EVIDENCIA 2

Ensayo - Aplicación de Tablas de Retención Documental.

En Colombia, contamos con una serie de normas que buscan regular el almacenamiento y
organización de documentos en toda la empresa e instituciones. Para el año 2000, entro en
nuestra legislación la Ley 594, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, esta Ley
tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del
Estado y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Como esta expresado en la Ley 594 del 2000, su función es la de regular la función archivística, lo
cual facilita a las empresas e instituciones, las instrucciones tanto legales como técnicas de la
organización documental surgida de las distintas funciones que estas cumplen, pero aun así se
evidencia que en nuestro país las compañías no cuentan con el personal debidamente capacitado
para ejercer las funciones archivísticas, a pesar de que la Ley estipula que el manejo del archivo
deber ser tratado por personal calificado. Al darle aplicabilidad a este tema, importante en La
legislación colombiana, las tablas de retención documental - TRD, que actualmente nos
Sirven para formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro país.
Adicionalmente, promu eve la orga niza ción y el forta lec im ie nt o de los archivos
públicos del país, para garanti zar así una efi cacia de la gesti ón del Estado y la
conservación del patrimonio documental. No solo es importante para las organizaciones
gubernamentales, sino también para la gestión de control, para los ciudadanos en particular,
para la ciencia, la investigación y la cultura en general. Aplicando el concepto del cual defi ne
las TRD como una serie conformada por ti pos documentales, a las cuales se asigna el
ti empo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La organización
archivística, estructurada según las orientaciones plasmadas en la Tabla de Retención Documental,
asegura un procedimiento eficaz y eficiente en la consolidación de un sistema archivístico,
garantizando el control de los documentos y el fácil acceso a su información cuando esta sea
requerida. Actualmente podemos ver que en la mayor parte de las entidades ya están aplicando
las TRD dando con esto un ciclo de vida a la documentación que cada uno de ellos maneja. Según
la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:
Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y
adoptar

Las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos - * Empresas Social del Estado –* Industriales y comerciales del
Estado

* Empresas de Economía Mixta - * Entidades descentralizadas indirectas - * Unidades

administrativas especiales

E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como: * Comunas -*
Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos: * Senado de la República - * Cámara de Representantes

* Asambleas Departamentales - * Concejos municipales - Los Organismos de Control: * Personería

* Contraloría - * Procuraduría - * Veedurías - Los Órganos de administración de Justicia: * Cortes

* Consejo de la Adjuticatura - * Fiscalía * Juzgados.

Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar

Las series y subseries. Los períodos de retención en cada fase de archivo. La presentación,
aprobación,

Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan el manejo de la información.

Racionalizan la producción documental, permiten brindar un servicio eficaz y eficiente

Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan conservación de documentos históricos.

Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos administrativos

Archivísticamente facilitan todos los procesos.

El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada

3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

4. Aplicación

5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental se estipulan en el

MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCIÓN y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.