Control (procedimiento administrativo)

El control es una de las etapas que forman el proceso administrativo, en la cual

se puede tener una información más precisa de lo que sucede.
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño
individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los
planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las
metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y
ayuda a corregirlas.
En términos generales, consiste en cerciorarse de o verificar que todo esté
ocurriendo o se esté haciendo conforme al plan desarrollado en las etapas
tempranas del proceso de administración de acuerdo con las instrucciones
emitidas y los principios establecidos. Y, a través de esto, en poder saber si es
preciso emprender las acciones necesarias para eliminar los errores o
desviaciones que puedan presentarse en el proceso.
También la definición de control se puede ver de dos formas:

 La primera es la que deriva de la idea de “supervisión”, donde controlar

significaría verificar que las cosas se desarrollan de acuerdo a lo que se
desea.
 La segunda es la que va asociado a la idea de “dominio”, donde
controlar es dominar, y tal dominio debe ejercerse antes o al mismo tiempo
que la supervisión.
Dejando en definitiva el control como toda acción correctiva que, a partir de la
comparación entre el estado real y una meta o estándar predefinido, busca
reducir o eliminar las desviaciones entre sí.

Objetivo[editar]
Su objetivo es que todo se realice como lo planeado y organizado, tomando en cuenta las
órdenes dadas, para así identificar los errores y desvíos de dicho plan y lograr corregirlos.
"Control" y "dominio" difieren en forma sustancial. Ejemplo: cuando se ordena a un niño
que deje de deslizarse por la baranda de la escalera para bajar desde su habitación se le
domina; cuando se le construye un tobogán paralelo adjunto a la mencionada baranda
para que baje deslizándose sin peligro se Controla el suceso. "Dominio" tiene una
implicación discrecional, "control" tiene una implicación sistemática.

Importancia[editar]
El control es de suma importancia ya que incluso el mejor de los planes puede ser
desviado y puede no cumplirse según lo deseado: es importante tanto para mantener el
control de los planes que se deben cumplir como para vigilar los cambios de ambiente y
cómo se desarrollan los trabajadores en el ámbito laboral. El control puede servirnos para:
crear y obtener una mejor calidad, enfrentarse a los cambios, agregar valor a los productos
o servicios que se producen en dicha empresa y facilitar el trabajo en equipo.
Los 11 Principios de Control
Administrativo Principales
Por

 Helmut Sy Corvo

Los principios de control administrativo son las reglas generales a

cumplir en el proceso de analizar si las acciones se están llevando a cabo
según lo planeado y tomar las medidas correctivas necesarias para
confirmar la planificación.

Administrar significa tratar de hacer el mejor uso posible de los recursos

disponibles para lograr el objetivo de la empresa. Por lo tanto, la
administración incluye todas las operaciones de la empresa.

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Los controles administrativos son el conjunto de procedimientos

necesarios para la eficiencia administrativa y económica. Como parte
integral del sistema de control interno de una organización, su objetivo
es garantizar la implementación completa y oportuna de las políticas y
planes de la administración.

Algunos ejemplos de controles administrativos incluyen cambios de

procedimientos, capacitación de empleados e instalación de letreros de
advertencia.

Los principios básicos de control administrativo se pueden agrupar en

once categorías, que reflejan su propósito y naturaleza, estructura y
proceso. Estos principios de control administrativo se detallan a
continuación.

Principios básicos de control

administrativo

Principio de aseguramiento del objetivo

El objetivo básico del control administrativo es el logro de los objetivos.

Esto se hace al detectar fallas en los planes.

Se deben detectar suficientemente las desviaciones potenciales o reales

de los planes, para permitir una acción correctiva efectiva.

Principio de eficiencia de los controles

Un sistema de control administrativo debe detectar y resaltar las causas

de las desviaciones de los planes con los mínimos costos posibles.

El principio de eficiencia es particularmente importante en el control,

porque las técnicas tienden a ser costosas y engorrosas.
Un gerente puede estar tan absorto en el control, que puede gastar más
de lo necesario para detectar una desviación. Los controles que
interfieran seriamente con la autoridad de los subordinados o con la
motivación de quienes ejecutan los planes, son ineficientes.

Principio de responsabilidad del control

La responsabilidad principal del ejercicio del control recae en el gerente

encargado de la ejecución de los planes. Su responsabilidad no se puede
derogar ni anular sin cambiar la estructura de la organización.

La responsabilidad de controlar se le debe dar a personas específicas en

cada etapa de la operación.

Este simple principio aclara el rol muy pocas veces comprendido de los
controladores y de las unidades de control.

Estas agencias actúan como un servicio que proporciona información del

control. Sin embargo, no pueden ejercer el control a menos que se les
otorgue una autoridad gerencial y la responsabilidad por las cosas
controladas.

Principio de prevención

El control, al igual que la planificación, debe mirar hacia adelante y ser

preventivo. A menudo este principio ha sido desatendido, en gran parte
porque el control ha dependido más de los datos estadísticos y
contables, en lugar de depender de los pronósticos y proyecciones.

Aunque los pronósticos no son precisos, son mejores que los registros
históricos. Idealmente, un sistema de control debería brindar una
retroalimentación instantánea para así corregir, tan pronto como
ocurran, las desviaciones de un desempeño deseado.
Si esto no es posible, el control debe basarse en los pronósticos, a fin de
prever desviaciones en el tiempo. Se debe prestar más atención a la
prevención de deficiencias que a remediarlas después que ocurran.

Por ejemplo, los pronósticos de efectivo ayudan a mantener la solvencia

de los negocios, anticipando la escasez de efectivo y previniéndolos.

Principio de control directo

La gran mayoría de los controles que se usan hoy en día se basan en el

hecho que el ser humano comete errores. A menudo se utilizan como
controles indirectos destinados a detectar errores, con frecuencia
después del hecho.

Siempre que sea posible, se deben usar controles directos dirigidos a

prevenir errores. Mejorar la calidad de los gerentes puede minimizar la
necesidad de utilizar controles indirectos. Los gerentes de alta calidad
cometen muy pocos errores y llevan a cabo todas sus funciones con el
mejor provecho.

Principio de reflejo de los planes

Controlar es la tarea de asegurarse que los planes se lleven a cabo de

manera efectiva. Por lo tanto, las técnicas de control deben reflejar la
naturaleza específica y la estructura de los planes.

Cuanto más claros y completos sean los planes de la organización y

mientras más controles sean diseñados para reflejar estos planes, más
eficaces serán los controles en satisfacer las necesidades.

Por ejemplo, el control de costos debe basarse en los costos planificados

de un tipo definido y específico.
Principio de la pirámide

Los datos de retroalimentación deben comunicarse primero al pie de la

pirámide; es decir, a los supervisores e incluso al personal operativo que
se encuentra en los niveles más bajos.

Esto dará a los empleados la oportunidad de controlar sus propias

situaciones, además de acelerar las acciones correctivas.

Principio de idoneidad organizacional

Un sistema de control administrativo se ajusta al área de autoridad

administrativa y debe reflejar la estructura de la organización.

Cuando el sistema de control administrativo se adapta a la estructura de

la organización, determina la responsabilidad de la acción y facilita la
corrección de la desviación de los planes.

De manera similar, debe adecuarse la información para evaluar el

desempeño en relación con los planes a la posición del gerente que la
utilizará. En otras palabras, todas las cifras e informes utilizados para los
fines de control deben estar en términos de la organización.

Principio de individualidad de los controles

Los controles se hacen efectivos cuando son consistentes con el puesto,

la responsabilidad operativa, la competencia y las necesidades del
individuo interesado.

El alcance y la información detallada requerida varían según el nivel y la

función de la gerencia.

Similarmente, los diferentes gerentes prefieren distintas formas y

unidades de reportes de información. Por lo tanto, los controles deben
cumplir con los requisitos individuales de cada gerente.
Principio de control de los puntos críticos

Todas las operaciones tienen ciertos puntos vulnerables o críticos. Son

estos los que causan la mayoría de los problemas y dan lugar a grandes
desviaciones.

Un gerente, mientras ejerce el control, debe centrar su atención en los

factores que sean fundamentales para evaluar el rendimiento.

Sería innecesario y antieconómico que un gerente verifique cada detalle

del desempeño. Por lo tanto, debe concentrar su atención en los puntos
críticos de rendimiento.

Principio de acción

El control resulta ser una pérdida de tiempo si no se toman medidas

correctivas. Entre las acciones correctivas puede estar el replanteo de
los planes, una reorganización, el reemplazo o capacitación de un
subordinado, motivación del personal, etc.

El control se justifica solo cuando las desviaciones indicadas de los

planes se corrigen mediante una planificación, organización, dotación de
personal y dirección apropiadas.