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CÓDIGO

P-CT-SST-03
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
31/05/2021
VERSIÓN: 01

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

Versión: Descripción del cambio: Versión Inicial

01
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Denis Pinzón Gaitán
Cargo: Cargo: Cargo:
Profesional SST
Fecha: Fecha: Fecha:
13/04/2021
Firma: Firma: Firma:
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
31/05/2021
VERSIÓN: 01

1. OBJETIVOS

 Establecer los lineamientos a seguir para la creación, modificación,


identificación, revisión, aprobación, divulgación y distribución de los
documentos del SG-SST.

2. ALCANCE

 Este procedimiento aplica para los documentos que se generan en los


procesos del CONSORCIO SAN LUIS, para el SG-SST, desde su
necesidad de crear o modificar hasta su disposición final.

3. VOCABULARIO

Documento: Información y su medio de soporte, puede ser papel, disco


magnético, fotografía, entre otros, Ej.: Registro, especifico, procedimiento,
plano, informe, norma, contrato

Documento controlado: Aquel documento que el Sistema de Gestión cuya


copia debe ser controlada cuando se realice cualquier modificación en el
original, de tal forma que se tiene certeza por identificación que el
documento vigente que se entrega a los funcionarios corresponde al que se
debe aplicar.

Documento no controlado: Aquel documento o (su copia) que en vez


emitido no se actualiza cuando sufre alguna modificación. Ejemplo: Copia
del Manuales que se entregan a un cliente

Revisión: Etapa que comprende la verificación de que lo que está escrito


corresponde con la establecido

Aprobación: Aceptación por una autoridad para el uso e implementación


de los documentos correspondientes al SG-SST, en cumplimiento de las
políticas, objetivos y requisitos SGI.
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Divulgación o socialización: Comprende la publicación del documento y


la puesta en conocimiento de los usuarios, por cualquier método.

Documento Interno: El generado dentro de los procesos de CONSORCIO


SAN LUIS.

Documento externo: El que proviene de fuera de la organización, tales


como normas, especificaciones entre otros.

Documentos en Red: Son documentos vigentes del SG-SST, para


consulta del personal a través de la red interna de la organización.

Formato: Impreso o medio magnético en donde se registran los datos


reales de una inspección o de un seguimiento de un proceso o actividad.

Instructivo: Describe la secuencia de pasos necesarios para realizar una


actividad (tarea específica).

Procedimiento: Documento que describe en una forma especificada los


pasos necesarios para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: Es un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que


transforman entradas en salidas.

Versión: Consecutivo que define el nivel de actualización del documento.

4. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SG – SST

DOCUMENTOS INTERNOS SIGLA


Procedimiento P
Formatos F
Instructivo IN
Seguridad y Salud en el Trabajo SST
Guía G
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5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


Determinación de la necesidad de crear, modificar o adaptar un documento
aplicable al SG-SST.
Esta determinación puede estar asociada con una actividad nueva del SG-SST o
una actividad exclusiva de un proyecto y el adoptar un documento, por ejemplo,
puede estar asociado con los requisitos del mismo.
Elaboración, revisión y aprobación de los documentos SG-SST.
La revisión se realiza en dos etapas, la primera consiste en la revisión técnica con
el fin de verificar si el documento coincide con la realidad de lo que se documenta;
la segunda consiste en la revisión por parte del encargado del SG-SST con el fin
de verificar que los documentos den respuesta a los requerimientos del sistema.
Una vez el documento este aprobado, se coloca en carpeta para ser consultado
por el personal central, así mismo en computadores del proyecto
Documento Sigla Origen del Elabora Revisa Aprueba
interno documento
Procedimiento P proyecto Participantes Responsable Director del
s del proceso del proceso Proceso
Instructivos IN proyecto Participantes Responsable Director del
del proceso del proceso Proceso
Formato F proyecto Participantes Responsable Director del
del proceso del proceso Proceso

Se puede emitir copias de documentos y formatos en CD, Los documentos están


en formato pdf o en modo de solo lectura, de forma que se garantiza la integridad
del documento.
El personal debe tener acceso a los documentos en red, el contenido de estos
documentos no es modificable. Al momento de ser impreso, se considera copia no
controlada.
Manejo de documentos obsoletos
Cuando los documentos cambian de versión, se consideran que la versión anterior
pasa a ser obsoleta.
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El archivo de los documentos obsoletos en medio físico se conserva en archivo


inactivo
En el momento de ser actualizado un documento, se retira de la red el obsoleto.
A los proveedores se les envía actualizado el documento por el correo electrónico,
CD o cualquier otro medio para su reemplazo y en la visita a campo se aseguran
de que los documentos estén vigentes.
Documentos internos
Las siguientes disposiciones aplican para el control de documentos interno de los
procesos del SG-SST independiente al proyecto que se ejecute y corresponde a:
 Se genera la necesidad de crecer un nuevo documento o modificar un
documento

 Se define el objeto, el alcance y contenido de nuevo documento

 Se elabora el borrador del nuevo documento y se revisa, si es necesario


realizar alguna modificación, se revisa y se vuelve a definir el objeto, el
alcance y contenido, de lo contrario se codifica y actualiza la versión del
documento, se aprueba y se emite)

 Se incluye en el listado maestro de documentos internos (F-SISO-61) y se


actualiza la versión

 Si se requiere hacer alguna modificación al documento se realiza, y se


aprueba el documento y la naturaleza de los cambios se registra en el
formato listado maestro de Documentos internos, el cual se mantiene
actualizado.

 La copia impresa de los documentos se considera “No controladas” puesto


que el manejo documentos del SG-SST se lleva atreves de medio
magnético; sin embargo, de llegar a imprimir documentos, estos:

 Deben archivarse en un lugar seguro con el fin de evitar posible


deterioro por agentes externos.
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 Deben permanecer en el sitio de trabajo donde se utilizados


 En el evento de entregar un documento impreso, este será
responsabilidad de la persona a la cual se le entrega.

 EL documento modificado se identifica con la frase DOCUMENTO


OBSOLETO en proyecto y las diferentes dependencias, se archivará en
carpeta correspondiente a obsoletos.

 Por último, se revisan que los documentos estén legibles e identificables,


así mismo se mantienen medio magnético la versión anterior al vigente.
Solicitud modificación de Documentos Internos
Cuando se requiera solicitar modificaciones a los documentos generados del SG-
SST, la persona que solicita la modificación envía un comunicado (correo
electrónico o memorando interno), dentro del comunicado se debe describir el
nombre del documento, la versión en la que se encuentra y la descripción de la
solicitud. En caso de ser viable tal modificación el SG-SST procederá hacer la
modificación.
Documento de Origen Externo
Son documentos utilizados por CONSORCIO SAN LUIS para el desarrollo de las
actividades, entre estos documentos tenemos leyes, decretos, reglamentos,
normas, resoluciones, planos, estudios y diseños, licencias, permisos, contratos,
guías, certificados, garantías, códigos, estatus en general todo documento recibido
por parte de un externo a la organización tales como: entidades contratante,
interventoría, proveedores y sub contratistas, profesionales o especialistas y/o
asesores que desarrollan un estudio o diseño. Para el control de documentos
externos se debe tener en cuenta las siguientes disposiciones:
 Es responsabilidad del dueño o líder del proceso verificar que se realice el
control de los mismo a través del registro formato Listado maestro de
documentos Externos y de igual manera asegurar su actualización.

 El registro del control de los documentos externos se puede llevar el en


medio físico o magnético. De una u otra forma, debe permanecer
actualizado.
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6. RESPONSABLES
El responsable de este procedimiento el residente SISO e Ingeniero encargado de
calidad
7. REGISTROS

 Listado Maestro de Documentos Internos


 Listado Maestro de Documentos Externos

HISTORIAL DE
CAMBIOS

Versión Descripción del cambio Fecha


01 Versión inicial 13/04/2021