encargado de pedir cotizaciones a los
proveedores dependiendo si es de bienes o
servicios y la evolución de proveedores es
fundamental.
Notas adicionales Comentarios

No de actividad 6
Nombre Negociación y creación de contratos
Responsable Jefe de compras
Entradas Selección de proveedor
Salidas Recepción de mercancías
Descripción Cuando se seleccione el proveedor, BBC entra en
proceso de negociación, creación y firma de
contratos y luego se le envia la orden de compra
aprobada.
Notas adicionales Comentarios
No de actividad 7
Nombre Recepción de mercancía
Responsable Auxiliar de compras
Entradas Recibir de la mercancía
Salidas Orden de compra, comprobante de recibo,
factura emitida por el proveedor.
Descripción El proveedor entrega los bienes y servicios
estipulados en la orden de compra. Entonces, el
auxiliar de compras verifica el pedido y notifica al
proveedor si salió excelente los bienes o servicios
y lo contrario también.
Notas adicionales Comentarios

No de actividad 8
Nombre Orden de compra, comprobante de recibo,
factura emitida por el proveedor
Responsable Analista de compras
Entradas Documentos enviados por el proveedor
Salidas Pago de facturas
Descripción El proveedor envía unos documentos como los
son orden de compra, contrato, la factura de pago
y toda la documentación para que la empresa
pague de manera oportuna los servicios y bienes
que adquirió.
Notas adicionales Comentarios

No de actividad 9
Nombre Aprobación y pago de factura
Responsable Jefe de compras
Entradas Orden de compra, recibo de pago, factura y
contrato emitida por el proveedor.
Salidas Transacción
Descripción Aquí termina el proceso de compra, aquí
intervienen el auxiliar y analista de compra para
verificar que los datos bancario-suministrados por
el proveedor sean los correctos, justo en ese
momento el jefe de compras autoriza el pago de
la factura.
Notas adicionales Comentarios
4. Glosario de términos
 Auditoría interna: es una actividad de aseguramiento y
consulta independiente y objetiva, concebida para agregar
valor y mejorar las operaciones de una empresa.
 Cotización: es un documento informativo que no genera
registro contable, además es la estimación de precio de un bien
o servicio durante un tiempo determinado.
 Estandarización de procesos: es la tarea de unificar los
procedimientos de la empresa, a fin de crear patrones sobre las
actividades mas variadas de la empresa.
 Evaluación de proveedores: es un análisis respecto a
determinados parámetros objetivos que realiza una empresa
para clasificar los mismos en función de su rendimiento.
 Factura: es un documento mercantil que refleja la información
de una operación de compraventa. Así mismo, refleja la entrega
de un producto o la provisión de un servicio.
 Manual de procedimientos: es un documento del sistema de
control interno, el cual se crea para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas
las instrucciones, responsabilidades e información sobre
políticas y funciones.
 Orden de compra: es un documento que emite el comprador
para pedir mercancía al vendedor, en donde el comprador debe
detallar la información del producto o servicio que necesita.
 Proveedor: es una persona jurídica o natural que abastece a
otra persona con bienes y servicios, los cuales son
transformados para venderlos.
 Recepción de mercancía: es el proceso mediante el cual los
productos han sido adquiridos a un proveedor, llegan al
almacén para que sean clasificados, controlados y colocados
en él.
 Requerimiento: es una autorización al departamento de
compras para abastecer bienes o servicios.
Webgrafía:
 https://smartbuys.es/blog/2020/06/12/evaluacion-de-
proveedores-que-es/
 https://es.m.wikipedia.org/wiki/Factura#:~:text=Una%20factura
%2C%20factura%20de%20compra,de%20una%20operaci%C
3%B3n%20de%20compraventa.&text=La%20factura%20es%
20el%20%C3%BAnico,deducci%C3%B3n%20del%20impuest
o%20(IVA).
 http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2218-
36202017000300038#:~:text=El%20manual%20de%20proced
imientos%20es%20un%20documento%20del%20sistema%20
de,de%20las%20distintas%20operaciones%20o
 https://es.m.wikipedia.org/wiki/Orden_de_compra#:~:text=La%
20orden%20de%20compra%20es,detalle%2C%20precio%20y
%20condiciones%20de
 https://circulante.com/finanzas-corporativas/que-es-un-
proveedor/#:~:text=Un%20proveedor%20puede%20ser%20un
a,se%20compran%20para%20su%20venta.
 https://es.m.wikipedia.org/wiki/Requisici%C3%B3n_de_compr
a#:~:text=Requisici%C3%B3n%20de%20compra%20es%20u
na,requiere%20los%20bienes%20o%20servicios.
 https://www.yaydoo.com/es/9-pasos-lograr-proceso-compras-
exitoso/
 https://noticias.mapfre.com/auditoria-interna-que-es/
 https://es.m.wikipedia.org/wiki/Cotizaci%C3%B3n#:~:text=Es
%20un%20documento%20informativo%20que,valor%20de%2
0productos%20o%20servicios.
 https://www.myabcm.com/es/blog-post/estandarizacion-de-
procesos/#:~:text=La%20estandarizaci%C3%B3n%20de%20p
rocesos%20es,negocio%20deben%20seguir%20estas%20pa
utas.

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