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PMS son las siglas de Property Management System: Sistema para la administración de
las propiedades, principalmente utilizado en los hoteles. Algo que debemos de tomar en
cuenta es que no se puede confundir lo que es la administración de propiedades con la
administración de bienes raíces. Puesto que, los PMS son exclusivos de la hotelería.
Existen dos grupos de aplicaciones que vienen incluidos en los PMS, el software de
aplicación del Front Office y el software de aplicación del Back Office. De igual
manera, los PMS pueden relacionarse con otras aplicaciones independientes llamadas
programas de interfaz, que son utilizados en los hoteles como pueden ser, los sistemas
de cerraduras electrónicas, puntos de ventas, contabilización de llamadas, y entre otras.
Ahora pasemos a definir el software de aplicación del Front Office y del Back Office.
-Front Office System: es aquel que se encarga de las opciones relativas al huésped
directamente. Tiene que ver con la operación del hotel, específicamente con la gestión
de las áreas productivas. También posee tres grandes módulos.
•Módulo de reservaciones: permite procesar las solicitudes de habitación y servicios del
hotel. También puede relacionarse con los sistemas externos de reservaciones del hotel,
y permite mantener actualizados los registros de reservaciones.
•Módulo de administración de habitaciones: es el que permite mantener de manera
actualizado el status de cada una de las habitaciones de un hotel, es decir, si están
ocupada, vacante, limpia, sucia, bloqueada, etc.
•Módulo de contabilidad de huéspedes: permite administrar las cuentas de los
huéspedes. También, permite monitorear y controlar los límites de crédito asignados a
los huéspedes, consumos realizados, pagos o abonos, depósitos, etc.
-Back Office System: es el encargado de las opciones relativas a la administración en
general. En este, las opciones no son exclusivas al hotel. Sino que, el PMS debe de
proveer una interfase para conectarse con estos. Algunos ejemplos pueden ser:
• Contabilidad
• Créditos y cobros
• Nominas
• Inventarios y suministros
• Cuentas por pagar
EVOLUCIÓN DE LOS PMS
Interfaz de texto Fueron los primeros desarrollados para minicomputadoras y para main
frame. Se utilizaban lenguajes como el Cobol o el RPG. Se caracterizan porque para
acceder a sus opciones hay que usar caminos preestablecidos a través de menú y utilizar
una opción a la vez. Ej. el HIS, el CLS, el HDS.
Interfaz gráfico Muy utilizados actualmente. Característicos de ambiente Windows y
similares. Desarrollados en lenguajes llamados visuales. Se acceden a sus opciones, no
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sólo a través de menús y combinaciones de teclas sino sobre todo de íconos Pueden
usarse varias opciones al mismo tiempo. Ej. Fidelio, FinHotel, Maestro, NewHotel,
Hotellinx, Epitome, Libica, etc.
Interfaz browser. Consiste en usar los browser más populares actualmente como el
Internet Explorer, el Firefox o el Chrome, para acceder al servidor donde se encuentra el
PMS. puede encontrarse en la misma propiedad o a cientos de kilómetros conectados
por redes de frame relay o túneles en el internet. Es un avance en el interfaz gráfico
porque puede incluir otros elementos multimedia y enlaces a otras propiedades de la
cadena y a bases de datos de interés Ej.: RezOvation.PMS
TIPOS DE PMS
• PMS comerciales: son aquellos desarrollados por compañías especializadas en
software y en hotelería, disponibles para cualquier comprador. Recientemente han
comenzado a mercadearse PMS comerciales bajo la modalidad denominada SaaS
(Software as a service) o Software como servicio. Bajo este modelo el hotel no necesita
instalar servidores ni programas, sino que utiliza el PMS conectándose a través del
Internet con un servidor del proveedor donde se encuentra instalado el PMS. El pago
generalmente es una cuota mensual o un cargo por las transacciones realizadas.
• PMS propietarios: aquellos desarrollados internamente por los hoteles o desarrollados
por grandes cadenas hoteleras para la utilización en sus hoteles. Carecen de varias de las
características mencionadas en los aspectos deseables al adquirir un PMS, ya que estos
son más adaptados a las necesidades del hotel, por lo que no tienen tantas interfaces
como los demás, son poco confiables, poca documentación y poco configurable, ya que
fue diseñada para la propiedad en cuestión.
ASPECTOS DESEABLES AL ADQUIRIR UN PMS
• Configurable: que se pueda acondicionar a las facilidades del hotel, y que se adapte a
las demandas actuales como pudiera hacerlo en un futuro.
• Documentado: que expliquen paso a paso el uso de este sistema.
• Confiable: que haya sido sometido a prueba y que no haya mostrado problemas.
• Fácil de usar: que tenga todas las opciones que garanticen un óptimo uso de las
diversas facilidades.
• Buen soporte del proveedor: que el software esté en mejora continuamente, así
proveer el mejor servicio a quien lo utilice.
• Entrenamiento: dar un entrenamiento adecuado a los distintos usuarios.
• Interfaces: que pueda acceder a otras aplicaciones similares como: puntos de ventas,
sistemas telefónicos, minibares electrónicos, sistemas de control de energía, etc.
• Seguridad de uso: la posibilidad de establecer restricciones entre las diferentes
opciones para así asegurar una seguridad para todos los usuarios.
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• Posibilidades de expansión: que no se limite solo a la gerencia del hotel sino poderlo
relacionar con las demás aplicaciones como el back office o sistemas de catering,
mercadeo, etc.
• Auditoría de transacciones: la disponibilidad de verificar las operaciones de los
usuarios, para así mantener un registro de sus actividades.
• Generación de históricos: la existencia de procesos de limpieza de archivos para
extraer de la operación en línea de los datos antiguos, pero que se puedan guardar en
algún tipo de almacenamiento aquellos que sean de importancia.
• Posibilidad de migración: la posibilidad de migrar datos cuando se quiera cambiar de
PMS.